04 The Problem Situation (2021)

PEMODELAN SISTEM
Situasi Permasalahan
Lab. Quantitative Modelling and Industrial Policy Analysis

Departemen Teknik Sistem & Industri
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
T184625/Pemodelan Sistem/QMIPA/#4
Metodologi Hard OR
1 2
3
4
5
7 6
11 8
9
10
T184625/Pemodelan Sistem/QMIPA/#4 2
Pendahuluan
Pemahaman
Melihat menyeluruh terhadap
permasalahan dalam situasi permasalahan
konteks menyeluruh dan stakeholders juga
Dibutuhkan untuk yang tepat akan merupakah prasyarat
membuat relevant memfasilitasi untuk untuk menentukan batas
system dari mendapatkan definisi yang tepat untuk narrow
permasalahan yang dan elemen system dan lingkungan
dipelajari
Stake permasalahan Situasi relevan (wider system)
holders permasalahan
Konteks Definisi Batasan

permasalahan Melihat dan elemen Cara efektif masalah/
permasalahan dalam
permasalahan untuk menangkap sistem
konteks menyeluruh situasi permasalahan:
yang tepat akan (1) Mind maps,
memfasilitasi untuk (2) Rich pictures
mengidentifikasi (3) Cognitive maps
stakeholder
Situasi Permasahan
Situasi permasalahan adalah konteks di mana permasalahan terjadi sebagai agregat dari
semua aspek yang mungkin dapat mempengaruhi atau membentuk permasalahan
People
Relationships World views
Resources Goals and aims
Processes PROBLEM SITUATION Consequences
Structures Controls
Conflicts Uncertaintes Actions and

reactions
What is a problem?
A problem is ...
'Problem solving' is the art of finding ways to get from where you are to where you want to be
(assuming you do not already know how). The 'problem', therefore, is the gap between the present
situation and a more desirable one. Vincent Nolan (1989, p. 4)
A problem can be defined as any situation in which a gap is perceived to exist between what is and what
should be. Arthur B. VanGundy Jr (1988, p. 3)
We usually refer to ourselves as having a problem if things are not as we would like them to be, and we are
not quite sure what to do about it. Colin Eden, Sue Jones and David Sims (1983, p. 12)
… any situation in which an expected level of performance is not being achieved and in which the cause of
the unacceptable performance is unknown. Charles Kepner and Benjamin Tregoe (1981, p. 34)
A problem ... is a condition characterized by a sense of mis-match, which eludes precise definition,
between what is perceived to be actuality and what is perceived might become actuality.
Peter Checkland (1981, p. 155)
A problem is a situation in which 'a decision-making individual or group has alternative courses of action
available, ... the choice made can have a significant effect, and ... the decision-maker
has some doubt as to which alternative should be selected'. Russell Ackoff (1981, p. 20)
Apakah problem itu?
Pemilik masalah biasanya
merupakan seorang pengambil
01 keputusan yang:
Merasa tidak puas
dengan kondisi eksisting
Suatu permasalahan
yang muncul harus 02
ada individu atau Mampu menilai ketika goals,
kelompok sebagai objectives, atau targets tercapai
pemilik masalah
(problem owner). 03
Memiliki kontrol terhadap beberapa
aspek situasi permasalahan yang
mempengaruhi tercapainya goals,
objectives, atau targets
6
Enam elemen permasalahan
6. Konteks permasalahan
5. Control inputs
4. Ukuran performance
3. Kriteria keputusan
2. Objective(s)
1. Pengambil keputusan
Contoh elemen masalah
Control inputs Konteks permasalahan

