OPŠTE KATEGORIJE UPRAVLJANJA PROJEKTOM

I TROŠKOVIMA PROJEKTA
GENERAL CATEGORIES OF PROJECT
MANAGEMENT AND PROJECTS COSTS
Slađana Perović1, Biljana Ilić2
Fakultet za menadžment Zaječar

Sadržaj: Razvoj upravljanja projektima započeo je 50-ih godina prošlog veka na osnovu
potrebe za razvojem složenih vojnih sastava. Time je potvrđena činjenica da je
upravljanje projektima nastalo iz tradicionalnih inženjerskih disciplina. U početku je
upravljanje projektom bilo standardizovano i uključivalo jasne ciljeve, a najveći faktor
njegovog daljeg razvoja, bila je težina poslova unutar inženjerskih zanimanja. Tako se
razvio novi dinamički model koji je morao odgovoriti na veće zahteve za kontrolom
troškova uz dostizanje vrednosti proizišle iz projekata. Kao krajnji korak u razvoju
upravljanja projektima, razvio se ekstremni pristup.Ovaj pristup je objedinio kako brzo
dostizanje kvaliteta, tako i brzo ostvarenje zacrtanih ciljeva uz kontrolu troškova.
Ključne reči: upravljanje projektima, razvoj,kvalitet, uspešnost, kontrola, troškovi.

Abstract: Development of project management has started at 50’s of the last century and
it was based on the need for development of complex military structure. This was
confirmed by the fact that the management of projects came from traditional
engineering disciplines. At the start, the project management was standardized and it
was included clear objectives, but the biggest factor in its development, was the weight
of jobs of engineering profession. New dynamic model was developed to respond to
costs control by reaching values from projects. Development of extreme aproach was the
final step in the development of project management. It is incorporated for quickly
achieve quality, and quickly achieving goals by controlling costs.
Key words: project managament, development, quality, succes, control, costs.

1. UVOD

Područje upravljanja projektima razvilo se iz tehničkih disciplina, ali je vremenom

postalo multidisciplinarno. Tako, za uspešan rad na celokupnom projektu treba uzeti u
obzir, osim užeg područja upravljanja projektima, pre svega organizacionu strukturu i
okruženje projekta i znanje iz područja primene projekta, standarde i pravni okvir, kao i
opšte znanje iz poslovnog upravljanja i međuljudskih odnosa. Svaki od tih činioca može
imati veliki uticaj na uspešnost projekta. Strukture i sredstva upravljanja projektima se
međusobno razlikuju. Njihov izbor zavisi od područja, vrste, veličine i kompleksnosti
projekta. Projekat može obuhvatati jednu ili nekoliko hiljada osoba. Struktura
upravljanja projektima može odgovarati jednostavnoj i kompleksnoj listi zadataka
preduzeća čija je svrha izvođenje projekta. I za sam kraj uvodnog dela, možda je
potrebno izdvojiti sledeći citat: ,,Postoji samo jedan način da utičete na nekog da uradi
nešto što vi želite. To je da učinite da ta osoba sama poželi to da uradi.” [1]
2. DEFINICIJA PROJEKTA

Za pokušaj definisanja pojma upravljanje projektom (eng.Project Management)

potrebno je definisati pojam projekta. Projekat se definiše kao vremenski određeno
nastojanje da se proizvede jedinstven proizvod, usluga ili rezultat. Iz ove definicije
mogu se izdvojiti dve karakteristike: prva je da je projekt privremena aktivnost, što znači
da svaki projekt ima svoj početak i svoj kraj. Takođe, projektna ekipa okupljena za
vreme trajanja projekta, nakon relizacije istog se raspušta. Drugim rečima, ljudski se
resursi oslobađaju za druge projekte ili operativne poslove.

Druga karakteristika je da je projektom stvoren jedinstven proizvod. Kerzner definiše

projekat kao bilo koji skup aktivnosti i zadataka koji imaju određeni cilj. Taj cilj treba
ispuniti određene specifikacije. Aktivnosti i zadaci u projektu imaju svoj početak i kraj,
ograničena finansijska sredstva, troše ljudske i tehničke resurse te su stoga
višefunkcionalni .

