Zasady Prawa Pracy i dokumentacja pracownicza – Kinga

Stępień – 1 Zjazd
Moduł 1
Zasady prawa pracy i dokumentacja pracownicza
1. Źródła oraz zasady prawa pracy
 Przepisy ogólne
 Układy zbiorowe
 Regulamin pracy
 Regulamin wynagrodzeń

2. Prowadzenie oraz archiwacja dokumentacji personalnej z elementami ochrony danych

osobowych.
 Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej: dokumenty związane z
zatrudnieniem pracownika, nawiązaniem i przebiegiem pracy, ustaniem pracy
 Archiwizacja dokumentacji kadrowo-płacowej w świetle obowiązujących przepisów.

Źródła prawa pracy

Podstawowym źródłem prawa pracy jest Kodeks pracy – wielokrotnie nowelizowana ustawa z 1974 r.
(Dz.U.98.90.575 ze zm.)

Niektóre zagadnienia z zakresu stosunków pracy regulują inne ustawy, takie jak:

 Ustawa o Szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn

dotyczących zakładu pracy (Dz.U.02.112.980),
 Ustawa o związkach zawodowych (Dz.U.01.79.854 ze zm.)
 Ustawa o organizacjach pracodawców (Dz.U.9.55.235)
 Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pacy.
 Ustawa z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.
 Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
 Ustawa z dnia 6 lutego 1997 r. o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym.
 Ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy
pracy i chorób zawodowych.
 Ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców.
 Ustawa z dnia 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w
razie choroby i macierzyństwa.

Przepisy wewnątrzzakładowe
 Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników powinni posiadać regulamin pracy i
regulamin wynagradzania
 Regulaminy te powinny tworzyć również pracodawcy zatrudniający od 20 do 49 pracowników
, jeżeli zażądały tego działające w firmie związki zawodowe
  Pracodawcy muszą też posiadać inne przepisy zakładowe:
 Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
 Obwieszczenie o systemach pracy
 W przypadku sprzeczności przepisów zakładowych z przepisami prawa pracy powszechnie
obowiązującego - przepisy zakładowe nie będą miały zastosowania

Regulamin Pracy – obowiązek tworzenia

 Regulamin pracy jest to akt wewnątrzzakładowy określający organizację i porządek w
procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników.
 Utworzenie takich regulacji poprawia działanie firmy oraz pełni funkcję ochronną dla stron
stosunku pracy.
 Regulamin pracy powinien być obowiązkowo utworzony przez pracodawcę, jeśli nie jest
objęty układem zbiorowym pracy i zatrudnia 50 lub więcej pracowników.
 Regulamin pracy, w myśl Kodeksu pracy, nie może jednak zawierać postanowień mniej
korzystnych dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy czy innych ustaw i aktów
wykonawczych

Regulamin Pracy
 Obowiązek wydania regulaminu pracy powstaje z chwilą zatrudnienia pięćdziesiątego
pracownika - bez względu na rodzaj łączącej strony umowy o pracę oraz fakt przebywania
pracowników na urlopach.
 Pod uwagę nie jest brane przeciętne zatrudnienia w roku, ale zawsze decydujące znaczenie
ma osiągnięcie w konkretnym momencie wskazanego w przepisach stanu zatrudnienia.
 Nie są do niego wliczane osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych
 Ważne! Zakład pracy zatrudniający mniej niż 50 osób może zatem wprowadzić regulamin
pracy na zasadzie dobrowolności.

Regulamin pracy - zmiany od 2017

 od 2017 roku nastąpiły zmiany dotyczące obowiązkowego tworzenia regulaminu pracy
 Aktualnie zatrudnienie to musi wynosić 50 osób.
 Pracodawcy zatrudniający powyżej 20 osób lecz mniej niż 50 osób, mogą stworzyć regulamin
pracy lecz nie mają takiego obowiązku.
 Wyjątkiem jest sytuacja gdy w zakładzie pracy istnieje organizacja związkowa i wystąpi z
wnioskiem o utworzenie regulaminu pracy, w takiej sytuacji pracodawca zobowiązany jest do
utworzenia dokumentu, nawet jeżeli jego zatrudnienie nie przekracza 50 osób.
 Pracodawcy zatrudniający powyżej 20 pracowników, którzy nie zdecydują się na stworzenie
regulaminu pracy powinni w ciągu 7 dni od daty zawarcia umowy o pracę przekazać
pracownikowi informację o dodatkowych warunkach zatrudnienia.

Informacja ta powinna być adresowana do konkretnego pracownika

Informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia

  W pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia i przysługujących pracownikowi
uprawnieniach muszą znaleźć się następujące informacje :
 o obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy
 częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę
 wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego
 obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę
 układzie zbiorowym pracy , którym pracownik jest objęty

A jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy - dodatkowo o porze nocnej ,
miejscu , terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez
pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy .

 Pracodawca informuje pracownika o przysługujących mu uprawnieniach w sposób

zindywidualizowany i adekwatny do konkretnej sytuacji prawnej danej osoby .
 Pracodawca informuje pracownika na piśmie o dodatkowych warunkach zatrudnienia nie
później niż w terminie 7 dni od daty zawarcia z nim umowy o pracę.

Informacja o warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych -

Przykład
 Na podstawie art.29 § 3 Kodeksu pracy informuję Pana X o obowiązujących warunkach pracy
w zakresie:
1. Dobowej normy czasu pracy - Dobowa norma czasu pracy wynosi 8 godzin
2. Tygodniowej normy czasu pracy – Tygodniowa norma czasu wynosi 40 godzin w przeciętnie
pięciodniowym tygodniu pracy w czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym.
3. Wypłaty wynagrodzenia - wynagrodzenie wypłaca się jeden raz w miesiącu z dołu do
ostatniego dnia każdego miesiąca
4. Przysługującego urlopu wypoczynkowego – w każdym roku ma Pan prawo do płatnego ,
nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 dni . Podwyższenie urlopu do 26
dni nastąpi w ……… Urlopu udziela się na dni , które są dla Pana dniami pracy zgodnie z
obowiązującym Pana rozkładem czasu pracy , w wymiarze godzinowym odpowiadającym
dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu . Przy udzielaniu urlopu jeden
dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy .
5. Długości okresu wypowiedzenia : okres wypowiedzenia umowy o pracę wynosi obecnie 1
miesiąc .Okres ten ulegnie przedłużeniu do 3 miesięcy w przypadku przepracowania przez
Pana u pracodawcy co najmniej 3 lat. Okres określony w miesiącach upływa w ostatnim dniu
miesiąca.
6. Pory nocnej – Pora nocna obejmuje 8 godzin od 22 .00 – 06.00, za pracę w godzinach
nocnych przysługuje dodatek do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w porze nocnej w
wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę ,
ustalanego na podstawie odrębnych przepisów.
7. Potwierdzenia przybycia i obecności w pracy - Potwierdzenie przybycia i obecności w pracy
odbywa się poprzez własnoręczne złożenie podpisu na liście obecności znajdującej się w
Dziale Kadr.
 8. Sposobu i terminu usprawiedliwiania nieobecności w pracy : za usprawiedliwioną
nieobecność w pracy uważa się nieobecność z powodu :
 Choroby pracownika lub izolacji w związku z chorobą zakaźną
 Konieczności odpoczynku po odbytej podróży służbowej
 Choroby uprawnionego członka rodziny
 Sprawowania opieki nad dzieckiem do lat 8
 Wezwania przez organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego , sąd,
prokuraturę , policję , organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony,
 Innej uzasadnionej przyczyny nieobecności .

