PHỤ

PHỤ LỤC 2
BẢNG MÔ TẢ
TẢ YÊU CẦ
CẦU CỦ
CỦA 14 TÍNH NĂNG
TRONG CHƯƠNG TRÌNH
TRÌNH E-
E-OFFICE
I. GIỚ
GIỚI THIỆ
THIỆU
Mục tiêu
Nhằm xây dựng một Cổng thông tin nội bộ, đóng vai trò như một văn phòng điện tử cho phép người dùng điều
hành tác nghiệp, tương tác và trao đổ , tài liệu tại mọi lúc mọi nơi. eOffice sẽ
i thông tin, quản lý văn bản, hồ sơ

được phát triển với các mục tiêu:

- Tích hợp nhiều ứng dụng trên một giao diện duy nhất, trực quan.
- Là công cụ chuẩn hóa các quy trình xử lý công việc, biểu mẫu, hồ sơ, tài liệu và tự động hóa các qui trình
tác nghiệp hằng ngày.
- Là công cụ hỗ trợ đắc lực để áp dụng công nghệ thông tin giúp nâng cao hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời
gian và giảm chi phí.
- Là kho lưu trữ tài liệu tập trung, giúp tránh thất thoát tài nguyên (với nhiều nguyên do như nhân viên nghỉ
việc, hỏng máy tính …)
- Là môi trường tương tác cho tất cả nhân viên.
Văn phòng điện tử (eOffice) này phải đáp ứng được một số yêu cầu cơ bản sau:
- Đảm bảo cơ chế Single Sign On: Người dùng chỉ đăng nhập một lần, có thể truy cập tất cả các ứng dụng
trong cổng thông tin.
- Cho phép người dùng sử dụng nhiều ứng dụng cùng một lúc.
- Cho phép đồng bộ mật khẩu Microsoft® Windows® với mật khẩu hệ thống quản lý tác nghiệp của mình.
- Hệ thống phải được xây dựng theo kiến trúc 3 lớp, phân tách việc kết nối cơ sở dữ liệu, việc tác nghiệp và
việc hiển thị giao diện ra thành ba tầng độc lập để có thể kết hợp nhiều loại hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác
nhau.
- Sử sụng ngôn ngữ Tiếng Việt.

II. PH
PHẠ
ẠM VI DỰ
DỰ ÁN (giai đoạ
đoạn 1)
1. Mail
2. Tin nội bộ
3. Quản lý văn thư đi – Văn thư đến và Hồ sơ xử lý văn thư đến
4. Quản lý văn bản lập qui
5. Quản lý văn bản pháp luật
6. Workflow online
7. Diễn đàn trao đổi nghiệp vụ
8. Diễn đàn Ý tưởng vàng
9. Quản lý các dự án
10. Chương trình E-Learning
11. Lịch làm việc tuần của Ban lãnh đạo
12. Site điều hành tác nghiệp của từng Đơn vị
13. Cẩm nang sản phẩm (tích hợp trang Web hiện có của TT DVKH)
14. Quản lý công việc của CBNV
III. MÔ TẢ
TẢ CHI TIẾ
TIẾT
Yêu cầ
cầu chung
Quy địđịnh chung về
về cấu trúc của chương trình eOffice:
- Phân quyền ngay trên User đăng nhập vào chương trình (theo chức danh ).
- Đối với từng tính năng cụ thể, sẽ phân quyền admin cho từng phòng/ban nghiệp vụ ngân hàng cụ thể để

).
quản lý (xem tài liệu mô tả chi tiết bên dưới

- Tổ chức văn bản/tài liệu được phân thành nhiều cấp và không giới hạn lớp phân chia lĩnh vực.
- Tổ chức phân phối theo chức danh, đơn vị, cá nhân tương ứng .
- Chỉ cung cấp cho người dùng đường dẫn vào Thư viện tài liệu/văn bản để xem văn bản/tài liệu .
Workflow
- Workflow online sẽ đi xuyên suốt toàn bộ các nghiệp vụ quy trình liên quan
Những ứng dụng có workflow
sẽ được định nghĩa rõ ràng trong tài liệu (đáp ứng yêu cầu số 6. Workflow online)
- Workflow xuyên suốt trong chương trình có 2 dạng:
o Quy trình đóng: Quy trình được thiết lập được xác định với việc cố định đối tượng tham gia quy trình.
o Quy trình mở: cho phép lựa chọn đối tượng tham gia quy trình tại thời điểm (số bước trong quy trình
được thiết kế trước, cho phép người dùng chọn người xử lý tiếp theo ( thể hiện chức danh, không thể

hiện tên cụ thể nhằm tránh biến động khi có sự biến động về nhân sự )).
- Trong quá trình workflow hoạt động, quản lý nhắc việc với đối tượng liên quan đến workflow và tạo thành
task (công việc) trong phần quản lý công việc.

Mô tảtả chi tiế

tiết yêu cầ
cầu củ
của 14 tính năng trong chương trình eOffice
I. TÍNH NĂNG SITE MAIL
Nơi đây sẽ hợp OWA tích hợp web mail (OWA) hiện có của ngân hàng vào eOffice (không xây dựng mới)
Trang Mail này sẽ phải đáp ứng một số yêu cầu cơ bản sau:
- Sổ địa chỉ cá nhân/Liên lạc: cho phép hiển thị các chỉ mục liên lạc như là Business Cards (có kèm hình
ảnh).
- Cho phép xem các liên lạc theo tên, chức danh, nhóm, theo Đơn vị, theo chi nhánh, toàn ngân hàng.
- Có cơ chế ủy quyền và gửi mail tự động, có thể cho user tự tạo các rules như tự động trả lời mail, tự động
lưu mail vào một thư mục nào đó, ....
- Chọn địa chỉ người nhận: cho phép nhập thẳng địa chỉ mail hoặc chọn từ danh sách địa chỉ mail của cá
nhân hoặc của toàn ngân hàng sẵn có trên hệ thống (địa chỉ mail có thể được tạo và phân chia theo từng
chức danh, từng phòng ban, ....).
- Cho phép người dùng truy cập mail, nhận thông báo khi có cuộc họp trên điện thoại di động
- Người sử dụng có thể tự cài chế độ tự động trả lời thư thông báo vắng mặt khi người sử dụng không có mặt
trong văn phòng với những tính năng mới như là xác định số giờ vắng mặt.
- Các lựa chọn trên thanh công cụ dễ sử dụng và cần ít số lần bấm chuột để thực hiện những tác vụ mong
muốn càng tốt.
- Cho phép chọn xử lý nhiều mail cùng một lúc, giảm được thao tác của người sử dụng khi cần lưu mail hoặc
cần xóa nhiều mail cùng một lúc hoặc cần di chuyển nhiều mail đến một thư mục mới.
- Tô màu đối với những mail chưa đọc.
- Có thể tạo thư viện các báo cáo và các mail mẫu, sau đó có thể sử dụng mail/báo cáo mẫu để tạo mail/báo
cáo

Trang 2/38
- Import 1 nội dung từ file văn bản có sẵn trên máy vào trong nội dung mail hoặc có thể sao chép bất kỳ nội
dung nào từ các chương trình khác vào trong mail bằng các chức năng COPY/PASTE bình thường của các
chương trình trong Windows.
- Màn hình giao diện của mail

Như trong hình minh họa, màn hình làm việc được chia làm ba phần, bố trí thành 3 cột với nội dung như sau:

Cột Trái Cột Giữ

Giữa Cột Phả
Phải
Hệ thống Menu: Hiển thị mặc định các mail nhận được và các Hiển thị toàn bộ nội dung 1 mail
người dùng có thể mail này được sắp xếp theo ngày nhận. tương ứng của mail đã chọn
tự do tạo các Lưu ý: người dùng có thể tùy ý chọn sắp xếp
Folder để lưu mail các mail nhận được theo chủ đề, theo người
theo chủ đề. gửi, người nhận, ngày giờ nhận, .......

II. TÍNH NĂNG SITE EOFFICE (Site tác nghiệ

nghiệp điề
điều hành củ
của từ
từng Đơn vị
vị)
- Site chính, được đặt tên là eOffice hay còn gọi là site điều hành tác nghiệp của từng Đơn vị cung cấp
một vùng làm việc riêng cho một Đơn vị (Khối, Phòng, Ban, CN, PGD, ....), đóng vai trò như một văn
phòng điện tử cho Đơn vị.
- Site này sẽ bao gồm 1 số tính năng được mặc định sẵn và có một số tính năng được cài đặt thêm tùy
thuộc vào nhu cầu sử dụng của từng đơn vị.
- Chỉ có các nhân viên của Đơn vị và lãnh đạo liên quan mới có thể truy cập được, Site sẽ ẩn đối với mọi
người dùng khác. Và tùy theo chức vụ, quyền truy cập cũng khác nhau đối với các tài liệu và ứng dụng
trên site này.
- Cấu trúc củcủa site eOffice

Menu cấp 1 Menu cấ

cấp 2 Ghi chú
Các ứng dụ
dụng dùng chung: Tấ
Tất cả
cả các Đơn vị
vị đều đượ
được cài đặ
đặt/triể
/triển khai các ứng dụ
dụng sau
Trang 3/38
Lịch - Chức năng này tương tự Calendar trong Microsoft Outlook

và có thể đồng bộ với Calendar trong Microsoft Outlook.

