Professional Documents
Culture Documents
HTKTC2
HTKTC2
C
KỸ THUẬT TÀI LIỆU HÓA HỆ THỐNG
AIS- 13th Marshall B.Romney & Paul John Steinbart :
chapter 3
Mục tiêu
– Flowchart: lưu đồ
– Document flowchart: lưu đồ chứng từ
– System flowchart: lưu đồ hệ thống
– Program flowchart: lưu đồ chương trình
Tài liệu hệ thống (Documentation)
11
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• Những thành phần cơ
bản của DFD
Data store (H)
Data destination
(J)
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
Deposit
Bank
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• Every process must have at least
one data inflow and at least one
data outflow. Why?
Accounts
• What do you notice about how the
Receivable
processes are labeled?
Deposit
Bank
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• The data store is shown in red.
• Notice that the inflows and
outflows to the data store are Accounts
not labeled. Receivable
Deposit
Bank
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• Data flows are shown in red.
• Does it appear that a data
flow can be two-way? Accounts
• If so, how is it handled? Receivable
Deposit
Bank
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• Data flows should always be
labeled.
• The exception is a data flow Accounts
moving into or out of a data Receivable
store.
• What symbol is the data store?
Deposit
Bank
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• Phân cấp DFD
DFD được chia thành các cấp thấp hơn liên tiếp để cung
cấp thông tin chi tiết hơn bởi vì rất ít hệ thống có thể được
thể hiện đầy đủ trên một tờ giấy. Ngoài ra, người dùng có
các nhu cầu khác nhau và nhiều mức độ có thể đáp ứng tốt
hơn các yêu cầu khác nhau của người dùng.
• DFD cấp cao nhất gọi là DFD khái quát (context
diagram).
– Cung cấp cách nhìn tóm tắt về hệ thống.
– Mô tả một hệ thống xử lý dữ liệu và các thực thể bên
ngoài gồm:
• Nguồn dữ liệu đầu vào
• Điểm đến dữ liệu
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU KHÁI QUÁT
• What information comes into this
process, and from where?
Govt.
Depart- Agencies
ments
Bank
Human
Resources
Payroll
disburse-
3.0 5.0
ment data
Prepare Employee/ Update
Reports Payroll File Gen.
Ledger
Payroll tax
Payroll disb. voucher
report
4.0 General
Pay Ledger
Taxes Tax report
Manage- & payment
ment Govt.
Agencies
HƯỚNG DẪN VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
Hiểu về hệ thống. Quan sát dòng thông tin và phỏng vấn
những người liên quan để hiểu biết về hệ thống.
Bỏ qua các khía cạnh quan trọng của hệ thống
Xác định ranh giới hệ thống – điểm bắt đầu và kết thúc.
Vẽ DFD khái quát
Xác định và đặt tên tất cả các dòng dữ liệu.
Nhóm các dòng dữ liệu và các hoạt động liên quan.
HƯỚNG DẪN VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
NV bán hàng
….
Thủ quỹ
….. ……
23
HƯỚNG DẪN VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
24
HƯỚNG DẪN CHI TIẾT SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• Vẽ DFD khái quát
Bước 4:
Nhận diện các thực thể bên ngoài hệ thống
Bước 5:
• Vẽ các hình vuông biểu diễn các thực thể bên
ngoài trên
• Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong
hoạt động xử lý của hệ thống hiện hành. (Đặt
tên mang tính khái quát)
• Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và các thực
thể bên ngoài hệ thống
• Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ
chỉ hành động nhận và gửi dữ liệu
25
HƯỚNG DẪN CHI TIẾT SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
• Vẽ DFD (cấp 0)
Bước 6: Nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên
• Cách 1: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng 1 nơi và
cùng thời điểm
• Cách 2: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng thời điểm
nhưng khác nơi xảy ra
• Cách 3: Nhóm các hoạt động theo mối quan hệ hợp
lý với nhau
Bước 7: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhóm hoạt
động theo 1 động từ nêu bật nội dung chính các hoạt động
trong nhóm
Bước 8:.Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các hình tròn
với nhau theo mối liên hệ hợp lý
Bước 9: Bổ sung các lưu trữ dữ liệu nếu thấy hợp lý
26
LƯU ĐỒ
(Flowchart) – p82
Lưu đồ là một kỹ thuật phân tích bằng hình ảnh mô tả
một số khía cạnh của một hệ thống thông tin một cách rõ
ràng, súc tích và hợp lý.
Lưu đồ ghi lại cách thức quy trình kinh doanh thực hiện
và cách chứng từ luân chuyển.
