1 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City CHƯƠNG 5: CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
2 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City NỘI DUNG NGHIÊN CỨU - Khái niệm chức năng tổ chức - Những vấn đề cơ bản trong tổ chức + Tầm hạn quản trị + Quyền hành trong quản trị + Phân Cấp quản trị + Uỷ quyền - Thiết kế tổ chức + Nguyên tắc, các yếu tố ảnh hưởng + Các tiêu chuẩn thành lập đơn vị/bộ phận trong TC For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh 3 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City I/ Khái niệm Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ thì “công tác tổ chức” có nghĩa sau đây:
– Làm những gì cần thiết để tiến hành một
hoạt động nào đó nhằm có được một hiệu quả lớn nhất.
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
4 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City I/ Khái niệm Theo Harold Koontz; Cyril Odonnell và Heinz Weihrich” “Công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp.
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
5 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City I/ Khái niệm ⇒ Công tác tổ chức bao gồm việc thành lập nên các bộ phận trong tổ chức để đảm nhận những hoạt động cần thiết; và xác định các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận đó.
“TS. Trần Anh Tuấn, tài liệu hướng dẫn học tập môn Quản Trị Học, Trang 80, năm 2006”
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
6 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City I/ Khái niệm Công tác tổ chức bao gồm: - Phân chia nguồn lực; - Các CV được phối hợp với nhau như thế nào; - Những bộ phận nào cần phải được thành lập; - Thiết lập các mối quan hệ về CV. - Quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận. For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh 7 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City I/ Khái niệm Mục tiêu của công tác tổ chức: Tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình ⇒ Đóng góp tốt nhất vào sự hoàn thành mục tiêu chung.
Vd: Môi trường nội bộ thuận lợi là sự phân công
trách nhiệm rõ ràng, không trùng lắp, dẫm chân nhau For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh 8 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City I/ Khái niệm 1/ Chức năng tổ chức Tổ chức là một hoạt động quan trọng và nó có những chức năng chủ yếu sau: – Xây dựng & hoàn thiện guồng máy cùng cơ cấu quản trị; – Liên kết hoạt động của các cá nhân, bộ phận và lĩnh vực hoạt động thành một thể thống nhất hành động đạt mục tiêu quản trị đã được đề ra; For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh 9 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City I/ Khái niệm 1/ Chức năng tổ chức – Thiết kế và thực hiện công việc; – Xây dựng đội ngũ cán bộ quản trị giỏi về chuyên môn, nhiệt tình và trách nhiệm trong công tác, đoàn kết gắn bó và giúp đỡ nhau cùng hoàn thành nhiệm vụ được giao;
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
10 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City I/ Khái niệm 2/ Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức hay bộ máy tổ chức của một cơ quan, xí nghiệp là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị nhỏ trong cơ quan, xí nghiệp thành một thể thống nhất.
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
11 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City I/ Khái niệm 2/ Cơ cấu tổ chức: Công tác tổ chức thường có 2 mặt: nội dung và hình thức
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
12 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City I/ Khái niệm 2/ Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức quản trị: Là tổng hợp các bộ phận (hoặc các khâu) khác nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung đã xác định.
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
13 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City II/ Vai trò ý nghĩa của công tác tổ chức Cơ cấu tổ chức hợp lý, khoa học sẽ tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của cá nhân và các bộ phận hướng về sự hoàn thành mục tiêu chung.
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
14 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City III/ Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức 1/ Tầm hạn quản trị - Tầm hạn quản trị (hay còn gọi là tầm hạn kiểm tra):là số lượng nhân sự cấp dưới mà một nhà quản trị có thể trực tiếp điều khiển một cách tốt đẹp nhất. -Xét về mặt tổ chức, tầm hạn quản trị có liên quan đến số lượng các tầng nấc trung gian trong một tổ chức.
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
15 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City III/ Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức
1/ Tầm hạn quản trị
=>Nếu cùng số lượng nhân viên nếu TC
có tầm hạn quản trị rộng sẽ bớt được các tầng nấc trung gian và ngược lại
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
16 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City III/ Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức 1/ Tầm hạn quản trị
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
17 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City III/ Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức
1/ Tầm hạn quản trị
Ví dụ: Nếu tổ chức có 4096 nhân viên mà tầm quản trị là 4 thì cấp quản trị là 6 và số lượng quản trị viên là 1365 người. nếu tầm quản trị là 8 thì cấp quản trị là 4 và số lượng quản trị viên là 585 người => tiết kiệm được khá nhiều chi phí.
