b.

Menetapkan alternatif  venue dan lokasi kegiatan

(indoor/ outdoor) sesuai dengan pedoman dan
spesifikasi yang dimiliki.
c. Mengidentifikasi sumber-sumber informasi
(Website, Directory/Meeting Planner,  Brosur,
Majalah, Convention Bureau , Tourism Board,
 Asosiasi di bidang Industri Pariwisata, National
Tourism Organization (NTO), KBRI, dll) terkait
venue  dan lokasi kegiatan yang sesuai
spesifikasi.
d. Menjalin komunikasi dengan cara menghubungi
sumber-sumber informasi terkait venue  dan
lokasi kegiatan.

3. Melakukan site inspection

a. Mengidentifikasi faktor-faktor yang penting dalam
melakukan site inspection, meliputi: Aksesibilitas,
Jumlah ruangan, Kapasitas ruangan, Fasilitas
yang terdapat di dalam venue, Teknologi,
Peralatan, K3 (Kesehatan, Keselamatan, dan
Keamanan), Special entrance, Loading dock ,
Parkir, Daya dukung listrik, Toilet, Kitchen,
Banquet Facilities, F&B (Food and Beverage), dll.
b. Menyiapkan checklist   dan alat lain yang
dibutuhkan dalam site inspection,  diantaranya:
daftar spesifikasi kebutuhan event  di venue,
kamera dan alat ukur.

26 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

 c. Menyusun checklist  dan alat lain yang dibutuhkan
dalam site inspection  sesuai dengan spesifikasi
dari kegiatan yang akan diselenggarakan
d. Mengidentifikasi pihak-pihak yang terkait dalam
site inspection, diantaranya: pengelola venue,
teknisi venue, petugas keamanan, F&B (food and
beverage), chef   untuk menu, room division,
referensi, dll.
e. Menghubungi pihak-pihak yang terkait dalam site
inspection  untuk dapat dilakukan komunikasi
terkait waktu pelaksanaan kegiatan site
inspection.
f. Site inspection  dilakukan secara menyeluruh
dengan menggunakan checklist   yang telah
disiapkan.

4. Menetapkan venue dan lokasi kegiatan

a. Informasi yang dibutuhkan terkait alternatif venue
dan lokasi kegiatan diperoleh melalui berbagai
sumber dan pelaksanaan site inspection.
b. Menganalisis kelebihan dan kelemahan masing-
masing lokasi.
c. Venue dan Lokasi kegiatan dipilih dari alternative
yang ada melalui proses pertimbangan dan
diskusi dalam tim.
d. Venue dan Lokasi kegiatan ditetapkan.

27 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

 Rangkuman

 Venue  adalah tempat atau lokasi

diselenggarakannya sebuah event 
(Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan
Transmigrasi Republik Indonesia nomor
348 tahun 2014).
 Langkah- langkah dalam memilih lokasi:
Menganalisis spesifikasi venue  dan
lokasi kegiatan yang dibutuhkan.
Mengumpulkan informasi tentang
venue dan lokasi kegiatan
Melakukan site inspection
Menetapkan venue dan lokasi
kegiatan

Tugas

Bentuklah kelompok (4 orang). Setiap kelompok memilih

tempat lokasi pameran dan penyelenggaraan kegiatan
MICE.
sebuah laporan hasil analisis meliputi Aksesbilitas,
Ketersediaan tempat parkir, Jenis-jenis ruangan, Ukuran
ruangan, Kapasitas ruang, Pintu masuk dan pintu keluar,
dan Fasilitas.
Buat Power Point dan Persentasikan depan kelas.
Lokasi pameran sebagai berikut:
1. Jakarta Convention Center
2. Sentul International Convention Center
3. Bandung Convention Center

28 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

4. JIEXPO Kemayoran
5. Jogja Expo Center
Center
6. Bali Nusa Dua Convention Center
Center
7. Indonesia Convention
Convention Exhibition

Test Formatif

Jawablah pertanyaan
pertanyaan di bawah ini
i ni dengan jelas dan
tepat!
1. Pemilihan Venue merupakan hal yang sangat
penting demi suksesnya pelaksanaan suatu
pameran. Jelaskan pengertian dari venue tersebut!
2. Informasi
Informa si mengenai lokasi pameran harus akurat
dan lengkap. Uraikan tahapan kegiatan
pengumpulan informasi tentang venue dan
venue dan lokasi!
3. Uraikan faktor-faktor yang penting dalam melakukan
site inspection! 

Lembar Kerja

Studi Kasus
1. Bacalah Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan
transmigrasi Republik Indonesia Nomor 348 Tahun
2014, kemudian uraikan hal- hal berikut ini:

29 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

 a. Apa saja elemen kompetensi yang
yang dibuttuhkan
dibuttu hkan
dalam menyeleksi venue kegiatan?
b. Uraikan kriteria unjuk kerja dari masing-
masing elemen kompetensi tersebut!
c. Lakukan pemeriksaan
pemeriksaan lokasi pameran!
2. Alat dan bahan yang diperlukan: alat tulis dan
 jaringan internet
3. Langkah kerja:
a. Downlad Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan
dan
transmigrasi Republik Indonesia Nomor 348
Tahun 2014 serta penjelasannya tentang
pemilihan lokasi pameran!
b. Uraikan jawaban tugas di atas!

