MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

CARTA ORGANISASI

1.1 CARTA ORGANISASI < NAMA SEKOLAH

JPN

PPD

GURU BESAR

PK PENTADBIRAN & PK HAL EHWAL PK PK PETANG PK PENDIDIKAN

KURIKULUM MURID KOKURIKULUM KHAS

1
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN < NAMA SEKOLAH >

GURU BESAR

PK HAL EHWAL PK PK PENDIDIKAN

PK PENTADBIRAN PK PETANG
MURID KOKURIKULUM KHAS

2
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

CARTA FUNGSI

PENOLONG KANAN HAL ELWAL MURID

Bertanggungjawab dalam
peningkatan sahsiah murid serta
memastikan pelaksanaan selaras
dengan dasar KPM
Mewujudkan hubungan dua hala
dengan komuniti dan agensi-sgensi
luar
Mengajar mengikut pekeliling
berkuatkuasa

PENGURUSAN PENGOPERASIAN

Pengurusan Organisasi Pengurusan Kokurikulum

Pengurusan Badan Beruniform
Pembangunan Sumber Sukan
Manusia Permainan
Pengurusan Perhubungan Kelab
Luar Persatuan

3
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

PENGURUSAN ORGANISASI
a. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik, pengurusan
pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan mesyuarat, pengurusan aduan,
pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan program dan pengurusan
dokumen dan rekod kerajaan
b. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah
c. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan sumber manusia meliputi
latihan personel dan penilaian prestasi bagi guru
d. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan hubungan dengan
pihak luar

PENGURUSAN KURIKULUM

a. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa

PENGURUSAN KOKURIKULUM

a. Membantu merancang dan mengesahkan Pengurusan Unit Beruniform, Kelab dan

Persatuan, Sukan dan Permainan bagi murid
b. Membantu merancang dan mengesahkan Pengurusan penyertaan murid aktiviti luar

4
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM
KETUA
GELARAN Penolong Kanan Ketua Pengarah Pelajaran
PERKHIDMATA
JAWATAN Hal Ehwal Murid Malaysia
N
RINGKASAN KEDUDUKAN DI
GELARAN PK KO WARAN Rujuk waran B63
JAWATAN PERJAWATAN
BIDANG
GRED JAWATAN DG32 Pendidikan
UTAMA
1. Pengurusan
GRED JD SUB-BIDANG
2. Pengoperasian
STATUS DISEDIAKAN
Tetap < Nama Pengetua>
JAWATAN OLEH
<Nama Pegawai Penilai 1>
HIRARKI 1
< nama sekolah> DISEMAK OLEH <Jawatan Pegawai Penilai
(BAHAGIAN)
1>
HIRARKI 2 <Nama Pegawai Penilai 2>
DILULUSKAN
(CAWANGAN/ <Jawatan Pegawai Penilai
OLEH
SEKTOR/UNIT) 2>

Pegawai
SKIM TARIKH
Perkhidmatan
PERKHIDMATAN DOKUMEN
Pendidikan

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Menbantu merancang dan menyelaras pengurusan organisasi dan pengurusan hal ehwal
murid bagi memastikan berlaku peningkatan kualiti sekolah serta kemenjadian murid yang
seimbang dan menyeluruh.

5

AKAUNTABILITI
Membantu merancang,
merangka dan
menyelaraskan program/
aktiviti pengurusan sekolah
yang komprehensif bagi
memastikan kualiti sekolah
meningkat secara konsisten.
Membantu merancang dan
mentadbir pelaksanaan
kokurikulum bagi menyokong
kemenjadian murid secara
menyeluruh dan seimbang
dalam aspek jasmani, emosi,
rohani dan intelektual
Melaksanakan PdP bagi
memastikan murid menerima
pembelajaran berdasarkan
dasar kurikulum kebangsaan
MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM
TUGAS UTAMA
1. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik,
pengurusan pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan
mesyuarat, pengurusan aduan, pengurusan perhubungan
pelanggan, pengurusan program dan pengurusan dokumen dan
rekod kerajaan
2. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah
3. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan sumber
manusia meliputi latihan personel dan penilaian prestasi bagi guru
4. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan
hubungan dengan pihak luar
1. Membantu merancang dan mengesahkan Pengurusan Unit
Beruniform, Kelab dan Persatuan, Sukan dan Permainan bagi
murid
2. Membantu merancang dan mengesahkan Pengurusan penyertaan
murid dalam aktiviti luar
1. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa
6
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

DIMENSI
● Kategori Sekolah:
● Gred Sekolah:
● Bilangan Sesi Persekolahan:
● Bilangan Guru:
● Bilangan AKP:
● Bilangan Murid:
Bilangan Kelas:
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
● Sijil Perguruan / Diploma Pendidikan
●

