q

UNIVERSITAS MULTIMEDIA NUSANTARA

USER GUIDE – IT DEPARTMENT

Enrollment Assistant Web
Application

Revisi 2

Tanggal dibuat : 03-08-2022

Tanggal diberlakukan : 04-08-2022
 User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

DAFTAR ISI

1. Tujuan....................................................................................................................................................... 4
2. Referensi................................................................................................................................................... 4
3. Rincian Panduan....................................................................................................................................... 4
3.1 Login...................................................................................................................................................... 4
3.2 Prodi...................................................................................................................................................... 6
3.2.1 New Class Request........................................................................................................................ 6
3.2.2 Class Capacity Request................................................................................................................ 10
3.2.3 Problem Report............................................................................................................................. 14
3.2.4 Enrollment Data Monitoring.......................................................................................................... 17
3.2.5 Enrolled Students Monitoring........................................................................................................21
3.2.6 Not Enrolled Students Monitoring.................................................................................................22
3.2.7 Curriculum.................................................................................................................................... 23
3.2.8 Navbar Menu................................................................................................................................ 24
3.3 BIA....................................................................................................................................................... 25
3.3.1 New Class Request...................................................................................................................... 25
3.3.2 Class Capacity Request................................................................................................................ 28
3.3.3 Problem Report............................................................................................................................. 32
3.3.4 Enrollment Data Monitoring.......................................................................................................... 35
3.3.5 Enrolled Students Monitoring........................................................................................................37
3.3.6 Not Enrolled Students Monitoring.................................................................................................38
3.3.7 Approval Class Capacity Request Prodi.......................................................................................39
3.3.8 Max Enrollment Capacity Monitoring............................................................................................41
3.3.9 Curriculum.................................................................................................................................... 42
3.3.10 Navbar Menu................................................................................................................................ 42
3.4 IT......................................................................................................................................................... 45
3.4.1 Problem Report............................................................................................................................. 45
3.4.2 Enrollment Data Monitoring.......................................................................................................... 48
3.4.3 Enrolled Students Monitoring........................................................................................................50
3.4.4 Not Enrolled Students Monitoring.................................................................................................51
3.4.5 Curriculum.................................................................................................................................... 52
3.4.6 Navbar Menu................................................................................................................................ 53

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

Distribusi Dokumen

No. Nama Penerima Area (Department / Program Studi)

1 Seluruh pihak Prodi, Seluruh program studi di UMN

BIA, dan IT di UMN

Document Change Record

Revisi Tanggal Perubahan Nama

2 04-08-2022 Dokumen Efektif Diimplementasikan Neville

Budiman

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

1. Tujuan

Dokumen ini bertujuan untuk menyediakan panduan bagi pihak Prodi, BIA, dan IT dalam
menggunakan Enrollment Assistant Web Application.

2. Referensi
Panduan ini dibuat dengan referensi dokumen Functional Spesification Enrollment Assistant
Web Application.

3. Rincian Panduan

Berikut rincian penggunaan aplikasi untuk pihak Prodi, BIA, dan IT pada Enrollment
Assistant Web Application.

3.1 Login

Deskripsi
Login untuk masuk ke Web Enrollment Assistant.

Menu Login

Langkah Login
1. Pada Halaman Login, masukkan email dan password sesuai dengan SSO Credentials
lalu tekan login.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

2. Setelah itu harus memilih Allow saat muncul popup message Show Notification agar
dapat menggunakan aplikasi ini dengan fitur Desktop Notification.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

3.2 Prodi

3.2.1 New Class Request

Deskripsi
Menampilkan daftar request untuk pembukaan kelas baru yang diajukan
oleh mahasiswa sesuai dengan prodi dari mata kuliah atau prodi dari
mahasiswa. Pihak prodi yang mendapatkan privilege dapat melakukan
approval, sedangkan yang tidak mendapatkan privilege hanya dapat me-
monitoring request.

