Aula 02 Noções de Arquivologia

Aula 02
Noções de Administração (Arquivologia) p/ ANVISA (Técnico Administrativo)
Professor: Ronaldo Fonseca

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AULA 02 NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA ANVISA
TÉCNICO ADMINISTRATIVO
SUMÁRIO
1∀2∋,+&∋.∋03∋04−5∋0∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀06!
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1.Panorama da Aula
Antes de começar, gostaria de agradecer e MUITO por todas as mensagens que

recebi no Fórum. Realmente fiquei surpreso com a receptividade ao material e
por ter visto muitas pessoas dizendo que perderam o medo de Arquivologia
porque a linguagem estava bastante acessível e leve. Vocês NÃO IMAGINAM
como isso me anima a melhorar, cada vez mais, esse PDF.
Minha meta é continuar com esse mesmo estilo (tenho certeza que não vou
agradar todos), mas como ex-concurseiro, sei das dificuldades que passamos ao
começar a estudar.
Portanto, antes de você pensar em desistir ou deixar o estudo “pra mais tarde”,
pense que falta pouco tempo. Pense em tudo que você pode conseguir
conquistar com essa aprovação. Desenhe seus sonhos e olhe para eles todos
os dias. A ponte entre seu sonho e a realidade é o estudo constante e
disciplinado. Não tenha dúvidas de que é possível chegar aonde você quiser.
Não estou escrevendo palavras vazias. Tudo que conquistei na vida foi com
muita luta, estudo e trabalho. E vi pessoas mais competentes do que eu ficando
pelo caminho. E por uma razão simples: faltou DETERMINAÇÃO.
Não sei que horas você está lendo essas palavras. Não sei se essa aqui já é a
última matéria do dia, não sei se você teve um dia difícil ou não -
provavelmente, sim – mas sei que você pode conseguir um pouco além que
imagina ser possível. Avance, nem que seja meia hora, nem que seja fazendo
uma revisão ou reestudando questões, mas entregue um pouco mais. Isso
vai te colocar a frente de milhões.
Vamos lá!
Nessa aula veremos temas que são muito cobrados. Coloquei muitas questões
para que você veja como o assunto é mais exigido. Veja que é quase impossível
que você estude todo o universo de arquivologia. Por mais que as bancas
chamem de “noções”, muitas vezes cobram temas pesados. Por isso, procure
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sempre raciocinar sobre a matéria e não decorar apenas. E, também por essa
razão, incluo alguns termos no Mini-dicionário. É importante que estude com
atenção.
Bom, a aula é grande? Um pouco...Enfim, não adianta chorar ☺
Não se assuste com o tamanho! Ela está grande porque possui muitos exercícios
e porque eu tentei detalhar muito algumas etapas de resolução de cada um,
para evitar que você tenha muitas dúvidas nessa parte da disciplina.
As próximas aulas deverão ficar menores, ou no máximo, igual a essa aqui.
2.Dica de Coach
Dica1: Tente não estudar por mais de duas horas seguidas a mesma matéria.
E mais do que isso: nunca estude por matéria. Ou seja: não estude toda a
disciplina A e depois migre para a B. Construa ciclos de estudos que façam com
que haja uma alternância entre elas. Isso fará com que você sinta menos
cansaço e consiga estudar mais horas líquidas (horas reais de estudos).
Dica 2: Se estiver com dificuldade em algum termo ou conceito, anote-o na

capa de seu material e releia-o sempre que for começar uma aula nova.
Mesmo que esteja estudando a aula 4, volte e releia esses termos que você
dificuldade nas aulas anteriores. Você verá que, ao usar os ciclos e sempre
revisar os temas em que sentiu mais dificuldade em memorizar, eles
naturalmente passarão a fazer parte da sua memória de longo prazo. O segredo
é insistir e manter a constância.
Dica 3: Se precisar saber como fazer marcação de texto diretamente no

computador, usando rabiscos, círculos, setas e etc, veja os dois vídeos abaixo.
https://www.youtube.com/watch?v=rp641jK1kR4
https://www.youtube.com/watch?v=_yI-t-waIP8
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3.Mini-dicionário de
Arquivologia (MDA) –
continuação.
Antes de avançarmos, gostaria de adicionar mais alguns termos ao nosso “MDA”
ACESSO: Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais

poderão variar em função de cláusulas restritivas (ainda estudaremos isso, mas
já saiba que estudaremos a questão do sigilo). Nem sempre todos poderão ter
acesso aos documentos.
DEPÓSITO: Ato pelo qual arquivos ou coleções são colocados, fisicamente, sob
custódia (guarda) de terceiros, sem que aconteça a transferência de posse ou
propriedade.
DOCUMENTO DE ARQUIVO: Aquele que, produzido e/ou recebido por uma

instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua
elemento de prova ou de informação. Também pode ser classificado como
documento de arquivo, aquele que for produzido e/ou recebido por pessoa física
no decurso de sua existência.
ITEM DOCUMENTAL: A menor unidade arquivística materialmente indivisível.

É tipo um átomo da arquivologia ☺.
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: O menor conjunto de documentos reunido

de acordo com um critério de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral,
são denominados pastas, maços ou pacotilhas.
JUNTADA: 1. Apensação ou anexação de um processo a outro. 2. Junção de

documentos a um processo. Ou seja, é quando um processo é juntado a outro
ou quando documentos são incluídos em um processo.
APENSAÇÃO: Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou

subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e
independência.
ANEXAÇÃO: Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro

processo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais
antigo. Trata ainda do mesmo assunto e da mesma pessoa.
Note alguns termos importantes para facilitar a resolução de questões.
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[PERMANENTE ] [ANTECEDENTE] [+ ANTIGO] [MESMA PESSOA]"
ANEXAÇÃO
[PROVISÓRIO] [PRECEDENTE] [RECENTE] [ PESSOAS DIFERENTES] "

APENSAÇÃO
Cuidado: a banca CESPE, por exemplo, usa essas definições para Apensação e
Anexação. São definições do DBTA (Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística). Por mais que haja outras definições e, no dia a dia elas não
correspondam tanto à realidade, usem esses conceitos
4. Gestão de
Documentos
Vamos começar a falar do assunto relembrando a definição de Documento, para

então, estudarmos a Gestão deles.
Documento: Registro de uma informação independentemente da natureza do

suporte que a contém.
Dessa forma, qualquer informação registrada em um suporte material que

possibilite consultas, provas, estudos, pesquisa é um documento, pois comprova
fatos, fenômenos e pensamentos do homem em determinado momento
histórico.
O documento pode ser um livro, um pendrive, um CD, uma planta (não, a

samambaia não, aquelas plantas de edificações, etc.
Há mais dois conceitos importantes:
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É chamado de Arquivo Especial, aquele que tem sob sua guarda documentos
de formas físicas diversas. Em um mesmo local você pode ter CD-ROM, disquete
(!), discos, fitas, microformas (microfilme), slides e etc.
Pense: é ou não especial um arquivo que possui documentos em formas físicas

tão diferentes? Certamente que sim.
Já o Arquivo Especializado não faz essa “mistureba” toda. Ele possui documentos
que decorrentes “da experiência humana num campo específico”,
independentemente da forma física que apresentem. São arquivos de
engenharia, arquivos médicos ou de imprensa, por exemplo.
4.1 Elementos dos

Documentos
!
Veremos os Elementos dos Documentos. Muito cuidado com alguns termos, pois
você vai ver que alguns aparecem em mais de um momento do estudo de
Arquivologia, mas em contextos e definições diferentes, portanto cuidado para
não se confundir.
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CARACTERÍSTICAS DEFINIÇÃO EXEMPLOS

TÉCNICA
SUPORTE Material sobre a qual Papel, Fita magnética,
as informações são filme de nitrato.
registradas
FORMA Estágio de preparação Original, cópia,
e tramitação de minuta, rascunho.
documentos.
FORMATO Configuração física de Folha, caderno, cartaz,
um suporte, de acordo livro, mapa, planta,
com a sua natureza e rolo de filme, códice
com o modo como foi (=livro de registro),
confeccionado. diapositivo (=imagem
translúcida)
GÊNERO Como é configurado Documentação
um documento de audiovisual,
acordo com o sistema documentação
de signos (sinais) fonográfica,
utilizado na documentação
comunicação de seu icnográfica,
conteúdo. documentação textual.
ESPÉCIE Como é configurado Boletim, certidão,
um documento de declaração, relatório.
acordo com a
disposição e a
natureza das
informações nele
contidas.
TIPO É a configuração Boletim de ocorrência,
relacionada à espécie boletim de frequência
documental, de e rendimento escolar,
acordo com a certidão de óbito,
atividade que A declaração de imposto
gerou. de renda, relatório de
atividades, relatório
de fiscalização,
declaração de bens.
60Γ;∃Λ!Μ0ΓΝ5Ε/∃1<!∀ΟΟΠ!
Ronaldo, os “Elementos dos Documentos” são muito cobrados em provas de

não-arquivologistas?
Sinceramente? Não. Mas acho importante que tenham esse contato com a parte
conceitual da matéria. Há bancas, como a CESPE, que valorizam essa parte do
estudo.
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4.2 Classificação dos
Documentos
!
A Classificação dos documentos é cobrada com relativa frequência. É meramente

conceitual. Se você entender a classificação esquematizada, já mata a maior
parte das questões. Vamos ao esquema:
Escrito(textual),
cartográfico,
Quanto ao
Gênero
iconográfico,sonoro,
filmográfico, informático
e micrográfico
Classificação
dos Quanto à Atos normativos, enunciativos, de
assentamento, comprobatório, de
documentos Espécie correspondência e de ajuste.
Quanto à
Natureza do Ostensivos ou Sigilosos
Assunto
Vejamos as definições:
Quanto ao Gênero:
→! Escritos ou textuais: documentos, manuscritos, impressos ou

datilografados, como contratos, certidões, tabelas, correspondência,
folhas de pagamento, atas ( e não atos!), dentre outros.
→! Cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis,

contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia
(mapas, plantas, perfis);
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→! Iconográficos: Fotografias, gravuras, diapositivos*, desenhos. São
documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, com
imagens fixas.
Aqui você vê o diapositivo. Uma espécie de “Slide do powerpoint” do
passado. Não se preocupe com sua história ou funcionamento. As bancas,
quando o citam, não entram em detalhes, mas querem saber se você
identifica que o diapositivo está classificado quanto ao gênero (sim) e se
é um exemplo de documento iconográfico (sim). Bingo! Mais um ponto na
prova. Lembre-se: estamos estudando a classificação quanto ao gênero
dos documentos. Não perca isso de vista.
→! Cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis,

contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia
(mapas, plantas, perfis);
→! Filmográficos: Filmes e fitas videomagnéticas – são documentos em

películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes),
conjugados ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis,
contendo imagens em movimento. Esse é bem fácil de visualizar.
→! Sonoros: discos e fitas áudio magnéticas – são documentos com

dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Observe
que fono está relacionado a som e você não terá problemas.
→! Micrográficos: Rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela – são

documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de
imagens, mediante utilização de técnicas específicas. Ronaldo, “peraí”!
Jaqueta? Jaqueta nada mais é do que um material de plástico ou similar
que envolve as microformas. Não se preocupe tanto com o
aprofundamento desses termos.
Veja as questões, note como o
tema é cobrado e você saberá
exatamente o que deve priorizar.
É assim que devemos estudar ;).
→! Informáticos: esse aqui é

que você mais conhece! São
documentos produzidos, tratados
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ou armazenados em computador: disquete, disco rígido, memória flash ou
disco ótico (CD, DVD), por exemplo.
Quanto à Espécie:
Vamos listar os documentos classificados quanto à espécie para que isso não
fique solto, sem que você entenda. De novo: não decore! Procure ter uma visão
geral sobre cada uma das classificações e tudo ficará mais fácil na hora da prova.
Vamos lá:
→! Atos Normativos: documentos relacionados à normatização das

atividades. Exemplos: leis, decretos, estatutos, portarias.
→! Atos de Correspondência: diretamente ligados aos atos normativos,

pois os atos de correspondência é que viabilizam a execução deles.
Imagine que no seu futuro trabalho como servidor, você veja que uma
nova lei foi editada. Se você é o responsável por divulgar essa informação,
poderá fazer essa comunicação por meio de um ato de correspondência,
usando uma circular, por exemplo, para divulgar essa lei para toda a
equipe. Outros exemplos: carta, ofício, memorando, notificação, alvará,
telegrama, edital.
→! Atos Enunciativos/opinativos: são os que esclarecem os assuntos

visando fundamentar uma solução. Ex.: parecer, relatório, voto.
→! Atos de assentamento (registro de fatos): trata-se do registro de

fatos e ocorrências, usando-se: atas, termo, auto de infração, apostila.
Então quando o Fiscal Ronaldo vê que existe uma fraude em uma empresa,
a grosso modo, ele “assenta” uma multa (auto de infração), ou seja, ele
registra um fato! E esse termo “apostila”? É um termo mais administrativo,
ligado a uma informação que é acrescentada a um documento para alterá-
lo oficialmente.
→! Atos comprobatórios: são os atos que comprovam os assentamentos,

como as certidões, atestados e traslados, por exemplo.
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→! Atos de Ajuste: representados por acordo de vontade em que a
Administração federal, estadual ou municipal é uma das partes. Exemplo:
tratado, convênio, contrato.
Quanto à Natureza
do Assunto:
Aqui vamos ver uma definição bem simplória, pois o tema está ligado à
classificação de documentos. E é isso que você precisa saber agora. Quanto à
natureza do assunto, temos como referência a Lei de Acesso a Informação (Lei
12.527/2011) que entrou em vigor em 16/05/2012. Mas como já disse, o que
você precisa aprender agora é isso aqui:
→! Ostensivos: são documentos cuja divulgação não prejudica a

administração. Não há restrição de acesso aos documentos.
→! Sigilosos: como o nome indica, são documentos que possuem

informações sensíveis e que não podem ser divulgadas antes de
respeitados os prazos máximos de restrição de acesso. Só para você já
ficar sabendo, são três os graus de sigilo: Reservado (até 5 anos), Secreto
(até 15 anos) e Utrassecreto (até 25 anos). Muito cuidado com a palavra
Confidencial! Essa classificação não existe mais!!
Macete:
O tema ainda ficou um pouco enrolado e está pensando em como memorizar as

diferenças principais da Classificação dos Documentos? Então toma um
macetinho!
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Se você lembrar de dois ou três exemplos de cada uma das classificações, as
outras virão a sua memória por associação.
Vamos a um exemplo fictício de Classificação de Documentos? A meta aqui é só

clarear as informações.
Esse humilde PDF é a soma de Suporte + Informações. Lembra disso? Essa soma
gera um DOCUMENTO. E esse documento é classificado, certo? Poderia ser
classificado quanto ao Gênero, quanto à espécie ou quanto à natureza do
assunto. Naturalmente o que mais se aproximaria de um PDF como esse, seria
a classificação quanto ao Gênero.
Agora podemos voltar à Gestão Documental propriamente dita.
Em meados do século XX, principalmente por causa de II Guerra Mundial, a

produção de documentos cresceu muito, pois houve um enorme salto em termos
de tecnologia e ciências atingidos pela Humanidade. Foi um período de tanta
produção que começou a haver dificuldades para se gerir, controlar tantos
documentos. Nesse período surgiu a Teoria das 3 Idades, sobre a qual já
falamos, e um novo conceito para Gestão de Documentos.
A Lei 8.159/91, nossa amiga, define muito bem seu significado:
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de

procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
!
Observe que ao se falar em Gestão Documental, estamos nos referindo

aos arquivos das fases:
•! Corrente
•! Intermediária
Agora já podemos falar das fases básicas da gestão de documentos
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4.3 Fases da Gestão
de Documentos
Vamos direto à doutrina, para não termos chance de erro. Vejamos as definições
de Marilena Paes.
Antes um alerta: não confunda as fases da gestão de documentos com a Teoria

das 3 idades. Elas são similares estão diretamente ligadas e o examinador vai
tentar puxar seu tapete se você não ficar atento.
Produção de Documentos (Primeira fase):
Nome bem intuitivo. Busque sempre associar o nome, quando possível, a sua
realidade. A produção de documentos trata da elaboração de documentos em
função das atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve
priorizar apenas os documentos fundamentais para a a atividade e administração
da instituição e deve impedir que haja duplicação e emissão de vias
desnecessárias. O arquivista tem função importante pois deve propor criação ou
extinção de formulários e modelos; contribuir para a difusão de normas e
informações necessárias ao bom desempenho organizacional e até propor
consolidação de atos normativos ou atualizados com certa frequência. Deve
ainda, apresentar estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento de
recursos reprográficos e informáticos, ou seja, o objetivo é evitar perda de
tempo no futuro com documentos duplicados ou que nem deveriam ser
arquivados.
Utilização de Documentos (Segunda fase) :
Aqui partimos para a fase do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro,

