4.

Virtualni sastanci i organizacija vremena

Pored tradicionalnih metoda sastajanja licem u lice, postoje i virtualni sastanci koji ne
zahtevaju fizičko prisustvo svih učesnika. U virtualne sastanke spadaju korespodencija,
telefonska konferencija, video-konferencija i elektronski sastanci. Tehnologija igra veliku
ulogu u ovakvim sastancima baš zbog toga što ona omogućava komunikaciju učesnika koji
nisu fizički u jednoj prostoriji. U ovoj nastavnoj jedinici fokus će biti na virtualnim
sastancima, na tipovima virtualnih sastanaka i njihovim prednostima i nedostacima u
odnosu na tradicionalne, ali i u odnosu jednih na druge. U drugom delu nastavne jedinice
fokus će biti na organizaciji vremena za vreme sastanka. Kako smo već objasnili da su
sastanci skupe aktivnosti, pogotovo ako se izvode neproduktivno, ovde ćemo ukazati na
nekoliko aktivnosti koje pomažu u efikasnom upravljanju vremenom.

Prednosti virtualnih sastanaka

Jedna od prednosti koja se prva ističe kada je reč o virtualnim sastancima jeste to što oni
manje koštaju od tradicionalnih sastanaka. Ne postoje troškovi putovanja, troškovi smeštaja
i iznajmljivanja prostorije za sastanke. Ovim sastancima učesnici mogu prisustvovati iz
svoje kuće i kancelarije, ostajući na mestu na kome se osećaju prijatno i udobno. Ukoliko
sastanak ne počne u tačno zakazano vreme, dok čekaju, učesnici mogu raditi na drugim
stvarima i tako smanjiti veliko gubljenje vremena, što bi bio slučaj na tradicionalnom
sastanku.

Na virtualnim sastancima manje se javljaju digresije, učesnici su efikasniji i fokusiraniji.

Organizovanje ovih sastanaka je najpogodnije kada je potrebno doneti jednostavne odluke,
one koje se ostavljaju za kraj tradicionalnog sastanka.

Slika 4.1.

Copyright © Link group

Nedostaci virtualnih sastanaka

Teško je, ponekad i nemoguće, identifikovati emocije i entuzijazam koji stoje iza neke ideje.
U ovakvim okolnostima, bez obzira na temu sastanka, teško je izrgaditi timsku atmosferu,
sinergiju i zajednički duh. Posao može biti urađen na pravi način, odnosno sastanak se može
održati efikasno i uspešno, ali bez fizičkog prisustva teško je preneti energiju i uticati na
učesnike.

Neophodno je pomenuti i to da elektronska razmena informacija podrazumeva niži nivo

sigurnosti i poverljivosti. Iz ovog razloga, ljudi su skeptični pri izražavanju svojih mišljenja i
stavova ili deljenja osetljivih informacija.

Virtualna konferencija

Ova vrsta virtualnog sastanka je poznata kao conference call ili konferencijski razgovor. U
ovom slučaju, učesnici su troje ili više ljudi koji razgovaraju koristeći telefon ili internet.
Ovakvi sastanci ne zahtevaju mnogo vremena i novca. Jednostavni su za organizaciju i
pogodni za učesnike koji nemaju iskustvo sa naprednim tehnologijama. Virtualna
konferencija je efektivan način da se održi sastanak u slučaju kada nije potrebno koristiti
vizuelna sredstva – prezentacije i kada je neki sadržaj već podeljen sa učesnicima putem e-
maila ili faksa.

Slika 4.2.

Priprema

U fazi pripreme ovog sastanka, potrebno je poslati učesnicima agendu e-mailom ili faksom.
Potrebno je da se svi učesnici konektuju bar pet minuta pre zakazanog termina sastanka.
Ukoliko se učesnici nalaze u različitim vremenskim zonama, organizator sastanka bi trebalo
da naznači vreme početka za svaku vremensku zonu. S obzirom na to da je tehnologija
faktor koji može da zakaže i na koji ponekad ne možemo uticati, potrebno je da organizator
u agendu uračuna vreme za moguće tehničke probleme (npr. problemi sa internet
konekcijom).

Copyright © Link group

Održavanje sastanka

Sastanak se otvara tako što fasilitator zamoli svakog od učesnika da se predstavi. U slučaju
da se učesnici ne poznaju, potrebno je da pored predstavljanja dodaju i koja je njihova
uloga na sastanku, odnosno zašto su pozvani da prisustvuju. Ovo dovodi do stvaranja
atmosfere u kojima se učesnici usmeravaju ka istom cilju.