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
18 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City III/ Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức
1/ Tầm hạn quản trị
Tuy nhiên, tầm hạn quản trị rộng chỉ thuận lợi khi NQT có đầy đủ năng lực, cấp dưới có trình độ làm việc khá, công việc của cấp dưới ổn định, có kế hoạch và ít thay đổi, cấp dưới đã được quản trị cấp trên uỷ nhiệm khá nhiều.
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
19 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City III/ Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức 2/ Quyền hành trong quản trị Khái niệm: Quyền hành là năng lực cho phép chúng ta yêu cầu người khác hành động theo chỉ đạo của mình.
Quyền hành của NQT xuất phát (nguồn gốc) từ đâu?
- Chức vụ??? - Xuất phát từ sự chấp thuận của cấp dưới??
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
20 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City III/ Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức 2/ Quyền hành trong quản trị Theo Max Webber: Quyền hành của NQT chỉ có đầy đủ khi hội đủ 03 yếu tố: (1) Sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ (quyền pháp lý); (2) Cấp dưới thừa nhận quyền hành đó là chính đáng; (3) Bản thân NQT có khả năng và các đức tính khiến cấp dưới tin tưởng (quyền chuyên môn và quyền đạo đức) For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh 21 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City III/ Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức 2/ Quyền hành trong quản trị Tuy nhiên, quyền hành của NQT có bị giới hạn bởi các yếu tố như: Pháp luật, chính sách, đạo đức xã hội, điều kiện sinh học của con người… Lưu ý: nếu NQT sử dụng biện pháp cưỡng bách -> NV sợ (sẽ làm mà thiếu nhiệt huyết) For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh 22 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City III/ Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức 2/ Quyền hành trong quản trị - Nếu NQT sử dụng biện pháp mua chuộc -> NV tính toán(sẽ làm mà cân nhắc sự lợi hại cho bản thân) - Nếu NQT sử dụng quyền hành nhẹ nhàng (trên tinh thần hợp tác vì mục tiêu chung)-> NV làm nhiệt tình, quan tâm đến lợi ích chung của công ty. For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh 23 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City III/ Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức 3/ Phân cấp quản trị Bản chất của việc phân cấp quản trị chính là sự phân chia bớt quyền hành của NQT cấp trên cho NQT cấp dưới. (về mặt khoa học gọi là phân quyền hay phi tập trung hoá trong quản trị) Mục đích: Tạo điều kiện DN đáp ứng kịp thời, nhanh chóng và phù hợp với yêu cầu của tình hình.
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
24 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City III/ Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức 3/ Phân cấp quản trị Cần thiết đối với tổ chức có nhiều đơn vị trực thuộc, rải rác nhiều địa bàn, SXKD riêng biệt Ưu điểm: - Giải phóng bớt công việc cho NQT cấp cao - Tạo điều kiện cho việc đào tạo NQT cấp trung Nhược điểm: - Làm mất tính thống nhất của công ty - Kết quả kinh doanh sẽ không khả quan nếu trình độ NQT có giới hạn. For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh 25 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City III/ Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức
3/ Phân cấp quản trị
Sự phân cấp dựa trên yếu tố nào? - Có nhu cầu giải quyết công việc nhanh chóng và kịp thời không? - NQT cấp dưới có đủ trình độ không? - DN đang phát triển khẩn trương hay với mức trung bình? … For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh 26 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City III/ Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức 4/ Uỷ quyền
Phân biệt uỷ thác, uỷ quyền, uỷ nhiệm??
…
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
27 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City IV/ Thiết kế tổ chức 1/ Nguyên tắc Về mặt tĩnh: - Phải phát huy được tính năng động nhạy bén và tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân. - Phải có sự phân công công việc và trách nhiệm rõ ràng, hợp lý và khoa học [tránh trùng lắp và dẫm chân nhau] => Xây dựng một cơ cấu tổ chức tiên tiến và hiệu quả. For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh 28 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City IV/ Thiết kế tổ chức 1/ Nguyên tắc Về mặt động: Vì tổ chức luôn luôn vận động và phát triển do đó việc thiết kế tổ chức cần phải: - Hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ và hoàn cảnh thực tiễn trong mỗi giai đoạn phát triển của tổ chức.
