KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG

BÀI TẬP NHÓM 3

Thành viên:

1. Hoàng Mai Hương

2. Đoàn Hà Anh
3. Lìu Thu Hà
4. Nguyễn Văn Long

Bạn là người được giao nhiệm vụ quản lý hoạt động cung ứng của chuỗi quán cafe Hoàng
Anh (Công ty Hoàng Anh có 10 cửa hàng cafe được đặt gần các trường đại học/cao đẳng và
nằm rải rác ở những quận của Hà Nội, đối tượng phục vụ chủ yếu là sinh viên của các trường
đại học).

1. Hãy xác định và vận hành các chức năng của hoạt động cung ứng tại Hoàng Anh?

2. Chức năng nào trong hoạt động cung ứng là quan trọng nhất? Vì sao?

Bài làm

Công ty Hoàng Anh là một công ty chuyên cung cấp dịch vụ thức uống trên địa bàn Hà Nội.
Hiện tại, công ty đang sở hữu một chuỗi gồm 10 cửa hàng cafe. Đối tượng khách hàng mà
công ty hướng đến là những khách hàng yêu thích hương vị cà phê nguyên chất và đang tìm
kiếm một không gian tràn ngập hương vị cà phê truyền thống.

Nhóm lựa chọn trình bày về hoạt động cung ứng hạt cà phê nguyên chất - nguyên liệu chủ
yếu trong thức uống cà phê pha phin. Đây là thức uống được thực khách yêu thích nhất của
công ty Hoàng Anh.

Yêu cầu 1: Hãy xác định và vận hành các chức năng của hoạt động cung ứng tại công ty
Hoàng Anh ?

Hoạt động cung ứng tại công ty Hoàng Anh gồm có 8 chức năng.
(1) Chức năng xác định nhu cầu
Dựa trên doanh thu tiêu thụ các năm trước, bộ phận cung ứng xác định nhu cầu mua
nguyên liệu cho kỳ này.

Xác định nhu cầu của 1 quán cà phê:

- Khi nhập hạt cà phê nguyên chất đã được rang và xay thành bột, cà phê được bảo quản kỹ
và tuân thủ quy định về bảo quản: Cà phê giữ hương vị tốt nhất trong vòng 2 tuần. Có thể
bảo quản trong vòng 1 tháng. Do vậy, quán sẽ nhập nguyên liệu 2 lần/tháng.
- Ước tính mức tiêu thụ cà phê: 100 cốc/ngày
● 100 cốc x 15 ngày = 1.500 cốc/nửa tháng
- Ước tính mức nhập nguyên liệu: 1 cốc cần 25gr cà phê.
● 25gr/cốc x 1.500 cốc = 37.500 gr/lần nhập = 37,5kg/lần nhập
- Ước tính mức hư hỏng nguyên liệu: 3% tổng nguyên liệu
● 37,5kg x 3% = 1,125kg
- Tổng mức nguyên liệu mỗi lần nhập:
● 37,5 + 1,125 = 38,625kg → Nhập 40kg/lần nhập

Xác định nhu cầu của cả chuỗi cửa hàng:

- Ước tính tổng mức nguyên liệu 1 lần nhập (giả sử mức tiêu thụ các quán là như nhau):
● 40kg x 10 quán = 400kg/lần nhập
- Nhu cầu độc lập: Chuỗi quán sử dụng 400kg cà phê nguyên chất đã rang và xay thành bột.
- Nhu cầu phụ thuộc: Nhập 400kg cà phê từ các nguồn khác nhau:
● 100 kg nhập từ trang trại cà phê (do chuỗi quán tự sản xuất).
● 300 kg nhập từ bên ngoài.