Distribuição, Tramitação), de Expedição e de organização e arquivamento em
de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração
de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta) e à
recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções
administrativas, técnicas ou cientificas das instituições.
Estudaremos algumas dessas etapas ainda nessa aula ;).
Avaliação e Destinação de Documentos (Terceira fase):
Costuma ser considerada a fase mais complexa, pois depende de capacidade

analítica, já que é necessária a avaliação e análise dos documentos acumulados
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nos arquivos, com fins de determinar seus prazos de guarda, em razão de seus
valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico e definindo:
•! Quais serão arquivados permanentemente

•! Quais devem ser eliminados por terem perdido valor de prova e de
informação para a instituição.
Segundo o DBTA (Dicionário), Avaliação é o processo de análise de documentos

de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com
os valores que lhes são atribuídos. E por isso, está diretamente ligada à Tabela
de Temporalidade (a ser estudada).
MDA (Mini-dicionário) " Destinação é a decisão, com base na avaliação,

quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte
ou eliminação.
Se você vir na prova algo que se refira às fases da Gestão de Documentos,

busque decorar essas etapas. Use o mnemônico PUAD. Nele, você vê as 3 fases
com facilidade
Produção
Utilização
Avaliação
Destinação
Veja as 3 fases e sua sequência, de forma resumida.
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QUESTÕES DE FIXAÇÃO
1.! (CESPE – 2016 – DPU – ANALISTA)

Com relação à gestão da informação e à gestão de documentos, julgue
o item a seguir.
O gênero documental iconográfico reúne documentos eletrônicos e
digitais.
Comentário:
Relembre que dentro da Classificação Documental possuímos a classificação

quanto ao Gênero. E uma dessas classificações é a de documentos iconográficos,
ou seja: fotografias, gravuras, diapositivos, desenhos, por exemplo. São
documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, com imagens
fixas.
Gabarito: Errada
2.! (CESPE – 2016 – DPU – AGENTE ADMINISTRATIVO)

A respeito da gestão da informação e de documentos e dos tipos
documentais, julgue o item que se segue.
Os documentos de arquivo, quanto à natureza do assunto, podem ser
ostensivos ou sigilosos.
Comentário:
É isso mesmo. Ostensivos são os de livre acesso. E os sigilosos precisam ser

protegidos de acessos indevidos, de acordo com a Lei 12.527/11 e que entrou
em vigor (passou a “valer”) em 2012.
Gabarito: Certo
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3.! (CESPE – 2012 – MPE-PI – TÉCNICO MINISTERIAL – ÁREA
ADMINISTRATIVA)
A anexação e a apensação dizem respeito à juntada de documento ou
processo a outro processo. Aquela se dá em caráter definitivo e esta, em
caráter temporário.
Comentários:
Vamos relembrar esses conceitos, pois como você vê, caem em prova!
Direto ao assunto? Anexação tem caráter definitivo e Apensação, caráter

temporário. Agor sim, os conceitos para fixação:
APENSAÇÃO: Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de

elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua
identidade e independência.
ANEXAÇÃO: Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo

a outro processo, na qual prevalece, para referência, o número do
processo mais antigo. Trata ainda do mesmo assunto e da mesma pessoa.
Gabarito: Certa
4.! (CESPE – 2012- MPE-PI – TÉCNICO MINISTERIAL – ÁREA

ADMINISTRATIVA)
Na anexação, prevalece o número do processo mais recente; na apensação, os
números dos dois processos são conservados como referência para recuperação
dos documentos.
Comentários:
O erro da questão está na definição de Anexação. O número que prevalece é o

mais antigo e não o mais recente. A definição de apensação está perfeita.
Veja:
ANexação " + ANtigo
Gabarito: Errada
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5.! (CESPE – 2007 – TSE – TÉCNICO JUDICIÁRIO – ÁREA
ADMINISTRATIVA)
Uma das espécies documentais mais utilizadas nos órgãos do Poder
Judiciário é o processo. É comum a juntada de processos, que pode
ocorrer por anexação ou por apensação. A juntada por anexação
significa
a) a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo,

destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias
semelhantes, com o mesmo interessado ou não.
b) a união definitiva de um ou mais processos a um outro processo

(considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e
que contenham o mesmo assunto.
c) a união provisória de um ou mais processos a um outro processo, desde

que pertencentes à atividade-meio.
d) a união, por até um ano, de processos que envolvam questões recursais

relativas a um mesmo interessado.
Comentários:
Vamos direto à resolução! O comando da questão pede o que é juntada por

anexação: é a juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a
outro processo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais
antigo. Trata ainda do mesmo assunto e da mesma pessoa.
Gabarito: B
6.! (CESPE – 2011 – EBC – TÉCNICO EM ADMINISTRAÇÃO)

Com referência à natureza dos documentos, julgue os itens
subsequentes.
Os documentos fotográficos (ampliações, negativos, eslaides) são
considerados arquivos especiais.
Comentários:
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Cuidado! Veja que é citada a natureza dos documentos e não a natureza dos
assuntos (ostensivos e sigilosos).
A Natureza dos documentos está relacionada a: arquivos especiais e

arquivos especializados. A diversidade das formas está diretamente ligada aos
arquivos especiais, como fotos, fitas, slides -ou eslaides- negativos, CD,
DVD...). Veja o esqueminha de novo.
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Gabarito: Certa
7.! (FUNCAB – 2015 – ANS – ATIV. SUPORTE TÉCNICO)

O processo de análise e seleção de documentos, que visa fixar prazos
para sua guarda ou eliminação e contribuir para a racionalização e à
preservação da documentação permanente, integra uma das fases da
gestão de documentos. Tal fase denomina-se:
a) manutenção.
b) elaboração.
c) arquivamento.
d) descrição.
e) avaliação.
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Comentários:
A gestão de documentos possui 3 fases (Produção, Utilização, Avaliação e

Destinação), o nosso conhecido PUAD.
A fase de Avaliação e Destinação é a mais importante e complexa, pois precisa

definir quais são os documentos que permanecem “vivos”ou que serão
exterminados, ou seja, definirá aqueles que fazem sentido para a instituição
guardar de forma permanente.
Gabarito: E
8.! (AOCP – 2015 – FUNDASUS – ASSIST. ADMINISTRATIVO)

Um campo da gestão responsável pelo controle eficiente e sistemático
da produção, recepção, manutenção, uso e eliminação de documentos,
incluindo os processos de captação e manutenção de provas e
informações sobre as atividades de negócios e transações em forma de
documentos, é uma definição apresentada pela norma ISO 15.489-1 a
respeito de qual aspecto da gestão das organizações?
a) Gestão da informação.
b) Gestão documental.
c) Gestão de arquivos.
d) Gestão da comunicação.
e) Gestão operacional.
Comentários:
Você nem precisa se preocupar com a norma ISO citada se entendeu bem a
Gestão de Documentos. Você vê que o enunciado traz suas fases (a PUAD –
Produção, Utilização, Avaliação e Destinação). Em outras palavras, o enunciado
trouxe a definição do que já estudamos até aqui. Veja:
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“o campo da gestão responsável pelo controle eficiente e sistemático da
produção, recepção, manutenção, uso e eliminação de documentos,
incluindo os processos de captação e manutenção de provas e informações sobre
as atividades de negócios e transações em forma de documentos”
Mas, vamos lá, o que é essa norma ISO? Ah, ISO é uma Organização
Internacional de Normatização. Quem já trabalho em indústrias certamente já
ouviu falar do termo. Mas o que importa é que essa norma ISO citada na questão
é mais focada em provas para Arquivistas profissionais. Não se preocupe. E note
que era possível acertar a questão sem ser um arquivista ;).
O que importa é você decorar esse artigo 3º da Lei 8.159.
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e

operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Gab. B
9.! (CESPE – 2015 – MPOG – ARQUIVISTA – CARGO 3)

A respeito da gestão de documentos, julgue o próximo item.
A eliminação de documentos de arquivo é operacionalizada na fase de
destinação.
Comentários:
Vamos de novo ao artigo da Lei 8.159

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E a fase que determina se haverá eliminação ou recolhimento é a 3º fase da
gestão de documentos que cuida da Avaliação ou Destinação (são as duas
últimas letras do PUAD).
Produção / Utilização / Avaliação / Destinação

Gabarito: Certo
10.! (CESPE – 2015 – FUB – ARQUIVISTA)

Acerca da implementação de programas de gestão de
documentos, julgue o item subsequente.
A gestão de documentos é dividida em três fases: produção, utilização
e eliminação.!
Comentários:
As 3 fases são: Produção, Utilização, Avaliação e Destinação (juntas).
Não necessariamente haverá a eliminação, como a questão sugere. Na

verdade, vai se verificar na última fase se vale a pena manter o documento ou
eliminá-lo.
Gabarito: Errado
11.! (CESPE – 2014 – ANTAQ – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)

No que diz respeito à gestão de documentos, julgue o próximo item.
O acesso à informação independe, para sua eficácia, da aplicação do
programa de gestão de documentos.
!
Comentários:
É exatamente o oposto. Imagine que na terceira fase da gestão de documentos,

que depende de muita sensibilidade do arquivista, e na qual ele definirá se o
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documento deve se manter “vivo” ou não, ele decida errado. Vai que ele imagina
que algo de elevado valor científico não é importante e o destina à eliminação?!
Já pensou? Como as pessoas teriam acesso a essa informação se ela fosse

eliminada?
Logo, o acesso à informação DEPENDE, para sua eficácia, da aplicação do

Gabarito: Errado
12.! (CESPE – 2014 – ANATEL – TEC ADMINISTRATIVO)

Acerca da gestão de documentos, julgue o item que se segue.
O desenvolvimento do programa de gestão de documentos na ANATEL
passa pela implantação de três fases: a fase ativa, a fase de
desenvolvimento e a fase de destinação.
Comentários:
Uma questão direta e objetiva sobre Gestão de Documentos e que não traz as 3
fases corretas da Gestão de Documentos. Lembre-se do PUAD e você será feliz.
Lembre-se do artigo 3º da Lei 8.159 e você será feliz ☺.
As fases são:
As 3 fases são: Produção, Utilização, Avaliação e Destinação (juntas). A

questão só acertou na “Destinação”.
Se viesse apenas: Produção, Utilização e Destinação, estaria correta.
Releia a lei, é assim que se decora. Não pense assim: “já li essa lei aqui na aula,
vou pular”. Não pule! Leia atentamente todas as vezes que se deparar com ela.
É assim que se memoriza ;).

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Gabarito: Errado
13.! (ESAF – 2013 – DNIT – ANALISTA ADMINISTRATIVO – ÁREA

ADMINISTRATIVA)
Sobre a gestão de documentos, assinale a opção correta.
a) Tem como objetivo o tratamento dos documentos permanentes.
b) É um conceito que nasceu no mesmo contexto do princípio de respeito aos

fundos.
c) Não é um conceito reconhecido pela legislação arquivística brasileira.
d) É um conceito restrito aos documentos de valor informativo.
e) Tem como finalidade o tratamento dos documentos desde a sua criação até
a destinação final.
Comentários:
Vamos ver o artigo 3° da lei 8.159/91.

Saber esse artigo já eliminaria a opção “a” e “c” e “d”. Mas a “d” explico depois.
A letra “b” está errada porque esse conceito não nasceu no mesmo contexto do
princípio do respeito aos fundos, ou princípio da proveniência.
A “d” também está errada pois os documentos de terceira idade (permanentes)

e que possuem valor secundário, ou seja, valor: histórico; cultural; probatório;
informativo.
Já a letra “e” está perfeita. É necessária a avaliação e análise dos documentos

acumulados nos arquivos, com fins de determinar seus prazos de guarda, em
razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico e
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!&∋!#∃!∀∀%!
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
definindo: quais serão arquivados permanentemente e quais devem ser
eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição.
Gabarito: E
5. Arquivamento e ordenação
de documentos de arquivo
Vamos relembrar que a principal função dos arquivos é disponibilizar as

informações contidas nos documentos para a tomada de decisão e comprovação
de direitos e obrigações. Mas isso só é possível se esses documentos estiverem
corretamente classificados, bem guardados (arquivados) e com fácil acesso.
Guardar (arquivar) é importante? Certamente! Mas do que adianta guardar

aquelas suas fotos históricas do carnaval de 2009, se você não consegue achá-
las quando precisa? Ah, acho que não foi um bom exemplo....você deve ter
vontade de eliminar essas fotos...rs. Mas o importante é que o acesso aos
documentos seja fácil, permitindo a recuperação das informações na hora em
que elas forem necessárias.
Veremos alguns dos principais métodos de arquivamento. E veja como o DBTA

