HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

BASE BOOKING
 Base Booking
Phần mềm quản lý tài nguyên nội bộ doanh nghiệp

1. GIỚI THIỆU CHUNG ............................................................................................... 3

2. ĐĂNG NHẬP .............................................................................................................. 3
3. QUẢN TRỊ VIÊN ....................................................................................................... 5
3.1 Cách tạo nhóm tài nguyên .................................................................................... 5
3.2 Cách tạo tài nguyên .............................................................................................. 6
3.3 Cách chỉnh sửa thông tin hoặc xóa nhóm tài nguyên ........................................... 7
3.4 Cách chỉnh sửa thông tin hoặc xóa tài nguyên ..................................................... 8
3.5 Xem và duyệt các tài nguyên đã được booking .................................................... 9
3.6 Xem báo cáo tổng hợp ........................................................................................ 10
3.7 Xuất báo cáo ra file Excel ................................................................................... 11
4. THÀNH VIÊN ........................................................................................................... 13
4.1 Cách booking tài nguyên .................................................................................... 13
4.2 Cách xem lại các tài nguyên đã booking ............................................................ 14
1. GIỚI THIỆU CHUNG
Ứng dụng Base Booking giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên chung của doanh nghiệp. Việc
quản lý tài sản dùng chung sẽ gặp nhiều vấn đề khó khăn nếu không có hệ thống để quản lý và
theo dõi. Base Booking mang lại những trải nghiệm như sau:

- Chủ động booking tài nguyên cần sử dụng: Booking tài nguyên trên danh sách các tài
nguyên sẵn có, được phép booking của doanh nghiệp
- Booking nhanh chóng, tiết kiệm thời gian: Các thao tác booking đơn giản, nhanh chóng và
dễ dàng. Quản lý có thể chủ động theo dõi ngay trên ứng dụng các thông tin đăng ký.
- Tối đa hóa công năng tài nguyên hiện có: Tránh lãng phí tài nguyên và sự chồng chéo khi
sử dụng tài nguyên. Tối đa thời gian sử dụng và hiệu quả của tài nguyên mang lại.
Nhóm tài nguyên trong Base Booking là tên gọi chung của các loại tài sản doanh nghiệp cho
phép các thành viên sử dụng. Ví dụ như phòng họp, máy tính, sách, thiết bị,…
Tài nguyên trong Base Booking là tên gọi các tài sản cụ thể, phân biệt độc lập trong nhóm tài
nguyên để các thành viên có thể chọn lựa đăng ký. Ví dụ như phòng họp 1, phòng họp 2, phòng
họp 3…

2. ĐĂNG NHẬP
Người dùng truy cập vào đường link của hệ thống Base.vn trên trình duyệt (chrome, firefox, IE,
Cốc cốc, Safari…) sẽ được hệ thống tự động chuyển đến trang đăng nhập (nếu chưa đăng nhập
vào phiên làm việc):
Người dùng nhập thông tin đăng nhập (email và mật khẩu) được cấp sau đó click nút “Login to
start working”. Nếu thông tin hợp lệ, hệ thống sẽ chuyển hướng đến trang chủ (home page),
ngược lại hệ thống sẽ thông báo lỗi và yêu cầu nhập lại thông tin.

Sau khi đăng nhập thành công, người dùng sẽ thấy giao diện trang cá nhân thông tin của mình.
Click chuột vào ảnh đại diện của mình và chọn ứng dụng Base Booking để truy cập vào trang
Booking.
3. QUẢN TRỊ VIÊN

3.1 Cách tạo nhóm tài nguyên

Sau khi vào giao diện Base Booking thành công:

Bước 1: Chọn “Quản trị tài nguyên” => Click vào “Nhóm tài nguyên”. Sau đó bấm chọn “Tạo
nhóm mới”

Bước 2: Điền các trường thông tin:

- Tên nhóm
- Icon hiển thị
- Mô tả nhóm tài nguyên

Sau đó bấm chọn “Tạo nhóm tài nguyên mới”

3.2 Cách tạo tài nguyên
Sau khi tạo nhóm tài nguyên thành công:

Bước 1: Chọn “Quản trị tài nguyên”. Sau đó click vào tên nhóm tài nguyên (phòng họp, máy
tính, văn phòng phẩm…) => “Thêm tài nguyên"

Bước 2: Điền các trường thông tin và click “Tạo tài nguyên mới”

Các trường thông tin cần lưu ý:

Quyền chỉnh sửa đăng ký:

- Chỉ quản lý tài nguyên có quyền này: Chỉ người có quyền quản trị tài nguyên mới được
chỉnh sửa các tài nguyên sau khi khởi tạo
 - Người đăng ký có quyền này: Những người có quyền đăng ký nhóm tài nguyên này được
chỉnh sửa sau khi khởi tạo.