30 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

Kegiatan Belajar 2
 Meng analis
analis i s s pes i fik
fi k asi
as i pameran

TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah melakukan diskusi dan menggali informasi, peserta
didik dapat:
3.12.1 Menentukan jenis-jenis pameran
pameran dengan percaya
percaya
diri
3.12.2 Menganalisis
Menganalis is spesifikasi
spesifik asi pameran dengan percaya
diri

4.12.1 Disediakan gambar berbagai pameran, peserta didik

mampu melakukan klasifikasi pameran sesuai tugas
dengan tepat
4.12.2 Disediakan gambar berbagai pameran, peserta didik
mampu menunjukkan klasifikasi pameran dengan
inisiatif dan tanggung jawab

MATERI PEMBELAJARAN
A. Pengertian pameran
Menurut Surat Keputusan
Keputusan Menteri Pariwisata Pos
dan Telekomunikasi nomor KM. 108/HM.702/MPPT-91
pasal Ic tentang Exhibition atau Pameran: merupakan
suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan
promosi yang ada hubungannya dengan
penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya
dengan pariwisata.

31 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

 Pameran merupakan suatu bentuk dalam usaha
 jasa pertemuan yang mempertemukan antara produsen
dan pembeli namun pengertian pameran lebih jauh
adalah suatu kegiatan promosi yang dilakukan oleh suatu
produsen, kelompok, organisasi, perkumpulan tertentu
dalam bentuk menampilkan display produk kepada calon
relasi atau pembeli. Adapun macam pameran itu adalah:
show, exhibition, expo, pekan raya, fair, bazaar, pasar
murah.

Pameran diartikan sebagai penyajian visual

dengan benda-benda dua dan tiga dimensi, dengan
maksud mengkomunikasikan ide atau informasi kepada
orang banyak (Sulaiman, 1988). Pameran merupakan
suatu usaha untuk memperlihatkan secara sistematis
model, contoh, barang sesungguhnya, peta atau gambar
pada suatu tempat tertentu dalam suatu urutan tertentu
untuk menumbuhkan perhatian pengunjung. Dengan
demikian, hampir segala jenis media dapat ditampilkan
dalam pameran.

Pameran (exhibition) merupakan salah satu cara

atau media penyebaran informasi, perkenalan sekaligus
pemasaran suatu produk, baik bentuk gagasan maupun
barang.

32 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

B. Jenis- jenis pameran
Dikaitkan dengan kegiatan konvensi, pameran
dapat dibedakan menjadi:
1. Industrial show (pameran industri) adalah kegiatan
pameran yang dimanfaatkan oleh perusahaan-
perusahaan pembuat alat-alat dan produk-produk
tertentu untuk menggelar hasil karyanya bagi
umum dan perusahaan lain yang berminat untuk
membelinya. Kegiatan pameran ini juga dibarengi
dengan seminar dan peragaan untuk menjelaskan
teknik, liku-liku serta proses pembuatan produk yang
dihasilkan. Pembeli dapat mempergunakan produk
tersebut secara langsung atau bila dia pengusaha
akan menjadikan produk itu contoh untuk dibikin
sendiri dengan modifikasi dan kemudian dijual
kembali.

2. Trade show (pameran dagang) adalah pameran

untuk berdagang. Pembeli datang berkunjung ke
pameran ini untuk membeli produk demi kebutuhan
sendiri atau diperjualbelikan kembali dalam jumlah
yang banyak.

3. Professional or scientific exhibition (pameran ilmiah

atau profesional) adalah pameran yang dikaitkan
dengan persidangan kelompok-kelompok
profesional, guru, ilmuwan dan mereka yang

33 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

 merupakan pemakai akhir (end users) dari produk
atau jasa pelayanan yang digelar dalam pameran
tersebut.

4. Public Show adalah pameran atau display yang

ditujukan kepada masyarakat umum dan untuk
memberikan penjelasan mengenai keberhasilan dari
suatu kelompok atau negara dengan maksud
menanamkan rasa kebanggaan. Misalnya,
peringatan hari TNI setiap tanggal 5 Oktober.

C. Unsur- unsur pameran

Dalam membuat pameran ada banyak hal yang
harus dipersiapkan agar jalannya pameran berjalan
lancar. Seperti konsep, dana, sampai dengan produk
ataupun jasa yang hendak dipertunjukkan. Berikut unsur
pameran yang mencakup:
1. Unsur Peralatan
Suatu barang pameran harus ditata dengan sangat
baik dan menarik pengunjung. Selain itu harus
menampilkan keindahan dan estetika. Oleh sebab itu
harus didukung dengan peralatan yang sepadan
misalnya pencahayaan, etalase, dan partisi.

2. Unsur Tempat
Tempat atau ruangan yang dijadikan
penyelenggaraan pameran harus dipertimbangkan

34 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

 dengan barang yang ingin ditampilkan. Karya seni
rupa seperti suatu lukisan atau karya. Selain itu harus
mempertimbangkan dari keamanan agar karya seni
tetap terjaga dan tidak ada masalah yang timbul
seperti dicuri dan lain-lain.

