Case 6.

14: A Critical Team Member Getting Married and Going on a Honeymoon

In the middle of an offshore oil platform equipment design and construction project, one of my critical
software design engineers decided to get married and go on a honeymoon. He came to my office one day right in the
middle of our project’s very high activ- ity period and surprised me by saying that he was going to get married in a
month in Mexico and then go on a honeymoon to Australia for three weeks. He was going to be off the project close
to four weeks. These surprising events were not planned in my project scheduling at all. He was responsible for
designing and generating the software for the control system of the equipment. He was right in the middle of his
tasks. I told him that this was quite a change of events in the middle of our project. His absence period coincided
with the initial testing of the equipment using his control system. I had no one capable of taking over his tasks. I had
to think and find ways to manage his tasks during his absence. I could not get mad at him or ask him to delay his
plans. He was one of my ace engineers. I congratulated him on his decision to get married, but I also told him that he
should have planned for his marriage at least six months ago. I told him that I was going to prepare a plan to take
care of his responsibilities in his absence. I told him to meet with me again the next day on the subject.

SUB: Trong dự án thiết kế và xây dựng thiết bị dàn khoan dầu ngoài khơi, một trong những kỹ sư thiết kế
phần mềm quan trọng của tôi đã quyết định kết hôn và đi hưởng tuần trăng mật. Một ngày nọ, anh ấy đến văn phòng
của tôi ngay giữa giai đoạn hoạt động rất cao của dự án và làm tôi ngạc nhiên khi nói rằng anh ấy sẽ kết hôn sau một
tháng nữa ở Mexico và sau đó sẽ đi hưởng tuần trăng mật ở Úc trong ba tuần. Anh ấy sẽ rời khỏi dự án gần bốn
tuần. Những sự kiện đáng ngạc nhiên này hoàn toàn không được lên kế hoạch trong lịch trình dự án của chúng tôi.
Anh ấy chịu trách nhiệm thiết kế và tạo ra phần mềm cho hệ thống điều khiển của thiết bị. Anh ấy đang trong thời
gian thựuc hiện nhiệm vụ của mình. Tôi nói với anh ấy rằng đây là một sự thay đổi biến động hoàn toàn các sự kiện
trong dự án của chúng tôi. Khoảng thời gian vắng mặt của anh ấy trùng với đợt thử nghiệm ban đầu khi thiết bị sử
dụng hệ thống điều khiển của anh ấy. Tôi không có ai có khả năng đảm nhận nhiệm vụ của anh ấy. Tôi đã phải suy
nghĩ và tìm mọi cách để quản lý các nhiệm vụ của anh ấy trong thời gian anh ấy vắng mặt. Tôi không thể nổi giận
với anh ấy hoặc yêu cầu anh ấy trì hoãn kế hoạch của mình. Anh ấy là một trong những kỹ sư ưu tú của tôi. Tôi chúc
mừng quyết định kết hôn của anh ấy, nhưng tôi cũng nói với anh ấy rằng lẽ ra anh ấy nên lên kế hoạch cho cuộc hôn
nhân của mình ít nhất sáu tháng trước. Tôi nói với anh ấy rằng tôi sẽ chuẩn bị một kế hoạch để đảm nhận trách
nhiệm của anh ấy khi anh ấy vắng mặt. Tôi bảo anh ấy gặp lại tôi vào ngày hôm sau về chủ đề này.

He had four more weeks of work before he left for Mexico. His efficiency was going to drop, as he got
closer to his wedding day because of intense activities for his wedding ceremony. The first thing I had to get him to
do was to bring the control system soft- ware to a preliminary and operable phase before he left. He had to provide
me with a preliminary version of the software. He had to leave me with his computer’s password and software file
loca- tions. I was not going to ask him to release his control software through document control in its preliminary
version. He was going to train me on the usage of his software during his last two days in the office. I did not want
to get any other team members distracted spending time on his software. Then I was going to ask him to give us a
call every morning at 9 a.m. Australian east- ern daylight time (3 p.m. Pacific daylight time) so that we could
discuss all problems and hiccups that we had encountered while operating the equipment control system software. I
did not want to call him and disturb him on his honeymoon every time I had an issue with his software.

SUB: Anh ấy có thêm bốn tuần làm việc trước khi đi Mexico. Hiệu suất của anh ấy sẽ giảm xuống khi anh
ấy tiến gần đến ngày cưới vì các hoạt động căng thẳng cho lễ cưới của mình. Điều đầu tiên tôi phải yêu cầu anh ấy
làm là đưa phần mềm hệ thống điều khiển vào giai đoạn sơ bộ và có thể vận hành được trước khi anh ấy rời đi. Anh
ấy phải cung cấp cho tôi phiên bản sơ bộ của phần mềm. Anh ấy phải để lại cho tôi mật khẩu máy tính và vị trí tệp
phần mềm của anh ấy. Tôi sẽ không yêu cầu anh ấy phát hành phần mềm kiểm soát của mình thông qua kiểm soát
tài liệu ở phiên bản sơ bộ. Anh ấy sẽ huấn luyện tôi cách sử dụng phần mềm của anh ấy trong hai ngày cuối cùng
anh ấy ở văn phòng. Tôi không muốn bất kỳ thành viên nào khác trong nhóm bị phân tâm khi dành thời gian cho
phần mềm của anh ấy. Sau đó, tôi sẽ yêu cầu anh ấy gọi cho chúng tôi vào mỗi buổi sáng lúc 9 giờ sáng theo giờ ban
ngày miền đông nước Úc (3 giờ chiều theo giờ ban ngày Thái Bình Dương) để chúng tôi có thể thảo luận về tất cả
các vấn đề và trục trặc mà chúng tôi gặp phải khi vận hành phần mềm hệ thống điều khiển thiết bị. Tôi không muốn
gọi cho anh ấy và làm phiền anh ấy trong tuần trăng mật mỗi khi tôi gặp sự cố với phần mềm của anh ấy.

