Professional Documents
Culture Documents
Myportfolio (Pembantu Operasi)
Myportfolio (Pembantu Operasi)
Myportfolio (Pembantu Operasi)
PEMBANTU OPERASI
GRED H11/14/16
SEKOLAH :
ALAMAT :
NO. TELEFON :
NO. FAKS. :
LAMAN SESAWANG:
MAKLUMAT PEGAWAI
Nama :
Gelaran Jawatan :
Tarikh Penempatan :
DILULUSKAN OLEH
Nama :
Gelaran Jawatan :
Gred Jawatan :
Tarikh :
JADUAL PENGEMASKINIAN
Carta Organisasi
Carta Fungsi
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi
Deskripsi Tugas
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai
Semak bagi Aktiviti 1
Senarai Undang-undang, Peraturan dan
Punca Kuasa
Senarai Borang
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai
CARTA ORGANISASISEKOLAH
DISEDIAKAN
STATUS JAWATAN HAKIKI
OLEH
HIRARKI 2 DILULUSKAN
UNIT PENTADBIRAN
(CAWANGAN/SEKTOR/UNIT) OLEH
TARIKH
SKIM PERKHIDMATAN PEMBANTU OPERASI 15 NOVEMBER 2018
DOKUMEN
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
i. PMR DAN SETARAF
ii. SPM DAN SETARAF
KOMPETENSI
i. PENGURUSAN PEJABAT
PROSES KERJA
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Mengambil surat luaran dari pigeon
1. PT/PO hole/mesin faks dan cop tarikh
penerimaan.
Menyerahkan surat diterima kepada
2. PT/PO Guru Besar untuk diminitkan dan
tindakan seterusnya.
Menerima arahan dari Guru Besar Pengetua/Guru
3. PT/PO untuk merekod surat-surat di dalam Besar/KPT/PT
buku rekod (surat masuk).
Membuat salinan surat yang telah
4. PT/PO diminit untuk diedarkan kepada Guru
dan AKP yang berkenaan.
Merekodkan sesalinan surat ke dalam
5. PT/PO
fail.
CARTA ALIR
TAMA
SENARAI SEMAK
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Menerima surat-menyurat daripada
1. PT/PO KPM/JPN Perlis dan kertas soalan
ujian
Fotostat surat-menyurat daripada
2. PT/PO KPM/JPN Perlis dan kertas soalan
ujian.
Pengetua/Guru
Mengetip, menjilid dan binding
3. PT/PO Besar/KPT/PT
dokumen yang diperlukan.
Memastikan borang-borang khas
4. PT/PO
(borang cuti dan lain-lain) mencukupi.
Mencari, menyimpan dan menyusun
5. PT/PO dokumen/ fail di rak/ kabinet besi
yang disediakan.
CARTA ALIR
TAMA
SENARAI SEMAK
Fotostat surat-menyurat.
2.
Mengetip, menjilid dan binding dokumen.
3.
Memastikan borang-borang khas (borang cuti
4. dan lain-lain) mencukupi.
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Membuka emel sekolah dan
1. PT/PO mencetak surat yang diterima melalui
emel dan mengecop terima.
Menyerahkan kepada Guru Besar
2. PT/PO
untuk diminitkan.
Pengetua/Guru
Merekod surat masuk dan membuat
Besar/KPT/PT
3. PT/PO Salinan pendua untuk disimpan di
dalam fail.
Mengedarkan surat yang diterima
4. PT/PO kepada unit/ kakitangan yang
berkenaan.
CARTA ALIR
TEMPOH
TANGGUNGJAWAB MUL
MUL PROSES KERJA
MASA
Membuka emel sekolah dan 15 minit
mencetak surat yang diterima
PT/PO melalui emel dan mengecop
terima.
2 jam
Merekod surat masuk dan
PT/PO membuat Salinan pendua
untuk disimpan di dalam fail.
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Merekodkan surat ke dalam Buku
1. PT/PO
Daftar Surat.