Menu New Class Request

Komponen Menu
1. Pada halaman awal akan ditampilkan daftar request yang dibagi menjadi 4 bagian,
yakni New Request, Approved, Rejected, dan All Students (Prodi terkait). New
Request merupakan daftar request yang baru diajukan oleh mahasiswa sesuai dengan
prodi masing-masing dan daftar request yang ditampilkan akan dikelompokkan
berdasarkan mata kuliah yang diajukan serta akan ditampilkan total request untuk
setiap mata kuliah. Approved merupakan daftar request yang telah disetujui oleh Prodi.
Rejected merupakan daftar request yang telah ditolak oleh Prodi. All Students (Prodi
terkait) merupakan daftar request untuk mata kuliah diluar Prodi tapi di-request oleh
mahasiswa dari Prodi tersebut yang belum direspon oleh pihak Prodi dari mata kuliah
yang di-request. Pada halaman ini juga terdapat fitur filter berdasarkan prodi, mata
kuliah, status request, minimal total request, dan response date.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

2. Untuk melakukan approval, maka dapat memilih request yang ada pada daftar New
Request dan akan masuk ke halaman detail dari request tersebut. Pada Halaman
detail, ditampilkan mata kuliah yang di-request beserta total requestnya, daftar dari
mahasiswa yang request beserta data mahasiswanya, daftar serta total hari dan jam
mulai yang menjadi pilihan mahasiswa. Untuk Approve atau Reject dapat memilih
tombol yang disediakan dan dapat mengisi feedback yang bersifat optional. Sebelum
approve, data kelas harus dibuat terlebih dahulu yakni initial capacity, start time, dan
day.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

2. Untuk melihat Approved request, maka dapat memilih request yang ada pada daftar
Approved dan akan masuk ke halaman detail dari request tersebut. Pada halaman
detail, ditampilkan mata kuliah yang di-request beserta total request, daftar dari
mahasiswa yang request beserta data mahasiswanya, daftar serta total hari dan jam
mulai yang menjadi pilihan mahasiswa, data kelas yang dibuat, status approval dari
BIA, dan data dari pihak prodi yang melakukan approval.

3. Untuk melihat Rejected request, maka dapat memilih request yang ada pada daftar
Rejected dan akan masuk ke halaman detail dari request tersebut. Pada halaman
detail, ditampilkan mata kuliah yang di-request beserta total request, daftar dari
mahasiswa yang request beserta data mahasiswanya, daftar serta total hari dan jam
mulai yang menjadi pilihan mahasiswa, dan data dari pihak prodi yang melakukan
rejection.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

2. Untuk All Students Request (Prodi terkait), maka dapat memilih request yang ada
pada daftar dan akan masuk ke halaman detail dari request tersebut. Pada halaman
detail, ditampilkan mata kuliah yang di-request beserta total request, daftar dari
mahasiswa yang request beserta data mahasiswanya, daftar serta total hari dan jam
mulai yang menjadi pilihan mahasiswa. Pada menu ini prodi hanya dapat melihat
request yang ada tanpa bisa melakukan approval atau rejection.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0
3.2.2 Class Capacity Request

Deskripsi
Menampilkan daftar request untuk penambahan kapasitas kelas yang
diajukan oleh mahasiswa sesuai dengan prodi dari mata kuliah atau prodi
dari mahasiswa. Pihak prodi yang mendapatkan privilege dapat melakukan
approval, sedangkan yang tidak mendapatkan privilege hanya dapat me-
monitoring request.

Menu Class Capacity Request

Komponen Menu
1. Pada halaman awal akan ditampilkan daftar request yang dibagi menjadi 4 bagian,
yakni New Request, Approved, Rejected, dan All Students (Prodi terkait). New
Request merupakan daftar request yang baru diajukan oleh mahasiswa sesuai
dengan prodi masing-masing dan daftar request yang ditampilkan akan
dikelompokkan berdasarkan mata kuliah yang diajukan serta akan ditampilkan total
request untuk setiap mata kuliah. Approved merupakan daftar request yang telah
disetujui oleh Prodi. Rejected merupakan daftar request yang telah ditolak oleh Prodi.
All Students (Prodi terkait) merupakan daftar request untuk mata kuliah diluar Prodi
tapi di-request oleh mahasiswa dari Prodi tersebut yang belum direspon oleh pihak
Prodi dari mata kuliah yang di-request. Pada halaman ini juga terdapat fitur filter
berdasarkan prodi, mata kuliah, status request, minimal total request, dan response
date.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