(o Dicionário) os define:
5.1 Métodos de Arquivamento
É a sequência de operações que determina a disposição dos documentos

de um arquivo.
Há dois grandes sistemas:
•! Sistema de Arquivamento Direto
•! Sistema de Arquivamento Indireto
Vamos voltar à doutrina de Paes para não haver chance de erro na prova!
Sistema Direto: a busca do documento é feita diretamente no local onde

está guardado.
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!&(!#∃!∀∀%!
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! )(∗+,+&−./−+4∀7∋≅∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋
∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
Sistema indireto: para se localizar o documento, é preciso, antes, consultar
um índice ou código.
ς.1;∃751!#∃ ς.1;∃751!#∃!
∗+,−./57∃Γ;0
∗+,−./57∃Γ;0
>.+∃.;0ΤΥΓ#.+∃;0 >.+∃;0 ΥΓ#.+∃;0
,−5Γ#0!5!Ω−145!#0! [!Γ∃4∃11Η+.0!−7!
#04−7∃Γ;0!ϑ!8∃.;5!
9Γ#.4∃!0−!4∴#.Ζ0!
>∃8.Γ.ΝΣ0 >Υ≅2Ξ∗Β2ΨΞ2!Γ0!
Ε045Ε!0Γ#∃!∃1;Η! 35+5!1∃!Ε045Ε.Φ5+!
5+,−./5#0Χ −7!#04−7∃Γ;0
∗Ε85Ωϑ;.40!Τ! Ψ−7ϑ+.40
2Ρ∃73Ε01 Μ∃0Ζ+Η8.40 Υ#∃0Ζ+Η8.40
Temos ainda o Sistema Semi-indireto: o método alfanumérico (combinação

de letras e números) não se inclui nas classes de métodos básicos e
padronizados.
Agora vamos ver os principais MÉTODOS DE ARQUIVAMENTOS, de forma

esquematizada. Guarde essa informação e consulte com regularidade, até que
fiquem mais claro os principais.
Saiba que os mais importantes são os métodos alfabéticos, numéricos,

geográficos e ideográficos (assunto).
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!&%!#∃!∀∀%!
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
ς.73Ε∃1
∗Ε85Ωϑ;.40
=+0Γ0Ε∴Ζ.40
Μ∃0Ζ+Η8.40
]Η1.401
>9Ζ.;0?
Ξ∃+7.Γ5Ε 2Γ4.4Ε03ϑ#.40
Ψ−7ϑ+.40
>.4.0ΓΗ+.0
∗Ε85Ωϑ;.401
Υ#∃0Ζ+Η8.40
>−3Ε∃Ρ
:∗ςς⊥ΨΞΑ∆
>∃4.75Ε
⊥Γ.;∃+70!0−!
Ψ−7ϑ+.401 .Γ#∃Ρ5ΝΣ0!
400+#∃Γ5#5
5.1. Método
Alfabético
É o mais simples, desde que o elemento principal seja o nome. Não se assuste.
É mais fácil do que parece. É um método DIRETO, pois a pesquisa é feita
diretamente, sem necessidade de consulta a um índice auxiliar para localizar
qualquer documento. As fichas ou pastas são colocadas em ordem alfabética.
Vantagens: rápido, direto, fácil e barato
Desvantagens: se houver grande volume de documentos, aumenta a chance de

erros.
Agora, Paes elenca as 13 regras de alfabetação!
1.! Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois,

o prenome.
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!&)!#∃!∀∀%!
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
Exemplo:
João Barbosa
Pedro Álvares Cabral
Maria Luísa Vasconcelos
Arquivam-se:
Barbosa, João
Cabral, Pedro Álvares
Vasconcelos, Maria Luísa
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do

prenome.
Exemplo:
Aníbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vitor Teixeira
Arquivam-se:
Teixeira, Aníbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vítor
2.! Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por

hífen não se separam.
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!&Κ!#∃!∀∀%!
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se:
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
3.! Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São

seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um
substantivo.
Exemplo:
Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos São Paulo
Arquivam-se:
Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
São Paulo, Carlos
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4.! As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de
sobrenomes iguais.
Exemplo:
J. Vieira
Jonas Vieira
José Vieira
Arquivam-se:
Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira, José
5.! Os artigos e preposições, tais como o, de, da, do, e, um, uma não são
considerados!! (ver também a regra 9)
Exemplo:
Pedro de Almeida
Ricardo d’ Andrade
Lúcia da Câmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d’
Câmara, Lúcia da
Couto, Arnaldo do
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
6.! Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior,

Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome,
mas não são considerados na ordenação alfabética!
Exemplo:
Antônio Almeida Filho
Paulo Ribeiro Júnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto
Arquivam-se:
Almeida Filho, Antônio
Ribeiro Júnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
Obs.: Os graus de parentesco só são considerados na alfabetação quando

servirem de elemento de distinção. No exemplo abaixo, você nota que seria
necessário criar uma diferenciação, já que todos os prenomes eram iguais a
Jorge de Abreu. Note que houve uma ordem de posição no arquivamento!
Exemplo:
Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
Arquivam-se:
Abreu Filho, Jorge de
Abreu Neto, Jorge de
Abreu Sobrinho, Jorge de
7.! Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o

nome completo, entre parênteses.
Exemplo:
Ministro Milton Campos
Professor André Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Pedro Teixeira
Arquivam-se:
Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, André (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)
8.! Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome,

exceto nos casos de espanhóis e orientais (ver também regras 10 e 11
para entender melhor ;)
Exemplo:
Georges Aubert
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!∋∀!#∃!∀∀%!
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Winston Churchill
Paul Muller
Jorge Schmidt
Arquivam-se:
Aubert, Georges
Churchill, Winston
Muller, Paul
Schmidt, Jorge
9.! As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O

mais comum é considerá-las como parte integrante do nome
quando escritas com letra maiúscula.
Exemplo:
Giulio di Capri
Esteban De Penedo
John Mac Adam
Gordon O`Brien
Arquivam-se:
Capri, Giulio di
De Penedo, Esteban
Mac Adam, John
O`Brien, Gordon
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!∋&!#∃!∀∀%!
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10.! Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome,
que corresponde ao sobrenome de família do pai. (atenção, pois foge
à regra a qual estamos acostumados)
Exemplo:
Arquivam-se:
José de Oviedo y Baños
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Ríos
Arquivam-se:
Arco y Molinero, Angel del
Oviedo y Baños, José de
Pina de Mello, Francisco de
Ríos, Antonio de los
11.! Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados

como se apresentam, ou seja, da mesma forma. É o mais fácil ;)
Exemplo:
Chun Li
Al Ben-Hur
Ryu Akuma
Edomondo Honda
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
Arquivam-se:
Al Ben-Hur
Chun Li
Edomondo Honda
Ryu Akuma
12.! Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos

governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se
considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e
preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação,
que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.
Exemplo:
Estratégia Concursos
Trump Towers
The Library of Congress
A Colegial
Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se:
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Estratégia Concursos
Library of Congress (The)
Trump Towers
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!∋(!#∃!∀∀%!
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13.! Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e

assemelhados " os números arábicos, romanos, ou escritos por extenso
deverão aparecer no fim, entre parênteses.
Exemplo:
II Conferência de Pintura Moderna
Quinto Congresso de Geografia
3 Congresso de Geologia
Arquivam-se:
Conferência de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3)
14.! (CESPE – FUB – 2014 – TECNICO EM ARQUIVO)

A respeito de arquivamento e ordenação dos documentos de arquivo,
julgue o item subsecutivo.
O método de sistema direto facilita a operação de arquivamento dos
documentos.
Comentários:
É isso mesmo, o método direto facilita a operação, pois a busca ocorre

diretamente no local onde ele está guardado. Vai direto à fonte.
Veja ainda os outros sistemas, para revisar:
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
Sistema indireto: para se localizar o documento, é preciso, antes, consultar
Sistema Semi-indireto: o método alfanumérico (combinação de letras e

números) não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados.
Gabarito: Certo
15.! Utilize as regras de alfabetação e o método de classificação

alfabético para ordenar os nomes a seguir.
Assinale a opção que indica, nessa ordenação, o primeiro nome.
• Abelardo Carrara
• Adalberto Cabral
• Abílio Castilho
• Aníbal Almada de Castro
• Adriano de Oliveira Câmara
a) Abelardo Carrara
b) Abílio Castilho
c) Aníbal Almada de Castro
d) Adriano de Oliveira Câmara
e) Adalberto Cabral
Comentários:
Questão bem direta sobre alfabetação. Segue a regra geral, sem exceções.
Basta ver qual dos sobrenomes está em primeira posição na ordem alfabética.
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
Lembre-se de eliminar as preposições, como ocorre no nome Aníbal Almada de
Castro ou Adriano de Oliveira Câmara.
Bom, dentre todos esses, o Cabral, Adalberto é a resposta certa, pois a letra
“b” vem antes das demais (Carrara, Castilho, Castro, Câmara)
Gabarito: E
16.! (FCC – 2015 – TRE-RR – TÉCNICO JUDICIÁRIO – ÁREA

ADMINISTRATIVA)
No arquivo corrente de uma repartição pública, a correspondência
recebida é ordenada pelo nome do remetente, de acordo com as regras
de alfabetação. Observe a relação de remetentes abaixo.
!
1. Universidade Federal de Roraima
2. Universidade Estadual de Roraima
3. Aeroporto Internacional de Boa Vista
4. Prefeitura Municipal de Caracaraí
5. Presidência da República
6. Ministério de Minas e Energia
7. Prefeitura Municipal de Mucajaí
8. Ministério da Ciência e Tecnologia
9. Ministério das Cidades
10. Prefeitura Municipal de Boa Vista
A sequência alfabética de tais correspondentes é
a) 5, 6, 8, 9, 1, 2, 4, 7, 10, 3.
b) 3, 9, 6, 8, 7, 4, 10, 5, 1, 2.
c) 3, 8, 9, 6, 4, 7, 10, 5, 2, 1.
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!∋Κ!#∃!∀∀%!
!∀#∃%&∋(%∋)(∗+,+&−./#0∀∋1).23+4∀5∀6+/7∋89∋)!:;<)∋1=>?,+?∀∋
! )(∗+,+&−./−+4∀7∋≅∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋
∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
d) 3, 6, 8, 9, 5, 4, 10, 7, 1, 2.
e) 3, 9, 8, 6, 10, 4, 7, 5, 2, 1.
Comentários:
A primeira etapa para essa resolução é ordenar logo o que é mais evidente.
Como estamos falando de regras de alfabetação, precisamos saber apenas o
alfabeto e mais algumas regrinhas. No caso de nomes de firmas, empresas,
instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se
apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os
artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a
ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o
nome.
Viram? Então vamos lá! Coragem!
Vejam que os órgãos começam pelas letras:
A, M, P, U. A partir daí vai ficando mais fácil
•! Aeroporto Internacional de Boa Vista (6)
Vamos para a segunda letra em ordem alfabética (M)
)Χ!Β.Γ.1;ϑ+.0!#∃!Β.Γ51!∃!2Γ∃+Ζ.5!!
ΠΧ!Β.Γ.1;ϑ+.0!#5!=._Γ4.5!∃!Ξ∃4Γ0Ε0Ζ.5!!
ΟΧ!Β.Γ.1;ϑ+.0!#51!=.#5#∃1!!
Como vemos, há 3 Ministérios. A primeira etapa é esquecer que as preposições

e artigos existem!
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!∋Π!#∃!∀∀%!
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! )(∗+,+&−./−+4∀7∋≅∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋
∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
Agora é só ordenar:
Ministério Cidades(9) vem antes de Ministério Ciências,(8) que vem antes de

Ministério Minas Energia(6)
•! Agora vamos para a letra P:

Como vemos, há 3 Prefeituras e uma Presidência. Como Pref vem antes de

Pres, as Prefeituras ficarão na frente da Presidência. A primeira etapa é
esquecer que as preposições e artigos existem!
(Χ!+∃8∃.;−+5!Β−Γ.4.35Ε!#∃!=5+545+59!!
%Χ!+∃1.#_Γ4.5!#5!≅∃3αΩΕ.45!!
ΚΧ!+∃8∃.;−+5!Β−Γ.4.35Ε!#∃!Β−45β59!!
∀ΘΧ!+∃8∃.;−+5!Β−Γ.4.35Ε!#∃!]05!χ.1;5!!
Agora é só ordenar:
10.Prefeitura Municipal Boa Vista
4. Prefeitura Municipal Caracaraí
7. Prefeitura Municipal Mucajaí
5. Presidência República
Agora faltam duas Universidades. Uma é Federal e outra Estadual. Como a

letra “E” vem antes, ficou fácil. A Estadual ficará na frente.
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!∋Ο!#∃!∀∀%!
!∀#∃%&∋(%∋)(∗+,+&−./#0∀∋1).23+4∀5∀6+/7∋89∋)!:;<)∋1=>?,+?∀∋
! )(∗+,+&−./−+4∀7∋≅∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋
∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
!
Assim, eis a ordem correta pelo método alfabético:
3, 9, 8, 6, 10, 4, 7, 5, 2, 1.
P.s. Até dava para você terminar a questão e marcar a letra E depois de
identificar as duas primeiras classificações (3 e 9), mas deixe para fazer isso na
prova ou depois que aprender e treinar bem. Essa é a hora do treino!
Gabarito: E
17.! (CESGRANRIO – 2016 – ANP – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)

Um setor de arquivo precisa organizar os documentos das seguintes
pessoas:
1) Luiz Fernando Duarte Monte Claro; 2) João Marcus Villa-Lobos; 3)
Carlos Eduardo Santo Amaro; 4) Lucia Maria de Almeida; 5) Arlindo
Moreira Filho.
Considerando-se que são respeitadas, rigorosamente, as regras de

alfabetação, como ficam organizados tais documentos?
a) 5,4,3,1,2
b) 5,3,2,4,1
c) 5,3,2,1,4
d) 4,3,1,5,2
e) 4,1,5,3,2
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!(Θ!#∃!∀∀%!
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Comentários:
Vamos reescrever os nomes para não haver erro:
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Χ.Π)Ε#+.#0∗)&+.Ε#Η,Ι,#0.−,8#,8#73,88&Η&7,ΙΣ)8ϑ#
#
GAB. E
18.! (FGV – 2013 – AL-MT – SECRETÁRIO(A)

Uma pasta em nome de Clovis Fabiano da Silva Neto deve ser arquivada
como
a) Fabiano da Silva Neto, Clovis.
b) Silva Neto, Clovis Fabiano da.
c) Da Silva Neto, Clovis Fabiano.
d) Neto, Clovis Fabiano da Silva.
e) Da Silva Neto, C. F.
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Comentários:
Vamos relembrar duas regras para fazermos a correta classificação:
14.! Os artigos e preposições, tais como o, de, da, do, e, um, uma não
são considerados!! (ver também a regra 9)
15.! Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho,

Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último
sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética!
Logo, o nome Clovis Fabiano da Silva Neto está submetido a essas duas
regras.
Assim, o nome “Neto” não será usado como forma de classificação. Se você
não lembrasse dessa regra, marcaria a opção “D”. Ela estaria sorrindo para
você.
Outro sorriso forte está na letra C, pois se você não lembrar que artigos e
preposições não são considerados, vai parar nos braços de Morfeu. Nada a ver,
hein? Braços de Morfeu?! Bom, agora que já escrevi estou com preguiça de
apagar...hehehe.
Logo, sobra a letra B que está perfeita:
Silva Neto, Clovis Fabiano da
Gabarito: B
19.! No Departamento de Recursos Humanos de uma instituição, há

pastas correspondentes aos seguintes funcionários:
!
a. João Manuel de Souza
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!(∋!#∃!∀∀%!
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b. Luiz Alberto de Sousa
c. Maria Regina da Silva
d. José Dias Silva
e. Doroti Silveira
f. Sérgio Sampaio
g. Carlos Souza Silva
Se tais pastas forem submetidas a ordenação alfabética, sua disposição correta

será
a) f, g, d, c, e, b, a.
b) f, c, b, d, a, c, g.
c) b, d, a, c, f, e, g.
d) g, e, f, c, a, d, b.
e) g, b, a, d, c, e, f.
Vamos começar a ordenar:
a. João Manuel de Souza " Souza, João Manuel de
b. Luiz Alberto de Sousa " Sousa, Luiz Alberto de
c. Maria Regina da Silva " Silva, Maria Regina da
d. José Dias Silva " Silva, José Dias
e. Doroti Silveira " Silveira, Doroti
f. Sérgio Sampaio " Sampaio, Sérgio
g. Carlos Souza Silva " Silva, Carlos Souza
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
Agora vamos colocar na ordem correta:
1- f) Sampaio, Sérgio
2- g) Silva, Carlos Souza
3- d) Silva, José Dias
4- c) Silva, Maria Regina da
5- e) Silveira, Doroti
6- b) Sousa, Luiz Alberto de
7- a) Souza, João manuel de
Observe que como há 3 “Silva, classificamos o nome seguinte.
A ordem final é: f, g, d, c, e, b, a
Gabarito: A
5.2 Método
Geográfico
O método Geográfico é do sistema direto (assim como o alfabético). E,

relembrando, é considerado direto porque a busca é feita diretamente ao
documento. Esse método é o mais usado quando o principal elemento a ser
considerado em um documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL.
As melhores ordenações geográficas são:
•! Nome do estado, cidade e correspondente
•! Nome da cidade, estado e correspondente
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
1)Nome do estado, cidade e correspondente – quando o arquivo é
organizado por estados, as CAPITAIS devem ser alfabetas em primeiro lugar,
por estado, INDEPENDENTEMENTE da ordem alfabética em relação às demais
cidades, que deverão estar dispostas após as capitais.
Imagine uma pasta que usa o método geográfico (sistema direto) e ordenada
por Nome do estado, cidade e correspondente.
Ex. Organização de pasta por estado do Rio de Janeiro:
(1)! Rio de Janeiro (capital)
(2)! Campos
(3)! Nova Iguaçu
(4)! Petrópolis
(5)! Teresópolis
(6)! Xerém
Viu como, excetuando a capital (Rio de Janeiro), todas as cidades estão em

ordem alfabética? Não, então olhe de novo.
2)Nome da cidade, estado e correspondente – quando o arquivo é

organizado por cidade e não o estado, seremos “tradicionais, ou seja, usar a
ordem alfabética por cidades, sem privilégio para capitais.
Ex. Organização de pasta por cidades:
(1)! Campos (Rio de Janeiro)
(2)! Nova Iguaçu (Rio de Janeiro)
(3)! Petrópolis (Rio de Janeiro)
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!()!#∃!∀∀%!
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
(4)! Rio de Janeiro (Rio de Janeiro)
(5)! Teresópolis (Rio de Janeiro)
(6)! Xerém (Rio de Janeiro)
Veja que nesse modelo, o Rio de Janeiro, capital, ficou na quarta posição, pois
foi considerada, apenas, a ordem alfabética na ordenação por cidades.
Nesse exemplo, é fundamental que as pastas tragam os nomes dos estados,

pois há cidades com nomes idênticos, mas em estados diferentes.
Curiosidade: Segundo o IBGE, há 504 cidades com nomes repetidos no Brasil.
Olha aí outro exemplo:

esse é o nome de cidade
que mais se repete.
Isso aí é só para você não

esquecer que deve sempre
haver, nas pastas com
com o nome dos estados,
depois dos nomes das
cidades.
Imagina fazer a utilização

do método geográfico para
a cidade de Bom Jesus
sem dizer a que estado se refere. Fracasso total. Vai ter que “rodar” cinco
estados para tentar encontrar a cidade correta.
Exemplo:
Brasília (Distrito Federal)
Brasília (Minas Gerais)
Bom Jesus (Paraíba)
Bom Jesus (Santa Catarina)
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3)Correspondência com outros países – Nesse caso, primeiro nessa
ordem:
1.! País
2.! Capital do País
3.! Correspondente
4.! As demais cidades serão alfabetadas em ordem alfabética
!∀#∃%∃&∋(∃∋)∗+,−∃&
>.+∃;0
χ5Γ;5Ζ∃Γ1 >∃1/5Γ;5Ζ∃Γ1 ∃Ρ.Ζ∃!#−51!
6Η4.Ε!#∃! 4Ε511.8.45Νδ∃1Λ
−15+ Ε045Ε!∃!Γ07∃!#0!
40++∃130Γ#∃Γ;∃
CUIDADO!
O método geográfico não está apenas restrito ao tipo de utilização que vimos.
Uma empresa, por exemplo, pode guardar seus documentos em uma localização
de acordo com a unidade que a produziu. Por exemplo: os documentos da área
comercial vão para São Paulo e os da área Operacional, para Mato Grosso. Esse
é um exemplo, também, de método geográfico por usar a a procedência dos
arquivos para determinar seu arquivamento.
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20.! (CESGRANRIO – 2012 – INNOVA – TEC. ADMINISTRAÇÃO E

CONTROLE JUNIOR)
Em um departamento de uma empresa são recebidos, diariamente,
muitos documentos de várias partes do Brasil.
O funcionário encarregado de organizar esses documentos deve, de
forma inequívoca, optar pelo método de arquivamento denominado
a) ideográfico
b) tipográfico
c) enciclopédico
d) geográfico
e) unitermo
Comentários:
O método geográfico traz como vantagens ser Direto e de fácil manuseio. Como
desvantagem, traz a exigência de ter que carregar o local e nome do
correspondente. Como os documentos veem de vários locais do Brasil,
certamente o melhor método de arquivamento é o geográfico.
Gabarito: D
21.! (FUNIVERSA – 2010 – Mtur – AGENTE ADMINISTRATIVO)

O método de arquivamento de documentos que tem como principal
elemento a ser considerado no documento a procedência ou o local é o
a) duplex.
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!(Ο!#∃!∀∀%!
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
b) ideográfico.
c) unitermo.
d) soundex.
e) geográfico.
Comentários:
O método Geográfico é do sistema direto (assim como o alfabético). E é

considerado direto porque a busca é feita diretamente ao documento. Esse
método é o mais usado quando o principal elemento a ser considerado em um
documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL.
Traz como vantagens ser Direto e de fácil manuseio. Como desvantagem, traz a
exigência de ter que carregar o local e nome do correspondente
Gabarito: E
22.! (FUNCAB – 2013 – IPEM-RO – AGENTE DE ATIVIDADES

ADMINISTRATIVAS)
O sistema direto de arquivamento consiste na busca direta ao local de
guarda do documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer outros
instrumentos de pesquisa. São métodos utilizados nesse sistema de
arquivamento:
a) numérico e cronológico.
b) duplex e decimal.
c) deográfico e numérico.
d) cronológico e decimal.
e) alfabético e geográfico.
Comentários:
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Os métodos diretos são aqueles em que não são necessários outras ferramentas
ou índices para se fazer a pesquisa. E os métodos de arquivamento Geográfico
e Alfabético, são Diretos.
Gabarito: E
23.! Quando eu preciso de um método de ordenação de documentos

simples e direto para a pesquisa não depender de um índice auxiliar,
posso utilizar o método
a) Alfabético.
b) Numérico.
c) Duplex.
d) Decimal.
e) Assunto.
Comentários:
Um exemplo de método direto e simples, que não precisa de consultas auxiliares

é o método alfabético. Mas também poderia ser, o Geográfico.
Gabarito A
5.3 Métodos
Numéricos
Você sabe que o método é numérico porque o principal elemento a ser

considerado em um documento é o NÚMERO. Ele é um método INDIRETO.
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
5.3.1 Método
Numérico Simples
Nesse método, existe a atribuição de um número para cada documento. E a

partir daí é que eles são organizados. Não há preocupação com a ordem
alfabética e sim com a ordem de entrada ou de registro e um correspondente ou
cliente, seja pessoa física ou jurídica. E não preocupação com a ordem alfabética
porque existe um índice remissivo (por exigir a consulta ao índice remissivo é
que chamamos o método de INDIRETO). O índice remissivo também pode
aparecer com o nome “onomástico”.
Esse método tem aplicação em arquivos especiais (discos, fotografias, fitas

sonoras) e especializados (projetos de engenharia, projetos de financiamento,
prontuários médicos, cadastros de funcionários).
5.3.2 Método
Numérico
Cronológico
Nesse método, é importante a ordem numérica e a data. O nome já ajuda,

concorda? As repartições públicas costumam adotar esse modelo. Numera-se o
documento e não a pasta. O documento depois de autuado – colocado em capa
de cartolina, onde além do número de protocolo são transcritas outras
informações, em geral passa a ser chamado de processo. Como trabalho na
área Fiscal, ainda há muitas empresas usando notas em papel. E a metodologia
que usam é essa aqui. Elas são arquivadas pelo dia, mês e ano da emissão.
Assim, quando o fiscal pedir alguma nota, ficará mais fácil encontrar.
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!%&!#∃!∀∀%!
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
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ε!
1.Ζ.Ε010
χ5Γ;5Ζ∃Γ1 >∃1/5Γ;5Ζ∃Γ1 Βϑ;0#0

!=905&7>?97=& ΥΨ>Υ≅2ΞΑ<!
1=&=550≅&Α05& ∃Ρ.Ζ.Γ#0!
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9∆4=50≅ 10&
Ε3=&704&
:=/5?≅
5.3.3 Método
Numérico Dígito-
Terminal
Necessário em locais com grande volume de informações, como o INSS, bancos

e hospitais, por exemplo.
Os documentos são numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta

uma detalhe bem particular: os números são apresentados em três grupos de
dois dígitos (cada um) e são lidos da direita para a esquerda, formando
pares. Repare: são lidos os pares de números, mas de trás para frente. É
estranho, o que facilitará sua memorização ;).
Vamos pegar um exemplo: o número 231.209 terá os seguintes grupos:
A leitura é sempre feita da direita para a esquerda e por isso que o último par
será o grupo primário, o segundo par, secundário e o terceiro par, terciário.
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!%∋!#∃!∀∀%!
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
23 - 12 - 09
Μ+−30!+.7Η+.0!
Μ+−30!ς∃4−Γ#Η+.0!
Μ+−30!Ξ∃+4.Η+.0!
Se houver apenas 5 números (89.090), devemos completar com quantos zeros

forem necessários do lado esquerdo. Aí teríamos o 08-90-90
Voltemos ao exemplo 23-12-09.
Para localizar a pasta 231.209 (23-12-09), temos que fazer a leitura da direita
para a esquerda. Assim, o arquivista deverá verificar, primeiramente, onde estão
as pastas terminadas por 09, em seguida, as localizar as pastas do grupo
secundário, no caso, de número 12 e, por fim, o grupo terciário, com o número
23. Ou seja, de trás para frente! Mas cuidado! Você só lê de trás para frente
depois que separar as dezenas. Muita atenção. Ou seja, nesse nosso exemplo
(23-12-09), você não vai procurar a pasta 90 e sim a pasta 09!
Um exemplo bem curto e simples para ajudar na memorização. Simulemos 4

documentos do INSS que devam ser arquivados:
001.349 Ben Dez
993.017 Luke Skywalker
876.017 John Snow
002.643 Michael Jordan
Primeiro, devemos separar em dezenas, para depois, lermos da direita para a

esquerda.
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!%(!#∃!∀∀%!
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
00-13-49 Ben Dez
99-30-17 Luke Skywalker
87-60-17 John Snow
00-26-43 Michael Jordan
Agora, vamos ordenar, começando pela última dezena, em ordem crescente.

Veja que o menor número é 17. Empatou no grupo primário? Passemos para o
secundário. Veja que 30 é menor que 60, logo, Luke Skywalker venceu John
Snow! Depois, temos as dezenas 43 e 49. A 43 virá na frente, por ser menor.
Vamos ordenar:
99-30-17 Luke Skywalker
87-60-17 John Snow
00-26-43 Michael Jordan
00-13-49 Ben Dez
:/,−/6%,& ≅∃#−ΝΣ0!#∃!∃++01!#∃!
(∀∋∗>−∀(∀∋
5+,−./57∃Γ;0
,3∗>.+?∀ (Φ6+−∀Γ
−%.∗+,/5 ≅53.#∃Φ!Γ5!Ε045Ε.Φ5ΝΣ0!∃!
5+,−./57∃Γ;0
2Ρ35Γ1Σ0!∃,−.Ε.Ω+5#5!#0!5+,−./0!
#.1;+.Ω−9#0!∃7!∋!Ζ+5Γ#∃1!Ζ+−301
011.Ω.Ε.#5#∃ #∃!#./.1Σ0!∃,−.;5;./5!
#0!;+5Ω5ΕΙ0!∃Γ;+∃!01!5+,−./.1;51Χ
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Η%&4/,−/6%,&∋
φ∃.;−+5 ΓΣ0!40Γ/∃Γ4.0Γ5Ε!
(∀∋∗>−∀(∀∋
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#01!Γα7∃+01
−%.∗+,/5
>.1301.ΝΣ0!891.45!#01!
#04−7∃Γ;01!#∃!540+#0!407!
0!1.1;∃75!−;.Ε.Φ5#0!Γ5!Ε∃.;−+5
Pronto, você aprendeu mais um método indireto.
5.4 Método
Ideográfico ou
Por Assunto
O método Ideográfico também pode aparecer como Métodos por Assunto. E é

dessa forma, por assunto, que os documentos deverão ser arquivados.
Não é um método fácil de ser posto em prática, pois depende de uma profunda
base de conhecimento da instituição por parte do arquivista. Pense que, ele
precisará conhecer bem diversas áreas da empresa e seus “assuntos” para não
fazer nenhuma classificação errada.
O método é subdividido em duas categorias: Alfabético ou Numérico. E cada um

deles sofre mais uma divisão. O Alfabético se desmembra em Dicionário e
Enciclopédico e o Numérico, em Decimal e Duplex. Veja o esquema para
facilitar.
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
Τ7ΗχΦ⊥δΛΤ8χ
4_Λ4βεΣΤ8χ ΝΥ;ε⊥Τ8χ
>Υ=ΥΑΨγ≅ΥΑ 2Ψ=Υ=φΑ[>Υ=Α >2=ΥΒ∗φ! >⊥φ2η
Vamos montar um exemplo para clarear o método ideográfico.
Imagine uma instituição com alguns ASSUNTOS que justifiquem a organização

dos documentos por esse método.
Pagamento de bônus
Desligamento de pessoal
Investimentos em treinamento
Anúncios
Pagamento de impostos
Manutenção Predial
Investimento em Ações
Conserto de elevadores
Propaganda
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
Acima, já percebemos que há uma organização por assunto, ou seja, a empresa
está usando o método Ideográfico (ou por assunto).
Vamos para a próxima etapa: o método Ideográfico Alfabético Dicionário

(olhe no esquema). Nesse formato, a classificação ficará similar a um dicionário,
por isso ele tem esse nome. Assim, vamos reorganizar a lista acima usando a
ordem alfabética. Perceba!
Anúncios
Conserto de Elevadores
Pagamento de bônus
Propaganda
Vamos para mais um modelo: o método Ideográfico Alfabético

Enciclopédico (olhe no esquema). Nesse formato, a classificação será feita por
grandes grupos, na forma de títulos. E esses títulos serão organizados
alfabeticamente.
FINANCEIRO
MANUTENÇÃO
Conserto de Elevadores
MARKETING
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! )(∗+,+&−./−+4∀7∋≅∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋
∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
Anúncios
Propaganda
RECURSOS HUMANOS
Pagamento de bônus
Está ficando mais claro agora? Espero que sim ☺. Vou repetir o esqueminha,
pois agora veremos o lado Numérico e suas divisões (Decimal e Duplex). Olhe e
memorize.
Vamos usar os mesmos exemplos para o arquivamento pelo método