Sử dụng bộ các ký hiệu tiêu chuẩn để mô tả
LƯU ĐỒ
• Bao gồm 3 loại:
– Lưu đồ chứng từ (Document flowchart): mô tả
dòng lưu chuyển của chứng từ và dữ liệu giữa
các bộ phận.
– Lưu đồ hệ thống (System flowchart): mô tả mối
quan hệ giữa đầu vào, xử lý, lưu trữ và đầu ra
của hệ thống.
– Lưu đồ chương trình (Program flowchart): mô tả
chuỗi các hoạt động hợp lý được thực hiện trong
chương trình máy tính
• Lưu đồ hệ thống của
quy trình bán hàng
• The program flowchart from
Figure 3-11 in your textbook
is shown on the right.
• Note that the program flowchart
details the logic of processes
performed by the computer.
• This flowchart becomes the
programmer’s blueprint for writing
the actual computer program.
LƯU ĐỒ
• Có 4 nhóm ký hiệu của lưu đồ
– Ký hiệu đầu vào/ đầu ra (Input/output): Thể hiện
đầu vào, đầu ra từ hệ thống
– Ký hiệu xử lý: Thể hiện xử lý dữ liệu bằng máy hoặc
bằng tay
– Ký hiệu lưu trữ: Thể hiện dữ liệu được lưu trữ ở
đâu
– Ký hiệu dòng dữ liệu và ký hiệu khác: Dòng dữ
liệu, bắt đầu và kết thúc của lưu đồ, điều kiện lựa
chọn quyết định, ghi chú
Ký hiệu đầu vào/ đầu ra
(Input/output)
Chứng từ giấy hoặc điện tử hoặc
báo cáo
Xử lý thủ công
Ký hiệu lưu trữ
Cơ sở dữ liệu
Băng từ
Sổ sách
Ký hiệu dòng lưu chuyển và
ký hiệu khác
Dòng lưu chuyển
Giải thích
CÁCH VẼ LƯU ĐỒ TRONG XỬ LÝ
BẰNG MÁY
HƯỚNG DẪN VẼ LƯU ĐỒ
(p 86)
Hiểu hệ thống
Xác định các thực thể của lưu đồ
Tổ chức lưu đồ thành các cột
Ghi rõ ràng tất cả các ký hiệu
Kết nối trang
Vẽ phác họa lưu đồ
Vẽ lưu đồ hoàn chỉnh
HƯỚNG DẪN CHI TIẾT VẼ LƯU ĐỒ
Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn
mô tả
Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên
quan đến các thực thể đó
Thực thể: Các đối tượng thực hiện hoặc điều khiển
các hoạt động, như người, nơi chốn, vật
Thực thể bên ngoài hệ thống: Là những thực thể chỉ
cho hoặc nhận dữ liệu của hệ thống (không xử lý dữ
liệu)
Thực thể bên trong hệ thống: Là những thực thể
của hệ thống tham gia vào quá trình xử lý dữ liệu
41
HƯỚNG DẪN CHI TIẾT VẼ LƯU ĐỒ
Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động trong
bảng mô tả ở bước 2
• Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển hóa. Các hoạt
động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp, lập chứng
từ.
• Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các thực thể không
phải là hoạt xử lý dữ liệu
Bước 4: Chia lưu đồ thành các cột
• Mỗi thực thể bên trong là một cột trên lưu đồ. Đặt tên cột là tên đối
tượng bên trong.
• Các cột được sắp xếp theo trình tự tham gia của các đối tượng
bên trong hệ thống hướng từ trái sang phải.
Bước 5: Xác định các thành phần của từng cột
• Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động
• Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di chuyển thông
tin từ trên xuống dưới
• Các chứng từ đi vào biểu tượng xử lý sẽ đi ra biểu tượng xử lý đó
HƯỚNG DẪN CHI TIẾT VẼ LƯU ĐỒ
Bước 6: Hoàn thành lưu đồ
• Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin
• Sử dụng các ký hiệu “điểm nối cùng trang” khi dòng thông
tin chuyển qua cột khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ
ngang/dọc
• Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung
thành một hoạt động xử lý (nếu cần)
• Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết
thúc.
• Sử dụng thêm ký hiệu giải thích để giải thích hay ghi chú
• Kiểm tra lại toàn bộ lưu đồ để tránh sai sót.
TÌNH HUỐNG THỰC HÀNH:
Quá trình thu tiền bán chịu
Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả nợ
của công ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi
số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo. Nhân
viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo
trả tiền cho kế toán phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên
phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toán
phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự.
Kế toán phải thu nhận giấy báo trả nợ do nhân viên bán hàng chuyển
đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ,
kế toán kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả nợ, sau đó nhập vào chương
trình quản lý phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn
còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ
thanh toán làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng hóa đơn.
Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế
toán tổng hợp để ghi sổ cái.
44