(2) Xét duyệt nhu cầu

Trước khi tìm kiếm nhà cung cấp, Phó giám đốc sẽ tiến hành xét duyệt nhu cầu. Phó giám
đốc sẽ dựa trên các tiêu chí sau:
● Kế hoạch mua cà phê nguyên chất do Bộ phận cung ứng lập đã đầy đủ và phù hợp theo
nhu cầu của đơn vị.
● Thông tin về nhu cầu mua nguyên liệu, mức tiêu thụ cốc cà phê dự kiến trong 6 tháng đã
được xác định một cách đáng tin cậy.
● Số lượng nguyên liệu cần mua đã đáp ứng đủ nhu cầu tiêu thụ dự kiến và mức dự trữ đảm
bảo cho đơn vị.
● Bộ phận cung ứng đã tính đến khả năng nguyên liệu có rủi ro bị hỏng, nhân viên sơ ý làm
đổ, pha chế sai tỷ lệ cho khách hàng,...
● Không có bất kỳ vấn đề tư lợi nào của bộ phận cung ứng.
● Các bộ phận có liên quan khác trong chuỗi cửa hàng (bộ phận marketing, bộ phận pha
chế) đều đồng thuận với ước tính của bộ phận cung ứng.
● Tình hình tài chính của chuỗi quán ổn định, có đủ khả năng thanh toán cho nhà cung cấp.
● Khả năng sẵn có của nguyên liệu trên thị trường (tùy thuộc vào mùa vụ thu hoạch cà phê,
điều kiện thời tiết,...)

(3) Tìm kiếm thị trường

Trước hết, doanh nghiệp tiến hành tìm hiểu hồ sơ về các nhà cung ứng chiến lược của đơn
vị. Sau quá trình tìm hiểu về thị trường, doanh nghiệp quan tâm đến hồ sơ của 5 nhà cung cấp
hàng đầu như sau:
 Công ty TNHH Buôn Mê Coffee: 1 thương hiệu tồn tại khá lâu đời. Nguyên liệu đầu
vào được lấy trực tiếp từ vườn và rang xay với công thức đặc biệt. Sản phẩm giữ được
nguyên vị của cafe, đồng thời kích thích vị giác người dùng và mùi thơm đặc trưng.
Sản phẩm của nhà cung cấp cà phê Buôn Mê Coffee thích hợp cho người dân ở thành
phố. Công nghệ rang xay chuẩn mực của họ luôn cho ra những thành phẩm chất lượng
cho người dùng. Hương vị cafe nguyên chất chạm đến vị giác của thực khách nên được
rất nhiều người ưa thích.
 Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại dịch vụ đầu tư 90S: Nhắc đến loại cà phê
rang xay – rang ngon nhất chính là sản phẩm độc quyền của 90S Coffee. Sản phẩm
luôn mang lại hương vị đậm đà, mùi thơm ngây ngất từ quy trình rang xay và công
thức ủ gia truyền. 90S Coffee chuyên cung cấp các loại cà phê hạt cho quán cafe với
bản vị và chất lượng tốt nhất.
 Công ty cổ phẩn nguyên chất Tây Nguyên: Tự hào là đơn vị cung cấp cafe rang xay
nguyên chất với tiêu chí “Ngon, sạch 100%. Đặc biệt cho sức khỏe, danh tiếng Tây
 Nguyên.” Nguyên Chất Coffee cung ứng hạt cafe giá sỉ sạch, chất lượng tốt nhất, giao
hàng trong thời gian nhanh nhất để đảm bảo chất lượng hạt cafe với giá rẻ nhất.
 Retro coffee: Retro Coffee liên kết trực tiếp với người nông dân. Ký hợp đồng xuất
khẩu cà phê nhân với giá cao hơn thương trường 20%. Cà phê được người nông dân
hái chín 100%, phơi trên giàn và chế biến ướt. Bộ máy máy rang công nghệ Semi Hot
Air hiện đại đến từ Đức. Nghệ nhân rang cà phê với hơn 25 năm làm việc chuyên
nghiệp.
 Công ty TNHH SXTM Coffee Chồn Vàng: Với một doanh nghiệp cung cấp sản xuất
cà phê, nguồn nguyên liệu giữ vai trò “sống còn”. Nhận thức được điều đó, Chồn Vàng
đã chủ động chia sẻ, xây dựng được vùng cà phê nguyên liệu chất lượng cho riêng
mình. Tại đây thực sự có thể đảm bảo cà phê sạch từ nông trường cho đến từng ly cà
phê của khách hàng. Quy trình sản xuất cà phê chuẩn khoa học; công nghệ sản xuất cà
phê hiện đại; đội ngũ nhân công được huấn luyện bài bản cùng khao khát khẳng định
chất lượng của cà phê, chính điều này đã chia sẻ Chồn Vàng Coffee đến với đông đảo
khách hàng.