KOMPETENSI
● Kemahiran pedagogi
● Kemahiran membimbing
● Kemahiran kepimpinan
● Kemahiran merancang dan menganalisis
● Kemahiran membuat keputusan
● Kemahiran menyelia
PENGALAMAN
● Berkhidmat dalam pendidikan sekurang-kurangnya 8 tahun
● Berada dalam gred 29 sekurang-kurangnya 3 tahun
● Berada dalam gred 32 sekurang-kurangnya 3 tahun

7
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

PROSES KERJA

Aktiviti 1: Pengurusan Strategik

PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK

1 Menubuhkan Jawatan Kuasa PEKELILING

GB PK
Perancangan Strategik KEMAJUAN
PENTADBIRAN
Mengenal pasti isu strategik AWAM BILANGAN 2
2 GB PK TAHUN 2005
sekolah

Garis Panduan Bagi

3 GB Menetapkan matlamat sekolah PK Mewujudkan Petunjuk-
Petunjuk Prestasi
Utama Atau Key
Performance Indicators
4 PK Ko Analisis persekitaran (SWOT) GB/ PK/ GAB (KPI) dan
Melaksanakan
Penyediaan Perancangan Pengukuran Prestasi di
5 PK Ko Strategik, Pelan Taktikal dan GB/ PK/ GAB Agensi Kerajaan
Pelan Operasi

Kelulusan Perancangan
6 GB Strategik, Pelan Taktikal dan PK
Pelan Operasi

7 PK Ko Pelaksanaan Pelan Operasi GB/ PK

8 Melaksanakan kajian semula

PK Ko PK
dan menambah baik

9 Mendokumentasikan
PK Ko GB
Perancangan Strategik.

8
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

CARTA ALIR

Aktiviti 1: Pengurusan Strategik

TANGGUNG
CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH
JAWAB

MULA

Menubuhkan Jawatan Kuasa

GB Perancangan Strategik

GB Mengenal pasti isu strategik sekolah

GB Menetapkan matlamat sekolah

PK Ko Analisis persekitaran (SWOT)

Penyediaan Perancangan Strategik,

PK Ko Pelan Taktikal dan Pelan Operasi

Kelulusan Perancangan Strategik,

GB Pelan Taktikal dan Pelan Operasi

Tidak lulus
Penambahbaikan

Lulus

PK / GAB Pelaksanaan Pelan Operasi

Melaksanakan kajian semula dan

GB menambah baik

Mendokumentasikan Perancangan
PK Ko Strategik

TAMAT

9
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Pengurusan Strategik

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengeluarkan surat pelantikan Jawatan kuasa

1. ● Mengenal pasti guru yang akan menguruskan
perancangan strategik

2. Mengenal pasti isu strategik sekolah

3. Menetapkan matlamat sekolah

Analisis persekitaran (SWOT)

4. ● Faktor membantu pencapaian objektif
● Faktor menjejas pencapaian objektif
Menyediakan Perancangan Strategik, Pelan Taktikal dan
Pelan Operasi
● Semakan Perancangan Strategik sedia ada
5. ● Pelan Taktikal yang diterjemah dari Perancangan
Strategik
● Operasi lengkap dari setiap Pelan Taktikal yang
merangkumi 5W1H)
Semakan dan kelulusan Perancangan Strategik, Pelan
6. Taktikal dan Pelan Operasi
● Rekod dan dokumen
Taklimat pelaksananaan Pelan Taktikal dan Pelan Operasi
kepada semua guru dan Anggota Kumpulan Sokongan
7.
● Taklimat/ Bengkel/ Arahan
● Menubuhkan jawatan kuasa untuk setiap operasi
Pelaksanaan Pelan Operasi
8. ● Kertas kerja/ Kertas konsep/ Brosur/ Risalah
● Laporan/ Dokumentasi
Kajian Semula/ Penambahbaikan
9. ● Surat arahan
● Data/ Laporan/ Penilaian prestasi
● Keputusan penambahbaikan

10. Rekod dan dokumentasi

10
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

PROSES KERJA

Aktiviti 2: Pengurusan Data

PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK

Mengeluarkan arahan untuk

1. GB mengumpul data yang PK(P)
diperlukan

2. Mengumpul data dari GAB yang

PK Ko GAB
berkaitan
Memasukkan data /
3. PK Ko menggabungkan data yang GAB
dikumpul (sekiranya perlu)

4. Melaksanakan verifikasi dan

GB PK(P)/GAB
validasi data
Membuat pengesahan ke atas
5. GB data yang telah disemak dan PK(P)/GAB
dikemaskini
Menganalisis data dan
6. PK Ko menyediakan laporan GAB
berdasarkan keperluan

7. Membentangkan laporan dalam

PK Ko GAB
mesyuarat
Membuat tindakan susulan
(tindakan pembetulan,
8. PK Ko pencegahan dan PK(P)
penambahbaikan) berdasarkan
keputusan mesyuarat.