2. Untuk melakukan approval, maka dapat memilih request yang ada pada daftar New
Request dan akan masuk ke halaman detail dari request tersebut. Pada Halaman
detail, ditampilkan mata kuliah yang di-request beserta kelasnya, total requestnya,
current capacity, field isian kapasitas kelas yang disetujui untuk ditambahkan (harus
diisi dan tidak dapat lebih dari total request), reserved by (jika kelas tersebut telah di-
reserve oleh prodi tertentu), dan daftar dari mahasiswa yang request beserta data
mahasiswanya. Untuk Approve atau Reject dapat memilih tombol yang disediakan dan
dapat mengisi feedback yang bersifat optional.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

2. Untuk melihat Approved request, maka dapat memilih request yang ada pada daftar
Approved dan akan masuk ke halaman detail dari request tersebut. Pada halaman
detail, ditampilkan mata kuliah yang di-request beserta kelasnya, total request
tersebut, kapasitas kelas yang disetujui untuk ditambahkan, daftar dari mahasiswa
yang request beserta data mahasiswanya, status approval dari BIA, dan data dari
pihak prodi yang melakukan approval.

3. Untuk melihat Rejected request, maka dapat memilih request yang ada pada daftar
Rejected dan akan masuk ke halaman detail dari request tersebut. Pada halaman
detail, ditampilkan mata kuliah yang di-request beserta kelasnya, total request, daftar
dari mahasiswa yang request beserta data mahasiswanya, dan data dari pihak prodi
yang melakukan rejection.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

4. Untuk All Students Request (Prodi terkait), maka dapat memilih request yang ada
pada daftar dan akan masuk ke halaman detail dari request tersebut. Pada halaman
detail, ditampilkan mata kuliah yang di-request beserta total request, daftar dari
mahasiswa yang request beserta data mahasiswanya, dan reserved by (jika kelas
tersebut di-reserve oleh prodi tertentu). Pada menu ini prodi hanya dapat melihat
request yang ada tanpa bisa melakukan approval atau rejection.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0
3.2.3 Problem Report

Deskripsi
Menampilkan masalah-masalah yang dilaporkan oleh mahasiswa dari prodi
yang bersangkutan terkait mata kulliah tertentu atau masalah umum.

Menu Problem Report

Komponen Menu
1. Pada halaman awal akan ditampilkan daftar request yang dibagi menjadi 3 bagian,
yakni New Problem, Completed, dan Hold. New Problem merupakan daftar masalah
yang baru ditanyakan oleh mahasiswa dan akan diurutkan berdasarkan waktu request
sehingga penanganannya dapat dilakukan sesuai urutan. Completed merupakan daftar
masalah yang sudah selesai ditangani. Hold merupakan daftar masalah yang belum
bisa ditangani sehingga ditunda dulu untuk penyelesaiannya. Terdapat pula fitur filter
berdasarkan Prodi, NIM, Nama, Status request, Jenis request, dan Submit date.

2. Untuk memberikan jawaban, maka dapat memilih request yang ada pada daftar New
Problem dan akan masuk ke halaman detail dari request tersebut. Pada Halaman
detail akan ditampilkan data dari mahasiswa, waktu submit, rincian masalah terdiri dari
mata kuliah dan kategori masalah (jika jenis report terkait courses problem) serta
pesan dan attachment. Untuk melihat attachment pada request dapat memilih nama
attachment. Untuk menanggapi, maka dapat mengisi bagian solution dan menekan
tombol submit. Apabila masalah tersebut belum dapat ditangani, maka dapat memilih
tombol Hold sehingga request tersebut dapat dilewati terlebih dahulu. Pada menu ini
User Guide - Enrollment Assistant of 30
User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

juga terdapat fitur chat yang dapat digunakan untuk berinteraksi langsung dengan
mahasiswa yang bersangkutan. Seluruh responder baik prodi atau BIA dapat
bergabung pada chat yang sama. Responder juga dapat mengirimkan attachment
berupa gambar. Chat hanya dapat dimulai pertama kali dari pihak responder sehingga
mahasiswa tidak dapat memulai chat terlebih dahulu.

