Ufanisi Kazini Ebook 221205 223246

JOEL NANAUKA
UFANISI
KAZINI
Joel Arthur Nanauka

Ufanisi Kazini
Jinsi ya Kuongeza Thamani Yako Eneo la Kazi.
Joel Arthur Nanauka

Kitabu hiki kimeandikwa na Joel Nanauka, Kikiwa ni
kitabu cha 10 katika mfululizo wa Success Diary.
Haki zote zimehifadhiwa. Huruhusiwi kunakili au

kudurufu sehemu ya kitabu hiki bila idhini ya mwandishi.
Kufanya hivyo itakuwa ni ukiukwaji wa haki za
mwandishi na mchapaji. Ikigundulika hatua za kisheria
zitachukuliwa.
Copyright 2021
Mawasiliano:
Joel Arthur Nanauka
P.O.Box 34743, Dar es salaam
Simu +255 756 094 875
Barua pepe: jnanauka@gmail.com
www.joelnanauka.com
Kimesanifiwa na Kupangwa na Andrew Rwela
Dar es salaam, Tanzania

0743 200 738
rwelaandrew@gmail.com
Ufanisi Kazini | Joel Nanauka | i

YALIYOMO
Kanuni 3 Kubwa Zitakazo Kufanya Wapekee Kazini 01
Vyanzo 6 Vya Stress Maeneo ya Kazi & Jinsi ya 13

Kukabiliana Navyo
Aina 6 Za Mabosi Wakorofi na Jinsi Ya Kukabiliana Nao 37
Aina 5 Kubwa Za Watu Maeneo Ya Kazi, Wafahamu 59

Wasikukwamishe
Wezi 5 Wanaokuibia Muda Wako Kila Siku Na Namna Ya 76

Kuwakabili
Namna Rahisi Ya Kuendesha Vikao Vyenye Ufanisi 93
Mambo 6 Hatari Ya Kuepuka Unapokuwa Eneo la Kazi 105
Kuhusu Mwandishi 124
Ufanisi Kazini | Joel Nanauka | ii

UTANGULIZI
Mwalimu nguli wa masuala ya mafanikio katika

maisha, Jim Rohn, aliwahi kusema kuwa haulipwi
kwa muda ambao unautumia kufanya kazi bali
unalipwa kutokana na thamani unayoizalisha katika
huo muda.
Kinachokufanya uwe na thamani sana katika kazi

yako sio miaka uliotumia ukiwa kazini, sio kiwango
cha juu cha elimu ulichonacho wala sio kujuana zaidi
na watu wengi bali ni kuongeza thamani yako katika
unachokifanya.
Kwa miaka mingi nimekuwa nikitoa mafunzo ya kuwa

na ufanisi wa hali ya juu katika maeneo ya kazi "Peak
Perfomance Trainings" kwa makampuni na
mashirika mbalimbali ya kitaifa na kimataifa.
Moja ya mabadiliko makubwa sana yanayotokea

baada ya kufanya kozi hii ni kuongeza ufanisi na
uzalishaji wa taasisi hizi kwa kiwango cha juu zaidi.
Ufanisi Kazini | Joel Nanauka | iii

Kampuni kadhaa ambazo zimetumia mbinu hizi
zimeweza kuongeza matokeo yao hadi kufikia
asilimia kati ya 20% - 30% ndani ya mwaka mmoja
bila kuongeza uwekezaji wowote wa kifedha.
Kupitia kitabu hiki nimeeleza kwa maeneo muhimu

ambayo utakapoanza kuyafanyia kazi wewe binafsi,
kitengo chako ama taasisi yako kwa ujumla
itakusaidia sana kupata matokeo makubwa ndani ya
muda mfupi.
Kitabu hiki ni muongozo muhimu wa kuongeza

ufanisi kwa mtu binafsi, kitengo na taasisi kwa
ujumla. Kinaweza kutumika kwa mfanyakazi wa chini,
wa kati ama viongozi wa juu katika kuleta mabadiliko
muhimu kwenye utendaji.
See You At The Top
Ufanisi Kazini | Joel Nanauka | iv

SURA YA KWANZA
Kanuni 3 Kubwa Zitakazo

Kufanya Wapekee Kazini
Ufanisi Kazini | Joel Nanauka | 1

Unaamka asubuhi, unakwenda kwenye eneo lako la
kazi, kisha jioni unarudi nyumbani unalala, asubuhi
unaamka na kuelekea ofisini.
Umeshawahi kujiuliza unaelekea wapi?
Umeshawahi kujiuliza utaendelea kufanya hivyo hadi

lini?
Umeshawahi kujiuliza utaendelea kufanya hivyo hadi

ukiwa na umri gani?
Kuna watu wengi sana ambao wanafanya kazi lakini

matokeo wanayoyapata hayalingani kabisa na juhudi
zao. Unaweza kusema kuwa nguvu inayowekwa ni
kubwa kuliko matokeo wanayoyapata. Jaribu
kutafakari kuhusiana na juhudi zako unazoweka
katika kazi unayofanya na matokeo unayoyapata kila
siku.
Je, umeshawahi kumuona mtu ambaye kila siku

anapanda juu katika kazi na shughuli anayofanya?
Au kuna mtu ambaye unapomuangalia
anakuhamasisha sana kutokana na mafanikio

ambayo ameyepata katika kazi anayofanya?
Unachotakiwa kujua ni kuwa kwa kila aliyefanikiwa

kuna kanuni ambazo amezitumia kumsaidia kupanda
haraka katika kazi anayofanya.
Kumbuka cha muhimu zaidi katika kuwa na ufanisi na

mafanikio kwenye eneo lako la kazi sio muda mrefu
uliokaa ofisini bali ni jinsi ambavyo unatumia kanuni
kwa ukamilifu wake.
Katika sura hii utajifunza kanuni 3 za muhimu zaidi

zitakazo kutofautisha na wengine wote katika eneo
lako la kazi.
Kanuni ya 1 : Nitaongeza Ubora Kila Siku
Mtaalamu wa mambo ya mafanikio ya maisha Jim

Rohn aliwahi kusema kuwa "Mafanikio ni matokeo
ya hatua ndogo ndogo unazopiga kila siku na
kufeli ni matokeo ya uzembe mdogo mdogo
unaoufanya kila siku"
Kwa miaka 110 timu ya baiskeli ya nchi ya uingereza

ilikuwa haijawahi kabisa kuchukua ushindi katika
mashindano makubwa duniani. Mwaka 2004
waliamua kumkabidhi timu kocha Dave Brailford ili
aanze kuinoa.
Kocha Dave alikuja na kanuni muhimu sana ya

kuongeza ufanisi inayoitwa "Aggregation of
Marginal Gains" (Kukusanya faida ndogo ndogo
unazopata kila siku).
Katika mbinu hii alitengeneza program ya wachezaji

katika namna ambayo kila siku walikuwa
wanaongeza ufanisi angalau asilimia 1 zaidi ya
walivyofanya jana. Kuanzia mazoezi, vyakula
wanavyokula, muda wa kufanya mazoezi n.k
Baada ya miaka minne walipoenda kwenye

mashindano ya olimpiki yaliyofanyika nchini Beijing,
China mwaka 2008, timu ya baiskeli ya uingereza
ilifanya maajabu kwa kupata 60% ya medali zote za
dhahabu zilizotolewa.
Baada ya hapo walifanikiwa pia kuchukua mataji sita

ya mashindano maarufu ya baiskeli yanafofanyika

ufaransa (Tour De France). Nini kilileta matokeo
haya makubwa? Ni baada ya kuweka mkakati wa
kuongeza ufanisi kila siku katika walichokuwa
wanafanya.
Ili uwe na ufanisi unaoweza kukutofautisha katika

ofisi yako, ni lazima uchague kwanza maeneo
ambayo utayawekea mikakati kuongeza ujuzi na
uwezo kila siku, hata kama ni kwa kiasi kidogo sana.
Jaribu kukagua maeneo ambayo unajua kabisa

ukiweka nguvu na kuongeza ujuzi kwa kasi
yatakutofautisha kwa haraka sana na uanze
kuyafanyia kazi leo.
Kabla haujaendelea jaribu kuyafikiria maeneo hayo

nauyaandike na uamue utakuwa unafanya nini kila
siku ili kuboresha uwezo wako. Inawezekana ni
eneo la kuandika ripoti, kuwahi kazini, kuzungumza
mbele za watu, kukabiliana na "Stress" n.k
Kwa mujibu wa mtaalamu wa mambo ya tabia,

James Clear anasema kuwa kama kila siku utakuwa
unaboresha kitu kwa 1.01% basi baada ya siku 365

(Mwaka mmoja) utakuwa umeongeza ufanisi wako
kwa 37.78%, hii ina maana utakuwa umewaacha
mbali sana wenzako.
Lakini anasema pia kama kila siku ufanisi wako

utakuwa unashuka kila siku kwa 0.99% basi baada
ya siku 365 (mwaka mmoja) ufanisi wako utakuwa
umeshuka hadi 0.03%, hii inamaanisha thamani yako
itakuwa chini sana.
Je, ni katika maeneo gani unataka kuanza kuongeza

ufanisi wako kila siku?
Na utakuwa unafanya nini katika maeneo hayo?
Kanuni ya Pili: Sifanyi Kazi Kwa Ajili Ya Mtu,

Nafanya Kwa Ajili Yangu.
Watu wengi sana wako tayari kuzembea kazi,

kuchelewa kazini, kuacha mambo yaharibike na
ukiwauliza watakuambia Moja ya jambo ambalo
litapoteza ufanisi wako eneo la kazi ni pale
unapoanza kufikiria kuwa unafanya kazi kwa ajili ya
mtu mwingine na sio kwa ajili yako.

Kanuni ya maisha inasema usipokuwa mwaminifu
kwa mali ya mwingine, itakuwa ngumu sana kupata
mali yako mwenyewe.
Usikubali kuwa na fikra kuwa kazi unayofanya ni kwa

ajili ya kumtajirisha ama kumfurahisha mwingine bali
ni kwa ajili ya kukua kwako, kujenga uwezo na
kufungua fursa zaidi kwenye maisha yako.
Hii ndio maana ni muhimu sana kufanya kazi

unayoipenda, ukiona kazi unayoifanya hauipendi ni
muhimu sana kufanya juhudi za kuibadilisha.
Ila kwa kazi yoyote ambayo unapata fursa ya

kuifanya kwenye maisha yako, usifanye kama
unampa upendeleo mtu mwingine, fanya kama ni ya
kwako kwa asilimia mia.
Jiulize - kama ningekuwa nawekewa kamera

inanifuata asubuhi hadi jioni ninapoondoka ofisini,
ningekuwa nafanya mambo yangu kama
ninavyofanya sasa hivi?

Utakapoanza kufanya kazi kwa bidii na juhudi bila
kujali changamoto zinazotokea kuna mambo kadhaa
yatatokea:
Moja, Hali yako ya kujithamini itaongezeka (You

will raise your self-esteem).
Kisaikolojia ni kuwa hali yako ya kujiamini, kujithamini

na kujipenda inaongezeka kadiri unavyoridhika kuwa
umefanya kwa kiwango chako cha juu zaidi katika
jukumu lolote lile ulilopewa.
Kadiri unavyofanya kazi kwa kiwango cha chini, hali

yako ya kujiamini na kujithamini inazidi kushuka na
matokeo yake kiwango chako cha ufanisi kinazidi
kushuka na mwisho wa siku utakuwa ni mtu ambaye
haufanyi vizuri kabisa na utaonekana haufai kwenye
ofisi uliyopo.
Kumbuka pia, kadiri unavyofanya kwa kiwango cha

chini, uwezo wako wa ubunifu unazidi kupungua kwa
kasi sana pia hadi utakuwa hauna ubunifu kabisa.

Mbili, utajitofautisha kwa haraka sana.
Dunia imejaa watu wanaofanya mambo kwa wastani

sana, na watu wengi wakiwa kwenye ofisi zenye
changamoto huwa wanakimbilia kutumia
changamoto hizo kama visingizio na wanaamua
kufanya kazi kwa viwango vya chini sana.
Ukiamua kufanya kazi yako kwa kiwango cha chini

sana utakuwa umejiunga na kundi la watu wengi
ambao thamani yao iko chini, namna nzuri ya
kujitofuatisha ni kuamua kufanya kwa kiwango cha
juu.
Mwingine anauliza Sasa mimi ofisini kwangu kuna

changamoto nyingi itakuwaje?
Ukiwa kwenye ofisi yenye changamoto nyingi ni

rahisi zaidi kujitofautisha kwa sababu wafanyakazi
wengi watakuwa ni watu wa kulalamika na kufanya
kwa kiwango cha chini sana, wewe unaweza
kujitofautisha kwa haraka sana na ukafanikiwa
kuwazidi wote.

Kanuni ya Tatu: Sitafuti Kuwa Bize Natafuta Kupata
Matokeo
Peter Drucker, mtaalamu wa mambo ya

menejimenti anasema kuwa "Hakuna kitu
kinachopoteza muda kama kufanya kwa ufanisi
kile ambacho kaukutakiwa kukifanya kabisa.
Moja ya changamoto kubwa sana ambayo watu

wengi sana wanayo kwenye maisha yao ya kikazi ni
kuwa bize na vitu ambavyo mwisho wa siku
vinachangia kidogo sana katika mafanikio ya kazi
yao.
Hii ndio maana kuna watu wanaonekana wako bize

sana na wanaweza hata kuwa wanalalamika wana
kazi nyingi, lakini ukweli ni kuwa wanafanya mambo
mengi ambayo hawakutakiwa kuyafanya kabisa.
Ili usiwe mtu ambaye ni bize lakini hana matokeo

kuna mambo kadhaa kila wakati unatakiwa
kuzingatia:
Moja, hakikisha unajua kwa ufasaha majukumu yako

unayopaswa kuyafanya. Kuna watu wengi sana
wako maofisini na ukiwauliza majukumu yao ni yapi
bado hawayajui kwa ufasaha.
Je, unaweza kuandika majukumu yako ya kazi sasa

hivi?
Swali muhimu la kujiuliza hapa ni niliajiriwa ili nifanye

nini?
Kuna wengine huwa wanaanza vizuri lakini baada ya

muda wanajikuta wametoka kabisa katika majukumu
yao ya muhimu na wamejikita katika mambo ambayo
sio majukumu yao kabisa. Matokeo yake wanajikuta
wana kazi nyingi kila siku.
Mbili, jitahihidi kila siku kuweka vipaumbele vya kazi

yako. Kumbuka haongezi thamani yako katika eneo
la kazi kwa sababu unafanya mambo mengi sana,
bali unaongeza thamani yako kwa sababu unafanya
mambo ambayo ni vipaumbele vya muhimu katika
ofisi yako.
Njia rahisi ya kujua vipaumbele katika ofisi yako ni

kuzungumza na mkuu wako ili akueleze katika
wakati huo ni jukumu gani ambalo ni la kipaumbele
zaidi. Kumbuka usipojua vipaumbele vya ofisi kila
siku unaweza kujikuta unagombana na bosi wako
kwa sababu utakuwa unaweka juhudi kubwa sana
lakini atakuwa haoneshi kukuthamini kwani kwake
sio kipaumbele.
Hakikisha unajua vipaumbele vya wakati husika

kwani kipaumbele cha mwezi uliopita sio lazima
kiwe sawa na kipaumbele cha leo.
Kanuni hizi tatu zinaweza kukutofautisha kwa haraka

sana katika ofisi uliyopo, unaweza kuamua kuanza
kuzifanyia kazi leo ili uanze kuwa mtu mwenye
ufanisi wa hali ya juu katika ofisi yako.