3. Unsur Penyelenggara
Sebuah pameran tidak akan terselenggara apabila
tidak ada pihak yang menyelenggarakan.
Penyelenggara pameran merupakan suatu kelompok
orang yang menyusun dan memiliki tanggung jawab
atas jalannya aktivitas selama pameran berlangsung.

4. Unsur produk yang akan dipromosikan

Barang- barang, produk, ide/ gagasan atau jasa
pelayanan yang dipromosikan merupakan elemen
penting yang harus menjadi pertimbangan dan
disiapkan dengan sangat matang, jumlahnya harus
diserasikan dengan tempat dan ruangan yang ada,
sehingga tidak merusak keindahan.

5. Unsur Pengunjung
Pameran tidak berjalan apabila tidak ada pengunjung.
Karena sebenarnya, pameran adalah suatu tempat
atau wadah untuk seniman agar memperoleh
apresiasi dari masyarakat umum. Sehingga bisa
disebut bahwa pengunjung adalah satu dari beberapa

35 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

unsur diatas yang paling penting. Oleh karena itu,
pihak penyelenggara harus bekerja keras untuk
mengadakan pameran yang bisa membuat
pengunjung menjadi puas. Seringkali, penyelenggara
menambah acara seperti talkshow, maupun
menampilkan band dalam suatu pameran agar lebih
meriah.

Rangkuman

 Menurut Surat Keputusan Menteri

Pariwisata Pos dan Telekomunikasi nomor
KM. 108/HM.702/MPPT-91 pasal Ic tentang
Exhibition atau Pameran: merupakan suatu
kegiatan untuk menyebarluaskan informasi
dan promosi yang ada hubungannya
dengan penyelenggaraan konvensi atau
yang ada kaitannya dengan pariwisata.
 Jenis- jenis pameran:
1. Industrial show (pameran industri)
2. Trade show (pameran dagang)
3. Professional or scientific
exhibition (pameran ilmiah atau
profesional)
4. Pubic Show.
 Unsur- unsur pameran:
Unsur peralatan
Unsur tempat
Unsur penyelenggar
Unsur produk yang akan dipromosikan
Unsur pengunjung

36 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

 Tugas

Jika dikaitkan dengan kegiatan konvensi, pameran

dapat dibedakan menjadi 4 jenis. Carilah informasi
berupa berita dan gambar kegiatan mengenai
pelaksanaan dari 4 jenis pameran tersebut!

Test Formatif

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan jelas dan

tepat!
1. Ada empat jenis pameran. Dua diantaranya adalah
pameran industri dan pameran dagang. Apakah
perbedaan dari dua jenis pameran tersebut?
2. Jelaskan unsur- unsur pameran!

Lembar Kerja

Melakukan observasi untuk menunjukkan klasifikasi

pameran.
1. Bentuklah kelompok yang terdiri dari 3 anggota
pada masing- masing kelompok. Susunlah
kepengurusan dari kelompok itu dengan baik dan
berikan tugas masing-masing sehingga semua
anggota kelompok memiliki tugas yang jelas!

37 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

2. Persiapkan hal-hal yang berkaitan erat dengan
kegiatan menunjukkan klasifikasi pameran, melalui
bimbingan guru/instruktur!
3. Alat dan bahan yang diperlukan: laptop, alat tulis
dan jaringan internet
4. Langkah kerja:
a. Carilah informasi di internet mengenai
klasifikasi pameran!
b. Diskusikan dengan anggota kelompokmu
terkait informasi yang telah diperoleh serta
media yang akan digunakan untuk
menunjukkan klasifikasi pameran!
c. Buatlah bahan persentasi dengan
menggunakan power point!
d. Tunjukkanlah klasifikasi pameran dari hasil
diskusi yang telah dilakukan dengan
menggunakan berbagai media.

38 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

Kegiatan Belajar 3
Menganalisis pemasangan/ pelepasan elemen
 pameran

TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah melakukan diskusi dan menggali informasi, peserta
didik dapat:
3.13.1 Mengimplementasikan faktor keamanan dalam
pemasangan/ pelepasan elemen pameran dengan
percaya diri
3.13.2 Menganalisis pemasangan/ pelepasan elemen
pameran dengan percaya diri

4.13.1 Disediakan video pemasangan dan pelepasan

elemen pameran, peserta didik mampu
mempersiapkan pemasangan/ pelepasan elemen
pameran sesuai tugas dengan tepat
4.13.2 Disediakan video pemasangan dan pelepasan
elemen pameran, peserta didik mampu mengerjakan
pemasangan/ pelepasan elemen pameran dengan
inisiatif dan tanggung jawab

MATERI PEMBELAJARAN
A. Pengertian pemasangan/ pelepasan elemen pameran
Menginstall   dan membongkar elemen pameran
adalah memasang dan membongkar bahan-bahan yang

39 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

 digunakan dalam pameran yang tidak terbatas pada
standard shell scheme, upgraded standard shell scheme ,
dan special design.