O zaistniałej przyczynie nieobecności należy powiadomić pracodawcę najpóźniej w drugim dniu

nieobecności.

Regulamin pracy – treść

 Regulamin pracy przede wszystkim zawiera:
 postanowienia regulujące porządek wewnętrzny w zakładzie pracy,
 postanowienia określające prawa i obowiązki pracowników związane z organizacją i
porządkiem pracy.
 Treść regulaminu pracy co do zasady ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową
organizacją związkową.
 Jeżeli natomiast u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa bądź też
w ustalonym terminie nie dojdzie do uzgodnienia treści regulaminu z organizacją związkową,
wówczas to sam pracodawca tworzy regulamin pracy.
 Jego treść ma charakter wiążący dla wszystkich pracowników.
 Kodeks pracy nie określa wyczerpująco kwestii, jakie powinien określać regulamin pracy.
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy regulamin pracy powinien ustalać w szczególności:
 organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej
zakończeniu,
 wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w
środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
 systemy i rozkłady czasu pracy
 przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,
 porę nocną,
 termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
 wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom, rodzaje prac i wykaz
stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania
zawodowego,
 wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż
przygotowanie zawodowe,
 obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym
także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z
wykonywaną pracą,
  przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i
obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
 zapis odnośnie kar i odpowiedzialności porządkowej pracowników.

Procedura wprowadzenia regulaminu pracy

 Regulamin pracy ustala pracodawca. Jednak pracodawca , u którego działa zakładowa
organizacja związkowa , ustala regulamin pracy w uzgodnieniu z tą organizacją ( art.104² § 1
k.p. ).
 Status zakładowej organizacji związkowej , uprawniający do bycia stroną w konsultacjach
związkowych , ma tylko ta organizacja , która w danym zakładzie liczy co najmniej 10
członków ( art. 25¹ ust. 1ustawy o związkach zawodowych ).
 W razie nieuzgodnienia treści Regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w
ustalonym przez strony terminie , a także w przypadku , gdy u danego pracodawcy nie działa
zakładowa organizacja związkowa , regulamin pracy ustala pracodawca.
 W przypadku , gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa , sposób
ustalenia regulaminu pracy określa ustawa o związkach zawodowych.
 Jeżeli w sprawie ustalenia regulaminu pracy organizacje związkowe nie przedstawią wspólnie
uzgodnionego stanowiska w ustalonym przez strony terminie (maksymalnie 30- dniowym ),
decyzję w sprawie ustalenia regulaminu podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych
stanowisk organizacji związkowych

Zapoznanie pracownika z regulaminem pracy

 Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości
pracowników, a pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z jego treścią przed
rozpoczęciem przez niego pracy.
 Regulamin wydaje się na czas nieokreślony i obowiązuje dopóki nie nastąpi jego zmiana lub
likwidacja zakładu pracy.
 Sposobami podania do wiadomości pracowników treści regulaminu pracy są:
 wywieszenie na tablicy ogłoszeń,
 pozostawienie tekstu regulaminu w miejscu ogólnodostępnym, np. w dziale kadr,
 rozesłanie pracownikom tekstu regulaminu drogą mailową,
 przekazanie tekstu regulaminu pracownikom.
 Zmiana regulaminu pracy następuje w takim samym trybie, co jego wprowadzenie.

Regulamin wynagradzania

 Od 1 stycznia 2017 r. obowiązek ustalenia warunków wynagradzania za pracę w regulaminie

wynagradzania dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników,
nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ustalającym warunki wynagradzania za
pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą .
  Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników może fakultatywnie ustalić w
regulaminie wynagradzania warunki wynagradzania za pracę
 Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników , u którego funkcjonuje
zakładowa organizacja związkowa , musi ustalić warunki wynagradzania za pracę w
regulaminie wynagradzania , jeżeli związkowcy wystąpią z wnioskiem o jego ustalenie

Regulamin wynagradzania – części składowe

 Regulamin wynagradzania jest podstawowym dokumentem przedstawiającym politykę
płacową firmy, a także definiującym zasady przyznawania, naliczania oraz wypłacania
pracownikom pensji.
 Regulamin określa przede wszystkim: rodzaj systemu wynagradzania obowiązującego u
danego pracodawcy (np. czasowy, akordowy lub prowizyjny),
 wysokość stawek podstawowych (np. za pomocą tabeli płac, w której skategoryzowane są
poszczególne grupy pracowników),
 rodzaj, wysokość i zasady wypłacania pozostałych składników wynagrodzenia (w tym
dodatków do pensji zasadniczej, premii itp.),
 zasady przyznawania podwyżek,
 zasady przyznawania świadczeń pozapłacowych i korzystania z nich,
 zasady premiowania.

Regulamin wynagradzania
 Typowy regulamin wynagradzania można podzielić na 4 części. Zawierają one kolejno zapisy
dotyczące:
1. / obligatoryjnych składników wynagrodzenia (np. stawka osobistego zaszeregowania, dodatki
za pracę w godzinach nocnych, za godziny nadliczbowe, wyrównawczy, wynagrodzenia za
czas dyżuru itp.),
2. / fakultatywnych składników wynagrodzenia (np. dodatki za staż pracy, zmianowy, za pracę w
warunkach szkodliwych dla zdrowia lub niebezpiecznych, czy premia),
3. / świadczeń związanych z pracą (w tym diety, nagrody jubileuszowe, odprawy emerytalne lub
rentowe, odprawy pośmiertne, wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek
choroby),
4. /wynagrodzeń za czas niewykonywania pracy z przyczyn niezawinionych przez pracownika (to
np. wynagrodzenie za czas powstrzymania się pracownika od pracy, gdy warunki pracy
stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia, za czas przestoju)