Ideográfico Numérico. Comecemos pelo Duplex.
Vejamos como o DTBA (Dicionário de Arquivologia) define o Duplex:
Método de ordenacΦão que tem por eixo a distribuicΦão dos

documentos em grandes classes por assunto, numeradas
consecutivamente, que podem ser subdivididas em classes
subordinadas mediante o uso de números justapostos com tracΦos de
união.
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
Depois que você aprende o anterior, esse, o Duplex, é fácil. Basta numerar,
como demonstro abaixo:
1-FINANCEIRO
1-1 Investimento em Ações
1-2 Pagamento de impostos
2 - MANUTENÇÃO
2-1 Conserto de elevadores
2-2 Manutenção Predial
3- MARKETING
3-1 Anúncios
3-2 Propaganda
4 - RECURSOS HUMANOS
4-1Desligamento de pessoal
4-2 Investimentos em treinamento
4-3 Pagamento de bônus
Para fechar o método Ideográfico (ou por assunto)! Falemos do DECIMAL. Esse
é bem diferente dos outros. Não é tão simples, mas basta você saber sua
definição. Foi um método criado por Dewey em 1876. Ele separa cada assunto
em 10 classes, depois mais 10 subclasses e, a seguir, divisões, grupos,
subgrupos, subseções, etc. Apesar de tantas divisões, a expansão das classes é
finita, ao contrário do Duplex, que pode ser eternamente aumentado.
Vejamos a definição do DBTA:
Método de ordenacΦão que tem por eixo um plano prévio de

distribuiΓão dos documentos em dez grandes classes, cada uma
podendo ser subdividida em dez subclasses e assim por
diante.
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
!
24.! (CESPE – SERPRO – 2013 – TECNICO SUPORTE ADMINISTRATIVO)

O método de arquivamento tem influência direta na eficiência do
processo de recuperação de documentos.
Veja algumas vantagens que os diferenciam.
Lembre-se, por exemplo, que o método numérico tem como vantagem a

diminuição dos erros de arquivamento, mas é um método indireto, pois depende
de uma outra etapa antes.
O método alfabético já tem como vantagem a agilidade na recuperação dos

documentos, mas, como desvantagem, há uma maior chance de erros por parte
do arquivista.
Enfim, com esses dois exemplos já demonstramos que o método influencia na

eficiência do processo de recuperação de documentos.
Gabarito: Certo
25.! (CESPE – 2013 – TCE-RS – OFICIAL DE CONTROLE EXTERNO)

Acerca da gestão de documentos, julgue os itens que se seguem.
O método de arquivamento alfanumérico, que consiste na combinação
de letras e números, pertence ao sistema indireto.
Comentários:
O método de arquivamento alfanumérico (combinação de letras e números) é

considerado Semi-indireto e não ao sistema indireto. Erro sutil. Cuidado.
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No sistema indireto para se localizar o documento, é preciso, antes, consultar
Gabarito: Errado
26.! (FUNRIO – 2014 – IF-BA – TÉCNICO EM ARQUIVO

Os métodos de arquivamento enciclopédico e dicionário são exemplos
de métodos
a) padronizados.
b) geográficos.
c) numéricos simples.
d) por assunto numéricos.
e) por assunto alfabéticos.
Comentários:
Com essa tabela memorizada, você acertaria essa questão. O método

Alfabético que é uma subdivisão do Ideográfico (ou por Assunto) se divide em
Alfabético Dicionário e Alfabético Enciclopédico.
Gabarito: E
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27.! (FGV – 2015 – CODEMIG – ARQUIVISTA)
Os métodos de arquivamento dicionário e enciclopédico são exemplos
de métodos:
a) geográficos;
b) padronizados;
c) numéricos simples;
d) por assunto alfabéticos;
e) por assunto numéricos.
Comentários:
Veja que uma questão quase idêntica a essa já foi cobrada pela banca FUNRIO,
um ano antes! O esquema que montei já é o suficiente para você acertar essa
questão da FGV, pois no método Ideográfico (ou por Assuntos) temos o
método Alfabético Dicionário e Alfabético Enciclopédico.
Gabarito: D
28.! (IBFC – 2016 – EMDEC – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO JR.)

Você está prestes a adequar alguns documentos na empresa que
trabalha e, para tanto, necessita saber como eles podem ser
armazenados, precisamente quanto à ordenação. Você pesquisou o
assunto e iniciou a tarefa. Avalie as afirmações que seguem quanto ao
tipo de ordem:
I. Ordenar por data.

II. Ordenar por tema.
III. Ordenar por local de procedência.
Dentro das afirmações pesquisadas, estão corretas.

a) Apenas I e II.
b) Apenas II e III
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
c) Apenas I e III
d) I, II e III.
Comentários:
I - Ordenar por data = Método Cronológico: está relacionado à ordenação de
acordo com a data do documento.
II – Ordenar por Tema = Método ideográfico – relacionado à ordenação de
acordo com o assunto.
III - Ordenar por local de procedência = Método Geográfico – organiza a
documentação de acordo com lugares e regiões geográficas. Os documentos são
arquivados conforme seu local de proveniência(procedência) ou produção.
Gabarito: D

O método de arquivamento por assunto é aplicado exclusivamente aos
documentos de arquivo acumulados pelas atividades-meio da
organização.
Comentários:
Segundo Paes, o arquivamento por assunto (ideográfico) é aplicado em

documentos referentes à administração interna e suas atividades fim, portanto,
não é só referente a atividades meio.
Gabarito: Errado
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Comentários:
O método Duplex está dentro do Ideográfico (por assunto. Lembre-se do

esqueminha. O Método Ideográfico se subdivide em Alfabético e Numérico.
E o Numérico se subdivide em Decimal e Duplex. Logo, a questão está

corretíssima.
Gabarito: Certo
31.! (CESPE – ANTAQ – 2009 – TECNICO ADMINISTRATIVO)
Β2.! −.(! 1.#+.9∋#(! .)∃∋(∋#+.−.(! )∋8,! 2=+,−,! −0)8∋>! −∋!

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Comentários:
Relembre que o Método Ideográfico possui algumas divisões. Uma delas é o

Ideográfico " Numérico, que se subdivide em Numérico " Decimal ou Numérico
" Duplex.
Enquanto o método Duplex tem a possibilidade ilimitada de classes de

documentos, o método Decimal é limitado.
Veja um modelo de método Duplex, para relembrar:
1-FINANCEIRO
1-1 Investimento em Ações
1-2 Pagamento de impostos
2 - MANUTENÇÃO
2-1 Conserto de elevadores
2-2 Manutenção Predial
Gabarito: Certo
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32.! Os exemplos de códigos 45.59.20 e 7989/2002 são usados,
respectivamente, nos seguintes métodos de classificação:
a) decimal e duplex;
b) duplex e unitermo;
c) dígito-terminal e numérico-cronológico;
d) numérico simples e numérico cronológico;
e) dígito-terminal e indexação coordenada.
Comentários:
O método dígito terminal transforma números em dezenas e instrui a leitura das

dezenas da direita para a esquerda. Veja que o número apresentado na questão
45.59.20 era, na forma tradicional, o número 4559.920. Mas agora, pelo método
dígito-terminal, a leitura se dará como 20 (primário), 59 (secundário) e 45
(terciário). Fica fácil de identificar por ter referência a uma data. No caso, ao
ano de 2002.
Já o o número 7989/2002 refere-se ao modelo numérico cronológico.
Gabarito: C
33.! (FCC – 2011 - TRT 23 REGIÃO – ANALISTA JUD. ARQUIVOLOGIA)

Ao ordenar os documentos de acordo com a disposição numérica
atribuída aos documentos em sua sucessão temporal, adota-se o
sistema
a) dígito-terminal.
b) dicionário.
c) numérico cronológico.
d) decimal.
e) enciclopédico.
Comentários:
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Nesse método, é importante a ordem numérica e a data, ou seja, sucessão
temporal. O nome já ajuda, concorda? As repartições públicas costumam
adotar esse modelo. Numera-se o documento e não a pasta.
Gabarito: C
34.! (FCC – 2010 - AL SP – AGENTE LEGISLATIVO)

O método de se arquivar documento pelo arquivamento ideográfico
denomina-se
a) por assunto.
b) ordem alfabética.
c) ordem numérica duplex.
d) ordem mnemônica.
e) ordem geográfica.
Comentário:
Venho batendo nessa tecla a todo momento. Método de arquivamento

ideográfico refere-se à organização por assunto e, esse método, pode,
inclusive, levar esse nome (método de arquivamento por assunto).
Gabarito: A
35.! (IDECAN – 2015 – PREF. RIO NOVO DO SUL – ES – ALMOXARIFE)

“Método de arquivamento no qual, além de se observar a ordem
numérica, deve<se observar, também, a data do documento em
questão." Trata<se do método.
a) duplex.
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b) alfanumérico.
c) numérico simples.
d) numérico cronológico.
Comentários:
Falou em data do documento? Ligue o alerta para o método cronológico, no caso,

o numérico cronológico.
Gabarito: D
5.5 Unitermo
Nada mais é do que a indexação por termos simples extraídos do documento.

Também é conhecida como método unitermo.
5.6 Métodos
Padronizados
São métodos pouco cobrados em provas de nível médio e em provas que não
são específicas para formação em arquivologia. O importante é apenas saber
que existem e suas características básicas. Não invista muito tempo em seu
estudo, pois o custo benefício, atualmente, é muito baixo.
5.6.1 Variadex
Método de ordenação que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por
cores diferentes.
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5.6.2 Automático
É utilizado para arquivamento de nomes. Combina letras, cores e números. Um
detalhe importante: é usado para arquivar nomes, mas deve-se evitar
acumular pastas de sobrenomes iguais. Não é utilizado nos arquivos
brasileiros.
5.6.3 Soundex
Usa-se para arquivar nomes (também), sendo que a forma de classificação não
é pela grafia e sim pela semelhança da pronúncia. Ou seja, a grafia pode ser
diferente, o que vale é o som. Não é utilizado nos arquivos brasileiros.
Fácil de lembrar na prova por causa do nome (soundex).
5.6.4 Mnemônico
Método obsoleto, mas vamos conhecer. No lugar dos números, usa-se a

combinação de letras. As letras assumiriam o papel de símbolos. A ideia do
método era facilitar a localização dos arquivos, por, em tese, auxiliar na
memorização por parte do arquivista.
6. Protocolo
Quando pensamos em Protocolo, temos que abordar duas frentes:
1)! O setor de protocolo propriamente dito

2)! À classificação dos documentos em ostensivos e sigilosos.
O setor de protocolo “propriamente dito” veremos as principais funções, de

forma mais ampla, sem entrar em minúcias mais comuns a provas de Arquivistas
e profissionais da área.
Sobre a classificação em ostensivos e sigilosos, vamos focar na legislação

brasileira.
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6.1. Setor de
Protocolo
É um setor voltado para o recebimento de correspondência e/ou documentos.

Todo órgão publico possui uma área que seja a responsável pelo registro e
distribuição das correspondências que forem geradas internamente e nas que
são recebidas. Também é responsável por protocolizar os processos e por
sua tramitação. Os nomes podem variar um pouco, mas geralmente será
conhecido como o setor de Protocolos.
Bom, essa é a hora de você ver se aprendeu mesmo os conceitos da aula 1,

sobre a Teoria das 3 Idades. Lembra da fase Corrente? Pois é! É nela em que
precisamos de rápido acesso aos documentos e eles precisam estar próximos.
Então... a atividade de protocolo está diretamente relacionada à fase Corrente
dos arquivos.
Resumidamente, já podemos ver algumas das atividades do Protocolo:
→! Receber a correspondência (ECT, malotes, balcão)

→! Separar a correspondência oficial da particular.
→! Distribuir a correspondência particular.
→! Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter
sigiloso.
→! Abrir a correspondência ostensiva
→! Colocação de carimbo ou etiqueta de protocolo, com data e hora do
recebimento, ao menos.
→! Elaboração de resumo do assunto
→! Encaminhamento à pessoa ou órgão destinatário.
Obs. Cuidado! Pode parecer que um órgão público não seja obrigado a distribuir
as cartas particulares de seus servidores. Mas é sim. O setor de protocolo deve
fazer essa distribuição, mas não deve fazer o registro dessa carta. Ou seja, se o
Superintendente do INSS está recebendo uma carta de amor, isso não precisa
ficar registrado no setor de protocolo. Basta entregar a cartinha para ele ;).
Como se alguém ainda enviasse cartinhas de amor, não é verdade? Voltemos ao
que interessa!
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∀∆≅∃4∃Ω.7∃Γ;0
&∆≅∃Ζ.1;+0!∃!∗−;−5ΝΣ0
∋∆=Ε511.8.45ΝΣ0
(∆2Ρ3∃#.ΝΣ0Τ>.1;+.Ω−.ΝΣ0
%∆=0Γ;+0Ε∃ΤΒ0/.7∃Γ;5ΝΣ0
Vejamos cada uma das atividades do Protocolo:
→!Recebimento
É quando o setor de protocolo recebe documentos de várias origens. Recebe,

por exemplo, encomendas dos correios, cartas particulares endereçadas aos
servidores, cartas direcionadas ao órgão/instituição, malotes e afins. Ou seja,
tudo que é direcionado para aquela instituição passa pelo setor de Protocolo e
“esbarra” na atividade de Recebimento.
→!Registro e Autuação
O Registro é quando o Protocolo insere os dados de determinado

documento/correspondência em um sistema (manual ou informatizado) e atribui
um código de acompanhamento (ou seja, faz um registro dele). Ele fornecer
dados de suas características fundamentais aos interessados.
Cuidado com pegadinhas, pois as correspondências destinadas a particulares

não são registradas, apesar de serem distribuídas a seus destinatários.
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A Autuação é mais usada em processos e também é conhecida como
protocolização. A autuação também pode ocorrer quando documentos internos
viram processos administrativos. Lá no meu trabalho na Secretaria da Fazenda
de SP, sabemos que um trabalho é mais importante que outro quando ele ganha
a “capa verde”. Significa que ele sofreu uma “autuação” um expediente normal,
regular, virou um processo.
→!Classificação
É quando o Protocolo analisa o documento para saber seu assunto. Isso é feito
para que haja a correta classificação dos documentos de acordo com o plano de
classificação da instituição. Mas como saber o assunto de um documento? Só
abrindo, não é verdade?! É! Isso mesmo! A correspondência será aberta pelo
Setor de Protocolo. Mas fiquem calmos! Se for um documento sigiloso ou
particular, ninguém vai abrir nada. Os documentos confidenciais,
naturalmente, só podem ser abertos por seus destinatários. Imagine um
funcionário do Protocolo abrindo um documento com dados estratégicos dirigido
ao Presidente da Petrobras. Não faria sentido.
Se houver expressões como: RESERVADO, PARTICULAR, CONFIDENCIAL ou

semelhantes, o setor de protocolo não deve abrir a correspondência.
→!Expedição/Distribuição
Essa é fácil e o nome diz quase tudo. Trata-se de enviar o documento ao seu
destinatário. Só fiquem atentos a uma diferença que as bancas adoram.
Distribuição – quando é INTERNA.
Expedição – quando é EXTERNA
Veja que não há como errar! Se reparar no início de Expedição e no início de

Externa, vai saber essa e vai lembrar que Distribuição está relacionada à
distribuição Interna, por exceção. Ou vai lembrar por observar que a palavra
“distribuição” possui um monte de “I” (3 no total). Gostou do bizu? ☺
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→!Controle da
Tramitação/Movimentação
Para a definição de Tramitação, vamos pegar uma cola do DBTA (Dicionário de