9. Menyediakan laporan tindakan

PK Ko GAB
susulan

10. Membuat pengesahan ke atas

GB GPK/GAB/ PM
laporan yang telah dikemaskini

11. AKP Rekod dan dokumentasi GB

11
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

CARTA ALIR

Aktiviti 2: Pengurusan Data

TANGGUNG
CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH
JAWAB

MULA

Mengeluarkan arahan untuk

GB mengumpul data yang diperlukan

Mengumpul data dari sumber-sumber

PK KO yang berkaitan

Memasukkan data/menggabungkan
PK KO data yang dikumpul (sekiranya perlu)

Melaksanakan verifikasi dan validasi

GB data

Membuat pengesahan ke atas data

GB yang telah disemak dan dikemaskini
Data perlu
diubahsuai
Menganalisis data dan menyediakan
PK KO laporan berdasarkan keperluan
Data mengikut
kehendak dan
keperluan

Membentangkan laporan dalam

PK KO mesyuarat pengurusan

Membuat tindakan susulan (tindakan

pembetulan, pencegahan dan
penambahbaikan) berdasarkan
PK KO/ GAB keputusan mesyuarat.

Menyediakan laporan tindakan

PK KO susulan

Membuat pengesahan ke atas laporan

GB yang telah dikemaskini

AKP Rekod dan dokumentasi

TAMAT

12
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

SENARAI SEMAK

Aktiviti 2: Pengurusan Data

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengeluarkan arahan untuk mengumpul data yang

1.
diperlukan

2. Mengumpul data dari sumber-sumber yang berkaitan

Memasukkan data / menggabungkan data yang dikumpul

3.
(sekiranya perlu)

4. Melaksanakan verifikasi dan validasi data

Membuat pengesahan ke atas data yang telah disemak dan

5.
dikemaskini

Menganalisis data dan menyediakan laporan berdasarkan

6.
keperluan

7. Membentangkan laporan dalam mesyuarat pengurusan

Membuat tindakan susulan (tindakan pembetulan,

8. pencegahan dan penambahbaikan) berdasarkan keputusan
mesyuarat.

9. Menyediakan laporan tindakan susulan

Membuat pengesahan ke atas laporan yang telah

10.
dikemaskini

11. Rekod dan dokumentasi

13
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

PROSES KERJA

Aktiviti 3 : Pengurusan Aduan

PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK

1. PK HEM Menerima dan merekod aduan GB

2. Mengeluarkan surat akuan

GB PK/GAB
terima (SAT) kepada pengadu.

3. Menyalurkan aduan kepada

GB PK/GAB
pihak berkaitan.

4. PK/GKMP/GAB Menjalankan siasatan GB

5. PK/GKMP/GAB Melaporkan hasil siasatan . GB

6. PK/GKMP/GAB Menyediakan ulasan. PK

7. GB Mengesahkan laporan PK/GKMP/GAB

Menghantar keputusan siasatan

8. PK/GKMP/GAB aduan bersama Borang Maklum GB
Balas kepada pengadu
Menyediakan analisis aduan
9. GKMP/GAB setiap bulan dan dilaporkan PK
dalam mesyuarat pengurusan

10. GAB/PT Rekod dan dokumentasi GB

14
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

CARTA ALIR

Aktiviti 3 : Pengurusan Aduan

TANGGUNG
CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH
JAWAB

MULA

PK HEM Menerima dan merekod aduan 60 minit

Mengeluarkan surat akuan terima

(SAT) kepada pengadu.
GB/PK 30 minit

Menyalurkan aduan kepada pihak

GB berkaitan. 90 minit

PK/GKMP/GAB Menjalankan siasatan 2730 moniti

PK/GKMP/GAB Melaporkan hasil siasatan . 60 minit

PK/GKMP/GAB Menyediakan ulasan. 120 minit

GB Pengesahan laporan 30 minit

Menghantar keputusan siasatan

aduan bersama Borang Maklum
PK/GKMP/GAB Balas kepada pengadu 390 minit

Menyediakan analisis aduan setiap

GKMP/GAB bulan dan dilaporkan dalam
mesyuarat pengurusan 300 minit

GAB/PT Rekod dan dokumentasi 60 minit

TAMAT

15
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

SENARAI SEMAK

Aktiviti 3 : Pengurusan Aduan

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Menerima dan merekod aduan

2. Mengeluarkan surat akuan terima (SAT) kepada pengadu.

3. Menyalurkan aduan kepada pihak berkaitan.

4. Menjalankan siasatan

5. Melaporkan hasil siasatan .

6. Menyediakan ulasan.

7. Menghantar keputusan siasatan aduan bersama Borang

Maklum Balas kepada pengadu

8 Menyediakan analisis aduan setiap bulan dan dilaporkan

dalam mesyuarat pengurusan

9 Rekod dan dokumentasi

16
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

PROSES KERJA

Aktiviti 4: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK

Melantik Jawatankuasa bagi

memastikan infratstruktur dan
1. GB PK
persekitaran berada dalam
keadaan yang baik
Memberi arahan melaksanakan
2. GB PK/GKMP
pemantauan secara berkala