Regulamin wynagradzania części składowe

 Nieodzownym elementem regulaminu wynagradzania jest tabela płac.
 Pracodawca jest zobowiązany zamieścić w dokumentacji przedziały wynagrodzeń
oferowanych pracownikom przyporządkowanym do poszczególnych kategorii
zaszeregowania.
 Przydatnym w tym celu jest zwartościowanie stanowisk występujących w danej organizacji.
 Następnie, w oparciu o powstałą hierarchię stanowisk oraz na podstawie poziomu płac w
firmie i stawek rynkowych, ustala się przedziały wynagrodzeń.
Uporządkowanie zasad wynagradzania i zabezpieczenie interesu pracodawcy
 Określenie rodzaju, wysokości i zasad wypłacania poszczególnych składników wynagrodzenia
w istotny sposób porządkuje system płac
 Pracodawca dostosowuje procesy administrowania i zarządzania wynagrodzeniami do
postanowień zawartych w regulaminie wynagradzania.
 Zgodnie z art. 78 §1 K.p. wynagrodzenie za pracę powinno być ustalone w sposób, który
odpowiada rodzajowi wykonywanej pracy (zarówno pod kątem zakresu obowiązków, jak i
czasu pracy).
 Istotne jest również dostosowanie wysokości płacy do zakresu kompetencji oraz efektów
pracy zatrudnionego.
 Ważną zatem funkcją, jaką powinien pełnić regulamin, jest zapobieganie dyskryminacji
płacowej. Dzięki wprowadzeniu i respektowaniu odpowiednich zapisów, pracodawca może
uchronić się przed ewentualnymi zarzutami o nierówne traktowanie ze strony pracowników.
Jest to niezwykle istotne, bowiem Kodeks pracy wyraźnie mówi, iż pracownicy mają prawo
do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości

Uporządkowanie zasad wynagradzania i zabezpieczenie interesu pracodawcy

 Regulamin wynagradzania pozwala również jasno określić zasady związane z naliczaniem

wynagrodzenia w zależności od obecności pracownika.
 Definiuje w jakim stopniu zmieniać się będzie płaca całkowita (w tym jej poszczególne
składowe) w przypadku absencji zatrudnionego
 Regulamin zawierać powinien precyzyjnie opisane zasady premiowania pracowników.
 regulacje dotyczące przyznawania i naliczania wynagrodzenia zmiennego należą do
najbardziej skomplikowanych. Dlatego ważne jest szczegółowe określenie kryteriów i
mierników premiowych, by w jak największym stopniu ograniczyć uznaniowość systemu.183c
§1, K.p.).

Informowanie pracowników
 Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca jest zobowiązany: zawiadomić pracowników o
wejściu regulaminu w życie, o jego zmianach i rozwiązaniu,
 dostarczyć zakładowej organizacji związkowej (jeżeli taka występuje) niezbędną liczbę
egzemplarzy regulaminu,
 na żądanie pracownika udostępnić do wglądu tekst regulaminu i wyjaśnić jego treść.
 Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do
wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy

Wprowadzanie bardziej korzystnych zasad wynagradzania

 Zgodnie z art. 9 §2 i §3 K.p. postanowienia regulaminu wynagradzania nie mogą być mniej
korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów
wykonawczych.
 Dozwolone jest natomiast, by regulamin wynagradzania wprowadzał rozwiązania płacowe
bardziej korzystne dla pracowników od tych, które przewidywane są w Kodeksie pracy.
  Przykładowo regulamin może ustalać wyższy poziom dodatkowych składników
wynagrodzenia (których wypłata jest obowiązkowa na mocy przepisów Kodeksu pracy), np.
wyższy dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych czy dodatek za pracę w porze nocnej.
 Ponadto regulamin wynagradzania może wprowadzać bardziej korzystne wypłaty za okresy
nieświadczenia pracy, odpraw emerytalno-rentowych oraz odpraw pośmiertnych.
 w dokumencie tym pracodawca może wprowadzać nowe świadczenia dla pracowników,
których uzyskanie nie jest związane ze świadczeniem pracy, lecz z samym pozostawaniem w
stosunku pracy.

 Ustalenie w regulaminie wynagradzania dodatkowych składników wynagrodzenia jest

nieobowiązkowe i zależy wyłącznie od możliwości i dobrej woli pracodawcy.

Regulamin wynagradzania a układ zbiorowy

 Regulaminu wynagradzania nie należy tworzyć , jeśli pracownicy są objęci zakładowym lub
ponadzakładowym układem zbiorowym pracy.
 Regulamin wynagradzania będzie obowiązywał do momentu objęcia pracowników
zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy
 Aby regulamin przestał obowiązywać , układ musi w swojej treści wprowadzać warunki
wynagrodzenia za pracę oraz przyznawać inne świadczenia związane z pracą w sposób
umożliwiający określenie , na jego podstawie , indywidualnych warunków umów o pracę .

Najczęstsze błędy w regulaminie wynagradzania

1. Błędy ortograficzne
 Często się zdarza , że regulamin wynagradzania zawiera błędy ortograficzne , drobne
błędy rachunkowe ( niemające znaczenia dla treści regulaminu ) lub literówki .
 W takiej sytuacji pracodawca powinien rozpocząć od początku procedurę
uzgadniania treści regulaminu i podawania go do wiadomości pracowników . W
takiej sytuacji nie trzeba jednak ponownie uzgadniać treści regulaminu ze związkami
zawodowymi lub przedstawicielem załogi. Należy jedynie poinformować
pracowników o błędach w sposób zwyczajowo przyjęty oraz podać do wiadomości
zatrudnionych prawidłową wersję regulaminu
 Nie można jednak postąpić w ten sposób , jeżeli poprawiony błąd znacząco zmienił
sens regulaminu i jednocześnie np. prawa pracowników do danego świadczenia .
Taką zmianę zależałoby uzgodnić ze związkami zawodowymi ( przedstawicielem
pracowników ).
2. Zastosowanie niewłaściwego źródła prawa
 Jeżeli przepisy umów o pracę kolidują z przepisami regulaminu wynagradzania ,
zawsze należy stosować postanowienia tego aktu, który jest bardziej korzystny dla
pracownika .
 Jeżeli regulamin wynagradzania pogarsza postanowienia umowy o pracę , należy
wręczyć pracownikowi wypowiedzenie zmieniające . Jeżeli pracodawca tego nie zrobi
, pracownikowi będzie przysługiwało korzystniejsze wynagrodzenie lub inne
świadczenie związane z pracą
3. Niejasno sformułowane stawki wynagrodzeń
  Często błędy w regulaminach wynagradzania dotyczą niejasno sformułowanych
przepisów dotyczących stawek zaszeregowania przewidzianych na danym stanowisku
pracy .
 Warunki wynagradzania pracowników powinny być jasne . Jeśli pracodawca nie
przestrzega zasady równego traktowania w tym zakresie , może narazić się na
konieczność wypłaty odszkodowań pokrzywdzonym pracownikom.
4. Powtarzanie zapisów z Kodeksu pracy
 Częstą nieprawidłowością jest kopiowanie do regulaminu wynagradzania przepisów
Kodeksu pracy . Jest to niezasadne , ponieważ Kodeks pracy jest aktem wyższego
rzędu i ma pierwszeństwo w stosowaniu przed regulacjami wewnątrzzakładowymi .
W Regulaminie wynagradzania można jednak odwoływać się do regulacji Kodeksu
pracy , tj. np. wskazać , które przepisy mają zastosowanie ( jeżeli pracodawca nie
chce przyznać pracownikom wyższych dodatków niż ustawowe )
5. Premia uznaniowa zamiast premii regulaminowej

O tym , czy premia jest uznaniowa czy regulaminowa będzie decydować treść
regulaminu wynagradzania , a nie samo sformułowanie . Zdarza się , że pracodawcy
premię regulaminową nazywają uznaniową tylko po to , aby pracownik nie miał
roszczenia o jej wypłatę .

