KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

1. Carta Organisasi
1.1
2. Carta Fungsi
2.1

3. Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi

4. Deskripsi Tugas
5. Senarai Aktiviti: Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak
5.1 Aktiviti 1: Pengurusan Kemasukan Murid Di Asrama
Pengurusan Pendaftaran dan
5.2 Aktiviti 2:
Penempatan Murid Di Asrama
5.3 Aktiviti 3: Pengurusan Stok (Inventori)
5.4 Aktiviti 4: Pengurusan Aset/Harta Modal
5.5 Aktiviti 5: Pengurusan Pelupusan Aset/Harta Modal
Pengurusan Aplikasi Informasi Asrama (i-
5.6 Aktiviti 6:
Asrama)
5.7 Aktiviti 7: Pengurusan Kewangan Asrama
Pengurusan Kutipan Yuran Makan
5.8 Aktiviti 8:
Asrama (YMA)
5.9 Aktiviti 9: Pengurusan Kutipan Lain-Lain Bayaran
5.10 Aktiviti 10: Pengurusan Perolehan/Pembelian
Pengurusan Pembayaran
5.11 Aktiviti 11:
Bekalan/Perkhidmatan
Pengurusan Sistem Perakaunan Asrama
5.12 Aktiviti 12:
(eSPKWS)
Pengurusan Kontrak Perkhidmatan
5.13 Aktiviti 13:
Bekalan Makanan Bermasak
Pengurusan Kontrak Perkhidmatan
5.14 Aktiviti 14: Kebersihan Bangunan & Kawasan dan
Perkhidmatan Kawalan
 Pengurusan Rawatan Kesihatan dan
5.15 Aktiviti 15:
Kebajikan Murid
5.16 Aktiviti 16: Pengurusan Stor Asrama
Pengurusan Penyelenggaran Kerosakan
5.17 Aktiviti 17: Bangunan / Fasiliti / Aset / Peralatan
Asrama
5.18 Aktiviti 18: Tugas lain yang diarahkan oleh Pengetua
6. Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa
7. Senarai Borang
8. Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai
5. SENARAI AKTIVITI: PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK

5.1 Aktiviti 1: Pengurusan Kemasukan Murid Di Asrama

a). Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Penyelia Menyediakan borang permohonan / tawaran

1.
Asrama kemasukan asrama

Warden Mengagihkan borang permohonan / tawaran

2.
Asrama kemasukan asrama kepada murid

Menerima dan memastikan borang

Warden
3. permohonan / tawaran kemasukan asrama
Asrama
telah dilengkapkan untuk simpanan rekod.

Penyelia Mengedarkan surat tawaran

4.
Asrama kemasukan/penempatan semula ke asrama

Penyelia Pendaftaran masuk dan pengumpulan

5.
Asrama dokumen peribadi murid

Warden Menentukan agihan murid mengikut

6.
Asrama bilik/dorm

Pengetua, PK
7. HEM, Warden Taklimat Asrama
Asrama

Warden
8. Menyemak senarai peralatan di bilik/dorm
Asrama

Menyemak keperluan diri murid - murid

Warden
9. menerima peralatan dan menandatangani
Asrama
borang inventori

Warden Murid dibawa ke bilik/dorm yang telah

10.
Asrama ditentukan
b). Carta Alir

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MULA
MASA

Menyediakan borang permohonan /

Penyelia Asrama
tawaran kemasukan asrama

Warden/Penyelia Mengagihkan borang permohonan /

Asrama tawaran kemasukan kepada murid

Menerima dan menyemak borang

Warden Asrama Mengisi semua permohonan / tawaran kemasukan
borang / Tolak
Tidak
Warden Asrama Lengkap?
Ya
Mengedarkan surat tawaran
Penyelia Asrama
kemasukan/penempatan semula

Pendaftaran masuk dan

Penyelia Asrama
pengumpulan dokumen peribadi

Penyelia Asrama Semakan

Tidak
Lengkap?

Dilengkapkan Ya
semula Menentukan agihan murid mengikut
Warden Asrama
bilik/dorm

Pengetua, PK HEM,
Taklimat Asrama
Warden Asrama

Menyemak senarai peralatan di

Warden Asrama
bilik/dorm

Murid menerima peralatan dan

Warden Asrama
menandatangani borang inventori

Murid dibawa ke bilik/dorm yang

Warden Asrama
telah ditentukan

TAMAT
c). Senarai Semak

BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN

1. Sediakan borang permohonan / tawaran kemasukan asrama

Agih borang permohonan / tawaran kemasukan asrama kepada

2.
murid

Terima dan pastikan borang permohonan / tawaran kemasukan

3.
asrama telah dilengkapkan untuk simpanan rekod.

4. Edar surat tawaran kemasukan/penempatan semula ke asrama

5. Pendaftaran masuk dan pengumpulan dokumen peribadi murid

6. Tentukan agihan murid mengikut bilik/dorm

7. Taklimat Asrama

8. Semak senarai peralatan di bilik/dorm

Semak keperluan diri murid - murid menerima peralatan dan

9.
menandatangani borang inventori

10. Murid dibawa ke bilik/dorm yang telah ditentukan

5.2 Aktiviti 2: Pengurusan Pendaftaran dan Penempatan Murid Di Asrama

a). Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Warden Menerima senarai nama murid daripada

1.
Asrama Pengetua/PK HEM

Warden /
2. Penyelia Mengenal pasti bilik-bilik yang akan didiami
Asrama

Penyelia
3. Memastikan bilik perabot/peralatan lengkap
Asrama

Warden Menentukan agihan murid mengikut

4.
Asrama bilik/dorm

Pengetua, PK
5. HEM, Warden Murid melapor diri di asrama / taklimat
Asrama

Warden /
6. Penyelia Menyemak senarai peralatan di bilik/dorm
Asrama

Menyemak keperluan diri murid - murid

Warden
7. menerima peralatan dan menandatangani
Asrama
borang inventori

Warden Murid dibawa ke bilik/dorm yang telah

8.
Asrama ditentukan

Warden Murid mengemas katil dan peralatan di

9.
Asrama almari yang disediakan
b). Carta Alir

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MULA
MASA

Menerima senarai nama murid baru

Warden Asrama
daripada Pengetua/PK HEM

Warden/Penyelia Mengenal pasti bilik-bilik yang akan

Asrama didiami

Penyelia Asrama Memastikan bilik perabot/peralatan

Diurus oleh PA
Tidak
Lengkap?
Ya
Menentukan agihan murid mengikut
Penyelia Asrama
bilik/dorm

Pengetua, PK HEM, Murid mendaftar/melapor diri di

Warden asrama / taklimat

Warden/Penyelia Menyemak peralatan diri /

Asrama keperluan tinggal di asrama

Tidak
Lengkap?

Beli di Koperasi Ya
Murid menerima peralatan dan
Warden Asrama
menandatangani borang inventori

Murid dibawa ke bilik/dorm yang

Warden Asrama
telah ditentukan

Murid mengemas katil dan

Warden Asrama
peralatan di almari yang disediakan

TAMAT
c). Senarai Semak

BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN

1. Terima senarai nama murid daripada Pengetua/PK HEM

2. Kenal pasti bilik-bilik yang akan didiami

3. Pastikan bilik perabot/peralatan lengkap

4. Tentukan agihan murid mengikut bilik/dorm

5. Murid melapor diri di asrama / taklimat

6. Semak senarai peralatan di bilik/dorm

Semak keperluan diri murid - murid menerima peralatan dan

7.
menandatangani borang inventori

8. Murid dibawa ke bilik/dorm yang telah ditentukan

9. Murid mengemas katil dan peralatan di almari yang disediakan

5.3 Aktiviti 3: Pengurusan Stok (Inventori)

a). Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Memastikan penerimaan barang/bekalan

Penyelia mesti cukup dan baik kualitinya.
1.
Asrama (i) KEW.PS-1
(ii) KEW.PS-2

Mengecop akuan terima di Invois dan

Penyelia merekod di dalam buku stok.
2.
Asrama (i) KEW.PS-3
(ii) KEW.PS-4

Memastikan nombor kod dan nama barang

Penyelia
3. dilabelkan kepada semua barang/bekalan
Asrama
yang diterima untuk penyimpanan.

