Rendezvények általános csoportosítása

 cél, jelleg szerint:

 Művészeti jellegű (koncert, fesztivál)
 Tudományos, szakmai jellegű (konferencia, bemutató)
 Közművelődési jellegű (fesztiválok, közösségi szokásokhoz fűződő programok)
 Társadalmi jellegű (bál, fogadás, koktélparti)

 Politikai jellegű (közgyűlés, felvonulás)

 Egyházi jellegű (körmenet)
 Sport jellegű (verseny, bemutató)
 Kereskedelmi jellegű (árubemutató, vásár)
 Katonai jellegű (díszszemle)
 Egyedi, alkalmi jellegű
 Magáncélú (esküvő, ballagás, keresztelő)
 Egyéb
 Komplex
 előkészítés szerint:
 tervezett
 spontán
 szervezők kompetenciája szerint:
 hivatásos
 nem hivatásos
 gazdasági cél szerint:
 nyereség-orientált
 non-profit
 helyszín jellege szerint:
 zárt téri, épületben
 szabadtéri
 online
 helyszínek száma szerint:
 egy helyszínes
 több helyszínes + hibrid
  funkcionális tartalom szerint:
 Kongresszus, konferencia
 Előadó-művészeti élőműsorok (koncert, színház)
 Versenyek
 Kiállítások
 Játékok, közösségi szabadidős programok
 Látványfelvonulás, demonstráció
 Szertartás, protokolláris rendezvény, megemlékezés
 volumene szerint:
 Világrendezvények
 Európai
 Nemzetközi
 Országos
 Regionális
 Megyei
 Kistérségi, települési, kerületi
 Kisebb közösségi
 időbeliség szerint:
 Egyszeri, nem ismétlődő
 Periodikusan visszatérő
 Több helyszínen, azonos időben zajló rendezvények

Forgatókönyv felépítése
Szervezési segédanyag. Percre pontosan tartalmazza az eseményeket.
Táblázatos forma, részei:
 időpont
 határidő
 feladat/alfeladatok
 helyszín
 műszaki feltételek
 személyi feltételek
 tárgyi feltételek
  egyéb rendezői feladatok
 kifizetési módok, összegek
 feladat felelőse

Rendezvényszervezés szakaszai, feladatai

1. Előkészítő munka (előkészítés, tervezés, szervezés) 60%
 ötlet,
 az alapparaméterek meghatározása (helyszín, időpont, létszám meghatározása),
 előzetes programterv készítése,
 ajánlatkérés az alvállalkozóktól,
 előzetes költségvetés,
 forrás-meghatározás (miből valósítom meg a rendezvényt),
 helyszínbejárások,
 jogi felkészülés (szerződésminták előkészítése),
 meghívandó kör és a VIP-kör meghatározása (címlista), esetleg médiaterv elkészítése
(olyan rendezvénynél, ahol sokakat akarok megmozgatni).
szervezőmunka (szervezés):
 - döntés az alvállalkozók között (pl. melyik nyomdával dolgozom),
 megrendelés,
 szerződéskötés,
 a program eldöntése,
 forgatókönyv-készítés,
 a költségvetés pontosítása,
 szponzori szerződések,
 a belső segédanyagok folyamatos készítése (részvételi lista naprakész frissítése),
 szervezői stábbal folyamatos munka-megbeszélés,
 a meghívottak felé a meghívólevelek (vagy jelentkezési lapok) kiküldése,
 médiaterv készítése (amennyiben szükséges)
2. Lebonyolító munka (lebonyolítás)
 utolsó helyszínbejárás,
 végső egyeztetés az alvállalkozókkal,
 forgatókönyvek véglegesítése és kiosztása a közreműködőknek,
  a szervezői stáb „kiköltözése” a helyszínre (mindig a szervezői stáb az első, és nem az
alvállalkozók),
 utolsó munka-megbeszélések,
 a résztvevők fogadása és ellátása,
 háttér-irányítás
3. Utómunkák 10%
 -köszönőlevelek alvállalkozóknak és résztvevőknek,
 belső értékelés (tanulságok levonása),
 teljesítésigazolások (teljesített az alvállalkozó) és számlaigazolások (kifizethető a
számla),
 a kifizetések intézése,
 referencia-dosszié (archiválás a rendezvény minden egyes anyagáról, kimenő és
bejövő levelezés, iratok rendszerezése, fényképek a rendezvényről)