Takie postępowanie jest nieprawidłowe i sama zmiana nazewnictwa nie pozbawia pracownika prawa
do premii.

Układ Zbiorowy
 Układ zbiorowy jest podstawowym aktem zbiorowego prawa pracy określającym
prawa i obowiązki pracowników wynikające ze stosunku pracy.
 Przepisy prawa pracy przewidują zawieranie dwóch rodzajów układów:
 układy zakładowe pracy - zawierane przez pracodawcę i zakładową organizację
związkową
 układy ponadzakładowe – zawierane przez ponadzakładowe organizację
związkowe z organizacjami pracodawców

Pracownicy mogą być objęci jednocześnie zakładowym i ponadzakładowym układem zbiorowym.

Postanowienia układu zbiorowego nie mogą być mniej korzystne niż postanowienia obejmującego ich
układu ponadzakładowego .

Układ zbiorowy pracy

 Z inicjatywą podjęcia rokowań w sprawie zawarcia zakładowego układu zbiorowego może
wystąpić tylko pracodawca lub zakładowa organizacja związkowa . Tylko te dwa podmioty
mogą formalnie podpisać układ.
 W zakładach , gdzie nie ma związku zawodowego , pracownicy nie mogą zostać objęci
zakładowym układem zbiorowym pracy.
 Układ zbiorowy powinien być zawarty w formie pisemnej na czas określony lub nieokreślony .
  Układ zbiorowy pracy rozwiązuje się na podstawie zgodnego oświadczenia stron lub z
upływem okresu , na jaki został zawarty, względnie z upływem okresu wypowiedzenia
dokonanego przez jedną ze stron .
 Okres wypowiedzenia układu zbiorowego wynosi 3 miesiące , chyba że strony postanowią
inaczej w układzie
 Układy zbiorowe podlegają rejestracji . Rejestrację układów poprzedza badanie zgodności ich
postanowień z prawem.
 Ponadzakładowe układy zbiorowe są rejestrowane przez ministra właściwego do spraw
prawa pracy , a zakładowe układy zbiorowe – przez właściwych okręgowych inspektorów
pracy.

Dokumentacja pracownicza
Dokumentacja pracownicza w firmie
 Język polski w dokumentacji pracowniczej
 Zasadą jest , że dokumenty z zakresu prawa pracy , w tym w szczególności umowy o
pracę , powinny być sporządzane w języku polskim .
 Przepisy Kodeksu pracy nie określają języka, w którym powinny być sporządzane
dokumenty kadrowe.
 Podstawowym aktem prawnym , który określa język dokumentacji pracowniczej , jest
ustawa o języku polskim
 Pracodawcy coraz częściej w kontraktach zawieranych z pracownikami używają języka
obcego. Takie postępowanie jest dopuszczalne, pod warunkiem że pracownik potrafi
posługiwać się tym językiem.
 Na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy
używa się języka polskiego, jeżeli umowa o pracę ma być wykonana lub wykonywana na
terytorium Polski (art. 7 ustawy). Pzepis ten wprowadza generalną zasadę, że podstawową
przesłanką do stosowania języka polskiego w stosunku pracy jest wykonanie lub
wykonywanie umowy na terytorium Polski
 Trybunał Konstytucyjny w uzasadnieniu wyroku z 13 września 2005 r. stwierdził, że język
polski jako podstawowy instrument komunikacji zapewnia obustronne rozumienie treści
nawiązywanych stosunków prawnych, co jest szczególnie ważne w relacjach
nierównorzędnych, a więc w stosunkach pracowniczych.
 WAŻNE! Wymaganie co do zasady stosowania języka polskiego w stosunkach pracy ma na
celu ochronę interesów pracownika.

Język umowy o pracę

 Zasadą jest, że dokumenty z zakresu prawa pracy, w tym w szczególności umowy o pracę,
powinny być sporządzane w języku polskim (art. 8 ust. 1 ustawy).
 Pracodawca nie może sporządzać umowy o pracę wyłącznie w języku obcym, nawet jeżeli jest
on wymagany i powszechnie używany u danego pracodawcy. Pracodawca powinien więc
przygotować umowę o pracę przede wszystkim w języku polskim.
 Przepisy ustawy pozwalają jednak na sporządzanie umowy o pracę w dwóch lub więcej
wersjach językowych, pod warunkiem że chociaż jedna z nich będzie w języku polskim.
 Podstawą ich wykładni będzie wówczas wersja polskojęzyczna (jeżeli osoba świadcząca pracę
jest obywatelem Rzeczypospolitej Polskiej).

Przykład 1

 Pracodawca podjął decyzję o kontynuowaniu zatrudnienia z jednym z pracowników, który

jest obywatelem Polski, ale postanowił zawrzeć umowę o pracę na czas nieokreślony
wyłącznie w języku angielskim. Pracownik biegle posługuje się tym językiem, a poza tym język
ten jest podstawowym językiem komunikacji w firmie.
 Pracodawca, chcąc zawrzeć umowę wyłącznie w języku angielskim, postępuje niezgodnie z
przepisami ustawy o języku polskim. Pracodawca powinien przede wszystkim sporządzić ją w
języku polskim, nawet jeżeli pracownik biegle posługuje się językiem angielskim. Ewentualnie
pracodawca może sporządzić umowę o pracę w dwóch wersjach językowych, tj. polskiej i
angielskiej, jednak podstawą wykładni będzie wówczas umowa sporządzona w języku
polskim.

Język umowy o pracę

 W pewnych sytuacjach ustawa o języku polskim dopuszcza możliwość sporządzania umowy o
pracę wyłącznie w języku obcym
 W tym celu pracownik musi złożyć u pracodawcy odpowiedni wniosek i wykazać , że jest
zdolny porozumiewać się w danym języku
 Dodatkowo muszą być spełnione następujące warunki :
 Pracownik nie może być obywatelem polskim
 Pracownik musi być pouczony o prawie do sporządzenia umowy lub innego dokumentu w
języku polskim ( art. 8 ust.1b ustawy )

Przykład 2

 Pracodawca chce zatrudnić na terenie Polski obywatela Bułgarii, który biegle posługuje się
językiem niemieckim . W takiej sytuacji pracodawca powinien poprosić pracownika o złożenie
stosownego wniosku
 Wniosek pracownika powinien być w formie pisemnej i obejmować nie tylko umowę o
pracę , ale również inne dokumenty z zakresu prawa pracy .
 Wniosek powinien być przechowywany w aktach osobowych pracownika
 Kontrolę używania języka polskiego w stosunkach pracy sprawuje Państwowa Inspekcja
Pracy.