3. PK HEM Menyediakan jadual pemantauan GB

Melaksanakan pemantauan
4. AJK PK/GKMP
secara berkala
Sekiranya ada aduan/isu
tindakan segera perlu diambil
5. AJK Pegawai Aduan
bagi menyelesaikan aduan/isu
tersebut
Menyediakan laporan dan
6. AJK dibentangkan dalam mesyuarat PK/GKMP
pengurusan
Membuat tindakan susulan
7. PK HEM berdasarkan laporan yang telah PK/GKMP
dibentangkan

8. AKP Rekod dan dokumentasi PK/GKMP

17
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

CARTA ALIR

Aktiviti 4: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

TANGGUNG
CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH
JAWAB

MULA

GB Melantik Jawatankuasa

Beri arahan melaksanakan

GB pemantauan secara berkala 60 minit

PK HEM Menyediakan jadual

AJK Laksana pemantauan berkala 5850 minit

Tindakan
Penyelesaian TIDAK

AJK Aduan/Isu 120 minit

AJK Laporan 120 minit

AJK Tindakan susulan 180 minit

AJK Rekod dan dokumentasi

TAMAT

18
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

SENARAI SEMAK

Aktiviti 4: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Melantik Jawatankuasa bagi memastikan infratstruktur dan

1.
persekitaran berada dalam keadaan yang baik

2. Memberi arahan melaksanakan pemantauan secara berkala

3. Menyediakan jadual pemantauan

4. Melaksanakan pemantauan secara berkala

Sekiranya ada aduan/isu tindakan segera perlu diambil bagi

5.
menyelesaikan aduan/isu tersebut

Menyediakan laporan dan dibentangkan dalam mesyuarat

6.
pengurusan

Membuat tindakan susulan berdasarkan laporan yang telah

7.
dibentangkan

8. Rekod dan dokumentasi

19
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

PROSES KERJA

Aktiviti 5: Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK

PK(P) / PK
1. GB Arahan pelaksanaan program
Petang
2. PK Ko A. PERANCANGAN GAB

Menyediakan kertas kerja/ pelan

tindakan yang mempunyai
keperluan minimum seperti
berikut :

a) Tajuk,
b) Tarikh, Masa, Tempat
c) Kumpulan Sasaran
d) Objektif
e) KPI (Indikator Output
dan Outcome)
f) Implikasi Kewangan
(Bajet)
g) Jawatankuasa Program
h) Strategi Pelaksanaan /
Jadual / Pengisian Program

3. PK Ko Menentukan kaedah GKMP

pemantauan berdasarkan salah
satu dari kaedah berikut :
a) Pelaporan Jawatan
kuasa Instrumen
b) Pengumpulan Data
c) Soal selidik
d) Temu bual
e) Semakan dokumen

4. GB Mendapatkan kelulusan daripada PK(P)/ PK

GB Petang
5. PK Ko Melaksanakan mesyuarat / GAB / AKP
perbincangan jawatan kuasa

B. PELAKSANAAN
6. GAB Melaksanakan program seperti GKMP / GAB /
yang telah dirancang AKP

20
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

PROSES KERJA

Aktiviti 5: Pengurusan Program / Aktiviti

PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK

7. PK Ko C. PEMANTAUAN DAN GKMP / GAB /

PENGUKURAN AKP
Melaksanakan pemantauan dan
pengukuran
a) Pelaksanaan program
b) Pencapaian KPI
8. PK Ko Menyediakan laporan program GAB
setelah program selesai.
9. GB D. KEBERKESANAN PK(P) / PK
Petang / GKMP /
Kajian semula; GAB
Menjalankan mesyuarat post
mortem untuk mengenalpasti
kekuatan dan kelemahan
pelaksanaan program.

10. PK Ko Membuat tindakan susulan GAB

berdasarkan keputusan
mesyuarat post mortem.
11. GAB Penilaian prestasi; PK (P)/ PK
Petang / GKMP
Melaksanakan penilaian prestasi
ke atas kumpulan sasar untuk
melihat keberkesanan
pelaksanaan program.

12. PK Ko Membentangkan laporan GKMP / GAB

penilaian prestasi dalam
mesyuarat.

13. GAB Membuat penambahbaikan PK (P)/ PK

berdasarkan keputusan Petang
mesyuarat.
14. GAB Merekod dan mendokumentasi. GB/GPK

