PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA MADRE Y MAESTRA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE NEGOCIOS GESTIÓN FINANCIERA Y AUDITORÍA

INSTRUCTIVO
ANÁLISIS COMPUTARIZADO
CONTABILIDAD FINANCIERA II
CNT-245

Para uso únicamente en los Análisis Computarizados de

Contabilidad de la PUCMM

Preparación y Asesoría:
Lic. Dany Castillo
Lic. Liliana Morel

Última revisión:
Enero de 2020

Santiago, República Dominicana

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA MADRE Y MAESTRA

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 FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE NEGOCIOS GESTIÓN FINANCIERA Y AUDITORÍA

CASO II

TRANSACCIONES DE VENTAS A CRÉDITO, SUS COBROS Y

DEPÓSITOS A TRAVÉS DEL HOME PAGE
Objetivos:

Al finalizar el caso, los estudiantes serán capaces de:

 Realizar el proceso de la facturación de las ventas a crédito, los cobros y

depósitos a través del Home Page de la compañía.

 Imprimir los documentos correspondientes.

Requerido:

Realice las transacciones de ventas y cobros de mercancías vendidas a crédito

a los clientes (customers) aplicando el siguiente proceso:

- Estimaciones/Estimates: permite crear una nueva estimación,

presupuesto, propuesta u oferta.
- Órdenes de Ventas/Sales Orders: crean una nueva orden de venta para
realizar un seguimiento de los artículos que los clientes han acordado
comprar.
- Facturación/Creates Invoces: Se factura al cliente y se recibe el pago
más tarde.
- Recepción del pago/Receive payments: permite registrar un pago
recibido de un cliente y una factura o estado de cuenta.
- Create Sales Receipts/ Crear Recibos de Venta: se factura al cliente y al
mismo tiempo se recibe el pago simultáneamente.
- Depósito bancario de lo cobrado/Record deposits: Registra el depósito
de uno o más pagos de los clientes en la cuenta bancaria.

La página de inicio/Home Page del Centro Ferretero Santiago, S. A., en el

Centro de Clientes/Customer Center, presenta el flujograma de esta empresa
que indica el orden de los procesos que se van a aplicar, ya como empresa
comercializadora.

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1. Para las estimaciones/cotizaciones solicitadas por los clientes:

 En Customers/Clientes abra Estimates/Estimado o cotización del

costo de los productos que vende este centro ferretero a sus clientes.
La cotización incluye el ITBIS. Complete la estimación con la
información y el día indicado del mes y año en curso y el memo con el
producto cotizado.

Customer: Día: Item/Producto: Cantidad: Costo

unidad:
Eduardo López 5 Fregaderos Teka 20 2,800.00
Constructora Espejo 7 Lavamanos Sadosa 30 4,600.00
Juan Pérez 13 Lavamanos Sadosa 6 4,600.00
Industrias Cibao 17 Fregaderos Teka 10 2,800.00

Luis Sánchez 24 Fregaderos Teka 8 2,800.00

El número sale por defecto y el ITBIS y los totales se calculan

automáticamente al final de cada cotización.

Después realizar cada estimación, al final del catálogo de cuentas se refleja

90000 Estimates, que se debe editar, cambiando su nombre al español
Estimaciones. Modifique con Ctrl+E.

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2. Para las órdenes de venta:

 En el Home Page, acceda a Sales Orders/Órdenes de venta. Elija el

cliente al que se le hizo la estimación en el punto anterior para
procesarla como orden de venta, con la misma fecha de cada
estimación. Repita el proceso con cada cliente, actualizando la fecha en
cada caso.

Customer: Día: Item/Producto: Cantidad: Costo:

Eduardo López 5 Fregaderos Teka 20 2,800.00
Constructora Espejo 7 Lavamanos Sadosa 30 4,600.00
Juan Pérez 13 Lavamanos Sadosa 6 4,600.00
Industrias Cibao 17 Fregaderos Teka 10 2,800.00

Luis Sánchez 24 Fregaderos Teka 8 2,800.00

Después realizar cada orden de venta, al final del catálogo se refleja 90200
Sales Orders, que se debe editar, cambiando su nombre al español Órdenes
de Ventas. Modifique con Ctrl+E.

 El número sale por defecto y el ITBIS y los totales se calculan

automáticamente al final de cada orden de venta.

3. Para la facturación:

 Abra Create Invoices/Crear facturas. Elija cada cliente al que se le

hizo la cotización y la orden de venta y por defecto sale la orden anterior
para procesar la factura de venta con cada una de las fechas anteriores.
Activar Crear Factura a partir de la Estimación/Create Invoice From
Estimates. Estimaciones Disponibles/Available Estimates. Actualice la
fecha en cada caso. El documento de origen es la factura.

 Impresiones requeridas: En todos los casos Print Report para la

impresión y memorización de los reportes.

Cotizaciones de Ventas (#2): (Ctrl+Q)

 En el Catálogo de Cuentas, acceder a 90000 Estimates/Estimaciones y
personalizar con el título de Cotizaciones por Clientes. Elija Date,
Num, Name, Memo y Amount. Memorice en el grupo Customers.