Język pozostałych dokumentów z zakresu prawa pracy

 Podobnie jak umowy o pracę również inne dokumenty z zakresu prawa pracy powinny być
sporządzane w języku polskim
 Mogą być również sporządzane w dwóch lub więcej wersjach językowych( w polskiej i
obcojęzycznej ) .
 Uwaga! Sporządzenie umowy o pracę lub innego dokumentu z zakresu prawa pracy
wyłącznie w języku obcym zostało usankcjonowane karnie. Ustawodawca określił, że kto na
terytorium Rzeczypospolitej Polskiej , wbrew przepisom art.7 i 8 , przy wykonywaniu
przepisów z zakresu prawa pracy sporządza umowę lub inny dokument wyłącznie w języku
obcym, podlega karze grzywny ( art.15 ust.2 ustawy o języku polskim )
Język pozostałych dokumentów z zakresu prawa pracy
 Pracodawca co do zasady zobowiązany jest do tworzenia oraz gromadzenia wszelkiej
dokumentacji pracowniczej w języku polskim.
 Nie ma jednak przeszkód prawnych , aby dokumenty pracownicze były jednocześnie
sporządzone w wersji lub wersjach obcojęzycznych . Podstawą ich wykładni jest wersja w
języku polskim , jeżeli osoba świadcząca pracę jest obywatelem polskim .
 Umowa o pracę lub inny dokument wynikający z zakresu prawa pracy mogą być sporządzone
w języku obcym na wniosek osoby świadczącej pracę jeżeli:
 Włada ona tym językiem
 Nie jest obywatelem polskim
 Została pouczona o prawie do sporządzenia umowy lub innego dokumentu w języku
polskim

Nazwa stanowiska w języku obcym

 W przypadku nazw stanowisk co do zasady należy stosować język polski.
 Użycie terminów obcojęzycznych powinno być wyjątkiem i mieć swoje uzasadnienie.
 Sytuacją, która uzasadnia stosowanie nazwy obcej, jest fakt, że dane stanowisko nie posiada
właściwego polskiego odpowiednika.
 Jeżeli obcojęzyczna nazwa stanowiska posiada swój odpowiednik, to powinna zostać użyta
polska nazwa stanowiska. Podobne stanowisko zostało wyrażone przez Radę Języka Polskiego
opublikowane w Komunikacie RJP nr 2 (15) z 2004 r.

Nowy sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Dokumentacja pracownicza
 Od 2019 r. teczki osobowe pracowników należy prowadzić według zmienionych zasad.
Obowiązuje nowy podział na części i konieczność przechowywania dodatkowych
dokumentów.
 1 grudnia 2018 r. zostało uchylone rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja
1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach
związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika
(tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 894). W jego miejsce weszły nowe regulacje.
 Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje nowe rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki
społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369; dalej:
rozporządzenie).

Cztery części
 Jedną z podstawowych zmian określonych w rozporządzeniu jest reorganizacja sposobu
prowadzenia akt osobowych. Po Nowym Roku akta osobowe są podzielone na cztery
(zamiast dotychczasowych trzech) części obejmujące:
 - etap ubiegania się o zatrudnienie – część A, -
 - etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia – część B,
 - etap ustania stosunku pracy – część C,
  - dokumenty dotyczące nałożonych kar – część D.

1. Część A – oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o

zatrudnienie, obejmujące dane osobowe, o których mowa w art. 22¹ § 1 lub 4 oraz art.
22¹(a) § 1 lub art. 22¹(b) § 1 k.p., a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia
lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich
okresów zatrudnienia (art. 229 § 1, 1¹ i 1² k.p.);
 Przepisy Kodeksu pracy rozróżniają dane, jakich pracodawca może żądać od kandydata do
pracy i od pracownika.
 Co do zasady zakres danych żądanych od kandydata do pracy jest węższy i obejmuje
✓ imię (imiona) i nazwisko,
✓ datę urodzenia,
✓ dane kontaktowe wskazane przez taką osobę ,
✓ wykształcenie,
✓ kwalifikacje zawodowe
✓ przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

✓ a także tych, których posiadanie jest konieczne ze względu na skorzystanie przez

pracownika ze szczególnych uprawnień wynikających z prawa pracy, a także innych
danych, jeżeli ich obowiązek podania wynika z odrębnych przepisów.
2. część B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz
przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
✓ a) oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku
z nawiązaniem stosunku pracy,
✓ b) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej
– potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 §
2 Kodeksu pracy),
✓ c) zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie
określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,
✓ d) dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych
warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19
grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1924),
✓ e) potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
 z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art.
150 § 7 Kodeksu pracy),
 z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2374 § 3
Kodeksu pracy),
 z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla
danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,

✓f) potwierdzenie poinformowania pracownika:

▪ o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie

warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291 § 4 Kodeksu pracy),

▪ o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 Kodeksu

pracy),

▪ o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach

ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy),

✓ g) potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego

przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą
wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art.
201 § 3 Kodeksu pracy),

✓ h) dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie

bezpieczeństwa i higieny pracy,

✓ i) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany

tych warunków w innym trybie,

✓j) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu

albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej
odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem
wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kodeksu pracy),

✓ k) dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez

pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności
na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,

✓ l) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art.

