Sistema de Tramite Documentario ag Presidencia del Consejo de Ministros Hoja de Tramite " Datos Principales INro Registro > 201733400 fFecha/H de Registro: (09-NOV-20171 i Area Origen : Oficina de Tramite Documentario j {l|Fecha/H Derivo 2 O9.NOV-2017 16:05:00 : INro de Referencia OFICIO N° 1107-2017-MINAM/SG 4 ‘Instinuci6n MINISTERIO DEL AMBIENTE, ss Remitente KITTY TRINIDAD GUERRERO [Tipo Documento :_OFICIO “Asunto, [fn atencién a la Resolucion de Secretaria de Gobiemo Digital N° 001-2017-PCMISEGDI, remite el Informe n° \0S8-2017-MINAM/SG/OGDAC, con el cual se pone en conocimiento los avances en la implementacién del Modelo de Gestién ‘ifbocumental en el Ministerio del Ambiente s ‘ Fecha Denvo! 5 ff ovisen [oesine na ]feebaBetire/,[psimeoe Documeno __frts_|v.8._fobseracones Recep Nov. ‘oncio fom scoot foo SNGV2015 —loricronmsionsorramnaniscl] 3 s 6 3 ‘ Observaciones: $ sReferen liicaciones: 1 accownecssatin easupIgINoRME aconoclesTO ¥ FINES OAFORMULAR RESTUESTASE Pent | ee, “Ae buen Serica Gudea san sido, 09 NOV. 2017 nico w'HOfza07 PRA RLS RS RECIBIDO LIEMERE MARIA SCHOLCALLE 0.9 NOV 2017 Secretaria de Gobierno Digital Presidencia del Consejo de Ministros Calle Francisco Toledo N® 219 Urb. La Virreyna ‘Santiago de Surco.- Asunto: ‘Avance en la implementacién del Modelo de Gestién Documental Referencia: Resolucién de Secretaria de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI Tengo el agrado de dirigirme a usted para saludaria cordialmente, de conformidad con lo previsto en el articulo 6 de la Resolucién de Secretaria de Gobierno Digital N° 001-2017- PCM/SEGDI, que aprueba el Modelo de Gestién Documental en el marco del Decreto Legislative ‘N° 1320, el cual sefiala que las entidades del Poder Ejecutivo deben informar trimestralmente a la Secretaria de Gobierno Digital de la Presidencia del Consejo de Ministros el avance en la implementaci6n del Modelo de Gestién Documental. Al respecto, adjunto al presente el Informe N° 058-2017-MINAM/SG/OGDAC, elaborado por la Directora de la Oficina de Gestién Documental y Atencién a la Cludadania, en su calidad de Responsable Operativo del Modelo de Gestion Documental institucional, con el cual se pone en conocimiento los avances en la implementacién del Modelo de Gestién Documental en el Ministerio del Ambiente. Es propicia la ocasién para reiterarle los sentimientos de mi especial consideracién y estima personal. ‘Atentamente, kitty Trinidae Secretaria General reverie Centra Teletica:611.6000 wn mina gob pe"ako del Bvan Servicio a Chdadano” MINISTERIO DEL AMBIENTE 'SECRETARIA GENERAL 17-INAM/SG/OGDAC 89 HOY, 2017 PARA : kitty Trinidad Guerrero Secretaria General bE + Ana Teresa Martinez Zavaleta Directora de la Oficina de Gestidn Documental y Atencién 2 la Ciudad ASUNTO. {Informe trimestral sobre el avance en la implementacién de! Modelo de Gestién Documental a ser remitido a la Secretaria de Gobierno Digital (SEGDI) de la PCM. FECHA + San Isidro, 08 de rioviembre de 2017. Me dirijo a usted, en relacién al asunto del rubro, a fin de poner en conocimiento de su Despacho lo siguiente: 1 ANTECEDENTE 1.1 Articule 6 de 1a Resolucién de Secretaria de Gobierno Digital N* 001-2017-PCM/SEGD! publicada con fecha 09 de agosto de 2017 n ANALISIS 24 Mediante la Resolucién de Secretaria de Gobierno Digital N* 001-2017-PCM/SEGDI, se aprueba el Modelo de Gestién Documental en el marco del Decreto Legislative N° 1310, de alcance obligatorio para todas las entidades de! Poder Ejecutivo, a través del cual se establece un marco de referencia basado en componentes interrelacionados