Upravljanje projektima – skripta 2015.

5) Ispitivanje i donošenje odluka, tj. ispitivanje više alternativnih strategija da bi se došlo do

optimalnog plana.
6) Širenje, tj. proces vraćanja donetih odluka nazad do pojedinačnih projektnih timova i izmene
pojedinačnih projektnih planova.
7) Merenje i kontrola, tj. merenje rezultata i praćenje progresa i povratna veza.
Po PMI faze životnog ciklusa programa su:
1) Priprema predprograma 3) Izvođenje programa 5) Zatvaranje
2) Iniciranje programa 4) Isporuka koristi od programa

Model procesa upravljanja programom autora R.Gareisa podrazumeva poslovni proces projektno
orijentisane organizacije koji se sastoji od sledeći podprocesa:
1) Početak programa
2) Koordinacija
3) Upravljanje programom
4) Rešavanje diskontinuiteta programa
5) Zaključivanje programa.
Sa stanovišta opšteg koncepta projektnog menadžmenta upravljanje programom obuhvata tri
osnovna prodprocesa ili faze:
1) Planiranje i priprema programa koja obuhvata sve aktivnosti vezane za selekciju projekata
koji će da čine program i za konačno definisanje programa i rezultata koje daje program. U
ovoj fazi se vrši definisanje ciljeva programa i njihovo usklađivanje sa ciljevima klijenta, kao i
vremenski raspored realizacije porgrama, i raspodela resursa i troškova.
2) Izvođenje i praćenje programa se odnosi na upravljanje realizacijom programa. Program
menadžer koordinira rad projektnih menadžera, koji zajedno sa projektnim timovima
upravljaju realizacijom projekata, prate realizaciju i uvode promene i korektivne akcije.
3) Integrisanje i zatvaranje programa obuhvata povezivanje pojedinačnih projekata u program i
privođenje kraju skupa nezavisnih projekata čija ukupna isporuka znači završetak projekta.
Ovde se obavljaju aktivnosti kao što su raspuštanje projektnih timova, raspuštanje projektnih
menadžera itd.
Proces upravljanja programom je u osnovi sličan procesu upravljanja životnim ciklusom programa
tako da neke njegove faze prate faze životnog ciklusa programa. Proces upravljanja programom koji
se ovde predlaže se sastoji iz četiri podprocesa:
1) Formiranje programa je početna faza upravljanja programom u kojoj se identifikuju i biraju
projekti koji čine program i definiše šta obuhvata program i koji je njegov rezultat koji treba
isporučiti klijentu. Ovde se najpre definišu ciljevi programa i povezuju sa ciljevima kompanije.
Nakon toga se vrši identifikacija mogućih projekata koji treba da čine program, a zatim i
njihova selekcija u skladu sa kriterijumima doprinosa pojedinačnih projekata ciljevima
programa i ciljevima organizacije.
2) Upravljanje realizacijom programa podrazumeva operativno upravljanje realizacijom
pojedinačnih projekata i programom u celini. Ovde se određuje program menadžer i
projektni menadžer za pojedinačne projekte, zatim programski biro itd. U ovoj fazi se pravi
vremenski plan i plan troškova za svaki pojedinačni projekat i za program u celini.
3) Integrisanje projekata u program i isporuka programa. Zavisno od tipa programa, rezultati
pojedinačnih projekata se mogu isporučivati sukcesivno ili na kraju procesa, i od toga zavisi
da li će se i na koji način izvršiti povezivanje rezultata pojedinačnih projekata u program. Kod
određenih vrsta programa kod kojih su projekti nezavisni nema faze integracije u procesu
upravljanja programom. Kod drugih tipova programa je potrebno da se završe sve aktivnosti i
onda sleduje povezivanje u program i isporuka klijentu.

86
Upravljanje projektima – skripta 2015.

4) Zatvaranje programa podrazumeva obavljanje završnih aktivnosti koje su potrebne da se

process realizacije programa privede kraju na zadovoljavajući način. Ovde se vrši raspuštanje
projektnih timova, raspuštanje projektnih menadžera, zatim razgovori sa klijentom,
sponzorom i stejkholderima da bi se utvrdilo da se program uradio na adekvatan način itd.

Glava 21. Upravljanje portfoliom projekata

21.1. Uvod

Razvoj projektnog menadžmenta kao specijalizovane discipline je tekao od upravljanja projektom,

koje se odnosi na upravljanje jednim projektom, preko program menadžmenta koji obuhvata
upravljanje sa više projekata koji čine program, pa do upravljanja portfoliom projekata koji obuhvata
upravljanje sa više nezavisnih projekata i programa. Razvijanjem ove discipline sve se više prenosi
fokus sa ciljeva pojedinačnih projekata na ciljeve organizacije.
Ako upravljanjem portfoliom projekata obuhvata projekte i programe kojima se dostižu strategijski
ciljevi organizacij e, onda treba konstatovati da u svakoj organizaciji postoje i projekti koji nisu vezani
za strategijske ciljeve organizacije, koje takođe treba uzeti u obzir i realizovati. U tom smislu
pojavljuje se i koncept multiprojektnog upravljanja u preduzeću koji obuhvata upravljanje
realizacijom svih projekata, programa i portfolia u jednoj organizaciji.
21.2. Strategijsko upravljanje i upravljanje portfoliom projekta