Gambar 1.1
Pemasangan dan pembongkaran elemen pameran (Sumber:
KASKUS)

B. Jenis- jenis elemen pameran

1. Pencahayaan.
2. Warna dan Material yang Menarik.
3. Elemen Unik Penarik Perhatian.
4. Kalimat Memikat (enticing word ).
5. Penggunaan Teknologi.

40 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

C. Pemasangan dan pelepasan elemen pameran
Memasang dan membongkar elemen pameran harus
dilakukan dengan benar sesuai SOP berikut:
1. Menyiapkan lokasi pameran
a. Membersihkan lokasi, melengkapi kebutuhan
serta peralatan dan pelayanan yang disediakan
untuk mendukung instalasi.
b. Yakinkan keamanan lokasi dan kesesuaian
lingkungan dengan spesifikasi teknis.
c. Mengatur dan melengkapi kontruksi di lokasi
sesuai dengan persyaratan instalasi, keamanan
dan lisensi.

2. Membuat dan mengkonfirmasikan spesifikasi

pameran
a. Melakukan konfirmasi dokumen pameran
(floorplan, gambar design, proritas
pembangunan, zoning , dll) dan rencana lokasi
kepada pihak yang terkait.
b. Melakukan konfirmasi rincian akses publik dan
keamanan serta persyaratan lingkungan dengan
pihak yang terkait.
c. Melakukan konfirmasi rincian bahan yang
diperlukan, peralatan dan sumberdaya dengan
pihak yang terkait.
d. Melakukan konfirmasi rincian prosedur (izin
loading, manual SOP venue) dan tanggung jawab

41 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

 pengelolaan, instalasi dan pembongkaran koleksi
pameran dengan pihak yang terkait.
e. Batas waktu kegiatan disepakati dengan pihak
yang berwenang.

3. Memasang/melepas elemen pameran

a. Memasang/ membongkar elemen pameran
(bahan-bahan standard shell scheme, bahan-
bahan upgraded standard shell scheme , bahan-
bahan special design, dll) sesuai dengan
persyaratan pameran, kesesuaian rencana dan
persyaratan keamanan.
b. Elemen fisik dibungkus, dibuka, dipindahkan dan
dikelola sesuai dengan rencana yang disepakati
dan lingkup tanggung jawab individu.
c. Teknik penanganan manual digunakan selama
instalasi/ pelepasan untuk menghindarkan
cedera atau kerusakan.
d. Intergritas elemen fisik dihargai, tindakan yang
tepat dilakukan pada saat kecelakaan serta
dicatat dengan akurat sesuai keperluan.
e. Area kerja dibersihkan dan diatur sesuai dengan
prosedur organisasi, keamanan dan persyaratan
lingkungan.
f. Elemen dikembalikan ketempat yang tepat
dengan aman sesuai dengan rencana dan
catatan pameran.

42 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

4. Mengelola catatan
a. Pemasangan/pembongkaran dicatat dengan rinci
sesuai dengan prosedur organisasi.
b. File, catatan (dokumen kerja, rancangan awal,
rancangan akhir, dokumen persetujuan) dan
tambahannya diperbaharui sesuai dengan
prosedur organisasi.

Rangkuman

 Menginstall   dan membongkar elemen

pameran adalah memasang dan
membongkar bahan-bahan yang digunakan
dalam pameran yang tidak terbatas pada
standard shell scheme, upgraded standard
shell scheme, dan special design.
 Jenis- jenis elemen pameran:
Pencahayaan.
Warna dan Material yang Menarik.
Elemen Unik Penarik Perhatian.
Kalimat Memikat (enticing word ).
Penggunaan Teknologi.
 SOP pemasangan dan pembongkaran
elemen pameran:
Menyiapkan lokasi pameran
Membuat dan mengkonfirmasikan
spesifikasi pameran
Memasang/melepas elemen pameran
Mengelola catatan

43 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

 Tugas

1. Bentuk kelompok yang terdiri dari 4 anggota.

2. Buatlah peta konsep pemasangan dan
pembongkaran elemen pameran berdasarkan SOP!

Test Formatif

Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan jelas!

1. Apa yang dimaksud dengan menginstal dan
membongkar elemen pameran?
2. Kegiatan pameran memiliki tahapan yang panjang
dalam pelaksanaannya. Kapan kegiatan menginstal
dan membongkar elemen pameran dilakukan jika
dilihat dengan rentang waktu pelaksanaan
pameran?
3. Dalam pameran produk perjalanan, apa elemen unik
penarik perhatian yang bisa digunakan?
4. Pencahayaan merupakan salah satu elemen yang
penting dalam pelaksanaan pameran. Bagaimana
penerapan pencahayaan yang sebaiknya
diterapkan untuk pameran outdoor yang dilakukan
pada malam hari?

44 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

 Lembar Kerja

Lakukanlah:
1. Persiapkan alat dan bahan yang diperlukan untuk
membuat alur dalam mengerjakan pemasangan/
pelepasan elemen pameran!
2. Peragakanlah pemasangan/ pelepasan elemen
pameran yang benar, berdasarkan alur kerja yang
telah dibuat dan mengacu kepada SOP/ SKKNI.