21
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

CARTA ALIR

Aktiviti 5: Pengurusan Program / Aktiviti

TANGGUNG
CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH
JAWAB

MULA

PK Menyediakan kertas kerja

PK Mendapatkan kelulusan 60 minit

Tidak lulus

GB
Penambahbaikan Lulu
s

GAB Melaksanakan program 1170 minit

Melaksanakan pemantauan
PK pelaksanaan program 60 minit

Tindakan
pembetulan Ada isu

Tiada
isu
GB Kajian semula

PK Tindakan susulan 60 minit

Menyedia dan membentang laporan

GAB dalam mesyuarat 1440 minit

Melaksanakan tindakan
GAB penambahbaikan 1440 minit

GAB Merekod dan mendokumentasi 20 minit

TAMAT

22
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

CARTA ALIR

Aktiviti 5: Pengurusan Program / Aktiviti

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menyediakan kertas kerja

2. Mendapatkan kelulusan

3 Melaksanakan program

4. Melaksanakan pemantauan pelaksanaan program

5. Kajian semula

6. Tindakan Susulan

7. Membentang laporan dalam mesyuarat

7. Melaksanakan tindakan penambahbaikan

8. Merekod dan mendokumentasi

23
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

PROSES KERJA

Aktiviti 6: Mengurus jaringan dan hubungan luar

PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK

Mengenal pasti agensi-agensi

1. GB yang dapat berkerjasama PK/GKMP
dengan pihak sekolah
Mengadakan mesyuarat awal
bersama agensi luar / PIBG
2. GB untuk membincangkan program PIHAK LUAR
yang memberi impak kepada
sekolah

Memberi arahan untuk

3. GB PK
melaksanakan program

Menerima arahan untuk

4. PK Ko GB
melaksanakan program

Menyediakan kertas kerja bagi

5. GAB PK
setiap program yang dirancang

Mendapatkan kelulusan kertas

6. PK Ko GB
kerja daripada PGB

Melaksanakan aktiviti mengikut

7. GAB GAB
prosedur

Menyediakan laporan aktiviti

8. PK Ko GAB
yang telah dilaksanakan

Mengadakan mesyuarat post

mortem bagi mengenal pasti
9. PK Ko GB
keberkesanan aktiviti-aktiviti
yang telah dilaksanakan

10. GAB Rekod dan dokumentasi PK/GKMP

24
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

CARTA ALIR

Aktiviti 6: Mengurus jaringan dan hubungan luar

TANGGUNG
CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH
JAWAB
MULA

GB Mengenal pasti agensi

GB Mesyuarat awal bersama agensi 60 minit

GB Arahan melaksanakan tugas 60 minit

PK Ko Mendapatkan kelulusan 120 minit

GAB Post Mortem 120 minit

PK Ko Menyediakan kertas kerja 120 minit

Tidak
GAB berkesan Laporan 60 minit

PK Ko Laksana aktiviti
Penambahbaikan

GAB Rekod dan dokumentasi

TAMAT

25
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

SENARAI SEMAK

Aktiviti 6: Mengurus jaringan dan hubungan luar

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengenal pasti agensi-agensi yang dapat berkerjasama

1.
dengan pihak sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama agensi luar/PIBG
2. untuk membincangkan program yang memberi impak
kepada sekolah

3. Memberi arahan untuk melaksanakan program

4. Menerima arahan untuk melaksanakan program

Menyediakan kertas kerja bagi setiap program yang

5.
dirancang

6. Mendapatkan kelulusan kertas kerja daripada PGB

7. Melaksanakan aktiviti mengikut prosedur

8. Menyediakan laporan setiap aktiviti yang dilaksanakan

Mengadakan mesyuarat post mortem bagi mengenal pasti

9.
keberkesanan aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

10. Rekod dan dokumentasi

26
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

PROSES KERJA

Aktiviti 7 : Pengurusan Mesyuarat

PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK

● PEKELILING
TRANSFORMASI
1. GB Membuat penetapan mesyuarat GPK/ GAB PENTADBIRAN
dan mengeluarkan surat panggilan
mesyuarat kepada ahli mesyuarat. AWAM
BIL. 2 TAHUN 2018
MyMESYUARAT -
Pelaksanaan mesyuarat EKOSISTEM
GPK/ PK
2. PK Ko berdasarkan agenda yang PENGURUSAN
Petang/ GAB
ditetapkan
MESYUARAT ERA
DIGITAL

● AKTA ARKIB
3. GAB Mencatat minit mesyuarat. GB
NEGARA

4. GAB Menyediakan minit mesyuarat. GB

Mengedarkan minit mesyuarat dan

5. GAB borang maklum balas dalam GAB
tempoh 7 hari bekerja.
Mengambil tindakan hasil
keputusan mesyuarat yang telah GPK/ PK
6. PK Ko dipersetujui. Petang/ GAB