Nhờ vậy, người dùng có thể trộn (Overlay) nhiều lịch lại để

để tiện sử dụng.
có 1 lịch tổng hợp chung

- Ứng dụng này cho phép tạo ra nhiều lịch, có thể gắn tại
nhiều vị trí để sử dụng tại các phạm vi: toàn ngân hàng,
khối, phòng, cá nhân như Lịch công tác cá nhân, Lịch
họp/cuộc hẹn, Lập kế hoạch công việc tuần, tháng năm,
lịch nghỉ lễ, Lịch sự kiện Ngân hàng
Lịch làm việc tuần Nơi theo dõi lịch làm việc trong tuần của Ban lãnh đạo Ngân
của Ban lãnh đạo hàng (hạn chế người xem).
Lịch làm việc cá Nơi lập kế hoạch làm việc theo tuần/tháng/năm hoặc lịch
nhân họp/hẹn của từng cá nhân, cho phép đồng bộ với hệ thống
quản lý công việc của cá nhân.
Lịch nghỉ lễ, Lịch sự Cho phép tạo ra các lịch với nhiều mục đích để công bố và sử
kiện dụng trong phạm vi toàn ngân hàng, như Lịch nghỉ lễ, Lịch sự
kiện của Ngân hàng, ......
Quản lý công việc Nơi phân công, theo dõi công việc đã giao và đánh giá công

việc của nhân viên trong Đơn vị.

Biểu mẫu điện tử Sử dụng biểu mẫu điện tử (eForm) kết hợp với qui trình công
việc (Workflow) để tự động hóa các hoạt động trong ngân
hàng
Thư viện tài liệu N ơi lưu trữ các tài liệu phục vụ cho nhân viên, lãnh đạo trong

Đơn vị. Người dùng có thể chia sẻ trong nội bộ đơn vị/
tài liệu

phòng ban hoặc người dùng có thể upload tài liệu không cần

qua cấp duyệt để chia sẻ chung toàn hàng (bằng công cụ của
eOffice).
Trưởng đơn vị có quyền xoá, edit và có quyền chia sẻ tài liệu

này cho các đơn vị khác xem .

.
Người dùng cũng có thể xoá, edit tài liệu do mình upload

Cây thư mục được phân cấp theo từng đơn vị phòng ban và có
một thư mục chia sẽ chung toàn hàng (Department Public
Document).
Ngoài ra, Thư viện còn cung cấp tính năng để chia sẻ tài liệu

cho các chi nhánh, phòng ban khác .

Ngoài ra ứng dụng này còn có tính năng dành hỗ trợ cho việc
cùng hợp tác xây dựng tài liệu, cụ hể như
o Đính kèm sẵn các workflow để dùng cho mọi tài liệu: Phê
duyệt (Approval), Xem xét (Review) (Xem xét nếu chỉ
trong nội bộ thì có thể không cần thực hiện workflow)
o Cho phép check-in/check-out đồng thời nhiều tài liệu.
o Lưu giữ phiên bản (Version) sau mỗi lần hiệu chỉnh.
o Phân quyền share tài liệu ra public (chỉ có lãnh đạo

Trang 4/38
 đơn vị thực hiện)
Báo cáo N ơi lưu trữ các báo cáo của Đơn v ị và chỉ có Lãnh đạo Đơn vị
mới xem được Folder này
Các ứng dụ
dụng riêng: tùy theo nhu cầ
cầu đặ
đặc thù Đơn vịvị mà mộ
một số
số Đơn vị
vị sẽ đượ
được cài đặ
đặt/tích hợ
hợp/phát triể
triển
thêm mộ
một số
số ứng dụ
dụng dành riêng cho Đơn vịvị đó (sẽ
(sẽ phát triể
triển trong giai đoạ
đoạn 2)

- Giao diệ
diện củ
của site eOffice
Màn hình làm việc được chia làm ba phần, bố trí thành 3 cột với nội dung như sau:

Cột Trái Cột Giữ

Giữa Cột Phả
Phải
- Hệ thống Menu - Hiển thị mặc định giao diện Luôn hiển thị mặc định giao diện của ứng dụng
chính. của ứng dụng là Lịch làm Quản lý công việc của cá nhân đang đăng
việc cá nhân. nhập, giao diện này gồm có 2 mục sau:
- Khi người dùng click chọn - Công việc cần xử lý: thể hiện các đầu công
các ứng dụng bên cột menu việc cần xử lý trong ngày.
thì giao diện này sẽ thay đổi - Theo dõi công việ c được : thể hiện số
giao

tương ứng từng ứng dụng công việc:

được chọn. + Đang thực hiện
+ Trễ hạn
+ Đã hoàn tất

III. TÍNH
TÍNH NĂNG LỊCH LÀM VIỆ VIỆC TUẦ
TUẦN CỦ
CỦA BAN LÃNH ĐẠO
Xây dựng một chương trình hỗ trợ cho các cá nhân, phòng ban liên quan trong việc cùng nhau tác nghiệp
để lập lịch làm việc hằng tuần cho Ban Lãnh đạo Ngân hàng. Chương trình có các tính năng sau:
• Cho phép các Thư ký của TT HĐQT trực tiếp cập nhật lịch làm việc của TT HĐQT và Ban kiểm soát
vào chương trình.
• Cho phép thư ký của Ban TGĐ trực tiếp bổ sung lịch làm việc của Ban TGĐ vào chương trình.
• Cho phép P. HCQT trực tiếp bổ sung lịch làm việc cho Giám đốc Khối và các phòng/ban liên quan
thông qua Phiếu đề nghị c ủa các Phòng/Ban.
• Nếu phát hiện lịch bị trùng, chương trình phải cả nh báo cho các thư ký và P.HCQT đồng thời cho phép

điều chỉnh trực tiếp trên chương trình.

• Cho phép xem, in Lịch làm việc hằng tuần theo mẫu của Ngân hàng.
• Cho phép chia sẻ lịch làm việc này đế n các Trưởng/Phó hoặc các cá nhâncó liên quan

IV. LỊCH LÀM VIỆVIỆC CÁ NHÂN

Chương trình có các tính năng sau:
- Cho phép đồng bộ với hệ thống giao việc của Đơn vị.
- Lên lịch họp/cuộc hẹn: Chương trình có khả năng thể hiện tất cả các cuộc họp, cuộc hẹn quan trọng do
người dùng cài đặt nhằm nhắc nhở thực hiện. Khi các cuộc họp bị hủy có thể được hiển thị tự động trong
lịch hoặc được gỡ bỏ hoàn toàn.
- ).
Cho phép đồng bộ với lịch làm việc tuần của Ban lãnh đạo (Trưởng/Phó đơn vị trở lên

- Lập kế hoạch công việc tuần, tháng năm.

Trang 5/38
 - Cho phép hiển thị lịch theo tuần, tháng, 3 ngày, 1 ngày, ...
- Thông báo lịch họp tới điện thoại di động của người dùng.
- Có thể dùng chế độ cập nhật lịch để thiết lập một cuộc họp và gửi giấy mời họp cho các thành viên tham
gia

V. TÍNH NĂNG QUẢQUẢN LÝ CÔNG VIỆ VIỆC – nơi phân công,

công, theo dõi công việc đã giao và đánh giá kết quả
quả thự
thực
hiệ
hiện củ
của nhân viên trong Đơn vịvị với tính năng sau.
- Giao việc: cấp trên giao việc cho cấp dưới, tự giao việc cho bản thân, hệ thống tự động giao việc (đối
với các qui trình tác nghiệp đã được tự động hóa của Ngân hàng (gọi là workflow online: Đã mô tả ở
phần “Yêu cầu chung”)
- Ngườ i nhận việc tự cập nhật tiến độ công việc được giao vào chương trình.
- Người giao việc có thể theo dõi quá trình xử lý công việc ngay trên chương trình.
- Đánh giá kết quả thực hiện theo điểm nhất định (ví dụn từ 1 – 7)
- Thông báo nhắc việc qua hệ thống email (đã được đồng bộ với Microsoft Outlook).
- Báo cáo thống kê điểm đánh giá kết quả công việc theo từng người theo tháng, quý, 6 tháng, 1 năm

VI. TÍNH NĂNG BIỂBIỂU MẪ

MẪU ĐIỆ
ĐIỆN TỬ
TỬ - WORKFLOW ONLINE
Ứng dụng sẽ sử dụng biểu mẫu điện tử (eForm) kết hợp với qui trình công việc (Workflow) để tự động hóa
các hoạt động trong ngân hàng. Ứng dụng sẽ có các đặc trưng sau:
- Ghi nhận lại toàn bộ tiến trình xử lý, thống kê báo cáo mức độ xử lý công việc của nhân viên.
- Cho phép phân công, nhắc việc qua thư điện tử (email)
- Biểu mẫu sẽ được thiết kế tương tự biểu mẫu đang dùng tại ngân hàng.
- Có thể thiết kế luồng xử lý theo đúng qui trình hiện tại hoặc cho phép điều chỉnh qui trình phù hợp với
qui trình mong muốn của Ngân hàng.
- Đến thời hạn hoàn thành, chương trình sẽ gửi thông báo nhắc nhở khi người dùng chưa hoàn tất các
yêu cầu của quy trình.
- Cho phép truy lục dễ dàng, thuận tiện, nhanh chóng các hồ sơ điện tử đã lưu trên hệ thống.
- Cho phép in ra theo mẫu thiết kế sẵn tại một bước qui định trong qui trình.
Biểu mẫu đính kèm:
• Phiếu đề nghị thanh toán
• Phiếu yêu cầu phòng họp