Kombinasi jenis dan kuantitas logs yang Semua aspek yang mempengaruhi
dibeli, jenis dan kuantitas produk, cara performance dan pengambil keputusan
mengolah kayu menjadi produk yang tidak memiliki kontrol langsung (given)
dapat mencapai ROR  18% seperti lokasi, supplier material, demand
.
Ukuran performance Pengambil keputusan
Rasio laba bersih terhadap investasi Sawmil owner-manager yang perhatian
yang dikeluarkan owner terhadap penurunan profit
Sawmill
Kriteria keputusan Objective(s) pengambil keputusan
• Tingkat ROR sedikitnya 18% Mencapai return on investment
sebelum pajak, atau yang memuaskan
• Memaksimumkan annual profit
.
Perbedaan antara objektif dan kriteria (1)
‘The end towards
which effort is
directed, an aim, goal Criteria
or end of action’
(Webster’s Collegiate
Dictionary)
Suatu standard
(aturan) yang
digunakan sebagai
dasar untuk menilai
Objective apakah atau
seberapa baik tujuan
telah tercapai
Perbedaan antara objektif dan kriteria (2)
Kriteria 1
Total waktu untuk mencapai lokasi
yang membutuhkan pelayanan
Objective
Kriteria 2
Total waktu kuadrat
Mendapatkan lokasi
Pemerintah
terbaik dimana emergency
Kota Surabaya ingin Kriteria 3
unit dapat mencapai
menentukan lokasi Waktu maksimum yang diperlukan
lokasi masyarakat yang
emergency unit (ambulan) untuk mencapai semua lokasi yang
membutuhkan secepat membutuhkan pelayanan
untuk layanan darurat
mungkin
kesehatan bagi masyarakat
secepat mungkin (untuk menilai seberapa baik lokasi
emergency unit dapat mencapai
tujuan yang telah ditetapkan)
Setiap kriteria mempunyai ukuran performance yang berbeda dan

masing-masing kriteria mungkin akan menghasilkan keputusan lokasi emergency unit yang berbeda
Biasanya hanya satu kriteria yang digunakan untuk menilai pencapaian objective.
Misalkan, “Max. Profit” untuk menilai objective “Achieving Highest Profits” (overlaping antara riteria dan objective)
Kompleksitas dalam pendefinisian masalah (1)
Ketidakpuasan yang dirasakan pembuat

Infographic Designed
keputusan
Easy to change colors, mungkin hanya berupa perasaan
photos and
Text. bahwa sesuatu dapat lebih baik
Pembuat keputusan tidak jelas dalam menentukan

objective sehingga konsekuensinya terhadap standar
kinerja dan kriteria keputusan
Pembuat keputusan tidak tahu (tidak menyadari)

semua alternatif tindakan perbaikan
Terdapat banyak pengambil keputusan (group) yang

mempunyai perbedaan dalam melihat situasi masalah
sehingga berpotensi muncul konflik objective
Kompleksitas dalam pendefinisian masalah (2)
Jika diprakarsai oleh pihak-pihak
lain yang berkepentingan selain Pada beberapa masalah,
pengambil keputusan dan tidak batas permasalahan
memiliki kontrol langsung terus menerus berubah
terhadap situasi permasalahan, sampai proyek berakhir.
tindakan yang mungkin dan
resources yang dibutuhkan
Dalam banyak kenyataan, Pendefinisian

