Hướng dẫn sử dụng ChatOps 

Tháng 7 2019 

Chào mừng bạn đến với ChatOps! 

ChatOps là gì? 
ChatOps là không gian làm việc số hiện đại, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn trong công việc 
hàng ngày. 

Một vài lợi ích trong việc sử dụng ChatOps: 

● Gửi tin nhắn trực tiếp 1:1 và gửi tin nhắn theo nhóm 
● Tạo các kênh làm việc theo chủ đề, theo nhóm hoặc theo cuộc họp 
● Cộng tác trong dự án 
● Giảm sự chồng chéo trong việc sử dụng email 
● Tìm kiếm theo tin nhắn và theo các kênh 
● Chia sẻ các file 

Những điều căn bản 

Không gian làm việc ChatOps có giao diện cơ bản như sau: 

 
 

Dưới đây là danh sách các chức năng chính của ChatOps và các hướng dẫn sử dụng: 

● Nhóm (teams) 
● Kênh (channel) 
● Tin nhắn (messages) 
● Tìm kiếm (search) 
● Thông báo (notification) 

Nhóm (teams) 
Nhóm là một không gian làm việc số, nơi bạn và các thành viên trong nhóm cộng tác làm việc 
trên ChatOps. 
Tuỳ thuộc vào cách thiết lập, bạn có thể thuộc một hoặc nhiều nhóm. 

Bạn có thể chuyển qua lại giữa các nhóm, ở phía bên trái của ứng dụng. 

 
 

Kênh (channels) 
Các kênh được tổ chức để quản lý các cuộc hội thoại với các chủ đề khác nhau. Chúng được đặt 
ở thanh bên trái Chatops. 

 
 

Có 3 loại kênh giao tiếp: Kênh giao tiếp chung (Public Channel), Kênh giao tiếp riêng (Private 
Channel) và Tin nhắn trực tiếp (Direct Message). 

Kênh giao tiếp chung (Public Channel) 

Kênh giao tiếp chung được mở với toàn bộ người dùng trong nhóm. Kênh giao tiếp chung được 
mô tả bằng biểu tượng toàn cầu (global icon). 

Kênh giao tiếp riêng (Private Channel) 

Kênh giao tiếp riêng được dùng cho các chủ đề riêng tư, và chỉ những người được chọn vào 
nhóm mới nhìn được. Mọi người ở nhóm này có thể thêm các thành viên mới. Mọi người thuộc 
nhóm này cũng có thể rời nhóm bất kỳ lúc nào, nhưng chỉ có chủ của kênh giao tiếp hoặc Admin 
mới có thể gỡ bỏ người khác khỏi nhóm. 

Kênh giao tiếp riêng có biểu tượng cái khoá (key icon). 

Tin nhắn trực tiếp (direct message) và tin nhắn nhóm (group message) 
Tin nhắn trực tiếp là hội thoại giữa 2 người. Tin nhắn nhóm là cuộc hội thoại giữa 3 người trở lên. 

Chỉ những người tham gia hội thoại mới được nhìn thấy các tin nhắn này. 

Tin nhắn (message) 

Gửi và reply message là cách tốt để duy trì giao tiếp trong team. Bạn cũng có thể sửa, xoá tin 
nhắn sau khi bạn đã gửi. 

Thông báo (notifications) 

Thông báo trên Chatops cho bạn biết các tin nhắn bạn chưa đọc, hoặc các từ khoá được đề cập 
đến chưa được đọc. 

Vào hệ thống 

Đăng nhập vào hệ thống 

Sử dụng tài khoản Admin đã cung cấp cho bạn để đăng nhập vào hệ thống. Giao diện màn hình 
đăng nhập: 

 
 

Thiết lập trạng thái của bạn 

Bạn có thể thiết lập các trạng thái: Online (trực tuyến), do not disturb (không làm phiền), offline 
(ngoại tuyến) bằng cách click vào avatar. ‘Do not disturb’ sẽ không nhận thông báo mới. 