45 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

Kegiatan Belajar 4
 Meng analis is s tag ing

TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah melakukan diskusi dan menggali informasi, peserta
didik dapat:
3.14.1 Menentukan kebutuhan staging dengan percaya diri
3.14.2 Menganalisis staging dengan percaya diri

4.14.1 Disediakan SOP dan job sheet , peserta didik mampu

mempersiapkan staging sesuai tugas dengan tepat
4.14.2 Disediakan SOP inisiatif dan tanggung jawab dan job
sheet , peserta didik mampu mempraktikkan staging 
dengan

MATERI PEMBELAJARAN
A. Pengertian s tag ing
Kegiatan staging  adalah kegiatan sejak menganalisis
kebutuhan perangkat pendukung sebuah kegiatan,
melakukan negosiasi dengan kontraktor, menetapkan
kontraktor hingga memonitor kegiatan kontraktor.

46 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

 Gambar 4.1
Layout/ floorplan pameran (Sumber: Partisi Pameran)

B. Kelengkapan s tag ing

Peralatan dan perlengkapan
1. Peralatan
a. Komputer
b. Alat bantu presentasi
2. Perlengkapan
a. ATK
b. Checklist
c. Jadwal
d. Briefing paper
e. Program event 
f. Event order
g. Layout/floorplan
h. Signage

47 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

 i. Site maps
 j. Dekorasi
k. Lighting
l. Sound System
m. Desain

C. Menangani kegiatan s tag ing

Penanganan kegiatan staging   membutuhkan
pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja yang sesuai
dengan SKKNI. Kemampuan tersebut antara lain adalah:
menganalisis kebutuhan kegiatan staging,
mengidentifikasi dan mendapatkan kontraktor yang
sesuai kegiatan, melakukan negosiasi dengan kontraktor,
menetapkan kontraktor, memonitor kegiatan kontraktor
yang digunakan untuk menangani kegiatan staging .
Untuk lebih lengkapnya dapat dilihat dari penjelasan
berikut:
1. Menganalisis kebutuhan staging
a. Menganalisis tujuan event   untuk mengetahui
adanya kebutuhan staging .
b. Menetapkan tema sesuai dengan tujuan yang
akan dicapai.
c. Mengidentifikasi detail acara dan kebutuhan
perangkat pendukungnya (briefing paper , nomor
kontak kontraktor, program event, event order,
layout/floorplan, signage, site maps, dekorasi,
lighting , desain, dll) yang sesuai tema.

48 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

 d. Mengidentifikasi kebutuhan staging  (attendees
kits/ goody bag/seminar kit, exhibitor and sponsor
stand, furniture, registration area, seating, tables,
technical equipments (sound system, lighting,
audio visual, rigging ,etc), dll) untuk mendukung
keberhasilan acara.
2. Mengidentifikasi dan mendapatkan kontraktor yang
sesuai kegiatan
a. Mengidentifikasi jenis kebutuhan dan spesifikasi
produk (merek, ukuran, bentuk, warna, kualitas,
 jumlah, tahun pembuatan, dll) yang dibutuhkan.
b. Mengidentifikasi pihak kontraktor yang memenuhi
persyaratan.
c. Pengarahan (meliputi: access time, event
 program dan schedule, prosedur, regulasi, roles
and responsibilities, jadwal, rentang kendali, dll)
dilakukan untuk mendapatkan persepsi yang
sama terkait spesifikasi kebutuhan.
d. Menetapkan alteratif kontraktor yang akan dipilih.

3. Melakukan negosiasi dengan kontraktor

a. Penawaran yang lengkap diperoleh dari
kontraktor.
b. Menganalisis penawaran sebagai bahan
pertimbangan memilih kontraktor.
c. Melakukan negosiasi terkait penawaran dan
pelaksanaan pekerjaan staging.

49 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

 d. Pilihan terbaik terkait hasil negosiasi ditetapkan
untuk pertimbangan memilih kontraktor.

4. Menetapkan kontraktor
a. Melakukan seleksi alternatif kontraktor yang
sesuai dengan kebutuhan event dan keinginan
stakeholders.
b. Kontraktor yang sesuai ditetapkan dari alternatif
yang ada.

5. Memonitor kegiatan kontraktor

a. Kesepakatan pekerjaan dilakukan secara tertulis
termasuk jenis produk dan layanan yang akan
diberikan serta biayanya.
b. Melakukan kegiatan monitor terhadap pekerjaan
kontraktor dengan mengacu pada kesepakatan
yang telah dibuat.

50 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

 Rangkuman

  Kegiatan staging   adalah kegiatan sejak

menganalisis kebutuhan perangkat
pendukung sebuah kegiatan, melakukan
negosiasi dengan kontraktor, menetapkan
kontraktor hingga memonitor kegiatan
kontraktor.
 Penanganan kegiatan staging 
membutuhkan pengetahuan, keterampilan
dan sikap kerja yang sesuai dengan SKKNI.
Kemampuan tersebut antara lain adalah:
menganalisis kebutuhan kegiatan staging,
mengidentifikasi dan mendapatkan
kontraktor yang sesuai kegiatan, melakukan
negosiasi dengan kontraktor, menetapkan
kontraktor, memonitor kegiatan kontraktor
yang digunakan untuk menangani kegiatan
staging .