Sledeći korak je predstavljanje agende i postavljanje ciljeva sastanka. Takođe, potrebno je

da postavite pravila ponašanja pre nego što se otpočne sa tačkama iz agende:

• Svaki učesnik bi trebalo da se predstavi svaki put kada želi da kaže nešto
• Pravljenje kratke pauze s vremena na vreme kako bi učesnici mogli da postave
pitanja ili zapišu beleške
• Svako od učesnika bi trebalo da bude kratak i jasan u izlaganju, a ostali imaju pravo
da traže šire objašnjenje ukoliko nešto nije bilo dovoljno detaljno
• Ukoliko se spominje nešto što se nalazi u materijalima koji su poslati pre sastanka,
naglasite gde se tačno nalazi u materijalima kako bi ostali učesnici mogli da otvore
taj dokument i da prate
• Govor je jedini način komunikacije na virtualnim sastancima. Zamislite da se svi
nalazite u mračnoj prostoriji ili da su vam svima oči zatvorene. U tom slučaju,
ukoliko ne komunicirate verbalno na pravi način, vaša poenta neće biti shvaćena.

Slika 4.3.

Fasilitator bi trebalo da se trudi da u toku sastanka uključi sve prisutne, ali da se jasno zna
kada svako od učesnika treba da se uključi. Ponekad je najbolje direktno usmeriti pitanja
određenim pojedincima. Ovo je dobro iz dva razloga:

• bez vizuelnog kontakta sa ostalim učesnicima, pojedinici su skloni tome da izbegnu

aktivno učestvovanje
• na virtualnim sastancima učesnici se međusobno ne vide, tako da je velika
verovatnoća da će ponekad dva ili više učesnika početi da pričaju i isto vreme.

Neki od učesnika može voditi zapisnik ili zapisivati ideje na flipčartu u zavisnosti od teme
sastanka, a posle to poslati ostalima faksom ili mejlom.

Copyright © Link group

Na kraju sastanka, učesnici bi trebalo da urade evaluaciju sastanka: Šta je bilo dobro na
sastanku? Šta bi trebalo da se poboljša za sledeći put?

Istraživanje

Prema istraživanju Wharton centra koji je objavljen u The Wall Street Journal, top i srednji
menadžment u nekoliko kompanija je rekao da je samo 56% njihovih sastanaka
produktivno i da bi virtualni sastanci trebalo da zamene preko 25% od svih sastanaka.

Pitanje.

Virtualni sastanci nose veći nivo sigurnosti i poverljivosti informacija.

a) Tačno
b) Netačno

Odgovor. Neophodno je pomenuti i to da elektronska razmena informacija podrazumeva

niži nivo sigurnosti i poverljivosti. Iz ovog razloga, ljudi su skeptični pri izražavanju svojih
mišljenje i stavova ili deljenja osetljivih informacija.

Jedna vrsta audio-konferencije je video-konferencija. Pravila su ista i način održavanja.

Jedina razlika je to što se u video-konferenciji učesnici vide putem video-kamera. Prednost
ovakvih virtualnih sastanaka je u tome što se učesnici mogu videti i reagovati na facijalne
izraze i govor tela.

U današnje vreme dostupno je mnogo softvera pomoću kojih se mogu voditi audio i video-
konferencije, odnosno sastanci.

Upravljanje vremenom na sastanku

Uspešno upravljanje vremenom tokom sastanka je od presudnog značaja za njegov uspešan

završetak. Upravljanje vremenom podrazumeva vođenje sastanka ka njegovom završetku i
obezbeđivanju da je vreme korisno potrošeno. Sastanci su skupi i svaki potrošeni minut bi
trebalo da pruži neku vrednost.

I pored toga što je potrebno da se vreme sastanka ograniči i da se na sastanku efikasno

upravlja vremenom, mora se svakoj od tačaka na agendi posvetiti dovoljno vremena i to u
skladu sa prioritetom koji ima ta tačka. Mora se izbeći situacija u kojoj je 90 procenata
vremena potrošeno na pitanja koja su nebitna ili im je važnost izuzetno mala.

Copyright © Link group

 Slika 4.4.

Od samog početka sastanka ostvaruje se merljiv i održiv progres koji traje sve do kraja.
Mora se izbeći sindrom poslednjeg trenutka, odnosno situacija u kojoj se deset minuta pre
kraja sastanka dolazi do zaključka da je polovina agende još uvek nezavršena. Stvari
odjedanput počinju naglo da se ubrzavaju i iznenada se pojavljuje velika verovatnoća
donošenja pogrešnih odluka.