SURA YA PILI
Vyanzo 6 Vya Stress Maeneo ya Kazi

& Jinsi ya Kukabiliana Navyo

kwa mujibu wa taasisi inayojishughulisha na mambo
ya afya ya Health and Safety Executive (HSE)
ilifanya utafiti wake wa kwa mwaka 2017/2018 na
kugundua kuwa ukijumlisha siku ambazo
wafanyakazi nchini Uingereza wameshindwa
kufanya kazi kwa sababu ya kuwa na stress ni jumla
ya siku milioni 15.4.
Hii inaamisha kuna hasara nyingi sana inapatikana

kiuchumi kwa taasisi, watu binafsi na taifa kwa
ujumla kwa sababu ya watu ambao wanapitia
changamoto za stress katika maisha yao.
Moja ya ukweli ambao unatakiwa kuufahamu ni kuwa

unapokuwa na stress inaathiri sio tu kazi yako lakini
pia itaathiri kwa kiwango kikubwa sana mahusiano
yako na watu wako wa karibu yako.
Kuna watu kutokana na stress wanazopata kwenye

maeneo yao ya kazi wamejikuta wamezipeleka
nyumbani na zimeharibu kabisa mahusiano yao na
watu wa karibu yao, kuna wengine kutokana na
stress za maeneo ya kazi ufanisi wao umezidi
kuporomoka na wamejikuta wanashindwa kabisa.

kufanya vizuri. Katika maeneo ya kazi kuna vyanzo
sita vya stress ambavyo ukiweza kuvijua na kupanga
mkakati wa namna ya kuvikabili itakusaidia sana
kuwa ni mtu mwenye ufanisi katika eneo lako la kazi
Chanzo Cha Kwanza: Kuwa Na Kazi Nyingi Kuliko

Kawaida (Excessive Workload)
Unapokuwa na majukumu mengi katika eneo lako la

kazi zaidi ya vile ambavyo muda wako au uwezo
wako huwa ni chanzo kikubwa sana cha
kusababisha kuwa na stress katika kazi zako za kila
siku.
Kuna watu ambao wako kwenye stress za hali ya juu

kwa sababu wamejikuta wako katikati ya majukumu
mengi kuliko kawaida. Yaani hata akiamua kuwa wa
kwanza kuingia ofisini na kuwa wa mwisho kutoka,
bado kazi hazitapungua kabisa.
Katika mazingira kama haya ni lazima ujue sababu

gani inasababisha changamoto hiyo, kuna sababu
kadhaa zinaweza kuwa ni chanzo:

Moja inawezekana ni kwa sababu kuna mradi mpya
ambao umekuja katika ofisi, hii inamaanisha
kutakuwa kuna mambo mengi ya kufanya hasa
wakati mradi unaanza.
Kitu cha muhimu hapa ni kujua kuwa stress

inayotokana na sababu hii huwa siyo ya kudumu,
huwa iko wakati wa kuanza na baada ya muda
itaisha mara baada ya mambo kuwa sawa.
Sababu ya pili inaweza kusababishwa na kuondoka

kwa mfanyakazi na hivyo majukumu ya aliyeondoka
kupewa wewe. Wakati mwingine inaweza kuwa ni
kuondoka moja kwa moja ama inawezekana kuwa
ameenda likizo au safari ya muda mfupi.
Kwa vyovyote vile hapa inamaanisha kuwa kazi

utakuwa umeongezewa kuliko ulivyozoea na hii
inaweza kukusababishia stress kwani usipopanga
muda wako vizuri mambo yatakuzidia.
Sababu ya tatu inaweza kusababishwa na uchache

wa wafanyakazi katika ofisi yako ukilinganisha na
majukumu yaliyoko. Hii ni sawa na kusema kuwa,

majukumu yaliyopo ni mengi sana ukilinganisha na
idadi ya watu waliopo katika ofisi, hii maana yake ni
kuwa kila siku itabidi uwe unakimbizana na
majukumu na hali ikiendelea hivyo, hakuna siku
ambayo utakuwa umetulia kwani ndio hali ya ofisi
ilivyo.
Sababu ya nne ni kushindwa kwa muhusika

kupangalia muda wake vizuri. Kuna watu ambao
wako kwenye stress kwa sababu wameshindwa
kabisa kupanga ratiba zao vizuri na matokeo yake
wanajikuta wanazidiwa sana na kazi sio kwa sababu
ziko nyingi bali kwa sababu wameshindwa kupanga
vizuri.
Hawa ni wale ambao hawawezi kuweka vipaumbele

katika kazi wanazofanya na matokea yake
wanajikuta kazi muhimu hawajafanya na wametumia
muda wao wote kufanya visivyo na umuhimu sana.
Sababu ya tano ni kushindwa kugawa majukumu

waliyonayo. Sio kila jukumu unatakiwa kufanya
wewe mwenyewe, unatakiwa kuwa na uwezo wa
kujua aina ya majukumu ambayo unatakiwa

kuwagawia wengine ili wafanye kwa niaba yako.
Kuna watu sababu pekee ya stress ni kuwa
wanalazimisha kila kitu wafanye wenyewe.
Wengine ni kwa sababu wanapenda kuonekana

wanafanya kila kitu ili wasifiwe na wengine ni kukosa
ujuzi tu wa kugawa majukumu. Kumbuka kuna
majukumu sio lazima ufanye mwenyewe, unaweza
kuwagawia watu wengine.
Sababu ya sita inayofanya watu wajikute katika

majukumu mengi zaidi ya wanavyoweza ni
kushindwa kusema hapana.
Unapokuwa katika eneo la kazi kila wakati kutakuwa

na watu ambao wanataka uwasaidie kufanya kitu
fulani na usipokuwa makini utajikuta unatumia muda
mwingi katika kazi za wengine zaidi ya kazi zako
mwenyewe.
Unapokuwa eneo lako la kazi ni muhimu kutofutisha

kati ya majukumu ambayo ni kiini cha kazi yako
(Core Function) na majukumu ambayo ni usaidizi
kwa wenzako (Auxilliary function).

Moja ya tabia muhimu unatakiwa kuwa nayo ni
kuhakikisha kuwa unatumia muda na nguvu zako
kwanza kwenye "core functions" zako kabla
haujajiingiza katika kufanya "auxilliary fuction"
yoyote ile.
Ukimuona mtu anakuja kwako na anataka kukupa

jukumu fulani, basi jiulize hilo jukumu linaangukia
kundi gani kati ya hayo mawili, ukiona jukumu hilo sio
lazima ulifanye kwa wakati huo basi jifunze kusema
HAPANA.
Ili kuepukana na stress yanayosababishwa na

majukumu mengi ni muhimu kwanza kujua sababu ya
msingi inayosababisha kujiona una majukumu mengi.
Je, katika sababu sita ambazo zimeelezwa hapo juu,

wewe ni ipi imechangia kujiona una majukumu mengi
yanayokuletea stress ofisini?
Ukigundua kuwa sababu hiyo inatokana na wewe

mwenyewe kama vile kushindwa kupangilia muda
wako ama kushindwa kusema hapana kwa
majukumu ambayo sio ya lazima ama kushindwa

kugawa majukumu basi unatakiwa uchukue hatua za
kujirekebisha mara moja.
Hata hivyo ukigundua sababu inatokana na

mazingira ya kazi ni muhimu kupata muda na
kuongea na mkuu wako wa kazi ili kuona namna
ambavyo utaratibu wa kufanya kazi unavyoweza
kuboreshwa, kubadilishwa ama unavyoweza
kupunguziwa pale inapowezekana.
Cha muhimu ni kuwa pata muda wa kujadiliana na

bosi wako, usiishie tu kulalamika au kuruhusu stress
ziendelee kwani mwisho wa siku utajikuta
unashindwa kufanya kazi kwa ufanisi na utafeli
kupata matokeo.
Chanzo Cha Pili: Mahusiano Mabaya (Poor working

Relationship)
Ukiwa kwenye ofisi ambayo haina mahusiano mazuri

kati ya wafanyakazi siku zote maisha ya stress
hayawezi kuepukika. Kuna ofisi ambazo mtu akiwaza
tu kuondoka nyumbani kuelekea ofisini, mawazo ya
changamoto ya ugomvi, kutokuelewana na wengine

huwa yanaanza kuja kichwani. Katika ofisi za namna
hii ni kawaida sana watu kusingiziana vitu, ni kawaida
watu kuwekeana mitego ili mwingine aonekane hafai
na ni kawaida kabisa watu kuchafuana sifa zao.
Ukiwa kwenye ofisi za namna hii inaweza kuwa

inasababishwa na watu wanaokuchukia kwa sababu
mbalimbali. Wakati mwingine sio kwa sababu
umefanya kitu kibaya ila kwa sababu wanaona
unapendwa, au unapanda kwa kasi au unapata
matokeo.
Kumbuka watu kukuchukia ofisini sio lazima yawe

matokeo ya wewe kuwa mtu mbaya, wakati
mwingine unaweza kuchukiwa bila sababu yoyote
ile hata pale unapojaribu kuwa mtu mwema Ofisi
ambayo imejaa migogoro mingi na kutokuelewana
huwa ni chanzo kikubwa sana cha stress kwa watu
wengi.
Ukiwa kwenye ofisi ambayo fulani haongei na fulani

ama kuna vikundi mbalimbali ambavyo vinagombana
chinichini, mazingira haya hufanya kazi yako kuwa
ngumu hata pale unapotaka kuwa mwema kwa kila

mmoja wanakulazimisha kuwa upande mmoja wapo.
Cha muhimu katika mazingira haya ni kukagua ili

kujua chanzo hasa cha mahusiano mabaya kazini
yanatokana na nini. Kuna wakati inawezekana kabisa
chanzo ikawa ni wewe kwa tabia, mwenendo au
hata maneno yako.
Ukigundua namna hii ni muhimu kutafuta namna ya

kujirekebisha ili kuondoa uwezekano wa mahusiano
uwa mabaya zaidi.Kumbuka kuna wakati ambapo
kujenga mahusiano mazuri ni muhimu kuliko
kung'ang'ania ugomvi ili uonekane uko sahihi.
Hata hivyo wakati mwingine mahusiano mabaya

yanaweza kusababishwa na mwenendo na tabia ya
bosi wako.Kuna maeneo ya kazi kuna mabosi
wakorofi na ni lazima ujue namna ya kushughulika
nao (Sura inayofuata nimeeleza aina za mabosi
wakorofi na jinsi yab kukabiliana nao).
Kumbuka uhusiano mzuri na watu unaofanya nao

kazi ni wa muhimu sana, jitahidi kadiri unavyoweza
kuboresha uhusiano wako na wengine na

ikiwezekana tafuta muda wa kujenga uhusiano na
mmoja mmoja (At a personal level).
Njia nzuri ya kuboresha mahusiano yako ni kujitahidi

kutojiingiza katika ugomvi wa kimakundi na kila
unapopata fursa ya kumtendea mtu mema bila kujali
anachukiwa na wangapi, wewe uwe tofauti.
Hata hivyo pale ambapo unaona kutokuelewana

kunazidi sana na kunaathiri kazi yako kwa kiwango
cha juu, inawezekana ni wakati wako wa kutafuta
mtu wa kuwapatanisha ama kutafuta kazi mahali
pengine.
Chanzo Cha Tatu: Kukosa Hamasa Ya Kazi (Lack Of

Passion)
Kazi usiyoipenda ni chanzo kikubwa sana cha kuwa

na stress katika eneo lako la kazi. Ukikutana na mtu
ambaye haipendi kazi yake anakuwa kama
amelazimishwa na anaweza kukujibu kwa hasira hadi
ukashangaa umemkosea kitu gani.
Moja ya changamoto ya watu wengi ni kuwa wapo

katika kazi ambazo hawazipendi na hazikuwa ni
ndoto za maisha yao. Kuna watu ambao wanatamani
kutoka katika kazi waliyopo sasa ila wameamua
kubakia kwa sababu inawapa pesa ya kuendeshea
maisha na sio vinginevyo.
Moja ya sababu kubwa ya stress kwa watu wengi

maofisini ni pale wanapojihisi wako mahali pasipo
sahihi na wanafanya jambo lisilo sahihi kabisa.
Kuna watu kila asubuhi inapofika ni kama vile

wanaona wanaenda utumwani, huwa wanatamani
sana kama wangepata kitu kingine cha kufanya
lakini imeshindikana kabisa.
Kama wewe ni mmoja wa watu wa namna hii, uwe na

uhakika kuwa stress kwenye eneo lako la kazi
hazitaisha. Kama kazi unayofanya unaona kama
umelazimishwa, unaona kama unasukumwa, unaona
kama hauko mahali sahihi basi lazima stress
zitakuandama.
Ukiwa kwenye ofisi moja na mtu ambaye hana

hamasa ya kazi huwa wanakuwa ni mzigo sana,

hawajali kazi zao, wanachelewa kazini, kila kitu
lazima uwalazimishe na ni watu ambao hawana
ubunifu kabisa, huwa wanafanya kwa kiwango cha
kawaida tu na si zaidi ya hapo.
Kwa ufupi mtu ambaye hana hamasa ya kazi inabidi

kila siku uwe unamsukuma katika kila kitu.
Unachotakiwa kufanya ni kuanza mkakati wa
kubadilisha kazi ili ufanye kazi unayoipenda.
Kumbuka unaishi mara moja na hakuna maisha ya
majaribio, uliumbwa ili ufurahie maisha yako.
Moja ya kitu kinasabisha watu wengi sana

wasibadilishe kazi zao za sasa ni kwa sababu
hawaamini kama wanaweza kupata kazi bora zaidi,
ni kama vile wamekata tamaa kabisa na hawaoni
uwezekano wa wao kupata wanachotaka.
Usikubali kujidanganya kuwa haiwezekani kupata

kazi unayoipenda; hilo linawezekana. Kama
ungependa kujifunza zaidi namna gani unaweza
kubadilisha kazi yako ya sasa na kupata kazi
unayoipenda, unaweza kutembele Youtube channel
yangu kwa jina la Joel Nanauka na tafuta video ya

"Hatua 6 Za Kupata Kazi Unayoitaka"
Kumbuka kufanya kazi usiyoipenda sio tu inakuletea

stress bali pia itakufanya uendelee kukosa ubunifu
na pia utazidi kupoteza hali yako ya kujithamini na
mwisho wa siku utapoteza ndoto zako zote
ulizonazo.
Chanzo Cha Nne: Kushindwa Kujua Majukumu

Yako Vizuri (Unclear Roles)
Ufanisi wako unakua zaidi kama utajikita muda wako

zaidi kwa kuzingatia mambo mawili:
Moja ni kujua kwa ufasaha mambo ya msingi

ambayo unatakiwa kuyafanya na pili ni kutumia
muda wako zaidi katika mambo hayo kuliko mambo
mengine yoyote.
Kwenye kazi yoyote unayofanya kuna kitu kinaitwa

"Most Valuable Tasks", majukumu ya msingi yenye
kuleta tija zaidi kuliko mengine yoyote yale.

Ili uwe mwenye ufanisi ni lazima ujiulize - Katika
nafasi yangu niliyonayo kwa sasa je,ni majukumu
gani ambayo ni ya muhimu zaidi kuyafanya.
Majukumu haya ni yale ambayo yalisababisha ofisi

yako ikuajiri na usipofanya wewe hakuna mwingine
anayetarajiwa kuyafanya zaidi yako. Njia nyingine ya
kuyajua ni kujiuliza
- "Hivi ni majukumu gani ambayo nikiyafanya nitapata

matokeo makubwa zaidi?"
Kulingana na kazi yako ya sasa, jaribu kutambua kazi

muhimu zaidi unazotakiwa kuzifanya ni zipi. Kabla
haujaendelea jaribu kuziorodhesha kazi hizo ili
uanze kujikita zaidi katika hizo kuliko katika kufanya
kitu kingine chochote kile.
Kumbuka kuwa kama hautajua kwa ufasaha kazi

zako unazotarajiwa kuzifanya utajikuta ni kati ya
wale watu ambao wanakuwa bize ofisini na kufanya
majukumu ya watu wengine na kuyaacha ya kwao.
Kumbuka unalipwa kwa sababu ya kutekekeleza
majukumu uliyoajiriwa kuyafanya na sio vinginevyo.

Hii ndio maana kuna wakati mtu anaweza kujikuta
yuko bize sana na kufanya kazi lakini hapongwezi na
anasikitika, ni kwa sababu ukijikita kufanya
majukumu ya wengine na ukayaacha ya kwako,
haustahili kupongezwa.
Kila nafasi uliyopewa ina majukumu ambayo ni

vipaumbele (Prioritoes), moja ya jukumu lako ni
kujua vipaumbele vya majukumu yako.
Kama bado hauna uhakika na vipaumbele vya kazi

yako, nakushauri tafuta muda na bosi wako
anayekusimamia kazi na umuulize Hivi kipaumbele
cha majukumu yangu kwa sasa ni yapi?
Kumbuka hii ni muhimu kwa sababu kuna wakati

vipaumbele vya ofisi vinaweza kubadilika kulingana
na kazi au malengo ya wakati huo. Usikubali kufanya
kazi bila kujua majukumu yako na vipaumbele vya
wakati huo katika ofisi yako.
Kabla haujafanya kazi kwa bidii, tambua vipaumbele

vyako na weka nguvu zako zaidi huko. Je, wewe
unajua kwa ufasaha majukumu yako na vipaumbele

vya kazi yako?
Chanzo Cha Tano: Kukosa Uwiano Wa Kazi Na Mambo

Mengine (Lack of life - balance)
Hii inahusika na uwezo wako wa kugawa majukumu kati

ya masaa ya kazi zako na majukumu mengine ambayo
yanayokukabili.
Siku zote kumbuka kuwa pamoja na wewe kuwa ni

mfanyakazi wa eneo husika lakini pia unavaa uhusika
mwingine katika majukumu yako mengine kama vile
mzazi kwa watoto wako, mwenza wa mtu (mke/mume),
rafiki wa wengine, kiongozi wa jumuiya yako n.k
Bronnie Ware katika kitabu chake cha "Majuto Matano Ya

Watu Wanaokaribia Kufa" ameeleza moja ya juto la watu
wengi wanaokaribia kufariki ni "Najuta kuwa sikutumia
muda wangu na marafiki na watu wangu wa karibu".
Watu wengine hugundua thamani ya watu wao wa karibu

mara baada ya kukaribia kuondoka duniani na kujua
kuwa hawakuweka nguvu na muda unaojitosheleza na
watu wao wa karibu. Kumbuka kila mwanadamu

anahitaji muda wa kutumia na watu wengine
anaowapenda au kufanya vitu vitakavyomburudisha
baada ya kumaliza majukumu yake ya msingi, hii ni
njia ya kurejesha nguvu ambayo imepotea baada ya
kuwa na majukumu mazito ya mfululizo.
Ukikosa kupata muda wa kupumzika na kuutumia na

watu unaowapenda utajikuta ni mtu ambaye kila siku
unaishi katika stress zisizoisha.
Kuna watu ambao huwa hawachukui likizo kabisa

kawa muda mrefu na wengine pia wakitoka ofisini na
kufika nyumbani wanaendelea na kazi na hawana
muda kabisa na watu wao wa karibu.
Ukifanya kazi kwa njia hii kuna siku utafika utajikuta

hauwezi kuendelea na akili yako inachoka. Watu wa
namna hii huwa wanashindwa kuvumilia hata
changamoto kawaida kwenye maisha yao kwa
sababu akili yao huwa kila wakati imechoka na
ukiwa kwanza kidogo huwa wanakuwa wakali sana
kwa sababu ya mzigo wa kufanya kazi bila
kupumzika.