VI.
VI. TÍNH NĂNG TIN NỘI BỘ
Là trang truyền thông nội bộ của ngân hàng, chuyên đăng những thông tin, sự kiện chung (mạng lưới hoạt động,
vốn điều lệ, vốn tự có, danh bạ điện thoại-email của Ban lãnh đạo, SGD/CN/PGD trên toàn hệ thống, thông tin
về việc đón xem chương trình truyền hình/phát thanh liên quan đến Sacombank, .......) cần thông báo rộng rãi
cho toàn thể cán bộ nhân viên hoặc chỉ hạn chế cho 1 nhóm người mới có quyền xem (áp dụng đối với những
thông tin hạn chế) nhằm giảm thời gian phân phối lại của Trưởng đơn vị, đồng thời giảm thiểu dung lượng chiếm
dụng trùng lặp trên bộ nhớ của Server do các tập tin được gửi đi nhiều lần cho nhiều người qua mail.
Yêu cầ
cầu
Trang tin nội bộ này sẽ phải đáp ứng một số yêu cầu cơ bản sau:

Trang 6/38
- Có trang bị công cụ dung (CMS) mạnh, trực quan thuận tiện trong việc tạ
quản trị nội o, duyệt và quản lý nội
dung thông tin.
- Qui trình tạo, hiệu chỉnh và duyệt tin được kiểm soát chặt chẽ nhưng đơn giản, dễ sử dụng.
- Cho phép tạo một thư viện chứa các thông tin nội bộ chung chung gồm có nhiều chuyên mục được phân
loại các thông tin theo từng lĩnh vực để bất cứ ai cũng có thể truy cập vào bất cứ lúc nào.
- Nội dung các bản tin sẽ do từng phòng ban phụ trách tạo mới, chỉnh sửa, phê duyệt, công bố và gỡ bỏ. Một
phòng ban sẽ chịu trách nhiệm trên một hoặc nhiều chuyên mục tùy theo chức năng nhiệm vụ của các
Phòng/Ban.
- Các chuyên mục trong site được phân ra 2 dạng:
o Công bố chung: tất cả nhân viên đều có quyền truy cập.
o Mật: chỉ giới hạn một số cá nhân, Đơn vị có quyền truy cập.
- Hỗ trợ nhiều tính năng như: tạo tin với nhiều layout, phản hồi, đăng ký nhận tin với RSS cho từng chuyên
mục.
- Quản trị viên có thể thêm, xóa, sửa cấu trúc của chuyên mục do mình phụ trách.
- Có cơ chế mở cho phép người dùng có thể đăng ký để tự động nhận mail thông báo có tin mới hay không
nhận mail thông báo có tin mới của từng chuyên mục theo chuẩn RSS khi có thông tin mới được cập nhật
trên hệ thống.
Cấu trúc:
trúc: Site Tin nộ
nội bộ
bộ sẽ đượ
được xây dự
dựng cho tấ
tất cả
cả CBNV trên toàn hệ
hệ thố
thống Sacombank. Cấ
Cấu trúc chuyên
mục dự
dự kiế
kiến như đượ
được mô tảtả như sau:

Menu cấ
cấp 1 Menu cấ
cấp 2 Ghi chú
Tin tức thị trường (P.
KDNH)
Bản tin thị trường tiền tệ Không giới hạn người xem
Bản tin thị trường hàng hóa Không giới hạn người xem
Tin tức nóng Giới hạn người xem
Thông báo nội bộ Giới hạn người xem
Kinh tế thị trường
(Ban NC&PT)
Bản tin ngày Không giới hạn người xem
Điểm tin kinh tế vĩ mô Giới hạn người xem
Điểm tin kinh kế theo sự kiện Giới hạn người xem
Bản tin thị trường
dịch vụ cá nhân (Khối
cá nhân)
Bản tin ngành nghề Không giới hạn người xem
(P.QLRR)
Tin Sacombank
(P.ĐN)
Tin Sacombank ngày Không giới hạn người xem
Tin tổng hợp tháng Không giới hạn người xem
Tiêu điểm tháng Công văn HĐQT – Không giới hạn người xem
Bản tin Sacombank Tạo đường link đến Website Sacombank và mở
Trang 7/38
 trang mới song song
Bản tin nhà đầu tư Tạo đường link đến Website Sacombank và mở
trang mới song song
Bộ chuẩn thương
hiệu (P.ĐN)
Bộ chuẩn thương hiệu Không giới hạn người xem
Sacombank
Bộ chuẩn thương hiệu Tập Không giới hạn người xem
đoàn
Thông tin – sự kiện Không giới hạn người xem
trong tháng (P.ĐN)
Mạng lưới hoạt động Không giới hạn người xem
(P.ĐN)
Sơ đồ tổ chức Hình attach
(P.QLRR) Không giới hạn người xem
Danh bạ điện thoại Org. chart (P.HCQT, P.CNTT). P.CNTT cung cấp
dữ liệu tương ứng đến sơ đồ tổ chức, contact,
danh bạ điện thoại.
Không giới hạn người xem

Giao diệ
diện
Trang chủ (Home page) của site Tin nội bộ sẽ hiển thị các tin mới nhất của từng chuyên mục . Màn hình làm
việc được chia làm ba phần, bố trí thành 3 cột với nội dung như sau:

Cột Trái Cột Giữ

Giữa Cột Phả
Phải
Hệ thống Menu Hiển thị mặc định giao diện của chuyên mục: Luôn hiển thị mặc định giao diện
(thể hiện cấu trúc Thông tin tháng. của chuyên mục “Mạng lưới hoạt
của phần B bên Lưu ý: Khi người dùng click chọn các chuyên động” và chuyên mục ‘Tuyển
trên) mục tương ứng bên cột menu thì giao diện của dụng nội bộ’.
chuyên mục này sẽ thay đổi tương ứng nội dung
của chuyên mục.

Mô tả
tả quy trình tạ
tạo/điề
o/điều chỉ
chỉnh tin
Việc tạo, duyệt, hiệu chỉnh và đăng tải tin được thực hiện theo qui trình làm việc (workflow) được mô tả bên

dưới, gồm 2 qui trình :

− Quy trình soạn thảo và đăng tải tin :

Trang 8/38
− Qui trình hiệu chỉnh tin :

Trang 9/38
VIII. TÍNH NĂNG VĂNVĂN THƯ ĐI
Nơi chứa tất cả thông báo, công văn, quyết định thành lập, quyết dịnh bổ nhiệm/bãi nhiệm, quyết định nhân sự,
quyết định uỷ quyền, công văn trả lời các đơn vị, đối tác, khách hàng bên ngoài, ....) do Ngân hàng ban hành và
hiện nay đang được phân phối qua mail cho các Trưởng đơn vị.
Quy địđịnh chung
- Tổ chức văn bản/tài liệu được phân thành nhiều cấp không giới hạn lớp phân chia lĩnh vực
- Có thể phân quyền xem tài liệu theo từng chức danh hoặc theo cây thư mục hoặc theo từng tài liệu được
ban hành.
- Toàn bộ tài liệu của ngân hàng không được phép sao lưu, in. Lưu ý:
o Cho phép admin có quyền in
o Trong trường hợp đặc biệt, admin cho phép một user bất kỳ có thể in trong vòng một khoảng thời gian
xác định (VD: 5 phút). Việc này cần có giải pháp phù hợp để đảm bảo tính nhất quán trong chương trình
(giải pháp: Có thể ánh xạ user thành một user có quyền in trong một khoảng thời gian xác định)

Trang 10/38
 1.1 Quy trình xử
xử ly văn thư đi:

1.2 Danh mụ đi: được tổ chức thành đa cấp theo từng lĩnh vực, từng nghiệp vụ:
mục văn thư đi:

Lĩnh vự
vực (Menu cấ
cấp 1) Loạ
Loại VB (Menu cấ
cấp 2)
Tổ chứ
chức
Ủy quyề
quyền
CV nộ
nội bộ
bộ
Qui định
Thông báo
Công văn
Báo cáo
Trang 11/38
 Khác
Tài liệ
liệu nghiệ
nghiệp vụ
vụ
Huy động vốn
Cấp tín dụng
Thanh toán và quỹ
Ngân quỹ
Quản ly ngoại hối
kế toán
Lãi suất - phí
Công nghệ thông tin
Khác
CV gử
gửi ra ngoài
Mật

1.3. Mô tảtả màn hình giao diệ

diện ứng dụ
dụng củ
của Văn thư đi
Mail eOffice Tin nộ
nội bộ
bộ Thư việ viện Diễ
Diễn đàn QL dự
dự án Elearning Ti
Tiệện
tài liệ
liệu ích
Văn Thư đi đi Tìm kiế
kiếm văn Tìm nâng Xuất báo
bản cao cáo
Văn thư đếđến Lĩnh vực <> Loại VB <> Số hiệu Trích yếu Ngày BH Nơi BH Người
VB ký
Văn bảbản lậ
lập quy Tổ chứ
chức
Văn bảbản pháp luậ
luật Ủy quyề
quyền
Cẩm nang SP CV nộ
nội bộ
bộ
Tài liệ
liệu tham khả
khảo Qui định
1234 abcc 1111 NH NVA
1234 abcc 1111 NH NVA
Thông báo
Công văn
Báo cáo
Khác
Tài liệ
liệu
nghiệ
nghiệp vụvụ
Huy động
vốn
Cấp tín
dụng
Thanh toán
và quỹ
Ngân quỹ
Quản ly
ngoại hối