 
 

Thoát khỏi hệ thống (log out) 

Bạn có thể thoát khỏi hệ thống bằng cách click vào Main menu (được thể hiện bằng 3 gạch 
ngang ở đầu trang). 

 
 

Những điều cơ bản về tin nhắn 

Viết tin nhắn sử dụng ô nhập text ở phía dưới màn hình. Nhấn ENTER để gửi tin nhắn. Nhấn 
SHIFT+ENTER để xuống dòng, mà không gửi tin nhắn.  

Trả lời tin nhắn bằng cách chọn mũi tên Reply ở phía cuối ô nhập text.  

Khuyến khích chọn cách trả lời nếu điều bạn sắp nói là để trả lời cho 1 tin nhắn nào đó.  

Thông báo cho đồng nghiệp bằng cách đánh: @username 

Định dạng tin nhắn sử dụng MarkDown có hỗ trợ về: kiểu chữ, heading, link, emojis, code block… 
Ví dụ:  

 
 

​ ằng việc đánh “:”, tiếp sau là 2 kí tự, sẽ hiển thị ra emoji hoàn chỉnh cho 
Thêm nhanh emojis b
bạn chọn lựa. Ví dụ “:smile:”, “:sheep:” 

Đính kèm tệp tin bằng việc kéo thả, hoặc sử dụng biểu tượng trên ô nhập text. 

Đánh dấu tin nhắn để theo dõi bằng cách nhấp vào biểu tượng cờ bên cạnh dấu thời gian của 
tin nhắn.  

Cấu hình thông báo 

Thông báo của ChatOps cho bạn biết về các tin nhắn và các đề cập (mention) chưa được đọc. 

Tin nhắn chưa đọc 

Khi có tin nhắn chưa đọc, kênh bên phía tay trái sẽ được tô đậm. Khi bạn click vào kênh đó, bạn 
sẽ đến được tin nhắn chưa đọc đó, và kênh thông tin sẽ hết tô đậm. 

Bạn có thể chọn không tô đậm kênh thông tin khi có tin nhắn mới: Channel Menu​ > 
Notification Preferences​ > ​Mark Channel Unread​ và chọn Only for mentions. 

Đề cập (Mention Indicator) 

Việc nhắc đến (Mention) được kích hoạt bởi các từ khoá (keywords) trong một kênh. Khi xuất hiện 
các từ đó, kênh thông tin sẽ được tô đậm. 

Bạn nhấn vào kênh thông tin, kênh thông tin sẽ hết tô đậm. Bạn có thể kiểm tra các tin nhắn đã 
được nhắc đến bằng cách click vào biểu tượng @ gần ô Search, phía bên trên màn hình. 

 
 

Tắt thông báo kênh giao tiếp 

Để tắt thông báo, bạn click vào tên kênh giao tiếp phía bên trên, chọn Notification 
Preferences > Mute channel​. 

Khi hoàn thành, bạn sẽ không nhận được thông báo khi có tin nhắn chưa đọc trên kênh giao tiếp. 

Thông báo bằng Email 

Nếu bạn tắt ChatOps, hoặc bạn không dùng trình duyệt trong một khoảng thời gian, tin nhắn sẽ 
được gửi đến Email của bạn.  

● Để tắt/bật nhận thông báo bằng Email: Account Settings​ > ​Notifications​ > ​Email 
Notifications​. 
● Để thiết lập địa chỉ Email: Account Settings​ > ​General​ > ​Email 

Thông báo trên Desktop 

Đó là các thông báo của trình duyệt, hiển thị ở góc màn hình. Theo mặc định, các thông báo này 
sẽ được gửi cho những người được nhắc đến, hoặc các keyword được nhắc đến. 

● Thiết lập: Account Settings​ > ​Notifications​ > ​Desktop Notifications​ > ​Send 
Desktop Notifications 

 
 

● Thiết lập theo kênh: ​Channel Menu​ > ​Notification Preferences​ > ​Send Desktop 
Notifications​. 