Memastikan rekod dikemaskini tiga (3)

4. Pengetua bulan sekali dan dihantar ke pejabat untuk
tindakan.

Memastikan stok/inventori (peralatan,

5. Pengetua perabot, perkakas) sentiasa dikemaskini
dari semasa ke semasa

Penyelia Melabelkan semua peralatan, perabot,

6.
Asrama perkakas di setiap dormitori dan bilik

Mempamerkan senarai jumlah peralatan,

Penyelia
7. perabot, perkakas di setiap dormitori dan
Asrama
bangunan

Mengemaskini Kad Daftar Stok pada setiap

Penyelia
8. tiga (3) bulan sekali untuk tindakan
Asrama
Pengetua
b). Carta Alir

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MULA
MASA

Memastikan penerimaan
Penyelia Asrama
barang/bekalan

Tidak
Cukup dan baik kualitinya?

Ya
Isi KEW.PS-2
(BPB), Mengisi KEW.PS-1
Kembalikan
kepada
Pembekal Mengecop akuan terima di Invois
dan merekod di dalam buku stok.
Penyelia Asrama
(i) KEW.PS-3
(ii) KEW.PS-4

Memastikan nombor kod dan nama

barang dilabelkan untuk
penyimpanan.
Memastikan rekod dikemaskini tiga
Pengetua (3) bulan sekali dan dihantar ke
pejabat untuk tindakan.

Memastikan stok/inventori sentiasa

Pengetua
dikemaskini dari semasa ke semasa

Melabelkan semua peralatan,

Penyelia Asrama perabot, perkakas di setiap
dormitori dan bilik
Mempamerkan senarai jumlah
Penyelia Asrama peralatan, perabot, perkakas di
setiap dormitori dan bangunan
Mengemaskini Kad Daftar Stok
Penyelia Asrama pada setiap tiga (3) bulan sekali
untuk tindakan Pengetua

TAMAT
c). Senarai Semak

BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN

Pastikan penerimaan barang/bekalan mesti cukup dan baik

1.
kualitinya. KEW.PS-1 / KEW.PS-2

Cop akuan terima di Invois dan merekod di dalam buku stok.

2.
KEW.PS-3 & KEW.PS-4

Pastikan nombor kod dan nama barang dilabelkan kepada semua

3.
barang/bekalan yang diterima untuk penyimpanan.

Pastikan rekod dikemaskini tiga (3) bulan sekali dan dihantar ke

4.
pejabat untuk tindakan.

Pastikan stok/inventori (peralatan, perabot, perkakas) sentiasa

5.
dikemaskini dari semasa ke semasa

Labelkan semua peralatan, perabot, perkakas di setiap dormitori

6.
dan bilik

Pamerkan senarai jumlah peralatan, perabot, perkakas di setiap

7.
dormitori dan bangunan

Kemaskini Kad Daftar Stok pada setiap tiga (3) bulan sekali untuk
8.
tindakan Pengetua
5.4 Aktiviti 4: Pengurusan Aset/Harta Modal

a). Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih

1. Pengetua
Kerajaan (JKPAK)

Memastikan pegawai aset masih dalam

2. Pengetua
tempoh sah laku

Menerima bekalan daripada Pegawai Aset

Penyelia
3. bersama dengan Sijil Akuan Penerimaan
Asrama
(SAP)

Melabel aset & harta modal mengikut

Penyelia nombor siri yang telah ditetapkan oleh
4.
Asrama Pegawai Aset semasa enempatkan
peralatan di asrama yang telah ditetapkan

Menyediakan Borang KEW.PA-7 mengikut

Penyelia
5. lokasi yang ditetapkan di asrama dalam dua
Asrama
(2) salinan
b). Carta Alir

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MULA
MASA

Memastikan Penyelia Asrama

Pengetua
terlibat didalam AJK PAK

Memastikan pegawai aset masih

Pengetua
dalam tempoh sah laku

Menerima bekalan bersama SAP

Penyelia Asrama
daripada Pegawai Aset

Melabelkan peralatan mengikut

Penyelia Asrama
no.siri yang ditetapkan

Menyediakan Borang KEW.PA-7

Penyelia Asrama
mengikut lokasi yang ditetapkan

TAMAT

c). Senarai Semak

BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN

1. Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK)

2. Pastikan pegawai aset masih dalam tempoh sah laku

Terima bekalan daripada Pegawai Aset bersama dengan Sijil

3.
Akuan Penerimaan (SAP)

Labelkan aset & harta modal mengikut nombor siri yang telah
4. ditetapkan oleh Pegawai Aset semasa enempatkan peralatan di
asrama yang telah ditetapkan

Sediakan Borang KEW.PA-7 mengikut lokasi yang ditetapkan di

5.
asrama dalam dua (2) salinan
5.5 Aktiviti 5: Pengurusan Pelupusan Aset/Harta Modal

a). Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Mengenalpasti barang yang hendak

Penyelia
1. dilupuskan mempunyai Kad Daftar Aset
Asrama
(KEW.PA-4) dan Harta Modal (KEW.PA-3)

Melantik Lembaga Pemeriksa Pelupusan

2. Pengetua Pegawai Aset
(LPP) menggunakan KEW.PA-20

Memeriksa keadaan barang yang hendak

3. Pegawai Aset dilupuskan dan mengesyorkan kaedah
pelupusan beserta justifikasi.

Mengisi Borang Pelupusan Aset Alih

Penyelia KEW.PA-21 dan mendapatkan pengesahan
4. Pegawai Aset
Asrama dua orang wakil Lembaga Pemeriksa
Pelupusan.

Penyelia Mendapatkan kelulusan dari Unit Perolehan

5. Unit Perolehan
Asrama JPNWPKL

Penyelia
6. Mengeluarkan barang dari lokasi
Asrama

Penyelia Melaksanakan pelupusan barang mengikut

7. Pegawai Aset
Asrama kaedah yang diluluskan

Menyediakan Sijil Pelupusan Aset Alih

Penyelia
8. (KEW.PA-23) dan mendapatkan Pegawai Aset
Asrama
pengesahan Pengetua

Mengemukakan KEW.PA-22 & KEW.PA-23

kepada Unit Perolehan JPNWPKL:
(i) Salinan resit bagi pelupusan kaedah
jualan;
Penyelia (ii) Surat akuan terima bagi pelupusan Unit Hasil,
9. kaedah hadiah serahan;
Asrama Pegawai Aset
(iii) Salinan Resit/Akuan Penerimaan bagi
pelupusan kaedah Buangan
Terjadual/Sisa Pepejal; dan
(iv) Sijil Penyaksian Pemusnahan bagi
pelupusan kaedah musnah/ tenggelam

Penyelia Mengemaskini rekod aset/harta modal dan

10.
Asrama membuat catatan seperti yang disyorkan
b). Carta Alir

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MULA
MASA

Mengenalpasti barang yang hendak

Penyelia Asrama dilupuskan mempunyai Kad Daftar
KEW.PA-3 / KEW.PA-4
Melantik Lembaga Pemeriksa
Pengetua Pelupusan (LPP) menggunakan
KEW.PA-20
Memeriksa keadaan barang yang
Pegawai Aset hendak dilupuskan dan
mengesyorkan kaedah pelupusan

Mengisi Borang Pelupusan Aset

Penyelia Asrama
Alih KEW.PA-21

Mendapatkan kelulusan dari Unit

Penyelia Asrama
Perolehan JPNWPKL

Tidak
Diluluskan?

Semak semula Ya

Penyelia Asrama Mengeluarkan barang dari lokasi

Melaksanakan pelupusan barang

Penyelia Asrama
mengikut kaedah yang diluluskan

Menyediakan Sijil Pelupusan Aset

Penyelia Asrama
Alih (KEW.PA-23)

Mengemukakan KEW.PA-22 &

Penyelia Asrama KEW.PA-23 kepada Unit Perolehan
JPNWPKL
Mengemaskini rekod aset/harta
Penyelia Asrama modal dan membuat catatan seperti
yang disyorkan

TAMAT
c). Senarai Semak

BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN

Kenal pasti barang yang hendak dilupuskan mempunyai Kad

1.
Daftar Aset (KEW.PA-4) dan Harta Modal (KEW.PA-3)

Lantik Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP) menggunakan

2.
KEW.PA-20

Periksa keadaan barang yang hendak dilupuskan dan

3.
mengesyorkan kaedah pelupusan beserta justifikasi.