Trang 12/38
 kế toán
Lãi suất -
phí
Công nghệ
thông tin
........
Khác
CV gử
gửi ra
ngoài
Mật
Khi click vào dấu mũi tên sẽ thu hoặc sổ ra danh mục bên trong
1.4 Màn hình tìm kiế
kiếm nâng cao

Nội dung cần tìm nhập từ khóa Người ký chọn người ký

Từ ngày Đến ngày
Lĩnh vực Loại VB

Tìm kiế
kiếm

1.5 Mô tả
tả màn hình
hình nhậ
nhập thông tin văn bả
bản:

Số hiệu VB tạo danh mục theo Ngày BH

mẫu sẵn
Nơi BH Người ký
Trích yếu nhập Tên văn bản
Lĩnh vực tạo danh mục loại Loại VB tạo danh mục loại văn bản
văn bản theo menu theo menu để admin click
để admin click chọn chọn
Độ Mật Độ khẩn

Quyền xem
Hoàn tấ
tất Sửa Lưu Thoát

1.6 Màn hình xem nộ

nội dung văn bả
bản (khi ngườ
người dùng click và mụ mục số
số hiệ
hiệu VB hoặ
hoặc tên văn bả
bản thì sẽ
sẽ sổ ra màn
hình này:
này:
Số hiệu VB Ngày BH Nơi BH
Lĩnh vực Loại VB
Danh sách phân phố
phối tiế
tiếp Trưở
Trưởng/phó đơn vị vị đượ
được quyề
quyền phân phố
phối lạ
lại cho NV trong đơn vịvị
nếu đây là tài liệ
liệu mậ
mật chỉ
chỉ các TĐV mớ
mới đượ
được xem

Thể
Thể hiệ
hiện nộ
nội dung văn bả
bản

Trang 13/38
IX. TÍNH NĂNG VĂN THƯ ĐẾ ĐẾN
Quy đị
định chung
- Tổ chức văn bản/tài liệu được phân thành nhiều cấp không giới hạn lớp phân chia lĩnh vực
- Có thể phân quyền xem tài liệu theo từng chức danh hoặc theo cây thư mục hoặc theo từng văn bản.
- Toàn bộ tài liệu của ngân hàng không đượ c phép sao lưu, in (trừ văn bản pháp luật, mẫu biểu trong mục

văn bản lập quy ). Lưu ý:

o Cho phép admin có quyền in
o Trong trường hợp đặc biệt, admin cho phép một user bất kỳ có thể in trong vòng một khoảng thời gian
xác định (VD: 5 phút). Việc này cần có giải pháp phù hợp để đảm bảo tính nhất quán trong chương trình
(giải pháp: Có thể ánh xạ user thành một user có quyền in trong một khoảng thời gian xác định)

- Yêu cầu:
o Việc quản lý văn thư đến không đơn thuần chỉ là việc quản lý theo dạng văn bản/ tài liệu, hệ thống
cần quản lý chi tiết đến quy trình xử lý văn bản đến. Một số thuật ngữ được sử dụng như sau:
 Văn thư đến: là công văn/ thông báo,… do các cơ quan quản lý nhà nước, quản lý ngành phát
hành nhằm yêu cầu Ngân hàng thực hiện 1 nhiệm vụ nào đó hoặc trả lời/ cung cấp thông tin cho
Sacombank.
 Phiếu xử lý văn bản đến: Là thông tin quản lý văn bản đến trong hệ thống, bao gồm:
• Các tiêu thức quản lý văn bản (như trong sổ văn bản đến)
• Văn bản đến: Tập tin scan văn bản đến
• Các thông tin phân công giải quyết và phân phối văn bản
 Phiếu xử lý văn bản đến: Sẽ được hệ thống luân chuyển đến các địa chỉ cần thiết theo sự phân
công xử lý
 Hồ sơ xử lý văn bản đế n: Chứa toàn b ộ thông tin liên quan đến quy trình xử lý văn bản đến: Phiếu
xử lý văn bản đến, văn bản tham khảo, nhật ký ghi nhận quá trình xử lý; kết quả xử lý; văn bản
đến; văn bản đi ban hành từ quá trình xử lý (nếu có); kết quả thực hiện/ triển khai văn bản đến;
thông tin xử lý.
o Yêu cầu xử lý:
 Biểu mẫu sử dụng để cập nhật văn thư đến trong chương trình tương tự với mẫu của Ngân hàng
đang dùng với tiêu đề và logo.
 Tại mỗi bước trong qui trình, đều có phân công cho người thực hiện và nhắc việc qua mail.
 Cho phép một hoặc nhiều Đơn vị chức năng phối hợp cùng xử lý một văn bản.
 Sau khi kết thúc qui trình xử lý hoặc phát hành, văn bản sẽ được tự động sắp xếp vào các thư
viện tài liệu tương ứng theo đúng qui định quản lý tài liệu của Ngân hàng (thư viện văn thư đến sẽ
được phân loại, sắp xếp theo nhiều lĩnh vực, theo từng nghiệp vụ. Cho phép tạo nhiều phân lớp
giúp cho việc phân loại tài liệu được dễ dàng).
 Cho phép quản lý tập trung và phân phối đến từng cá nhân, Đơn vị có liên quan hoặc có trách
nhiệm xử lý văn bản đến.
 Cho phép xác định tình trạng tài liệu (mật, khẩn, ...) để phục vụ cho việc phân quyền xem tài liệu
trên hệ thống (đối với các tài liệu mật thì người không có quyền xem thì chỉ thấy được tiêu đề của
tài liệu vì nội dung của tài liệu sẽ bị ẩn đi).
- Quy trình xử lý văn bản đến như sau:
Trang 14/38
Trang 15/38
 - Cây thư mục công văn đến:

Tổ chứ
chức
Huy độ
động vốvốn
cấp tín dụ
dụng
kế toán
Thanh toán & quỹquỹ
Thẻ
Thẻ
Chứ
Chứng từtừ có giá
Bảo lãnh
lãnh
Bảo đả
đảm tiề
tiền vay
Lãi suấ
suất - phí
Xử lý nợ
nợ
Chiế
Chiết khấ
khấu - tái chiế
chiết khấ
khấu
Kinh doanh ngoạ
ngoại hố
hối
Cho thuê tài chính
Ngân quỹ
quỹ
Chứ
Chứng khóan

- Mô tả giao diện ứng dụng của Văn thư đến

Mail eOffi Tin nộ
nội bộ
bộ Thư việviện Di
Diễễn đàn QL Elearning Tiện
ce tài liệ
liệu dự án ích
Văn Thư đi Tìm Tìm Xuất báo
kiế
kiếm nâng cáo
cao
Văn thư đế đến Lĩnh vực <> Số hiệu Trích Ngày Nơi BH Ngườ Tình trạng
STT VB yếu BH i ký
Văn bả bản lậ
lập Tổ chứ
chức
quy
Văn bả bản pháp Huy độ
động vố
vốn
luậ
luật
Cẩm nang SP cấp tín
tín dụ
dụng
Tài liệ
liệu tham kế toán
khả
khảo
Thanh toán & quỹ
quỹ
1234 abcc 1111 NH NVA Hòan tất
1234 abcc 1111 NH NVA Đang
thực hiện
Thẻ
Thẻ
Chứ
Chứng từtừ có giá
Bảo lãnh
Bảo đả
đảm tiề
tiền vay
Lãi suấ
suất - phí

Trang 16/38
 Xử lý nợ
nợ
Chiế
Chiết khấ
khấu - tái chiế
chiết
khấ
khấu
Kinh doanh ngoạ
ngoại hố
hối
Cho thuê tài chính
Ngân quỹ
quỹ
Chứ
Chứng khóan
Khi click vào dấu mũi tên sẽ thu hoặc sổ ra danh mục bên trong

- Màn hình tìm kiếm nâng cao

Nội dung cần tìm nhập từ khóa Số hiệu VB chọn người ký

Từ ngày Đến ngày
Lĩnh vực Người ký chọn người ký
Tìm kiế
kiếm

- Màn hình xem nội dung văn bản (khi người dùng click và mục số hiệu VB hoặc tên văn bản thì sẽ sổ ra
màn hình này
Số hiệu VB Ngày hiệu lực
Lĩnh vực Nơi BH

Thể
Thể hiệ
hiện nộ
nội dung văn bả
bản

- Mô tả màn hình nhập thông tin văn bản:

Thông tin văn bả

bản
Số hiệu VB tạo danh mục theo mẫu sẵn Số hiệu gốc

Ngày nhận
Nơi BH Người ký
Trích yếu nhập Tên văn bản
Loại VB báo cáo Lĩnh vực tạo danh mục loại
văn bản theo
menu để admin
click chọn
Ngày hiệu lực Ngày hết hiệu lực
Độ Mật Khi chọn "mật" thì người dùng chỉ Độ khẩn
xem được tiêu đề văn bản và
admin phải phân quyền xem cho
từng cá nhân liên quan

Bút phê củ
của lãnh đạo
Trang 17/38
Ý kiến chỉ đạo
Đơn vị thực hiện Thời hạn giải
quyết
Đơn vị theo dõi Gửi để báo cáo,
để biết
Chuyể
Chuyển Sửa Lưu Thoát Hòan tấ
tất