Thiết lập âm thanh thông báo 

Thiết lập âm thanh thông báo được thực hiện tại: IE11, Edge, Safari, Chrome và ChatOps app. 

● Tắt/bật âm thanh thông báo: Account Settings​ > ​Notifications​ > ​Desktop 
Notification Sounds​. 
● Cấu hình kích hoạt thông báo trên màn hình và âm thanh: Account Settings​ > 
Notifications​ > ​Desktop Notifications​. 
● Cấu hình thiết lập cho kênh: Channel Menu​ > ​Notification Preferences​ > ​Send 
Desktop Notifications​. 

Thiết lập thông báo cho Mobile 

Khi bạn cài ChatOps trên iOS hoặc Android, các thông báo sẽ được gửi đến máy điện thoại của 
bạn. 

● Thiết lập cấu hình: Account Settings​ > ​Notifications​ > ​Mobile Push Notifications​ > 
Send mobile push notifications​. 
● Thiết lập cấu hình phụ thuộc trạng thái: Account Settings​ > ​Notifications​ > ​Mobile 
Push Notifications​ > ​Trigger push notifications when​. 

Thông báo cho nhóm (team) 

Nếu bạn thuộc nhiều nhóm, thanh sidebar sẽ xuất hiện phía bên tay trái. Nó sẽ đưa ra các thông 
báo về các tin nhắn chưa đọc, và các từ khoá được nhắc đến. 

● Các tin nhắn chưa đọc được hiển thị bằng một dấu chấm nhỏ bên trái biểu tượng nhóm. 
● Các từ khoá chưa đọc, được đếm ở góc phải của biểu tượng nhóm. 

 
 

Thông báo ở trình duyệt 

Nếu bạn mở ChatOps trên trình duyệt, bạn sẽ nhận được các thông báo về các tin nhắn chưa 
đọc, hoặc các từ khoá được nhắc đến. Các thông báo này sẽ được hiển thị trên Firefox, Chrome. 

Tổ chức các cuộc hội thoại 

Các cuộc hội thoại trong ChatOps rất quan trọng đối với năng suất và sự thành công của công ty. 
Các thông tin và tin nhắn được tổ chức tốt sẽ tạo ra một không gian làm việc hiệu quả. 

Quản lý các kênh giao tiếp 

Các kênh giao tiếp có thể được tạo ra, tham gia vào, sửa, xoá và lưu trữ. 

Tạo kênh giao tiếp 

Tạo kênh giao tiếp chung hay kênh giao tiếp riêng bằng việc sử dụng dấu + phía menu bên tay 
trái. Để bắt đầu kênh giao tiếp trực tiếp, sử dụng dấu + gần “direct message”, hoặc nhấn “More” 
ở phía cuối danh sách các thành viên trong nhóm. 

 
 

Gia nhập kênh giao tiếp 

Nhấn “more” ở phía cuối của các kênh giao tiếp công cộng để xem và tìm kiếm các kênh giao 
tiếp chung bạn có thể tham gia. Để tham gia kênh giao tiếp riêng, bạn cần được một thành viên 
trong kênh giao tiếp đó thêm vào. 

Thêm thành viên vào kênh giao tiếp 

Nhấn vào tên của kênh giao tiếp tại phía trên để mở ra menu sổ xuống, sau đó chọn “Add 
member”. Tất cả mọi người đều có thể thêm thành viên mới bằng cách chọn “+” bên cạnh tên của 
người sử dụng.  

 
 

Loại bỏ thành viên khỏi kênh giao tiếp 

Nhấn vào tên của kênh giao tiếp tại phía trên để mở ra menu sổ xuống, sau đó chọn “Manage 
members”. Bất kỳ một người nào đó cũng có thể được rời khỏi nhóm bằng cách nhấn “Remove 
member” bên cạnh tên của người sử dụng. 