Sau khi có được hồ sơ của các nhà cung cấp, doanh nghiệp tiến hành cập nhập những
thông tin mới về thị trường qua quảng cáo, các bảng tin hoặc tạp chí chuyên ngành, các hội
nghị khách hàng,... để biết được xu hướng thị trường đang chú ý đến nhà cung cấp nào,
những chính sách khuyến mại của các nhà cung cấp khác nhau ra sao.
 Tiếp xúc với đại diện các nhà cung ứng để tìm hiểu thông tin về sản phẩm hay kỹ thuật
mới đang được áp dụng, đồng thời tạo thiện cảm với những đại diện này.
 Tìm hiểu số lượng người cung cấp thông tin về nhà cung ứng cũng như những đối tác
của nhà cung ứng này.

Trên cơ sở những thông tin đã thu thập được, bộ phận cung ứng nhận thấy 5 nhà cung
cấp trên đều là những nhà cung ứng tiềm năng và từ đó đánh giá những mặt mạnh, mặt yếu
của từng nhà cung ứng như sau:

Bảng 1: Nhược/Ưu điểm của các nhà cung cấp

Nhà cung cấp Nhược điểm Ưu điểm

 Cà phê nguyên chất, công nghệ tiên
Sản phẩm cung cấp hầu như chỉ
Buôn mê tiến luôn cho ra thành phẩm chất
thích hợp với người dân ở thành
Coffee lượng tốt, được người tiêu dùng ưa
phố
chuộng

Chất lượng, uy tín tốt, giá cả hợp lý,

Thương mại bên mua có thể yêu cầu mẫu dùng
dịch vụ đầu tư Chỉ chuyên về cà phê xay - rang thử hoàn toàn miễn phí và được tư
90S vấn về nhu cầu cà phê chuẩn của
mình

Luôn đặt tiêu chí “ngon, sạch”, sức

Công ty cổ Chưa tiếp cận được nhiều phân
khỏe của người tiêu dùng lên hàng
phần nguyên khúc khách hàng, độ nổi tiếng
đầu, giao hàng trong thời gian nhanh
chất Tây của thương hiệu chưa bằng các
nhất để đảm bảo chất lượng hạt cafe
Nguyên nhà cung cấp còn lại
với giá rẻ nhất

Là 1 trong những nhà cung cấp lâu

Giá cả có cao hơn so với mặt
Retro coffee bằng chung của các nhà cung
cấp khác 15%
đời, uy tín cao, cà phê được nông
dân hái từ vườn, máy móc công
nghệ xử lý cà phê hiện đại, phạm vi
kinh doanh lớn, xuất khẩu ra nước
ngoài, có nghệ nhân rang cà phê
chuyên nghiệp

Môi trường kinh doanh ở

Công ty TNHH Giá cả phải chăng, công nghệ sản
phạm vi trong nước, thương
SXTM Coffee xuất cà phê tiên tiến hiện đại, đội
hiệu chưa đủ lớn để xuất khẩu
Chồn Vàng ngũ nhân viên được huấn luyện bài
 ra nước ngoài bản, chất lượng cao đáng tin cậy, có
vị thế lớn trên thương trường cà phê
Việt Nam

Nguồn: Nhóm sinh viên tự tổng hợp

Bảng 2: Đơn giá bán của các nhà cung cấp

Công ty
Công ty cổ TNHH
Thương mại
Tên nhà Buôn Mê phần SXTM
dịch vụ đầu Retro coffee
cung ứng coffee nguyên chất Coffee
tư 90S
Tây Nguyên Chồn
Vàng

Đơn giá
150.000 160.000 135.000 175.000 135.000
(VNĐ/kg)

Nguồn: Nhóm sinh viên tự tổng hợp

(4) Lựa chọn nhà cung cấp chính thức
Doanh nghiệp đặt ra những tiêu chuẩn để lựa chọn nhà cung ứng chính thức, dựa trên các
yếu tố cơ bản sau: Uy tín, số lượng (phân khúc hàng hóa sẵn sàng cung ứng), chất lượng, giá
cả. Những tiêu chuẩn được đặt ra để đánh giá trên thang điểm 100.