Arquivologia):
Tramitação/Movimentação: curso do documento desde a sua produção ou

recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado
de movimentação ou trâmite.
O controle da tramitação/movimentação dos documentos é de responsabilidade

o Protocolo, seja por sistema manual ou de informática. O objetivo é “rastrear”,
saber por quais departamentos os documentos passam. Isso é fundamental para
que se saiba com quem e em que setor o documento está. Principalmente
quando ele some...rs. Ou quando se deseja saber o andamento do pedido de um
concurso, por exemplo. Há concurseiros que conhecem bem essa etapa ;).
Principalmente para saber como está o andamento dos pedidos de autorização
para certames federais no MPOG (Ministério do Planejamento), responsável pelo
“cofre” no mundo dos concursos.
7. Documentos
sigilosos e
ostensivos
Documento sigiloso é o que deve ter restrição de acesso, por razões da natureza
de seu conteúdo. O grau de sigilo do documento vai depender da natureza de
seu conteúdo e do quanto é necessário limitar sua divulgação a quem tenha real
necessidade de ter acesso.
O documento ostensivo é aquele que não possui nenhuma restrição de acesso.
Existem 3 graus de sigilo: Ultrassecreto, Secreto e Reservado.
Ultrassecreto " Geralmente são temas de governo, decisões políticas de alto

nível e segredos de estado. Pouquíssimas pessoas têm acesso.
Secreto " São poucas pessoas que têm acesso, mas são mais do que em relação
aos documentos ultrassecretos. Geralmente quem pode acessar são os que não
estão diretamente ligados ao assunto, mas possuem necessidade funcional de
acessar os dados.
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Reservado " Assuntos importantes, mas que não devam ser acessados pelo
público em geral, por questões, por exemplo, de segurança.
Veja os prazos de sigilo estabelecidos pela Lei de Acesso à Informação

(12.527/11)
8. Tabela de
Temporalidade
e Plano de
Classificação
Uma definição bem objetiva é a do DBTA (Dicionário de Arquivologia):
Instrumento de destinação aprovado por autoridade competente, que determina

prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento,
descarte ou eliminação de documentos.
Mas vamos um pouco além. Os prazos e condições estão relacionados aos

arquivos correntes e/ou intermediários recolhidos aos arquivos permanentes e
definindo os critérios para microfilmagem e eliminação.
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A tabela de temporalidade só pode ser utilizada depois que for aprovada pela
autoridade competente. Essa aprovação deve trazer as descrições claras dos
documentos para se evitar a eliminação ou classificação indevida.
A Lista de Eliminação é uma relação específica de documentos a serem

eliminados em uma única operação e que necessita ser autorizada pela
autoridade competente.
Vejamos uns exemplos referentes à temporalidade, extraídos de Paes.
→! Folha de Pagamento: considerando que a aposentadoria ocorre aos 35

anos de serviço, as folhas de pagamento serão microfilmadas e
conservadas no arquivo intermediário pelo prazo de, no mínimo, 40 anos.
→! Cartões de Ponto: conservar por sete anos no serviço de pessoal, ou no

arquivo Intermediário, eliminando em seguida, uma vez que os créditos
trabalhistas prescrevem em cinco anos, no curso do contrato de trabalho.
NO caso de rescisão de contrato, o empregado poderá reclamar até o limite
de dois anos os créditos não prescritos no decorrer do contrato.
O Plano de Classificação, de acordo com o DBTA é o esquema de distribuição

de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamentos
específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma
instituição e análise do arquivo por ela produzido.
8.1 Transferência
e Recolhimento
A primeira grande seleção de papéis deve ocorrer no arquivo corrente, no

momento de sua transferência para o arquivo intermediário ou recolhimento
para o arquivo permanente. A eliminação deve ser feita com muito cuidado.
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É muito importante relembrar que os os documentos que estão no arquivo
intermediário ou permanente ainda possuem valor, afinal, se não o tivessem, já
teriam sido eliminados, destruídos, vendidos...
A transferência (passagem dos documentos dos arquivos correntes para os

intermediários) e o recolhimento (transferência para os arquivos permanentes)
são realizados em função da frequência de uso e não pelo valor que o documento
possui!
A transferência dos documentos do arquivo corrente para o intermediário e o

recolhimento para o permanente visam a racionalização do trabalho, facilitar o
trabalho e a localização de documentos, pois libera espaço e economiza recursos
materiais.
É importante ressaltar que é possível um documento passar diretamente da fase

corrente (1° idade) para a fase permanente (3° idade). Fique ligado (a) ;).
36.! (CESPE – MPOG – 2015 – ARQUIVISTA – CARGO 3)

No que se refere a conceitos e procedimentos aplicados à gestão de
documentos, julgue o seguinte item.
As atividades de protocolo, indispensáveis ao desenvolvimento de
funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições,
inserem-se na fase da produção.
Comentários:
Hora de retornar ao PUAD!

O Protocolo está inserido na fase de Utilização. Vamos relembrar:
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Aqui partimos para a fase do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro,
de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta) (...)
Logo, a questão está errada, pois a fase de Produção trata da elaboração de

documentos em função das atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, o
arquivista deve priorizar apenas os documentos fundamentais para a a atividade
e administração da instituição e deve impedir que haja duplicação e emissão de
vias desnecessárias.
Gabarito: Errado
37.! (CESGRANRIO – 2015 – PETROBRAS – TÉCNICO DE

ADMINISRAÇÃO E CONTROLE JUNIOR)
Uma empresa deseja instituir um serviço encarregado do recebimento,
registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição
de documentos.
Com base na terminologia da Arquivologia, essa atividade é denominada
a) secretaria
b) protocolo
c) arquivo permanente
d) arquivo intermediário
e) centro de documentação
Comentários:
A questão é bastante direta e perfeita em sua definição. Nosso esqueminha

pode ajudar ;)
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∗;./.#5#∃1 #0!+0;040Ε0
&∆≅∃Ζ.1;+0!∃!∗−;−5ΝΣ0
∋∆=Ε511.8.45ΝΣ0
(∆2Ρ3∃#.ΝΣ0Τ>.1;+.Ω−.ΝΣ0
%∆=0Γ;+0Ε∃ΤΒ0/.7∃Γ;5ΝΣ0
Gabarito: B

Julgue o item a seguir, a respeito de protocolo.
É tarefa do protocolo, na atividade de registro, fornecer dados do
documento aos interessados
Comentários:

um código de acompanhamento (ou seja, faz um registro dele).
Gabarito: Certo

ADMINISTRATIVA)
As sucessivas etapas pelas quais passam os processos administrativos,
antes de sua conclusão, constituem o que se convencionou chamar de
a) fluxograma.
b) notação.
c) protocolo.
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d) arquivo intermediário.
e) tramitação.
Comentários:
Vamos à definição de Tramitação:
curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de

sua função administrativa. Também chamado de movimentação ou trâmite.
O controle da tramitação/movimentação dos documentos é de responsabilidade

o Protocolo, seja por sistema manual ou de informática. O objetivo é “rastrear”,
saber por quais departamentos os documentos passam. Isso é fundamental para
que se saiba com quem e em que setor o documento está.
Gabarito: E
40.! (2014 – CESPE – ANATEL – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)

As atividades de recebimento, classificação, registro, distribuição e
tramitação são de responsabilidade do arquivo permanente.
Comentários:
Essas são atividades típicas do Protocolo.!E o Protocolo, é responsável por

Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, Tramitação, Expedição,
organização e arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediária.
Logo, não tem relação com o arquivo permanente.
Gabarito: Errado
41.! (CESPE – 2009 – ANATEL – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)

Os documentos chegam, em determinado órgão público instalado em Brasília,
de forma variada. Uns são registrados e, em seguida, enviados ao destinatário,
outros entram sem nenhum tipo de anotação. Além disso, há aqueles que,
atualmente, entram no órgão por meio das tecnologias da informação (fax,
correio eletrônico). Cada setor de trabalho organiza seus documentos de
maneira independente, sem nenhum tipo de orientação e, depois, por falta de
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espaço físico ou devido ao final do ano civil, esses documentos são transferidos
para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.
Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens subsequentes, acerca

das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito
do setor público.
O registro dos documentos que chegam a um órgão público deve ser

feito no setor de protocolo e consiste na reprodução dos dados do
documento destinada a controlar a movimentação e fornecer dados de
suas características fundamentais aos interessados.
Comentários:
O foco aqui é na fase de Registro, responsabilidade do setor de Protocolo.

Gabarito: Certo
42.! (ESAF – 2012 – MIN. FAZENDA – ASSIST. TÉC .ADMINISTRATIVO)

Indique qual a justificativa para a existência do arquivo intermediário.
a) Histórica.
b) Cultural.
c) Econômica.
d) Orgânica.
e) Imparcialidade administrativa.
Comentários:
Transferir os documentos do arquivo corrente para o intermediário e o recolher

para o permanente visa a racionalização do trabalho e facilitar a localização de
documentos, pois libera espaço e economiza recursos materiais. E a partir do
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momento que há uma necessidade de acesso menor aos documentos, não é
necessário gastar dinheiro ocupando o espaço da sede da empresa com arquivos
pouco acessados. Como geralmente as empresas ocupam espaços mais caros,
é mais vantajoso economicamente enviar os documentos do arquivo
intermediário para outro local (mais barato).
Gabarito: C
43.! (FUNCAB – 2014 – PRF – AGENTE ADMINISTRATIVO – 02)

A gestão de documentos tem por objetivo garantir, de maneira eficaz, a
produção, administração, manutenção e destinação dos documentos de
forma racional e econômica. A fase básica desse conjunto de
procedimentos - a qual inclui as atividades de protocolo e de elaboração
de normas de acesso à documentação - denomina-se:
a) identificação.
b) avaliação
c) utilização
d) classificação
e) descrição
Comentários:
Olha o PUAD aí!
Produção / Utilização / Avaliação /Destinação

O Protocolo está inserido na fase de Utilização. Vamos relembrar:
Na fase de Utilização temos o Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro,

de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta).
Gabarito: C
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No protocolo - numa empresa, serviço responsável pelas atividades de
controle da documentação a rotina de encaminhar os documentos aos
respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade
competente, está relacionada ao setor de:
a) autuação e custódia
b) recebimento e classificação
c) análise e distribuição
d) circulação e arquivamento
e) registro e movimentação
Comentários:
Em atividades de Controle, a questão fala do Registro.

E em relação ao encaminhamento, a questão cita a movimentação

(tramitação), que é o curso do documento desde a sua produção ou recepção
até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado de
movimentação ou trâmite.
Gabarito: E
No processo de gestão de documentos, na fase de utilização, a atividade

de recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação de
documentos denomina-se
a) destinação.
b) arquivamento.
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c) protocolo.
d) organização documental.
e) avaliação.
Comentários:
Nunca mais você vai esquecer isso!!
Produção / Utilização / Avaliação /Destinação
O Protocolo está inserido na fase de Utilização, que inclui o Protocolo, com as

atividades de Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, Tramitação de
documentos.
GAB. C
46.! (AOCP – 2015 – UFPEL – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO)

Nas organizações de médio e grande porte, bem como nos órgãos
públicos nas esferas Federal, Estadual e Municipal, o movimento de
recebimento e expedição de correspondência é gerenciado por um setor
constituído e denominado
a) Arquivo de Documentos.
b) Retenção de Documentos.
c) Arquivo Central.
d) Arquivo Inativo.
e) Protocolo ou setor de expedição.
Comentários:
Questão bem simples. O setor de Protocolo, é responsável pelas atividades de

Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, Tramitação de documentos.
Gabarito: E
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A atividade de tramitação corresponde exclusivamente à movimentação
de documentos entre unidades internas do órgão.
Comentários:
Esse “exclusivamente” já deve ligar seu alerta. Fique atento.
A tramitação trata do curso do documento desde a sua produção ou recepção

até o cumprimento de sua função administrativa. Também é chamado de
movimentação ou trâmite.
Notou? Até o cumprimento de sua função administrativa. Muitas vezes um

documento precisa ir para fora d eum órgão. Por exemplo: um pedido para
autorização do concurso do BACEN precisa sair do BACEN para o MPOG, por
exemplo. E para isso, é necessário usar mais uma atividade do Protocolo, a
Expedição/Distribuição.
Trata-se de enviar o documento ao seu destinatário. Não esqueça da diferença

que as bancas adoram.
Logo, está errado dizer atividade de tramitação corresponde exclusivamente

à movimentação de documentos entre unidades internas do órgão.
Gabarito: Errado
48.! (2016 – FUNCAB – ANS – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)

Quando o protocolo movimenta o processo, enviando o documento ao
seu destinatário, localizado nas unidades internas da instituição, ele
está executando a atividade de:
a) despacho.
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b) expedição.
c) tramitação.
d) diligência.
e) distribuição.
Comentários:
Essa é fácil e o nome diz quase tudo. A distribuição é responsável por enviar o
documento ao seu destinatário localizados nas unidades internas da unidade. Se
fosse nas unidas externas, seria Expedição.
Gabarito: E
49.! (2015 – FUNIVERSA – UEG – ASSISTENTE DE GESTÃO

ADMINISTRATIVA – GERAL)
Assinale a alternativa que apresenta o(s) procedimento(s) no(s)
qual(is) o protocolo cadastra um documento em um sistema de controle,
podendo atribuir, a esse documento, um número de acompanhamento.
a) tramitação
b) expedição/distribuição
c) classificação
d) recebimento
e) registro e autuação
Comentários:

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A Autuação é mais usada em processos e também é conhecida como

protocolização. A autuação também pode ocorrer quando documentos internos
viram processos administrativos.
Gabarito: E
50.! (2016 – FUNCAB – ANS – TÉCNICO EM REGULAÇÃO DE SAÚDE

SUPLEMENTAR)
Quando o protocolo movimenta o processo de uma unidade à outra,
interna ou externa, através de sistema próprio, ele está executando a
atividade de:
a) distribuição.
b) diligência.
c) tramitação.
d) despacho.
e) autuação
Comentários:
A tramitação trata do curso do documento desde a sua produção ou

recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também é
chamado de movimentação ou trâmite.
Gabarito: C
51.! (2015 - CESPE – MPOG – ARQUIVISTA - CARGO 3)

A distribuição da correspondência de cunho particular é atribuição do
protocolo.
Comentários:
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É isso mesmo. Imagine o protocolo devolvendo as cartas particulares dos
servidores. Observe que a distribuição é atribuição do Protocolo, mas a
atividade de Registro de cartas particulares não é!
Gabarito: Certa

A atividade de protocolo é desenvolvida no âmbito do arquivo corrente.
Comentários:
A atividade do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição,

Tramitação), de Expedição e de organização e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediária.
Isso torna a alternativa correta, pois é desenvolvida no âmbito do arquivo

corrente. Mas Ronaldo, e a fase permanente? A assertiva não citou! Tudo bem
Veja que não há nenhuma afirmação enfática como “exclusivamente”,
“somente” ou “apenas”.
Gabarito: Certo
53.! (FUNCAB – 2015 – MPOG – ATIVIDADE TÉCNICA –

ARQUIVOLOGIA)
Quando o protocolo envia internamente os documentos e processos
recebidos para o setor destinatário, está realizando a atividade de:
a) expedição.
b) remanejamento.
c) distribuição.
d) tramitação.
e) transferência.
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! )(∗+,+&−./−+4∀7∋≅∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋
∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
Comentários:
Veja que há o envio para o destinatário, localizado internamente.