pendefinisian problem tidak permasalahan pada tahap
dapat dilakukan dalam satu awal merupakan kunci
langkah. Definisi awal biasanya dari keberhasilan atau
diformulasikan secara berulang- kegagalan utama
ulang sampai menjadi semakin
lebih detail dan lebih baik.
Stakeholder dalam sistem
Pengambil keputusan Orang yang menggunakan solusi
yang melaksanakan 1 2 dan/atau melaksanakan keputusan
kontrol (tindakan yang dibuat/disetujui oleh Problem
yang harus diambil) Owners. Problem Users tidak
terhadap situasi memiliki wewenang untuk
permasalahan. mengubah keputusan atau
melakukan tindakan baru
STAKE-
HOLDER
Penerima manfaat atau korban
Orang yang sebagai konsekuensi dari solusi yang
menganalisis diimplementasikan. Dalam banyak
permasalahan dan kasus, Problem Customers tidak
mengembangkan 4 3 memiliki suara dan tidak dapat
solusi untuk disetujui mempengaruhi analisis atau outcome.
oleh Problem Owners Pemilihan problem customers yang
dipertimbangkan dalam analisis akan
menentukan batasan sistem
Emergency services call center
In recent years, most countries have centralized their telephone call centres for emergency services, such as the fire service,
ambulance service, or civil emergencies — the 111 or 911 service — from a regional basis to a single, national centre. The
telephones at such centres have to be staffed by real people on a 24-hour basis. The processing of each incoming call consists
of recording the name, the address and telephone number, the type of emergency, its urgency, etc. Some of this information
must be evaluated for its accuracy and whether the call is genuine. Each incoming call may take as little as one minute or may
sometimes exceed five minutes to process and then liaise with the appropriate service. The aim of the service is to trigger an
appropriate response as quickly as possible. The faster the response, the greater the likelihood of preventing loss of life or
reducing serious injury and loss of property. The response rate can be kept to a minimum by scheduling a very large number
of operators on duty at all times, such that the chance of having to wait for an operator for more than ten seconds is almost
nil. As a result, many operators would be idle most of the time.
Not only would this be very boring for the operators, but it would also be very costly in terms of both salaries and
equipment. Government funds are limited and have to be allocated to a large number of competing uses. The emergency
services call centre is only one of these uses, albeit a very important one, but so are health services, policing, education,
welfare, etc. Determining the staffing levels of an emergency call centre boils down to balancing the centre’s operating costs
and its callers’ waiting times (measured for instance by the average and the 99th percentile). In a well-managed system it is
not possible to reduce both. If one is decreased, the other will inevitably increase. The problem is made more difficult by the
fact that some aspects, such as salaries and equipment, can be expressed in monetary terms, while others largely defy any
attempt to express them in this way. How do you evaluate a 10 per cent increase in the waiting time which may result in a 40
per cent increase in the likelihood of loss of lives or of serious injury?
Stakeholder dalam sistem emergency services call center
01
The Problem Owners The Problem User
Manager of Call Centers (memiliki Technical supervisor (sebagai
kewenangan untuk membuat pelaksana operasional harian
semua keputusan akhir). yang menjalankan keputusan
dengan kewenangan terbatas)
04 02
The Problem Analysts or Solver The Problem Customers

Konsultan (Pembuat Customers (penerima
keputusan menggunakan manfaat atau korban dari
konsultan untuk mempelajari 03 kualitas akses dan layanan
masalah dan membuat yang diberikan. Customers
rekomendasi) tidak memiliki suara langsung
dalam proses, hanya dapat
melalui pengaduan).
Mengapa pendefinisian peran itu penting?
1 2 3 4 5
Semua orang dapat Inisiasi dari decision Inisiasi dari orang Identifikasi Kesulitan: penetapan
berperan sebagai maker biasanya yang berperan problem users “stakeholder roles” yang
inisiator bagi analis akan mengarah selain decision penting tidak tepat. Misal: orang
sistem. Jika peran pada substansi dan maker biasanya sekali untuk yang berperan sebagai
dari orang yang penyelesaian deskriptif yang efektivitas pengambil keputusan
terlibat dalam masalah dengan cenderung impelementasi tidak mempunyai akses
problem situation sistem relevan yang mendikte atau rekomendasi ke informasi yang
tidak jelas maka didefinisikan secara merayu orang- dibutuhkan, tetapi orang
akan terjadi jelas dalam kendali orang yang terlibat yang memiliki informasi
kesalahan mulai pengambil dalam problem tidak mempunyai
dari awal keputusan situation wewenang dalam
mengambil keputusan
Mind map (1)
1 Ketika kita berpikir tentang sesuatu (fenomena, isu, atau
masalah) maka pemikiran yang muncul: sesuatu, aspek, dan
konsep, termasuk ketakutan – tujuan, data – fakta , dan
tindakan – reaksi dari diri sendiri atau orang lain atau entiti
yang terlibat, baik terencana dan tidak terencana,
diinginkan dan tidak diinginkan, yang merupakan hasil dari
tindakan tersebut, dan konteks yang lebih luas atau
lingkungan dari semua itu
2 Mind Map adalah semua hal tersebut yang dituangkan di

atas kertas dalam judul, slogan, atau kalimat.
3 Semua hal tersebut disusun dengan menghubungkan antar