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  Si se desea la impresión individualizada de cada estimación
para enviar a los clientes: Se elige cada estimación/cotización.
En Print-Estimate. Preview (si se desea vista previa)-Print.

Órdenes de Ventas (#3):

 En el Catálogo de Cuentas, acceder a la 90200 Sales Order/Órdenes

de Venta y personalizar con el título de Órdenes de Ventas. Elija
Date, Num, Name y Amount. Memorice en el grupo Customers.

 Si se desea la impresión individualizada de las órdenes de

ventas para enviar a los clientes: Se elige cada orden de venta. En
Print-Sales Orders. Preview (si se desea vista previa)-Print.

Reporte de Ventas por Detalle (#4):

 Para un reporte de las ventas por detalle: Dentro del formato de

la factura, en la pestaña Reports – Sales by Customer Detail,
personalizar con el título Reporte de Ventas por Detalle. Elija
Date, Num, Name, Item, Qty, Sales Price y Amount. Memorice en el
grupo Customers.

 Si se desea la impresión individualizada de cada una de las

facturas: En Print–Invoices. Preview (si se desea vista previa)-
Print. Retroceder, en el menú principal/main, para seleccionar desde
la primera factura.

4. Procese el recibo del cobro de las facturas abiertas durante el mes.

 Acceda en Receive Payments para el pago del cliente en Customer

Payment. El documento de origen es el recibo. Complete:

- Received From/Recibido de.

- Payment Amount/Monto del Pago. Al escribir este, se activan cuáles son
las facturas a pagar por cada cliente.
- Date/Fecha. Complete el memo indicando si es saldo o abono del
cliente.

Pagos realizados por los clientes durante el presente mes y año:

Received From/ Payment Amount/ Day/ Cuenta que Forma de
Recibido de: Monto del pago: Día: se acredita: pago:
Eduardo López $ 40,000.00 14 112 Efectivo/Cash
66,080.00
Constructora Espejo 125,000.00 16 112 Efectivo/Cash

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 162,840.00
Juan Pérez 85,000.00 26 112 Cheque/Check
Luis Sánchez 150,000.00 28 112 Efectivo/Cash
Total, cobrado…… $628,920.00

Después de los cobros, una nueva cuenta se refleja en el catálogo: Fondos no

Depositados/Undeposited Fund, fondos recibidos, pero no depositados
todavía en el banco. Su saldo será igual a la cantidad pagada por los clientes
y debe tener balance cero después que se depositan todos los cobros. Edite
esta cuenta en el catálogo con el nombre de Fondos no Depositados y el
número 12.

Impresión requerida:

Detalle del Saldo del Cliente/Customer Balance Detail (#5):

 En el menú Reports-Customers & Receivables-Customer Balance

Detail o en la pestaña Reports, personalizar con el título Detalle
del Saldo del Cliente. Elija Type, Date, Num, Account, Amount y
Balance. Este reporte presenta todos los movimientos de la cuenta de
cada cliente relativos al balance inicial, facturación y pagos. Memorice
en el grupo Customers. Fecha: presente mes.

 Otra opción es en el formato Customer Payment, en la pestaña

Reports-Customer Balance Detail.

 Si se desea una Gráfica de las Cuentas por Cobrar, en el menú

superior Reports-Customer & Receivables-Accounts Receivables
Graph se imprime esta gráfica especificando la fecha de fin de mes.

5. En Record Deposits, se realizan los depósitos de los cobros a los clientes:

 En Payment to Deposit/Select Payments to Deposit se seleccionan

las cantidades a depositar con un chequeo y se procesa el depósito de lo
cobrado a cada cliente, en la misma fecha de su cobro. Haga los
depósitos individualmente. El documento que se aplica es la hoja de
depósito.

 En este caso el valor de lo depositado es por un total de $628,920.00,

ya que se depositarán todos los cobros en el Banco BHD León y la
cuenta-puente Fondos No Depositados tendrá balance cero si todo se
deposita.

Deposit to: Banco BHD León. Elegir la cuenta del banco y ordenarla por
defecto.

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 Date: Fecha en que se realiza el depósito.

Impresión requerida: Detalle de los Depósitos/Deposit Detail (#6):

 En el menú Reports-Banking-Deposit Detail personalizar con el

título Detalle de los Depósitos. Elija Type, Date, Name, Account y
Amount.
Fecha: del 14 al 28 del presente mes. Memorice en el grupo Banking.

Vocabulario
Estimates Estimaciones
Memorize Memorizar
Create Invoices Crear facturas
Receive Payments Recibo del pago
Record Deposits Registro de los Depósitos
Enter Bills Introduzca las facturas
Pay Bills Pago de facturas
Create Sales Receipts Crear recibos de ventas
Sales Orders Órdenes de ventas
Purchase Orders Órdenes de compra
Customer Payment Pago del cliente
Customer Balance Detail Detalle del saldo del cliente
Payment Amount Monto del pago
Undeposited Fund Fondos no Depositados
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