+ Trường hợp cần xử lý thì Nv văn thư nhấn nút chuyển để chuyển đến đơn vị chịu trách nhiệm xử lý.
+ Trường hợp không cần xử lý thì Nv văn thư nhấn nút hòan tất.
+ Trường hợp phân công không đúng
Thông tin văn bảbản
Số hiệ
hiệu VB 12333 Số hiệ
hiệu gố
gốc 2555
Ngày nhậ
nhận 11111
Nơi BH NH Ngườ
Người ký NVA
Trích yế
yếu nhập Tên văn bản
Loạ
Loại VB báo cáo Lĩnh vực Tổ chức
Ngày hiệ
hiệu lự
lực 11111 Ngày hết hiệu lực 12222
Độ Mật Thường Độ khẩn Thường
Bút phê củcủa lãnh đạo
Ý kiến chỉ đạo lập báo cáo gửi NH nhà nước
Đơn vị thực hiện Phòng X, Phòng Y Thời hạn giải quyết 01/01/2011
Đơn vị theo dõi Phòng X Gửi để báo cáo, để biết TGĐ
Nội dung xửxử lý
Hình thức xử lý Không xử lý
Nội dung xử lý Không thuộc thẩm quyền cho phép attach file
Hoàn tấ
tất Sửa Lưu Thoát
Có mail báo cho admin và báo cho đơn vị chịu trách nhiệm theo dõi biết để xin ý kiến và vào điều chỉnh
chính xác lại "Đơn vị thực hiện"
Tự động có mail báo trình duyệt đến Trưởng đơn vị chịu trách nhiệm theo dõi

+ Trường hợp phân công đúng
Màn hình cập nhật kết quả xử lý của các Đơn vị liên quan
Thông tin văn bảbản
Số hiệ
hiệu VB 12333 Số hiệ
hiệu gố
gốc 2555
Ngày nhậ
nhận 11111
Nơi BH NH Ngườ
Người ký NVA
Trích yế
yếu nhập Tên văn bản
Loạ
Loại VB báo cáo Lĩnh vực Tổ chức
Ngày hiệ
hiệu lự
lực 11111 Ngày hết hiệu lực 12222
Độ Mật Thường Độ khẩn Thường
Bút phê
phê củ
của lãnh đạo
Ý kiến chỉ đạo lập báo cáo gửi NH nhà nước
Đơn vị thực hiện Phòng X, Phòng Y Thời hạn giải quyết 01/01/2011
Trang 18/38
 Đơn vị theo dõi Phòng X Gửi để báo cáo, để biết TGĐ
Nội dung xử xử lý
Hình thức xử lý Xử lý
Nội dung xử lý đã lập báo cáo, xem file đính kèm cho phép attach file
Hòan tấtất Sửa Lưu Thoát
Đơn vị chịu trách nhiệm theo dõi có trách nhiệm tổng hợp và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt trước khi
gửi trả lời ra bên ngoài.

X. TÍNH NĂNG VĂN BẢ BẢN LẬ

LẬP QUY
Nơi chứ
chứa tấtất cả
cả tài liệ
liệu quả
quản lý, quy trình lõi, quy trình/sả
trình/sản phẩ
phẩn, hướ
hướng dẫ
dẫn nghiệ
nghiệp vụ
vụ ngân hàng đượ
được biên
soạ
soạn và phê duyệ
duyệt bở
bởi các cấ
cấp thẩ
thẩm quyề
quyền củcủa Sacombank hoặ hoặc từ
từ cơ quan quả
quản lý nhà nưnước quy đị
định chi
phố
phối các lĩnh
lĩnh vự
vực họ
họat độ
động NH. Và hiệ
hiện nay đang đượđược quả
quản lý và phân phố
phối thông qua
qua trang Web Edoc củcủa
Ngân hàng
Quy đị
định chung
- Tổ chức văn bản/tài liệu được phân thành nhiều cấp không giới hạn lớp phân chia lĩnh vực
- Có thể phân quyền xem tài liệu theo từng chức danh hoặc theo cây thư mục hoặc theo từng văn bản.
- Lưu ý:
o Cho phép admin có quyền in
o Trong trường hợp đặc biệt, admin cho phép một user bất kỳ có thể in trong vòng một khoảng thời gian
xác định (VD: 5 phút). Việc này cần có giải pháp phù hợp để đảm bảo tính nhất quán trong chương trình
(giải pháp: Có thể ánh xạ user thành một user có quyền in trong một khoảng thời gian xác định)
o Chuyển đổi số liệu từ hệ thống eDoc có sẵn của ngân hàng vào hệ thống eOffice (lấy hết dữ liệu vì cần
có sự tham chiếu văn bản cũ)
o Các văn bản lập quy cấm in, cấm sao lưu dưới mọi hình thứ c trừ Biểu mẫ u. Trừ các trường hợp đặc biệt,
tham khảo mục mô tả: “Quy định chung về tổ chức văn bản/ tài liệu”
Cây thư mụ
mục củcủa VB lậlập quy

Luồ
Luồng VB (cấ
(cấp 1) Lĩnh vự
vực (cấ
(cấp 2) Loạ
Loại VB (cấ
(cấp 3) Nhóm (cấ
(cấp 4) Mục (cấ
(cấp 5)
KINH DOANH
CẤP TÍN DỤ
DỤNG
Chính sách/Quy
chế/Quy định
Sản phẩm
Cho vay SXKD
CV tiểu thương, phố chợ
CV nông nghiệp
CV chứng khoán
CV đầu tư vàng
CV SXKD khác
Tài trợ vốn lưu động

Trang 19/38
 SP Dịch vụ TD khác
Tài trợ TSCĐ & dự án
CV từ nguồn vốn tài trợ
SP cho vay đặc thù
Bảo lãnh
Bao thanh toán
Cho vay PVĐS
CV chuyển nhượng, XD, sửa
chữa BĐS
CV mua xe ôtô
CV CBNV Sacombank Group
CV CBNV ngoài Sacombank
Group
CV tiêu dùng khác
Quy trình
Hướng dẫn
Mẫu biểu
Tài sản đảm bảo
Phân quyền phán
quyết
Văn bản khác
HUY ĐỘ
ĐỘNG VỐ
VỐN
Chính sách/Quy
chế/Quy định
Sản phẩm
Tiền gửi có kỳ
hạn
Tiền gửi không
có kỳ hạn
Quy trình
Hướng dẫn
Mẫu biểu
GIÁM SÁT
HỖ TRỢ
TÀI LIỆU HẾT
HIỆU LỰC
CẤP TÍN DỤNG
Chính sách/Quy
chế/Quy định
Sản phẩm
Cho vay SXKD
Trang 20/38
 CV tiểu thương, phố chợ
CV nông nghiệp
CV chứng khoán
CV đầu tư vàng
CV SXKD khác
Tài trợ vốn lưu động
HUY ĐỘNG VỐN
Ghi chú:
Tất cả
cả tài liệ
liệu trong ứng dụdụng này phả
phải có tính năng cấ cấm in, cấ
cấm sao chép, cấ cấm sao lưu (ngoị
(ngoịa trừ
trừ biể
biểu mẫ
mẫu)
- Ghi chú: khi chuyểchuyển tài liệ
liệu từ “hiệ
“hiệu lự
lực” sang trạ
trạng thái “Hế
“Hết hiệ
hiệu lự
lực” thì tài liệ
liệu tự
tự động chuyể
chuyển sang
thư mụmục tương
tương ứng như mô tả tả trong cây thư mụmục
- Quyề
Quyền xem văn bả bản sẽ
sẽ đượ
được cấcấp cho từtừng CBNV tham gia eoffice theo cơ chế chế phân quyề
quyền theo từ
từng
“lĩnh
“lĩnh vự
vực” trên cây thư mụmục
Mô tả
tả giao diệdiện ứng dụ
dụng củ
của VB lậ lập quy
Mail eOffice Tin nộ nội bộ
bộ Thư viên tài liệ
liệu DIễDIễn đàn QL dự dự án Elearning Tiệ Tiện ích
Văn Thư đi Tổng số văn bản: 2925 Văn bản hiệu lực: 1339 Văn bản hết hiệu lực: 1586
Văn thư đế đến Tìm kiế
kiếm văn bả bản Tìm nâng cao
Văn bảbản lậ
lập quy Thể hiện cây thư mục theo mô tả bên trên
Văn bảbản pháp luậ luật Luồ
Luồng VB
Lĩnh vực
Loại VB
Nhóm
Mục

Cẩm nang SP KINH DOANH

Tài liệ
liệu tham khả khảo CẤP TÍN DỤ DỤNG

HUY ĐỘ ĐỘNG VỐVỐN

Ghi chú: HiểHiển thị
thị mặc đị
định cây thư mựmực menu cấ cấp 1 và cấ
cấp 2, khi click và mũi
mũi tên thì sổ sổ tiế
tiếp 2 cấ
cấp menu nữnữa.
tương tựtự như vậ vậy cho đế
đến khi
khi nhìn thấ
thấy tài liệ
liệu.