hal yang terkait erat dengan garis (garis putus untuk
hubungan yang lemah) atau panah yang menunjukkan
hubungan kausal, atau melampirkan item yang membentuk
sebuah sub kelompok di dalam lingkaran atau 'awan'
T184625/Pemodelan Sistem/QMIPA/#4
www.free-powerpoint-templates-design.com 17
Mind map (2)
5W+1H
Contoh mind map:
Dilema pergi ke tempat kerja dengan sepeda
(software mindmap gratis: https://www.xmind.net/)
Rich picture
Gambar kartun (sederhana)
P. Checkland (1993-1999) mengusulkan
gambar seperti kartun untuk membuat
Gambar ringkasan situasi ringkasan situasi permasalahan daripada
permasalahan ditampilkan dengan kata-
Terminologi Rich Picture bukan kata atau kalimat pendek
berarti sekedar gambar, tetapi term
yang digunakan untuk Gambar dapat dibuat siapa saja
menggambarkan ringkasan situasi Rich Picture menggunakan gambar
sederhana sehingga dapat dibuat oleh siapa
Gambar tidak kaku (dibuat-buat)
saja dengan sedikit imajenasi meskipun
Jangan gunakan clip art komputer tidak pandai menggambar
untuk membuat Rich Picture karena
Gambar tidak selalu menjelaskan
hasilnya kaku dan dibuat-buat
Pada beberapa kasus, permasalahan lebih
baik digambarkan dengan diagram lainnya,
seperti flow chart untuk material,
dokumen atau informasi.
Rich picture: contoh simbol
Rich picture:
Dilema pergi ke tempat kerja dengan sepeda
A piece of sky is missing
Petunjuk untuk membuat mind maps dan rich pictures (1)
Hubungan antara struktur

dengan proses dan proses dengan proses
Bagaimana struktur mempengaruhi kondisi proses? Bagaimana satu
03
proses mempengaruhi kondisi proses lainnya? Apa hal/aspek adalah
hasil langsung atau tidak langsung dari hubungan seperti itu?
Elemen proses
Semua aspek dinamis yang mengalami perubahan atau
02
berada dalam keadaan flux (perubahan terus menerus) Contoh: kegiatan yang berlangsung dalam
struktur, aliran dan proses dari material
Elemen struktur atau informasi, dan semua pengambilan
keputusan yang berlangsung
Semua aspek atau komponen dari situasi
01
yang relatif stabil atau perubahannya
sangat lambat selama kerangka waktu dari Contoh: bangunan, peralatan, produk, tetapi
situasi juga dapat berupa logika, fungsi, intelektual,
perilaku, alternatif, kelebihan dan kekurangan,
divisi/departemen, informasi dan data, aturan,
atau jasa yang diberikan
Petunjuk untuk membuat mind maps dan rich pictures (2)
Rich Picture dan Mind Maps untuk human activity
systems dapat menggambarkan:
 Hard facts: struktur fisik dan proses, catatan data
dan interpretasi statistik, link informasi, dan objective
 Soft facts: pendapat, gosip, firasat, Mind Map dan Rich Picture dipakai
hubungan interpersonal hanya untuk mendapatkan pemahaman
(persahabatan, permusuhan, yang lebih baik dari situasi yang
kekuasaan, egois kompleks secara keseluruhan
Penggunaan utama dari

Mind Map dan Rich Picture
untuk berkomunikasi
dengan orang lain tentang
Mind Map dan Rich Picture sering digunakan
situasi yang kompleks dan
sebagai langkah pertama menganalisis isu
problematis
tertentu untuk menetapkan pilihan masalah
yang akan dipelajari, membantu dalam
memilih batas-batas yang sesuai untuk sistem
dan ruang lingkup analisis.
Cognitive mapping (1)
CM berbentuk suatu network of
statements yang menampilkan
Cognitive Mapping (CM) konsep (ide, tujuan, concern,
diadaptasi oleh C.L. Eden preferensi, tindakan) dan lawan
(1983) dari personal construct dari konsep tersebut. Konsep-
theory oleh G.A. Kelly (1955) konsep tersebut dihubungkan
dengan anak panah yang
menunjukkan arah hubungan
logisnya
Jika Mind Map dan Rich Picture