Tugas

1. Bentuk kelompok yang terdiri dari 4 anggota.

2. Diskusikanlah dengan kelompokmu mengenai
hambatan dalam penanganan kegiatan staging
serta solusinya! 

51 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

 Test Formatif

Jawablah pertanyaan berikut dengan jelas dan benar!

1. Pelaksanaan kegiatan pameran sangat erat
kaitannya dengan istilah staging.  Apakah yang
dimaksud dengan staging?
2. Demi terlaksananya pameran yang sukses, efektif
dan efisien, maka diperlukan adanya analisis
kebutuhan staging . Apa saja yan harus dilakukan
dalam analisis kebutuhan staging?
3. Pemilihan kontraktor pada kegiatan pameran harus
dilakukan dengan teliti, sehingga dapat
meminimalisir kemungkinan terjadinya dampak
negatif. Bagaimana caranya mendapatkan
kontraktor yang sesuai dengan kegiatan pameran?

52 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

 Lembar Kerja

Melakukan observasi untuk mempraktikkan staging .

1. Bentuklah kelompok yang terdiri dari 3 anggota pada
masing- masing kelompok. Susunlah kepengurusan
dari kelompok itu dengan baik dan berikan tugas
masing-masing sehingga semua anggota kelompok
memiliki tugas yang jelas!
2. Persiapkan hal-hal yang berkaitan erat dengan
kegiatan mempraktikkan staging , melalui bimbingan
guru/instruktur!
3. Alat dan bahan yang diperlukan: laptop, alat tulis dan
 jaringan internet
4. Langkah kerja:
a. Carilah informasi di internet mengenai kontraktor
pada kegiatan pameran!
b. Diskusikan dengan anggota kelompokmu terkait
kontraktor dari informasi yang telah diperoleh
serta media yang akan digunakan untuk
mempraktikkan staging  !
c. Buatlah bahan persentasi dengan menggunakan
power point!
d. Praktikkanlah kegiatan staging   dari hasil diskusi
yang telah dilakukan dengan menggunakan
berbagai media.

53 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

Kegiatan Belajar 5
 Meng analis is s umber daya fis ik

TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah melakukan diskusi dan menggali informasi, peserta
didik dapat:
3.15.1 Menentukan sumber daya fisik dengan tanggung
 jawab
3.15.2 Menentukan SDM dalam pameran dengan tanggung
 jawab
3.15.3 Menganalisis sumber daya fisik dengan tanggung
 jawab

4.15.1 Disediakan SOP dan job sheet , peserta didik mampu

mengawali pengecekan sumber daya fisik sesuai
tugas dengan tepat
4.15.2 SOP dan  job sheet , peserta didik mampu
mempraktikkan pengecekan sumber daya fisik
dengan inisiatif dan tanggung jawab

MATERI PEMBELAJARAN
A. Pengertian sumber daya fisik
Sumber daya fisik merupakan sumber daya yang
dipunyai perusahaan berupa gedung, peralatan-
peralatan, modal maupun 8 unsur elemen lingkungan di
sekitar perusahaan yaitu pemasok, masyarakat

54 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

keuangan, pemerintah, masyarakat global, pelanggan,
pesaing, pemegang saham atau pemilik, dan serikat
pekerja. Sumber daya fisik terdiri dari:
1. Man (Manusia). Ini bukan hanya berarti menentukan
orang yang tepat untuk pekerjaan yang tepat, tetapi
 juga termasuk kemampuan seorang manajer untuk
melakukan pendelegasian tugas, dan penilaian
kinerja dan memimpin tim bawahannya. Kemampuan
komunikasi merupakan kunci.
2. Material (Bahan). Mengelola material dapat
memberikan dampak langsung pada keuntungan
perusahaan, misalnya, terlalu banyak persediaan
akan menyebabkan banyaknya modal yang terikat
dalam persediaan, sebaliknya terlalu sedikit
persediaan akan mengganggu kelancaran produksi
karena kekurangan bahan baku. Hal ini bukan hanya
memusingkan perusahaan manufaktur; perusahaan
 jasa yang kekurangan pena atau formulir pesanan,
misalnya, atau sebuah perusahaan penyelenggara
pelatihan yang kehabisan buku tulis atau kertas flip
chart, juga akan mengalami kesulitan.
3. Machine (Mesin). Mesin digunakan untuk
memudahkan atau membantu perusahaan
mengerjakan sesuatu agar waktu yang di gunakan
lebih efektif dan efisien , dengan ini mesin merupakan
suatu sumber daya yang sangat penting dalam
membantu semua pekerjaan dalam perusahaan.

55 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

4. Money (Uang). Anda harus mempunyai suatu sistem
untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi
yang berguna. Ini bisa berasal dari dalam maupun
luar organisasi. Penggunaan ukuran kinerja yang
diterima secara umum memungkinkan anda untuk
membandingkan kinerja perusahaan anda dengan
perusahaan lain. Anda juga harus menggunakan cara
pendanaan alternatif lainnya dan membandingkan
posisi dan kinerja saat ini dari cara-cara yang berbeda
itu. Lakukanlah hal ini untuk jangka pendek,
menengah, dan jangka panjang. Pada waktu
melakukan peninjauan kembali atas penggunaan
sumber keuangan, bertindaklah cepat terhadap
masalah-masalah keuangan yang ditemukan.