Njia mojawapo ya kuhakikisha kuwa unakuwa mtu
mwenye uwiano mzuri wa kazi na majukumu yako
mengine ni kuhakikisha kuwa unapanga muda
maalumu kwa ajili ya watu wengine wa muhimu
kwenye maisha yako.
Siku zote kumbuka kuwa usipopanga muda

maalumu kwa ajili ya watu wako wa karibu au kwa
ajili ya kupata muda wa mapumziko, utajikuta
unakuwa mtu ambaye uko bize kila wakati.
Panga muda wako wa kupumzika na panga muda

wako na watu wako wa muhimu na uulinde (Protect
your time).
Kwa mfano unaporudi kutoka kazini jiwekee muda

wa kutosha kuwa na mwenzi wako au watoto wako,
amua kuwa katika muda huo hutafanya au
kuzungumzia masuala ya kazi na kwa 100% utakuwa
unautumia kwa ajili yako.
Panga muda kwa ajili ya likizo na familia yako, ni

vizuri kupanga mwanzoni mwa mwaka. Weka tarehe
na mahali mtakapoenda na hakikisha kwa wakati

huo unatumia muda na wao na sio vinginevyo.
Tambua marafiki zako wa karibu sana na hakikisha
unapanga muda wa kuwatembelea,kuwasiliana ama
kukutana nao:
Kumbuka bila kupanga hivyo utajikuta unakosa muda

kabisa.
Weka ratiba ya muda wa kupumzika au

kujiburudisha katika vitu unavyovipenda. Kila
unapohisi umechoka jiwekee muda maalumu wa
kujiburudisha na kupata mapumziko kama njia ya
kukusanya nguvu za ziada.
Ili kuwa na uwiano wa kazi na majukumu yako

mengine nashauri kuzingatia kuwa na muda
maalumu na:
● Mwenzi wako
● Watoto wako
● Ndugu zako wa karibu
● Marafiki zako
● Jumuiya yako unapoabudu
● Muda wa kujiburudisha.
Usione kama unapoteza muda kwa kufanya haya,
bali ni njia ya kujiongezea nguvu na itakusaidia sana
kuondoa stress za kila wakati.
Je, unaweza kupanga leo kuhusiana na namna

utakavyoanza kutumia muda wako ili kuwa na
uwiano wa kazi zako na majukumu mengine
yanayokuhusu? Kabla haujaendelea, jaribu
kujiwekea mpango wako binafsi kuanzia leo katika
maeneo hayo ambayo nimeyataja.
Chanzo Cha Sita: Uongozi Wenye Udhaifu (Weak

Leadership)
Kiongozi mwenye udhaifu anaweza kuwa sababu

kubwa ya kukupelekea kuwa mtu mwenye stress.
Kuna watu wengi ambao wanajitahidi kuwa na ufanisi
na kufanya kazi kwa bidii lakini changamoto kubwa
sana waliyonayo na aina ya bosi anayewasimamia
(Utajifunza zaidi katika sura inayofuata aina za
mabosi wakorofi na jinsi ya kukabiliana nao).
Mabosi wa namna hii huwa wanakuwa na

changamoto kubwa nne ambazo unatakiwa

kukabiliana nazo:
Changamoto ya kwanza ni kutokuwa wasikivu

unapoongea nao.
Mara nyingi mabosi wa namna hii huwa wanaamini

katika wanachokiamini na wakiongea na wewe huwa
wanakuwa tayari wameshaamua wanachotaka.
Wanapoitisha kikao kwa majadiliano mara nyingi
wanataka kutimiza utaratibu ila wanakuwa tayari
wameshaamua maamuzi ya mwisho kichwani mwao.
Hawatakupa muda wa kuongea mawazo yako na

mara nyingi huwa wanahitimisha kitu bila kukusikiliza
kwa makini au kusikiliza upande wa pili wa maelezo.
Wanaweza kuchukua maamuzi juu ya jambo haraka

hata bila kujipa muda wa kutafakari na kutafuta
taarifa za ziada.
Changamoto ya pili ni kuwa wanashindwa kabisa

kutawala hisia zao (They can't control their
emotions)

Kiongozi wa namna hii huwa anashindwa kabisa
kujitawala hisia zake mambo yanapotokea. Ukiwa na
kiongozi wa namna hii siku akigombana nyumbani
utashangaa anakuhamishia hasira zote ofisini.
Kama wakati anakuja njiani alisimamishwa na

akapigwa fine na trafiki polisi basi hasira zote
atazihamishia kwako bila hata sababu ya msingi.
Kiongozi huyu akigombezwa na kiongozi wake wa

juu, atatoka mbio na ataanza kuwahamishia wa chini
yake hasira zake.
Siku yeye akigombezwa basi ofisi nzima

mtagombezwa kama watoto. Changamoto ya tatu
kwa kiongozi wa namna hii ni kupenda kulaumu zaidi
kawa kila jambo.
Ni wagumu sana kuona mambo mazuri ambayo

unayafanya. Kila wakati atakuwa anazungumzia
udhaifu wako na hata kama kila siku unafanya mazuri
ukifanya kosa moja dogo, atafuta mema yako yote

Changamoto ya nne na ya mwisho kwa kiongozi wa
namna hii ni tabia ya kukurundikia majukumu bila
kupima muda unaohitaji kuyakamilisha.
Viongozi wa namna hii huwa wanakupa jukumu moja

juu ya jingine, kabla haujamaliza jukumu la kwanza
utakuta wameshakupa jukumu lingine. Mara nyingi
wanakupa majukumu bila kujali muda unaohitajika
kuyakamilisha na usipoyakamilisha wanalaumu sana.
Kama wewe unakabiliana na changamoto hii

inayotakana na bosi wako na imekuletea stress
kubwa katika eneo lako la kazi, jifunze katika sura
inayofuata aina hizi za mabosi kwa undani na mbinu
za kufanya ili isiendelee kukuathiri.

SURA YA TATU
Aina 6 Za Mabosi Wakorofi na

Jinsi Ya Kukabiliana Nao.

Unapokuwa eneo lako la kazi moja ya changamoto
kubwa unayotakiwa kukabiliana nayo ni pale
unapokuwa na bosi mkorofi ambaye anafanya
mazingira yako ya ufanyaji kazi yawe magumumu
sana.
Kuna watu wako katika kazi sahihi wanayoipenda,

wanafanya kazi kwa bidii sana lakini changamoto
kubwa sana wanayokutana nayo ni mabosi wao.
Ni muhimu kujua kuwa kwa kila bosi mkorofi ambaye

unakutana naye kuna namna ya kukabiliana naye ili
uweze kufanya kazi yako kwa ufanisi.
Katika sura hii tutaangalia namna nzuri ya kukabiliana

na kila aina ya bosi mkorofi ambaye utakutana naye.
Aina Ya Kwanza: Wanafuatilia Kila Kitu

(Micromanagers)
Aina ya kwanza ya mabosi wenye changamoto

kubwa sana ya kufanya nao kazi ni wale ambao
wanataka kufuatilia na kusimamia kila kitu
kinachoendelea.

Mabosi hawa ni kama vile hawaamini mtu mwingine
anaweza kufanya kazi kwa ukamilifu pasipo wao
kusimamia.K wa lugha nyingine mabosi hawa
wanaitwa ni wakaguzi (inspectors), huwa
wanafuatilia taarifa za kila kitu na kila siku, hawataki
kupitwa na taarifa yoyote ile.
Mabosi hawa hata zile taarifa za chini sana ambazo

sio lazima wazifuatilie, watataka kujua. Wanaweza
wakagawa majukumu lakini mwisho wa siku
wanaishia kuyafanya hayo majukumu wao wenyewe.
Kwa tafsiri ya haraka ukiwa na bosi wa namna hii

utaona kama vile hakuamini na inaweza kukuvunja
moyp sana. Mara nyingine ukimpa taarifa ya kitu
fulani atafanya mpango wa kuthibitisha kutoka kwa
mtu mwingine.
Unachotakiwa kujua kuwa mabosi hawa wanaweza

kuwa na tabia hii kwa muda mrefu na wanamfanyia
kila mtu sio wewe tu.
Kuna sababu mbili kubwa kwa bosi wa namna hii

kuwa na tabia hii:

Kwanza ni kwa sababu huko nyuma walishawahi
kumachia mtu kazi bila kumfuatilia na kuna madhara
makubwa sana yaliwatokea.
Unakuta jambo hilo limewatengenezea msimamo

mkali juu ya kuwasimamia watu wanaofanya nao
kazi, ni kama vile wanaogopa wasiposimamia kwa
ukaribu litajirudia tena.
Sababu ya pili ni ile hali ya kuamini wao ndio

wanaweza kufanya kwa ubora zaidi kuliko mtu
mwingine, wanachukua muda mrefu sana
kumwamini mtu kufanya kitu.
Kuna njia rahisi ya kukabiliana na bosi wa namna hii.

Unachotakiwa kujua ni kuwa bosi huyu anatakiwa
kujengewa mazingira ya kukuamini kwa kufanya
naye kazi kwa namna fulani.
Kumbuka sababu nbili nilizoeleza hapo juu

zinazowafanya watake kufuatilia na kusimamia kila
kitu. Namna ya kukabiliana nao ni kuwajengea hali ya
kukuamini taratibu hadi watakapokuwa na uhakika
wa 100% kwamba kazi yoyote wanayaokukabidhi

utaifanya kwa ufanisi na mafanikio. Unachotakiwa
kufanya kila wanapokupa jukumu lolote, hakikisha
kila mara unawapa taarifa za hatua zinazoendelea.
Usisubiri hadi ukamilishe kazi yote ndio uwape

taarifa, chagua hatua muhimu (milestones) katika
jukumu alilokupa na uwe unampa mrejesho.
Ukifanya hivi utamfanya akose sababu ya kukuuliza

na kukufuatilia kila mara kwani kila kinachoendelea
atakuwa anakifahamu.
Kumbuka bosi wa namna hii anachotaka ni kuwa "in

control", anataka ajione kuwa anatawala kila kitu,
hakikisha unamsaidia kila wakati kujisikia hivyo.
Kadiri utakavyokuwa unafanya hivi kila wakati, itafika

mahali ile hali yake ya kuwa na wasiwasi na wewe
na kutokukuamini itazidi kupungua na hali ya
kukufuatilia itaendelea kupungua hadi atakapokuwa
ameamini kwa akikupa kazi yoyote basi itafanyika
kama anavyotarajia.

Aina Ya Pili: Hawaoneshi Hisia Zao Waziwazi Kila
Wakati (Indifferent)
Aina ya pili ya mabosi ambao ni changamoto kubwa

sana kuwa nao ofisi moja ni wale ambao
hawaoneshi hisia zao waziwazi. Bosi wa namna hii ni
ngumu sana kujua kuwa amefurahi ama amekasirika.
Mara nyingi bosi wa namna hii ni ngumu sana

kumzoea na huwa hayuko karibu sana na wafanyazi
wake. Mabosi hawa wamegawanyika katika makundi
mawili makubwa:
a. Ambao hawatoi mrejesho kabisa
Kundi hili wapo wale ambao kwa kila unachofanya

huwa hawatoi mrejesho wowote ule, huwezi kujua
kama umewafurahisha ama umewakasirisha, huwezi
kujua kama ulichofanya wamekipenda ama
hawajakipenda kabisa.
Kwa ufupi ukiwa na bosi wa namna hii ni kama vile

utakuwa unabahatisha namna ya kufanya naye kazi.

b. Wanatoa feedback mbaya tu
Kundi hili wako wale mabosi ambao wenyewe huwa

wanatoa mrejesho kwenye mambo mabaya tu na
sio vinginevyo.
Mabosi hawa hata ufanye mazuri kwa kiasi gani

hautawasikia wakizungumza chochote kile, hadi siku
ambayo utafanya kitu kibaya ndio unawasikia
wakisema.
Kwa ufupi bosi wa namna hii huwa anavunja moyo

sana, kwani hata ukifanya mambo 100 mazuri
hatasema chochote lakini siku ukikosea na kufanya
jambo moja baya utashangaa wanakusema wiki
nzima na kukukaripia Ufanyaje?
Bosi wa namna hii ni muhimu sana kupata ujasiri wa

kuzungumza naye. Unapotaka kuzungumza naye
jaribu kuwa "positive", usiende kuzungumza nao
kama njia ya kujitetea, kuwalaumu ama kuonesha
ulivyoumia, la hasha, tumia mbinu tofauti
itakayokupa matokeo mazuri na ya haraka.

Nenda kaongea naye kama njia ya kutaka kupata
mrejesho wa utendaji wako wa kazi kwa kipindi
ambacho mmekuwa mnafanya kazi pamoja, hata
kama kuna utaratibu ofisini kwenu wa kufanyiwa
tathmini (Perfomance evaluation) mwisho wa
mwaka, usisubiri hiyo, tafuta muda wako na
kaongee naye.
Kumbuka kuna watu wengi sana wamefukuzwa kazi

kwa kosa walilolifanya mwanzo mwa mwaka na
wakaja kupewa taarifa mwisho wa mwaka wakati wa
kutathmini utendaji na hakuna mtu aliwahi
kumwambia hapo kabla.
Unapoomba mrejesho kutoka kwake onesha kuwa

unamchukulia kama ni mtu unayejifunza kwake na
ungependa kuboresha utendaji wako kwa kiwango
cha juu.
Mabosi wengi wa namna hii ukifanya hivi, hujisikia

kuheshimiwa sana na wanaweza kugeuka kuwa ni
walezi wako wazuri sana (mentors) katika eneo lako
la kazi. Ni muhimu kujiandaa kihisia pia kusikia yale
ambayo pengine usingependa kuambiwa

atakapokuwa anakupa maoni yake. Kumbuka
chochote atakachokuambia kwako chukulia kama ni
eneo la kulifanyia kazi ili uwe bora zaidi.
Swali bora kabisa unaloweza kumuuliza bosi wako

wa namna hii ni Ni maeneo gani ambayo natakiwa
kuyafanyia kazi kwa haraka ili niweze kuwa bora
zaidi katika kazi yangu na niwe na msaada zaidi
kwako?"
Aina Ya Tatu: Wanakuchukia Bila Kujua Sababu

(Bigot Boss)
Umeshawahi kuwa katika ofisi na unakuta bosi

anakuchukia na ukitafuta sababu unakuwa hauioni?
Kuna watu wako kwenye ofisi na wanajaribu kufanya

kila kitu wanachoona kitawafanya wakubaliwe lakini
wanajikuta bado wanachukiwa na bosi wao.
Mara nyingi bosi wa namna hii huwa anakuchukia

kwa sababu ambazo mara nyingi ziko nje ya
ofisi/hazihusiani na kazi kabisa.

Kuna watu wanakuchukia kwa sababu jina lako
limefanana na mtu ambaye waligombana naye huko
nyuma, kuna wengine wanakuchukia kwa sababu ya
umbo lako tu lilivyo.
Kuna wengine watakuchukia kwa sababu unavaa

vizuri ama kwa sababu unajivunia sana mwenzi wako
au unaendesha gari zuri.
Usisahau kuna mabosi ambao wanaweza pia kuwa

katika kundi hili na wanakuchukia kwa sababu
wanaamini umekuja kuwachunguza na unapeka
habari zao mahali fulani ama kuna wengine
wanaogopa kuwa utachukua nafasi yao, na hivyo
wanaona njia nzuri ya kufanya ni kupambana na
wewe mapema kabisa.
Mara nyingi bosi wa namna hii huwa anasumbuliwa

na "Cognitive Dissonance". Kwa mujibu wa
mwanasaikolojia maarufu Leon Festinger kwenye
kitabu chake cha "A Theory of cognitive
Dissonance" (1957), anaeleza kuwa hali hii huwa
inatokea pale kunapokosekana uwiano kati ya mtu
anachokiamini na tabia yake ya wakati ule

(Belief vs Behavior). Mara nyingi bosi wa namna hii
huwa anakuwa kuna vitu anaviamini kuhusu mambo
fulani lakini tabia zake zinapingana na kile
anachokiamini matokeo yake zile hasira na
mahangaiko ya moyo (frustrations) anazihamishia
kwa watu wengine.
Njia nzuri ya kukabiliana na bosi wa namna hii ni

kutengeneza uhusiano unaotokana na vitu ambavyo
yeye anavipenda (Areas of interest/Common
ground).
Mara nyingi mabosi hawa wakati pekee ambao

wanakuwa na furaha na amani ni pale ambapo wako
kwenye wakati wa kufurahia vitu wanavyovipenda.
Kwa mfano, kama ni washabiki wa mpira wa miguu,

timu yao inaposhinda inamuondoa kabisa kabisa ile
hali ya kawaida na anakuwa na furaha. Kumbuka
kuwa bosi wa namna hii huwa anakuwa na "Moods
swing" nyingi sana (Hisia zake zinapanda na kushuka
mara kwa mara).

Ni lazima ujifunze kumvizia wakati ambapo hisia
zake ziko vizuri ndio uweke ajenda zako muhimu,
ukikosea "timings" utakwaruzana naye kila siku.
Aina Ya Nne: Wanaogopa Uwezo Wako (Scarery

Cat)
Aina wako mabosi ambao huwa wamejaa hofu

kubwa sana ya kupoteza nafasi yao (insecures
bosses) na kwa sababu hiyo kila aliyeko chini yao
ambaye anaonekana ni tishio kwa nafasi yao
wataanza kumpiga vita kwa nguvu sana.
Mara nyingi sana mabosi wa namna hii utakuta

uwezo wao ni mdogo kuliko nafasi waliyonayo. Mara
nyingi unakuta wamepata nafasi hizo kwa mbinu
fulani, kujuana ama kupiga majungu wale ambao
walikuwepo kabla yao.
Wakati wowote ule wakiona wewe unaanza

kuonesha uwezo mkubwa ambao unahatarisha
nafasi yao wataanza kukufanyia visa na kukupiga
vita ambayo inaweza hata kukuondoa kazini.