que buscan establecer politicas y objetivos de fa gestién documental, siendo el Titular de cada entidad, el responsable de su implementacién y mantenimiento, De conformidad con lo previsto en el articulo 6 de la Resolucién de Secretaria de Gobierno Digital N* 001-2017-PCM/SEGDI, que aprueba el Modelo de Gestién Documental, las entidades del Poder Ejecutivo deben informar trimestralmente a la Secretaria de Gobierno Digital (SEGOI) de la PCM el avance en Ia implementacién del Modelo de Gestién Documental, el mismo que serd publicado en el portal de la SEGDI, 23° ElMinisterio det Ambiente ha asumido el compromiso de implementar el Modelo de Gestién Documental (MGO) eprobado por la Secretaria de Gobierno Digital de la Presidencia det Consejo de Ministros, por fo que se vienen desarroliando acciones a fin de aleanzar dicho objetivo, las mismas que 3 continuacién se detalian: 23.4 Encumplimiento det articule 4 dela Resolucién de Secretarle de Gobierno Digital N* 001-2017- PCMY/SEGDI, con fecha 31 de agosto del 2017, mediante Resolucién Ministerial N* 246-2017- MINAM, se designa a la Secretaria General del Ministerio del Ambiente como la Responsable Directivo de la Implementacién del Modelo de Gestién Documental, quien seré la encargada de coordinar la implementacién del Modelo de Gestién Documental en la entidad.“no del Buen Servicio Chadadana® 23.2 — Con fecha 07 de setiembre de 2017, la Directora de le Oficina de Gestién Documental y Atencién a la Ciudadania, solcita via correo electrénico a la Secretaria de Goblerno Digital de la Presidencia de! Consejo de Ministras, el asesoramiento metodolégico y técnico para el “equipo de la entidad responsable de la implementacién del Modelo de Gestién Documental aprobado por Resolucién de Secretaria de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI, no teniendo hasta la fecha respuesta alguna a la presente comunicacién. 233 Alno obtener respuesta del correo electrénico cursado, sefialado en el punto precedente, es ‘que con fecha 13 de setiembre del presente affo, la Secretaria General del Ministerio del Ambiente, solicta por medio del Oficio N* 908-2017-MINAM/SG a la Secretaria de Gobierno Digital de la Presidencia del Consejo de Ministros, el asescramiento metodol6gico y técnica ppara el personal del Ministerio del Ambiente responsable de Ia implementacién del Madelo de Gestién Documental, de conformidad con los linearnientos aprobados por la Resolucién de Secretaria de Gobierno Digital N’ 001-2017-PCM/SEGDI, pedido que hasta la fecha tampoco hha sido atendido. 23.4 — Deacuerdo al subnumeral 8.2.2, literal) del Modelo de Gestién Documental aprobado por la SEGDI de la PCM, con fecha 18 de setiembre del 2017, mediante Resolucién de Secretaria General N* 058-2017-MINAM, se designa a Ia Directora de la Oficina de Gestién Documental Yy Atencién a la Ciudadania como responsable Operativo del Modelo de Gestién Documental del Ministerio del Ambiente, quien asume las responsabilidades de operacién previstas en el subnumeral referido. 23.4 Que ha iniciativa de la Oficina de Gestién Documental y Atencién a la Ciudadania, mediante Resolucién de Secretaria General N* 059-2017-MINAM, de fecha 20 de setiembre de 2017, se crea e! Grupo de Trabajo de naturaleza temporal, encargado de efectuar el seguimiento y apoyo en la implementacién del Modelo de Gestién Documental en el Ministerio del Ambiente, 23.5 Ala fecha el Grupo de Trabajo sefialado en el punto que precede, ha sostenido dos reuniones, Jas que fueron llevadas a cabo con fechas 02 y 30 de octubre del 2017, las mismas se desarrollarén mensualmente con el fin de realizar un seguimiento efectivo del cumplimiento de actividades programadas. 