NO. DOKUMEN: PK(O).MINDEF.BKP.

02
PROSEDUR KELUARAN 2
PENGURUSAN
PINDAAN 0
PERMOHONAN
KEMENTERIAN PERTAHANAN
KENDERAAN RASMI TARIKH 30 SEPTEMBER 2020

MUKA SURAT 1

KEMENTERIAN PERTAHANAN
MALAYSIA

PROSEDUR PENGURUSAN
PERMOHONAN KENDERAAN RASMI
PK(O).KPM.BKP.02

DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH

TANDATANGAN

YBRS. ENCIK MOHD SHAHRIZAL BIN YBRS. PUAN MASTURA BINTI AHMAD
NAMA
MOHD NOR MUSTAFA

SETIAUSAHA BAHAGIAN TIMBALAN KETUA SETIAUSAHA

JAWATAN
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN (PENGURUSAN)

TARIKH 30 SEPTEMBER 2020 30 SEPTEMBER 2020

1
 NO. DOKUMEN: PK(O).MINDEF.BKP.02
PROSEDUR KELUARAN 2
PENGURUSAN
PINDAAN 0
PERMOHONAN
KEMENTERIAN PERTAHANAN
KENDERAAN RASMI TARIKH 30 SEPTEMBER 2020

MUKA SURAT 2

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan pengurusan

permohonan kenderaan rasmi jabatan dilaksanakan dengan terancang, cekap
dan berkesan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh semua pegawai dan kakitangan di UPKEN

yang terlibat dalam urusan kenderaan rasmi jabatan KPM.

3.0 RUJUKAN

3.1 MS ISO 9001:2015

3.1.1 Klausa 4.4 - Sistem Pengurusan Kualiti dan Prosesnya

3.1.2 Klausa 5 - Kepimpinan
3.1.3 Klausa 6 - Perancangan
3.1.4 Klausa 7.1 - Sumber
3.1.5 Klausa 7.1.3 - Prasarana
3.1.6 Klausa 7.5 - Maklumat Didokumentasikan
3.1.7 Klausa 8.1 - Perancangan dan Kawalan Operasi
3.1.8 Klausa 8.2 - Keperluan Untuk Produk dan Perkhidmatan
3.1.9 Klausa 8.5.1 - Kawalan Penyediaan Pengeluaran
dan Perkhidmatan
3.1.10 Klausa 8.5.6 - Kawalan Perubahan
3.1.11 Klausa 8.6 - Pelepasan Output Yang Tidak Akur
3.1.12 Klausa 8.7 - Kawalan Output Yang Tidak Akur
3.1.13 Klausa 9.1 - Pemantauan, Pengukuran, Analisis
dan Penilaian
3.1.14 Klausa 10 - Penambahbaikan

2
 NO. DOKUMEN: PK(O).MINDEF.BKP.02
PROSEDUR KELUARAN 2
PENGURUSAN
PINDAAN 0
PERMOHONAN
KEMENTERIAN PERTAHANAN
KENDERAAN RASMI TARIKH 30 SEPTEMBER 2020

MUKA SURAT 3

3.2 Prosedur

3.2.1 PK(W).KPM.03 Kawalan Produk Yang Tidak Akur

3.2.2 PK(W).KPM.04 Tindakan Pembetulan dan Pencegahan

3.3 Arahan Kerja

Tiada

3.4 Dokumen Sokongan

Tiada

4.0 DEFINISI

4.1 Urusan Rasmi Tugas-tugas yang berkaitan dengan urusan

rasmi Kementerian/Kerajaan

4.2 Pengguna Semua Warga Awam KPM

3
 NO. DOKUMEN: PK(O).MINDEF.BKP.02
PROSEDUR KELUARAN 2
PENGURUSAN
PINDAAN 0
PERMOHONAN
KEMENTERIAN PERTAHANAN
KENDERAAN RASMI TARIKH 30 SEPTEMBER 2020

MUKA SURAT 4

5.0 SINGKATAN

5.1 STK - Sistem Tempahan Kenderaan

5.2 PSU - Penolong Setiausaha

5.3 PMD - Pemandu

5.4 KPT - Ketua Pembantu Tadbir

5.5 BKP - Bahagian Khidmat Pengurusan

5.6 KPM - Kementerian Pertahanan Malaysia

5.7 BJ - Bahagian/Jabatan

5.8 PT(PO) - Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)

4
 NO. DOKUMEN: PK(O).MINDEF.BKP.02
PROSEDUR KELUARAN 2
PENGURUSAN
PINDAAN 0
PERMOHONAN
KEMENTERIAN PERTAHANAN
KENDERAAN RASMI TARIKH 30 SEPTEMBER 2020