I had an hour meeting with him the next day. I laid out my proposed solutions for his absence. He agreed
with me that he was going to be able to complete a preliminary version of his software before he left for Mexico. He
was not going to be able to complete user instructions for his software by the time he left. He agreed to train me on
the usage of his software for two days before he left. He also agreed to call me on Skype Tuesday through Saturday
mornings five times a week at the agreed time. He was very appre- ciative of my understanding of his situation. He
told me that one of my project’s team members was going to be a groomsman at his wedding.

SUB: Tôi đã có một cuộc họp kéo dài một giờ với anh ấy vào ngày hôm sau. Tôi đặt ra các giải pháp đề
xuất của tôi cho sự vắng mặt của mình. Anh ấy đồng ý với tôi rằng anh ấy sẽ có thể hoàn thành phiên bản sơ bộ của
phần mềm trước khi lên đường đi Mexico. Anh ấy sẽ không thể hoàn thành các hướng dẫn sử dụng cho phần mềm
của mình khi anh ấy rời đi. Anh ấy đồng ý huấn luyện tôi cách sử dụng phần mềm của anh ấy trong hai ngày trước
khi anh ấy rời đi. Anh ấy cũng đồng ý gọi cho tôi qua Skype từ thứ Ba đến sáng thứ Bảy năm lần một tuần vào thời
gian đã thỏa thuận. Anh ấy rất đánh giá cao sự hiểu biết của tôi về hoàn cảnh của anh ấy. Anh ấy nói với tôi rằng
một trong những thành viên trong nhóm dự án của tôi sẽ làm phù rể trong đám cưới của anh ấy.

I checked his progress daily during the next four weeks. He completed as promised a preliminary version of
his software before he left for his big day in Mexico. He trained me for two days on all the inputs, outputs, and
possible trouble areas of his software. He called me from Australia on the agreed upon call schedule. Some of the
calls lasted five minutes, but several of them lasted over an hour. We tried several ways to solve software operating
issues while he was live on Skype. With the daily calls, we got along okay in his absence. He completed and
released his control software and its user instructions two months after his return from Australia. My team members
and I contributed handsomely to get a great present for our newlywed colleague.

SUB: Tôi đã kiểm tra sự tiến bộ của anh ấy hàng ngày trong bốn tuần tiếp theo. Anh ấy đã hoàn thành
phiên bản sơ bộ của phần mềm như đã hứa trước khi lên đường tham dự ngày trọng đại của mình ở Mexico. Anh ấy
đã đào tạo tôi trong hai ngày về tất cả các đầu vào, đầu ra và các khu vực có thể gặp sự cố trong phần mềm của anh
ấy. Anh ấy gọi cho tôi từ Úc theo lịch trình cuộc gọi đã thỏa thuận. Một số cuộc gọi kéo dài năm phút, nhưng một số
cuộc gọi kéo dài hơn một giờ. Chúng tôi đã thử một số cách để giải quyết các sự cố vận hành phần mềm khi anh ấy
trực tiếp trên Skype. Với các cuộc gọi hàng ngày, chúng tôi vẫn ổn khi anh ấy vắng mặt. Anh ấy đã hoàn thành và
phát hành phần mềm điều khiển cũng như hướng dẫn sử dụng của nó hai tháng sau khi trở về từ Úc. Các thành viên
trong nhóm của tôi và tôi đã đóng góp rất nhiều để có được một món quà tuyệt vời cho đồng nghiệp mới cưới của
chúng tôi.

Tóm tắt: Ông kỹ sư thiết kế phần mềm điều khiển hệ thống thiết bị cho dự án cbi cưới và đi Mexico, phải
vắng mặt 4 tuần. Thời gian ông kĩ sư báo lên Lead là cách ngày đi Mexico 4 tuần. Team không ai có thể đảm nhận
được vị trí này nên Lead kêu ổng gáng làm cho hoàn thiện cái bản sơ bộ của phần mềm và giao lại mật khẩu với các
cách sử dụng máy tính điều khiển trước khi đi cho ông Lead. Mỗi tuần gọi Skype 5 lần hướng dẫn vận hành phần
mềm. Ông kĩ sư cũng báo là 1 trong số những thành viên team dự án của ông lead tham gia làm phù rể. Mọi chuyện
vẫn êm ổn. Kĩ sư hoàn thành phần mềm trong 2 tháng sau khi trở về từ Úc.

QUES: Giả định bạn là người quản lý người quản lý dự án (project leader), những bài học rút ra từ case
study này là gì?

TRẢ LỜI:

Bài học rút ra: Luôn có vị trí phòng bị, không thể để 1 công việc chỉ có 1 người đảm nhiệm. Đặc biệt là các công
việc quan tọng như case trên. Việc vấn đề dột xuất xảy ra hoặc báo cáo chậm trễ từ người đảm nhiệm đó sẽ ảnh
hưởng trực tiếp đến cả dự án. Những công việc đòi hỏi chuyên môn hóa cao, nếu dự án không đủ nhân sự, hãy thuê
ngoài hoặc hợp tác với nhân sự bên khác. Việc đột xuất từ cá nhân mà chỉ cá nhân đó mới có thể hoàn thành được
công việc là không lường trước, 1 team công viễ nên có ít nhất 2-3 người, đảm bảo mọi thành viên team công việc
đều nắm và có thể thực hiện công việc này hoàn thành khi 1 trong các cộng sự của họ gặp vấn đề đột xuất.