2.36 Con fecha 02 de octubre de 2017 se llevé a cabo la primera reunién del Grupo de Trabajo, en la cual se procedié a la Instalacién del Grupo de Trabajo y a la aprobacién del Plan de Trabajo. para la implementacién del Modelo de Gestién Documental, el mismo que se acompafia al presente informe como anexo. 2.3.7 Con fecha 30 de octubre se celebré la segunda reunién del Grupo de Trabajo, en la cual se presenté el Primer Avance en la Implementacién del Modelo de Gestién Documental, en adelante MGO, basado en el andlisis de Ia situacién actual de la Gestién Documental del MINAN, 238 — Espreciso sefialar, que el andlisis se ha basado en el Diagnéstico de la Gestién Documental del Ministerio del Ambiente (MINAM) a través de sus diferentes canales y/o medios de atencién, realizando una evaluacién sobre la situacién actual de la gestién documental de la entidad23.0 2341 3a 32 “Ao del Buen Serica Chudadana® ‘comparéndola con los componentes del MGD logrando identifica las diferencias existentes a fin de iniciar las acciones necesarias para cerrar las brechas identificadas a corto plaza. Para llevar a cabo el analisis sefialado anteriormente, se han tomado en cuenta todos los aspectos objeto de andlisis y comparacién contenidos en el Anexo 1 del MGD aprobado por la Resolucién de Secretaria de Gobierno Oigital N° 003-2017-PCM/SEGD, detallados 2 ‘continuacién: + Ejes Transversales. Gestién del Cambio. + Politica y Objetivos de Gestién Documental, + Roles y Responsabilidades. + Procedimientos Formalizados. + Lineamientos de Gestién y Formalided, + Supervisién y Evaluacién del Desempefo. + Herramientas Informaticas + Certificados y Firmas Digitales. + imnovacién y Mejora Continua + Induecién y Capacitacién. + Interoperabilidad. ‘A fin de evaluar los aspectos descritos en el punto precedente, se procedié a realizar un levantamiento de informacién en 25 Unidades Orgénicas del Ministerio del Ambiente, Incluyendo a las Unidades Ejecutoras. Del mismo modo, se ha levado 2 cabo el analisis de los dispositivos legales y normativos (interes 0 externos) que se deben cumplir en et Ministerio del Ambiente, celacionados a su Bestién documenta. Dicho analisis se ha realizado tomando como guia el Anexo 2 del MGD. CONCLUSIONES En mérito a lo expuesto en el presente informe, el Ministerio del Ambiente ha asumido el compromiso de implementar el Modelo de Gestién Documental (MD) aprobado por la Secretaria de Gobierno Digital de la Presidencia del Consejo de Ministros. El Ministerio del ambiente viene desar‘ollando diversas acciones las mismas que se enmarcan dentro de lo dispuesto por la Resolucién de Secretaria de Gobierno Digital N* 001-2017- CM/SEGDI, con Ia finalidad de lograr la implementacién del MGO. RECOMENDACION Elpresente informe debe ser remitido ala Secretaria de Gobierno Digital de la Presidencia de! Consejo de Ministrs, afin de dar cumplimiento alo dispuesto en el Articul 6 dela Resolucién de Secretaria de Gobierno Digital N° O01-2017-PCM/SEGOI, Se adjunta proyecto de Ofcio Directora de la Oficina He Gestién Documental vAtencién ala Ciudadgniast/vorer anit cr/so/ci ‘Seanseuip Asajenuews‘soseaoud ‘ewarss fap uoewwawnog ‘BT/vo/zt ani] Bt/vo/9 a a ewiaisis jap eypiew ua eysand A anBaiidseq Tevosiad je vopeinedey ~ajesfowarseaamg | ‘a1/t0/&¢ anl| _cx/tejeaml ‘ug}ponpoid ap eauy e apuonejuawajduy (_Bufeofee eal] cxftife sin euawnd0q upnses ap ewarsig ap ssuopemepy |e atone ur ‘ofeqeat ap odinba ap ugin