JOB DESCRIPTION (JD) 
Human Resources 
 
Job Overview 
 

Job Title  Purchasing Officer 
Industry Job Title  Procurement Officer  Alternative Job Title  Supply Management Officer 
Job Location  Head Office  Date Listed   
General Description  Comply with the needed supplies of every department, To complete inventory checks, fill out 
and proofread order forms, and conduct market research for 2 to 3 questions. 
Line Manager Name  Daisy Diana Basilio  Line Manager Position  Accounting Manager 
Division/Department  Accounting and Finance Department 
Position Details 
[x] Full-time                      [   ] Part-time                                           40  hours/ per week 
[   ] Project-based              [   ] Intern       

Education  - Bachelor of Science in Accountancy or any related Business Management Course. 
Requirements   

- Know the guidelines for purchasing and any related inventory transactions & the 
corresponding requirements. 
- Can understand operational procedures with corresponding accounting records especially 
Knowledge  purchasing transactions. 
Requirements  - Computer literate with knowledge in operating system (Excel, MS Word & PPT) 
- Knowledge in Zoho is an additional 
- Knowledge in any Accounting Software is an additional. 
 

Preferred Work  - At least one year of experience in purchasing. 
Experience  - 2 to 3 year experience in related work experience. 
 
OTHER   
qualifications,  - Training / Seminars related in procurement. 
certifications,   
professional,   
memberships, etc. 
Behavioral Competencies 
Behavioral 
Time-management skills. 
Competency 1 
Behavioral 
Communication skills. 
Competency 2 
Behavioral 
Anticipates Needs - Proactive. 
Competency 3 
Behavioral 
Critical thinking skills. 
Competency 4 
Behavioral 
Problem-solving. 
Competency 5 
Behavioral 
Operational of office equipment (Printer & the likes) 
Competency 6 
Behavioral 
N/A 
Competency 7 
Behavioral 
N/A 
Competency 8 
Technical Competencies 
Technical   
Competency 1  Operational of office equipment (Printer & the likes) 
 

F-HRA-002-0 EFF: 04/26/2021 
  
 

JOB DESCRIPTION (JD) 
Human Resources 
 
Technical  Computer operation know-how 
Competency 2 
Technical   
Competency 3  Database management 

Technical 
Customer Service 
Competency 4 
Technical 
Accounts Payable  
Competency 5 
Technical  N/A 
Competency 6 
Technical   N/A 
Competency 7 
Technical   N/A 
Competency 8 
Leadership Competencies 
Leadership  Know to initiate in doing executive support to the management 
Competency 1 
Leadership  Strong analytical and Problem-solving  Skills 
Competency 2 
Leadership     Strong Business Communication Skills 
Competency 3 
Leadership   N/A 
Competency 4 
Leadership   N/A 
Competency 5 
Leadership   N/A 
Competency 6 
Leadership   N/A 
Competency 7 
Leadership   N/A 
Competency 8 
Additional Job Dimensions 
Associated   Record keeping of transactions and corresponding purchase request, purchase order and 
Risks  inventory issuance. 
Business  Supplier's Information Confidentiality. 
Accountability 
Financial  100% accountable for all the transactions involved. 
Accountability 
Typical Direct  Daily Purchasing Transactions, Daily Inventory Issuances. 
Reports 
Indirect  - Daily Due to / from / Advances to Affiliates, Employees & Directors as result pf operations. 
Reports  - Monthly Inventory Releases Summary per departments and affiliates  
- Monthly Purchase Report 
- Month-end Inventory Report 
- Quarterly Inventory Report 
- Yearly Inventory Report 
Internal  - Close work related to Finance Department 
Relationships  - All necessary transactions to deal with all departments. 
External  Seeking approval from Managing Director, Human Resources and Clients and Government 
Relationships  Entities, other Private entities dealing with the company. 
Work   with Office duties and out of the duties from time to time as for fulfillment of duties. 
Environment 

F-HRA-002-0 EFF: 04/26/2021 
  
 

JOB DESCRIPTION (JD) 
Human Resources 
 
 
                            Key Accountability                                                      Key Duties 
Signed Purchase Request Form  Receive only complete signed purchase request form. 
2 to 3 Quotation per Purchase Request Item   Provide 2 to 3 quotations for every item listed in the 
forwarded Purchase Request. 
Issued of Signed Purchase Order to Supplier  Issue generated Purchase Order to be signed by authorized 
signatories 
Issuance of Inventory per Department  Issuance of stocks / item per department with stock 
issuance form as supporting documents. 
Office Management  Welcoming visitors and identifying the purpose of their 
visit before directing them to the appropriate department.  
Inventory Management  Managing inventory thru issuance and restocking. 
Purchasing Record  Maintaining comprehensive and accurate records of 
recorded purchases. 
Accounting Entries  Performing accounting duties such as: 
Purchase Account Journal 
Receiving Report 
Item/Stock Issuance 
Input Vat Journal 
Monthly, Quarterly and Year-end Inventory 
Accounting Entry for every transactions. 
Preparing of voucher's and cheque for disbursement  
Assist employees with their petty cash needs 
Assist employees for liquidations  
Monthly monitoring of billings (RHL,CUSA,Electricity & 
water ) 
Monthly monitoring of BOD'S Investment and Insurance  
Monitoring of Accounts Payables Database  
Petty cash liquidation /Replenishment  
Encoding of OR for Vat Report  
Updating of Accounts Payables Report  
Employee Engagement  HR / Company Engagement 
Finance Department Training & Activities 
Other Task  Performing other tasks given by immediate superior 
specially the Director for Finance and Administration. 
 
KEY MEASURABLE SUCCESS INDICATORS 

Weighted 
Key Result Ideas  Key Impact  Key Performance Indicators (KPI) 
Average 

2 to 3 Quotations per items to 
Complete quotations  All transactions are documented.  15% 
purchase. 

All purchases should be documented by 
Approved Purchase  Signed and approved Purchase Order 
signed purchase order.  15% 
Order  prior to delivery. 
 
All inventory is approved and  Signed and approved Store Issuance 
Approved Store 
documented by store issuance  form prior to issuance of stocks &  15% 
Issuance Form 
monitored.  items. 
All Purchases are accounted and   
Accurate Inventory  monitored.  Accurate and strictly implementation  15% 
  of scheduled inventory. 
F-HRA-002-0 EFF: 04/26/2021 
  
 

JOB DESCRIPTION (JD) 
Human Resources 
 
 
 
   
     Monitor delivery of issued and  Chronologically file all issued and  15% 
Filing of Documents  approved purchase are recorded.  approved purchase order.   
     
   
 
Employee  Attended all employee engagement 
Engage employees build confident and 
Engagement  arrange by human resources and  10% 
trust vice versa. 
Participation  executive officer. 
Total 
100% 

 
 
 
 
 
 
PREPARED BY:  NOTED BY: 
   
   
   
LINE MANAGER  HR MANAGER 
Signature over Printed Name  Signature over Printed Name 
Date:  Date: 
APPROVED BY: 
   
   
Joseph V. Basa  Bertch Ian N. Ranis 
DIRECTOR OF FINANCE AND ADMINISTRATION  MANAGING DIRECTOR 
Signature over Printed Name  Signature over Printed Name 
Date:  Date: 
 
 
This is to acknowledge and agree with this Job Description (JD) and it was discussed with me by my immediate head. 
 
_____________________________________________________________________ 
Employee’s Signature over Printed Name | Date Signed  

F-HRA-002-0 EFF: 04/26/2021