Đặt tên cho kênh giao tiếp 

Có 2 cách để định danh một kênh giao tiếp: 

1. Tên hiển thị của kênh giao tiếp: Đây là tên hiển thị của kênh giao tiếp trên giao diện của 
ChatOps. Chọn tên của kênh giao tiếp tại phía trên để mở ra menu sổ xuống, sau đó chọn 
“Rename channel”. 
2. Xử lý kênh giao tiếp: Đây là một phần URL của kênh giao tiếp. Bạn có thể sẽ chỉnh cả URL 
của kênh giao tiếp khi bạn thay đổi tên kênh giao tiếp, thay đổi xử lý kênh có thể làm phá 
vỡ URL hiện tại. 

Rời kênh giao tiếp 

Nhấn vào tên của kênh giao tiếp tại phía trên để mở ra menu sổ xuống, sau đó chọn “Leave 
channel”. Nếu một thành viên ở kênh giao tiếp riêng muốn gia nhập kênh giao tiếp, cần có người 
thêm vào kênh. 

Lưu trữ kênh giao tiếp 

Nhấn vào tên của kênh giao tiếp tại phía trên để mở ra menu sổ xuống, sau đó chọn “Archive 
channel”.  

 
 

Khi một kênh giao tiếp bị lưu trữ, người sử dụng sẽ không nhìn thấy nó ở giao diện, nhưng nó vẫn 
được lưu giữ ở server. Do đó, một URL ở một kênh mới tạo sẽ không được trùng với URL ở một 
kênh đã được lưu trữ. 

Thêm nữa, một kênh đã bị lưu trữ thì không thể tìm kiếm thông tin trên đó. Nếu bạn muốn tìm 
kiếm thông tin trên kênh đã lưu trữ, bạn cần làm một trong hai thao tác sau: 

1. Yêu cầu Admin để tham số ViewArchivedChannels l​ à True tại file config.json 

2. Vẫn mở kênh giao tiếp đó, nhưng thêm một tin nhắn kiểu như:#Đangxemxetlưutrữ 

Tạo kênh giao tiếp yêu thích 

Kênh giao tiếp yêu thích là cách tốt để tổ chức thanh sidebar của bạn, bằng việc chọn các kênh 
giao tiếp nào quan trọng với bạn. 

Để đánh dấu kênh giao tiếp yêu thích, bạn chỉ cần mở kênh giao tiếp đó lên, sau đó nhấn vào 
biểu tượng ngôi sao ở bên cạnh tên kênh giao tiếp: 

Sau đó, hệ thống sẽ tạo ra mục “Favorite” ở thanh sidebar, và bạn dễ dàng truy cập. Để loại bỏ 
kênh giao tiếp khỏi mục “Favorite”, nhấn lại vào biểu tượng ngôi sao. 

 
 

Tìm kiếm 

Công cụ sửa đổi tìm kiếm 

“From:” và “In:” 
Sử dụng “From:” để tìm các tin nhắn từ những người dùng cụ thể và “in:” để tìm các tin nhắn từ 
các kênh giao tiếp, nhóm hoặc tin nhắn trực tiếp. 

● Ví dụ: Bạn nhập tìm kiếm:` from: anhctl` → Hệ thống sẽ tìm các tin nhắn từ người dùng 
anhctl 
● Bạn nhập tìm kiếm: ChatOps in: off-topic → Hệ thống sẽ tìm ra các tin nhắn có chứa từ 
“ChatOps” trong kênh giao tiếp off-topictopic 

“Before:”, “After:” và “On:” 

Sử dụng “Before:” để tìm các tin nhắn trước một ngày cụ thể, sử dụng “after:” để tìm các tin nhắn 
sau một ngày cụ thể, có thể kết hợp 2 thông số này. 

Sử dụng “On:” để tìm các tin nhắn tại một ngày cụ thể. 

Bạn có thể sử dụng Bảng chọn ngày tháng do hệ thống cung cấp, hoặc nhập ngày tháng theo 
định dạng: YYYY-MM-DD 

Dấu nháy kép “” 

Khi bạn muốn kết quả tìm kiếm chính xác với từ định tìm kiếm, bạn sử dụng dấu nháy kép “”. 