105 Kodeksu pracy),

✓ m) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z

urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu
rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,

✓ n) dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z

wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e Kodeksu
pracy),

✓ o) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku

pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 Kodeksu pracy),

✓ p) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze

lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891
Kodeksu pracy),
 ✓ q) dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741
Kodeksu pracy),

✓ r) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące: ▪ wstępnych

badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy), ▪ okresowych i kontrolnych
badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kodeksu pracy),

✓ s) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie

pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 Kodeksu pracy),

✓ t) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora

pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej
sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 151 (7) § 6 Kodeksu pracy),
✓ u) dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą
pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze
stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,

✓ v) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy;

3. w części C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem

stosunku pracy, w tym:

✓ a) oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,

✓ b) wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,

✓ c) dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za

urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy), ✓ d) kopię wydanego świadectwa pracy,

✓ e) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za

pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,

✓ f) umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły

taką umowę (art. 101(2) § 1 Kodeksu pracy),

✓ g) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi

badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie
substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu
pracy);

4. w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z

ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności
określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie
określonego czasu.
 Karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt
osobowych pracownika po roku nienagannej pracy

Przykład  Pracownik został ukarany karą porządkową, o czym został zawiadomiony przez
pracodawcę. Dokument ten powinien zostać włączony do części D akt i otrzymać numer.
Po zatarciu kary dokumenty związane z ukaraniem pracownika powinny zostać usunięte,
a pozostałe dokumenty w tej części przenumerowane.
Przechowywanie akt osobowych
 Uwaga! Pracodawca jest zobligowany do przechowywania dokumentacji w częściach
A, B, C, D w porządku chronologicznym. Dokumenty muszą zawierać numery
porządkowe, a więc być ponumerowane.
 Każda z części akt osobowych powinna zostać opisana poprzez załączenie wykazu
znajdujących się w niej dokumentów i oświadczeń.
 „Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt
osobowych pracownika, przechowuje się w porządku chronologicznym oraz
numeruje; każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej
oświadczeń lub dokumentów” (§ 4 ust. 1 p.r.d.p.).

Akta osobowe - części powiązane ze sobą tematycznie

 Istnieje możliwość podzielenia części A, B i C akt osobowych na mniejsze części, tak aby
można było przechowywać w nich oświadczenia lub dokumenty powiązane ze sobą
tematycznie np.:

✓ część A1 – dokumenty przedłożone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

✓ część A2 – skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie,

✓ część B1 – dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy,

✓ część B2 – potwierdzenia zapoznania się pracownika z dokumentami,

✓ część C1 – oświadczenia o rozwiązaniu stosunku pracy,

✓ część C2 – wnioski o sprostowanie lub uzupełnienie świadectwa pracy .

W przypadku skorzystania z tej możliwości przechowywanie w porządku chronologicznym,

numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów będzie dotyczyło każdej części.

Dokumenty przechowywane w aktach osobowych

 „Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci

papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o
zatrudnienie lub pracownika, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub
osobę upoważnioną przez pracodawcę” (§ 5 p.r.d.p.). 
 Uwaga! Brak jest podstaw do przechowywania oryginalnych dokumentów. Dokumenty
dostarczone przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika pracodawca
przechowuje w formie kopii lub odpisów.
Przykład
 Osoba ubiegająca się o zatrudnienie dostarczyła pracodawcy oryginały świadectw pracy.
Mając na uwadze powyższą regulację, pracodawca powinien pozostawić w aktach
 osobowych kopie tych dokumentów poświadczone za zgodność z oryginałem, a oryginały
zwrócić osobie ubiegającej się o zatrudnienie.

Pozostała dokumentacja pracownicza

Pracodawca dodatkowo prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach
związanych ze stosunkiem pracy.

Zgodnie z rozporządzeniem, które obowiązuje od 01.01.2019 r. w skład dokumentacji tej wchodzą

również:

1. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy

2. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego

3. karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz
wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy)

4. karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a
także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia
oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i art. 2377 Kodeksu pracy).

Pozostała dokumentacja pracownicza

 Dokumentacja związana z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i jego wykorzystaniem to

przede wszystkim wnioski urlopowe, ewentualne pisma pracodawcy przypominające o
obowiązku wykorzystania urlopu zaległego, pisma związane z udzieleniem urlopu
wypoczynkowego przez pracodawcę
 Obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie kart (list) wypłaconego wynagrodzenia za
pracę i innych świadczeń związanych z pracą, a także wnioski pracowników o wypłatę
wynagrodzenia do rąk własnych
 karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz
wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 K.p)
 karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej,
a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej
odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i art. 2377 Kodeksu pracy).
 Ostatnią grupę dokumentacji pracowniczej tworzy karta ewidencji przydziału odzieży i
obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z
wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i
konserwację

Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej

 Od stycznia 2019 roku pracodawcy mogą prowadzić dokumentację pracowniczą wyłącznie w
formie elektronicznej. 
 Zniesiony został obowiązek prowadzenia akt pracowniczych w wersji papierowej. 
  Pracodawca ma prawo wyboru formy przechowywania dokumentów pracowniczych
(papierową albo elektroniczną). 
 Dokumentacja pracownicza, prowadzona w formie wyłącznie elektronicznej, jest
równoważna z dotychczas obowiązują wersją papierową. 
 Pracodawca może prowadzić część dokumentacji pracowniczej w formie papierowej , a część
elektronicznie.

Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej

 Nie ma przeszkód, aby różnicować formę prowadzenia dokumentów na poziomie samych ich
rodzajów.
 Pracodawca może uznać, że niektóre dokumenty składające się np. na ewidencję czasu pracy
czy dokumentację urlopową będą prowadzone w formie papierowej, a inne w formie
elektronicznej.
 Dla przykładu, w zakładzie pracy wnioski o udzielenie urlopu mogą być składane
elektronicznie, podobnie jak udzielanie zgody na urlop, ale już wniosek o zmianę terminu
urlopu może być składany w formie papierowej. To różnicowanie może jednak dotyczyć
jedynie rodzaju dokumentu.
 Jedyny wyjątek dotyczy akt osobowych, które w całości muszą być prowadzone albo w formie
papierowej albo elektronicznej. Nie ma możliwości prowadzenia np. części A i D w formie
papierowej, a pozostałych części elektronicznie. Sprzeciwiają się temu wymóg integralności
akt osobowych i zasada ich numerowania.

Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej

 Pracodawcy, którzy zdecydowali się na zmianę formy z papierowej na elektroniczną, muszą
sporządzić cyfrowe odwzorowanie dokumentu, w szczególności skanu i opatrzyć go:
▪ kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
▪ kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy
▪ lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby,
potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Nie oznacza to, że wystarczy tylko zwykłe zeskanowanie dokumentów i umieszczenie go w pewnym
pliku dokumentów.

 Aby dokumenty z akt osobowych można było wygodnie przeglądać, każdy z nich musi być
opisany wieloma parametrami. Konieczne jest przypisanie do właściwej części akt (A, B, C, D),
kategorii (umowa, oświadczenia, szkolenia obowiązkowe) i innych etykiet, które dla danej
firmy są istotne.
 Elektroniczna dokumentacja pracownicza wymaga utworzenia uporządkowanego zbioru
dokumentów. Każdy z nich należy zapisać w odrębnym pliku, zgodnie z zasadami formatów
plików w formacie pdf.
 Odwzorowanie cyfrowe należy sporządzić z należytą starannością i jakością techniczną,
umożliwiającą zapoznanie się z treścią dokumentu bez potrzeby weryfikacji go z
dokumentem papierowym.
Przygotowanie odwzorowań cyfrowych (skanów) lub wydruków dokumentów
Wymagania techniczne odwzorowań cyfrowych zostały określone w załączniku do rozporządzenia
Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie prowadzenia
dokumentacji pracowniczej.

Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej

odpowiednie zabezpieczenie danych

 Kolejnym wymogiem stawianym przed pracodawcą, który zdecyduje się na elektroniczne

prowadzenie akt osobowych jest ich odpowiednie przechowywanie w systemie
teleinformatycznym.
 Muszą to być warunki zapewniające zabezpieczenie przed uszkodzeniem lub utratą, a także
gwarantujące integralność treści dokumentacji i metadanych*, co oznacza zabezpieczenie
przed wprowadzeniem zmian i modyfikacji przez nieuprawnione osoby oraz skuteczne
wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych. Jedną z metadanych obligatoryjnych
w każdym dokumencie elektronicznym jest data powstania dokumentu .
 Dostęp do dokumentacji powinny posiadać tylko osoby uprawnione oraz są stosowane
metody i środki ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest
powszechnie uznawana.
 Pracodawca powinien opracować i zastosować odpowiednie procedury zabezpieczające
dokumentację oraz przygotować system ich przechowywania, w tym procedury dostępu,
tworzenia kopii zapasowych oraz ich archiwizacji.
 Należy prowadzić bieżące kontrole funkcjonowania organizacyjnych i techniczno-
informatycznych sposobów zabezpieczenia.
 Rolą pracodawcy jest przygotowanie i realizacja planów przechowywania dokumentacji w
długim czasie. Zalicza się do tego, m.in. przenoszenie plików na nowe informatyczne nośniki
danych, konwertowanie do nowych formatów oraz jeżeli wymaga tego sytuacja, zapewnienie
ciągłości dostępu do dokumentacji.

*Metadane, dane o danych – ustrukturalizowane informacje stosowane do opisu zasobów

informacji lub obiektów informacji, dostarczające szczegółowych danych, dotyczących
atrybutów zasobów lub obiektów informacji, w celu ułatwienia ich znalezienia, identyfikacji, a
także zarządzania tymi zasobom.

Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej

 Jeśli dany pracodawca podjął decyzje o zmianie sposobu prowadzenia i przechowywania
dokumentów pracowniczych, to zgodnie z nowym art. 94 [9] kodeksu pracy ma obowiązek
poinformować obecnych oraz byłych pracowników o możliwości odbioru w ciągu 30 dni od
dnia przekazania tej wiadomości poprzedniej postaci dokumentacji. 
  W przypadku pracowników aktualnie zatrudnionych przekazanie informacji o zmianie formy
prowadzenia dokumentacji nie budzi dużych trudności, gdyż pracodawca może to zrobić w
dotychczas zwyczajowo przyjęty sposób (np. ogłoszeniem w intranecie, zarządzeniem itp.)

Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej

 Byłych pracowników , pracodawca musi poinformować o możliwości odbioru papierowych
dokumentów pracowniczych w formie listu poleconego za potwierdzeniem odbioru lub
elektronicznie (za pośrednictwem maila).
 W przypadku śmierci byłego pracownika , na podstawie art. art. 94(9) §3 kodeksu pracy
dokumentacja pracownicza prowadzona w dotychczasowej formie papierowej może zostać
przekazana dzieciom pracownika, małżonkowi lub rodzicom.
 Jeśli dokumentacja taka nie zostanie odebrana w ciągu 30 dni od dnia zawiadomienia o
możliwości odbioru, pracodawca ma prawo poprzednią postać dokumentacji pracowniczej
zniszczyć.
 Zniszczenie dotyczy jedynie wersji, która była prowadzona przed zmianą, a nie akt
osobowych w ogóle.
 Jeśli pracodawca prowadził akta osobowe w postaci papierowej, a następnie przeszedł na
wersję elektroniczną, to wersję papierową może zniszczyć, jeśli we wskazanym powyżej
terminie nie zostanie odebrana przez pracownika czy członków jego rodziny (w wypadku
śmierci pracownika).

Dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej

 Pracodawcy mogą zmienić zdanie i ponownie powrócić do papierowej postaci dokumentów
pracowniczych.
 Modyfikacja postaci dokumentacji w drugą stronę, tj. z elektronicznej na papierową,
następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez
niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Wydanie dokumentacji w dotychczasowej formie pracownikom, którzy tego

zażądają

 Każdemu obecnemu i byłemu pracownikowi, który zgłosi się w wyznaczonym 30- dniowym
terminie po odbiór dokumentacji przed zmianą jej formy na elektroniczną, pracodawca musi
ją wydać.
 W przypadku tradycyjnej dokumentacji jej wydanie sprowadza się do przekazania oryginałów
dokumentów. W odniesieniu natomiast do e-dokumentacji wydanie powinno nastąpić:
 na nośniku elektronicznym (np. USB, dysku czy płycie CD) lub
 za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem że osoba,
której dokumentacja pracownicza ma być wydana, zostanie jednoznacznie
zidentyfikowana przed jej wydaniem, a wydanie będzie potwierdzone dowodem
doręczenia
Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 2019 r., których stosunek pracy trwa
w dniu wejścia w życie nowych przepisów
 Dokumentacja zgromadzona do końca 2018 r. pozostaje „po staremu” (nie trzeba np.
przekładać dokumentów zgromadzonych do końca 2018 r. czy zakładać dla nich części D),
pracodawcy mogą dostosować tę dokumentację do zasad wynikających z § 2-6 nowego
rozporządzenia,
 dokumentacja gromadzona od 1 stycznia 2019 r. musi być prowadzona już zgodnie z nowymi
przepisami co oznacza, że dokumenty dotyczące nałożonej w styczniu 2019 r. kary
porządkowej powinny zostać umieszczone w nowej części D akt osobowych.

Archiwizacja dokumentacji kadrowo – płacowej

Archiwizacja dokumentacji pracowniczej
 Od 1 stycznia 2019 r. wprowadzono zmiany w zakresie prowadzenia i przechowywania
dokumentacji związanej z zatrudnieniem. Dokonano tego na mocy:
 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem
okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357),
mającej na celu ułatwienie przechowywania akt pracowniczych dotyczących pracowników i
zleceniobiorców oraz zmniejszenie skali obciążeń pracodawców z tym związanych,
 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w
sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369)

Data zatrudnienia osoby, dla której Okres przechowywania dokumentacji

prowadzona jest dokumentacja związana z
zatrudnieniem:
przed 1 stycznia 1999 r
po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019
r., gdy za zatrudnionego nie złożono raportu
ZUS RIA
po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019
r., gdy za zatrudnionego złożono raport ZUS RIA
po 31 grudnia 2018 r.
związanej z zatrudnieniem
50 lat od dnia zakończenia pracy u danego
pracodawcy
50 lat od dnia zakończenia pracy u danego
pracodawcy
10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym
raport informacyjny ZUS RIA został złożony,
chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy
okres
10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym
stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł,
chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy
okres.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
 10-letni okres przechowywania dokumentacji liczy się od końca roku kalendarzowego, w
którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł albo w którym złożono raport
informacyjny ZUS RIA (dotyczy pracowników zatrudnionych między 1999 r. a 2019 r.).
 Oznacza to, że zakład pracy nie musi liczyć wskazanego okresu oddzielnie dla każdego
zatrudnionego, gdyż zakończy się w jednym dniu w stosunku do wszystkich zatrudnionych w
danym roku kalendarzowym.
 Tym dniem będzie zawsze 1 stycznia kolejnego roku.

