Chương 8:

1. Giải quyết tình huống 7.2 - Trường hợp Công ty Xây dựng Hà Thành
a) Hai nguyên nhân dẫn đến những lời đồn đại trên là:

- Truyền thông nội bộ trong công ty chưa tốt: Thông tin trong công ty chưa được truyền thông rõ
ràng, cụ thể đến nhân viên. Dẫn đến nhân viên trong công ty không được thông tin kịp thời và dần
mất niềm tin với Ban Giám đốc, từ đó có thể gây chia rẽ nội bộ công ty.
- Không kịp thời tìm hiểu và giải quyết tin đồn: Khi các tin đồn xuất hiện thì Ban Giám đốc công
ty không kịp thời tìm hiểu về nguyên nhân và giải quyết tin đồn một cách chính xác. Điều đó đã
làm cho tin đồn ngày một lan xa hơn và gây ra sự hoang mang trong công ty.
b) Những rào cản đối với việc giao tiếp tại công ty Hà Thành là:

- Áp lực thời gian: Thông tin chưa được truyền thông một cách kịp thời cho các nhân viên trong
công ty, từ đó gây hoang mang và xuất hiện nhiều tin đồn.
- Sự khác biệt về địa vị: Ban Giám đốc chưa nhất quán thông tin từ trên xuống dưới, từ đó gây ra
sự bức xúc cho nhân viên trong công ty.
- Uy tín nguồn thông tin: Thông tin chưa được truyền đạt kịp thời dẫn đến nhân viên thiếu tin
tưởng với công ty.
- Những phán quyết về giá trị: Những nhân viên trong công ty đã không tìm hiểu về các tin đồn đó
mà lại đi truyền đạt lại cho người khác.
c) Phương pháp lên kế hoạch để cải thiện giao tiếp giữa Toàn và Giang:

 Đối với ông Toàn:

- Đối thoại trực tiếp để đính chính và giải thích rõ ràng với Giang về những tin đồn trong công ty.
- Thông báo thông tin kịp thời đến Giang và đã đảm bảo rằng Giang đã hiểu rõ vấn đề.
- Khi phản hồi lại các câu hỏi của Giang thì nên trả lời thẳng mục đích của đợt kiểm tra và nhắc
nhở nhẹ nhàng.
 Đối với ông Giang:
- Xem xét lại hành vi hung hăng của bản thân vì nó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kiểm tra của Ban
Giám đốc.
- Khi nhận được câu trả lời của Toàn, Giang nên bình tĩnh và nói chuyện rõ ràng thay vì đi trút sự
bực tức với nhân viên khác.
 Đối với cả Toàn và Giang:
- Chủ động lắng nghe và tôn trọng ý kiến của đối phương.
- Khi giao tiếp, hai người nên cố gắng bình tĩnh, không nên để cảm xúc lấn át.
- Ngồi lại nói chuyện cùng nhau lịch sự, cởi mở, chú ý đến lời nói và từ ngữ của minh.

d) Để thể hiện việc chủ động lắng nghe tốt hơn, Toàn có thể:

- Bình tĩnh khi nghe Giang nói và từ đó đưa ra câu trả lời và giải thích đúng trọng tâm.
- Dùng thái độ lịch sự, cởi mở khi nghe Gang phản hồi và có câu trả lời thích hợp.
- Tập trung lắng nghe khi Giang trình bày đang ý kiến của mình bằng cách ngưng công việc đang
làm của mình lại, nhìn trực tiếp vào Giang và gật đầu thể hiện mình đang lắng nghe từng thông
tin mà nhân viên nói.
 - Sau khi giải thích các thắc mắc của Giang, Toàn nên đặt ra các câu hỏi: “Anh đã hiểu vấn đề
chưa?”, “Anh còn thắc mắc điều gì nữa không?”, …
e) Để lấy phản hồi từ Giang và để đảm bảo rằng anh ta đã hiểu, Toàn nên:

- Tích cực, cởi mở khi lắng nghe, tránh thái độ khó chịu khi Giang đưa ra ý kiến.
- Sau khi phản hồi các câu hỏi của Giang xong, Toàn nên hỏi lại cấp dưới của mình có hài lòng
hoặc hiểu rõ câu trả lời của mình không bằng một số câu: “Anh đã hiểu vấn đề chưa?”, “Anh còn
thắc mắc điều gì nữa không?, … Từ đó, khuyến khích Giang đưa ra ý kiến.
- Khi nói chuyện, Toàn nên chú ý thái độ, biểu hiện của Giang để đoán rằng Giang đã hiểu hay
chưa. Ví dụ, nếu Giang chưa hiểu vấn đề, thì sẽ biểu hiện ra sự hoang mang, lo lắng hoặc những
lời mở như “Nhưng mà”, “Nhưng tôi thấy”; khi Giang tỏ vẻ hài lòng và gật đầu, cảm ơn thì cho
thấy anh ta đã hiểu cũng như nắm được thông tin mà Toàn muốn truyền đạt.
f) Để có thể cải thiện việc giao tiếp tại công ty Hà Thành, trước hết công ty nên:

- Tạo kênh thông tin của công ty, để từ đó thông tin cho nhân viên một cách rõ ràng, cụ thể hơn.
- Tổ chức các buổi tiệc liên hoan để nhân viên thân thiết và dễ nói chuyện với nhau hơn.
- Tạo điều kiện để nhân viên bày tỏ quan điểm bằng cách: Hỏi cấp dưới trong các hội họp, tạo hòm
thư của công ty, …
- Thường xuyên chú ý đến các tin đồn trong công ty để giải quyết kịp thời để từ đó, tìm ra các
nguyên nhân và giải quyết kịp thời, tránh tình trạng gây hoang mang và lo lắng cho các nhân
viên.
Các thành viên trong công ty Hà Thành cũng đang gặp các rào cản trong giao tiếp hòa hợp với nhau vì họ
đang không thực sự lắng nghe người nói và liên tục đưa ra các phản ứng tiêu cực (cãi vã) trong giao tiếp.
Do đó, các thành viên nên:

- Thấu hiểu cảm xúc cả người nói và người nghe hơn: Người nói nên đặt mình vào vị trí của người
nghe trước khi muốn nói một điều gì đó. Chẳng hạn như Giang có ý định càu nhàu các đồng
nghiệp của mình thì anh nên cân nhắc lại họ có phải là đối tượng mình nên làm vậy hay không?
Sau khi làm vậy thì cảm xúc và thái độ các đồng nghiệp của mình sẽ như thế nào?
- Lựa chọn đúng thời điểm: Người nói nên lựa những khoảng thời gian người nghe không bị bận
tâm bởi quá nhiều vấn đề khác hoặc có các cảm xúc tiêu cực đang ảnh hưởng họ.
- Nhắc lại vấn đề: Hãy nhắc lại những ý chính và điểm mấu chốt trong điều mà mình muốn truyền
đạt đến mọi người. Các thành viên khi không nắm được ý chính trong lời nói của người nói thì có
thể hỏi lại để rõ ràng hơn, tránh bị nhầm lẫn hay quên mất thông tin. (Như là trường hợp quên
mất thông báo trước 6 tuần của Giang).
- Lắng nghe một cách chủ động: Các thành viên nên tập trung hoàn toàn vào người nói, thấu hiểu
thông điệp của họ, nắm được thông tin và phản hồi một cách chu đáo để bản thân có thể hiểu rõ
thông tin mà người nói cũng cảm thấy được tôn trọng.