Akcije za upravljanje vremenom na sastanku su:

• Davanje periodičnih obaveštenja o proteklom vremenu

• Zatvaranje diskusije
• Produženje trajanja tačke na agendi
• Ohrabrivanje efikasnog učešća pojedinaca
• Preventivne akcije

Davanje periodičnih obaveštenja o proteklom vremenu

U cilju zadržavanja sastanka u unapred definisanim vremenskim okvirima, učesnici bi

trebalo da u određenim fazama sastanka budu obavešteni o proteku vremena. Na ovaj način
se među učesnicima pojačava spoznaja značaja vremenskih ograničenja, oni se ohrabruju
da ostanu fokusirani na agendu, a pri tom se smanjuje i verovatnoća pojave ponavljanja,
digresija i vraćanja unazad. Ovo zaduženje se može dodeliti jednom od učesnika sastanka.
Ovo može raditi i fasilitator. Njegovo zaduženje bi u ovom slučaju bilo da pred svaku stavku
iz agende kaže koliko je predviđeno vremena za nju. Takođe, bilo bi korisno da na polovini
vremena obavesti učesnike o preostalom vremenu ili da pred istek vremena usmeri
diskusiju na donošenje odluke.

Zatvaranje diskusije

Ukoliko se desi nešto od sledećeg mora se preći na zatvaranje aktuelne tačke na agendi:

• vreme dodeljeno za tu tačku je isteklo

• stiče se utisak da diskusija ne vodi nigde
• diskusija je počela da se ponavlja i ne pojavljuju se nove informacije

Copyright © Link group

 Slika 4.5.

Fasilitator bi tokom sastanka trebalo da teži tome da se svaka tačka agende privede kraju
na prirodan način. Nagli prekid neke tačke je uvek rizičan i može dovesti do loših odluka
koje su donete u žurbi. U cilju postizanja postepenog i prirodnog završetka neke tačke
agende, fasilitator bi trebalo da:

• se postara da se na agendi ne nađe previše tačaka

• definiše agendu u kojoj će biti jasno označeno i predviđeno vremensko trajanje
svake od tačaka
• se brine o tome da se sastanak kreće u odgovarajućem tempu
• svim učesnicima pre početka diskusije stavi do znanja koliko je vremena dodeljeno
nekoj tački
• povremeno obaveštava učesnike o tome koliko je još vremena ostalo za trenutnu
tačku dnevnog reda
• povremeno obaveštava učesnike o ostvarenom progresu i postignutim dogovorima,
postavljajući im pri tom i pitanje da li su spremni za donošenje odluka
• ohrabri učesnike da se fokusiraju na temu i da obeshrabri ponavljanje, lutanje i
digresije
• odluka o završetku diskusije bi trebalo da bude doneta od strane grupe, nju ne
smeju da nametnu fasilitator ili nekoliko učesnika koji postaju nestrpljivi iz nekog
razloga.

Produženje trajanja tačke na agendi

Neophodno je da se tokom sastanka napravi balans između potrebe za strukturiranjem

sastanka i potrebe za fleksibilnošću. Situacija u kojoj se procenjuje vreme koje će biti
potrebno za najvažniju tačku agende i gledanje na sat potom, kojim se proverava da li je
vreme ispoštovano može ponekad da bude i preterano zahtevno. Uprkos svim planiranjima,
može se doći u situaciju da se ukaže potreba i za produženjem trajanja neke tačke na
agendi.

Copyright © Link group

 Slika 4.6.

Pre nego što dozvoli produženje trajanja tačke agende, fasilitator bi trebalo da razmotri
sledeće elemente:

• grupa bi trebalo da ima na umu činjenicu da će se dodatno vreme koje je dodeljeno

jednoj tački morati oduzeti od drugih tačaka
• konsultacija o tome da li da se produži vreme trajanja tačke se mora doneti u
saradnji sa grupom. Ovo ne sme biti jednostrano doneta odluka od strane fasilitatora
ili odluka koja je doneta na insistiranje jednog od učesnika
• ukoliko je tačka veoma daleko od zaključenja i neophodno je produženje njenog
trajanja, ponekad je bolje odložiti je za kraj sastanka i preći na nju tek kada se
obrade sve tačke sa visokim prioritetom. Uvek postoji i mogućnost da se tačka odloži
do sledećeg sastanka.