Gambar 5.1
Sumber Daya Manusia dalam Industri MICE (Sumber: KASKUS)

56 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

B. Mengelola sumber daya fisik
Langkah-langkah dalam mengelola sumber daya
fisik (SDM) industri MICE adalah sebagai berikut:
1. Mengalokasikan pekerjaan
a. Menyusun struktur organisasi kegiatan sesuai
dengan jenis event dan kebutuhan kegiatan yang
meliputi kegiatan sebelum, selama dan setelah
event.
b. Menyusun deskripsi pekerjaan berdasarkan
struktur organisasi dan alokasi pekerjaan dalam
kegiatan.

2. Mengidentifikasi kebutuhan rekrutmen

a. Mengidentifikasi kebutuhan sumber daya
manusia untuk kegiatan.
b. Mengidentifikasi spesifikasi pekerjaan meliputi
pengetahuan, keterampilan dan pengalaman
yang dibutuhkan sesuai dengan jenis pekerjaan.

3. Melakukan kegiatan rekrutmen yang sesuai kegiatan

a. Menggunakan deskripsi dan spesifikasi
pekerjaan (pendidikan, pelatihan, pengalaman,
sertifikat kompetensi, dll) sebagai bahan
menyusun materi pengumuman dan iklan
lowongan kerja serta wawancara.
b. Menampilkan pengumuman dan iklan dengan
mempergunakan alternatif media yang tersedia.

57 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

 c. Menghubungi agen tenaga kerja di bidang
kegiatan MICE untuk memperoleh informasi
calon tenaga kerja.

4. Melakukan seleksi staff

a. Merancang prosedur seleksi dan jadwal
pelaksanaannya.
b. Menetapkan metode seleksi (seleksi administrasi,
tes tertulis, tes wawancara, tes psikologi, tes
kesehatan, dll) dengan mempertimbangkan
kebutuhan sumber daya.
c. Mengidentifikasi sumber daya (tenaga ahli,
keuangan dan waktu) yang dibutuhkan untuk
seleksi.
d. Melakukan kegiatan seleksi sesuai dengan
metode yang telah ditetapkan.

5. Mengorganisasikan program induksi dan orientasi

a. Menetapkan tujuan kegiatan induksi dan orientasi
sesuai visi dan misi perusahaan.
b. Menetapkan metode induksi (magang/ coachin)
dan orientasi sesuai dengan jabatan yang akan
diisi oleh tenaga kerja yang bersangkutan.
c. Menetapkan pihak yang akan dilibatkan dalam
program induksi dan orientasi.

58 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

d. Melaksanakan program induksi dan orientasi
dengan memperhatikan tujuan yang akan
dicapai.

Rangkuman

 Sumber daya fisik merupakan sumber daya

yang dipunyai perusahaan berupa gedung,
peralatan-peralatan, modal maupun 8 unsur
elemen lingkungan di sekitar perusahaan
yaitu pemasok, masyarakat keuangan,
pemerintah, masyarakat global, pelanggan,
pesaing, pemegang saham atau pemilik, dan
serikat pekerja.
 Sumber daya fisik terdiri dari:
1. Man (Manusia).
2. Material  (Bahan).
3. Machine (Mesin).
4. Money (Uang).
 Langkah-langkah dalam mengelola sumber
daya fisik industri MICE:
1. Mengalokasikan pekerjaan
2. Mengidentifikasi kebutuhan rekrutmen
3. Melakukan kegiatan rekrutmen yang
sesuai kegiatan
4. Melakukan kegiatan rekrutmen yang
sesuai kegiatan
5. Mengorganisasikan program induksi
dan orientasi

59 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

 Tugas

1. Bentuk kelompok yang terdiri dari 4 anggota.

2. Diskusikanlah dengan kelompokmu tentang
pengelolaan sumber daya fisik (SDM) dalam industri
MICE! 

Test Formatif

Jawablah pertanyaan berikut dengan jelas dan benar!

1. Sumber daya fisik dibedakan menjadi 4. Jelaskan
4 sumber daya fisik dalam kegiatan pameran!
2. Kegiatan rekrutmen staff pameran harus dilakukan
dengan benar agar tidak menimbulkan kerugian
dari segi biaya, waktu dan juga tenaga. Uraikanlah
identifikasi kebutuhan staff pada kegiatan
pameran!

60 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

 Lembar Kerja

1. Bacalah Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan

transmigrasi Republik Indonesia Nomor 348
Tahun 2014.
2. Alat dan bahan yang diperlukan: alat tulis dan
 jaringan internet
3. Langkah kerja:
a. Downlad Keputusan Menteri Tenaga Kerja
dan transmigrasi Republik Indonesia Nomor
348 Tahun 2014 serta penjelasannya tentang
mengelola sumber daya fisik!
b. Carilah di internet informasi baik berupa
proposal ataupun makalah pelaksanaan
kegiatan pameran!
c. Praktikkanlah pengecekan sumber daya fisik
dari kegiatan pameran yang telah
didiskusikan!