Kwa ufupi ni kuwa mabosi hawa huwachukia sana
watu ambao wenye uwezo mkubwa na wanapenda
kukaa na watu ambao wana uwezo mdogo tu. Kila
wakati watakuwa wanafanya bidii ya kufanya
usionekane na wengine na uwezo wako usijulikane
kabisa.
Mabosi hawa ikitokea nafasi unayostahili kwenda

kwenye mkutano, semina, kusoma ama kusafiri na
akahisi kwa kwenda kwako kutafanya uwezo wako
uonekane na kutishia nafasi yao, atafanya kila mbinu
kuhakikisha kuwa hauendi kabisa. Ni waoga mno wa
kupoteza nafasi yao.
Hata utakapofanya kitu kinachostahili sifa kubwa

kwa kampuni, wako tayari wakuite ofisini na wakupe
hizo sifa mkiwa wawili tu lakini sio kwa wakubwa
zake ama mbele ya wafanyakazi wenzako.
Ufanyaje?:
Kumbuka tatizo kubwa sana linalowakabili mabosi

wa aina hii ni kukosa kujiamini kuhusu nafasi yao.
Njia bora na nzuri sana ya kufanya nao kazi ni

kuwatengenezea mazingira ya kutokukuona wewe
kama ni mtu hatarishi kwa nafasi yako (Non threat).
Njia ya kwanza nzuri ya kufanya hivyo ni kuhakikisha

kuwa unawataja kwenye kila mafanikio yako
unayoyapata kwenye shughuli zako za ofisi.
Tafuta namna ya kuwashukuru, kuwasifia na

kuonesha mchango wao kwenye kazi yako. Hii
itawafanya waanze kuona kuwa unawapa nafasi na
wataanza kupunguza uoga walionao juu yako.
Kama unaandika barua pepe ya kutoa mrejesho wa

mafanikio ya kazi yako, kitengo chako n.k hakikisha
kuwa unawataja waziwazi mchango wao kwenye
mafanikio yako.
Njia ya pili ni kuhakikisha kuwa unawahusisha katika

maamuzi makubwa ambayo unayafanya kila wakati.
Kumbuka suala kubwa hapa sio kwamba haujui cha
kufanya ili ni kuwapa hisia kwamba wao ni watu
muhimu sana kwako na unawachukulia kama walezi
wako.

Wakigundua kuwa umewapa nafasi ya namna hii
wataona umewapa nafasi ya juu kuliko wewe na
watajihakikishia kuwa hawana sababu ya kukuhofia
na kukupiga vita.
Aina Ya Tano: Wanaokupelekesha (Abusive Jerk)
Aina hii ya mabosi ni wale ambao wanataka

kukuonesha kuwa hauna thamani kabisa katika
unachokifanya na kila wakati watataka kukufikisha
kiwango ambacho hautaweza kujiamini tena.
Mara nyingi bosi wa namna hii huwa anaamini kuwa

namna pekee ya kuendelea kuongoza vizuri ni yeye
kuogopwa na kila mtu anayemuongoza na kumfanya
kila mtu aliyeko chini yake awe hana thamani kabisa.
Mara nyingi mabosi wa namna hii huonesha tabia
zao katika namna tatu:
i. Mental Abuse:
Hapa huwa wanajitahidi kukufanya usijiamini kabisa

katika uwezo wako wa kaikili na uanze kujiona hauna
uwezo wa kufikiria na kufanya kwa ufanisi.

Wanaweza kufanya hivi kwa siku moja kukutupia
makaratasi usoni kwako, kuyachana mbele yako
ama kuyatupa katika chombo cha kuwekea
takataka.
Nia ya kufanya haya yote ni kutaka kukuvunja moyo

kabisa na kukuonyesha kuwa hauna thamani,v
Wakati mwingine anaweza kukuandikia meseji kali
sana kwa njia ya simu ama barua pepe ambayo
ikakuvunja moyo na kukufanya ujione hauna thamani
kabisa kwenye maisha yako.
ii. Verbal Abuse:
Njia ya pili wanayoitumia ni kukukaribia ama

kukulaumu kwa sauti kubwa. Mara nyingi bosi wa
namna hii hata kama mko wawili ofisini ataongea
kwa sauti ambayo watu wengine walioko nje ya ofisi
yake watasikia.
Pia anaweza kukutana na wewe kwenye corridor ya

ofisi ama akaja ofisi kwako na mbele ya kila mtu
akaanza kupayuka na kukukaribia, kukulaumu ama
kukusema vibaya.

Maneno yake yote anayosema yatakuwa yanalenga
kukufanya ujisikie sio mtu wa thamani na hauwezi
kazi yako.
iii. Physical Abuse:
Njia ya tatu ni kukufanyia kitu kinachohusisha mwili

wako kabisa. Hiki ni kiwango cha juu kabisa
ambacho bosi huyu anaweza kukifikia.
Anaweza kuamua kukusukuma, anaweza kufikia

hatua ya kukushika na kukutishia kukupiga, anaweza
kukurushia kitu usoni, anaweza hata kukupiga pia n.k
chochote kati ya haya ama kinachofanana na haya ni
kiwango kikubwa sana cha "abuse" kwako.
Bosi huyu ni hatari sana kwa uwezo wako wa

kujiamini. Mara nyingi mtu anayefanya kazi kwa bosi
wa namna hii kwa muda mrefu anajikuta anapoteza
kabisa hali yake ya kujiamini na anapoteza hali yake
ya kujithamini pia.
Kumbuka kadiri anavyofanya mambo haya ndivyo na

wewe utazidi kujishusha thamani yako na kupoteza

hali yako ya kujiamini. Hii itapelekea kushuka kwa
uwezo wako wa kufanya kazi na atazidi kukusema
vibaya zaidi.
Ukiwa katika hali hii utakuwa ni mtu unayeishi

kwenye "Stress" siku zote na hautakuwa mwenye
furaha kabisa, ofisi inageuka kuwa jela na kila saa
utakuwa mtu mwenye mawazo na kukosa amani
kabisa (tension and lack of peace of mind).
Ukiwa chini ya bosi wa namna hii suluhisho ni moja

tu:
Fanya haraka kutafuta sehemu nyingine ya kufanya

kazi kabla hauajathirika sana kisaikolojia. Kumbuka
mabosi wa namna hii huwa hawabadiliki haraka na
hivyo kuendelea kutarajia kuwa watabadilika ni
matumaini ambayo yanaweza yasitokee.
Usitumie muda mrefu chini ya mabosi wa namna hii,

tafuta fursa nyingine.

Aina Ya Sita: Wanaoamini Katika Mawazo Yao Tu
(Despot)
Katika karne ya 16 waingereza walichukua neno

kutoka katika lugha ya kifaransa linaloitwa Despot
ambalo nao walilitoa katika lugha ya kigiriki lilokuwa
linaitwa "Despotes" ambalo lilimaanisha mkuu wa
kaya, bwana ama mtawala asiyweza kupingwa na
yeyote
(Master of household, Lord, Absolute ruler).
Kuna aina ya mabosi wako namna hii. Bosi wa namna

hii huamini katika mawazo yake tu kuliko mawazo ya
mtu mwingine yoyote yule. Anaamini yeye ndiye mtu
mwenye akili kuliko mtu yoyote yule, hivyo mawazo
yake ndio bora zaidi wakati wote.
Bosi wa namna hii huwa hapendi kushaurika hata

pale anapokosea lakini pia huwa wakisema kitu
hawataki ufikirie tofauti wanataka ufanye kama wao
wanavyotaka.
Mabosi wa namna hii huwa hawawezi kabisa kulea

(mentoring) na kuwasaidia wengine kukua kwani
wao hujiona kuwa ni watu maalumu sana kufikia
nafasi hiyo na watu wengine sio rahisi kufikia cheo
walichonacho.
Kitu kimojawapo unatakiwa kukumbuka siku zote ni

kuwa mabosi wa namna hii huwa hawako tayari
kuomba msamaha hata kama watagundua
wamekosea. Hivyo ikitokea hali ya kutoelewana nao
kwenye jambo fulani usisubiri kuombwa msamaha,
wasamehe na endelea na kazi zako.
Moja ya kitu kinawasumbua sana mabosi wa kundi

hili ni kuwa na kiburi cha kitaaluma "Intellectual
Arrogance":
Hali ya kujiona wewe ndio unajua zaidi ya wengine

na haujipi nafasi ya kujifunza kutoka kwa wengine.
Hali ya kujiona kuwa maarifa uliyonayo ni bora kuliko
waliyonayo wengine na kuona kuwa mtazamo wako
ndio sahihi kuliko mtazamo wa watu wote.
Mara nyingi watu hawa hata wakifeli kwenye jambo

waliloamua kulifanya wanahamishia visingizio kwa

watu wengine na hawako tayari kukubali makosa
yao. Ili kufanya kazi vizuri na mabosi wa namna hii ni
lazima utambue kuwa chakula chao cha kila siku ni
kusifiwa.
Hautakiwi kuwa mnafiki kwako bali kila wakati tafuta

fursa ya kuwasifia hata kama ni fursa ndogondogo.
Ili ufanikiwe vizuri, jitahidi kila wakati kutoa mawazo
yako kwa mfumo wa swali ama kutaka ushauri na sio
kuonesha umehitimisha.
Kwa mfano kama unataka kumpendekeza mtu kwa

ajili ya kufanya kitu fulani na bosi wako ndiye
mwenye maamuzi ya kufanya hivyo, usiende na
pendekezo la jina moja kwa moja.
Unachotakiwa kufanya ni kupeleka kama mfumo wa

swali "Hivi bosi unamuonaje Janet, hawezi kutufaa
kweli kwenye nafasi fulani?"
Mara nyingi ukipeleka swali na yeye atataka kujua

kwa nini umewaza hivyo hivyo atakuuliza "Kwa nini
umeweza hivyo?" Hapo ndipo utapata fursa ya
kutoa mawazo yao. Jambo la kuwa nalo makini siku

zote ni kuwa hata kama ushauri wako ndio
utapelekea yeye kufanya maamuzi au mabadiliko
fulani, siku zote mpe nafasi yake kama yeye ndiye
muhusika mkuu.
Kumbuka haupotezi chochote kile kwa kumpa nafasi

bosi wake pale inapobidi, ila unaweza kupoteza kazi
yako kama utataka kunyang'anyana naye sifa za kazi
manazofanya.
Kumbuka msemo wa kiswahili unaosema "Ukila na

kipofu, usimshike mkono"
Je, umeshawahi kukutana na bosi wa namna hii

katika ofisi yoyote ile ambayo uliwahi kupitia?
au kwa sasa kuna bosi uko naye hapo ofisini yuko

moja ya makundi haya?.
Anza kutumia mbinu ambazo nimezielezea kwa kila

aina ya bosi na nitafurahi kusikia kutoka kwako jinsi
mbinu hizi zinavyokupa matokea, usisite kuniandikia.
See You At The Top

SURA YA NNE
Aina 5 Kubwa Za Watu Maeneo Ya

Kazi, Wafahamu Wasikukwamishe

Unapokuwa katika ofisi yoyote ile ni vizuri kujua
kuwa utakutana na watu wa aina mbalimbali ambao
ni lazima uwafahamu tabia zao na jinsi ya kuishi nao
ili wasiwe chanzo cha kukutengenezea mazingira
magumu ya kazi na kusababisha ushindwe kutimiza
majumuku yako.
Katika kila ofisi kuna aina tano za watu ambao kila

mmojawapo ni muhimu kuwatambua na kujua namna
ya kuishi nao.
Aina Ya Kwanza: Wapenda Skendo (The Gossip)
Umeshawahi kuwa na mtu kwenye eneo la kazi

ambaye yeye kila siku anapenda kupiga stori
zinazoendelea mjini?
Ataanza kusimulia skendo za wanamuziki akimaliza

ataendelea na za waigizaji, kisha ataleta za waimbaji
na wanamichezo mbalimbali.
Kibaya zaidi watu hawa huwa hawaangalii ni muda

gani wa wanatakiwa kuzungumza, wanaweza
kukukuta katikati ya kazi muhimu na wakaanza stori

zao ambazo hazina msaada wowote ule kwenye
kazi yako. Watu hawa huwa wanajua kila
kinachoendelea mjini na kila "update" ya mambo
yanayotokea, utadhani ni waandishi wa habari
wanayajua na wanataka wakuambie.
Watu wa hivi ukiwa nao kwenye kundi la watsapp la

ofisini kwako kila wakati utakuta wanatuma /
wanaforward habari za skendo mbalimbali
zinazoendelea nchini au duniani kwa ujumla.
Mara nyingi watu wa namna hii huwa pia hawana

aibu kwani anaweza kutuma kitu chochote kile bila
kujali hadhi yake au watu watamuonaje. Ni kama vile
kwao ufahari ni kuwa wa kwanza kutuma skendo
mbalimbali.
Unachotakiwa kujua ni kuwa, watu hawa watasema

habari za watu wa nje kama sehemu ya umbea wao
lakini baada ya muda wataanza kuwasema watu wa
ndani ya ofisi.
Wataanza na watu wa kitengo chao, wataendelea

kuwasema wa kitengo kingine na hata baadae

wataanza kumsema bosi wao. Kuna athari kubwa
nne zinazotokana na watu hawa kadiri unavyowapa
nafasi kwenye maisha yako:
Moja ni kuwa wanakumalizia nguvu za kufanya kazi

(They drain your emotional energy). Unapoanza siku
yako unatakiwa kuweka nguvu zako katika mambo
muhimu tu ili uanze siku kwa mafanikio.
Mara nyingi wau hawa watakutumia ama kukuambia

mambo ambayo yatanyonya nguvu zako za kihisia.
Watakutumia habari ambayo aidha itakuhuzunisha,
itakupa mawazo, stress ama itakusababisha uanze
kumchukia mtu. Kibaya zaidi huwa wanaweza
kufanya mambo haya asubuhi mapema tu hata kabla
haujaanza kazi zako.
Mbili watu hawa huwa ni chanzo kikubwa sana cha

watu wengi kuondoka katika "mood" ya kazi zao.
Kutokana na aina za stori zao huwa wanaweza

kukuondoa kabisa katika hamasa ya kufanya kazi na
ukajikuta unapoteza hamu na nguvu ya kufanya kazi
zako kwa bidii.

Watu wengi ambao wamewaruhusu watu wa namna
hii kwenye maisha yao, wamejikuta ni watu ambao
kwenye ofisi zao hawana hamasa ya kazi kabisa.
Tatu, wanakuondoa katika "focus" ya kazi yako.

Mara nyingi huwa wakuja na kuingilia unachofanya
na kuanza kuzungumza na wewe bila hata kukuuliza
ama kutaka kujua unachofanya.
Usipokuwa makini kuhusiana na hili utajikuta kila

wakati ni kama unashindwa kufanya kazi kwa
mfululizo, kwani kila wakati watakuwa na stori ya
kukuletea na utajikuta unaanza upya kazi yako.
Ukifanya hivi utakuwa unapoteza muda mwingi sana.
Nne, watu wa aina hii watakugombanisha na

wenzako ama bosi wako, kwani kazi yao huwa ni
kuchukua maneno kutoka kwa mtu mmoja kupeleka
kwa mtu mwingine.
Kumbuka kadiri wanavyokuwa karibu na wewe

ndovyo wanavyokufahamu zaidi ni ndivyo watu
watakavyowaamini zaidi chochote kile
watakachokizungumza kuhusu wewe.

Kuna namna kuu tatu za kuishi nao ili wasikuletee
madhara kabisa:
Njia ya kwanza ni kuwawekea mipaka kwenye

mahusiano yenu.
Usiwe muoga wa kuongea nao pale unapoona

wanavuka mipaka ama wanakuambia vitu ambavyo
usingependa kusikia/kujihusisha navyo. Wafanye
wajue ambacho uko tayari kukisikia na kile ambacho
hauko tayari kukisikia.
Kumbuka kadiri ambavyo hauwewekei mipaka

ndivyo watakavyozidi kukuhusisha katika mambo
mengi zaidi. Kumbuka hatua hii inaweza
isiwafurahishe ana inaweza kuathiri ukaribu wenu, ila
wewe ndio unatakiwa kuchagua:
Uwafurahishe na uharibu kazi yako au uwawekee

mipaka ili uongeze ufanisi wako. Uchaguzi ni wako.
Njia ya pili ni kuwaepuka. Ukimuona yuko mahali

anaongea ama kwenye eneo fulani, kama kwa
wakati huo usingependa kusikia chochote kutoka

kwake, unaweza kuamua kumkwepa. Au kama
amekuja mahali ulipo unaweza kuomba udhuru na
kuondoka ili usisikie wala kumpa nafasi. Kumbuka
uwezo wako wa kusema hapana kwa mambo yasiyo
na msingi ndio yanakupa nafasi ya kufanya mambo
ya msingi.
Njia ya tatu na ya mwisho ni ile inayohusisha

mawasiliano naye kwenye mitandao.
Kama unaona amefika mahali ambapo athari zake

zimekuwa kubwa kutokana na yale anayokutumia,
unaweza kuamua kutosoma meseji zake kwa wakati
fulani hadi utakapoamua, unaweza kuamua
kumwambia asikutumie aina fulani za habari na kama
yote yameshindikana, unaweza kuchukua hatua ya
kumfungia kabisa, unampa "block" ili usione
chochote kile atakachotuma. Je,una mtu yoyote wa
namna hii katika ofisi yako?
Unapanga kutumia njia gani kumkabili?