Informacja dla pracownika o okresie przechowywania akt

osobowych
 Jeżeli pracownik został zatrudniony po 31 grudnia 2018 r., po zakończeniu pracy u danego
pracodawcy otrzymuje wraz ze świadectwem pracy informację o:

✓ okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

✓ możliwości odbioru dokumentacji po upływie okresu jej przechowywania,

✓ zniszczeniu jego dokumentacji, jeżeli jej nie odbierze w wyznaczonym terminie.

Wzór informacji o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej,

która powinna zostać wydana wraz ze świadectwem pracy
W związku z rozwiązaniem / wygaśnięciem* z dniem ……………….. stosunku pracy pomiędzy
……………………………… i …………………………. informuję na mocy art. 946 Kodeksu pracy, że dokumentacja
pracownicza przechowywana będzie nadal przez okres: od ……………….. do ……………….. .

Powyższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat licząc:

od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (w myśl art.
94 pkt 9b Kodeksu pracy)*,

od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub
wygasł (w myśl art. 945 § 2 Kodeksu pracy) w sytuacji, gdy doszło do ponownego nawiązania
stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w
którym poprzedni stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł*

Dokumentację będzie można odebrać w okresie jej przechowywania nie później niż do dnia
……………….., tj. do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu
przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Jednocześnie informuję, że dokumentacja nieodebrana w powyższym okresie, zostanie zniszczona
przez pracodawcę i nie będzie dłużej przechowywana.

*niepotrzebne skreślić

Przyjęcie pracownika do pracy - Obowiązki na starcie

Przyjęcie pracownika do pracy
Zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu pracy – obowiązującymi od 4 maja 2019 r. pracodawca żąda
od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących – art. 221 § 1:

➢ imię (imiona) i nazwisko,

➢ datę urodzenia,

➢ dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,

➢ wykształcenie,

➢ kwalifikacje zawodowe,

➢ przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

W wyniku nowelizacji Kodeksu pracy, od 4 maja 2019 r. pracodawca nie może żądać od kandydata do
pracy podania danych: imion rodziców oraz miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji).

Pracodawca może natomiast żądać od kandydata do pracy danych kontaktowych (np. nr telefonu,
adres e-mail).

Przyjęcie pracownika do pracy

➢ Udokumentowanie danych osobowych uzyskanych od osób ubiegających się o zatrudnienie lub
pracownika może nastąpić tylko w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

➢ Pracodawcy mają obowiązek oceny, czy wszystkie z gromadzonych danych konieczne są do celu,
jakim jest zatrudnienie określonej osoby.

➢ Danych dotyczących: wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego

zatrudnienia pracodawca żąda tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego
rodzaju lub na określonym

Dokumenty , których pracodawca może wymagać od osoby

ubiegającej się o zatrudnienie
Wypełniony kwestionariusz osobowy

 Świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia

  Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania
oferowanej pracy
 Orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym
stanowisku
 Inne dokumenty , jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów
(np. uprawnienia na wózki widłowe )
 W przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania
zawodowego – świadectwo ukończenia gimnazjum

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie

oświadczenia
 Oświadczenie może mieć formę :
- życiorysu zawodowego
- listu motywacyjnego
- kwestionariusza osobowego
 Jeżeli pracodawca ma wątpliwości co do prawdziwości takiego oświadczenia , to ma prawo
żądać udokumentowania ww. danych osobowych przez okazanie mu oryginałów świadectw
pracy z poprzednich miejsc , dyplomów ukończenia szkół itp. ale tylko do wglądu lub w celu
sporządzenia ich kopii , odpisów.

Wstępne badania lekarskie

Osoby przyjmowane do pracy podlegają wstępnym badaniom lekarskim.

Badania wstępne wchodzą w skład badań profilaktycznych. W związku z tym należy rozróżnić
badania:

 Wstępne
 Okresowe
 Kontrolne

Cel badań wstępnych

Ustalenie czy praca danego rodzaju, którą wykonywać ma kandydat, nie zagraża zdrowiu tej osoby.

 Wstępnym badaniom lekarskim podlegają wszystkie osoby przyjmowane do pracy .

 Badania lekarskie powinny być przeprowadzone przed rozpoczęciem pracy

Wstępne badania lekarskie

Nie mają obowiązku wykonywania badań wstępnych:

➢ Osoby ponownie zatrudniane u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na

stanowisko o takich samych warunkach pracy, na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej w
ciągu 30 dni po ustaniu poprzedniej

➢ Osoby przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po

rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy , jeżeli przedstawią pracodawcy aktualne
orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwskazań do pracy w warunkach opisanych w
skierowaniu na badania lekarskie, a pracodawca ten stwierdzi , że warunki te odpowiadają
warunkom występującym na danym stanowisku pracy , nie dotyczy to jednak osób przyjmowanych
do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych

➢ Osoby , które w momencie przyjmowania do pracy pozostają jednocześnie w stosunku pracy z

innym pracodawcą i przedstawią aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwskazań do
pracy w warunkach opisanych w skierowaniu na badania lekarskie , a pracodawca przyjmujący tego
pracownika do pracy stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym
stanowisku pracy .

Obowiązki pracodawcy wobec urzędów

 Zgłoszenie pracownika do ZUS
 Rozliczenia z urzędem skarbowym

Zgłoszenie pracownika do ZUS oraz inne obowiązki

 Pracownik obligatoryjnie podlega ubezpieczeniom:
- emerytalnym
- rentowym
- chorobowym
- wypadkowym
- zdrowotnym
 Obowiązek zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń powstaje od dnia nawiązania stosunku
pracy . Pracodawca jako płatnik składek powinien w ciągu 7 dni od daty powstania tego
obowiązku zgłosić pracownika do ZUS – ZUS ZUA. Ma on również obowiązek zgłosić członka
rodziny pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego ZUS ZCNA.

Płatnik składek (pracodawca) jest zobowiązany do:

 Obliczenia należnych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
 Pobrania składek z przychodów pracownika (ubezpieczonego )
 Terminowej wpłaty składek do ZUS
 Przesyłania do ZUS deklaracji rozliczeniowych oraz informacyjnych
 Przechowywania dokumentacji ZUS