mewakili individu atau persepsi
CM memiliki persamaan
kelompok terhadap situasi
dengan Mind Maps yang
masalah, maka CM hanya
menangkap hubungan sebab
menangkap persepsi/
akibat (causal loop diagrams)
subyektivitas individu.
Construct disusun dari 2 pole :
1. Preferred pole: ide, maksud, goal, atau tidakan
(konsep) yang diinginkan
2. Undesirable pole: kebalikan konsep yang diinginkan
Dua pole dipisahkan oleh suatu ellipsis/tiga titik (…)
yang dibaca sebagai “rather than”
Ellipsis untuk final goal, constraint, atau informasi

mungkin tidak memiliki opposite yang relevan sehingga
hanya dinyatakan dengan satu pole
Pole-1 construct-1 dengan pole-1 construct-1

dihubungkan dengan tanda panah.
• Jika pole-1 dari suatu construct mengarah ke pole-2
dari suatu construct yang lain maka pada kepala
panah diberi tanda negatif (–)
• Jika pole-2 dari suatu construct mengarah pada
construct yang lain maka pada pangkal panah diberi
tanda negatif (–)
Constructs and links
Construct 2:
Make better use of current
funds… take financial partner
Preferred pole:
konsep (ide, tujuan,
concern, preferensi, Undesirable pole:
tindakan) lawan dari konsep
tersebut
Construct 1:
Keep complete control over Second pole
First pole Construct 1
Construct 1 firm… share it
Dua pole dipisah oleh tanda 3-titik (…) yang dibaca sebagai
“rather than”. Jadi construct dibaca:
keep complete control over firm rather than share it
Cognitive map for NuWave Shoes (1)
A little more than a year ago Elly jumped at the opportunity to go into business on her own, taking
over a failing niche-market, high-fashion shoe factory from an old family friend and converting it into
one offering funky shoes to the yuppy generation. With a €90,000 overdraft from a sympathetic bank
and her own savings of a little more than €40,000, plus a loan from her parents, her funky shoes were
an instant success rather than a flop [1], as some skeptics predicted, with sales only restricted by limited
production capacity rather than demand [2]. However, her cash position was tight and not as good as
expected [3], due mainly to two reasons: a three-fold rise in raw material stocks [4], locking up cash [5],
and the slow rate of collections from the retailers, the latter taking an average of 50 days to pay, rather
than the 30 days net asked for by NuWave [6].
Elly knows that she can easily double sales with little additional effort [7] if she gets new machinery
more suitable for her style of goods [8]. How to raise the €140,000 needed for that is her immediate
dilemma [9]. The bank turned down her loan application unless she injects more equity capital [10]. She
has no other funds, and neither can she raise more from her parents [11]. A priori, her only option
seems to be to take a financial partner [12]. But NuWave is her baby, and she wants to keep complete
control rather than share it [14]. Last night she had a nightmare that somebody else was sitting at her
desk and giving her orders. She looks again over her options:
Cognitive map for NuWave Shoes (2)
Last night she had a nightmare that somebody else was sitting at her desk and giving her orders. She
looks again over her options:
1. Do nothing, i.e. continue with the current mode of operation [7]. Another few years of deprivation
on a measly €400 a week for slaving 60 to 70 hours a week? It would take her three to four years to
build up enough retained earnings to upgrade the machinery [8]. Can she wait that long?
Competition may grab the opportunity and step in to fill her potential market [15].
2. Get a business partner to inject €70,000 [12]. Together with an equal-size bank loan this would
cover the new equipment cost and provide the additional working capital needed, but would reduce
her equity share to 50% — her nightmare come true [13]!
Could she perhaps make better use of her current funds [16]? For instance, offer a discount for
prompt payment [17] to speed up collections from retailers. It will reduce her margin and hence profit
[18], but if it frees half of the current i150,000 tied up in accounts receivable [19], she is already halfway
home.
She again studies the latest balance sheet. Her gaze is caught by the investment in raw materials (RM).
‘Do we really need over €90,000 dollars of RM stocks? Could we not operate efficiently with less?’ she
asks herself [20]. The current stocks are 4 to 5 months’ worth of usage! Admittedly, when they started
out with only €30,000, a few deliveries had to be delayed [21]. In the long run that will give NuWave a
reputation of unreliability — something she wants to avoid [22] since it will ultimately have a negative
impact on sales and hence profits [23].
Komentar terhadap cognitive map
Tool ini memerlukan keahlian dan pengalaman