Kleim i Ludin definišu pak projekat kao skup različitih aktivnosti obavljenih u logičkom
nizu kako bi se došlo do određenoga rezultata. Dodaju da svaka aktivnost kao i ceo
projekat imaju definisan početak i kraj [2]. Na slici 1. dat je prikaz osnovnih varijabli
unutar projekta.

Slika 1. Osnovne varijeble unutar porjekta

5. OPŠTI MODEL I OSNOVNE KARAKTERISTIKE KONCEPTA
UPRAVLJANJA PROJEKTOM

S obzirom na čnjenicu da postoji veliki broj projekata, uzevši u obzir njihovo izvođenje,
namenu i cilj, oni se mogu podeliti prema: njihovom odnosu prema programiranju,
determinisanosti strukture ciljeva i učestalosti u poslovnom sistemu. [3] Bez obzira na to
kojoj grupi pripadaju prema svemu prethodno navedenom, zajedničko im je da ispune
svoj cilj, odnosno da se i realizuju. U uspešnom dovođenju projekta do završetka,
neophodna stavka je adekvatno upravljanje. Od kvaliteta i načina upravljanja najviše
zavisi ostvarenje zadatka. Osnovne karakeristike koncepta upravljanja na kojima se
baziraju svi projekti su sledeći: potrebno je da projekat ima pre svega utvrđenu
organizacionu strukturu koja je u direktnoj zavisnosti od tipa i zahtevnosti projekta,
informacioni sistem koji se zasniva na odgovarajućem softveru ili računarskoj podršci
(postoje i projekti koji ovu vrstu podrške na zahtevaju i to su uglavnom biznis projekti).
Na kraju, potrebno je da budu zasnovani na mrežnom planiranju, koje ima poseban
značaj u procesu upravljanja.

6. TIPOVI UPRAVLJANJA PROJEKTOM

Prtojektima se može upravljati na dva načina, i to pomoću:[4]

1. ciljeva ili u izvornom terminu, Managament by Objectives (MBO) i

2. preko izuzetaka, MBE

Za tvorca principa upravljanja prema ciljevima smatra se Piter Drucker. Ovaj vid
upravljanja predstavlja sredstvo kojim se usklađuju individualni i organizacioni ciljevi.
Individualni ciljevi se odnose na potrebe menadžera, dok se organizacioni odnose na
potreba celokupne organizacije projekta. Ovaj vid upravljanja usmeren je na: rezultate,
na povećanje učinka samih menadžera i samim tim on se razvija kroz korporativno
planiranje. Tehnika upravljanja prema ciljevima, koristi tri osnovna pokazatelja , a to su
kvalitet, vreme i trošak. To su ujedno osnovni zahtevi naručioca projekta i njima
svakako treba težiti u procesu upravljanja.

Drugi vid upravljanja projektima, ili MBE, predstavlja tehniku upravljanja preko
izuzetaka. To znači, upravljanje onim aktivnostima koje nisu mogle biti predviđene u
fazi planiranja projekta. Takva tehnika se primanjuje uglavnom kod projekata sa
velikim brojem aktivnosti. Te aktivnosti se nazivaju kritične i njih je potrebno otkloniti
tokom procesa realizacije projekta.

7. POJAM TROŠKOVA KVALITETA

Praćenje troškova predstavlja značajnu aktivnost u ukupnom procesu realizacije

projekta. Osnovni cilj praćenja troškova usmeren je na trošenje sredstava u iznosu i
dinamici prema utvrđenom planu. Praćenje utrošaka resursa je podaktivnost u realizaciji
projektnog zadatka koja se odnosi na praćenje i kontrolu trošenja resursa. [5]
Uglavnom se praćenje odnosi na trošenje materijala potrebnog u ostvarenju projekta,
ugrađene opreme, utrošak radne snage, što daje osvrt na deo planiranih troškova i
upoređivanje realno ostvarenih veličina sa planiranim količinama resursa.

Praćenje troškova treba da bude organizovano kao poseban sistem sa osnovnim

zadatkom da prati i prikuplja podatke koji se odnose na stvarno utrošenu i planiranu
količinu resursa. Tri bitna faktora određuju svaki projekat kao i veličinu resursa za
njegovu realizaciju. Ovi faktori se mogu svrstati u sledeće kategorije:

1. Vreme – neophodno za završetak svih zadataka koje obuhvata projekat.

2. Novac – budžet celokupnog projekta, baziran na troškovima resursa:
angažovanog osoblja, opreme i materijala neophodnih za izvođenje definisanih
zadataka.
3. Opseg projekta – definiše ciljeve i zadatke projekta i neophodne poslove kako
bi se on završio.

