Sosialisasi

Sistem Pemesanan dan Pembayaran BBM

oleh SPBU melalui Sistem
Auto-Replenishment

1
Solo, 7 November 2022
Stock

AUTO-REPLENISHMENT

2
Kondisi Saat Ini
1. Cek Stok dan SPBU
TBBM Estimasi Penjualan
Pengecekan stok dilakukan dengan melihat P-Insyst,
kemudian dilakukan perkiraan penjualan berdasarkan
data penjualan sebelumnya.

5. Pengiriman 2. Pemesanan
Pengiriman BBM via BBM via H2H Bank
truk tangki dilakukan Customer melakukan pemesanan
esok hari (H+1). dan pembayaran di bank yang
bekerjasama.

4. Penjadwalan 3. SMS ke MS2

Penjadwalan pengiriman BBM SMS ke sistem MS2 dilakukan untuk
dilakukan oleh pekerja Pertamina melakukan pemesanan pengiriman BBM
setelah mendapat sms pemesanan. untuk esok hari

3
1. Apa itu Auto-Replenishment ?

Program digitalisasi SPBU yang bertujuan memberikan

kemudahan kepada SPBU untuk melakukan pemesanan
dan pembayaran BBM secara terintegrasi melalui satu
aplikasi.

4
3. Kenap Harus Auto-Replenishment ?
▪ Penyederhanaan proses dengan
menggunakan satu aplikasi Digitalisasi SPBU

MyPertamina for Business

MS2

ODI

AUTO-REPLENISHMENT
5
 Proses pembayaran Manual dengan
aplikasi berbeda

Pengecekan laporan
data stock dan
Melakukan SMS Manual untuk penjualan SPBU
perencanaan order dengan
format khusus

Monitoring aktifitas pengiriman

BBM dari Fuel Terminal ke SPBU

Autoreplenishment
AUTO-REPLENISHMENT

6
 AUTO-REPLENISHMENT

Fuel Order SMS Auto Auto

Request Creation Generation Payment Financing

Fuel Request Order Creation SMS Generation Auto Payment Auto Payment
Perkiraan kebutuhan Pembuatan Booking SMS dikirim secara Menggunakan Sistem Pembayaran
BBM yang dihasilkan Order dan Sales otomatis sistem pembayaran baru yang akan
oleh sistem secara Order oleh sistem berdasarkan data digital dengan tersedia di
otomatis, secara otomatis Fuel Rquest yang menggunakan top- Autoreplenishment,
berdasarkan data setelah Perkiraan terkonfirmasi up saldo dan yaitu sistem
stok, penjualan, dan Kebutuhan BBM pemotongan saldo pendanaan oleh
threshold SPBU. dikonfirmasi oleh secara otomatis Bank yang dapat
SPBU ketika Sales Order dimanfaatkan SPBU
dibuat
*) Autofinancing sementara
belum dapat digunakan karena
sedang dalam proses
pengembangan 7
03. Proses Bisnis – Demo Aplikasi – Login

Application Requirement

• Minimum Android 7
• Support android 12

Login

Auto
Replenishment

8
03. Proses Bisnis – Tampilan Aplikasi – Fuel
Request
Fuel Request
Fuel Request otomatis ter-
Fuel generate oleh sistem jika
Request ullage >= threshold dengan Add, Edit, Delete
memperhitungkan: 1. Add request: jika sistem
1. Stock tidak men-generate
2. Usage (Sales) request secara otomatis
3. Threshold 2. Edit request: jika
kuantitas pemesanan
tidak sesuai kebutuhan
3. Delete request: jika ada
Delivery Date request yang tidak akan
ditebus
Terdapat 3 hari (delivery
date) yang tercreate otomatis
oleh sistem: H+1, H+2, H+3

9
03. Proses Bisnis – Demo Aplikasi – Usage
Usage

Usage Usage adalah master data

penjualan (sales) masing-
masing produk, per tangki,
per hari.
Edit
User dapat mengubah master
data usage dengan meng-klik
tombol edit.
Setting
Master data usage pertama
kali diset oleh tim Auto
Replenishment, selanjutnya
dapat diubah secara mandiri
sesuai kebutuhan