Mengumpul dan menyatukan GPK/ PK

7. PK Ko
dapatan maklum balas. Petang/

8. PK Ko Rekod dan dokumentasi GB

27
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

CARTA ALIR

Aktiviti 7 : Pengurusan Mesyuarat

TANGGUNG
CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH
JAWAB

MULA

GB Edar surat panggilan 240 minit

PK Ko Laksana mesyuarat 360 minit

GAB Catatan minit mesyuarat. 360 minit

GAB Sedia minit mesyuarat. 780 minit

Edaran minit dan maklum balas

PK Ko mesyuarat 120 minit

Kumpul dan satukan maklum

PK Ko balas 390 minit

PK Ko Mengemaskini Rekod dan Fail. 60 minit

TAMAT

28
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

SENARAI SEMAK

Aktiviti 7 : Pengurusan Mesyuarat

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Pengedaran Surat panggilan mesyuarat kepada ahli

mesyuarat.
1. ● Agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat
● Menentukan kertas kerja/ isu/ program/ laporan
(sekiranya ada)
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan agenda yang
ditetapkan
● Rekod kehadiran
2.
● Perkara-perkara yang dibincangkan
● Keputusan-keputusan yang dibuat
● Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil
Mencatat minit mesyuarat.
3. ● Catatan minit
● Keputusan mesyuarat
Menyediakan minit mesyuarat.
4. ● Draf
● Semakan
Mengedarkan minit mesyuarat dan Borang Maklum balas
5. dalam tempoh 7 hari bekerja.
● Rekod penghantaran
Mengambil tindakan hasil keputusan
6. mesyuarat yang telah dipersetujui.
● Rekod tindakan

7. Mengumpul dan menyatukan dapatan maklum balas.

8. Mengemaskini Rekod dan Fail.

29
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

PROSES KERJA

Aktiviti 8 : Mengurus Latihan Personel

PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK

Mengkaji keperluan bidang

1. PK Ko latihan berdasarkan Analisis
Keperluan Latihan
Menyerahkan cadangan
2. PK Ko perancangan latihan kepada
Pengetua untuk kelulusan.
Meneliti cadangan dan
3. GB menentukan jenis latihan yang
diperlukan
Menyediakan Jadual
Perancangan Latihan dalam
4. PK Ko
takwim sekolah selepas
kelulusan Pengetua
Memberi arahan untuk
5. GB menguruskan kursus / latihan
yang telah diluluskan
Menguruskan latihan (Sebelum ,
semasa dan selepas)

1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
ii. Menyediakan Jadual Latihan
6. PK Ko
iii. Menyediakan Senarai
Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus
secara online dalam sistem SPL
KPM

30
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

PROSES KERJA

Aktiviti 8 : Mengurus Latihan Personel

PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK

2. Anjuran Agensi Luar

(sebelum, semasa dan selepas)
PK Ko
i. Menyediakan senarai calon
dan menghantar senarai tersebut
kepada penganjur latihan.
ii. Memaklumkan kepada calon
untuk menghadiri latihan.

iii. Guru Akademik Biasa

hendaklah menyediakan laporan
GAB
9. dan diserahkan kepada
Pengetua/ PK Ko selepas latihan
untuk disimpan dan tindakan.
GAB
iv. Mengisi kehadiran kursus
secara online dalam sistem SPL
KPM.
GAB
v. Mengumpulkan salinan sijil
atau maklumat kehadiran untuk
kemas kini Buku Rekod
Perkhidmatan
Mengedar borang penilaian
kursus kepada peserta pada hari
10. PK Ko terakhir kursus untuk menilai
keberkesanan pelaksanaan
latihan personel
Agensi Yang
Merekod kehadiran kursus
11. GAB Mengendalikan
dalam SPL KPM
Kursus
Melaksana penilaian kendiri
12. GAB
selepas menghadiri latihan

13. PK Ko Rekod dan dokumentasi

31
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

CARTA ALIR

Aktiviti 8 : Mengurus Latihan Personel

TANGGUNG
CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH
JAWAB

Mengarahkan guru untuk mengisi Borang

Matriks Kompetensi guru secara online
untuk mengenal pasti keperluan latihan
GB dalam Sistem SPL KPM 3900 min

Mencetak Rumusan Analisis Matriks

GPK/SU LADAP Kompetensi dalam Sistem eSPL

Mengkaji keperluan bidang latihan

GPK/SU LADAP berdasarkan Analisis Keperluan Latihan 390 min
Menyerahkan cadangan perancangan
GPK/SU LADAP latihan kepada Pengetua/Guru Besar
untuk kelulusan
Meneliti cadangan dan menentukan jenis
GB latihan yang diperlukan 780 min
Menyediakan Jadual Perancangan
Latihan dalam takwim sekolah selepas
GPK/SU LADAP kelulusan Pengetua / Guru Besar 20 min
Memberi arahan kepada GPK untuk
menguruskan kursus / latihan yang telah
GB diluluskan 180 min

GPK/SU LADAP Menguruskan latihan (sebelum, semasa

KU/PP dan selepas) 180 min
Mengedar borang penilaian kursus kepada
peserta pada hari terakhir kursus untuk
GPK/SU LADAP menilai keberkesanan pelaksanaan latihan
KU/PP personel 30 min
GAB/ SU Merekod kehadiran kursus dalam SPL Mengikut
LADAP KPM keperluan lokasi
Mengedarkan dan mengumpul borang
keberkesanan program selepas 1 bulan
kursus kepada guru untuk melaksana
SU LADAP penilaian kendiri. 30 min

SU LADAP Salinan dan Rekod Fail 390 min

32
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

SENARAI SEMAK

Aktiviti 8 : Mengurus Latihan Personel

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Mengkaji keperluan bidang latihan berdasarkan Analisis

Keperluan Latihan

2. Menyerahkan cadangan perancangan latihan kepada

Pengetua untuk kelulusan.