Khi click vào dấ

dấu mũi
mũi tên sẽ
sẽ sổ ra cử
cửa sổ
sổ
Mail eOffice Tin nộnội bộ
bộ Thư viên tài liệ
liệu DIễ
DIễn đàn QL dự
dự án Elear
Elear TiệTiện ích
nning
Văn Thư đi Tổng số văn bản: Văn bản hiệu lực: 1339 Văn bản hết hiệu lực: 1586
2925
Văn thư đế
đến Tìm kiế
kiếm văn bản Tìm nâng cao
Văn bả
bản lậ
lập Thể hiện cây thư mục theo mô tả bên trên
quy
Văn bả
bản pháp Luồ
Luồng VB
Lĩnh vực
Loại VB
Nhóm
Mục
Số hiệu - Tiêu đề
luậ
luật - Ngày
hiệu lực
- Nơi ban
hành
- Người ky
Cẩm nang SP KINH DOANH

Tài liệ
liệu tham CẤP TÍN DỤ
DỤNG

Trang 21/38
khả
khảo

Chính Cho vay

sách/Quy SXKD

chế/Quy định
CV
tiểu
thươn
g, phố
chợ

12233 SP ......
123 13
CV
NN
Sản phẩm
HUY ĐỘ
ĐỘNG
VỐN

Màn hình tìm kiế

kiếm nâng cao
Nội dung cần nhập từ khóa Người ky chọn người ky Người ky
tìm
Từ ngày Đến ngày
Lĩnh vực Loại VB Nhóm Mục
Tìm kiế
kiếm

Mô tả
tả màn hình nhậ
nhập thông tin văn bả
bản
Số hiệu VB tạo danh mục theo mẫu Ngày hiệu lực
sẵn
Số quyết định tạo danh mục theo mẫu Nơi ban hành
sẵn
Ngày phê duyệt Người ky nhập
Tình trạng VB tạo danh mục để click ngày hết hiệu đến ngày này văn bản sẽ tự động hết
chọn: lực hiệu lực
- Hiệu lực
- Hết hiệu lực
Trích yếu nhập Tên văn bản
Luồng VB tạo danh mục loại văn bản Lĩnh vực Khi chọn lĩnh vực nào thì trong trường
theo menu để admin click “quyền xem” sẽ tạo danh mục các
chọn group người xem tương ứng
Loại VB Nhóm

Trang 22/38
Mục
Biểu mẫu liên quan
Văn bản liên quan
Quyền xem
Hoàn thành Sửa Thoát
(khi admin ssửửa thì sẽ
sẽ có
mail báo tự
tự động cho 1
ngườ
người cụ thể
thể TP.QLRR)
Ghi chú: Tạ
Tạo báo cáo thố
thống kê nhữ
những văn bả
bản bị
bị sửa đổ
đổi/xóa trong ngày

Màn hình xem nộ nội dung văn bả

bản
Số hiệ
hiệu VB Ngày hiệ
hiệu lự
lực Ngày hế
hết hiệ
hiệu lự
lực
Lĩnh vự
vực Loại hình Cấp
Nhóm Mục
Danh sách phân phốphối tiế
tiếp Trưở
Trưởng/phó đơn vị vị đượ
được quyề
quyền phân phố
phối lạ
lại cho NV trong đơn vị
vị
Mẫu biể
biểu liên quan Thể
Thể hiệ
hiện đượ
được link đế
đến các mẫ
mẫu biể
biểu liên quan
Văn bả
bản liên quan Thể
Thể hiệ
hiện đượ
được link đế
đến các Văn bả
bản liên quan

Thể
Thể hiệ
hiện nộ
nội dung văn bả
bản

XI. TÍNH NĂNG VĂN BẢ BẢN PHÁP LUẬ LUẬT

Nơi lưu trữ các văn bản có tính chất quy phạm, quy định các vấn đề liên quan đến hoạt động quản lý; đến
nghiệp vụ, do các cơ quan quản lý nhà nước, quản lý ngành phát hành nhằm hướng dẫn thực hiện chính sách
hoặc phổ biến pháp luật có liên quan đến hoạt động của Ngân hàng.
Là văn bản công khai, Ngân hàng cập nhật để quản lý, không cần có tính năng cấm in, cấm sao lưu.
Tuy nhiên, văn bả
bản nhà nướnước có nhiề
nhiều liên kế
kết vớ
với nhau và thờ
thời gian sử
sử dụng theo thờ
thời điể
điểm, vì vậ
vậy cầ
cầN phả
phải
quả
quản lý các thông tin căn cứ
cứ văn bảbản số
số…. (hỗ
(hỗ trợ
trợ tìm kiế
kiếm)
Quy đị
định chung
- Tổ chức văn bản/tài liệu được phân thành nhiều cấp không giới hạn lớp phân chia lĩnh vực
- Có thể phân quyền xem tài liệu theo từng chức danh hoặc theo cây thư mục hoặc theo từng văn bản.
Do hệ thống văn bản pháp qui của Việt Nam liên tục điều chỉnh và cập nhật, chương trình đã được thiết kế để
giúp người dùng nhanh chóng tìm và sử dụng đúng các văn bản pháp luật, loại bỏ các văn bản bị vô hiệu,
thay thế hoặc bổ sung. Chương trình quản lý Văn bản Pháp luật được thiết kế với các tính năng sau:
- Cho phép quản lý văn bản pháp quy một cách quản lý hiệu quả trực tiếp trên hệ thống hoặc trực tiếp trên
Microsoft Word.
- Khi sử dụng chức năng này thì người quản lý văn bản chỉ đơn thuần nhập những thông tin cần thiết cho
văn bản trên hệ thống hoặc trên Word sau đó chương trình sẽ tự động làm nhiệm vụ tìm kiếm và gắn liên
kết tới những tài liệu liên quan khác mà có trong hệ thống.

Trang 23/38
- Giúp cho việc sử dụng văn bản dễ dàng nhanh chóng và đặc biệt người dùng có thể xem được văn bản
liên quan mà không cần phải tốn thời gian tìm kiếm.
- Cho phép tạo một thư viện tài liệu được phân loại, sắp xếp theo nhiều lĩnh vực, theo từng nghiệp vụ
(không giới hạn các phân lớp được tạo khi tiến hành phân loại tài liệu theo nhiều cấp độ).
- Cho phép quản lý tập trung điều này có nghĩa là người có quyền admin chỉ cần thao tác 1 lần trên máy
chủ là tài liệu sẽ tự động cập nhật cho các đối tượng liên quan do chỉ cung cấp cho người sử dụng quyền
xem và đường dẫn vào thư viện tài liệu. (Đây là tài liệu mở đối với tất cả mọi người).
- Khi có tài liệu mới được cập nhật trên hệ thống thì tự động có 1 mail thông báo đế tất cả CBNV là có tài
liệu mới (mail thông báo này có chứa đường dẫn tới tài liệu đó).
- Có định nghĩa các tiêu chí riêng để quản lý văn bản pháp luật
- Có chức năng quản lý các tài liệu liên quan như: văn bản căn cứ, văn bản thay thế, văn bản bị thay thế,
…
- Có chức năng tự động gắn link vào số hiệu văn bản. Link sẽ trỏ tới các văn bản hiện có trong thư viện văn
bản pháp luật.
- Cho phép tìm kiếm tài liệu theo các tiêu chí do người sử dụng chỉ định (Số hiệu văn bản; Từ khóa; Loại
văn bản; Khoảng thời gian ban hành (từ ngày.......đến........); Nơi ban hành; Người ký ban hành; ....)
- Cho người dùng có thể download văn bản, thêm nút công cụ hỗ trợ cho người sử dụng download văn bản
ngay trên màn hình của kết quả tìm kiếm.
- Cho phép thống kê, tra cứu tài liệu theo tiêu đề, loại tài liệu, ngày ban hành, theo nhóm tài liệu,…
- Có tính năng kết nối được với các tài liệu có liên quan.
- Cây thư mục của VB pháp luật:
Lĩnh vự
vực (cấ
(cấp 1) Loạ
Loại (cấ
(cấp 2) Mục (cấ
(cấp 3)
1. Ngân hàng
1.1 Quy định chung
1.2 Huy động vốn
1.3 Cấp tín dụng
1.4 Dịch vụ thanh toán và Ngân quỹ
1.5 Ngoại hối và vàng
1.6 Góp vốn mua cổ phần
1.7 Tín dụng khác
1.8 Quản lý rủi ro và an toàn hoạt động
1.9 Tổ chức, hoạt động của Ngân hàng thương mại
1.10 Chế độ Tài chính – báo cáo
1.11 Giải thể - thanh lý – Tổ chức lại
1.12 Bảo mật cung cấp thông tin
1.13 Kế toán – kiểm toán
2. Pháp luật chung
2.1 Pháp luật dân sự chung
2.2 Thương mại
2.3 Doanh nghiệp
2.4. Đất đai – nhà ở - Kinh doanh bất động sản – Xây dựng
2.5 Giao dịch đảm bảo – Tài sản đảm bảo – Công chứng
Trang 24/38
 2.6 Chứng khoán
2.7 Đầu tư
2.8 Cư trú – hộ tịch
2.9 Quốc tịch – ngoại giao – lãnh sự
2.10 Thuế - Phí – Lệ Phí
2.11 Công nghệ
2.12 Giao dịch điện tử
2.13 Hải quan – Hàng hải
2.14 Hóa đơn – chứng từ
2.15 Lao động – Công đoàn
2.16 Hôn nhân gia đình
2.17 Đấu thầu
2.18 Bảo hiểm và kinh doanh bảo hiểm
2.19 Giá
2.20 Sở hữu trí tuệ
2.21 Hành chính
2.22 Hình sự