10
 03. Proses Bisnis – Demo Aplikasi – Threshold
Threshold
Threshold adalah master data
Threshold
quantity minimum kosongnya
tangki sebelum fuel request
ter-generate.
Edit
User dapat mengubah master
data threshold dengan meng-
klik tombol edit.
Setting
Master data threshold
pertama kali diset oleh tim
Auto Replenishment,
selanjutnya dapat diubah
secara mandiri sesuai
kebutuhan
11
03. Proses Bisnis – Demo Aplikasi – Cash

Cash Multiple Request

Request-request
dengan ship-to dan
delivery date yang
sama akan
otomatis muncul
dan dapat dipilih
Book dengan
check/uncheck
Mulai
Simulasi

12
03. Proses Bisnis – Demo Aplikasi – Cash

Harga SO
OK

Create
BO/SO

13
03. Proses Bisnis – Demo Aplikasi – Cash
Berhasil Create BO

Silakan lanjutkan ke proses

pembayan dengan VA melalui
opsi bank yang tersedia

Sales Order
Sales Order (SO) akan
otomatis ter-create setelah
pembayaran dengan
booking order sudah
diselesaikan

14
03. Proses Bisnis – Demo Aplikasi – Auto Payment

Auto- Multiple Request

Payment
Request-request
Bank dengan ship-to dan
delivery date yang
sama akan
otomatis muncul
Book dan dapat dipilih
dengan
check/uncheck

Mulai
Simulasi

15
03. Proses Bisnis – Demo Aplikasi – Auto Payment
Saldo Kurang

Jika Saldo Top-up

kurang dari Harga
SO, maka akan
muncul
keterangan: “Saldo
tidak mencukupi,
Harga SO silakan topup
saldo atau
menggunakan TOP
Cash”.

Saldo Keterangan

16
03. Proses Bisnis – Demo Aplikasi – Auto Payment

OK

Saldo Cukup

Create BO/SO
17
03. Proses Bisnis – Demo Aplikasi – Auto Payment
Saldo Cukup
Jika Saldo Top-up
lebih dari Harga
SO, maka proses
bisa dilanjukan
dengan Create
BO/SO.
Sales Order (SO)
akan otomatis
tercreate di SAP
dan dapat dilihat di
kolom keterangan.

18
03. Proses Bisnis – Demo Aplikasi – Tracking
Pengiriman BBM

19
03. Proses Bisnis – Video

20
4. Langkah – Langkah Persiapan

Mengikuti Sosialisasi Menginstal aplikasi Mulai menggunakan aplikasi

01 03 05

Mendaftar di MyPertamina
02 04 for Business
Mengisi Data Usage &
Treshold menggunakan form
21
yang disediakan
04. DISCUSS

22
Terima Kasih

23
Proses Pemesanan BBM SPBU Melalui Autoreplenishment

Autoreplenishment
Merupakan salah satu program SPBU
4 2 1
digitalisasi untuk meningkatkan Online Delivery Info 3 Atoreplenishment
MS2
layanan Pertamina kepada

MS2 Mobile
pelanggan SPBU dengan optimasi Monitoring Memberikan Pelaporan Stok Otomatis Integrasi Digital SPBU
Optimasi
data feedback
pemesanan dan pembayaran pengiriman layanan Perkiraan Kebutuhan Order Otomatis
BBM terintegrasi. Dimana proses
Monitoring Posisi Mobil Tangki saat Opsi Pembayaran
Perkiraan kebutuhan BBM pengiriman (Cash by VA, Auto Otomatis Request
Payment, Auto Planing
dilakukan oleh sistem, Layanan jual &
GPS Pengelola Financing)
berdasarkan data stok,
penjualan, dan threshold,
Pembuatan Order terkonfirmasi
dan Autoplanning dengan Monitoring Distribusi

melakukan SMS secara otormatis Keterangan: Yang Harus diperhatikan SPBU:

VA : Pembayaran memlalui Virtual Account Bank - Melakukan Registrasi Aplikasi MS2 Mobile
setelah SO dibuat oleh system.
Auto Payment : Pembayaran Melalui Top Up Saldo - Mengisi Data Sales & Treshold
Auto Financing : Pembayaran dengan pendanaan oleh Bank - Menentukan opsi pembayaran
- Monitoring status pemesanan

24
 Auto Replenishment SPBU DODO

On Going Future

Online Deliver Info/

Delivery Tracking

25
Panduan Singkat Penggunaan
Autoreplenishment
1. Pastikan Sudah Terpasang Aplikasi MS2
Mobile pada HP android anda, jika belum,
dapat diakses pada link
https://ptm.id/MS2Mobile
2. Login Aplikasi MS2 Mobile
3. Pastikan Menu Autoreplenishment &
Delivery muncul pada menu utama , jika belum
kontak admin
7. Setelah data usage & threshold terisi,
anda dapat memulai memesan BBM
melalui Autoreplenishment →Fuel
Request, jika SPBU sudah memiliki ATG
fuel request dapat secara otomatis
muncul, jika belum ATG dapat input
melalui tombol (+) kemudian isi data yang
diperlukan sistem
4. Pastikan Data Tanki pada menu
Autoreplenishment → Treshold sudah
sesua dengan aktual di SPBU
5. Isikan data threshold per masing –
masing tangka produk(jika tidak ada
update diisi hanya satu kali)
Keterangan:
Treshold adalah level minimum Tangki
BBM di anggap harus sudah pesan BBM
kembali dalam satuan KL
6. Isikan data usage (rata – rata volume
penjualan per produk per hari dalam liter)
pada menu Autoreplenishment → Usage
(jika tidak ada update diisi hanya satu
kali)
8. Lakukan Book pada fuel request,
kemudian pilih opsi pembayaran Cash
untuk pembayaran Virtual Account (VA)
bank, lanjutkan dengan Simulate dan di
akhiri dengan Create BO/ SO
9. Lakukan pembayaran sesuai step yang
Kontak Admin
dimunculkan aplikasi 082384255505 (Binon D Romida)
26
089692117111 (Nur Ihsan)
 UTILISASI AUTOREPLENISHMENT SPBU COCO & DODO PER 30 SEPTEMBER 2022
Total SPBU & SO yang tercreate melalui Autorep per Januari s/d 31 Agustus 2022
TOTAL SPBU COCO TOTAL SPBU TOP 5 SPBU COCO TOP 5 SPBU DODO/CODO
Wilayah
SPBU (SO) SPBU DODO(SO)
MOR I 15 7858 0 41.512.03 1 54.681.41 1
MOR II 19 10397 0
31.102.02 2 43.552.18 2
MOR III 73 50960 0
MOR IV 18 15709 132 3482 31.128.02 3 54.651.17 3
MOR V 23 13869 8 445
31.171.01 4 54.612.35 4
MOR VI 8 5256 0
MOR VII 3 1327 0 31.153.02 5 44.551.09 5
MOR VIII 0 0 0

TOTAL 159 105376 140 3927

132 SPBU
SPBU MOR IV RJBT
SPBU DODO Sudah dilakukan sosialisasi ke 154 SPBU DODO pada 9 Agustus 2022
untuk wilayah Yoyakarta & Magelang , 132 SPBU diantaranya sudah
menggunakan Autorep hingga berhasil melakukan penebusan SO
8 SPBU SPBU MOR V Jatim
Sudah dilakukan sosialisasi Online ke 361 SPBU DODO pada 31
Maret 2022 untuk wilayah jatim, 8 SPBU diantaranya sudah
menggunakan autorep hingga berhasil melakukan penebusan SO 27
 Flow Pengecekan Alokasi Kitir pada saat
Alokasi BBM Alokasi BBM
Request Pengiriman BBM

Cek Qty Request

SBM input alokasi pengiriman
Aplikasi MS2 Kitir vs Alokasi
BBM untuk setiap SPBU

Content Reply

DB MS2 Planning Scheduler SMS Order MS2

Content Reply

SPBU Menerima konfirmasi atas

Request Pengiriman BBM
Cek Qty Request
vs Alokasi

SPBU Request
Pengiriman BBM Channel permintaan pengiriman BBM