MUKA SURAT 5

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab No Tindakan Interfasa

B/J 1 Mohon kenderaan melalui Sistem Tempahan STK
Kenderaan 3 hari bekerja sebelum penggunaan
KPT/PT(PO) 2 Terima permohonan daripada BJ melalui STK STK
3 Semak butir permohonan
4 Kenalpasti keberadaan pemandu dan
kenderaan. Tentukan keutaman penggunaan.
5 Beri maklumbalas permohonan STK
Memenuhi peraturan Sokong
Ada kenderaan
Ada pemandu
Tidak memenuhi Tidak sokong
peraturan
Tiada kenderaan
Tiada pemandu
PSU 6 Kenalpasti status sokongan; Lulus/tidak lulus STK
permohonan
Isi ruang Catatan (jika perlu)
7 Maklum status keputusan kepada pemohon STK
sehari sebelum tarikh penggunaan e-mail
KPT/PT(PO) 8 Cetak slip penugasan dari STK , tandatangan STK
dan serah kepada pemandu sehari sebelum Slip Penugasan
tarikh penggunaan.
Beri penjelasan kepada pemandu (jika perlu)
Pemandu 9 Tandatangan pada slip penugasan
Pastikan ketersediaan kenderaan
10 Ambil dan hantar pengguna ke destinasi seperti Slip penugasan
yang dinyatakan dalam slip penugasan. Buku Log
Dapat kan tandatangan pengguna selepas Kenderaan
selesai tugas

5
 NO. DOKUMEN: PK(O).MINDEF.BKP.02
PROSEDUR KELUARAN 2
PENGURUSAN
PINDAAN 0
PERMOHONAN
KEMENTERIAN PERTAHANAN
KENDERAAN RASMI TARIKH 30 SEPTEMBER 2020

MUKA SURAT 6

6
 NO. DOKUMEN: PK(O).MINDEF.BKP.02
PROSEDUR KELUARAN 2
PENGURUSAN
PINDAAN 0
PERMOHONAN
KEMENTERIAN PERTAHANAN
KENDERAAN RASMI TARIKH 30 SEPTEMBER 2020

MUKA SURAT 7

7.0 CARTA ALIRAN KERJA

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN

MULA

KPT/PT(P/O) Terima permohonan daripada BJ STK

KPT/PT(P/O) Semak permohonan

Maklumkan pemohon
Menepati
Tidak untuk tindakan

Ya

KPT/PT(P/O) Sokong permohonan

Semak permohonan
PSU

Teguran dibuat
Menepati kepada KPT/PT(P/O)
Tidak

Maklum keputusan permohonan

PSU melalui STK

Serah salinan Slip Penugasan

KPT/PT(PO) kepada PMD

KPT/PT(PO) A

7
 NO. DOKUMEN: PK(O).MINDEF.BKP.02
PROSEDUR KELUARAN 2
PENGURUSAN
PINDAAN 0
PERMOHONAN
KEMENTERIAN PERTAHANAN
KENDERAAN RASMI TARIKH 30 SEPTEMBER 2020

MUKA SURAT 8

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN

Arahkan PMD mengambil dan

KPT/PT(PO) menghantar pengguna ke
destinasi

Bawa pengguna ke destinasi

PMD Buku Log Kenderaan

Periksa Buku Log Kenderaan

Buku Log Kenderaan

PSU

TAMAT

8
 NO. DOKUMEN: PK(O).MINDEF.BKP.02
PROSEDUR KELUARAN 2
PENGURUSAN
PINDAAN 0
PERMOHONAN
KEMENTERIAN PERTAHANAN
KENDERAAN RASMI TARIKH 30 SEPTEMBER 2020

MUKA SURAT 9

8.0 REKOD

TEMPOH
BIL TAJUK REKOD LOKASI
PENYIMPANAN
STK
8.1 Pejabat 1 Tahun
(http://stk.mod.gov.my)

8.2 Buku Log Kenderaan Pejabat 7 Tahun

9.0 LAMPIRAN

BIL LAMPIRAN PERKARA

Contoh Perancangan Tindakan Untuk Menangani

9.1 A
Risiko

9
 NO. DOKUMEN: PK(O).MINDEF.BKP.02
PROSEDUR KELUARAN 2
PENGURUSAN
PINDAAN 0
PERMOHONAN
KEMENTERIAN PERTAHANAN
KENDERAAN RASMI TARIKH 30 SEPTEMBER 2020

MUKA SURAT 10

10