3. VB hết hiệu lực

Mô tảtả giao diệ

diện ứng dụ
dụng củ
của VB pháp luậ
luật
Mail eOffice Tin nộnội bộ
bộ Thư viên tài liệ
liệu DIễ
DIễn đàn QL dự
dự án Elearning Tiệ Tiện ích
Văn Thư đi Tổng số văn bản: 2925 Văn bản hiệu lực: 1339 Văn bản hết hiệu lực: 1586
Văn thư đếđến Tìm kiế
kiếm văn bả
bản Tìm nâng cao
Văn bảbản lậ
lập quy Thể hiện cây thư mục theo mô tả bên trên
Văn bảbản pháp luậ
luật Lĩnh vự
vực
Loại
Mục

Cẩm nang SP Ngân hàng Quy định chung
Tài liệ
liệu tham khả
khảo Huy động vốn
Cấp tín dụng
Pháp luật chung

Mail eOffice Tin nộnội Thư viên DIễ DIễn đàn QL dự

dự án Elearning
Elearning Tiệ
Tiện ích
bộ tài liệ
liệu
Văn Thư đi Tổng số văn bản: Văn bản hiệu lực: 1339 Văn bản hết hiệu lực: 1586
2925
Văn thư đế
đến Tìm kiế
kiếm văn bả
bản Tìm nâng cao
Văn bả
bản lậ
lập quy Thể hiện cây thư mục theo mô tả bên trên
Văn bả luật Lĩnh vực

bản pháp luậ Loại
Mục
Số hiệu Tiêu đề Ngày - Nơi ban
hiệu hành
lực - Người ky (2
cột)
Trang 25/38
Cẩm nang SP Ngân hàng

Tài liệ
liệu tham khả
khảo Quy định
chung
12333 nbbjhhk 01/0
1
Huy động
vốn
Cấp tín
dụng
Pháp luật
chung

Màn hình tìm kiế

kiếm nâng cao
Nội dung cần tìm nhập từ khóa Người ky chọn người ky Nơi ban hành
Từ ngày Đến ngày
Lĩnh vực Loạ
Loại Mục
Tìm kiế
kiếm

Mô tả
tả màn hình nhậ
nhập thông tin văn bả
bản

Số hiệu VB tạo danh mục theo mẫu Ngày hiệu lực

sẵn
Nơi ban hành
Tình trạng VB tạo danh mục để click ngày hết hiệu đến ngày này văn bản sẽ tự động hết hiệu
chọn: lực lực
- Hiệu lực
- Hết hiệu lực
Trích yếu nhập Tên văn bản
Lĩnh vực tạo danh mục loại văn Loại Khi chọn lĩnh vực nào thì trong trường
bản theo menu để admin “quyền xem” sẽ tạo danh mục các group
click chọn người xem tương ứng
Mục
Văn bản liên quan
Hoàn thành Sửa Thoát
Ghi chú: khi chuyể
chuyển tình trạ
trạng văn bả
bản từ
từ hiệ
hiệu lự
lực sang hế
hết hiệ
hiệu lự
lực thì văn
văn bả
bản sẽ
sẽ tự động đượ
được chuyể
chuyển sang
mục tương ứng nằnằm trong phầ
phần VB hế
hết hiệ
hiệu lự
lực (xem
(xem cây thư mụ
mục)

Màn hình xem nộ

nội dung văn bả
bản
Số hiệ
hiệu VB Ngày hiệ
hiệu lự
lực Ngày hế
hết hiệ
hiệu lự
lực

Trang 26/38
Lĩnh vực Loạ
Loại Mục
Văn bả
bản liên quan Thể
Thể hiệ
hiện đượ
được link đế
đến các Văn bả
bản liên quan

Thể
Thể hiệ
hiện nộ
nội dung văn bả
bản

XII. TÍNH NĂNG CẨM NANG SẢ SẢN PHẨ

PHẨM
- Mục đích: Phục vụ cho toàn thể CBNV toàn hệ thốngYêu c ầu:
o Chuyển đổi toàn bộ số liệu cũ liên quan đến cẩm nang sản phẩm vào hệ thống eOffice
o Cơ cấu tổ chức đa cấp, tương tự như quản lý tài liệu/ văn bản
- Mô phỏng cách tổ chức Cẩm nang sản phẩm:
o Tổ chức theo cấp bậc cha-con: Mỗi cấp cha sẽ được tổ chức là một site với các cấp con chứa các
tài liệu sẽ là một thư viện tài liệu có sẵn trong SharePoint và giao diện sẽ được tổ chức theo dạng
cây như hình sau.

o Mỗi mục sẽ có thể đưa các tài liệu liên quan:

 Tổ chức mỗi mục chi tiết là một thư viện tài liệu (Document Library) với việc sử dụng
Document Sets chứa các tài liệu liên quan cho một sản phẩm cụ thể.
 Mỗi sản phẩm của TTDVKH sẽ có những thuộc tính và những tool hỗ trợ tính toán tương
ứng với từng sản phẩm như hình sau:

Trang 27/38
 Vị trí đánh dấu đỏ sẽ là những thuộc tính của từng sản phẩm của TTDVKH khi triển khai thực tế. Tương
ứng với tổ chức cẩm nang sản phẩm như hình sau:

o Chú giải từ khóa tự động (Glossary):

 Khi di chuyển chuột vào những từ đã được định nghĩa sẵn sẽ có thể liên kết đến trang
định nghĩa những từ đó.
 Giải pháp: Có thể dùng Wiki có sẵn trong SharePoint hoặc dùng kit về Glossary dành
riêng cho SharePoint.
 Dùng Wiki để tạo các định nghĩa cho các từ thông dụng và các thuật ngữ chuyên ngành
nhằm dùng để tra cứu khi cần thiết.

XIII. TÍNH NĂNG DIỄDIỄN ĐÀN TRAO ĐỔ ĐỔI THÔNG TIN:

TIN: Là nơi để
để toàn thể
thể cán bộ
bộ nhân viên Sacombank có thể
thể
trao đổ
đổi nghiệ
nghiệp vụ
vụ ở các lĩnh
lĩnh vự
vực liên quan:
Ứng dụng cho phép tạo ra nhiều Diễn đàn trao đổi nghiệp vụ của các Đơn vị. Một Diễn đàn trao đổi chung
sẽ
được xây d ựng như sau:
o Có chức năng và giao diệ n tương tự một Internet Forum .
o Cho phép mỗi Đơn vị được cấp quyền upload, cập nhật và thay đổi thông tin liên quan đến nghiệp vụ do
Đơn vị phụ trách đăng tải trên diễn đàn của đơn vị mình.
Trang 28/38
 o Tất cả mọi nhân viên đều có thể xem và tham gia viết bài, góp ý trực tiếp trên diễn đàn liên quan đến
thông tin được đăng tải của các Đơn vị (viết vào mục góp ý). Đơn vị tự xác định cho mình những loại
thông tin nào cần trao đổi với các đơn vị khác, các thông tin này sẽ được lưu giữ lại một cách có hệ
thống tại nơi phát hành giúp nhân viên truy xuất thuận tiện và dễ dàng hơn theo từng lãnh vực cụ thể).
o Chỉ có quản trị viên mới có quyền chỉnh sửa, xóa tài liệu trên diễn đàn.
o Cho phép kết nối trực tiếp với các trang web chính của Sacombank, các diễn đàn riêng biệt của các
Đơn vị khác khi đăng nhập vào trang ứng dụng này.
Cấu trúc

Menu cấ
cấp 1 Menu cấ
cấp 2 Ghi chú
Thanh toán quốc tế
Kinh doanh ngoại hối
Sản phẩm tiền tệ
Cá nhân
Doanh nghiệp
Nhân sự
Tuyển dụng
Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Lương, chính sách phúc lợi
Qui định về Luật liên quan đến quan hệ lao động
Chăm sóc thương hiệu
Thẩm định tín dụng
Kế hoạch

XIV. TÍNH NĂNG DIỄDIỄN ĐÀN Ý TƯ TƯỞNG VÀNG

Xây dựng một diễn đàn dùng để thu thập thông tin đóng góp của mọi cán bộ nhân viên Sacombank phục vụ
cho chương trình Ý tưởng vàng với các đặc trưng:
- Cho phép tất cả cán bộ nhân viên có thể gửi ý tưởng của mình trực tiếp trên diễn dàn. Chỉ hiển thị tên
người gửi, thời gian gửi, tiêu đề ý tưởng để mọi người có thể xem nhằm kích thích tinh thần đóng góp ý
tưởng của mọi người
- Tạo bài viết: người dùng chỉ có quyền gửi thông tin, xem thông tin và chỉ có quản trị viên mới có quyền
chỉnh sửa, xóa tài liệu.
- Cho phép hiển thị tình trạng của ý tưởng để tác giả có thể theo dõi, gồm các tình trạng:
+ Đã tiếp nhận
+ Đã chuyển tổ phát triển ý tưởng góp ý
+ Đã trình Hội đồng phát triển ý tưởng xem xét
+ Đã duyệt
+ Không duyệt.
- Có cơ chế trả lời tự động cho tác giả khi nhận được ý tưởng mới.