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
29 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City IV/ Thiết kế tổ chức
2/ Các tiêu chuẩn thành lập đơn vị/ bộ phận
nhỏ trong tổ chức Trong tổ chức, mỗi người, mỗi bộ phận để cùng hoàn thành mục tiêu chung đều phải được phân công thực hiện những công việc cụ thể. CHÍNH SỰ PHÂN CÔNG ĐƯA ĐẾN VIỆC THÀNH LẬP NÊN NHỮNG BỘ PHẬN (có thể gồm 1 hay nhiều người)
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
30 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City IV/ Thiết kế tổ chức
Các tiêu chuẩn để tiến hành phân công và
tạo nên những bộ phận: - Theo số lượng nhân viên =>Đây là tiêu chuẩn xưa nhất. - Theo thời gian làm việc (chia ca)
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
31 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City IV/ Thiết kế tổ chức
Các tiêu chuẩn (tt)
- Theo các chức năng hay nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan xí nghiệp.
(vd: xí nghiệp lập nên 4 bộ phận chức năng
chính là Marketing, sản xuất, kỹ thuật và tài chính)
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
32 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City IV/ Thiết kế tổ chức - Theo lãnh thổ. - Theo sản phẩm (vd Cty oto ở Mỹ thường lập nhà máy theo các dòng xe khác nhau) - Theo khách hàng (KH cá nhân –KH doanh nghiệp) - Theo quy trình hay thiết bị (bộ phận vi tính, xi mạ, sơn phủ..)
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
33 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City IV/ Thiết kế tổ chức 3/ Các yếu tố ảnh hưởng 4 yếu tố quan trọng chi phối việc xây dựng cơ cấu tổ chức: 1) Mục tiêu và chiến lược hoạt động của xí nghiệp; (2) Bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh xã hội; (3) Công nghệ sản xuất hoặc kỹ thuật kinh doanh của xí nghiệp. (4) Năng lực, trình độ của con người trong xí nghiệp đó. For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh 34 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City IV/ Thiết kế tổ chức 4/ Các mô hình bộ máy tổ chức + Mô hình cơ cấu đơn giản + Mô hình cơ cấu chức năng + Mô hình cơ cấu phân ngành hay trực tuyến (theo sản phẩm, khu vực địa lý, theo thị trường (khách hàng) ) + Mô hình hỗn hợp phân ngành – chức năng - Mô hình ma trận - Mô hình tổ chức theo dự án For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh 35 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City IV/ Thiết kế tổ chức + Mô hình cơ cấu đơn giản
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
36 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City IV/ Thiết kế tổ chức + Mô hình cơ cấu chức năng
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
37 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City Ưu điểm: - Sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn - Phát huy được tài năng chuyên môn của nhân viên. - Dễ dàng học tập và hợp tác lẫn nhau. - Dễ dàng giám sát và đánh giá công việc nhân viên.
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
38 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City Nhược điểm: - Đào sâu sự phân chia giữa các đơn vị chức năng. - Theo đuổi mục tiêu đơn vị chức năng mà có thể quên đi mục tiêu tổ chức - Dễ mâu thuẫn trong phối hợp công việc giữa các đơn vị chức năng. - Gặp khó khăn trong truyền thông khi mở rộng hoạt động SXKD. For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh 39 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City IV/ Thiết kế tổ chức + Mô hình cơ cấu phân ngành (trực tuyến) • Phân ngành theo sản phẩm
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
40 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City IV/ Thiết kế tổ chức + Mô hình cơ cấu phân ngành (trực tuyến) • Phân ngành theo khu vực
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
41 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City IV/ Thiết kế tổ chức + Mô hình cơ cấu phân ngành (trực tuyến) • Phân ngành theo thị trường
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
42 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City IV/ Thiết kế tổ chức + Mô hình ma trận
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
43 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City IV/ Thiết kế tổ chức + Mô hình tổ chức theo dự án
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
44 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City V/ Tái cấu trúc bộ máy tổ chức Cơ cấu tổ chức: “Sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong tổ chức thành một thể thống nhất với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng” => Tái cấu trúc: Sự sắp xếp lại một phần, nhiều phần hoặc toàn bộ tổ chức.
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
45 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City THANKS FOR YOUR ATTENTION! For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh 46 Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City