Ví dụ: Khi bạn muốn tìm kiếm “ChatOps Nal”, hệ thống sẽ đưa ra kết quả tìm kiếm có chứa cụm từ 
“ChatOps Nal”, chứ không đưa ra kết quả tìm kiếm có chứa 2 từ riêng lẻ “ChatOps” và “Nal”. 

Dấu * 
Sử dụng dấu * để thay thế cho một/một vài kí tự bất kỳ. 

Ví dụ: khi bạn tìm kiếm: chat* → Kết quả tìm kiếm có thể sẽ bao gồm: chat, Chatops, chatting… 

Hashtags (dấu #) 

Hashtags là kí tự tìm kiếm được. Để tìm kiếm các tin nhắn có chứa hashtag, bạn có thể nhấn vào 
hashtag trên bài viết, hoặc đánh ký tự bảng (pound symbol) trên thanh tìm kiếm. Tạo hashtag 
bằng cách sử dụng ký tự bảng, theo sau là các kí tự alphanumeric hoặc các kí tự unicode. 

Hashtag hợp lệ: 

 
 

● Không được bắt đầu bằng số 

● Có ít nhất 3 kí tự, không kể # 
● Được tạo bởi alphanumeric, hoặc các kí tự unicode khác 
● Có thể chứa dấu chấm, gạch ngang, hoặc gạch dưới 

Hashtag không được liên kết đến các kênh giao tiếp. Ví dụ, nếu bạn có một kênh giao tiếp tên là 
“marketing”, khi bạn nhấn #marketing không đưa bạn đến được kênh giao tiếp đó. Bạn có thể sử 
dụng “~”, sau đó đến tên của kênh giao tiếp. Ví dụ: “~marketing” 

Tạo nhóm 
Admin có quyền mới được phép tạo nhóm. 

Các phương pháp tạo nhóm 

Nếu bạn có quyền tạo nhóm, bạn có thể tạo nhóm ở thanh bên (sidebar) hoặc ở Main Menu. 
Người tạo nhóm sẽ là Admin của nhóm đó. 

Team sidebar 

Nhấn biểu tượng + ở phía cuối các nhóm, sau đó nhấn “Create a new team” 

Main menu 

Từ nhóm hiện tại của bạn, chọn Main menu → Create a new team 

Tên nhóm và lựa chọn URL 

Có một vài đặc điểm và hạn chế cần xem xét khi đặt tên nhóm và tên URL 

Tên nhóm 

Đây là tên hiển thị trên Menu và tiêu đề. Cần đảm bảo các yêu cầu sau: 

● Có thể chứa kí tự, số hoặc biểu tượng 

● Có phân biệt hoa thường 
● Chứa từ 2 đến 15 kí tự 

URL​ ​nhóm 

URL nhóm là một phần của địa chỉ web điều hướng đến nhóm của bạn trên tên miền hệ thống. Ví 
dụ: Https://yourdomain/teamurl 

● Nó chỉ chứa các ký tự thường, số và dấu gạch ngang 

 
 

● Nó phải bắt đầu bằng chữ, và không được kết thúc bằng dấu gạch ngang 
● Chứa từ 2 đến 15 kí tự 
● Không được bắt đầu với các từ như sau: signup​, ​login​, ​admin​, ​channel​, ​post​, ​api​, ​oauth

Quản lý thành viên 

Nếu được phân quyền, bạn có thể thêm người vào nhóm theo 3 cách sau: Bạn có thể gửi mời trực 
tiếp, chia sẻ link mời, hoặc nếu người sử dụng đã có tài khoản thì có thể thêm trực tiếp trên ứng 
dụng. 

Mời trực tiếp 

Mời trực tiếp là việc gửi các email mời từ team server đến địa chỉ email của người dùng. Link sẽ 
đưa người dùng đến trang tạo tài khoản. Link sẽ có tác dụng trong vòng 48h.  