Isi Borang Pelupusan Aset Alih KEW.PA-21 dan mendapatkan

4.
pengesahan dua orang wakil Lembaga Pemeriksa Pelupusan.

5. Dapatkan kelulusan dari Unit Perolehan JPNWPKL

6. Keluarkan barang dari lokasi

7. Laksanakan pelupusan barang mengikut kaedah yang diluluskan

Sediakan Sijil Pelupusan Aset Alih (KEW.PA-23) dan

8.
mendapatkan pengesahan Pengetua

Kemukakan KEW.PA-22 & KEW.PA-23 kepada Unit Perolehan

JPNWPKL:
(i) Salinan resit bagi pelupusan kaedah jualan;
(ii) Surat akuan terima bagi pelupusan kaedah hadiah serahan;
9.
(iii) Salinan Resit/Akuan Penerimaan bagi pelupusan kaedah
Buangan Terjadual/Sisa Pepejal; dan
(iv) Sijil Penyaksian Pemusnahan bagi pelupusan kaedah
musnah/ tenggelam

Kemaskini rekod aset/harta modal dan membuat catatan seperti

10.
yang disyorkan
5.6 Aktiviti 6: Pengurusan Aplikasi Informasi Asrama (i-Asrama)

a). Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Penyelia Menghadiri Kursus Pengendalian Aplikasi

1. Unit HEM
Asrama Informasi Asrama (i-Asrama)

Penyelia Memastikan komputer telah dilengkapi

2. JU i-Asrama
Asrama sistem aplikasi i-Asrama

Mendapatkan maklumat/data yang

Penyelia diperlukan dalam sistem (maklumat
3.
Asrama sekolah, maklumat staf, maklumat pelajar,
maklumat BMB, KBK dan PKK dll)

Penyelia Memasukkan semua maklumat/data yang

4.
Asrama diperolehi ke dalam sistem i-Asrama

Penyelia Mengeksport data i-Asrama dan mencetak

5.
Asrama Lampiran Pengesahan i-Asrama

Mendapatkan pengesahan daripada

Penyelia
6. Pengetua di Lampiran Pengesahan i-
Asrama
Asrama

Menghantar softcopy data i-Asrama ke

Penyelia JPNWPKL pada/sebelum:
7. Unit HEM
Asrama (i) 20 Mac
(ii) 20 November

PK HEM,
Penyelia Mengemaskini maklumat/data dari semasa
8. Warden
Asrama ke semasa
Asrama
b). Carta Alir

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MULA
MASA

Menghadiri Kursus Pengendalian

Penyelia Asrama
aplikasi i-Asrama

Memastikan komputer telah

Penyelia Asrama
dilengkapi aplikasi i-Asrama

Tidak
Lengkap?

Diuruskan Ya
oleh Penyelia Mendapatkan maklumat/data yang
Penyelia Asrama Asrama diperlukan dalam sistem aplikasi i-
Asrama
Memasukkan semua maklumat/data
yang diperolehi ke dalam sistem
aplikasi i-Asrama
Mengeksport data i-Asrama dan
Penyelia Asrama mencetak Lampiran Pengesahan i-
Asrama

Mendapatkan pengesahan daripada

Pengetua di Lampiran Pengesahan
i-Asrama

Menghantar softcopy data i-Asrama

Pengetua
ke JPNWPKL

Mengemaskini maklumat/data dari

semasa ke semasa

TAMAT
c). Senarai Semak

BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN

1. Hadiri Kursus Pengendalian Aplikasi Informasi Asrama (i-Asrama)

2. Pastikan komputer telah dilengkapi aplikasi i-Asrama

Dapatkan maklumat/data yang diperlukan dalam sistem aplikasi i-

3.
Asrama

Masukkan semua maklumat/data yang diperolehi ke dalam sistem

4.
aplikasi i-Asrama

5. Eksport data i-Asrama dan cetak Lampiran Pengesahan i-Asrama

Dapatkan pengesahan daripada Pengetua di Lampiran

6.
Pengesahan i-Asrama

7. Hantar softcopy data i-Asrama ke JPNWPKL

8. Kemaskini maklumat/data dari semasa ke semasa

5.7 Aktiviti 7: Pengurusan Kewangan Asrama

a). Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Penyelia Menganggotai JK Pengurusan Kewangan

1. Pengetua
Asrama Asrama/Sekolah

Ketua
Penyelia Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa
2. Pembantu
Asrama mengurus kewangan asrama dari Pengetua
Tadbir

Menyediakan cadangan anggaran belanja

Penyelia Pengetua / PK
3. mengurus (LPBT, BMA, YMA, WLM, dan
Asrama HEM / Warden
Pelbagai)

Warden Menyediakan kertas kerja cadangan

4. PK HEM
Asrama aktiviti/program asrama

Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat

5. Pengetua
AJK kewangan

Penyelia Menghantar permohonan pembelian (Nota

6.
Asrama Minta) untuk kelulusan Pengetua

Penyelia Mengurus perolehan dan pembelian

7.
Asrama bekalan keperluan asrama

Penyelia
8. Menyimpan rekod kewangan dengan baik
Asrama
b). Carta Alir

MULA TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
MASA

Menganggotai JK Pengurusan
Penyelia Asrama
Kewangan Asrama/Sekolah

Mendapatkan Surat Penurunan

Penyelia Asrama Kuasa mengurus kewangan
asrama dari Pengetua

Menyediakan cadangan anggaran

Penyelia Asrama
belanja mengurus

Menyediakan kertas kerja

Warden Asrama
cadangan aktiviti/program asrama
Tidak
Pengetua Mendapatkan kelulusan?

Ya
Menghantar permohonan
Penyelia Asrama pembelian (Nota Minta) untuk
kelulusan Pengetua

Mengurus perolehan dan

Penyelia Asrama
pembelian bekalan keperluan

Penyelia Asrama Menyimpan rekod kewangan

TAMAT
c). Senarai Semak

BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN

1. Anggotai JK Pengurusan Kewangan Asrama/Sekolah

Dapatkan Surat Penurunan Kuasa mengurus kewangan asrama

2.
dari Pengetua

Sediakan cadangan anggaran belanja mengurus (LPBT, BMA,

3.
YMA, WLM, dan Pelbagai)

4. Sediakan kertas kerja cadangan aktiviti/program asrama

5. Dapatkan kelulusan di dalam mesyuarat AJK kewangan

Hantar permohonan pembelian (Nota Minta) untuk kelulusan

6.
Pengetua

7. Uruskan perolehan dan pembelian bekalan keperluan asrama

8. Simpan rekod kewangan dengan baik

5.8 Aktiviti 8: Pengurusan Kutipan Yuran Makan Asrama (YMA)

a). Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Penyelia Menentukan jenis kutipan dalam Mesyuarat

1.
Asrama JK Kewangan Asrama

Mohon kebenaran daripada Unit Sekolah Unit Sekolah

2. Pengetua
Menengah JPNWPKL Menengah

Ketua
Menerima surat kelulusan / kuasa mengutip
3. Pengetua Pembantu
yuran
Tadbir (KPT)

Mendapatkan Buku Resit mengikut Ketua

Penyelia
4. keperluan dan mendaftar dalam Buku Pembantu
Asrama
Daftar Resit Tadbir (KPT)