Precisamos prestar atenção nesses dois itens.
Falou em enviar o documento ao seu destinatário? É distribuição ou Expedição.
Vou repetir o bizu!
Veja que não há como errar! Se reparar no início de Expedição e no início de

Externa, vai saber essa e vai lembrar que Distribuição está relacionada à
distribuição Interna, por exceção. Ou vai lembrar por observar que a palavra
“distribuição” possui um monte de “I” (3 no total).
Gabarito: C
54.! (FUNCAB – 2016 – SEGEP-MA – AGENTE PENITENCIÁRIO)

A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da
atividade de:
a) classificação, que recupera o contexto de produção dos documentos de

arquivo agrupando-os de acordo com o órgão produtor, a função, a subfunção
e a atividade responsável por sua produção ou acumulação.
b) avaliação, que recupera o contexto de produção dos documentos de

c) avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de

seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a
sua eliminação ou determina a sua guarda permanente.
d) avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de

seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, que não
permite a sua eliminação, determinando a sua guarda permanente.
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! )(∗+,+&−./−+4∀7∋≅∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋
∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
e) classificação, que define prazos de guarda para os documentos em razão
de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza
a sua eliminação ou determina a sua guarda permanente.
Comentários:
Ótima questão! Veja que mais uma vez retornamos às 3 fases (PUAD)
Produção / Utilização / Avaliação /Destinação.

A fase de avaliação costuma ser considerada a fase mais complexa, pois
depende de capacidade analítica, já que é necessária a avaliação e análise dos
documentos acumulados nos arquivos, com fins de determinar seus prazos de
guarda, definindo quais serão arquivados permanentemente, quais devem ser
eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição.
Gabarito: C
55.! (CESPE – 2016 – DPU – ANALISTA )

o item a seguir.
Os instrumentos de avaliação de documentos são a tabela de
temporalidade e o plano de destinação.
!
Comentários:
As fases de avaliação, em conjunto com a de destinação costumam ser

consideradas as fases mais complexas, pois dependem de capacidade analítica,
já que é necessária a avaliação e análise dos documentos acumulados nos
arquivos, com fins de determinar seus prazos de guarda, definindo quais serão
arquivados permanentemente, quais devem ser eliminados por terem perdido
valor de prova e de informação para a instituição.
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
A avaliação e destinação estão intimamente ligadas. Enquanto a avaliação foca
nos prazos de guarda e destinação, a destinação determina, com base na
Avaliação, o documento que deve ser direcionado para o arquivo permanente e
o que será destinado para descarte ou eliminação. E essa etapa é chamada de
Plano de Destinação. E de acordo com o DBTA (Dicionário de Arquivologia), o
Plano de Destinação é o esquema no qual se fixa a destinação de documentos.
Gabarito: Certa
56.! (CESPE – 2015 – FUB – TÉCNICO EM ARQUIVO)

A respeito de arquivo permanente, julgue o item a seguir.
A tabela de temporalidade deve ser aplicada nos arquivos permanentes,
o que possibilita a eliminação de documentos nessa fase arquivística.
Comentários:
Vamos chamar nossa guardiã. A lei 8.159/91. Em seu artigo 10, ela diz que os
documentos de valor permanente são inalienáveis ou imprescritíveis. Isso já
tornaria a questão errada. Vejamos a definição de tabela de temporalidade, para
revisar:
É o instrumento de destinação aprovado por autoridade competente, que

determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência,
recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
Gabarito: Errado
57.! (FCC – 2015 – CNMP – ANALISTA DO CNMP – Arquivologia)

A tabela de temporalidade de documentos de arquivo é um instrumento
de
a) transferência.
b) busca.
c) destinação.
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
d) tombamento.
e) periodização.
Comentários:
A avaliação e destinação estão intimamente ligadas. Enquanto a avaliação foca

nos prazos de guarda e destinação, a destinação determina, com base na
Avaliação, o documento que deve ser direcionado para o arquivo permanente e
o que será destinado para descarte ou eliminação. Por isso, dizemos que a
Tabela de Temporalidade está ligada à fase de Destinação.
Gabarito: C
58.! (CESPE – 2015 – DPU – ARQUIVISTA)
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Gabarito: Certa
59.! (ESAF – 2013 – DNIT – ANALISTA ADMINSITRATIVO – ÁREA

ADMINISTRATIVA)
Quando o protocolo envia para o setor destinatário o documento
recebido, ele está executando a atividade:
a) tramitação.
b) expedição.
c) distribuição.
d) arquivamento.
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e) registro.
Comentários:
Falou em enviar o documento ao seu destinatário? É distribuição ou Expedição.
Essa poderia gerar um pouco mais de dúvida, mas lembre-se de que a

Expedição está relacionada à movimentação externa do documento – entre o
setor protocolo e outro órgão ou entidade.
Logo, a opção correta trata da distribuição, por ser uma movimentação

interna.
Gabarito: C
60.! (ESAF – 2013 – DNIT – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)

A fase do programa de gestão de documentos onde ocorre a eliminação
de documentos é conhecida como:
a) conservação de documentos.
b) destinação de documentos.
c) produção de documentos.
d) utilização de documentos.
e) difusão de documentos.
Comentários:
A destinação determina, com base na Avaliação, o documento que deve ser

direcionado para o arquivo permanente e o que será destinado para descarte
ou eliminação. E essa etapa é chamada de Plano de Destinação.
Gabarito: B
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9. Lista completa de
Questões
1.! (CESPE – 2016 – DPU – ANALISTA)

o item a seguir.
O gênero documental iconográfico reúne documentos eletrônicos e

digitais.
2.! (CESPE – 2016 – DPU – AGENTE ADMINISTRATIVO)
A respeito da gestão da informação e de documentos e dos tipos

documentais, julgue o item que se segue.
Os documentos de arquivo, quanto à natureza do assunto, podem ser

ostensivos ou sigilosos.
3.! (CESPE – 2012 – MPE-PI – TÉCNICO MINISTERIAL – ÁREA

ADMINISTRATIVA)
A anexação e a apensação dizem respeito à juntada de documento ou

processo a outro processo. Aquela se dá em caráter definitivo e esta, em
caráter temporário.
4.! (CESPE – 2012- MPE-PI – TÉCNICO MINISTERIAL – ÁREA

ADMINISTRATIVA)
Na anexação, prevalece o número do processo mais recente; na

apensação, os números dos dois processos são conservados como
referência para recuperação dos documentos.
5.! (CESPE – 2007 – TSE – TÉCNICO JUDICIÁRIO – ÁREA

ADMINISTRATIVA)
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
Uma das espécies documentais mais utilizadas nos órgãos do Poder
Judiciário é o processo. É comum a juntada de processos, que pode
ocorrer por anexação ou por apensação. A juntada por anexação
significa
a) a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo,

destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias
semelhantes, com o mesmo interessado ou não.
b) a união definitiva de um ou mais processos a um outro processo

(considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e
que contenham o mesmo assunto.
c) a união provisória de um ou mais processos a um outro processo, desde

que pertencentes à atividade-meio.
d) a união, por até um ano, de processos que envolvam questões recursais

relativas a um mesmo interessado.
6.! (CESPE – 2011 – EBC – TÉCNICO EM ADMINISTRAÇÃO)
Com referência à natureza dos documentos, julgue os itens

subsequentes.
Os documentos fotográficos (ampliações, negativos, eslaides) são

considerados arquivos especiais.
7.! (FUNCAB – 2015 – ANS – ATIV. SUPORTE TÉCNICO)
O processo de análise e seleção de documentos, que visa fixar prazos

para sua guarda ou eliminação e contribuir para a racionalização e à
preservação da documentação permanente, integra uma das fases da
gestão de documentos. Tal fase denomina-se:
a) manutenção.
b) elaboração.
c) arquivamento.
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
d) descrição.
e) avaliação.
8.! (AOCP – 2015 – FUNDASUS – ASSIST. ADMINISTRATIVO)
Um campo da gestão responsável pelo controle eficiente e sistemático

da produção, recepção, manutenção, uso e eliminação de documentos,
incluindo os processos de captação e manutenção de provas e
informações sobre as atividades de negócios e transações em forma de
documentos, é uma definição apresentada pela norma ISO 15.489-1 a
respeito de qual aspecto da gestão das organizações?
a) Gestão da informação.
b) Gestão documental.
c) Gestão de arquivos.
d) Gestão da comunicação.
e) Gestão operacional.
9.! (CESPE – 2015 – MPOG – ARQUIVISTA – CARGO 3)
A respeito da gestão de documentos, julgue o próximo item.
A eliminação de documentos de arquivo é operacionalizada na fase de

destinação.
Acerca da implementação de programas de gestão de

documentos, julgue o item subsequente.
A gestão de documentos é dividida em três fases: produção, utilização

e eliminação.
11.! (CESPE – 2014 – ANTAQ – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
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No que diz respeito à gestão de documentos, julgue o próximo item.
O acesso à informação independe, para sua eficácia, da aplicação do

12.! (CESPE – 2014 – ANATEL – TEC ADMINISTRATIVO)
Acerca da gestão de documentos, julgue o item que se segue.
O desenvolvimento do programa de gestão de documentos na ANATEL

passa pela implantação de três fases: a fase ativa, a fase de
desenvolvimento e a fase de destinação.
13.! (ESAF – 2013 – DNIT – ANALISTA ADMINISTRATIVO – ÁREA

ADMINISTRATIVA)
Sobre a gestão de documentos, assinale a opção correta.
a) Tem como objetivo o tratamento dos documentos permanentes.
b) É um conceito que nasceu no mesmo contexto do princípio de respeito aos

fundos.
c) Não é um conceito reconhecido pela legislação arquivística brasileira.
d) É um conceito restrito aos documentos de valor informativo.
e) Tem como finalidade o tratamento dos documentos desde a sua criação até
a destinação final.

O método de sistema direto facilita a operação de arquivamento dos

documentos.
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15.! Utilize as regras de alfabetação e o método de classificação
alfabético para ordenar os nomes a seguir.
Assinale a opção que indica, nessa ordenação, o primeiro nome.

ADMINISTRATIVA)
No arquivo corrente de uma repartição pública, a correspondência

recebida é ordenada pelo nome do remetente, de acordo com as regras
de alfabetação. Observe a relação de remetentes abaixo.
3. Aeroporto Internacional de Boa Vista
A sequência alfabética de tais correspondentes é
a) 5, 6, 8, 9, 1, 2, 4, 7, 10, 3.
b) 3, 9, 6, 8, 7, 4, 10, 5, 1, 2.
c) 3, 8, 9, 6, 4, 7, 10, 5, 2, 1.
d) 3, 6, 8, 9, 5, 4, 10, 7, 1, 2.
e) 3, 9, 8, 6, 10, 4, 7, 5, 2, 1.
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17.! (CESGRANRIO – 2016 – ANP – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
Um setor de arquivo precisa organizar os documentos das seguintes

pessoas:
1) Luiz Fernando Duarte Monte Claro; 2) João Marcus Villa-Lobos; 3)

Carlos Eduardo Santo Amaro; 4) Lucia Maria de Almeida; 5) Arlindo
Moreira Filho.
Considerando-se que são respeitadas, rigorosamente, as regras de

alfabetação, como ficam organizados tais documentos?
a) 5,4,3,1,2
b) 5,3,2,4,1
c) 5,3,2,1,4
d) 4,3,1,5,2
e) 4,1,5,3,2
18.! (FGV – 2013 – AL-MT – SECRETÁRIO(A)
Uma pasta em nome de Clovis Fabiano da Silva Neto deve ser arquivada
como
a) Fabiano da Silva Neto, Clovis.
b) Silva Neto, Clovis Fabiano da.
c) Da Silva Neto, Clovis Fabiano.
d) Neto, Clovis Fabiano da Silva.
e) Da Silva Neto, C. F.
19.! No Departamento de Recursos Humanos de uma instituição, há

pastas correspondentes aos seguintes funcionários:
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a. João Manuel de Souza
b. Luiz Alberto de Sousa
c. Maria Regina da Silva
d. José Dias Silva
e. Doroti Silveira
f. Sérgio Sampaio
g. Carlos Souza Silva
Se tais pastas forem submetidas a ordenação alfabética, sua disposição correta

será
a) f, g, d, c, e, b, a.
b) f, c, b, d, a, c, g.
c) b, d, a, c, f, e, g.
d) g, e, f, c, a, d, b.
e) g, b, a, d, c, e, f.
20.! (CESGRANRIO – 2012 – INNOVA – TEC. ADMINISTRAÇÃO E

CONTROLE JUNIOR)
Em um departamento de uma empresa são recebidos, diariamente,

muitos documentos de várias partes do Brasil.
O funcionário encarregado de organizar esses documentos deve, de

forma inequívoca, optar pelo método de arquivamento denominado
a) ideográfico
b) tipográfico
c) enciclopédico
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d) geográfico
e) unitermo
21.! (FUNIVERSA – 2010 – Mtur – AGENTE ADMINISTRATIVO)
O método de arquivamento de documentos que tem como principal

elemento a ser considerado no documento a procedência ou o local é o
a) duplex.
b) ideográfico.
c) unitermo.
d) soundex.
e) geográfico.
22.! (FUNCAB – 2013 – IPEM-RO – AGENTE DE ATIVIDADES

ADMINISTRATIVAS)
O sistema direto de arquivamento consiste na busca direta ao local de

guarda do documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer outros
instrumentos de pesquisa. São métodos utilizados nesse sistema de
arquivamento:
a) numérico e cronológico.
b) duplex e decimal.
c) deográfico e numérico.
d) cronológico e decimal.
e) alfabético e geográfico.
23.! Quando eu preciso de um método de ordenação de documentos

simples e direto para a pesquisa não depender de um índice auxiliar,
posso utilizar o método
a) Alfabético.
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b) Numérico.
c) Duplex.
d) Decimal.
e) Assunto.
24.! (CESPE – SERPRO – 2013 – TECNICO SUPORTE ADMINISTRATIVO)
O método de arquivamento tem influência direta na eficiência do

processo de recuperação de documentos.
25.! (CESPE – 2013 – TCE-RS – OFICIAL DE CONTROLE EXTERNO)
O método de arquivamento alfanumérico, que consiste na combinação

de letras e números, pertence ao sistema indireto.
26.! (FUNRIO – 2014 – IF-BA – TÉCNICO EM ARQUIVO
Os métodos de arquivamento enciclopédico e dicionário são exemplos

de métodos
a) padronizados.
b) geográficos.
c) numéricos simples.
d) por assunto numéricos.
e) por assunto alfabéticos.
27.! (FGV – 2015 – CODEMIG – ARQUIVISTA)
Os métodos de arquivamento dicionário e enciclopédico são exemplos

de métodos:
a) geográficos;
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b) padronizados;
c) numéricos simples;
d) por assunto alfabéticos;
e) por assunto numéricos.
28.! (IBFC – 2016 – EMDEC – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO JR.)
Você está prestes a adequar alguns documentos na empresa que

trabalha e, para tanto, necessita saber como eles podem ser
armazenados, precisamente quanto à ordenação. Você pesquisou o
assunto e iniciou a tarefa. Avalie as afirmações que seguem quanto ao
tipo de ordem:
I. Ordenar por data.

II. Ordenar por tema.
III. Ordenar por local de procedência.
Dentro das afirmações pesquisadas, estão corretas.

a) Apenas I e II.
b) Apenas II e III
c) Apenas I e III
d) I, II e III.