Gửi lời mời trực tiếp: 

1. Chọn tên của bạn ở phía trên 

2. Nhấn Send Email Invite​ sau đó nhập địa chỉ email người muốn mời 
3. Để mời thêm nhiều người, nhấn Add another 
4. Nhấn Send invitation   

Link mời nhóm 

Link mời nhóm là link URL duy nhất dẫn đến trang tạo tài khoản cho nhóm.  

Để nhận được link mời nhóm: 

1. Nhấn vào tên của bạn, phía bên trên 

2. Nhấn vào Get Team Invite Link 
3. Tại cửa sổ mở ra, copy link và chia sẻ nó đến những người bạn muốn mời vào team. 

Thêm thành viên vào nhóm 

Nếu một người đã có tài khoản trên server bạn muốn mời vào nhóm, bạn không cần gửi link mời.  

Để mời ai đó vào nhóm: 

1. Nhấn vào tên của bạn, phía bên trên 

2. Nhấn Add member to team. Cửa sổ mới sẽ xuất hiện 
3. Chọn tên của thành viên bạn muốn thêm vào nhóm 

Phân quyền 

 
 

Có 5 loại quyền của người sử dụng với các chức năng khác nhau: Admin hệ thống, Admin nhóm, 
Admin kênh, thành viên và các thành viên không hoạt động.  

Thành viên 

Đây là quyền mặc định của một người sử dụng khi tham gia. Thành viên có các quyền căn bản. 

Admin kênh 

Người tạo ra kênh giao tiếp là admin của kênh đó. Admin kênh có các quyền sau: 

● Có quyền gán quyền admin cho người khác trong kênh 

● Có quyền bỏ quyền admin của người khác trong kênh 
● Bỏ các thành viên khỏi kênh 

Admin nhóm 

Người tạo nhóm chính là admin của nhóm. Admin nhóm có các quyền sau: 

● Có thể truy cập vào “Team setting” 

● Có thể đổi tên của nhóm, import dữ liệu từ Slack vào. 
● Truy cập vào “Manage member”, nơi có thể gán quyền cho thành viên là Admin nhóm. 

Admin hệ thống 

Người được thêm vào đầu tiên khi cài đặt hệ thống chính là Admin hệ thống. Admin hệ thống có 
toàn bộ quyền của các Admin nhóm, và có thêm các quyền sau: 

● Truy cập vào System Console  

● Có khả năng thay đổi setting của ChatOps qua Console 
● Có khả năng thay đổi quyền của các thành viên 
● Có khả năng dừng hoạt động hoặc tái hoạt động các thành viên 
● Có thể truy cập các kênh riêng, nhưng chỉ các kênh được cung cấp link 

Admin hệ thống có thể quản lý người dùng tại: System Console → Role 

Xoá một người dùng khỏi nhóm hoặc rời khỏi nhóm 
Xoá một người dùng khỏi nhóm 

Admin nhóm có thể xoá người dùng khỏi nhóm. Vào Main menu → Manage member và chọn 
Remove from team 

Rời khỏi nhóm 

 
 

Người sử dụng có thể chọn rời khỏi nhóm bằng cách vào: Main menu → Leave team. 

Cách tổ chức ChatOps 

Tầm quan trọng của tên kênh giao tiếp 

Các kênh giao tiếp tổ chức việc giao tiếp trên ChatOps. 

Khi đặt tên hoặc sửa tên, hãy lưu ý các điều sau: 

Cấu trúc cơ bản: 

● Kênh giao tiếp xuất hiện ở menu chính, người sử dụng sẽ quyết định xem nên tham gia 
vào kênh giao tiếp nào. 
● Tên các kênh giao tiếp là duy nhất 
● Tên kênh tối đa 22 kí tự 
● Channel purpose tối đa 128 kí tự 

Phạm vi tên 

Nên bắt đầu tên kênh giao tiếp bằng các chủ đề rộng, sau khi các cuộc thảo luận diễn ra sẽ tự 
chia thành các chủ đề hẹp hơn. 

Ví dụ, bạn nên đặt tên kênh giao tiếp là “Marketing”, sau khi có các cuộc thảo luận, bạn sẽ chia 
thành các kênh: Website marketing, Social marketing…