3. Untuk melihat Completed Problem, maka dapat memilih request yang ada pada daftar
Completed dan akan masuk ke halaman detail dari request tersebut. Pada Halaman
detail akan ditampilkan data dari mahasiswa, waktu submit, rincian masalah terdiri dari
mata kuliah dan kategori masalah (jika jenis report terkait courses problem), pesan dan
attachment, solution yang diberikan serta data pihak yang menanggapi. Untuk melihat
attachment pada request dapat memilih nama attachment. History chat tetap dapat
dilihat namun tidak dapat mengirim chat lagi.

4. Untuk melihat request yang di Hold, maka dapat memilih request yang ada pada daftar
User Guide - Enrollment Assistant of 30
User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

Hold dan akan masuk ke halaman detail dari request tersebut. Pada Halaman detail
akan ditampilkan data dari mahasiswa, waktu submit, rincian masalah terdiri dari mata
kuliah dan kategori masalah (jika jenis report terkait courses problem) serta pesan dan
attachment. Untuk melihat attachment pada request dapat memilih nama attachment.
Untuk menanggapi, maka dapat mengisi bagian solution dan menekan tombol submit.
Fitur chat juga masih dapat digunakan selama report belum di submit.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0
3.2.4 Enrollment Data Monitoring

Deskripsi
Menampilkan daftar mata kuliah yang dibuka beserta dengan kapasitas kelas
dan beberapa fitur pendukung. Cancel Class hanya dapat diakses oleh
Kaprodi/Sekprodi. Cancel Class Monitoring hanya dapat diakses oleh
Kaprodi/Sekprodi, BIA, dan IT. Request Class Capacity dapat diakses oleh
user yang sudah diberikan privilege.

Menu Enrollment Data

Komponen Menu
1. Pada halaman awal menu ini, ditampilkan list dari kelas dan kapasitasnya beserta
beberapa fitur pendukung.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

2. Untuk menampilkan detail mahasiswa yang enrolled di suatu kelas, dapat memilih
tombol Students.

3. Untuk cancel class, dapat memilih list matkul dengan checkbox, lalu pilih tombol
Cancel Class.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

4. Untuk melihat history class cancel, dapat memilih tombol class cancel monitoring.

5. Untuk melakukan request class Capacity, dapat memilih kelas-kelas pada halaman
enrollment monitoring, kemudian pilih tombol Request Class Capacity. Setelah masuk
ke halaman request, isi capacity yang ingin di-request. Jika kelas tersebut merupakan
kelas reserved, dan ingin me-request capacity untuk prodi lain yang belum ada di
reserved, maka pilih kode prodi yang ingin diberikan (secara default akan terisi kode
prodi user yang login). Setelah itu pilih Submit.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

6. Untuk melihat status approval request dari BIA, dapat memilih tombol Capacity
Request Monitoring.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

7. Data yang sudah muncul pada table dapat di-export ke Excel dengan memilih tombol
Download All to Excel.

3.2.5 Enrolled Students Monitoring

Deskripsi
Menampilkan data enrolled students dalam bentuk chart dan table. Menu ini
hanya dapat diakses oleh Kaprodi/Sekprodi, BIA, dan IT.

Menu Enrolled Students

Komponen Menu
1. Pada bagian pertama akan menampilkan data table dan Chart.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

2. Pada bagian kedua akan menampilkan table detail dari mahasiswa.

3.2.6 Not Enrolled Students Monitoring

Deskripsi
Menampilkan data not enrolled students dalam bentuk chart dan table. Menu
ini hanya dapat diakses oleh Kaprodi/Sekprodi, BIA, dan IT.

Menu Not Enrolled Students

Komponen Menu
1. Pada bagian pertama akan menampilkan data table dan Chart.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

2. Pada bagian kedua akan menampilkan table detail dari mahasiswa.

3.2.7 Curriculum

Deskripsi
Menampilkan data curriculum pada prodi terkait.

Menu Curriculum

Komponen Menu
1. Menampilkan list mata kuliah beserta mata kuliah equivalencies dan prerequisite.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0
3.2.8 Navbar Menu

Deskripsi
Menampilkan Menu-menu yang dapat digunakan dan profile.