Warden Menerima kutipan dan mengeluarkan resit

5.
Asrama bayaran kepada murid asrama

Warden Menyerahkan kutipan kepada pejabat dan Penyelia

6.
Asrama mendapatkan resit pejabat. Asrama

Penyelia Merekod bayaran yang dibuat oleh murid

7.
Asrama asrama

Penyelia Memasukkan wang kutipan ke bank dan

8.
Asrama mengemaskini Buku Tunai eSPKWS

Penyelia
9. Memberi laporan kepada Pengetua
Asrama

Penyelia Menghantar surat peringatan kepada ibu

10.
Asrama bapa pelajar yang tidak menjelaskan yuran

Penyelia Menyimpan Buku Resit Murid dan

11.
Asrama mengemaskini rekod
b). Carta Alir

TEMPOH
TANGGUNGJAWAB MULA PROSES KERJA
MASA

Penyelia Asrama Menentukan jenis kutipan

Mohon kebenaran daripada Unit

Pengetua
Sekolah Menengah JPNWPKL

Menerima surat kelulusan / kuasa

Pengetua
mengutip yuran

Mendapatkan Buku Resit mengikut

Penyelia Asrama
keperluan

Menerima kutipan dan

Warden Asrama
mengeluarkan resit murid

Menyerahkan kutipan kepada

Warden Asrama
Penyelia Asrama

Merekod bayaran yang dibuat oleh

Penyelia Asrama
murid asrama

Bank-In wang kutipan dan

Penyelia Asrama
kemaskini Buku Tunai eSPKWS

Penyelia Asrama Memberi laporan kepada Pengetua

Tidak
Penyelia Asrama Semakan tunggakan yuran murid

Menghantar Ya
surat peringatan Menyimpan Buku Resit Murid dan
Penyelia Asrama kepada ibu bapa mengemaskini rekod

TAMAT
c). Senarai Semak

BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN

Tentukan jenis kutipan dalam Mesyuarat Jawatankuasa

1.
Kewangan Asrama

2. Mohon kebenaran daripada Unit Sekolah Menengah JPNWPKL

3. Terima surat kelulusan / kuasa mengutip yuran

Dapatkan Buku Resit mengikut keperluan dan daftar dalam Buku

4.
Daftar Resit

5. Terima kutipan dan keluarkan resit bayaran kepada murid asrama

6. Serah kutipan kepada pejabat dan dapatkan resit pejabat.

7. Rekod bayaran yang dibuat oleh murid asrama

Masukkan wang kutipan ke bank dan kemaskini Buku Tunai

8.
eSPKWS

9. Beri laporan kepada Pengetua

Hantar surat peringatan kepada ibu bapa pelajar yang tidak

10.
menjelaskan yuran

11. Simpan Buku Resit Murid dan kemaskini rekod

5.9 Aktiviti 9: Pengurusan Kutipan Lain-Lain Bayaran

a). Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Mendapat persetujuan dan penetapan lain-

1. Pengetua lain bayaran dalam Mesyuarat JK
Kewangan Asrama

Mohon kebenaran daripada Unit Sekolah Unit Sekolah

2. Pengetua
Menengah JPNWPKL Menengah

Taklimat kepada Ibu Bapa dan Penjaga

3. PK HEM
mengenai bayaran yang diluluskan

Warden Edarkan senarai lain-lain bayaran yang

4.
Asrama dikenakan kepada murid

Warden Proses pembayaran mengikut jadual

5.
Asrama pembayaran

Warden Menerima bayaran dan mengeluarkan resit

6.
Asrama bayaran kepada murid asrama

Warden Menyerahkan kutipan kepada pejabat dan Penyelia

7.
Asrama mendapatkan resit pejabat. Asrama (PA)

Penyelia Merekod bayaran yang dibuat oleh murid

8.
Asrama asrama

Penyelia Memasukkan wang kutipan ke bank dan

9.
Asrama mengemaskini Buku Tunai eSPKWS

Penyelia
10. Memberi laporan kepada Pengetua
Asrama

Menghantar surat peringatan kepada ibu

Warden
11. bapa pelajar yang tidak menjelaskan lain-
Asrama
lain bayaran

Penyelia Menyimpan Buku Resit Murid dan

12.
Asrama mengemaskini rekod
b). Carta Alir

TEMPOH
TANGGUNGJAWAB MULA PROSES KERJA
MASA

Mendapat persetujuan dan

Pengetua
penetapan lain-lain bayaran

Mohon kebenaran daripada Unit

Pengetua
Sekolah Menengah JPNWPKL

Taklimat kepada Ibu Bapa dan

PK HEM Penjaga mengenai bayaran yang
diluluskan

Edarkan senarai lain-lain bayaran

Warden Asrama
yang dikenakan kepada murid

Proses pembayaran mengikut

Warden Asrama
jadual pembayaran

Menerima kutipan dan

Warden Asrama
mengeluarkan resit murid

Menyerahkan kutipan kepada

Warden Asrama
Penyelia Asrama

Merekod bayaran yang dibuat oleh

Penyelia Asrama
murid asrama

Bank-In wang kutipan dan

Penyelia Asrama
kemaskini Buku Tunai eSPKWS

Penyelia Asrama Memberi laporan kepada Pengetua

Tidak
Semakan tunggakan lain-lain
Warden Asrama
bayaran murid
Menghantar Ya
surat peringatan Menyimpan Buku Resit Murid dan
Penyelia Asrama kepada ibu bapa 15 minit
mengemaskini rekod

TAMAT
c). Senarai Semak

BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN

Dapatkan persetujuan dan penetapan lain-lain bayaran dalam

1.
Mesyuarat JK Kewangan Asrama

2. Mohon kebenaran daripada Unit Sekolah Menengah JPNWPKL

Taklimat kepada Ibu Bapa dan Penjaga mengenai bayaran yang

3.
diluluskan

4. Edarkan senarai lain-lain bayaran yang dikenakan kepada murid

5. Proses pembayaran mengikut jadual pembayaran

Terima bayaran dan keluarkan resit bayaran kepada murid

6.
asrama

7. Serah kutipan kepada pejabat dan mendapatkan resit pejabat.

8. Rekod bayaran yang dibuat oleh murid asrama

Masukkan wang kutipan ke bank dan kemaskini Buku Tunai

9.
eSPKWS

10. Beri laporan kepada Pengetua

Hantar surat peringatan kepada ibu bapa pelajar yang tidak

11.
menjelaskan lain-lain bayaran

12. Simpan Buku Resit Murid dan kemaskini rekod

5.10 Aktiviti 10: Pengurusan Perolehan/Pembelian

a). Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Penyelia Memastikan tahap stok berkurangan atau

1.
Asrama berlebihan

Ketua
Penyelia Menyemak peruntukan sebelum membuat
2. Pembantu
Asrama pembelian
Tadbir

Penyelia Menentukan jenis/kaedah pembelian

3.
Asrama (pembelian terus atau sebutharga)

Penyelia
4. Menyenaraikan jenis pembelian
Asrama

Mendapatkan sebutharga dari beberapa

Penyelia
5. pembekal untuk perbandingan harga dan
Asrama
kualiti barang

Penyelia Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan

6. Pengetua
Asrama kelulusan

Penyelia Menyediakan Borang Pesanan dan

7.
Asrama menyerahkan kepada pembekal

Menerima dan menyemak barang yang

Penyelia
8. dihantar oleh pembekal dan pastikan Pengetua
Asrama
DO/Invois ditandatangani

Penyelia Merekod Stok/Inventori yang dibeli dalam

9.
Asrama Buku Stok

Penyelia Menyerahkan butiran pembelian aset/harta

10. Pegawai Aset
Asrama modal kepada Pegawai Aset untuk direkod
b). Carta Alir

MULA TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
MASA

Memastikan tahap stok

Penyelia Asrama
berkurangan atau berlebihan

Menyemak peruntukan sebelum

Penyelia Asrama
membuat pembelian

Menentukan jenis/kaedah
Penyelia Asrama
pembelian

Menyenaraikan jenis pembelian

Mendapatkan sebutharga dari

Penyelia Asrama
beberapa pembekal

Menyediakan Nota Minta dan

Penyelia Asrama
mendapatkan kelulusan
Tidak
Lulus?