61 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

Kegiatan Belajar 6
 Meng evaluasi s umber daya untuk pemasang an/
 pembong karan pameran

TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah melakukan diskusi dan menggali informasi, peserta
didik dapat:
3.16.1 Menganalisis sumber daya untuk pemasangan/
pembongkaran pameran dengan tanggung jawab
3.16.2 Mengevaluasi sumber daya untuk pemasangan/
pembongkaran pameran dengan tanggung jawab

4.16.1 Disediakan SOP dan job sheet , peserta didik mampu

mengerjakan pengecekan sumber daya untuk
pemasangan/ pembongkaran pameran sesuai tugas
dengan tepat
4.16.2 Disediakan SOP dan job sheet , peserta didik mampu
merumuskan pengecekan sumber daya untuk
pemasangan/ pembongkaran pameran dengan
inisiatif dan tanggung jawab

MATERI PEMBELAJARAN
Mengelola kinerja SDM
Sumber daya manusia pada bidang pemasangan/
pembongkaran pameran harus memiliki kompetensi sesuai
dengan kualifikasi pekerjaan tersebut, sehingga para
pekerja dapat menunjukkan kinerja yang baik.

62 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

 Gambar 6.1
Kinerja Sumber Daya Manusia dalam Industri MICE (Sumber:
Proxsis Consulting Group )

Pengecekan sumber daya untuk pemasangan/

pembongkaran pameran perlu dilakukan agar dapat
ditindaklanjuti, sehingga menjadi pertimbangan untuk
pelaksanaan pameran di masa mendatang. Kinerja SDM
perlu dikelola dengan langkah- langkah berikut:
1. Mengalokasikan pekerjaan
a. Menetapkan deskripsi pekerjaan (tugas-tugas
yang merupakan kewajiban yang ada dalam surat
tugas/ kontrak) sesuai dengan kebutuhan.
b. Menempatkan pihak- pihak/ staff sesuai dengan
deskripsi pekerjaan.
c. Melakukan pengarahan (briefing dan rapat
evaluasi) untuk memperjelas deskripsi pekerjaan.
d. Umpan balik (penilaian lisan dan penilaia tertulis)
dari staf diperoleh sebagai konfirmasi kejelasan
deskripsi pekerjaan.

63 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

2. Menilai kinerja
a. Menetapkan sistem penilaian kinerja sebagai
acuan.
b. Melakukan penilaian kinerja secara berkala dan
konsisten.

3. Memberikan umpan balik

a. Menyiapkan informasi yang akan disampaikan
terkait penilaian kinerja.
b. Memberikan umpan balik kepada staf terkait hasil
penilaian kinerja.

4. Melakukan tindak lanjut

a. Menetapkan rancangan tindak lanjut terkait hasil
penilaian kinerja dengan mempertimbangkan
pendapat pihak terkait internal.
b. Melakukan tindak lanjut terkait hasil penilaian
kinerja berupa training, surat peringatan atau
pembinaan.

Rangkuman

 Pengelolaan kinerja SDM dilakukan dengan

langkah- langkah berikut:
1. Mengalokasikan pekerjaan
2. Menilai kinerja
3. Menilai kinerja
4. Melakukan tindak lanjut

64 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

 Tugas

1. Bentuk kelompok yang terdiri dari 4 anggota.

2. Diskusikan dalam kelompokmu tentang pengelolaan
kinerja sumber daya fisik (SDM) dalam industri MICE! 

Test Formatif

Jawablah pertanyaan berikut dengan jelas dan tepat!

 Anda ditugaskan untuk mengelola kinerja staff pada
kegiatan pameran. Bagaimana langkah yang akan anda
lakukan dalam melaksanakan pekerjaan tersebut agar
optimal hingga tahap tindaklanjut?

Lembar Kerja

1. Bacalah Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan

transmigrasi Republik Indonesia Nomor 348
Tahun 2014.
2. Alat dan bahan yang diperlukan: alat tulis dan
 jaringan internet

65 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

3. Langkah kerja:
a. Carilah di internet informasi berupa kasus
tentang kinerja sumber daya manusia dalam
pemasangan dan pembongkaran pameran!
b. Rumuskanlah pengecekan sumber daya
untuk pemasangan dan pembongkaran
pameran dari permasalahan dan solusi kasus
yang telah didiskusikan!

66 | Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition 

 DAFTAR PUSTAKA

 Andriani, Nyoman Dini. 2014. Pengelolaan Wisata konvensi.

Yogyakarta:Graha Ilmu.

Pendit, S. Nyoman. 1999. Wisata Konvensi, Potensi Gede Bisnis

Besar . Jakarta:Gramedia Pustaka Utama.

Semangat baru. 2013. Pameran (exhibition). Diakses pada situs

web http://blogsy-semangatbaruku20.blogspot.com

Si Ganteng. 2018. Pengertian pameran, tujuan, manfaat, jenis-

 jenis, unsur . Diakses pada situs web
https://www.onoini.com

Solichoel Soekaemi,  2014. Usaha jasa pameran (exhibition).

Diakses pada situs web http://www.ayoholiday.com

Pengelolaan Meeting, Incentive, Conference dan Exhibition