Membuat salinan pendua untuk
2. PT/PO
disimpan ke dalam fail sekolah.
Mengedarkan surat yang diterima Pengetua/Guru
3. PT/PO kepada unit/ kakitangan yang Besar/KPT/PT
berkenaan.
Menyimpan dan menyusun dokumen/
4. PT/PO fail di rak/ kabinet besi yang
disediakan.
SENARAI SEMAK
TEMPOH
TANGGUNGJAWAB MUL
MUL PROSES KERJA
MASA
PT/PO
Merekodkan surat ke dalam 30 minit
Buku Daftar Surat.
1 jam
Membuat salinan pendua
PT/PO
untuk disimpan ke dalam fail
sekolah.
2 jam
Mengedarkan surat yang
PT/PO diterima kepada unit/
kakitangan yang berkenaan.
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Membantu menjawab panggilan
1. PT/PO
telefon.
Melayan pertanyaan pelanggan
2. PT/PO
dengan berhemah. Pengetua/Guru
Membuat catatan ringkas/ pesanan Besar/KPT/PT
3. PT/PO
sekiranya ada dari pemanggil.
Memaklumkan kepada staf/ guru
4. PT/PO
berkenaan pesanan yang diterima.
CARTA ALIR
TEMPOH
TANGGUNGJAWAB MUL
MUL PROSES KERJA
MASA
Membantu menjawab 5 minit
PT/PO panggilan telefon.
10 min
Melayan pertanyaan
PT/PO
pelanggan dengan
berhemah.
2 minit
PT/PO Membuat catatan ringkas/
pesanan sekiranya ada dari
pemanggil.
30 minit
Memaklumkan kepada staf/
PT/PO guru berkenaan pesanan
TAMA
yang diterima.
SENARAI SEMAK
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Memastikan kekemasan pejabat
1. PT/PO
sepanjang masa.
Menerima tempahan bilik mesyuarat
2. PT/PO dan memastikan susun atur bilik
mesyuarat dalam keadaan baik.
Pengetua/Guru
Membantu kerja-kerja penyediaan
Besar/KPT/PT
3. PT/PO peralatan dan bahan-bahan untuk
kegunaan mesyuarat.
Memastikan tahap kekemasan bilik
4. PT/PO mesyuarat dalam keadaan baik
selepas mesyuarat.
CARTA ALIR
TEMPOH
TANGGUNGJAWAB MUL
MUL PROSES KERJA
MULA MASA
15 minit
PT/PO Memastikan kekemasan
pejabat sepanjang masa.
5 mini
Menerima tempahan bilik
PT/PO mesyuarat dan memastikan
susun atur bilik mesyuarat
dalam keadaan baik.
15 minit
Membantu kerja-kerja
penyediaan peralatan dan
PT/PO
bahan-bahan untuk kegunaan
mesyuarat.
10 minit
Memastikan tahap
PT/PO kekemasan bilik mesyuarat
dalam keadaan baik selepas
mesyuarat
SENARAI SEMAK
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Menerima arahan daripada Guru
1. PT/PO
Besar/KPT.
Merekod keluar/masuk arahan
2. PT/PO
pemanduan yang diterima.
Membawa kenderaan sendiri atas Pengetua/Guru
kebenaran bertulis daripada Guru Besar/KPT/PT
3. PT/PO
Besar ke jabatan/ agensi atas urusan
rasmi.
Menguruskan tugasan yang
4. PT/PO
diarahkan.
CARTA ALIR
TEMPOH
TANGGUNGJAWAB MULA
MUL
MUL PROSES KERJA
MASA
PT/PO
Menerima arahan daripada 5 minit
Guru Besar/KPT.
15 min
Merekod keluar/masuk
PT/PO
arahan pemanduan yang
diterima.
25 minit
Membawa kenderaan sendiri
PT/PO atas kebenaran bertulis
daripada Guru Besar ke
jabatan/ agensi atas urusan
rasmi.
Menguruskan tugasan yang
2 jam
PT/PO diarahkan.
TAMA
SENARAI SEMAK