Semak dan Ya
Pembetulan Menyediakan Borang Pesanan dan
Penyelia Asrama
menyerahkan kepada pembekal

Menerima dan menyemak barang

Penyelia Asrama
yang dihantar oleh pembekal

Merekod Stok/Inventori yang dibeli

Penyelia Asrama
dalam Buku Stok

Menyerahkan butiran pembelian

Penyelia Asrama aset/harta modal kepada Pegawai
Aset untuk direkod

TAMAT
c). Senarai Semak

BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN

1. Pastikan tahap stok berkurangan atau berlebihan

2. Semak peruntukan sebelum membuat pembelian

3. Tentukan kaedah pembelian (pembelian terus atau sebutharga)

Mendapatkan sebutharga dari beberapa pembekal untuk

4.
perbandingan harga dan kualiti barang

5. Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan kelulusan

Menyediakan Borang Pesanan dan menyerahkan kepada

6.
pembekal

Menerima dan menyemak barang yang dihantar oleh pembekal

7.
dan pastikan DO/Invois ditandatangani

8. Merekod Stok/Inventori yang dibeli dalam Buku Stok

Menyerahkan butiran pembelian aset/harta modal kepada

9.
Pegawai Aset untuk direkod
5.11 Aktiviti 11: Pengurusan Pembayaran Bekalan/Perkhidmatan

a). Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Menerima Bil dari pembekal dan

Penyelia
1. memastikan Borang Pesanan Asal
Asrama
disertakan bersama Bil

Menyemak jumlah bayaran di Bil dan

Penyelia
2. pastikan sama dengan jumlah bayaran di
Asrama
Borang Pesanan

Penyelia Menyemak barang dan pastikan dalam

3.
Asrama keadaan baik dan mencukupi

Penyelia
4. Mendaftar Bil ke dalam Sistem eSPKWS
Asrama

Penyelia
5. Menyediakan Baucar dan Cek Bayaran
Asrama

Penyelia Menghantar Baucar dan Cek Bayaran untuk

6.
Asrama semakan oleh Pengetua

Penyelia Mendapatkan pengesahan dan

7.
Asrama tandatangan Pengetua

Penyelia Menyerahkan cek kepada pembekal dan

8.
Asrama mendapatkan resit pembayaran
b). Carta Alir

MULA TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
MASA

Penyelia Asrama Menerima Bil dari pembekal

Penyelia Asrama Menyemak jumlah bayaran di Bil

Tidak
Sama?

Semak dan Ya
Pembetulan Menyemak barang dan pastikan
Penyelia Asrama dalam keadaan baik dan
mencukupi

Mendaftar Bil ke dalam Sistem

Penyelia Asrama
eSPKWS

Menyediakan Baucar dan Cek

Penyelia Asrama
Bayaran

Menghantar Baucar dan Cek

Penyelia Asrama Bayaran untuk semakan oleh
Pengetua
Tidak
Lengkap?

Semak dan Ya
Lengkapkan Mendapatkan pengesahan dan
Penyelia Asrama
tandatangan Pengetua

Menyerahkan cek kepada

Penyelia Asrama pembekal dan mendapatkan resit
pembayaran

TAMAT
c). Senarai Semak

BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN

Terima Bil dari pembekal dan pastikan Borang Pesanan Asal

1.
disertakan bersama Bil

Semak jumlah bayaran di Bil dan pastikan sama dengan jumlah

2.
bayaran di Borang Pesanan

3. Semak barang dan pastikan dalam keadaan baik dan mencukupi

4. Daftar Bil ke dalam Sistem eSPKWS

5. Sediakan Baucar dan Cek Bayaran

6. Hantar Baucar dan Cek Bayaran untuk semakan oleh Pengetua

7. Dapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua

8. Serahkan cek kepada pembekal dan dapatkan resit pembayaran

5.12 Aktiviti 12: Pengurusan Sistem Perakaunan Asrama (eSPKWS)

a). Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Mendapatkan ID Penyedia eSPKWS, Buku

1. Pengetua
Cek, Buku Resit

Penyelia Merekodkan/Menjana baki tahunan

2.
Asrama terdahulu dalam Buku Tunai eSPKWS

Penyelia Menerima Waran Peruntukan dan

3.
Asrama mengunci masuk ke dalam sistem

Penyelia Merekod urusniaga KWA setiap kali berlaku

4.
Asrama penerimaan dan pembayaran

Menutup Buku Tunai dan Daftar bil pada

5. Pengetua
setiap hujung bulan

Penyelia Menyediakan Penyesuaian Bank apabila

6.
Asrama mendapat Penyata Bank

Penyelia Menyerahkan kepada Juru Audit Dalaman

7.
Asrama untuk semakan dan ditandatangani

Penyelia Menyerahkan penyata kepada Pengetua

8.
Asrama untuk disah dan ditandatangani

Penyelia Menyimpan Buku Tunai didalam almari

9.
Asrama berkunci dan selamat
b). Carta Alir

MULA TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
MASA

Mendapatkan ID Penyedia
Pengetua
eSPKWS, Buku Cek, Buku Resit

Merekodkan/Menjana baki tahunan

Penyelia Asrama terdahulu dalam Buku Tunai
eSPKWS

Menerima Waran Peruntukan dan

Penyelia Asrama
mengunci masuk ke dalam sistem

Merekod urusniaga KWA setiap kali

Penyelia Asrama berlaku penerimaan dan
pembayaran

Menutup Buku Tunai dan Daftar bil

Pengetua
pada setiap hujung bulan

Menyediakan Penyesuaian Bank

Penyelia Asrama
apabila mendapat Penyata Bank

Tidak
Seimbang?

Semak dan Ya
Menyerahkan kepada Juru Audit
Pembetulan
Penyelia Asrama Dalaman untuk semakan dan
ditandatangani

Menyerahkan penyata kepada

Penyelia Asrama Pengetua untuk disah dan
ditandatangani

Penyelia Asrama Menyimpan Buku Tunai

TAMAT
c). Senarai Semak

BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN

1. Dapatkan ID Penyedia eSPKWS, Buku Cek, Buku Resit

2. Rekod/Jana baki tahunan terdahulu dalam Buku Tunai eSPKWS

3. Terima Waran Peruntukan dan mengunci masuk ke dalam sistem

Rekod urusniaga KWA setiap kali berlaku penerimaan dan

4.
pembayaran

5. Tutup Buku Tunai dan Daftar bil pada setiap hujung bulan

6. Sediakan Penyesuaian Bank apabila mendapat Penyata Bank

Sediakan kepada Juru Audit Dalaman untuk semakan dan

7.
ditandatangani

8. Serah penyata kepada Pengetua untuk disah dan ditandatangani

9. Simpan Buku Tunai didalam almari berkunci dan selamat

5.13 Aktiviti 13: Pengurusan Kontrak Perkhidmatan Bekalan Makanan Bermasak

a). Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Penyelia Mendapatkan Surat Setuju Terima (SST)

1. Unit Perolehan
Asrama daripada JPNWPKL

Penyelia Memeriksa dan menyemak semua Kontraktor

2.
Asrama dokumen berkaitan BMB

Penyelia Menganggotai mesyuarat pihak sekolah

3. PK HEM
Asrama bersama dengan kontraktor

Memastikan bilangan pekerja berdasarkan

nisbah bilangan murid
- Warganegara Malaysia
Penyelia Kontraktor
4. - Tidak kurang 18 tahun dan tidak
Asrama BMB
melebihi 63 tahun
- Mendapat Suntikan Anti-Typhoid
- Mengikuti Kursus Pengendali Makanan

Penyelia Menyediakan senarai peralatan dapur untuk

5.
Asrama diserah kepada kontraktor

Memastikan kuantiti kelengkapan dan

Penyelia Kontraktor
6. peralatan mencukupi dan berfungsi dengan
Asrama BMB
baik

Memastikan senarai bahan-bahan makanan

Penyelia Kontraktor
7. mengikut jenama dipamerkan di dinding
Asrama BMB
stor simpanan bahan makanan

Memastikan bahan-bahan makanan

dibekalkan mencukupi untuk minimum tiga
Penyelia (3) hari bekalan: Kontraktor
8.
Asrama - Tidak melampaui tempoh luput BMB
- Mempunyai Logo Halal atau yang
diiktiraf oleh JAKIM

Penyelia Menyediakan Borang Pesanan (Format 8)

9. 48 Jam
Asrama dalam tempoh 48 jam sebelum masa sajian

Memeriksa dan menimbang terimaan bahan

mentah dan kering mengikut masa yang
Penyelia telah ditetapkan:
10.
Asrama - Kualiti berada dalam keadaan baik
- Spesifikasi/Jenama seperti yang
dipersetujui dalam kontrak
 PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
- Kuantiti/Berat mencukupi bagi jumlah
bilangan murid yang telah dipesan.