3 Meneliti cadangan dan menentukan jenis latihan yang

diperlukan

4. Menyediakan Jadual Perancangan Latihan dalam takwim

sekolah selepas kelulusan Pengetua.

5. Memberi arahan kepada Penolong Kanan Pentadbiran untuk

menguruskan kursus / latihan yang telah diluluskan
Menguruskan latihan (Sebelum , semasa dan selepas)

1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
6. ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara online dalam sistem
eSPLG
2. Anjuran Agensi Luar (sebelum , semasa dan selepas)

i. Menyediakan senarai calon dan menghantar senarai

tersebut kepada penganjur latihan.
ii. Memaklumkan kepada calon untuk menghadiri latihan.
iii. Guru Akademik Biasa hendaklah menyediakan minit curai
7. dan diserahkan kepada Pengetua/Guru Besar/ Guru
Penolong Kanan selepas latihan untuk disimpan dan
tindakan..
iv. Mengisi kehadiran kursus secara online dalam sistem
eSPLG.
v. Mengumpulkan salinan sijil atau maklumat kehadiran
untuk kemas kini Buku Rekod Perkhidmatan
Mengedar borang penilaian kursus kepada peserta pada
8. hari terakhir kursus untuk menilai keberkesanan
pelaksanaan latihan personel

9. Merekod kehadiran kursus dalam eSPLKPM

Mengedarkan dan mengumpul borang keberkesanan

10. program selepas 1 bulan kursus kepada guru untuk
melaksana penilaian kendiri.

11. Rekod dan dokumentasi

33
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

PROSES KERJA

Aktiviti 9 : Pengurusan Aktiviti Unit Beruniform / Kelab dan Persatuan / Sukan

dan Permainan.

PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK

Memberi arahan untuk

1. GB melaksanakan aktiviti PK Ko / GAB
kokurikulum
Membuat pelantikan
2. PK Ko GAB
jawatankuasa kokurikulum
Membuat perancangan tahunan
3. PK Ko dan mingguan dan penyediaan GAB
bahan kokurikulum
Melaksana aktiviti kokurikulum
4. GAB PK Ko
yang ditetapkan
Membuat pemantauan dan
5. PK Ko GAB
penilaian kemajuan murid
Membuat perekodan dan analisis
keputusan penilaian murid untuk
6. GAB tindakan penambahbaikan PK Ko
prestasi murid dalam
kokurikulum
Membuat penilaian
keberkesanan aktiviti
kokurikulum dan membuat
7 PK Ko GAB
penambahbaikan terhadap
aktiviti kokurikulum dari masa ke
semasa
Membuat pelaporan dan
8 GAB PK Ko
dokumentasi

34
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

CARTA ALIR

Aktiviti 9 : Pengurusan Aktiviti Unit Beruniform / Kelab dan Persatuan / Sukan

dan Permainan.

TANGGUNG
CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH
JAWAB

Mula

Memberi arahan untuk melaksanakan

GB aktiviti kokurikulum 30 minit

PK Ko Melantik jawatankuasa kokurikulum 120 minit

Membuat perancangan tahunan dan

mingguan dan penyediaan bahan
PK Ko kokurikulum 60 minit

Melaksana aktiviti kokurikulum yang

GAB ditetapkan 120 minit

Memantau dan menilai kemajuan

PK Ko murid 120 minit

Merekod, menganalisis dan

mengambil tindakan penambahbaikan
GAB prestasi murid dalam kokurikulum 120 minit

Menilai keberkesanan aktiviti

kokurikulum dan membuat
PK Ko penambahbaikan 60 minit

GAB Pelaporan dan dokumentasi 30 minit

Tamat

35
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

SENARAI SEMAK

Aktiviti 9 : Pengurusan Aktiviti Unit Beruniform / Kelab dan Persatuan / Sukan

dan Permainan.

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menerima arahan daripada PGB untuk melaksanakan aktiviti

kokurikulum

2. Melantik jawatankuasa kokurikulum

3 Membuat perancangan tahunan dan mingguan dan

penyediaan bahan kokurikulum

4. Melaksana aktiviti kokurikulum yang ditetapkan

5. Memantau dan menilai kemajuan murid

6. Merekod, menganalisis dan mengambil tindakan

penambahbaikan prestasi murid dalam kokurikulum

7. Menilai keberkesanan aktiviti kokurikulum dan membuat

penambahbaikan

8. Pelaporan dan dokumentasi

36
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

PROSES KERJA

Aktiviti 10: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK

Sebelum PdP

1. GAB Menyediakan dokumen- GB

dokumen yang perlu serta
disahkan oleh Pentadbir Sekolah
Menyediakan Rancangan PdP
atau Fail Rekod Persediaan
Mengajar iaitu:
a) Sukatan Pelajaran dan
b) Huraian Sukatan
Pelajaran
c) Rancangan Pelajaran
2. GAB PK(P)
Tahunan
d) Jadual Waktu Peribadi
dan
e) Jadual Waktu Kelas bagi
Guru Kelas.
f) Senarai Nama Murid
g) ‘Headcount’