Cilj upravljanja troškovima jeste da se oni zadrže u projektovanim okvirima i to,

prvenstveno, da ne izađu iz predviđenog budžeta. Smisao upravljanja projektima, leži u
činjenici da pažnju treba posvetiti kako vremenu, tako i troškovima. Ukoliko se ipak
prevaziđu troškovi budžeta, to ne mora uvek da znači da će i projekat biti neuspešan.
Međutim, u svakom slučaju je poželjno ispoštovati raspolaganje predviđenom količinom
sredstava. Upravljanje troškovima podrazumeva sledeće faze: [6]

1. Identifikaciju mesta gde nastaju problemi s troškovima i

2. održavanje troškova unutar predviđenog budžetskog okvira.

9. IDENTIFIKACIJA MESTA PROBLEMA TROŠKOVA

Postupak identifikacije mesta nastajanja problema vezanih za troškove, obuhvata dve

analize:

1. analizu ukupnih troškova i

2. analizu odstupanja troškova od predviđenih (Variance).

Analiza odstupanja troškova od predviđenih se vrši kako bi se moglo na vrema

odreagovati. Pravovremenim reagovanjem moguće je prilagoditi troškove i odstupanja.
Moguće akcije za otklanjanje ovih problema vezane su za:

1. pregled troškova projekta i pregled odstupanja troškova,

2. pronalaženje troškova koji probijaju budžet i
3. analiza troškova pomoću Earned Value tabele.[7]
10. ODRŽAVANJE TROŠKOVA UNUTAR PREDVIĐENOG OKVIRA
BUDŽETA

Nakon utvrđivanja odstupanja troškova neophodno je preduzeti akcije koje bi omogućile

da se projekat realizuje u okviru zadatog budžeta. Te akcije se satoje iz sledećih
elemenata:

1. snimanje rezervnog plana projekta i utvrđivanje uticaja kvaliteta na troškove,

2. optimizacija plana radi njegovog uklapanja u predviđeni budžet,
3. unos beleški o načinjenim izmenama,
4. analiza efekata optimizacije troškova,
5. snimanje plana sa izmenjenim troškovima,
6. obaveštavanje članova tima o načinjenim izmenama.[8]

11. ZAKLJUČAK

Svaki projekat je jedinstven. Iz ove konstatacije proizlazi i tvrdnja da je svaki pojedinac

na projektu jedinstven, kao svaka radna organizacija sa svojim pravilima i svojim
okruženjem, svojom kulturom. Projekat, dakle, zahteva i jedinstven pristup upravljanja,
koji je svojstven samo njemu. Može se reći da ne postoji jedinstvena metodologija
upravljanja, ali je za svaki projekat, bitno izvršiti optimizaciju angažovanih resursa.
Optimalno korišćenje resursa se postiže unutar organizacije. Uz pravovremeno
reagovanje na pojavu kirtičnih aktivnosti, brzo reagovanje i idntifikacije kod problema u
ekspanziji troškova, kao i njihovog održavanja unutar predviđenog okvira budžeta, može
se izbeći rasipanje kako resursa tako i vremena koje je predviđeno za ostvarenje datog
projekta. Područje upravljanja projektima je doživelo mnoge promene, ali se ono i dalje
razvija. U tom razvoju treba voditi računa, dakle o potrebama projekta i postaviti proces
na najviši stepen zrelosti, kako bi se osigurala fleksibilnost njegovog izvođenja.

LITERATURA

[1]Kliem R.L., The Project Manager's Emergency Kit, New York, 2002.
[2] Kliem R., Leading High Performance Projects, J. Ross Publishing, 2004.
[3] Komazec. G., Upravljanje istraživanjem i razvojem, Megatrend, Beograd, 2002.
[4]Jovanović. M, Langović A., Upravljanje projektom, Megatrend, 2003.
[5] Jovanović P.: Upravljanje projektom, Grafoslog, Beograd, 2004.
[6] hrcak.srce.hr/file/24922
[7] www.primakon.com
[8]Špundek M., Upravljanje projektima-definicije i metodologije, Zagreb, 2006.