Realizacija strategije i postizanje strategijskih ciljeva je glavni zadatak svake organizacije i jedina
mogućnost da postigne pozitivne trenutke i buduće rezultate. Zato je neophodno da sve akcije i
projekti koji proističu iz strategije organizacije budu efikasno realizovane koristeći moderne discipline
kao što je projektni menadžment, program menadžment i upravljanje portfoliom projekata.
Upravljanje portfoliom projekta ima jasnu stategijsku komponentu. Ono produžava vremensku
dimenziju primene projektnog menadžmenta i omogućava kontinuirani projektni ciklus u skladu sa
dugoročnim horizontom strategijskog planiranja i upravljanja. Upravljanje portfoliom se bazira na
strategijskom planu i uključuje sve projekte i programe koji proizilaze, ili su povezani sa strategijskim
planom organizacije.
Dugoročno strategijsko planiranje je osnov za upravljanje portfoliom projekata, a sa druge strane
upravljanje portfoliom projekata je neophodan instrument za realizaciju strategijskih planova.
Definisanje strategijskih ciljeva i strategijskog plana organizacije podrazumeva da se u strategijskom
planu definišu pojedini projekti i programi čijom realizacijom dostižemo strategijske ciljeve i da se
ovaj proces odvija kontinuirano u skladu sa kontinuitetom strategijskog planiranja.
21.3. Definisanje upravljanja portfoliom projekata

Upravljanje portfoliom projekta povezuje strategijske ciljeve organizacije i pojedine strategije i

realizaciju pojedinih programa i projekta radi dostizanja tih ciljeva. Ono obuhvata upravljanje jednim
ili više portfolia projekata i sastoji se iz niza podprocesa kao što su identifikacija, selekcija,
prioritetizacija, upravljanje i kontrola projekata, programa i ostalih povezanih aktivnosti radi
ostvarenja strategijskih ciljeva organizacije.
Upravljanje projektom obuhvata dva osnovna dela, tj. stvaranje portfolia i upravljanje realizacijom
portfolia. Stvaranje portfolia je kontinuirani proces koji podrazumeva selekciju i prioritetizaciju
projekata i programa radi stvaranja portfolia, a zatim stalno praćenje i rekonstrukciju portfolia u
smislu eventualnog izbacivanja nekih projekata ili ubacivanja novih. Upravljanje realizacijom

87
Upravljanje projektima – skripta 2015.

portfolia obuhvata upravljanje projektima i programima menadžmenta uz neophodne postupke

usaglašavanja i optimalnog korišćenja resursa. Osnovni ciljevi upravljanja portfoliom projekata su:
1) Optimizacija portfolia projekata
2) Usklađivanje projekata i programa sa strategijom preduzeća
3) Izbor projekata i programa koji će biti realizovani
4) Definisanje prioriteta projekata i programa
5) Prekidanje ili obustavljanje projekata ili programa
6) Koordinacija internih i eksternih resursa
7) Organizaciono učenje između projekata i programa.

Prilikom razmatranja upravljanja porftoliom projekata treba imati u vidu životni ciklus portfolia koji je
znatno širi u odnosu na klasičan živostni cilus projekta. Prema Widemanu životni ciklus portfolia
obuhvata sledeće faze:
1) Identifikacija potreba i mogućnosti
2) Selekcija najbolje kombinacije projekata (portfolia)
3) Planiranje i izvršenje projekata (projektni menadžment)
4) Lansiranje proizvoda (prihvatanje i upotreba outputa)
5) Realizacija benefita.
Da bi upravljanje portfoliom projekata doprinelo strategijskim ciljevima i celovitom uspehu
organizacije, projekti koji čine portfolio treba da ispunjavaju sledeće uslove:
1) Projekti moraju biti usklađeni sa strategijom i ciljevima organizacije.
2) Projekti moraju biti konzistentni sa vrednostima i kulturom organizacije.
3) Projekti moraju doprinositi pozitivnom novčanom toku organizacije.
4) Projekti moraju na efektivan način koristiti ljudske i materijalne resurse organizacije.
5) Projekti ne moraju samo obezbediti trenutne doprinose „zdravlju“ firme, već moraju pomoći
u pozicioniranju firme i budućem uspehu.
21.4. Proces upravljanja portfoliom projekata