Penyelia Memastikan persekitaran dapur dalam

11.
Asrama keadaan bersih

Penyelia Memastikan peralatan dalam keadaan baik

12.
Asrama dan berfungsi mengikut SOP

Penyelia Memastikan persekitaran dewan makan

13.
Asrama bersih dan teratur

Penyelia Memantau proses penyediaan bahan

14.
Asrama mentah (nyah beku dan pembersihan)

Penyelia
15. Memantau proses memasak makanan
Asrama

Penyelia Memastikan makanan di uji rasa sebelum

16.
Asrama dihidangkan untuk menilai mutu masakan

Penyelia Memastikan pematuhan penyajian

17.
Asrama makanan mengikut kaedah dan masa sajian

Penyelia Memastikan pelupusan lebihan makanan

18.
Asrama dilakukan selepas empat (4) jam.

Penyelia Memastikan kebersihan peralatan dapur

19.
Asrama dan dewan makan serta persekitarannya

Memastikan pelupusan sisa sampah dalam

Penyelia
20. tempoh dua (2) jam dilaksanakan mengikut
Asrama
jadual yang telah ditetapkan.

Penyelia Menyediakan Laporan Harian BPPA BMB 1

21.
Asrama dan BPPA BMB 3

Penyelia Menghantar Laporan Bulanan (Format 1.2)

22. Unit Perolehan
Asrama ke JPNWPKL

Penyelia Menyemak peralatan yang dikembalikan Kontraktor

23.
Asrama oleh Kontraktor kepada Sekolah BMB

Penyelia Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan

24. Unit Perolehan
Asrama Deposit Cagaran Syarikat
b). Carta Alir

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MULA
MASA

Mendapatkan Surat Setuju Terima

Penyelia Asrama
(SST)

Memeriksa dan menyemak semua

Penyelia Asrama
dokumen berkaitan

Menganggotai mesyuarat pihak

Penyelia Asrama
sekolah bersama dengan kontraktor

Memastikan bilangan pekerja

Penyelia Asrama
berdasarkan nisbah bilangan murid

Tidak
Patuh?

Ya
Tindakan
Menyediakan senarai peralatan dapur
Penyelia Asrama Kontraktor
untuk diserah kepada kontraktor

Memastikan kuantiti kelengkapan dan

Penyelia Asrama peralatan mencukupi dan berfungsi
dengan baik
Memastikan senarai bahan-bahan
Penyelia Asrama makanan dipamerkan di dinding stor
simpanan
Memastikan bahan-bahan makanan
Penyelia Asrama dibekalkan mencukupi untuk minimum
3 hari bekalan

Menyediakan Borang Pesanan

Penyelia Asrama
(Format 8)

Memeriksa dan menimbang terimaan

Penyelia Asrama bahan mentah dan kering mengikut
masa yang telah ditetapkan
Tidak
Patuh?

Tolak / Ya
Minta Ganti Memastikan persekitaran dapur dalam
Penyelia Asrama
keadaan bersih

Memastikan peralatan dalam keadaan

Penyelia Asrama
baik dan berfungsi mengikut SOP

Memastikan persekitaran dewan

Penyelia Asrama
makan bersih dan teratur
 Memantau proses penyediaan bahan
Penyelia Asrama
mentah (nyah beku dan pembersihan)

Penyelia Asrama Memantau proses memasak makanan

Memastikan makanan di uji rasa untuk

Penyelia Asrama
menilai mutu masakan

Memastikan pematuhan penyajian

Penyelia Asrama
makanan

Memastikan pelupusan lebihan

Penyelia Asrama
makanan dilakukan selepas 4 jam.

Memastikan kebersihan peralatan

Penyelia Asrama dapur dan dewan makan serta
persekitarannya

Memastikan pelupusan sisa sampah

Penyelia Asrama
dalam tempoh 2 jam dilaksanakan

Menyediakan Laporan Harian BPPA

Penyelia Asrama
BMB 1 dan BPPA BMB 3

Menghantar Laporan Bulanan (Format

Penyelia Asrama
1.2) ke JPNWPKL

Menyemak peralatan yang

Penyelia Asrama
dikembalikan oleh Kontraktor

Menyediakan Surat Pengesahan

Penyelia Asrama
Pelepasan Deposit Cagaran Syarikat

TAMAT
c). Senarai Semak

BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN

1. Dapatkan Surat Setuju Terima (SST) daripada JPNWPKL

2. Periksa dan semak semua dokumen berkaitan

3. Anggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan kontraktor

Sediakan senarai peralatan dapur untuk diserahkan kepada

4.
kontraktor

Pastikan kuantiti kelengkapan dan peralatan mencukupi dan

5.
berfungsi dengan baik

Pastikan senarai bahan-bahan makanan mengikut jenama

6.
dipamerkan di dinding stor simpanan bahan makanan

Pastikan bahan-bahan makanan dibekalkan mencukupi untuk

7.
minimum tiga (3) hari bekalan

8. Pastikan bilangan pekerja berdasarkan nisbah bilangan murid

Sediakan Borang Pesanan (Format 8) dalam tempoh 48 jam

9.
sebelum masa sajian

Periksa dan timbang terimaan bahan mentah dan kering mengikut

10.
masa yang telah ditetapkan

11. Pastikan persekitaran dapur dalam keadaan bersih

Pastikan peralatan dalam keadaan baik dan berfungsi mengikut

12.
SOP

13. Pastikan persekitaran dewan makan bersih dan teratur

Pantau proses penyediaan bahan mentah (nyah beku dan

14.
pembersihan)

15. Pantau proses memasak makanan

Pastikan makanan di uji rasa sebelum dihidangkan untuk menilai

16.
mutu masakan

Pastikan pematuhan penyajian makanan mengikut kaedah dan

17.
masa sajian

Pastikan pelupusan lebihan makanan dilakukan selepas empat

18.
(4) jam.

Pastikan kebersihan peralatan peralatan dapur dan dewan makan

19.
serta persekitarannya

Pastikan pelupusan sisa sampah dalam tempoh dua (2) jam

20.
dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan.

21. Sediakan Laporan Harian BPPA BMB 1 dan BPPA BMB 3

22. Hantar Laporan Bulanan (Format 1.2) ke JPNWPKL

 Semak peralatan yang dikembalikan oleh Kontraktor kepada
23.
Sekolah

Sediakan Surat Pengesahan Pelepasan Deposit Cagaran

24.
Syarikat
5.14 Aktiviti 14: Pengurusan Kontrak Perkhidmatan Kebersihan Bangunan &
Kawasan dan Perkhidmatan Kawalan Keselamatan

a). Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Ketua
Penyelia Mendapatkan sesalinan Surat Setuju
1. Pembantu
Asrama Terima (SST) daripada sekolah
Tadbir

Penyelia Mendapatkan senarai peralatan dan skop Kontraktor

2.
Asrama perkhidmatan sebelum kontrak bermula BMB

Penyelia Kontraktor
3. Mendapatkan senarai maklumat pekerja
Asrama BMB

Memastikan kuantiti kelengkapan dan

Penyelia Kontraktor
4. peralatan mencukupi dan berfungsi dengan
Asrama BMB
baik

Penyelia Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut Kontraktor

5.
Asrama jadual yang ditetapkan BMB

Penyelia Memastikan pekerja mematuhi peraturan & Kontraktor

6.
Asrama undang-undang syarikat. BMB

Menyediakan Laporan Prestasi Bulanan

Penyelia
7. (Format 1.2) dan Instrumen Pemantauan
Asrama
Bulanan

Penyelia Mendapatkan pengesahan daripada

8.
Asrama Pengetua

Penyelia Menghantar laporan dan instrumen bulanan

9.
Asrama tersebut kepada Ketua Pembantu Tadbir
b). Carta Alir

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MULA
MASA

Mendapatkan Surat Setuju Terima

Penyelia Asrama
(SST)

Mendapatkan senarai peralatan dan

Penyelia Asrama
skop perkhidmatan

Mendapatkan senarai maklumat

Penyelia Asrama
pekerja

Tidak
Penyelia Asrama Lengkap?