Aina Ya Pili: Watu Walioko Bize Kila Wakati
(Overachiever)
Kundi hili la watu maofisini ni wale ambao kila saa

wako bize sana, wanatoka huku wanaenda kule,
wamemaliza hiki wanafanya hiki.
Ni aina ile ya watu ambao hawawezi kutulia hata

kidogo, ukiwaangalia utaona kama wao ndio wenye
kazi nyingi ofisini ama ndio ambao wanafanya kazi
kwa bidii kuliko mtu yoyote yule.
Watu hawa ni wale ambao kila saa unawaona wana

malengo makubwa sana na unaweza kujiona
mzembe ukiwasikiliza ama ukiwafuatilia
wanavyofanya kazi.
Katika aina hii wamegwanyika katika makundi mawili

makuu:
Busy Bees: Hawa wako bize kama nyuki, ikifika

mwisho wa siku kama ambavyo nyuki huwa
anatengeneza asali nao vivyo hivyo utaona matokeo
katika kazi zao.

Wako bize kweli kweli lakini unaona kabisa
mchango wao katika ofisi na mabadiliko katika
maisha yao pia.
Busy Flies: Hawa wako kama inzi, wanarukia rukia

kila mahali na ukiwaangalia unaona wako bize lakini
hawana matokeo yoyote ya maana katika maisha
yao.
Hawa ukiwaona kwa nje wanaonekana wana kazi

nyingi na wanafanya kazi kwa bidii ila ukiwafuatilia
kwa undani utagundua kuwa hakuna wanachofanya
kabisa.
Kundi la kwanza huwa linasaidia sana kufanya ofisi

iwe na hamsa ya kufanya kazi na kupata matokeo
yanayohitajika lakini kundi la pili huwasbabishia
wengine "Stress" kwani huwasababishia kuwa bize
kama wao katika mambo yasiyoleta matokeo.
Ukiwa na kundi hili ofisini kwako unaweza kujiona

kama wewe hauna bidii ya kazi na kibaya zaidi
wanaweza kukulazimisha uwe unafanya kazi kwa
kasi yao na kwa staili yao.

Watu wa namna hii kama wewe hauzunguki zunguki
ofisini kila wakati, hauongei sana kwenye vikao au
hautumi sana email kama wao, huwa wanaona kama
vile haufanyi kazi.
Na usipokuwa makini wanaweza kuanza

kukulazimisha uanze kufanya kazi kwa staili yao ama
wataanza kukuwekea tuhuma kwamba wewe ni
mzembe. Watu hawa wanaongoza kwa stress
usipojua namna ya kukabiliana nao.
Moja ni kuwa usikubali wakupelekeshe hata kidogo.

Watu hawa wakiwa na kazi yao ambayo wanataka
uifanye, huwa hawajali ratiba zako wanataka
uwafanyie muda huohuo wanapotaka na kwa namna
wanavyotaka. Usiwazoeshe hivyo.
Wazoeshe kuwa wewe una ratiba zako na utafanya

kwa wakati sahihi. Usipofanya hivi unaweza kujikuta
kila siku unawafanyia wao kazi tu. Kwa upande
mwingine ukijenga nao urafiki wanaweza kuwa watu
wazuri kukusaidia katika baadhi ya kazi muhimu
kwani wao hupenda sana kuonekana wanafanya
kazi, jua namna bora ya kuwatumia kukamilisha

majukumu yako ya haraka ambayo sio lazima
uyafanye wewe.
Aina Ya Tatu: Wanatumia Vibaya Wema Wako

(Imposers)
Aina hii ya watu katika ofisi huwa wanapenda

kutumia wema wako vibaya. Ni kama vile unapojitoa
kuwa wa msaada kwao kwa namna fulani, baada ya
muda hali yako ya kuwa mwema kwao itageuka
kuwa ni madhara kwako, ndio ule msemo wa
Kiswahili unaosema "wema wangu umeniponza".
Watu wa namna hii huwa kwa nje wanaonekana ni

watu wanaohitaji msaada sana lakini kila wakati
ukiwasaidia, basi msaada uliowapa utageuka kuwa
ni mzigo kwako binafsi.
Watakapokuwa na kazi nyingi wakaomba uwasaidie

kidogo, ukikubali kuwasaidia utakuja kushangaa
kuwa wamekuachia kazi yote na mwisho unakuja
kulaumiwa wewe kazi inaposhindwa kukamilika.
Ni watu ambao haiwapi shida kukusingizia wewe kitu

ambacho haujafanya na baadaye wanakuja
kukuambia "Nashukuru kwa kunisaidia. manake bila
kukutaja wewe ningefukuzwa kazi".
Kwa maneno mengine huwa wanatumia wema wako

kukufanya uonekane ni mbaya kwa wengine na wao
waendelee kuonekana kuwa ni wema.
Watu wa namna hii wakija kukuomba pesa ya

mkopo na ukawapatia, huwa hawarudishi kabisa na
haiwasumbui, wanajua wewe ni mtu mwema
hauwezi kuwafanya chochote.
Wakiwa na shida wanakulilia uwasidie na wanajua

utawasaidia ila ukiwa na shida ni kama vile
hawakuoni kabisa na hawatoi msaada wowote ule
kwako. Watu hawa mara nyingi huonekana kama ni
marafiki zao ili mwisho wa siku huwa wanasababisha
maumivu makali sana ya moyo kwenye maeneo ya
kazi.
Wanaweza hata kukana kitu ambacho wamekifanya

na wakakufanya wewe uonekane kuwa ni muongo.

Kitu cha kwanza ni kuwatambua walioko ofisini
kwako kwa sasa na kisha jiwekee utaratibu wa
kushughulika nao.
Uwe makini kabla haujawapa msaada wowote ukijua

kuwa msaada huo unaweza kugeuka kuwa ni
ugomvi na utaharibu mahusiano yenu.
Kama ni pesa hata kama ameomba umpe mkopo,

unapompa ujiwekee asilimia kubwa ya kupoteza.
Usimpe pesa ambayo hauko tayari kuipoteza.
Kuwa makini na usiwafungulie moyo wako kwa 100%

watu wa namna hii.
Aina Ya Nne: Watoa Lawama (Blamers)
Umeshawahi kuwa na mwenzako ofisini ambaye

yeye kila siku ni kulaumu tu, kuanzia asubuhi hadi
mnaondoka ofisini?
Aina ya watu huwa ni ngumu sana kufanya nao kazi

kwani wao katika kila kitu huwa wanaona ubaya
kwanza na sio kitu chema ndani yake.

Watu hawa lengo lao kila wakati ni kuonesha
madhaifu ya mfumo wa kazi, mazingira ya kazi ama
watu walio nao kwenye ofisi.
Watoa lawama wengi huwa wanajiona wao kama

wetu wenye mawazo mazuri sana kuliko mtu yoyote
yule aliyeko katika ofisi hiyo.
Mara nyingi sio tu watalaumu bali pia watakosoa

mambo mengi sana ambayo yanaendelea katika
ofisi. Mara nyingi huwa wao ndio wangefaa
kuongoza kitengo au kampuni kwa ujumla.
Mara nyingi watoa lawama ni watu wenye visingizio

katika kila kitu, huwa ni waongeaji wazuri lakini kila
wakati watakuwa na sababu ya kusema kwa nini
wameshindwa kufanya majukumu yao.
Watu hawa hawapendi kabisa kuwajibika kwenye

kazi zao na watajitahidi kadiri wanavyoweza
kusukuma lawama kwa watu wengine. Ukiwa nao
kwenye kazi pamoja, kila siku wewe ndio
utaonekana umekosea, mzembe na haufai.

Wati kwenye kundi hili hupenda sana kujipendekeza
kwa wakubwa kazini na kila wakati wanapopata
nafasi watajitahidi kuonesha kuwa wao ni bora
kuliko mtu yoyote yule.
Kundi hili wamesababisha watu wengi sana

kufukuzwa kazi hata kwa makosa ambayo wao ndio
wameyafanya. Ili kufanya nao kazi watu wa namna
hii kwanza ni lazima uwe mtu unayetunza rekodi
sana za mazungumzo, makubaliano ama
mawasiliano kwa njia ya barua pepe (email).
Jitahidi kila wakati kunapokuwa na makubaliano kati

yenu aidha kuwe na mtu wa tatu kama shahidi ama
ufanye kila kitu kwa njia ya maandishi ili kutunza
ushahidi utakaokuja kukusaidia baadae.
Hata hivyo kila wakati hakikisha kuwa kila kazi

unayofanya inajulikana kwa wengine katika ofisi
yako namna ulivyohusika.
Usipofanya hivyo kazi zako zitafunikwa na watu wa

namna hii na utaonekana hauna umuhimu kwenye
ofisi yako.

Aina Ya Tano: Watu Wasio Na Msimamo (Passive)
Hawa ni watu ambao huwa hawapendi kuonekana

wabaya kwa namna yoyote ile na wako tayari
kutoonesha msimamo wao hata katika mambo
muhimu ambayo walitarajiwa waoneshe msimamo
wao.
Kwa ufupi ni kuwa aina hii ya watu ni wale ambao

hawawezi kusimamia wanachokiamini kwa hofu ya
kugombana na watu. Ukiwa na mtu wa namna hii
ofisini kwako usitegemee kuwa mtu ambaye
utasimamia naye kitu fulani, hata kidogo.
Hawa ni watu ambao hata kama wanajua ukweli wa

kitu fulani lakini hawatakuwa tayari kusema kwa
kuogopa kuna mtu atapata madhara na ukweli huo,
hata kama kuna kitu alishuhudia kwa macho yake,
atajifanya hakuona na anaweza akakugeuka kabisa.
Watu wa namna hii hautakiwi kuwahusisha katika

mambo yako muhimu ya kiofisi kwani wanachojali
zaidi ni kutetea maelewano yao na watu wengine na
sio kusimamia ukweli wa mambo ulivyo.

Kundi hili la watu kwenye ofisi yako unatakiwa kuwa
nao makini zaidi kwani sio marafiki wa kuwategemea
kusimama upande wako.
Mara nyingi watu hawa huwa wanaonekana ni

wapole na wema sana hadi pale siku
watakapokukana na hautaamini.
Ukimuona mtu mwenye dalili hizi ni vizuri kuwa naye

makini mapema kabisa.
Je, kwenye ofisi yako ya sasa una watu katika

makundi gani na unapanga kutumia mkakati gani wa
kukabiliana nao kuanzia leo?
See You At The Top

SURA YA TANO
Wezi 5 Wanaokuibia Muda Wako

Kila Siku Na Namna Ya Kuwakabili

Mwandishi mashuhuri na mkufunzi wa masuala ya
mafanikio ya maisha, Stephen R. Covey aliwahi
kusema kuwa "The key is not spending time but
investing in it" akimaanisha kuwa inapofika suala la
muda, jambo muhimu sio kutumia muda bali
kuwekeza katika muda ulionao.
Muda ni rasilimali muhimu tuliyopewa sawa kila

mmoja wetu na ni muhimu sana kujua kuwa muda
unaoupoteza leo hauwezi kurudi tena, hivyo ni
muhimu sana kujiwekea tahadhari ya kutumia muda
wako katika mambo muhimu tu na si vinginevyo.
Kila kitu ambacho unatumia muda kukifanya, tafsiri

yake umekipa kitu hicho thamani ya juu sana
kuchukua sehemu ya maisha yako utakayoishi hapa
duniani. Kila siku wezi wa muda ambao watakuwa
wanakunyemelea ili wakutoe nje ya mstari na pia
wakufanye utumie muda wako kwa mambo mengine
tofauti na yale ambaye umejiwekea.
Ni muhimu sana kuwatambua wezi hawa wa muda

na kujua namna ya kuwadhibiti ili wasiwe kikwazo
cha kupunguza ufanisi wako katika eneo lako la kazi.

Mwizi 01: Kutoipanga Siku Yako
Kama wewe ni mtu ambaye unaanza siku yako bila

kuwa na mpangilio wowote ule, ni kusema kuwa
siku yako itaenda yenyewe na hautapata matokeo
makubwa sana.
Kwa mfano leo hii:
Umepanga kufanya nini kuanzia ulipoamka hadi

sasa?
Kusoma kitabu hiki ilikuwa ni sehemu ya mipango

yako ya leo?
Ukiwa ni mtu ambaye hauna ratiba inayoendesha

siku yako, utakuwa ni mtu ambaye unakimbiakimbia
kila mahali na hautaona matokeo unayoyatafuta.
Watu wasio na ratiba za siku yao hupoteza muda
kwani kila wanapoitwa huenda na kila kinachokuja
mbele yao huwa wanakipa muda.
Ukiwa hauna ratiba utakuwa unafanya kila

kinachokuja mbele yako. Ukiishi kwa namna hii

utakuwa ni mtu ambaye unapoteza muda na
utajikuta hadi siku inaisha haujafanya jambo la
maana sana. Ili usipoteze muda wako, kwanza kila
siku hakikisha unajiweka orodha na ratiba ya kufanya
mambo yako.
Orodha hii hakikisha unaiandika kwa kuorodhesha

kila unachotaka kukifanya na muda ambao
unapanga kukifanya kitu hicho. Kitaalamu
inasemekana kuwa kwa kila dakika moja
unayoitumia kupanga kitu cha kufanya kaba
haujafanya, huwa inakuokolewa takribani dakika
kumi katika kufanya.
Jambo la muhimu lingine katika kuipanga siku yako

ni kujitahidi kuipanga usiku mmoja kabla. Hii
itakusaidia sana kuufanya ubongo wako wa ndani
(sub-concious mind) kuendelea kufanya kazi ya
kukutafutia majibu hata pale ambapo unakuwa
umelala, kwani wenyewe huwa haulali.
Hii ndio maana siku ukilala unawaza kuhusu

changamoto fulani ukiamka asubuhi utakuwa
umepata mbinu na baadhi ya njia za kutatua kwani

wakati ubongo wako wa kawaida umelala ubongo
wako wa ndani huwa unaendelea kufanya kazi kila
wakati.
Baada ya kupanga orodha ya vitu unavyotaka

kuvifanya na muda uliouweka basi ni muhimu sana
kuweka vipaumbele kwa kila kimojawapo.
Vipaumbele maana yake ni kipi kinaanza, kipi
kitafuata na kipi kitakuwa cha mwisho.
Usianze siku yako kwa kufanya vitu ambavyo sio

muhimu na sio vipaumbele kwako, huo utakuwa ni
mwanzo wa kufeli. Kwa mujibu wa Tom Corley
aliyefanya utafiti kwa watu waliofanikiwa na
kuandika kitabu chake cha tabia zinazoleta utajiri
(Rich Habits) anasisitiza umuhimu wa kutumia
vipaumbele kwa kutumia kanuni ya 80/20 ya
Vilfredo Pareto.
Kanuni hii inasema kuwa kwa kila unachofanya kila

siku kuna mambo 20% ukiyagundua yatakupa
matokeo ya 80%. Kwa maneno mengine kuna vitu
vichache vya umuhimu ambayo ukivipa kipaumbele
vitakusaidia kupata matokeo makubwa sana

(Vital Few Vs Trivial Many). Kinachokufanya uwe na
ufanisi wa hali ya juu sana, sio kuwa na vitu vingi
sana vya kufanya bali ni pale ambapo unajikita katika
vitu vinavyokupa matokeo makubwa.
Kwa maneo mengine kama una vitu 10 vya kufanya

siku ya leo, kuna vitu viwili ambavyo vimebeba 80%
ya matokeo yako ya leo, unatakiwa kuvigundua na
kuvipa muda wako kwanza kabla haujafanya vitu
vingine.
Kama ungependa kujifunza zaidi kuhusu kanuni hii,

tafuta kitabu changu cha "Tabia 12 Zinazoleta
Mafanikio" ambako kuna sura nzima imeeleze
akanuni hii iliyowasaidia watu wengi sana.
Kumbuka kuwa unapoanza siku bila kuwa na

mpangilio maalumu, tayari umeanza safari ya
kupoteza muda wako katika siku hiyo.

Mwizi 02: Kutafuta Vitu Ulivyosahau Ulipoviweka
(Misplaced Items)
Kuna watu kila siku wanatumia dakika za kutosha

kutafuta vitu vilivyopotea. Wanapoamka wataanza
kutafuta nguo za kuvaa, baada ya hapo watagundua
soksi moja haionekani, au wanja wao hawakumbuki
waliuweka wapi, wanapotaka kuondoka
wanagundua wamesahau kabisa ufunguo wao wa
gari walipouweka.
Wengine watahangaika kutafuta kitambulisho ama

wakifika ofisini watachelewa kuanza kufanya kazi
kwa sababu kuna karatasi muhimu hawaioni kabisa.
Kwa ufupi ni kuwa kuna muda mwingi sana ambao
kila siku wanaupoteza kwa kutafuta vitu ambavyo
wamesahau walipoviweka.
Kama utatumia dakika 30 kila siku kutafuta vitu

ambavyo umesahau ulipoviweka ni sawa na kusema
utakuwa unatumia dakika 150 kwa wiki na dakika
600 kwa mwezi kutafuta vitu. Tafsiri yake kwa
mwaka utakuwa umetumia dakika 7,200 katia
kutafuta vitu.