Proces upravljanja portfoliom projekata obuhvata sledeće podprocese:

a) Selekcija i prioritetizacija projekata

Osnovni cilj selekcije i proritetizacije projekata je da se iz skupa potrebni i raspoloživih projekata

izabenu oni projekti i programi čijom realizacijom se dostižu strategijski ciljevi organizacije, uzimajući
u obzir raspoložive resurse. Ovo je početna faza u kojoj se vrši poređenje karakteristika i doprinosa
predloženih projekata sa odabranim kriterijumima za selekciju radi formiranja projektnog portfolia.
Da bi smo otpočeli ovu fazu moramo prethodno definisati strategijske ciljeve kompanije, izraditi
strategijski plan, utvrditi raspoložive resurse i slično. Selekcija i prioritetizacija obuhvata sledeće faze:
1) Priprema projeknih predloga
2) Definisanje koristi od projekata i utvrđivanje kriterijuma kojima se mere ove koristi
3) Procena rizika
4) Utvrđivanje raspoloživih resursa i finansijskih sredstava
5) Utvrđivanje usklađenosti projekata sa definisanim strategijama organizacije
6) Rangiranje projekata prema utvrđenim kriterijumima i određivanje prioriteta
7) Izbor projekata i definiasanje portfolia.
U postupku selekcije i rangiranja koristi se veliki broj kriterijuma i metoda kao što su Cost-Benefit
analiza, period povraćaja, neto sadašnja vrednost itd.
b) Preispitivanje, održavanje i rekonstrukcija portfolia

88
Upravljanje projektima – skripta 2015.

Pošto je proces realizacije projekata dugotrajan i dinamičan na njega mogu uticati različiti faktori i
dešavati se brojne promene koje svakako utiču ne samo na izvođenje, već i na samu strukturu
portfolia. To dovodi do potrebe za stalnim preispitivanje, održavanjem i rekonstrukcijom portfolia. To
znači da treba vršiti stalnu analizu i procenu ostvarenih performansi svakog projekta i programa,
neprekidno utvrđivati doprinose projekta ostvarenju ekonomskih i drugih koristi za organizaciju i u
skladu sa tim razmatrati svaki projekat i odlučiti da li ga treba dalje realizovati, poboljšati ili zameniti.
Održavanje i poboljšanje projektnog portfolia je stalan zadatak koji se neprekidno izvodi tokom
podprocesa upravljanja realizacijom projektnog portfolia, i uz značajnu međusobnu zavisnost i
uslovljenost ova dva procesa.
c) Upravljanje realizacijom projekata i programa koji čine projektni portfolio

Zbog činjenice da se u ovom procesu istovremeno realizuje veći broj projekata, organizovanje za
upravljanje realizacijom projekata, programa i portfolia u celini, je veoma složen problem koji
zahteva da se precizno definišu ključni učesnici u ovom procesu i njihove glavne uloge i odgovornosti.
Pored projektnih menadžera i projektnih timova koji su zaduženi za upravljanje realizacijom pojedinih
projekata, u procesu upravljanja portfoliom projekata veoma važnu ulogu imaju Top menadžment i
Projektni Portfolio Odbor (Savet), projektni portfolio menadžer i Programski (Projektni) biro. Oni su
zaduženi za upravljanje realizacijom svih procesa u upravljanju projektnim portfoliom. Iako je logično
da top menadžment, koji je odgovoran za dostizanje strategijskih ciljeva kompanije, bude odgovoran
i za sve upravljačke odluke u upravljanju portfoliom projekata, on najčešće najveći deo svojih
ovlašćenja i odgovornosti prenosi na Projektni Portfolio Odbor. U tom slučaju je Projektni Portfolio
Odbor, zajedno sa projektnim portfolio menadžerom odgovoran za odvijanje celokupnog procesa
upravljanja projektnim portfoliom i za efikasnu realizaciju projekata i programa koji čine portfolio.
Programski biro je zadužen za praćenje i kontrolu realizacije svih programa i projekata u portfoliu.
Njegov zadatak je da koordinira realizaciju svih projekata u portfolu i da kontroliše postizanje
planiranih projektnih rezultata i da o tome obaveštava Projektni Portfolio Odbor. On analizira status
svakog projekta i priprema potrebne izveštaje i predloge za Projektni Portfolio Odbor. Na osnovu
informacija i preporuka projektnog biroa, Projektni Portfolio Odbor odlulčuje da li projekat treba
prekinuti, nastaviti ili odožiti.
d) Praćenje i kontrola realizacije pojedinih projekata, programa i portfolia u celini

Ova faza je direktno vezana za fazu realizacije projekta i programa i ona takođe zahteva efikasnu
organizaciju sposobnu za koordinaciju, zajednički rad, prikupljanje informacija, preispitivanje
pojedinih aktivnosti i procesa u realizaciji i dostavljanje informacija i preporuka u fazu održavanja
portfolija i realizacije portfolija radi promena i usmeravanja ka planiranim strategijskim ciljevima.
Praćenje i kontrola realizacije projekata, programa i portfolia u celini se obavlja tokom celokupnog
procesa upravljanja projektnim protfoliom. Soženost praćenja i kontrole zahteva postojanje jake
informatičke podrške sposobne da prihvati, obradi i distribuira veliki broj potrebnih informacija.

89