Ya
Tindakan
Memastikan kerja-kerja dijalankan
Kontraktor
mengikut jadual yang ditetapkan

Memastikan pekerja mematuhi

Penyelia Asrama
peraturan & undang-undang syarikat.

Menyediakan Laporan Prestasi

Penyelia Asrama Bulanan (Format 1.2) dan Instrumen
Pemantauan Bulanan

Mendapatkan pengesahan daripada

Penyelia Asrama
Pengetua

Menghantar laporan dan instrumen

Penyelia Asrama bulanan tersebut kepada Ketua
Pembantu Tadbir

TAMAT
c). Senarai Semak

BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN

1. Dapatkan sesalinan Surat Setuju Terima (SST) daripada sekolah

Dapatkan senarai peralatan dan skop perkhidmatan sebelum

2.
kontrak bermula

3. Dapatkan senarai maklumat pekerja

Pastikan kuantiti kelengkapan dan peralatan mencukupi dan

4.
berfungsi dengan baik

5. Pastikan kerja-kerja dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan

6. Pastikan pekerja mematuhi peraturan & undang-undang syarikat.

Sediakan Laporan Prestasi Bulanan (Format 1.2) dan Instrumen

7.
Pemantauan Bulanan

8. Dapatkan pengesahan daripada Pengetua

Hantar laporan dan instrumen bulanan tersebut kepada Ketua

9.
Pembantu Tadbir
5.15 Aktiviti 15: Pengurusan Rawatan Kesihatan dan Kebajikan Murid

a). Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Penyelia /
Menerima aduan/laporan dari Ketua
1. Warden
Pengawas Asrama
Asrama

Penyelia /
Melakukan saringan tahap
2. Warden
kesakitan/kecederaan
Asrama

Penyelia /
Menjalankan pemeriksaan dan rawatan
3. Warden
awal (jika berkaitan)
Asrama

Warden Memaklumkan kepada Pengurusan

4.
Asrama Sekolah

Penyelia / Menghubungi ibu bapa / penjaga

5. Warden
(bawa ke klinik/hospital @ balik ke rumah)
Asrama

Penyelia /
6. Warden Menghubungi Ambulan (jika perlu)
Asrama

Warden Mengiringi murid klinik/hospital untuk

7.
Asrama mendapatkan rawatan

Warden Mengisi borang untuk mendapatkan

8.
Asrama rawatan

Menunggu sehingga murid selesai

mendapatkan rawatan.

Warden (i) Jika masuk ke wad, tunggu sehingga

9. ibu bapa / penjaga hadir, serah
Asrama
tanggungjawab
(ii) Jika sebagai pesakit luar, bawa murid
pulang ke asrama.

Penyelia /
Menguruskan kemasukan ke Bilik Sakit
10. Warden
sekiranya mendapat cuti sakit
Asrama

Penyelia /
11. Warden Memantau sehingga sembuh
Asrama
 PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Penyelia /
12. Warden Memastikan kebajikan murid dijaga
Asrama
b). Carta Alir

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MULA
MASA

Penyelia / Warden Menerima aduan/laporan dari Ketua

Asrama Pengawas Asrama

Penyelia / Warden Melakukan saringan tahap

Asrama kesakitan/kecederaan

Penyelia / Warden Menjalankan pemeriksaan dan

Asrama rawatan awal (jika berkaitan)

Memaklumkan kepada Pengurusan

Warden Asrama
Sekolah

Penyelia / Warden Bawa ke

Menghubungi ibu bapa / penjaga
Asrama klinik/hospital @
rumah
Tidak
Bawa balik?

Ya
Penyelia / Warden
Menghubungi Ambulan (jika perlu)
Asrama

Mengiringi murid klinik/hospital untuk

Warden Asrama
mendapatkan rawatan

Mengisi borang untuk mendapatkan

Warden Asrama
rawatan

Menunggu sehingga murid selesai

Warden Asrama
mendapatkan rawatan.

Ya
Masuk wad?

Tunggu Tidak
Warden Asrama sehingga ibu Bawa murid pulang ke asrama.
bapa / penjaga
hadir serah
Penyelia / Warden Menguruskan kemasukan ke Bilik
tanggungjawab
Asrama Sakit sekiranya mendapat cuti sakit

Penyelia / Warden
Memantau sehingga sembuh
Asrama

Penyelia / Warden
Memastikan kebajikan murid dijaga
Asrama

TAMAT
c). Senarai Semak

BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN

1. Terima aduan/laporan dari Ketua Pengawas Asrama

2. Lakukan saringan tahap kesakitan/kecederaan

3. Jalankan pemeriksaan dan rawatan awal (jika berkaitan)

4. Maklumkan kepada Pengurusan Sekolah

Hubungi ibu bapa / penjaga (bawa ke klinik/hospital @ balik ke

5.
rumah)

6. Hubungi Ambulan (jika perlu)

7. Iringi murid klinik/hospital untuk mendapatkan rawatan

8. Isi borang untuk mendapatkan rawatan

Tunggu sehingga murid selesai mendapatkan rawatan.

- Jika masuk ke wad, tunggu sehingga ibu bapa / penjaga
9.
hadir, serah tanggungjawab
- Jika sebagai pesakit luar, bawa murid pulang ke asrama.

10. Uruskan kemasukan ke Bilik Sakit sekiranya mendapat cuti sakit

11. Pantau sehingga sembuh

12. Pastikan kebajikan murid dijaga

5.16 Aktiviti 16: Pengurusan Stor Asrama

a). Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Penyelia Mengenalpasti bilik / lokasi yang sesuai

1.
Asrama untuk dijadikan sebagai stor

Penyelia
2. Menyediakan kelengkapan simpanan
Asrama

Menyediakan SOP Pengurusan,

Penyelia
3. Penerimaan dan Pengeluaran bahan/alatan
Asrama
daripada stor

Menyediakan dokumen, rekod, buku

Penyelia
4. laporan atau aplikasi mengikut keperluan
Asrama
pengoperasian stor

Menerima bahan/alatan yang dibeli,

Penyelia
5. menyemak jenis dan mutu serta
Asrama
memastikan jumlah sama seperti pesanan

Menandatangi Nota Penghantaran/Invois

Penyelia
6. setelah semuanya menepati seperti mana
Asrama
pesanan

Penyelia
7. Merekodkan dalam stok
Asrama

Penyelia Menyusun di tempat yang sesuai di lokasi

8.
Asrama dan susunan yang ditetapkan

Menerima permohonan pengeluaran

Penyelia
9. bahan/alatan menggunakan borang yang
Asrama
telah ditetapkan

Memastikan borang pengeluaran diluluskan

Penyelia
10. dan buku rekod pengeluaran barang
Asrama
ditandatangani oleh penerima

Penyelia Menyemak, menyusun dan mengemaskini

11.
Asrama stok

Penyelia Memastikan keadaan stor bersih, teratur

12.
Asrama dan beroperasi mengikut SOP

Penyelia
13. Memesan stok bahan/alatan ikut keperluan
Asrama

Penyelia
14. Mengurus pelupusan (jika perlu)
Asrama
b). Carta Alir

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MULA
MASA

Mengenalpasti bilik / lokasi yang

Penyelia Asrama
sesuai

Penyelia Asrama Menyediakan kelengkapan simpanan

Menyediakan SOP Pengurusan,

Penyelia Asrama Penerimaan dan Pengeluaran
bahan/alatan
Menyediakan dokumen, rekod, buku
Penyelia Asrama laporan atau aplikasi mengikut
keperluan pengoperasian

Menerima bahan/alatan yang dibeli,

Penyelia Asrama
menyemak jenis dan mutu

Tidak
Memenuhi kriteria jenis dan mutu?

Kembali semula Ya
kepada Memastikan jumlah sama seperti
Penyelia Asrama
pembekal pesanan

Tidak
Sama?