Bảng 3: Tiêu chí đánh giá lựa chọn nhà cung cấp

Đơn vị tính: %

Công ty cổ
Thương mại Công ty TNHH
Buôn Mê phần Retro
Tiêu chí dịch vụ đầu SXTM Coffee
coffee nguyên chất coffee
tư 90S Chồn Vàng
Tây Nguyên
 Số lượng 30 30 30 70 70

Uy tín 40 60 30 70 60

Chất
70 70 70 80 80
lượng

Giá cả 50 50 60 40 60

Tổng
190 210 190 260 270
điểm

Nguồn: Nhóm sinh viên tự tổng hợp

Dựa trên các chỉ tiêu doanh nghiệp đưa ra, với thang điểm 100, gắn với từng nhà cung
cấp sẽ có sự đánh giá và cho điểm khác nhau, cuối cùng dựa trên tổng điểm, ta sẽ chọn nhà
cung cấp chính thức.

Dựa vào các tiêu chí trên, doanh nghiệp sẽ lựa chọn Công ty TNHH SXTM Coffee Chồn
Vàng và Retro Coffee là nhà cung cấp chính thức. Mặc dù giá cung cấp của Retro Coffee
cao hơn so với mặt bằng chung nhưng bù lại chất lượng đảm bảo. Doanh nghiệp sẽ chọn
thêm Retro Coffee để đề phòng rủi ro, tránh phụ thuộc vào nguồn cung ứng từ một nhà cung
cấp duy nhất.

(5) Chuyển giao đơn đặt hàng

Sau khi đã có trong tay danh sách các nhà cung cấp đã lựa chọn, bộ phận cung ứng tiến
hành thương lượng và đặt hàng để đi đến ký kết hợp đồng mua bán với họ. Trong quá trình
thương lượng và đặt hàng thì thương lượng giữ một vị trí quan trọng ảnh hưởng tới quyết
định mua hàng. Các vấn đề cần thương lượng bao gồm:

 Các tiêu chuẩn cần đạt được về số lượng, chất lượng và xuất xứ.
 Giá cả và sự giao động về giá cả khi giá cả trên thị trường lúc giao hàng có biến động.
 Phương thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụng,… và xác định thời hạn thanh toán.
 Thời gian và địa điểm giao hàng: địa điểm giao hàng liên quan đến chi phí vận chuyển,
điều kiện giao thông vận tải nên ghi cụ thể khi nào thì giao hàng, ghi rõ giao hàng một lần
hay nhiều lần, ai giao cho ai,…

Dựa vào các thông tin liên quan đến nguyên vật liệu như số lượng, mẫu mã, chủng loại và
thông tin của nhà cung cấp thì bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng. Đồng thời,
công ty Hoàng Anh và Công ty TNHH SXTM Coffee Chồn Vàng, Retro Coffee tiến hành lập
hợp đồng mua bán. Nội dung của hợp đồng nói chung là các điều khoản do các bên thỏa
thuận, thể hiện quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ hợp đồng. Nội dung của HĐ
mua bán hàng hóa là các điều khoản do các bên thỏa thuận, thể hiện quyền và nghĩa vụ của
bên bán và bên mua trong quan hệ hợp đồng mua bán hàng hóa, bao gồm cả những khoản
mục liên quan đến nghĩa vụ của cả 2 bên khi phát sinh các vấn đề pháp lý hoặc trách nhiệm
giải quyết các vấn đề phát sinh xung quanh trong quá trình thực hiện hoạt động mua bán.

Bảng 4: Thông tin mua hàng từ nhà cung cấp

Công ty TNHH SXTM

Nội dung Retro Coffee
Coffee Chồn Vàng

Chủng loại, mẫu mã Bột cà phê nguyên chất Bột cà phê nguyên chất

Số lượng nhập (kg) 200 100

Đơn giá nhập (VND/kg) 135.000 175.000

Thành tiền (VND) 27.000.000 17.500.000

Nguồn: Nhóm sinh viên tự tổng hợp

(6) Theo dõi thực hiện đơn đặt hàng

Việc giao nhận hàng được thực hiện trên cơ sở thỏa thuận, tuy nhiên cần đôn đốc, thúc
giục các nhà cung cấp nhanh chóng giao nguyên vật liệu và hàng hóa để tránh tình trạng hàng
đến chậm làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của quán cafe. Trưởng phòng cung ứng sẽ
theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện mà
hai bên đã thỏa thuận không. Cụ thể:

 Bột cà phê nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận: Làm tốt khâu này hay không sẽ ảnh
hưởng trực tiếp đến việc kinh doanh của quán cafe, ngăn ngừa thất thoát tài sản, ngăn
chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay khách hàng nhằm nâng cao uy tín của
thương hiệu.
 Kiểm tra số lượng: Căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm tra kiện
hàng, kiểm kê số lượng. Nếu không có gì sai sót ký vào biên bản nhận hàng.
 Kiểm tra chất lượng: Căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng để kiểm tra xuất
xứ, mẫu mã, chất lượng. Nếu phát hiện bột cà phê không phù hợp, bị hỏng, bao bì bị
thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lập biên bản và báo ngay cho người cung cấp.

(7) Tiếp nhận hàng hóa

Sau khi cafe được giao đến, đơn vị sẽ tiến hành tiếp nhận. Bộ phận cung ứng sẽ kiểm tra
hàng hóa trước khi nhập kho về chủng loại, số lượng, chất lượng… dựa vào các thông tin
được ghi trên hợp đồng và hóa đơn mua cafe. Khi nhập kho, yêu cầu phải có biên bản kiểm
nghiệm cafe nhập kho. Bộ phận kho sẽ nhập số lượng, còn phòng mua hàng sẽ bổ sung thông
tin về giá.

Trong trường hợp bột cà phê không đảm bảo chất lượng, không đảm bảo tiêu chuẩn, số
lượng không đúng trên hóa đơn, bộ phận kiểm tra (kho) tiến hành lập biên bản, sau đó báo
lên phó giám đốc hoặc bộ phận cung ứng để thực hiện các bước trả lại nhà cung cấp (căn cứ
theo các điều khoản trong hợp đồng ký với nhà cung cấp trước đó).

(8) Ghi nhận, theo dõi và thanh toán các khoản phải trả
 Bộ phận cung ứng sẽ căn cứ vào các điều khoản trên hợp đồng, các giấy tờ, biên bản có
liên quan để tiến hành lập hồ sơ thanh toán cho khách hàng và chuyển đến phòng kế toán.

Phòng kế toán sẽ dựa vào hồ sơ thanh toán các khoản nợ phải trả tiến hành xem xét và ghi
nhận nghiệp vụ vào sổ, theo dõi kỳ hạn thanh toán, bên cạnh đó tiến hành đối chiếu, kiểm tra
lại (giá bột cafe đối với từng chủng loại, số lượng cafe) các hóa đơn chứng từ, nếu hợp lệ thì
tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp. Tránh trường hợp các khoản nợ tới hạn mà chưa
thanh toán dẫn đến mất uy tín của công ty với nhà cung cấp.

Yêu cầu 2: Chức năng nào trong hoạt động cung ứng là quan trọng nhất? Vì sao?

Trong các chức năng của hoạt động cung ứng thì chức năng xác định nhu cầu được nhóm
đánh giá là quan trọng nhất. Chức năng xác định nhu cầu là khởi điểm cho hoạt động cung
ứng của doanh nghiệp. Nếu bộ phận cung ứng tính toán ko đúng sẽ gây tổn thất cho doanh
nghiệp. Khi bộ phận cung ứng xác định được nhu cầu cung ứng phù hợp sẽ giúp Công ty
Hoàng Anh:

 Tiết kiệm chi phí bảo quản. Nếu bộ phận cung ứng xác định nhu cầu quá cao, doanh
nghiệp sẽ phải tốn kém nhiều chi phí lưu kho, bảo quản và phải trích lập dự phòng
lớn. Do bột cà phê là mặt hàng thực phẩm có hạn sử dụng ngắn, nếu lưu kho trong
thời gian dài sẽ gây giảm chất lượng và không thể sử dụng.
 Nếu bộ phận cung ứng xác định mức nhu cầu quá thấp thì sẽ khiến hoạt động cung
cấp dịch vụ của chuỗi cửa hàng bị ngưng trệ do thiếu nguyên vật liệu chính.
Việc xác định nhu cầu sử dụng là khâu đầu tiên, được coi là cơ sở để nhà quản lý của
doanh nghiệp cân bằng giữa các chi phí - lợi ích, từ đó lựa chọn được nhà cung cấp phù
hợp với các nhu cầu của doanh nghiệp.