Menu -

Komponen Menu
1. Icon Announcement digunakan untuk mengirim broadcast messages, saat di-klik akan
langsung diarahkan ke Announcement Center bagi yang sudah memiliki akses ke
Announcement Center.

2. Icon Notification digunakan untuk mematikan atau menyalakan fitur Dekstop

Notification, secara default akan menyala setelah login.

3. Nama User yang sedang login, saat di-klik akan menampilkan profile dari user dan
terdapat tombol Logout.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

3.3 BIA

3.3.1 New Class Request

Deskripsi
Menampilkan daftar request untuk pembukaan kelas baru dari semua prodi.

Menu New Class Request

Komponen Menu
1. Pada halaman awal akan ditampilkan daftar request yang dibagi menjadi 4 bagian,
yakni Prodi Approved, Approved, Rejected, dan All Students Request. Prodi Approved
merupakan request yang sudah di-approve oleh pihak prodi dan request yang
ditampilkan akan dikelompokkan berdasarkan mata kuliah yang diajukan serta akan
ditampilkan total request untuk setiap mata kuliah. Approved merupakan daftar
request yang telah disetujui oleh BIA. Rejected merupakan daftar request yang telah
ditolak oleh BIA. All Students Request merupakan daftar request dari semua mata
kuliah yang diajukan oleh mahasiswa dari semua Prodi yang belum direspon oleh
Prodi. Pada halaman ini juga terdapat fitur filter berdasarkan prodi, mata kuliah, status
request, minimal total request, dan response date.

2. Untuk melakukan approval, maka dapat memilih request yang ada pada daftar Prodi
User Guide - Enrollment Assistant of 30
User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

Approved dan akan masuk ke halaman detail dari request tersebut. Pada Halaman
detail, ditampilkan mata kuliah yang di-request beserta total requestnya, Prodi dari
mata kuliah yang di-request, data kelas yang telah dibuat, detail dari prodi yang
melakukan approval, dan daftar dari mahasiswa yang request beserta data
mahasiswanya. Untuk Approve atau Reject dapat memilih tombol yang disediakan dan
dapat mengisi feedback yang bersifat optional.

3. Untuk melihat Approved request, maka dapat memilih request yang ada pada daftar
Approved dan akan masuk ke halaman detail dari request tersebut. Pada halaman
detail, ditampilkan mata kuliah yang di-request beserta total request tersebut, Prodi
dari mata kuliah yang di-request, data kelas, daftar dari mahasiswa yang request
beserta data mahasiswanya, detail dari Prodi yang melakukan approval, dan detail dari
BIA yang melakukan approval.

4. Untuk melihat Rejected request, maka dapat memilih request yang ada pada daftar
User Guide - Enrollment Assistant of 30
User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

Rejected dan akan masuk ke halaman detail dari request tersebut. Pada halaman
detail, ditampilkan mata kuliah yang di-request beserta total request tersebut, Prodi
dari mata kuliah yang di-request, data kelas, daftar dari mahasiswa yang request
beserta data mahasiswanya, detail dari Prodi yang melakukan approval, dan detail dari
BIA yang melakukan approval.

5. Untuk melihat All Students, maka dapat memilih request pada daftar dan akan masuk
ke halaman detail dari request tersebut. Pada halaman detail akan ditampilkan mata
kuliah yang di-request beserta total dari request tersebut, Prodi dari mata kuliah,
Kaprodi dari Prodi mata kuliah tersebut, dan daftar dari mahasiswa yang melakukan
request beserta data mahasiswanya. Pada menu ini BIA hanya dapat melihat request
yang ada tanpa bisa melakukan approval atau rejection.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0
3.3.2 Class Capacity Request

Deskripsi
Menampilkan daftar request untuk penambahan kapasitas kelas dari semua
prodi.