Rujuk pembekal Ya
Menandatangi Nota
Penyelia Asrama
Penghantaran/Invois

Penyelia Asrama Merekodkan dalam stok

Menyusun di tempat yang sesuai di

Penyelia Asrama
lokasi dan susunan yang ditetapkan

Menerima permohonan pengeluaran

Penyelia Asrama bahan/alatan menggunakan borang
yang telah ditetapkan

Memastikan borang pengeluaran

Penyelia Asrama diluluskan dan buku rekod
pengeluaran barang ditandatangani

Menyemak, menyusun dan

Penyelia Asrama
mengemaskini stok

Memastikan keadaan stor bersih,

Penyelia Asrama
teratur dan beroperasi mengikut SOP
 Memesan stok bahan/alatan ikut
Penyelia Asrama
keperluan

Penyelia Asrama Mengurus pelupusan (jika perlu)

TAMAT

c). Senarai Semak

BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN

1. Kenalpasti bilik / lokasi yang sesuai untuk dijadikan sebagai stor

2. Sediakan kelengkapan simpanan

Sediakan SOP Pengurusan, Penerimaan dan Pengeluaran

3.
bahan/alatan daripada stor

Sediakan dokumen, rekod, buku laporan atau aplikasi mengikut

4.
keperluan pengoperasian stor

Terima bahan/alatan yang dibeli, semak jenis dan mutu serta

5.
pastikan jumlah sama seperti pesanan

Tandatangan Nota Penghantaran/Invois setelah semuanya

6.
menepati seperti mana pesanan

7. Rekodkan dalam stok

Susun di tempat yang sesuai di lokasi dan susunan yang

8.
ditetapkan

Terima permohonan pengeluaran bahan/alatan menggunakan

9.
borang yang telah ditetapkan

Pastikan borang pengeluaran diluluskan dan buku rekod

10.
pengeluaran barang ditandatangani oleh penerima

11. Semak, susun dan kemaskini stok

Pastikan keadaan stor bersih, teratur dan beroperasi mengikut

12.
SOP

13. Pesan stok bahan/alatan ikut keperluan

14. Uruskan pelupusan (jika perlu)

5.17 Aktiviti 17: Pengurusan Penyelenggaran Kerosakan Bangunan / Fasiliti /
Aset / Peralatan Asrama

a). Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Penyelia Menyediakan borang / buku laporan

1.
Asrama kerosakan

Penyelia
2. Mencatat aduan kerosakan
Asrama

Penyelia Membuat pemeriksaan susulan bagi

3.
Asrama mengetahui jenis kerosakan

Penyelia
4. Menyenaraikan jenis-jenis dan kerosakan
Asrama

Membuat tindakan awal serta merta jika

Penyelia
5. kerosakan melibatkan aspek keselamatan
Asrama
(Cth: menanda kawasan tidak selamat)

Memaklumkan kepada Pengurusan

Penyelia
6. Sekolah untuk penilaian dan kemampuan
Asrama
untuk baik pulih atau senggara

(i) Jika Mampu: Lulus segera peruntukan

untuk baikpulih atau senggara Unit
kerosakan
7. Pengetua Infrastruktur,
(ii) Jika Tidak Mampu: Lapor kepada
JPNWPKL untuk mohon peruntukan Unit HEM
baik pulih dan penyelenggaraan

Penyelia Menyediakan laporan dan permohonan

8.
Asrama peruntukan kepada JPNWPKL

(i) Jika Lulus: Buat perolehan dan

Penyelia dapatkan khidmat kontraktor
9.
Asrama (ii) Jika Tidak Lulus: Buat tindakan susulan
terhadap permohonan yang dihantar

Penyelia Memastikan kerja-kerja baik pulih dan

10.
Asrama penyelenggaraan dilaksanakan

Memaklumkan kepada Pengetua setelah

Penyelia
11. kerja-kerja telah siap dengan sempurna dan
Asrama
memuaskan.
b). Carta Alir

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MULA
MASA

Menyediakan borang / buku laporan

Penyelia Asrama
kerosakan

Penyelia Asrama Mencatat aduan kerosakan

Membuat pemeriksaan susulan bagi

Penyelia Asrama
mengetahui jenis kerosakan

Menyenaraikan jenis-jenis dan

Penyelia Asrama
kerosakan

Membuat tindakan awal serta merta

Penyelia Asrama jika kerosakan melibatkan aspek
keselamatan
Memaklumkan kepada Pengurusan
Meluluskan
Penyelia Asrama Sekolah untuk penilaian dan
segera
kemampuan
peruntukan
Ya
Mampu?

Tidak
Melapor kepada JPNWPKL untuk
mohon peruntukan

Menyediakan laporan dan

permohonan kepada JPNWPKL
Tidak
Pengetua Lulus?

Tindakan Ya
susulan Membuat perolehan dan dapatkan
Penyelia Asrama
khidmat kontraktor

Memastikan kerja-kerja baik pulih dan

Penyelia Asrama
penyelenggaraan dilaksanakan

Memaklumkan kepada Pengetua

Penyelia Asrama setelah kerja-kerja telah siap dengan
sempurna dan memuaskan.

TAMAT
c). Senarai Semak

BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN

1. Sediakan borang / buku laporan kerosakan

2. Catat aduan kerosakan

3. Buat pemeriksaan susulan bagi mengetahui jenis kerosakan

4. Senaraikan jenis-jenis dan kerosakan

Buat tindakan awal serta merta jika kerosakan melibatkan aspek

5.
keselamatan (Cth: menanda kawasan tidak selamat)

Maklumkan kepada Pengurusan Sekolah untuk penilaian dan

6.
kemampuan untuk baik pulih atau senggara
(i) Jika Mampu: Lulus segera peruntukan untuk baikpulih atau
senggara kerosakan
7. (ii) Jika Tidak Mampu: Lapor kepada JPNWPKL untuk mohon
peruntukan baik pulih dan penyelenggaraan

Menyediakan laporan dan permohonan peruntukan kepada

8.
JPNWPKL
(i) Jika Lulus: Buat perolehan dan dapatkan khidmat kontraktor
9. (ii) Jika Tidak Lulus: Buat tindakan susulan terhadap
permohonan yang dihantar

Pastikan kerja-kerja baik pulih dan penyelenggaraan

10.
dilaksanakan

Maklumkan kepada Pengetua setelah kerja-kerja telah siap

11.
dengan sempurna dan memuaskan.
5.18 Aktiviti 18: Tugas lain yang diarahkan oleh Pengetua

a). Proses Kerja

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Penyelia
1. Menerima arahan kerja daripada Pengetua
Asrama

Penyelia Berbincang dengan Pengetua berkaitan

2.
Asrama arahan kerja yang perlu dilaksanakan

Penyelia
3. Membuat persediaan dan penyelarasan
Asrama

Penyelia
4. Melaksanakan arahan
Asrama

Penyelia
5. Melaporkan hasil kerja / Status & Tindakan
Asrama

Penyelia Tindakan susulan yang sewajarnya (Jika

6.
Asrama Perlu)

Penyelia
7. Pelaporan & Dokumentasi
Asrama
a). Carta Alir

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MULA
MASA

Menerima arahan kerja daripada

Penyelia Asrama
Pengetua

Berbincang dengan Pengetua

Penyelia Asrama berkaitan arahan kerja yang perlu
dilaksanakan

Membuat persediaan dan

Penyelia Asrama
penyelarasan

Penyelia Asrama Melaksanakan arahan

Melaporkan hasil kerja / Status &

Penyelia Asrama
Tindakan

Tindakan susulan yang sewajarnya

Penyelia Asrama
(Jika perlu)

Penyelia Asrama Pelaporan & Dokumentasi

Penyelia Asrama
TAMAT

b). Senarai Semak

BIL TINDAKAN TANDA ( √ ) CATATAN

1. Terima arahan kerja daripada Pengetua

Bincang dengan Pengetua berkaitan arahan kerja yang perlu

2.
dilaksanakan

3. Buat persediaan dan penyelarasan

4. Laksanakan arahan

5. Laporkan hasil kerja / Status & Tindakan

6. Tindakan susulan yang sewajarnya (Jika Perlu)

7. Pelaporan & Dokumentasi