DỰ THẢO NỘI DUNG TẬP HUẤN DMP NÂNG CAO

Báo cáo gửi GIZ Viet Nam

TP. Hà Nội, tháng 11 năm 2022

1. Giới thiệu

SmartEOS Là một nền tảng chuyển đổi số được thiết kế dành riêng cho việc điều hành,
tạo môi trường cộng tác giữa các user với nhau thông qua công việc.

Công tác tập huấn vận hành nền tảng được diễn ra trong vòng 02 ngày góp phần nâng
cao công tác tổ chức, vận hành, điều phối nhà trường từ các cán bộ giáo viên, cán bộ
quản lý, ban giám hiệu nhà trường.

2. Mục tiêu tập huấn

Mục tiêu chung: Nhằm hỗ trợ toàn bộ cán bộ, giáo viên nhà trường nắm được cách thức
vận hành và hiểu được các mục tiêu của CĐS:
1) 1 nền tảng, 1 lần đăng nhập, 1 nguồn dữ liệu nhập
2) Số hóa toàn bộ dữ liệu, tự động hóa quy trình, kết nối mọi người thông qua công
việc
3) Lưu trữ tập trung, chia sẻ kho hồ sơ, tài liệu online
4) Tích lũy kinh nghiệm, tri thức, bài học qua Wiki
5) Đánh giá nhân sự qua công việc với KPIs
6) Trợ lý ảo trong việc điều hành, giao việc, nhắc việc
Mục tiêu cụ thể: Kết thúc chương trình tập huấn kéo dài 2 ngày, người tham gia có thể:
- Tạo, theo dõi các công việc cá nhân, lịch làm việc cá nhân
- Hiểu rõ cách thức vận hành quy trình, tối ưu hóa thời gian chi phí thông qua việc
vận hành online
- Xử lý các văn bản trực tiếp trên hệ thống
- Tổ chức lưu trữ hồ sơ giấy tờ khoa học, tra cứu dễ dàng.

3. Nội dung tập huấn

Khóa đào tạo sẽ tập trung vào các nội dung sau:

- Đối với bộ phận ban giám hiệu và các cán bộ quản lý:
o Tổng quan hệ thống
o Phê duyệt công việc từ từ các bộ phận cấp dưới, trao đổi các thông tin công
việc
o Kiểm soát đôn đốc theo dõi tiến độ xử lý công việc
o Xử lý các văn bản: Bút phê công văn trực tiếp trên hệ thống thông qua thiết
bị mobile
o Tìm kiếm , Tra cứu hồ sơ lưu trữ
o Phê duyệt các quy trình từ các bộ phận
- Đối với giáo viên
o Tạo task công việc cá nhân
o Cập nhật tiến độ công việc
 oBáo cáo công việc
oNhận và xử lý văn bản
oQuản lý tài liệu, chia sẻ tài liệu
oTạo phiếu khai báo các quy trình: Khai báo giờ giảng, báo nghỉ báo bù, tổng
hợp thực giảng
- Đối với bộ phận văn thư lưu trữ
o Tạo task công việc cá nhân
o Cập nhật tiến độ công việc
o Báo cáo công việc
o Quản lý tài liệu, chia sẻ tài liệu
o Quản lý công văn đến, cập nhật thông tin bút phê(nếu có)
o Quản lý công văn đi
- Đối với bộ phận quản trị admin
o Thiết lập cơ cấu tổ chức: Nhân sự, khoa phòng, chức vụ
o Thiết lập các danh mục công việc
o Thiết lập các danh mục công văn
o Thiết lập các quy trình
o Thiết lập các danh mục phục vụ công tác khai báo giờ giảng, nghỉ, dạy bù
o Thiết lập tài khoản
4. Phương pháp tập huấn