Hii ni sawa na siku 5 utakuwa umezipoteza katika
mwaka. Ukiendelea maisha ya namna hii kwa miaka
50 ijayo utakuwa umepoteza takribani siku 250
ambazo ni sawa na miezi 12.5 (Mwaka mmoja na
miezi sita kwa kuzingatia kuwa unafanya kazi siku 5
za wiki).
Mwenzako ambaye anaishi kwa mpangilio atakuwa

amekuzidi kwa mbali sana kupitia muda ambao
wewe unapoteza. Kuna watu wengi sana moja ya
chanzo kikubwa cha stress kwenye maisha yao ni
kila siku kuhangaika kutafuta vitu katika dakika za
mwisho na wanajikuta wana muda mchache wa
kufanya jambo fulani, matokeo yake kila siku
"wanapaniki".
Mara nyingi watu wa namna hii wanakosa fursa

nyingi lakini pia huwa wanaonekana hawana ufanisi
katika kazi zao Ili kukabiliana na changamoto hii,
jifunze kuweka vitu katika mpangilio maalumu.
Jizoeze kila kitu kukiweka mahali maalumu bila

kubadilisha badilisha. Hii itakusaidia kukumbuka
kiurahisi. Katika kuongeza ufanisi maeneo ya kazi

wajapan wana kanuni maarufu sana inayowasaidia
watu wao maarufu kwa jina la 5s yenye maneno ya
kijapani (Seiri, seiton, seiso, seiketsu and shitsuke).
Maneno haya yanaamanisha:
Seir (Classification): Kupangailia eneo lako la kazi.
Hii inajumuisha meza yako, kabati, email na hata

mafaili katika kompyuta yako.
Hii inakutaka kuondoa kila siku ambacho haukihitaji

tena, kisijaze eneo lako la kazi ili uweke vitu vya
muhimu tu.
Seiton (Order): Kupanga vitu unavyotumia kwenye

kazi yako katika maeneo maalumu.
Usichanganye vitu vyako, kila kitu kijulikane kinakaa

wapi, hata siu ambayo hautakuwepo itakuwa rahisi
sana kumuagiza mtu na akaviona. Usiwe mtu
unayeweka vitu vyako shaghalabaghala.
Seiso (Cleaning): Hii inataka uwe mtu ambaye mara

kwa mara unalifanyia usafi eneo lako la kazi.

Kumbuka kuwa kwa mwanadamu wa kawaida,
unatumia muda mwingi zaidi katika eneo lako la kazi
kuliko eneo lingine lolote, ni muhimu kulitunza.
Seiketsu (Standardization): Kuweka utaratibu wa

ufanyaji kazi.
Inatakiwa mchakato (process) ya kufanya kitu iwe

inajulikana inapoanza na inapomalizikia, hii itasaidia
kila mtu kujua anachopaswa kufanya.
Kwenye kila kazi yako jiulize, hivi mfumo wa ufanyaji

kazi (workflow) ninapoanza hadi kumaliza ukoje?
Ukishaujua, uzingatie na ufuate.
Shituske (Discipline): Hii inajumuisha kutimiza

majukumu yako bila kushurutishwa ama
kusimamiwa.
Unatakiwa kujenga tabia ya kujisimamia na kufanya

majukumu yako hata bila kuulizwa. Jenga sifa ya
kuwa mtu ambaye unakamilisha kazi zako bila
kuulizwa na kabla ya muda uliopewa. Usikubali
mwizi huyu akuchukulie muda wako.

Jipange kumkabili kila siku.
Mwizi 03: Maelezo yasiyokamilika (Incomplete

instructions)
Unapotoa ama kupokea maelezo yasiyokamilika

wakati wowote ule uwe na uhakika kuwa aidha
hautafanya inavyotakiwa ama utalazimika kurudia
ulichoagiza au ulichoagizwa.
Ili usipoteze muda katika kazi zako za kila siku

hakikisha kuwa unaelewa kwa ufasaha maelezo
yoyote yale ambayo unapewa ili kuyafanyia kazi.
Moja ya udhaifu mkubwa wa watu wengi sana katika
maeneo yao ya kazi ni kuogopa au kuona aibu
kuuliza pale ambapo anaona hajaelewa.
Madhara ya kutekeleza jambo kinyume na maelezo

ni makubwa zaidi kuliko aibu ya kuonekana
haujaelwa. Wakati wowote ule usikubali kuanza
kutekeleza jambo kabla bado haujaelewa, uliza.
Usipozingatia hili itakufanya kila wakati uwe

unafanya vibaya, utarudia kazi na utaonekana hauna

uwezo. Ili kuhakikisha unafanikiwa katika hili kila
wakati unapokuwa unapewa maelezo weka
"attention" yako yote 100% hapo na ikiwezekana
kila wakati uwe unaandika maelekezo unayopewa.
Wakati mwingine wewe ndiye utakuwa unatoa

maelekezo kwa mtu mwingine. Hakikisha kuwa
unapotoa hayo maelekezo huyo mtu anakusikiliza, ni
hatari sana kutoa maelekezo wakati mtu yuko bize
na kitu kingine, hivyo hakikisha kabla haujampa
maelekezo yako muhimu kitu cha kwanza
unahakikisha anakusikiliza.
Kitu kingine cha muhimu ambacho unaweza kufanya

ni kumwambia arudie maelekezo uliyompa ili uone
kama amekuelewa. Kumbuka watu wengi sana huwa
wanaongopa kuuliza kwa kuogopa wataonekana ni
wajinga ama wanakuogopa sana hivyo hawana
ujasiri wa kuuliza pale ambapo hawajaelewa.
Siku zote usitoe maelekezo kwa mtu yoyote kwa

kuacha vitu fulani fulani kwa kufikiria (assuming)
kwamba ameelewa. Siku zote unapotoa maelekezo
jilazimishe kuelezea kila kitu cha muhimu na usiache

nafasi ya mtu baadae kukuambia "Mimi nilidhani
ulimaanisha hivi" wakati huo mambo yanakuwa
yameshaharibika.
Ukijikuta kila wakati watu wanakuambia "Nilidhani

umemaanisha hivi", hivyo ina maana kuwa maelezo
yako hayakujitosheleza. Hii ndio maana wakati
mwingine utalazimika kumwambia unayemuelekeza
arudie maelekezo uliyompa ili kuhakikisha kuwa
ameelwa kwa ufasaha na atafanya kama
unavyotaka.
Mwizi 04: Matumizi Ya Mitandao
Moja ya changamoto kubwa sana inayopoteza muda

sana kwa watu wengi kwa sasa ni matumizi ya
mitandao ya kijamii, kuna watu wanapoteza muda
mwingi sana kwenye mitandao ya kijamii kiasi
ambacho kimeathiri sana ufanisi wao katika kazi.
Kibaya zaidi ni kuwa muda mwingi wanaoutumia

kwenye mitandao ya kijamii wanajikita zaidi katika
kufanya vitu ambavyo havijengi sana kuliko vile
ambavyo vinajenga zaidi.

Hii ndio maana unakuta mtu anajua kabisa ana kazi
kubwa sana ya kufanya lakini bado atapoteza muda
mwingi sana kwenye mitandao ya kijamii.
Umeshawahi kujiambia kuwa, ngoja niangalie kitu

kidogo kwenye mtandao lakini ukashangaa
umemaliza saa zima kuangalia na ulisema
ungetumia muda kidogo tu?
Siku zote kumbuka kuwa ubongo wako uko kwenye

vita kali sana kati ya pande mbili zinazopingana "Pre-
frontal Cortex" na "Limbic System" nguvu za
kufanya anachotaka ama kughairisha.
Ukijiona wewe ni mtu ambaye hauwezi kujitawala na

kila siku unaendeshwa na mambo yasiyojenga
badala ya yale muhimu unayotamani kuyafanya basi
wewe unaongozwa na miwili kwa undani tafuta
kitabu changu cha ISHINDE TABIA YA
KUGHAIRISHA MAMBO ambapo nimeeleza kwa
undani inavyofanya kazi na mambo ya kufanya ili
usiwe mtu wa kughairisha mambo muhimu kila
wakati.

Ili kuhakikisha kuwa haupotezi muda katika mitandao
ya kijamii, ni muhimu kila wakati kujiwekea malengo
kwa kujiliza maswali muhimu kabla haujaingia
kwenye mtadao wowote ule:
- Je, nataka kwenda kuangalia nini / kusoma nini?
- Nataka kutembelea page / akaunti gani?
- Nitatumia muda gani?
Jaribu kujiuliza maswali haya leo na hakikisha kuwa

ule muda uliojiwekea ukiisha, basi unatoka kwenye
mtandao.
Usipofanya hivyo utakuwa unadhoofisha uwezo

wako wa kujitawala kwenye mitandao Wakati
mwingine ukiona umezidiwa sana na hauwezi
kujitawala, unaweza kujitoa kwenye baadhi ya
mitandao ama kupunguza idadi ili ujiwekee muda wa
ziada wa kufanya vitu vya muhimu.
Uwe makini mitandao isiwe chanzo cha kukuibia

muda wako wa kila siku.

Mwizi 05: Mazungumzo / Vikao Visivyopangiliwa
Mwizi wa tano ambaye amewaibia watu wengi sana

muda wao ni mazungumzo ambayo hayajapangiliwa.
Mazungumzo haya yanaweza kuwa katika mfumo
wa mtu kuja ofisini kwako bila "appointment" mtu
kukupigia simu na kutaka muongee hata bila kujua
kwa wakati huo uko wapi na unafanya nini, vikao vya
ghafla kila siku n.k.
Kama nilivyoanza kusisitiza hapo mwanzoni,

unatakiwa uwe mtu mwenye uwezo wa kuulinda
muda wako ili usitumiwe vibaya aidha na wewe
mwenyewe ama na watu wanaokuzunguka.
Kumbuka kuwa watu wengi sana hawaishi kwa ratiba

na kwa sababu hiyo huwa hawaheshimu ratiba za
watu, watu wengi sana hawajali muda na hivyo
hawaheshimu muda wa wengine na watu wengi
sana hawaishi kwa vipaumbele hivyo hawaheshimu
vipaumbele vya wengine.
Moja ya lengo unatakiwa kujiwekea kwenye maisha

yako ni kuwa mtu ambaye unaulinda muda wako ili

usichukuliwe na watu ambao haukuwapanga
kwenye matumizi ya muda wako kwa wakati huo.
Jifunze kuwaambia watu kuwa hautaweza kufanya

kitu fulani kwa wakati huo, hautaweza kuhudhuria
kikao kwa wakati huo au hautaweza kuongea na
simu kwa wakati huo.
Kumbuka sio kila simu inayopigwa kila wakati na mtu

yoyote ni ya kupokelewa wakati huohuo. Kuna
zingine utawapigia baadae katika muda wako
ulioupanga wewe. Usiruhusu kuwa mtu ambaye
muda wako unaingiliwa tu na hakuna unachofanya
"Protect Your Time" Linda Muda wako.
Mwanzoni watu watakuchukia na watakusema

vibaya ila baadae watajua kuwa ndivyo ulivyo na
haitawasumbua tena. Je, katika wezi hawa watano
wewe ni mwizi yupi amekuwa akikuibia muda wako
zaidi na unapanga kufanya nini ili kumkabili?

SURA YA SITA
Namna Rahisi Ya Kuendesha

Vikao Vyenye Ufanisi

Vikao katika maeneo ya kazi ni moja ya hitaji muhimu
ili kuwezesha shughuli za kiofisi ziweze kufanyika.
Vikao vinatumika kusaidia kuwasilisha mbinu
mbalimbali na kuweka mikakati ya pamoja.
Hata hivyo usipokuwa makini vikao vinaweza kuwa

chanzo kikubwa sana cha kupoteza muda katika
eneo lako la kazi. Kwa mujibu wa Scott Dockweiler
anaeleza kuwa kadiri unavyopanda juu zaidi kwa
cheo na majukumu ndivyo ambavyo muda wako
utazidi kuchukuliwa na vikao mbalimbali.
Kwa tafiti ambazo mbalimbali zilizofanyika (Harvard

Business Review, Your Scarcest Resource, May
2014: Meeting Behaviour Survey, Survey Monkey,
2013) zimeonesha kuwa kwa meneja wa kati katika
ofisi (middle manager) huwa anatumia takribani 35%
ya muda wake na meneja wa juu (upper manager)
anatumia takaribani 50% ya muda wake katika vikao.
Na kwa wastani watu wengi maofisini hutumia jumla

ya takribani masaa 4 kila wiki kuandaa vitu
mbalimbali kwa ajili ya vikao vinavyoendelea
maofisini. Kitu ambacho ni hatari zaidi ni kuwa vikao

hivi vingi hugeuka kutokuwa na ufanisi na kukosa tija
kabisa. Kwa wastani takribani ya 15% ya muda wa
kila taasisi hutumika kwa ajili ya vikao na
imegundulika kuwa takribani 67% ya vikao ambavyo
hufanyika huwa havina matokeo yenye ufanisi
(unproductive meetings).
Hii ni kusema kuwa katika vikao 10 vinavyofanyika

takribani kuna vikao 7 ambavyo huwa havina
matokeo ynayoongeza thamani. Hii inamaanisha
usipokuwa makini unaweza kujikuta unajihusisha
katika vikao vingi lakini hauoni matokeo yake
Mambo gani huwa yanasababisha vikao vingi visiwe
na ufanisi?
Kuna sababu zinazoongoza kufanya vikao vingi

visiwe na ufanisi, ukizijua sababu hizi na kuweza
kuzikabili, itakusaidia sana kuepuka kupoteza muda
kwenye vikao vingi sana:
Sababu ya kwanza: Dhumuni la kikao kutojulikana

waziwazi Kikao ambacho kila mtu hajui kwa hakika
kinalenga nini haswa, huwa hakiwezi kuwa na ufanisi
unaotakiwa. Vikao vingi ambavyo watu huitwa bila

kujua kwa hakika kinahusu nini, huwa havimaliziki
kwa ufanisi mkubwa unaotakiwa. Kwa sababu hii
watu wanakuja kwenye kikao pasipo kujiandaa na
wanashindwa kutoa mchango wao wa mawazo kwa
kiwango cha juu zaidi.
Sababu ya pili: Watu muhimu zaidi kukosekana

Kwenye kila kikao kuna watu ambao hawatakiwi
kukosekana kabisa kutoka na umuhimu wa nafasi
zao, kufanya maamuzi, taarifa wanazozijua ama
jukumu walilopewa.
Kikao chochote ambacho hakizingatii ushiriki wa

watu wote muhimu kinaweza kujikuta kimekosa
ufanisi kwa kuwa wote waliokutana kuna kitu
wanakikosa kwa sababu kuna watu aina fulani
hawapo. Hii ndio maana ni muhimu sana kuhakikisha
watu wote muhimu (vital participants) wanathibitisha
uwepo wao.
Sababu ya tatu: Mwingiliano wa mazungumzo mengi

yasiyohusu ajenda za kikao Kikao ambacho kila
wakati kinaruhusu mazungumzo ambayo
hayahusiani na ajenda inayozungumzwa mara kwa

mara hakiwezi kupata ufanisi unaotakiwa. Kila wakati
ni muhimu kuhakikisha kuwa muda wa kikao
unatumika kwa ajili ya majadiliano muhimu tu
yanayohusu ajenda husika na sio vinginevyo.
Sababu ya nne: Kutokuwa na utaratibu mzuri wa

kufuatilia makubaliano Kikao chochote ambacho
mambo yaliyojadiliwa huwa yanaishia kwenye kikao
na hakuna utaratibu wa kuyafuatilia ili yatekelezwe,
huwa ni kikao kisicho na ufanisi.
Kila makubaliano katika kikao lazima yagawiwe kwa

mtu, yapewe muda wa utekelezaji na namna
mrejesho utakavyotolewa. Mambo haya matatu
yakikosekana, kikao hicho kitakosa ufanisi kabisa.
Hatua za Kuwa na Vikao Vyenye Ufanisi

Kila Wakati:
Hatua ya 01: Chagua Wahusika Muhimu Wa Kikao
Kitu cha kwanza unachotakiwa kujua kabla ya

kuitisha kikao ni kujiuliza swali, Je, Ni watu gani
muhimu ambao lazima wahusike kwenye kikao hiki?
Jaribu kutafakari kwa undani umuhimu wa kila
mshiriki. Jiepushe kuwa na watu wengi wasio wa
lazima kwenye kikao husika.
Kuna washiriki wengine sio lazima washiriki kikao,

wanaweza kutoa mchango wao kwa maandishi ama
ukaongea nao kabla ya kikao. Kumbuka kadiri
unavyoweka watu wengi ambao sio lazima wawepo
ndivyo ambavyo ushiriki wao utakuwa sio mzuri.
Kama wewe pia unaalikwa kwenye kikao jaribu

kujiuliza kwa undani
- Kwa nini nimealikwa kwenye kikao hiki?
- Mchango wangu ni upi?
Usiende kwenye kikao bila kujua umuhimu wako wa

kipekee katika kikao hicho. Ukiona umuhimu wako
kwenye kikao husika sio wa lazima, jitahidi kupata
sababu ya kutohudhuria kikao hicho ili ufanye
mambao ambayo ni ya muhimu zaidi kwa wakati
huo.

Hatua ya 02: Hakikisha Lengo na Agenda za kikao
zinajulikana kila kikao huwa kinakuwa na lengo
lake kuu.
Hakikisha kuwa lengo la kikao ulichoitisha

linajulikana kwako na kwa washiriki wote
watakaohusika. Hii itasaidia kujiandaa kisaikolojia
kabla hawajafika.
Lengo la kikao linaweza kuwa ni kupata mrejesho,

uwasilishaji wa ripoti, kujadiliana mbinu za kufanya
kitu n.k hakikisha lengo lako linajulikana vizuri kabla
ya kikao ili uweze kupima mwishoni mwa kikao kama
umefanikiwa.
Pia ni muhimu kushirikisha ajenda za kikao kwa

washiriki. Hii inakuwa nzuri zaidi kama itafanyika kwa
maandishi pale inapowezekana. Kama wewe ndio
unaandaa kikao hakikisha kila mshiriki anajua ajenda
za kikao na kama kuna vitu unahitaji waviandae kama
vile ripoti fulani, taarifa n.k hakikisha kuwa
unawaambia mapema.