Trang 29/38
 1. Màn hình 1
2. Cho phép tất cả cán bộ nhân viên có thể gửi ý tưởng của
CBNV Tác giả gửi ý tưởng mình trực tiếp trên diễn dàn. Chỉ hiển thị tên người gửi, thời
gian gửi, tiêu đề ý tưởng để mọi người có thể xem nhằm kích
thích tinh thần đóng góp ý tưởng của mọi người.
3. Chỉ có B.NSCL và tác giả xem.

Hệ thống Tự động gửi thư cảm ơn Mẫu có sẵn

B.NSCL Cập nhật trạng thái

B.NSCL Phân loại ý tưởng Màn hình 2

Tổ phát triển ý tưởng Tham mưu Màn hình 3

B.NSCL Tổng hợp ý kiến tham mưu Màn hình 4

B.NSCL Cập nhật trạng thái

B.NSCL Cập nhật kết quả phê duyệt và Cập nhật trực tiếp trên Màn hình 5
tình trạng triển khai

Trang 30/38
Trang 31/38
Trang 32/38
+ Đã tiếp nhận
 + Đã chuyển tổ phát triển ý tưởng góp ý
 + Đã trình Hội đồng phát triển ý tưởng xem xét
 + Đã duyệt
 + Không duyệt.

Trang 33/38
 Thay đổi theo sự cập
nhật của Admin

2.7
2.7 Quả
Quản lý dự án
Giải pháp sẽ bao gồm hai thành phần:
- Trung tâm dự án – là nơi quản lý tập trung tình trạng của tất cả các dự án đã và đang triển khai.
o Cho phép xem tình trạng của tất cả các dự án: đang triển khai, tạm hoãn, ngưng thực hiện và đã
hoàn thành.
o Cho phép quản lý tất cả các dự.
o Cung cấp các biểu đồ tổng hợp trực quan từ các dự án đang thực hiện.
o Cung cấp liên kết để link tới từng dự án
- Từng dự án sẽ được quản lý trong một vùng riêng biệt. Nhiệm vụ (task) có thể tạo trực tiếp trên Sharepoint
hoặc từ Microsoft Project Professional 2010.
- Mỗi dự án sẽ được quản lý trong một vùng riêng biệt, chỉ có các thành viên trong dự án mới có thể truy cập
được. Mỗi dự án cho phép quản lý với các đặc trưng sau:
o Tạo hồ sơ dự án: cho phép tạo nhiều trường thông tin của dự án cần theo dõi
o Cho phép người kiểm soát có thể xem, sửa hồ sơ tùy ý.
o Có thể tự động theo dõi tiến độ của dự án thông qua các báo cáo tiến độ thực hiện dự án của các thành
viên
Trang 34/38
 o Các thành viên có thể cùng cập nhật tiến độ của dự án trực tiếp trong hồ sơ dự án.
o Cho phép các thành viên của dự án đều có quyền xem tất cả thông tin, tiến độ thực hiện dự án từ máy
tính của mình.
o Cho phép tra cứu hồ sơ dự án một các nhanh nhất, tìm kiếm theo nhiều tiêu chí: tìm theo chuỗi từ trong
tên dự án, tên thành viên dự án hoặc theo từ bất kỳ trong hồ sơ dự án.
o Cho phép theo dõi nhật ký tiến độ thực hiện dự án trong suốt quá trình thực hiện dự án.
o Có thể in ấn một hoặc một số hoặc toàn bộ danh sách các dự án cần in.
o Khi có thành viên thay đổi thông tin trong sồ sơ dự án thì chương trình sẽ tự động gửi mail thông báo
đến tất cả các thành viên còn lại.
o Menu trái của mỗi dự án bao gồm:
 Thông báo
 Lịch: nơi ghi nhận, lập kế hoạch các lịch họp, sự kiện quan trọng
 Công việc
 Phát sinh
 Tài liệu
 Thảo luận
 Báo cáo
- Nhiệm vụ (task) có thể tạo trực tiếp trên Sharepoint hoặc từ Microsoft Project Professional 2010.

Cấu trúc
- Site quản lý dự án là nơi quản lý tất cà các dự án:
o Hiển thị danh sách tất cả các dự án, tạo mới dự án
o Cho phép link đến chi tiết của từng dự án
Giao diệ
diện
- Giao diện của site quản lý dự án được minh họa như sau:
o Giao diện Quản lý dự án:

Lưu ý: Các mục trong menu bên trái chỉ là minh họa.
o Giao diện Chi tiết dự án:

Trang 35/38
 o Tích hợp với Microsoft Project:

Tạo mớ
mới mộ
một dự
dự án
Người dùng tạo mới một dự án với màn hình sau.

Trang 36/38
Hoạ
Hoạch đị
định dự
dự án vớ
với MS Project 2010
Để hoạch định dự án, người dùng có thể tạo trực tiếp task với Sharepoint. Tuy nhiên, nếu muốn tận dụng
các khả năng hoạch định (cùng với các template) của MS Project 2010, người dùng có thể dùng ngay MS
Project 2010 để tạo và hoạch định dự án.

2.8 eLearning
Liên kết với chương trình Quản lý nhân sự của Sacombank để tổ chức thông tin thi và học online cho các
nhân viên tương ứng với khóa học. Thông tin chi tiết được mô tả tại mục “Mô tả chi tiết các ứng dụng”
Xây dự
dựng mộ
một công cụ
cụ để cho phép đào tạ
tạo trự
trực tuyế
tuyến cho toàn bộ
bộ nhân viên vớ
với các chứ
chức năng sau:
sau:
− Cho phép thiết lập nhiều chương trình dạy học trực tuyến giúp nhân viên có thể đăng nhập và tham gia tự
học trên máy tính cá nhân tại nhiều khu vực khác nhau có kết nối với máy chủ của ngân hàng vào bất kỳ
thời gian rảnh nào.
− Cho phép xây dựng lịch học đề nghị tùy theo chức danh, công việc của từng nhân viên hoặc theo nhóm
người dùng. Nhóm người dùng theo Phòng ban hoặc chức danh sẽ được kế thừa từ tổ chức của eOffice và
có thể định nghĩa thêm trong eLearning site.
− Cho phép tổ chức đào tạo theo chức danh, theo nhóm người dùng
− Cho phép nhân viên tự đăng ký học thêm các khóa học, nếu cần phải có sự phê duyệt của Trung tâm đào
tạo (tùy thuộc vào yêu cầu của TTĐT).
− Giảng viên có thể phân tài liệu đào tạo cho nhân viên theo từng nhân viên theo từng nhóm hay toàn bộ
nhân viên trong Ngân hàng.
− Có thể xây dựng giải pháp Streaming chuyên dụng để cung cấp đủ khả năng hổ trợ tất cả học viên của
Sacombank truy cập và học đồng thời khi có nhiều học liệu dạng Video. Đây là giải pháp đã áp dụng thực tế
để cho phép hàng triệu người cùng xem Video, Audio trên các báo điện tử như Thanh Niên Online, Phụ Nữ
Online.
− Hỗ trợ tài liệu đào tạo đa dạng:
+ Hỗ trợ xây dựng tài liệu học trực tuyến theo chuẩn SCORM. SCORM viết tắt của ‘Sharable Content
Object Reference Model’ là một chuẩn cho đào tạo trực tuyến trên web phổ biến trên thế giới.
+ Cho phép xây dựng tài liệu dưới dạng Video, Audio, ....

Trang 37/38
 + Hỗ trợ xây dụng tài liệu học tập Non-SCORM hay những bài tập có đánh giá kết quả.
− Có Kho học liệu, Diễn đàn để hỗ trợ học viên, giảng viên và Trung Tâm đào tạo.
− Khi hết thời lượng tham gia một khóa học, hệ thống sẽ gởi thông báo cho học viên.
− Chức năng theo dõi tiến độ các khóa học cần phải hoàn thành..
− Cho phép quản trị viên gửi thông báo đến toàn bộ, một nhóm người hoặc từng học viên
− Ghi nhận quá trình học của từng học viên và hỗ trợ xuất ra excel để import vào dữ liệu nhân sự.

Xây dự
dựng mộmột công cụ
cụ kiể
kiểm tra trự
trực tuyế
tuyến cho toàn bộ bộ nhân viên vớ
với các chứ
chức năng sau:
sau:
− Cho phép xây dựng ngân hàng câu hỏi đa dạng theo nhiều đề tài, lĩnh vực.
− Từ một ngân hàng câu hỏi, cho phép tạo ra nhiều đề thi trắc nghiệm theo các đề tài, lĩnh vực mang tính
ngẫu nhiên cao.
− Có thể tổ chức kiểm tra tập trung, đánh giá trực tuyến, đồng loạt trên toàn hệ thống trong cùng một thời
điểm. Một phòng ban hoặc toàn bộ Ngân hàng tham gia thi cùng lúc nhưng đề thi mỗi người khác nhau.
− Có thể tự chấm bài và báo kết quả tự động.
− Cho phép thống kê danh sách những nhân viên tham gia tự học chương trình nào thông qua số lần đăng
nhập vào hệ thống.
− Cho phép tìm kiếm và thống kê kết quả thi theo nhiều tiêu chí (thống kê theo chức danh, thống kê theo Đơn
vị, thống kê theo điểm số, tên, thời gian thi, .....) và có thể xuất kết quả thi theo nhiều định dạng (theo mẫu
Word, Excel).
− Cho phép xem, in kết quả của 1 hay tất cả các khóa học mà học viên đã tham gia.
Quy trình thự
thực hiệ
hiện eLearning

Trang 38/38