Đào tạo tập trung - Đào tạo do người hướng dẫn

1. Giảng viên hướng dẫn chi tiết các nghiệp vụ vận hành theo từng lớp đối tượng

2. Kết hợp học lý thuyết với thực hành dựa trên số liệu thực tế

3. Giải đáp, hỗ trợ trực tiếp các khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hành

5. Chương trình tập huấn chi tiết

Ngày 1 – 10/11/2022

Thời gian Hoạt động Đối tượng tham gia

8:00 – 8h10 Phát biểu khai giảng khóa tập huấn Đại diện nhà trường

8:00 - 8:30 Giới thiệu tổng quan hệ thống, đăng nhập Theo danh sách mời
hệ thống qua website, thiết bị di động

8:30 - 10:15 - Sổ công tác: Tạo, theo dõi tiến độ Theo danh sách mời
xử lý công việc, báo cáo kết quả
thực hiện công việc
- Sổ công văn: Công văn đến, công
văn đi, trình ký công văn, xử lý
công văn
10:15 - 10:25 Nghỉ giai lao 10 phút

10:25 - 11:00 Thực hành Theo danh sách mời

13:00 – 15h00 Tiện ích văn phòng: Lịch họp, thông báo Theo danh sách mời

Tủ hồ sơ

- Tủ hồ sơ dự án
- Tủ hồ sơ khoa/phòng
- Tủ hồ sơ mẫu
- Tạo tư mục, chia sẻ thư mục
- Upload tài liệu, chia sẻ khai thác
tài liệu

15:00 – 15:10 Nghỉ giải lao 10 phút

15:10 – 16:00 Thực hành: Theo danh sách mời

- Bài tập mẫu: Tạo cây thư mục lưu

trữ Phòng khảo thí đảm bảo chất
lượng(Chi tiết bài tập: Có thể tham
khảo cây thư mục tiêu chí đánh giá
chất lượng – minh chứng)

Ngày 2 – 11/11/2022

Thời gian Hoạt động Đối tượng tham gia

8:00 – 9:45 Hướng dẫn vận hành các quy trình cơ Theo danh sách mời
bản

- Các bước để chạy được 01 quy

trình
1. Quản trị thiết lập quy trình theo
ISO của trường hoặc theo quy
trình hiện tại trường đang thực
hiện
2. Gán các user tương ứng vào
quy trình

Tư vấn một số quy trình nâng cao

1. Khảo thí – Quy trình kết thúc môn

học;
2. Hành chính – Quy trình cấp vật tư,
quy trình báo sự cố
3. Đào tạo: Quy trình đăng ký học lại
 10:00 – 10:10 Nghỉ giai lao

10:10 – 11:00 Thực hành vận hành các quy trình cơ Theo danh sách mời
bản

13:00 – 15:00 Hướng dẫn sử dụng các quy trình nâng Theo danh sách mời
cao(Các khoa)

- Quy trình khai báo giờ giảng

- Quy trình báo nghỉ báo bù
- Tổng hợp dữ liệu thực giảng
- Hướng dẫn cách thức triển khai
với các quy trình khác : Kế hoạch
toàn khóa, kế hoạch năm, tiến
độ , kế hoạch giáo viên, thời
khóa biểu
- Chuẩn hóa các danh mục đào tạo
giảng dạy: Khóa, khoa, chuyên
nghành, lớp, môn học,…

15:00 – 15:10 Nghỉ giải lao

15:10 – 16:00 Thực hành vận hành các quy trình: báo Theo danh sách mời
giảng, báo nghỉ báo bù

Tổng kết: Đánh giá kết quả

6. Thời gian tập huấn

Khoá tập huấn kéo dài 2 ngày. 80% thời gian tập huấn là danh cho các hoạt động luyện
tập và thực hành.

7. Thành phần tham dự tập huấn

 Số người tham dự: Tối đa 20 học viên

 Đối tượng tham dự: Giảng viên, nhân viên từ các khoa của Trường Cao đẳng Cơ
giới và Thủy lợi

8. Yêu cầu kĩ thuật

- Người tham dự cần chuẩn bị: Máy tính, điện thoại Smartphone. Các thiết bị đảm
bảo kết nối internet
- Cơ sở vật chất (máy chiếu, laptop,…). Hạ tầng mạng đảm bảo truy cập đồng thời
tối thiểu 40 user.