yang cukup untuk menghasilkan sebuah peta
01 yang menangkap problem owner melihat
situasi masalah secara akurat dan reliable.
Hubungan dalam CM memiliki logika sebab-

akibat, sedangkan pada Mind Map dan Rich
02 Picture tidak selalu berkonotasi sebab akibat
tetapi hanya ada hubungan antar item
Analis sering mendistorsi persepsi problem

03 owner dengan persepsi analis sendiri.
CM lebih dari sekedar ringkasan dari situasi

04 masalah dan sebagai tahap pertama untuk
pemecahanan masalah
Pendefinisian dan pemilihan batas untuk permasalahan
Pemilihan batas untuk

memperbaiki cakupan, arah,
Pembatasan dan fokus untuk analisis
Tujuan mendapatkan berikutnya. Salah memilih
pemahaman yang cukup dari batas akan berakibat
sebuah situasi masalah adalah memecahkan masalah yang
untuk menggambarkan salah, dan juga membuat sulit
masalah yang akan dianalisis. atau bahkan tidak mungkin
Ini tidak hanya berarti menerapkan solusi atau
mengidentifikasi isu yang benar mungkin mengurangi potensi
Pendefinisian keuntungan
menjadi perhatian, tetapi juga
ruang lingkup, bentuk, dan
kedetilan/kedalaman
Kasus Elly Schuhmacher
The combination of: size of discount offered to customers;
Amount of form of just-in-time procurement policy; imaginative
funds freed model designs to absorb excess RM stock from previous
Funds generated are at
seasons; express in-freighting to avoid shortages; no safety
least equal to €140,000 4 stocks for just-in-case second production runs
3 Old and new production output
Generate enough 5
capacity and cost structure; potential
funds to purchase Performance
demand and shoe wholesale prices
the new equipment Decision
measure
(as indicated by major system inputs)
criteria Alternative
2 courses of action 6a
No countermove by
Objective Boundaries: Narrow
competition within
system of interest
the near future; bank
Elly amenable to making
Schuhmacher up shortfall (e.g. in the
Boundaries: Wider
1 Decision Eleman system of interest 6b form of a mortgage on
maker equipment) if
Permasalahan
sufficiently small
Thank you

04 The Problem Situation (2021)

Uploaded by

Document Information

Original Description:

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

04 The Problem Situation (2021)

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

PEMODELAN SISTEM

Lab. Quantitative Modelling and Industrial Policy Analysis

Konteks Definisi Batasan

Resources Goals and aims

Processes PROBLEM SITUATION Consequences

Conflicts Uncertaintes Actions and

Control inputs Konteks permasalahan

Setiap kriteria mempunyai ukuran performance yang berbeda dan

Ketidakpuasan yang dirasakan pembuat

Pembuat keputusan tidak jelas dalam menentukan

Pembuat keputusan tidak tahu (tidak menyadari)

Terdapat banyak pengambil keputusan (group) yang

Dalam banyak kenyataan, Pendefinisian

The Problem Analysts or Solver The Problem Customers

2 Mind Map adalah semua hal tersebut yang dituangkan di

3 Semua hal tersebut disusun dengan menghubungkan antar

Hubungan antara struktur

Penggunaan utama dari

Jika Mind Map dan Rich Picture

Ellipsis untuk final goal, constraint, atau informasi

Pole-1 construct-1 dengan pole-1 construct-1

Tool ini memerlukan keahlian dan pengalaman

Hubungan dalam CM memiliki logika sebab-

Analis sering mendistorsi persepsi problem

CM lebih dari sekedar ringkasan dari situasi

Pemilihan batas untuk

You might also like