Quyền hủy bỏ đăng ký:

- Chỉ quản lý tài nguyên mới có quyền này: Chỉ quản lý mới có quyền xóa các đăng ký đã
tạo
- Người đăng ký có quyền này: Những người đăng ký tài nguyên này có quyền xóa sau khi
tạo

Tự động chấp thuận:

- Không, người quản lý tài nguyên phải duyệt trước: Các booking sau khi đăng ký sẽ được
quản lý xét duyệt đồng ý hay từ chối.
- Có, đăng ký mới sẽ tự động được đồng ý: Mặc định các booking sau khi đăng ký đều
được duyệt.

3.3 Cách chỉnh sửa thông tin hoặc xóa nhóm tài nguyên
Bước 1: Ở giao diện trang chủ Booking, chọn “Quản trị tài nguyên”

Bước 2: Chọn nhóm tài nguyên tương ứng cần xóa hoặc chỉnh sửa thông tin. Hình dấu cộng để
thêm tài nguyên mới cho nhóm. Hình cây bút để chỉnh sửa thông tin của nhóm tài nguyên gồm
có: di chuyển vị trí nhóm lên xuống, chỉnh sửa tên, icon, mô tả nhóm, xóa nhóm.
3.4 Cách chỉnh sửa thông tin hoặc xóa tài nguyên
Bước 1: Ở giao diện trang chủ Booking, chọn “Quản trị tài nguyên” và chọn nhóm tài nguyên có
tài nguyên cần chỉnh sửa hay xóa
Bước 2: Chọn sửa hoặc xóa tài nguyên cần thay đổi thông tin hoặc loại bỏ

3.5 Xem và duyệt các tài nguyên đã được booking

Ở giao diện trang chủ Booking, chọn “Trang chủ” và bấm chọn “Sent to me” để xem các đăng
ký được gửi đến tôi. Xem các tài nguyên được booking và lựa chọn phê duyệt
3.6 Xem báo cáo tổng hợp
Để xem thống kê tổng hợp tình hình sử dụng tài nguyên và các chỉ số cụ thể chi tiết, thao tác như
sau:

Bước 1: Ở giao diện trang chủ của Booking, click vào “Báo cáo”

Bước 2: Sau đó, bấm chọn các trường thông tin theo mong muốn:

- Nhóm tài nguyên

- Tài nguyên
- Trạng thái: Tất cả trạng thái/ Đang chờ/ Đồng ý/ Từ chối
- Thời gian

Click vào “Xem báo cáo” để tổng hợp các số liệu theo yêu cầu.
3.7 Xuất báo cáo ra file Excel
Base Booking hỗ trợ xuất báo cáo ra file excel để tổng hợp trạng thái sử dụng tài nguyên như
sau:

Bước 1: Ở giao diện trang chủ của Booking, bấm chọn “Export”

Bước 2: Sau đó, bấm chọn các trường thông tin theo mong muốn:

- Nhóm tài nguyên

- Tài nguyên
- Trạng thái: Tất cả trạng thái/ Đang chờ/ Đồng ý/ Từ chối
- Thời gian

Click vào “Xem dữ liệu” để lọc theo yêu cầu

Bước 3: Click vào “Export all data” ở góc trái phía dưới bảng dữ liệu

Sau đó bấm chọn “OK” để xuất file Excel

4. THÀNH VIÊN
Các thao tác dành cho thành viên sử dụng tài nguyên trên Base Booking như sau:

4.1 Cách booking tài nguyên

Bước 1: Ở giao diện trang chủ của Booking, bấm chọn “Book now”, chọn nhóm tài nguyên cần
đăng ký, sau đó chọn tài nguyên muốn đăng ký trong nhóm tài nguyên đó.
Bước 2: Điền các trường thông tin phù hợp với nhu cầu sử dụng và bấm “Lưu”

4.2 Cách xem lại các tài nguyên đã booking

Bước 1: Bấm chọn “Trang chủ” ở giao diện Booking, chọn “My Booking” để xem các tài
nguyên mình đã đăng ký sử dụng.
Bước 2: Click vào nhóm tài nguyên ở cột bên trái của giao diện Booking, chọn tài nguyên và
xem trạng thái đăng ký của từng tài nguyên đó.