Menyediakan Rancangan
Pelajaran Harian (KSSR)
mengikut format penulisan
berdasarkan sekurang-
kurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)
3. GAB PK(P)
a) Tema/Tajuk
b) Standard Kandungan
c) Standard Pembelajaran
d) Objektif
e) Aktiviti
f) BBM
g) Refleksi/Impak
Semasa PdP
4. GAB PK(P)
Memastikan suasana bilik darjah
dalam keadaan kondusif.

5. Mencatat Buku Laporan

GAB PK(P)
Kehadiran dan Disiplin Murid.

37
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

PROSES KERJA

Aktiviti 10: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK

Melaksanakan PdP dan

membimbing murid seperti yang
6. telah dirancang dalam Buku
GAB PK(P)
Persediaan Mengajar (kecuali
jika terdapat perkara yang tidak
dapat dielakkan)

Di dalam Bilik Makmal/Bilik

Khas/PJPK:
a) Merekodkan
pengambilan peralatan
dan bahan yang
diperlukan untuk PdP
sebelum kelas bermula
7. (jika berkaitan)
GAB PK(P)
b) Merekodkan
penggunaan PdP di bilik-
bilk khas
(jika berkaitan)
c) Merekod pemulangan
peralatan yang telah
digunakan selepas tamat
PdP
Pemeriksaan Latihan dan
Tugasan Murid:
a) Memeriksa hasil kerja
murid.
b) Memulangkan tugas
murid yang telah
8. GAB diperiksa. PK(P)
c) Memastikan murid
membuat pembetulan.
d) Menganalisis hasil
pembelajaran
e) Membuat refleksi dan
penambahbaikan.

38
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

CARTA ALIR

Aktiviti 10: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

TANGGUNG
CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH
JAWAB

Mula

Menyediakan dokumen-dokumen yang

perlu serta disahkan oleh Pentadbir
GAB Sekolah 150 MINIT

Menyediakan Rancangan Mengajar

GAB atau Fail Rekod Persediaan Mengajar 15 MINIT

Menyediakan Rancangan Pelajaran

Harian (KSSR ) mengikut format
GAB penulisan 15 MINIT

Memastikan suasana bilik darjah dalam

GAB keadaan kondusif 3 MINIT

Merekodkan pengambilan dan

pemulangan peralatan dan bahan yang
GAB diperlukan 3 MINIT

GAB Melaksanakan PdP dan bimbingan

Pemeriksaan Latihan dan Tugasan

GAB Murid 3 MINIT

Mula

39
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

SENARAI SEMAK

Aktiviti 10: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu serta disahkan

1.
oleh Pentadbir Sekolah

Menyediakan Rancangan PdP atau Fail Rekod Persediaan

Mengajar iaitu:
a) Sukatan Pelajaran dan Huraian Sukatan Pelajaran
a) Rancangan Pelajaran Tahunan
2. b) Jadual Waktu Peribadi dan
c) Jadual Waktu Kelas bagi
Guru Kelas.
d) Senarai Nama Murid
e) ‘Headcount’
Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian (KSSR)
mengikut format penulisan berdasarkan sekurang-
kurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)
a) Tema/Tajuk
3. b) Standard Kandungan
c) Standard Pembelajaran
d) Objektif
e) Aktiviti
f) BBM
g) Refleksi/Impak

4. Memastikan suasana bilik darjah dalam keadaan kondusif.

5. Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan Disiplin Murid.

Melaksanakan PdP dan membimbing murid seperti yang

6 telah dirancang dalam Buku Persediaan Mengajar (kecuali
jika terdapat perkara yang tidak dapat dielakkan)

Di dalam Bilik Makmal/Bilik Khas/PJPK:

a) Merekodkan pengambilan peralatan dan bahan
yang diperlukan untuk PdP sebelum kelas bermula
(jika berkaitan)
7
b) Merekodkan penggunaan PdP di bilik-bilk khas
(jika berkaitan)
c) Merekod pemulangan peralatan yang telah
digunakan selepas tamat PdP

Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid:

a) Memeriksa hasil kerja murid.
b) Memulangkan tugas murid yang telah diperiksa.
8
c) Memastikan murid membuat pembetulan.
d) Menganalisis hasil pembelajaran
e) Membuat refleksi dan penambahbaikan.

40
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1.0 Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)

2.0 Falsafah Pendidikan Kebangsaan

3.0 Arahan Pegawai Pengawal

SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG

1.

2.

3.

4.

5.

41
 MYPORTFOLIO PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

BIL. NAMA JAWATANKUASA

1 AJK Panitia

5.

42