Ohrabrivanje efikasnog učešća pojedinaca

Kao veoma efikasna tehnika upravljanja vremenom može se koristiti i ograničavanje

vremena diskutovanja za sve učesnike sastanka. Ukoliko se u obzir uzme česta tendencija
prema ponavljanju argumenata, dominaciji, diskusijama i vraćanju na prethodne teme
tokom sastanka lako se može doći do zaključka da vrlo često 90 procenata vremena trajanja
sastanka potroši 10 procenata učesnika. Na ovaj način drastično opada kvalitet diskusija i
donetih odluka. Napori fasilitatora da ohrabri efikasno učešće pojedinaca mogu se ogledati u
preventivnom radu i intervencijama tokom sastanka.

Preventivne akcije

Fokusiranje i efikasna participacija pojedinih članova mogu se ohrabriti u fazama planiranja i

otpočinjanja sastanka.

Copyright © Link group

Primer

U agendi sastanka se može navesti i nekoliko smernica za učesnike:

• Samo da vas podsetimo, protokol našeg sastanka podrazumeva da se reč dobija

podizanjem ruke. Mi komentare dajemo na koncizan i fokusiran način, svim
učesnicima pružamo jednake mogućnosti za učešće u diskusiji i izbegavamo
dominaciju, ponavljanje, digresije i vraćanje na prethodne teme.
• Na početku sastanka od učesnika se može zatražiti da budu koncizni u svojim
izlaganjima, da prate šta će biti rečeno, da izbegavaju digresije, vraćanje na teme,
ponavljanje.

U velikim ili formalnim grupama ponekad je običaj da se na početku sastanka postigne

dogovor o formalnim vemenskim ograničenjima dužine govora. Na primer, svaki učesnik se
za određenu tačku agende može prijaviti dva puta, svaka njegova diskusija može da traje
do tri minuta, a govornici koji se javljaju po prvi put imaju prioritet u odnosu na one koji se
javljaju drugi put za određenu tačku. Ovakva ograničenja, sa druge strane, uvode i element
formalnosti u sastanke. Ukoliko se koriste na isuviše rigidan način, ona mogu ograničiti
kreativnost učesnika i sprečiti razvoj diskusije.

Rezime

• Jedna od prednosti koja se prva ističe kada je reč o virtualnim sastancima jeste to
što oni manje koštaju od tradicionalnih sastanaka. Ne postoje troškovi putovanja,
troškovi smeštaja i iznajmljivanja prostorije za sastanke. Ovim sastancima učesnici
mogu prisustvovati iz svoje kuće i kancelarije, ostajući na mestu na kome se osećaju
prijatno i udobno. Ukoliko sastanak ne počne u tačno zakazano vreme, dok čekaju,
učesnici mogu raditi na drugim stvarima i tako smanjiti gubljenje vremena, što bi bio
slučaj na tradicionalnom sastanku.

• Teško je, ponekad i nemoguće, identifikovati emocije i entuzijazam koji stoje iza
neke ideje. U ovakvim okolnostima, bez obzira na temu sastanka, teško je izrgaditi
timsku atmosferu, sinergiju i zajednički duh. Posao može biti urađen na pravi način,
odnosno sastanak se može održati efikasno i uspešno, ali bez fizičkog prisustva teško
je preneti energiju i uticati na učesnike.

• Ova vrsta virtualnog sastanka je poznata kao conference call ili konferencijski
razgovor. U ovom slučaju, učesnici su troje ili više ljudi koji razgovaraju koristeći
telefon ili internet. Ovakvi sastanci ne zahtevaju mnogo vremena i novca.
Jednostavni su za organizaciju i pogodni za učesnike koji nemaju iskustvo sa
naprednim tehnologijama.

• Fasilitator bi trebalo da se trudi da u tok sastanka uključi sve prisutne, ali da se

jasno zna kada svako od učesnika treba da se uključi. Ponekad je najbolje direktno
usmeriti pitanja određenim pojedincima. Ovo je dobro iz dva razloga:

o bez vizuelnog kontakta sa ostalim učesnicima, pojedinci su skloni tome da

izbegnu aktivno učestvovanje
o na virtualnim sastancima se učesnici međusobno ne vide, tako da je velika
verovatnoća da će ponekad dva ili više učesnika početi da pričaju i isto vreme.

Copyright © Link group

• Jedna vrsta audio-konferencije je video-konferencija. Pravila su ista i način
održavanja. Jedina razlika je to što se u video-konferenciji učesnici vide putem
video-kamera. Prednost ovakvih virtualnih sastanaka je u tome što se učesnici mogu
videti i reagovati na facijalne izraze i govor tela.

• Akcije za upravljanje vremenom na sastanku su:

o Davanje periodičnih obaveštenja o proteklom vremenu

o Zatvaranje diskusije
o Produženje trajanja tačke na agendi
o Ohrabrivanje efikasnog učešća pojedinaca
o Preventivne akcije

Copyright © Link group