O método de arquivamento por assunto é aplicado exclusivamente aos

documentos de arquivo acumulados pelas atividades-meio da
organização.
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋

O método duplex é utilizado na classificação ideográfica dos

documentos.
31.! (CESPE – ANTAQ – 2009 – TECNICO ADMINISTRATIVO)
Uma das vantagens apresentadas pelo método duplex de arquivamento

é a possibilidade ilimitada de classes de documentos.
32.! Os exemplos de códigos 45.59.20 e 7989/2002 são usados,

respectivamente, nos seguintes métodos de classificação:
a) decimal e duplex;
b) duplex e unitermo;
c) dígito-terminal e numérico-cronológico;
d) numérico simples e numérico cronológico;
e) dígito-terminal e indexação coordenada.
33.! (FCC – 2011 - TRT 23 REGIÃO – ANALISTA JUD. ARQUIVOLOGIA)
Ao ordenar os documentos de acordo com a disposição numérica

atribuída aos documentos em sua sucessão temporal, adota-se o
sistema
a) dígito-terminal.
b) dicionário.
c) numérico cronológico.
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!∀Θ∋!#∃!∀∀%!
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
d) decimal.
e) enciclopédico.
O método de se arquivar documento pelo arquivamento ideográfico

denomina-se
a) por assunto.
b) ordem alfabética.
c) ordem numérica duplex.
d) ordem mnemônica.
e) ordem geográfica.
35.! (IDECAN – 2015 – PREF. RIO NOVO DO SUL – ES – ALMOXARIFE)
“Método de arquivamento no qual, além de se observar a ordem

numérica, deve<se observar, também, a data do documento em
questão." Trata<se do método.
a) duplex.
b) alfanumérico.
c) numérico simples.
d) numérico cronológico.
36.! (CESPE – MPOG – 2015 – ARQUIVISTA – CARGO 3)

Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!∀Θ(!#∃!∀∀%!
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
As atividades de protocolo, indispensáveis ao desenvolvimento de
funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições,
inserem-se na fase da produção.
37.! (CESGRANRIO – 2015 – PETROBRAS – TÉCNICO DE

ADMINISRAÇÃO E CONTROLE JUNIOR)
Uma empresa deseja instituir um serviço encarregado do recebimento,

registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição
de documentos.
Com base na terminologia da Arquivologia, essa atividade é denominada
a) secretaria
b) protocolo
c) arquivo permanente
d) arquivo intermediário
e) centro de documentação
É tarefa do protocolo, na atividade de registro, fornecer dados do

documento aos interessados

ADMINISTRATIVA)
As sucessivas etapas pelas quais passam os processos administrativos,

antes de sua conclusão, constituem o que se convencionou chamar de
a) fluxograma.
b) notação.
c) protocolo.
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!∀Θ%!#∃!∀∀%!
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
d) arquivo intermediário.
e) tramitação.
40.! (2014 – CESPE – ANATEL – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
As atividades de recebimento, classificação, registro, distribuição e

tramitação são de responsabilidade do arquivo permanente.
41.! (CESPE – 2009 – ANATEL – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
Os documentos chegam, em determinado órgão público instalado em

Brasília, de forma variada. Uns são registrados e, em seguida, enviados
ao destinatário, outros entram sem nenhum tipo de anotação. Além
disso, há aqueles que, atualmente, entram no órgão por meio das
tecnologias da informação (fax, correio eletrônico). Cada setor de
trabalho organiza seus documentos de maneira independente, sem
nenhum tipo de orientação e, depois, por falta de espaço físico ou devido
ao final do ano civil, esses documentos são transferidos para outro
lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.
Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens subsequentes,

acerca das técnicas de arquivamento e dos procedimentos
administrativos no âmbito do setor público.
O registro dos documentos que chegam a um órgão público deve ser

feito no setor de protocolo e consiste na reprodução dos dados do
documento destinada a controlar a movimentação e fornecer dados de
suas características fundamentais aos interessados.
42.! (ESAF – 2012 – MIN. FAZENDA – ASSIST. TÉC .ADMINISTRATIVO)
Indique qual a justificativa para a existência do arquivo intermediário.
a) Histórica.
b) Cultural.
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!∀Θ)!#∃!∀∀%!
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
c) Econômica.
d) Orgânica.
e) Imparcialidade administrativa.
A gestão de documentos tem por objetivo garantir, de maneira eficaz, a

produção, administração, manutenção e destinação dos documentos de
forma racional e econômica. A fase básica desse conjunto de
procedimentos - a qual inclui as atividades de protocolo e de elaboração
de normas de acesso à documentação - denomina-se:
a) identificação.
b) avaliação
c) utilização
d) classificação
e) descrição
No protocolo - numa empresa, serviço responsável pelas atividades de

controle da documentação a rotina de encaminhar os documentos aos
respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade
competente, está relacionada ao setor de:
a) autuação e custódia
b) recebimento e classificação
c) análise e distribuição
d) circulação e arquivamento
e) registro e movimentação
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!∀ΘΚ!#∃!∀∀%!
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! )(∗+,+&−./−+4∀7∋≅∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋
∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
No processo de gestão de documentos, na fase de utilização, a atividade
de recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação de
documentos denomina-se
a) destinação.
b) arquivamento.
c) protocolo.
d) organização documental.
e) avaliação.
46.! (AOCP – 2015 – UFPEL – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO)
Nas organizações de médio e grande porte, bem como nos órgãos

públicos nas esferas Federal, Estadual e Municipal, o movimento de
recebimento e expedição de correspondência é gerenciado por um setor
constituído e denominado
a) Arquivo de Documentos.
b) Retenção de Documentos.
c) Arquivo Central.
d) Arquivo Inativo.
e) Protocolo ou setor de expedição.
A atividade de tramitação corresponde exclusivamente à movimentação

de documentos entre unidades internas do órgão.
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!∀ΘΠ!#∃!∀∀%!
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! )(∗+,+&−./−+4∀7∋≅∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋
∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
48.! (2016 – FUNCAB – ANS – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
Quando o protocolo movimenta o processo, enviando o documento ao

seu destinatário, localizado nas unidades internas da instituição, ele
está executando a atividade de:
a) despacho.
b) expedição.
c) tramitação.
d) diligência.
e) distribuição.
49.! (2015 – FUNIVERSA – UEG – ASSISTENTE DE GESTÃO

ADMINISTRATIVA – GERAL)
Assinale a alternativa que apresenta o(s) procedimento(s) no(s)

qual(is) o protocolo cadastra um documento em um sistema de controle,
podendo atribuir, a esse documento, um número de acompanhamento.
a) tramitação
b) expedição/distribuição
c) classificação
d) recebimento
e) registro e autuação
50.! (2016 – FUNCAB – ANS – TÉCNICO EM REGULAÇÃO DE SAÚDE

SUPLEMENTAR)
Quando o protocolo movimenta o processo de uma unidade à outra,

interna ou externa, através de sistema próprio, ele está executando a
atividade de:
a) distribuição.
b) diligência.
c) tramitação.
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!∀ΘΟ!#∃!∀∀%!
!∀#∃%&∋(%∋)(∗+,+&−./#0∀∋1).23+4∀5∀6+/7∋89∋)!:;<)∋1=>?,+?∀∋
! )(∗+,+&−./−+4∀7∋≅∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋
∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
d) despacho.
e) autuação
51.! (2015 - CESPE – MPOG – ARQUIVISTA - CARGO 3)

A distribuição da correspondência de cunho particular é atribuição do

protocolo.
Julgue o item a seguir, a respeito de protocolo. A atividade de protocolo

é desenvolvida no âmbito do arquivo corrente.
53.! (FUNCAB – 2015 – MPOG – ATIVIDADE TÉCNICA –

ARQUIVOLOGIA)
Quando o protocolo envia internamente os documentos e processos

recebidos para o setor destinatário, está realizando a atividade de:
a) expedição.
b) remanejamento.
c) distribuição.
d) tramitação.
e) transferência.
54.! (FUNCAB – 2016 – SEGEP-MA – AGENTE PENITENCIÁRIO)
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!∀∀Θ!#∃!∀∀%!
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da
atividade de:
a) classificação, que recupera o contexto de produção dos documentos de

b) avaliação, que recupera o contexto de produção dos documentos de

c) avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de

seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a
sua eliminação ou determina a sua guarda permanente.
d) avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de

seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, que não
permite a sua eliminação, determinando a sua guarda permanente.
e) classificação, que define prazos de guarda para os documentos em razão

de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza
a sua eliminação ou determina a sua guarda permanente.
55.! (CESPE – 2016 – DPU – ANALISTA )

o item a seguir.
Os instrumentos de avaliação de documentos são a tabela de

temporalidade e o plano de destinação.
56.! (CESPE – 2015 – FUB – TÉCNICO EM ARQUIVO)
A respeito de arquivo permanente, julgue o item a seguir.
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!∀∀∀!#∃!∀∀%!
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! )(∗+,+&−./−+4∀7∋≅∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋
∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
A tabela de temporalidade deve ser aplicada nos arquivos permanentes,
o que possibilita a eliminação de documentos nessa fase arquivística.
57.! (FCC – 2015 – CNMP – ANALISTA DO CNMP – Arquivologia)
A tabela de temporalidade de documentos de arquivo é um instrumento

de
a) transferência.
b) busca.
c) destinação.
d) tombamento.
e) periodização.
58.! (CESPE – 2015 – DPU – ARQUIVISTA)
Acerca dos instrumentos de gestão arquivística, julgue o item a seguir.
A ausência da tabela de temporalidade na instituição dificulta a

transferência e o recolhimento dos documentos de arquivo de maneira
técnica e científica.
59.! (ESAF – 2013 – DNIT – ANALISTA ADMINSITRATIVO – ÁREA

ADMINISTRATIVA)
Quando o protocolo envia para o setor destinatário o documento

recebido, ele está executando a atividade:
a) tramitação.
b) expedição.
c) distribuição.
d) arquivamento.
e) registro.
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!∀∀&!#∃!∀∀%!
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
60.! (ESAF – 2013 – DNIT – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
A fase do programa de gestão de documentos onde ocorre a eliminação

de documentos é conhecida como:
a) conservação de documentos.
b) destinação de documentos.
c) produção de documentos.
d) utilização de documentos.
e) difusão de documentos.
10. Gabarito
1.! Errad
2.! Certa
3.! Certa
4.! Errada
5.! B
6.! Certa
7.! E
8.! B
9.! CERTO
10.! ERRADO
11.! ERRADO
12.! ERRADO
13.! E
14.! CERTO
15.! E
16.! E
17.! E
18.! B
19.! A
20.! D
21.! E
22.! E
23.! A
24.! CERTO
25.! ERRADO
26.! E
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!∀∀∋!#∃!∀∀%!
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∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
27.! D
28.! D
29.! ERRADO
30.! CERTO
31.! CERTO
32.! CERTO
33.! C
34.! D
35.! D
36.! ERRADA
37.! B
38.! CERTO
39.! E
40.! ERRADA
41.! CERTO
42.! C
43.! CERTO
44.! E
45.! C
46.! E
47.! ERRADA
48.! E
49.! E
50.! C
51.! CERTO
52.! CERTO
53.! C
54.! C
55.! CERTO
56.! ERRADO
57.! C
58.! CERTA
59.! C
60.! B
11. Bibliografia
Schellenberg, T.R (2006). Arquivos Modernos, Princípios e Técnicas. Editora

FGV.
Paes, Marilena Leite (2015). Arquivologia – Teoria e Prática (3ª edição). Editora
FGV
Bellotto, Heloísa Liberalli (2006). Arquivos Permanentes. Tratamento

documental (4ª edição).
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!∀∀(!#∃!∀∀%!
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! )(∗+,+&−./−+4∀7∋≅∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋
∋∋Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística in

http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.
pdf
Lei federal 8.159 de 1991 in

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L8159.htm
Decreto 7.845 de 2012 in http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2011-

2014/2012/Decreto/D7845.htm#art60
Α.∀ΒΧ∋∆∀,/5(∀∋Ε∀,&%?/∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋∋!!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/&0!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!∀∀%!#∃!∀∀%!

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Noções de Administração (Arquivologia) p/ ANVISA (Técnico Administrativo)

Professor: Ronaldo Fonseca

Antes de começar, gostaria de agradecer e MUITO por todas as mensagens que

Bom, a aula é grande? Um pouco...Enfim, não adianta chorar ☺

As próximas aulas deverão ficar menores, ou no máximo, igual a essa aqui.

Dica 2: Se estiver com dificuldade em algum termo ou conceito, anote-o na

Dica 3: Se precisar saber como fazer marcação de texto diretamente no

Antes de avançarmos, gostaria de adicionar mais alguns termos ao nosso “MDA”

ACESSO: Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais

DOCUMENTO DE ARQUIVO: Aquele que, produzido e/ou recebido por uma

ITEM DOCUMENTAL: A menor unidade arquivística materialmente indivisível.

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: O menor conjunto de documentos reunido

JUNTADA: 1. Apensação ou anexação de um processo a outro. 2. Junção de

APENSAÇÃO: Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou

ANEXAÇÃO: Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro

Note alguns termos importantes para facilitar a resolução de questões.

[PROVISÓRIO] [PRECEDENTE] [RECENTE] [ PESSOAS DIFERENTES] "

Vamos começar a falar do assunto relembrando a definição de Documento, para

Documento: Registro de uma informação independentemente da natureza do

Dessa forma, qualquer informação registrada em um suporte material que

O documento pode ser um livro, um pendrive, um CD, uma planta (não, a

Há mais dois conceitos importantes:

∗+,−./01! >04−7∃Γ;01 #∃!−75!Η+∃5!#∃!

Pense: é ou não especial um arquivo que possui documentos em formas físicas

4.1 Elementos dos

CARACTERÍSTICAS DEFINIÇÃO EXEMPLOS

Ronaldo, os “Elementos dos Documentos” são muito cobrados em provas de

A Classificação dos documentos é cobrada com relativa frequência. É meramente

→! Escritos ou textuais: documentos, manuscritos, impressos ou

→! Cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis,

→! Cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis,

→! Filmográficos: Filmes e fitas videomagnéticas – são documentos em

→! Sonoros: discos e fitas áudio magnéticas – são documentos com

→! Micrográficos: Rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela – são

→! Informáticos: esse aqui é

→! Atos Normativos: documentos relacionados à normatização das

→! Atos de Correspondência: diretamente ligados aos atos normativos,

→! Atos Enunciativos/opinativos: são os que esclarecem os assuntos

→! Atos de assentamento (registro de fatos): trata-se do registro de

→! Atos comprobatórios: são os atos que comprovam os assentamentos,

→! Ostensivos: são documentos cuja divulgação não prejudica a

→! Sigilosos: como o nome indica, são documentos que possuem

O tema ainda ficou um pouco enrolado e está pensando em como memorizar as

Vamos a um exemplo fictício de Classificação de Documentos? A meta aqui é só

Agora podemos voltar à Gestão Documental propriamente dita.

Em meados do século XX, principalmente por causa de II Guerra Mundial, a

A Lei 8.159/91, nossa amiga, define muito bem seu significado:

Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de

Observe que ao se falar em Gestão Documental, estamos nos referindo

Agora já podemos falar das fases básicas da gestão de documentos

Antes um alerta: não confunda as fases da gestão de documentos com a Teoria

Produção de Documentos (Primeira fase):

Utilização de Documentos (Segunda fase) :

Aqui partimos para a fase do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro,

Estudaremos algumas dessas etapas ainda nessa aula ;).

Avaliação e Destinação de Documentos (Terceira fase):

Costuma ser considerada a fase mais complexa, pois depende de capacidade