Kama wewe ni mwalikwa kwenye kikao ni muhimu
sana kuulizia ajenda za kikao kwa anayekualika ili
upate muda wa kujiandaa kwa kusoma n.k sio vizuri
kwenda kwenye kikao bila kujua ajenda yake, labda
pale tu inapokuwa ni kikao cha dharura.
Ajenda zinapoandaliwa zinatakiwa zizingatie mambo

muhimu kama vile:
Vipaumbele vya kikao kuonesha kipi kitaanza

kujadiliwa kwanza, watu muhimu wanaohitajika
kwenye kila ajenda, Muda utakaotumika kujadili kila
ajenda, tarehe na muda kikao kitakapofanyika na
mahali ambapo kikao kitafanyika.
Hatua ya 03: Kupanga muda wa kikao na muda wa

majadiliano kwa ajenda ni muhimu sana kwa kila
kikao kuwa na muda maalumu wa kuanza na
kumaliza kikao.
Hii itasaidia matumizi mazuri ya muda kwenye kikao

na kuhakikisha kikao kinapata matokeo muhimu
yaliyopangwa. Vikao ambavyo havijulikani vitaisha
wakati gani huwa vinaingia katika upotezaji wa muda

na majadiliano mebgi nje ya ajenda za kikao. Ni
muhimu kwa kila kikao kujulikana kwa kila ajenda
imepangiwa muda gani wa kujadiliwa.
Kama wewe sio kiongozi wa kikao unaweza kutoa

hili kama pendekezo kabla kikao hakijaanza. Hii
itasaidia nidhamu kubwa sana katika majadiliano.
Wakati mwingine, kwenye vikao anaweza

kupendekezwa mtu mwingine tofauti na mwenyekiti
ambaye atakuwa anatunza muda ili kuhakikisha kila
ajenda inajadiliwa katika muda uliopangwa. Siku
zote muda wa kikao uliopangwa unapoisha ni
muhimu sana kutolewa taarifa na kujadiliwa ni muda
gani wa ziada utaongezwa ili kila mshiriki afahamu.
Kisaikolojia mara baada ya muda wa kikao

uliopangwa kuisha washiriki akili zao huama na
kuanza kufikiri na kutafakari mambo mengine. Ili
kuzuia hali hii ni muhimu sana kupata makubaliano
nao na wajue wataendelea kukaa kwenye kikao kwa
muda gani zaidi.

Hatua ya 04: Kuthibiti majadiliano kwenye kikao
moja ya tatizo kubwa sana kwenye vikao vingi ni
kuwa na majadiliano ambayo hayadhibitiwi.
Kwa sababu hii vikao vingi hujikuta vinaendesha

majadiliano nje ya ajenda husika na kupoteza muda
mwingi sana. Mara nyingi katika kila kikao kunakuwa
na watu ambao mara kwa mara watakuwa
wanawatoa nje ya ajenda husika.
Ni muhimu watu hawa kuwajua mapema na kila

wakati wanapoanzisha ajenda ambazo ziko nje ya
majadiliano yanayotakiwa kurejesha mazungumzo
katika mastari. Lakini pia njia mojawapo ya kudhibiti
majadiliano ni kuhakikisha kuwa hakuna watu
wachache ambao ndio wanatawala majadiliano na
kufanya wengine wajisikie kama wasindikizaji.
Ni muhimu kuhakikisha kuna usawa wa namna fulani

katika uchangiaji. Hii itahusisha kuwadhibiti wale
ambao wanapenda sana kuongea na kuwapa nafasi
na kuwahimiza wale ambao sio waongeaji sana ili
kupata mawazo yao pia.

Hatua ya 05: Kueleza makubaliano ya kikao na
namna yatakavyotekelezwa.
Hatua ya tano ya kuwa na vikao vyenye ufanisi ni

kuhakikisha kuwa kunakuwa na makubaliano thabiti
baada ya kikao na inajulikana wazi kwa kila mmoja.
Hii ndio maana ni muhimu sana kabla ya kikao

kughairishwa kuwe na kusomwa kwa ufupi
makubaliano yote ambayo yamekubaliwa katika
kikao husika na kila mtu ayafahamu.
Sambamba na hili makubaliano haya yatahusisha pia

kuelezea jukumu ambalo kila mmoja amepewa
kuhakikisha amelielewa, kinachotarajiwa kutoka
kwake na kinatarajiwa kufanyika lini.
Kikao kisifungwe bila muhtasari kwa kifupi wa

majukumu ya kila mmoja ili kuhakikisha kuwa
makubaliano yaliyofanyika yameeleweka na kila
mmoja. Katika hatua hii pia ni muhimu kuwa na
taarifa zinazohusu tarehe nyingine, muda na mahali
kikao kinachofuata kitakapofanyika kama taarifa hizi
zimeshaandaliwa tayari.

Kumbuka kuwa vikao ni sehemu muhimu ya utendaji
kazi wa kila siku katika eneo la ofisi, hata hivyo kama
mambo haya yaliyoelezwa hayatazingatiwa vikao
vinaweza kugeuka kuwa sehemu ya upotezaji wa
muda na kuongeza "Stress" katika maeneo ya kazi.
Je, ni mambo gani unataka kuanza kuyazingatia

kuhusu vikao katika eneo lako la kazi kuanzia leo?
See You At The Top

SURA YA SABA
Mambo 6 Hatari Ya Kuepuka

Unapokuwa Eneo la Kazi

Unapokuwa eneo lako la kazi kuna mambo mengi
sana ambayo kama utaweza kuyaepuka
yatakusaidia kupunguza "stress", kuepuka kupoteza
muda, kujiepusha na migogoro na hivyo
kukuongezea ufanisi wa kazi zako unazozifanya kila
siku.
Kujua vitu sahihi pekee vya kufanya haitoshi

kukufanya uwe na ufanisi wa hali juu, unahitaji kujua
pia vitu ambavyo unapaswa kuviepuka kwenye
maisha yako ili visiwe vikwazo kwenye maisha yako
ya kikazi.
Kuna mambo sita ambayo unatakiwa kuyaepuka

kwenye eneo lako la kazi kama unataka kuwa na
ufanisi wa hali ya juu sana. Jambo lolote kati ya haya
yanaweza kuwa chanzo cha kufeli kwako kama
hautajua namna ya kukabiliana nayo kila siku.
Bila kujali kwenye ofisi gani, kitengo au cheo chako,

mambo haya yanaweza kuathiri sana ufanisi wako
na hivyo ni muhimu kuyaepuka:

Jambo La Kwanza: Kutoa Ahadi Usizoweza
Kuzitimiza
Moja ya makosa ambayo yamewafanya watu wengi

sana wapoteze hali ya kuaminiwa katika maeneo
yao ya kazi ni pale ambapo wamejiingiza katika
utoaji wa ahadi ambazo wameshindwa kuzitekeleza.
Bila kujua hali hii imewaondolea hali ya kuaminika

katika kazi zao na mwishowe wamekuwa ni watu
ambao hawapewi fursa kubwa zaidi kama ilivyokuwa
hapo mwanzoni.
Sababu mojawapo kubwa ya watu kuingia katika

tatizo hili ni kushindwa kusema hapana ama kuomba
muda zaidi mara wanapopewa jukumu ambalo
wanajua kabisa liko nje ya uwezo wao au
hawataweza kufanya kwa muda unaotakiwa.
Siku zote kumbuka kuwa madhara yanayotokana na

wewe kushindwa kufanya ulichosema utafanya ni
makubwa zaidi ukilinganisha na madhara
yanayotokana na wewe kusema ukweli pale
ambapo unaona hautaweza kukamilisha kwa sababu

za msingi. Watu wengi hufikiria kuwa kukubali kila
kitu wanachoambiwa na mtu mwingine wanapokuwa
ofisini basi ni ishara ya utii na kuwa mfanyakazi
mzuri, la hasha. Jifunze kupima mambo na uwe na
ujasiri wa kusema kulingana na hali yako.
Kama unaona kazi unayopewa muda hautakutosha,

elezea ili anayekupa aone namna bora ya kukusaidia
kufanikisha ama apatiwe mtu mwingine, kama
unaona kuna kazi uliyonayo kwa sasa yenye
kipaumbele kikubwa zaidi, ongea na anayekupa
jukumu na umuelezee, usiogope.
Ukifanya hivi itakusaidia sana kupunguza presha

ambazo hazina ulazimima kwenye eneo lako la kazi
lakini pia utawasaidia watu unaofanya nao kazi
wajue namna bora ya kufanya kazi na wewe.
Kumbuka kama wewe hautasema jinsi mambo

yalivyokubana na ambavyo una vipaumbele vingine
kulingana na kazi zako za wakati huo, watu
watakurundikia majukumu tu na kama usiposema
hapana mwisho wa siku ukishindwa kukamilisha hata
ukijitetea hakuna atakayekuelewa tena.

Kuna dalili ya kufeli kazini inaitwa "Omnipresent
Syndrome" - Hii ni ile tabia ya kujifanya kuwa wewe
una uwezo wa kufanya kila kitu, kumsaidia kila mtu
tatizo lake na kufanya kila kazi iliyoko mbele yako.
Kumbuka nguvu zako zina kikomo, muda wako una

kikomo na uwezo wako wa kufanya mambo una
kikomo. Ufanisi nwako haupimwi kwa kiwango cha
mafaili uliyonayo au uwingi wa kazi unazofanya.
Ufanisi wako unapimwa kwa kiwango ambacho

umetimiza majukumu ambayo ulitarajiwa uyatimize
katika nafasi yako. Utakapoanza kusema hapana
kwa baadhi ya vitu na baadhi ya watu kwenye eneo
lako la kazi, kuna watu hawatakuelewa kabisa
mwanzoni, lakini hilo lisikupe shida kabisa.
Endelea kuweka msimamo wako wa kufanya

mambo ya muhimu na kuwa na ujasiri wa kutojiingiza
kwenye yale yasiyo muhimu kabisa, ukiendelea
kufanya hivi kwa muda mrefu watakuzoea kabisa.
Kumbuka ukikubali kufanya jambo na kisha

ukashindwa kulitekeleza unaharibu kabisa hali yako

ya kuamniniwa na watu (credibility), ni bora ijulikane
haukuwa na muda wa kufanya kuliko kuchukua
jukumu ambalo tayari unajua muda hautakutosha au
hauna uwezo nalo na kisha ukashindwa kulitekeleza.
Jambo la Pili: Kujifanya Kwamba Una Mamlaka

Kwenye Kila Kitu
Kuna watu wakiwa kwenye maeneo yao ya kazi

huwa wana tatizo la kujifanya kuwa wana mamlaka
kwenye kila kitu. Umeshawahi kukutana na mtu
ambaye ukiwa mgeni unaweza kufikiri ndio bosi wa
hiyo ofisi?
Kila saa anakuwa ni mtu wa kutoa amri na kujiingiza

kwenye vitu ambavyo ukiangalia vizuri hata
havimuhusu na sio sehemu ya mamlaka au sehemu
ya kazi yake.
Kuna watu ambao wanataka kuhusika kwenye kila

kitu kinachoendelea kwenye ofisi na hasa kujifanya
wao ndio wenye mamlaka aidha ya kufanya hilo
jambo ama kuwa na suluhisho.

Moja ya tabia ya watu wa namna hii ni kupenda kuwa
karibu sana na watu wenye mamlaka na wanapenda
sana kutumia kila dakika kuwasema wengine vibaya
mbele ya mabosi wao.
Wakati mwingine itakushangaza mtu wa namna hii

ikitumwa barua pepe inayomuhusu mkubwa wake
utashangaa yeye ndiye wa kwanza kujibu. Hili ni
jambo unalotakiwa kuliepuka sana katika ofisi yako.
Ukiwa mtu wa namna hii utainua sana maadui

kwenye kazi zako kwani watu wengi sana
watakuchukia kwenye eneo lako la kazi. Watu wa
chini yako watakuchukia kwa sababu watakuona ni
mtu mwenye kiherehere kwenye kila kitu na
utatengwa na wenzako.
Watu wa juu yako watakuchukia pia kwa sababu

watakuweka katika kundi la watu wapenda
madaraka. Wataona ni mtu ambaye kiala wakati
unaingilia mamlaka zao na unatamani nafasi zao.
Ukiendelea hivi kwa muda mrefu unaweza hata

kuwekewa "zengwe" la kufukuzwa kazi sio kwa

sababu hauna ufanisi bali kwa sababu tabia yako ni
hatarishi kwao.
Kila wakati epuka kuvuka mipaka yako ya kimamlaka

katika utendaji kazi. Usitoe amri ambayo iko juu yako
na wala usichukue hatua ya kimamlaka juu ya nafasi
yako, "Observe your boundaries" (Zingatia mipaka
yako ya kimamlaka).
Wakati pekee unaruhusiwa kufanya hivyo ni pale

yule mwenye mamlaka juu yako atakapokupa fursa
ya kufanya hivyo.
Jambo la Tatu: Kufanya Kwa Wastani
Moja ya kitu ambacho kimewafanya watu wengi

sana wadumae katika kazi zao wanazofanya ni
kufanya kazi kwa namna ya kawaida sana (average
perfomance).
Hii inamaanisha kufanya kitu kwa kiwango kile tu

ambacho unatarajiwa na sio zaidi ya hapo. Kuna
watu hawawezi kabisa kufanya kitu cha ziada,
hawawezi kumshangaza mtu yoyote kupitia kazi
yao.
Kama unataka kuwa mtu ambaye thamani yako ni
kubwa kwenye eneo lako la kazi, ni lazima uamue
kuwa kwenye kila jukumu utakalopewa/utakalokuwa
unafanya, uwe ni mtu ambaye unawashangaza watu.
Fanya kwa namna ambayo itamfanya kila mtu ajue

kuwa akitaka kitu cha ubora basi wewe ndiye mtu
sahihi. Unaweza kufanya kwa ziada kwa kila wakati
unapokabidhiwa kazi kuifanya kabla ya muda
uliopewa ama kuifanya katika kiwango cha juu zaidi.
Kila unapopewa jukumu jiulize, kuna kitu gani

naweza kukifanya kupitia jukumu hili
kitakachowashangaza wengine?
Usikubali kuwa mtu ambaye kazi unazofanya

zinaonekana za kawaida tu Kuna watu ambao
walipoanza kazi walikuwa ni watu wenye kufanya
mambo kwa viwango vya juu sana lakini baada ya
muda walipozoea ofisi wakaanza kufanya kwa
viwango vya chini sana.
Kuna wengine walikuwa wanafanya kwa viwango

vya juu sana lakini baadae walipoona kila mtu

anayewazunguka anafanya kawaida na wao
wakaanza kufanya kawaida pia. Usishushe viwango
vyako kwa sababu ya watu wanaokuzunguka, amua
kuwa mtu mwenye viwangi vya juu na ubora wa juu
katika kazi yako kuliko mtu mwingine yoyote yule.
Epuka kuwa mtu ambaye unafanya kazi kwa

kiwango cha chini, washangaze watu kupitia kila
jukumu unalopewa kulifanya.
Jambo la Nne: Kurudia Makosa Yaleyale
Ukiwa mtu ambaye kila unarudia kosa hilo hilo moja

kila wakati itakufanya usiaminike na ukose fursa
nyingi sana za kupanda zaidi.
Mara nyingi watu wako tayari kukuelewa unapofanya

kosa la kikazi mara moja au mbili, ila utakapolifanya
kwa mara ya tatu wataanza kusema ndivyo ulivyo.
Jitahidi kila wakati unapofanya kosa moja katika

eneo lako la kazi, kutafakari na kujua kwa undani
vyanzo vya wewe kufanya kosa hilo. Hii itakusaidia
sana ili baadae usirudie tena.