Wilkinson szerinti szakaszok, feladatok

1. megvalósíthatóság
 Meg kell győződnünk a lehetőségekről és arról, hogy valóban meg tudjuk-e
valósítani, amit akarunk.
 Az első szakasz végére az esemény szervezőjének és a leendő szervezőbizottság
magjának tudnia kell, hogy az elengedhetetlenül fontos emberi, létesítményi és
anyagi erőforrások rendelkezésére állnak-e.
2. támogatók köre
 Az érintett szervezetek és cégek kulcsfontosságú képviselőinek (vendéglátás, szállás,
szállítás, kormányzati szervek, sportszervezetek) részvételével megalakul az
akciócsoport.
 A szervezőbizottság írásban rögzíti az érintett szervezetek támogatási területeit és
tevékenységét.
3. készenléti állapot
 A harmadik szakasz végére elkészül az esemény szervezési modellje és a
lebonyolítástért felelős csapat minden fontos előkészületet megtesz
4. esemény
 Az esemény tervezési része befejeződött. A részletesen kidolgozott tartaléktervet a
"hátsó zsebünkben" tartva, elkezdhetjük a versenyt.
  Ez a szakasz három k-val jellemezhető, úgy, mint: kommunikáció, koordináció,
kontroll
 A negyedik szakasz végére a kidolgozott eljárások biztosítják, hogy minden a tervek
szerint történjen, s hogy a menet közben felmerülő problémák haladéktalanul
megoldhatók legyenek.
5. zárás
 Az utolsó kérdés, amelyre a szervezési folyamat ötödik szakasza választ keres az,
hogy a szervezőbizottság az érintett cégek és az eseményen dolgozó önkéntes segítők
megfeleltek-e az elvárásoknak?
 Sikeres volt a verseny vagy nem?
 Az ötödik szakasz végére el kell készíteni a zárójelentést és az elszámolást, meg kell
írni a köszönőleveleket.

Iskolai sportrendezvények
Szerepük + jelentőségük:
Motiváció ● Utánpótlás-nevelés ● a motoros képességek, valamint az egész emberi
motórium fejlesztése ● Egész évben van rá lehetőség ● Tömeges résztvevő ● Szórakoztató ●
Rekreációs szerep Mozgásműveltséget fejleszt ● Egészség megőrzés ● Szocializáció ● Személysiég-
fejlesztés ● Rendszeres mozgás iránti igény ● Természet erőivel való edzés ● Fittségi szintet növel
Iskolai sportrendezvények fajtái:
 sportversenyek:
 Hazai
 Nemzetközi
 Iskolán belüli
 Iskolák közötti
 Felkészítő
 Barátságos
 sportos események:
 Sportágválasztó nap
 Sportnap
 Egészségnap
 Torna és sportünnepélyek
 Túrák
 Kirándulások
  Sportbemutatók
 Challenge day
 Sportvetélkedő
 Flash- Mob
 erdei iskolák:
 egy napos
 több napos
 iskolai táborok:
 Sporttáborok
 Üdülőtáborok
 Tematikus táborok edzőtáborok

Sportversenyek felosztása
Verseny jellege szerint:
 egyéni versenyek
 egyéni
 egyéni összetett
 csapatversenyek
 egyénenkénti csapat (pl. mezei futó csapatbajnokság)
 együttes csapat (pl. labdajátékok)
 egyéni csapat (pl. lövészet)
Versenyzői tulajdonság alapján:
 nemek szerint

 életkor szerint

 minősítés szerint

 súlycsoportok szerint
Szervezési rendszer szerint:
 kieséses versenyek (egyszerű, irányított, kiemelt, erőnyerő)

 körmérkőzéses versenyek

 vegyes rendszerű versenyek

 egy vagy kétfordulós bajnoki rendszerek,

 kupaversenyek
Sportágak szerint:
 karate,
 úszás
 stb.
Sportágon belüli versenyszámok szerint:
Karate:
 formagyakorlat (Kata)
 küzdelem (Kumite)
Versenyfajták szerint:
 Házi versenyek

 Barátságos versnyek

 Meghívásos versenyek

 Kizárásos versenyek

 Területi versenyek

 Országos versenyek

 Nemzetközi versenyek

 Nemzetek közötti versenyek

Szervező bizottság feladatai

Szervező bizottság elnöke:
 A szervező bizottság munkáját irányítja

 Döntéseket hoz stratégiai jellegű kérdésekben

 Egyszemélyi felelősség
Titkár:
 Adminisztráció

 Kapcsolattartás a szervezőbizottság és a külső partnerek között

 Koordinátor
Marketinges:
 felméri a potenciális támogatók körét

 Szerződések előkészítése

 Pénzügyi feladatok

 szponzorkeresés, kínálati csomag előkészítése

Szakmai feladatok:
 a kapcsolódó konferencia témáinak megtervezése

 konferencia előadóinak kiválasztása

 beküldött témák közül a legmegfelelőbb kiválasztása

 Kapcsolattartás különböző tudományterületekkel

Operatív csoportok:
 Költségvetés

 utazás

 szállás

 étkezés

 nyomdai munka

 protokoll
Médiumok:
 esemény propagálása a médiumokban

 kapcsolattartás a sajtóval

 Írott/ elektronikus jelenlétének szervezése

 sajtótájékoztatók szervezése
Grafika/design:
 Arculattervezés

 Reklámfelületek ízléses elhelyezése

 Kiadványok grafikai arculata

 Törekedni kell az egységességre

Sportrendezvények dokumentumai
 jegyzőkönyv
 versenykiírás
 forgatókönyv
 szervezési terv
 versenynaptár
 egyéb segédanyagok
 gazdasági elszámolás