Watu wengi sana wanapofanya kosa huwa
wanakimbilia kushughulikia na matokeo badala ya
chanzo chake. Kwa mfano: Mtu anaposhindwa
kukamilisha ripoti kwa haraka tatizo linaweza kuwa
ni kushindwa kujipangia muda wa kazi, inaweza
kuwa ni kuwa mtu wa kughairisha mambo n.k.
Kwa namna yoyote ile tafuta chanzo halisi

kilichokufanya ufanye kosa hilo. Kumbuka siku zote
KUSAMEHEWA inaweza isiwe kitu kigumu ila
KUAMINIWA tena ikiwa kitu kigumu sana.
Ili uaminiwa kwa haraka unatakiwa unapoomba

msamaha kwenye kosa uliofanya kuwe na mambo
yafuatayo:
● Lazima uonyeshe kujutia kosa ulilofanya,

msamaha wako unatakiwa uwe kutoka moyoni
mwako. Usiombe msamaha kwa kutimiza wajibu
(casual regrett).
● Onesha kwa ufasaha kuwa umeshagundua

chanzo kilichokupelekea kufanya kosa hilo. Hii
itakuja baada ya kujichunguza na kutambua ni

jambo/mambo gani ambayo yalikusababisha ufanye
hilo kosa.
● Elezea namna ulivyojipanga ili kosa ulilofanya

lisijirudie tena. Hapa utaonesha jinsi ulivyojioanga
kuhakikisha kuwa kosa ulilofanya halijirudii
(preventive measures).
Kumbuka kuna wakati ambapo utakapofanya kosa

ambaye unatakiwa kumuomba msamaha hatakuwa
tayari kukusikiliza kutokana na hasira kwa wakati
huo, katika mazingira ya namna hii amua kutafuta
muda mzuri wa tofauti ili uweze kuonana nae.
Jambo la Tano: Epuka Kujiunga Na "Gossip Club"
Usipoweza kujiepusha na kundi linaloitwa "Gossip

Club" kwenye ofisi yako, utajikuta unakuwa mtu
ambaye unapoteza muda mwingi sana na pia
utakuwa ni mtu ambaye unagombana na watu.
"Gossip Club" ni wale watu kwenye ofisi

wanaopenda habari za umbea, wanaochukua
maneno ya huku na kupeleka kule, wale ambao kila

wakati wanapenda kuwazungumzia watu wengine.
Tatizo kubwa la watu wa namna hii ni kuwa huwa

wanapenda sana kuzungumza habari mbaya zaidi za
watu kuliko nzuri, na hii huwa inasababisha uchovu
wa kihisia (emotional draining) bila wewe
mwenyewe kujua.
Hii itakusababishia kujikuta unachoka sana hata

kama siku hiyo kazi sio nyingi kwa sababu habari
mbaya huwa zinachosha sana hisia. Hata hivyo
changamoto nyingine ya kundi hili ni kupoteza muda
sana.
Huwa kila wakati bila kujali uko bize kiasi gani au

unafanya kazi ya muhimu watatafuta namna ya
kukuambia habari fulani fulani. Usipokuwa makini
watakupotezea muda mwingi sana na utajikuta
ufanisi wako unazidi kwenda chini kila siku.
Athari nyingine inayotokana na kundi hili ni

kukuingiza kwenye mahusiano mabaya na watu
wengine. Mara nyingi watu hawa hupenda
sanakuwasema watu wengine na wewe ukichangia

kuzungumza chochote kile kwenye
wanachokuambia wanaweza kuchukua neno hilo na
kumwambia huyo mtu na hata wasimwambie kuwa
wao ndio walianza kusema.
Kwa tabia unaweza kujikuta unagombanishwa na kila

mtu kwenye eneo lako la kazi. Mara nyingi watu
hawa hutumia fursa za kuja mahali ulipokaa ama
wakati wa mapumziko kama vile ya chakula ili
kupata muda wa kuzungumza mambo yao.
Unatakiwa kuwadhibiti: wanapokuja katika eneo

lako la kazi unatakiwa uwaambie kuwa uko bize na
kazi zingine na mtaongea baadae ama uamue
kuinuka wanapokuja na kuwaonesha kuwa kuna
mahali unakwenda ili wasipate nafasi ya kukuletea
umbea wao.
Kama wanatumia wakati wa mapumziko ya chakula

tafuta namna ya kwenda muda tofauti na wao kwa
kuwaambia kuwa kuna kazi utahitaji kumalizia ama
kama ofisi yako inaruhusu kuagiza chakula na kula
ukiwa ofisini unaweza kufanya hivyo.

Kwa namna yoyote ile jitahidi kutowapa muda kabisa
katika siku yako. Kumbuka kuwa watu hawa
wanaweza kabisa kukufanya uwachukie watu
wengine kwa vitu ambavyo baadae unaweza
kugundua kuwa havikuwa vya kweli kabisa.
Jambo la Sita: Epuka Kujulikana Kama Mtu Wa

Kuchelewa
Moja ya jina baya kabisa ambalo unatakiwa

kuliepuka kwenye eneo lako la kazi ni kujulikana
kama mchelewaji katika kila kitu.
Sifa hii inaweza kukuharibia sana kazi yako na

ikakufanya uwe mtu ambaye hauaminiki kabisa
katika jambo lolote lile.
Kumbuka kuwa watu wengi sana huwa

wanahusianisha namna unavyojali muda na ubora
wako katika kufanya kazi, hivyo ni muhimu sana
ujenge uhusiano bora kabisa ili thamani yako katika
kazi isipotee. Kuna maeneo matatu unatakiwa
kuyazingatia katika eneo hili:

La kwanza ni muda wa kuingia ofisini. Isipokuwa una
sababu za msingi jenga jina la kuwa mtu ambaye
unajulikana kwa kufika ofisini kwa wakati.
Mara nyingi watu wanaofika ofisini kwa wakati

huchukuliwa kama watu wenye ufanisi mkubwa na
wanaoipenda kazi yao.
Wakuu wengi katika ofisi hupenda kuwapa fursa

watu ambao wanawahi kazini kwa sababu hii
huwaonesha kuwa watu hawa wako "serious" zaidi
na kazi yao.
Hata hivyo kwa upande mwingine hii itakusaidia sana

kuianza siku yako kwa ufanisi na kama kuna vitu
vinavyohitaji utulivu unaweza kuvianza kuvifanya
kabla ofisi haijawa bize sana.
Wakati huu pia unaweza kuutumia kwa ajili ya

kutuma e-mail (barua pepe) muhimu ambazo
wengine watakapokuja ofisini wataanza kukupatia
majibu na kukusaidia kumaliza majukumu yako kwa
haraka zaidi.

Eneo la pili ni eneo la kuwahi katika vikao. Hapa
kuna makundi mawili ya vikao, vile ambavyo
vinafanyika kwenye ofisi yako na vile ambavyo
vinafanyika nje ya ofisi yako.
Kila unapochelewa kwenye kikao watu hukuchukulia

kama mtu ambaye hauwezi kuaminika ama
kuaminiwa kwa mambo makubwa.
Hii ndio maana ukijua kama utachelewa ni muhimu

sana kutoa taarifa kwa maandishi ama kwa kupiga
simu kwa mwenyekiti wa kikao ili kikao kinapoanza
atoe taarifa yako na hata utakapoingia kila mtu
atajua kuwa haukupuuzia tu na kufanya makusudi
bali ulikuwa na sababu ya msingi.
Epuka tabia ya kutoa visingizio ambavyo havina

nguvu kuhusu kuchelewa kwako kwani
utadharauliwa zaidi: Kuna watu kila siku
wakichelewa utasikia ni kwa sababu ya "foleni".
Sababu hii huwa haina nguvu labda kama kuna

jambo lisilo la kawaida limetoke barabarani, la sivyo
ni wajibu wako kuweka muda unaotosha ili

usicheleweshwe na foleni na ufike kwa wakati. Hii
ndio maana taarifa za kikao kuhusu muda na eneo
linalofanyika ni vitu muhimu unavyotakiwa kuvipata
mapema.
Eneo la tatu ambalo ni muhimu sana ni eneo la

kuwasilisha kazi ulizopewa kwa wakati. Kuna watu
ambao wamejijengea sifa ya kuchelewesha kila
wakati kukabidhi kazi wanazopewa kila siku.
Kuna watu hata wakipewa muda wa kutosha kufanya

kitu, lazima mwisho wa siku watachelewa
kukamilisha na kukabidhi, ni kama vile imekuwa tabia
yao kabisa.
Ukiwa mtu ambaye kila wakati unapofika muda wa

kukabidhi kazi zako lazima utakuwa umechelewa
basi utakuwa ni tu ambaye thamani yako itakuwa
inashuka kila siku.
Moja ya tatizo la watu wengi katika hili ni kushindwa

kupangilia mambo na tabia ya kughairisha mambo.
Kama wewe ni mmoja wa watu ambao kila wakati
unajikuta umaghairisha mambo muhimu hadi mwisho

wa siku inakugharimu sana, unaweza kutafuta kitabu
changu cha ISHINDE TABIA YA KUGHAIRISHA
MAMBO kitakusaidia sana kuishinda tabia hii
ambayo imewaathriri watu wengi sana (Unaweza
kukipata kupitia mawasiliano yaliyoko mwishoni
mwa kitabu hiki).
Ukiweza kuyazingatia mambo haya sita itakusaidia

sana kuishi kwa ufanisi katika eneo lako la kazi.
Kabla haujaweka kitabu hiki chini ni muhimu sana

ukajikagua na kujiuliza ni maeneo gani hasa kati ya
haya unatakiwa kushughulika nayo kwa haraka ili
yasikuathiri zaidi.
See You At The Top

KUHUSU MWANDISHI
Joel Arthur Nanauka,

Joel Amepata elimu yake rasmi kwenye chuo kikuu
cha Dar es Salaam katika masomo ya Biashara na
Uongozi, Commerce and Management) na pia
katika Diplomasia ya Uchumi (Economic
Diplomacy)
Kutoka katika chuo cha Diplomasia (Centre for
Foreign Relations - CFR).
Joel amejikita kuwasaidia watu kuwa na matokeo

makubwa katika wanachokifanya (peak
performance trainings) na kushinda vikwazo
ambavyo vimeathiri watu wengi.
Anatoa mafunzo kwa makampuni mbalimbali na

watu binafsi wanaotaka kutimiza malengo yao ya
kibiashara na kitaaluma kupitia program maalumu
ya malezi (Mentoring and Coaching).
Amewahi kuwa mshauri wa kibiashara kwa

wajasiriamali wanawake kupitia program ya Graca
Machel Trust (GMT), Mshauri na mlezi wa Africa
Entrepreneurship Award (Tuzo za wajasiriamali
vijana Africa), Mshauri na mkufunzi wa kibiashara
na kiuongozi kwa vyombo vya habari Tanzania bara
na visiwani kupitia Tanzania Media Foundation.
Pia amewahi kufanya kazi kama mwajiriwa wa

Umoja wa Mataifa kupitia shirika la UNESCO
linalojishughulisha na elimu, sayansi, teknolojia na
utamaduni.
Alitambuliwa na kampuni ya Avance Media yenye

makao yake makuu nchini Ghana kama kijana
mwenye ushawishi zaidi nchini Tanzania katika
eneo la kutoa Elimu ya Maisha na Uandishi
(Personal Development and Academia) kwa mwaka
2019/2020.
Amewahi pia kutambuliwa kama kiongozi bora

kijana wa dunia katika kongamano la kimataifa
nchini Taiwani - China mwaka 2012 na pia amewahi
kuwa mwanafunzi bora wa kitaifa kidato cha nne na
mwanafunzi bora katika masomo ya Diplomasia ya
Uchumi.
Mwaka 2020 pia Joel Nanauka ametambuliwa na

kampuni ya Avance Media yenye makao yake
makuu nchini Ghana kuwa miongoni mwa vijana
100 wenye ushawishi mkubwa barani Afrika katika

eneo la kutoa elimu ya maisha na uwandishi yaani
(Personal Development and Academia) akiwa
ameandika jumla ya vitabu 22 vilivyoweza
kubadilisha maisha ya watu katika nchi mbalimbali
Duniani.
Joel, ni mkurugenzi wa taasisi ya Africa Success

Academy inayojishughulisha na kutoa mafunzo
kwa taasisi mbalimbali, wajasiriamali, wanawake na
vijana walioko vyuoni na mashuleni ili kuwajengea
uwezo.
Joel amemuoa Rachel na wamebarikiwa watoto

wawili, Joyous na Joyceline.

Vitabu Vingine Nilivyokuandikia
HARDCOPY (Nakala ngumu)
1. Timiza Malengo Yako (Mbinu 60 walizotumia

watu maarufu kufanikiwa)
2. Ishi Ndoto Yako (Siku 30 za kuishi maisha

unayotamani)
3. Tabia 12 Zinazoleta Mafanikio.
4. Ishinde Tabia Ya Kughairisha Mambo.
5. Ongeza Kipato Chako (Maarifa juu ya fedha,

Biashara na uwekezaji)
6. Nguvu Ya Mwanamke.
7. Mbinu Za Kufanikisha Ndoto Katikati Ya

Changamoto.
8. How To Pass Your Exams With Ease.

9. Uzalendo Na Ujenzi Wa Taifa.
10. Ufanisi Kazini
11. Boresha Mahusiano Yako.
12. Money Formula
13. Core Genius
Kupata vitabu hivi nilivyokuandikia wasiliana na namba

zifuatazo:
0683 052 686
0745 252 670

eBooks / SOFTCOPY (Nakala laini).
1. Money Formula (Elimu ya fedha isiyofundishwa

shuleni)
2. Hatua Sita Za Kujiajri
3. Muongozo Wa Mafanikio
4. Core Genius (Jinsi ya kugundua uwezo wako wa

kipekee)
5. Jinsi Ya Kufanikiwa Katikati Ya Nyakati Ngumu.
6. Saikolojia Ya Mteja
7. Mbinu Za Kujenga Ujasiri Na Kujiamini.
8. Surviving The Crisis.
9. Namna Ya Kuondokana Na Madeni
10. Uzalendo Na Ujenzi Wa Nchi.
11. Mbinu Za Kuongeza Kipato.

12. Strategy 2021, Siri Za Kupata Matokeo Makubwa
Ndani Ya Mwaka Mmoja.
13. Nifanye Biashara gani?
14. Maono
15. Marafiki
Kupata eBooks hizi nilizokuandikia wasiliana na

namba ifuatayo:
Whatsapp +255 745 252 670

Kozi Nilizokuandalia, Unaweza Kuzisoma Online.
1. Mbinu Za Kuuza Zaidi.
2. Jinsi Ya Kujenga Kipato Cha Uhakika Kwa Kujiajiri.
3. Jinsi Ya Kuondona Na Madeni.
Kupata kozi hizi wasiliana nasi
Whatsapp 0762 312 117

Tembelea Mitandao Yangu Ya Kijamii
YouTube: Joel Nanaka

(Utapata VIDEO nyingi zenye Kukusaidia kufikia malengo
yako)
Instagram: @JoelNanauka_
(Utapata mafunzo kila siku yatakayokusaidia kupiga hatua
maishani)
Facebook: JNanauka
(Utapata mafunzo kila siku na pia shuhuda mbalimbali za
watu waliojifunza kupitia mimi)

Ufanisi Kazini Ebook 221205 223246

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Ufanisi Kazini Ebook 221205 223246

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

JOEL NANAUKA

Joel Arthur Nanauka

Joel Arthur Nanauka

Haki zote zimehifadhiwa. Huruhusiwi kunakili au

Kimesanifiwa na Kupangwa na Andrew Rwela

Dar es salaam, Tanzania

Ufanisi Kazini | Joel Nanauka | i

Kanuni 3 Kubwa Zitakazo Kufanya Wapekee Kazini 01

Vyanzo 6 Vya Stress Maeneo ya Kazi & Jinsi ya 13

Aina 6 Za Mabosi Wakorofi na Jinsi Ya Kukabiliana Nao 37

Aina 5 Kubwa Za Watu Maeneo Ya Kazi, Wafahamu 59

Wezi 5 Wanaokuibia Muda Wako Kila Siku Na Namna Ya 76

Namna Rahisi Ya Kuendesha Vikao Vyenye Ufanisi 93

Mambo 6 Hatari Ya Kuepuka Unapokuwa Eneo la Kazi 105

Kuhusu Mwandishi 124

Ufanisi Kazini | Joel Nanauka | ii

Mwalimu nguli wa masuala ya mafanikio katika

Kinachokufanya uwe na thamani sana katika kazi

Kwa miaka mingi nimekuwa nikitoa mafunzo ya kuwa

Moja ya mabadiliko makubwa sana yanayotokea

Ufanisi Kazini | Joel Nanauka | iii

Kupitia kitabu hiki nimeeleza kwa maeneo muhimu

Kitabu hiki ni muongozo muhimu wa kuongeza

See You At The Top

Ufanisi Kazini | Joel Nanauka | iv

Kanuni 3 Kubwa Zitakazo

Ufanisi Kazini | Joel Nanauka | 1

Umeshawahi kujiuliza unaelekea wapi?

Umeshawahi kujiuliza utaendelea kufanya hivyo hadi

Umeshawahi kujiuliza utaendelea kufanya hivyo hadi

Kuna watu wengi sana ambao wanafanya kazi lakini

Je, umeshawahi kumuona mtu ambaye kila siku

Ufanisi Kazini | Joel Nanauka | 2

Unachotakiwa kujua ni kuwa kwa kila aliyefanikiwa

Kumbuka cha muhimu zaidi katika kuwa na ufanisi na

Katika sura hii utajifunza kanuni 3 za muhimu zaidi

Kanuni ya 1 : Nitaongeza Ubora Kila Siku

Mtaalamu wa mambo ya mafanikio ya maisha Jim

Kwa miaka 110 timu ya baiskeli ya nchi ya uingereza

Ufanisi Kazini | Joel Nanauka | 3

Kocha Dave alikuja na kanuni muhimu sana ya

Katika mbinu hii alitengeneza program ya wachezaji

Baada ya miaka minne walipoenda kwenye

Baada ya hapo walifanikiwa pia kuchukua mataji sita

Ufanisi Kazini | Joel Nanauka | 4

Ili uwe na ufanisi unaoweza kukutofautisha katika

Jaribu kukagua maeneo ambayo unajua kabisa

Kabla haujaendelea jaribu kuyafikiria maeneo hayo

Kwa mujibu wa mtaalamu wa mambo ya tabia,

Ufanisi Kazini | Joel Nanauka | 5

Lakini anasema pia kama kila siku ufanisi wako

Je, ni katika maeneo gani unataka kuanza kuongeza

Na utakuwa unafanya nini katika maeneo hayo?

Kanuni ya Pili: Sifanyi Kazi Kwa Ajili Ya Mtu,

Watu wengi sana wako tayari kuzembea kazi,

Ufanisi Kazini | Joel Nanauka | 6

Usikubali kuwa na fikra kuwa kazi unayofanya ni kwa

Hii ndio maana ni muhimu sana kufanya kazi

Ila kwa kazi yoyote ambayo unapata fursa ya

Jiulize - kama ningekuwa nawekewa kamera

Ufanisi Kazini | Joel Nanauka | 7

Moja, Hali yako ya kujithamini itaongezeka (You

Kisaikolojia ni kuwa hali yako ya kujiamini, kujithamini