Menu Class Capacity Request

Komponen Menu
1. Pada halaman awal akan ditampilkan daftar request yang dibagi menjadi 4 bagian,
yakni Prodi Approved, Approved, Rejected, dan All Students Request. Prodi Approved
merupakan request yang sudah di-approve oleh pihak prodi dan request yang
ditampilkan akan dikelompokkan berdasarkan mata kuliah dan kelas yang diajukan
serta akan ditampilkan total request untuk setiap kelas mata kuliah. Approved
merupakan daftar request yang telah disetujui oleh BIA. Rejected merupakan daftar
request yang telah ditolak oleh BIA. All Students Request merupakan daftar request
dari semua mata kuliah dan kelas yang diajukan oleh mahasiswa dari semua Prodi
yang belum direspon oleh Prodi.

2. Untuk melakukan approval, maka dapat memilih request yang ada pada daftar Prodi
Approved dan akan masuk ke halaman detail dari request tersebut. Pada Halaman
detail, ditampilkan mata kuliah yang di-request beserta kelasnya, total request, current
capacity, Prodi dari mata kuliah yang di-request, reserved by (jika kelas tersebut sudah
di-reserve oleh prodi tertentu) dan total enroll/enrol cap dari masing-masing prodi yang
reserved, detail dari prodi yang melakukan approval, daftar dari mahasiswa yang

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

request beserta data mahasiswanya, dan total request dari setiap prodi mahasiswa
yang request. Untuk Approve atau Reject dapat memilih tombol yang disediakan dan
dapat mengisi feedback yang bersifat optional. Untuk Approve, maka harus mengisi
New Capacity untuk Total Capacity dari kelas tersebut dan kapasitasnya tidak boleh
lebih kecil dari Enrollment Total yang sudah ada. Setelah itu, maka kapasitas kelas
tersebut akan langsung diupdate datanya pada MyUMN (apabila kelas tersebut
memiliki kelas Lab maka akan otomatis juga diupdate kapasitas kelas Labnya). Apabila
kelas tersebut sudah direserved oleh Prodi lain, maka untuk meng-update kapasitas
untuk setiap Prodi dapat dengan mengisi New Capacity dari setiap Prodi yang
reserved.

3. Untuk melihat Approved request, maka dapat memilih request yang ada pada daftar
Approved dan akan masuk ke halaman detail dari request tersebut. Pada halaman
detail, ditampilkan mata kuliah yang di-request beserta total request tersebut, current
capacity, Prodi dari mata kuliah yang di-request, reserved by (jika kelas tersebut sudah
di-reserve oleh prodi tertentu), daftar dari mahasiswa yang request beserta data
mahasiswanya, total request dari setiap prodi mahasiswa yang request, detail dari
Prodi yang melakukan approval, dan detail dari BIA yang melakukan approval.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

4. Untuk melihat Rejected request, maka dapat memilih request yang ada pada daftar
Rejected dan akan masuk ke halaman detail dari request tersebut. Pada halaman
detail, ditampilkan mata kuliah yang di-request beserta total request tersebut, current
capacity, Prodi dari mata kuliah yang di-request, reserved by (jika kelas tersebut di-
reserve oleh prodi tertentu), daftar dari mahasiswa yang request beserta data
mahasiswanya, total request dari setiap prodi mahasiswa yang request, detail dari
Prodi yang melakukan approval, dan detail dari BIA yang melakukan rejection.

5. Untuk melihat All Students Request, maka dapat memilih request pada daftar request
User Guide - Enrollment Assistant of 30
User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

dan akan masuk ke halaman detail dari request tersebut. Pada halaman detail akan
ditampilkan mata kuliah yang di-request beserta total dari request tersebut, current
capacity, Prodi dari mata kuliah, Kaprodi dari Prodi mata kuliah tersebut, daftar dari
mahasiswa yang melakukan request beserta data mahasiswanya, dan total request
dari setiap prodi mahasiswa yang request. Pada menu ini BIA hanya dapat melihat
request yang ada tanpa bisa melakukan approval atau rejection.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0
3.3.3 Problem Report

Deskripsi
Menampilkan masalah-masalah yang dilaporkan oleh mahasiswa dari semua
prodi terkait mata kulliah tertentu atau masalah umum.

Menu Problem Report

Komponen Menu
1. Pada halaman awal akan ditampilkan daftar request yang dibagi menjadi 3 bagian,
yakni New Problem, Completed, dan Hold. New Problem merupakan daftar masalah
yang baru ditanyakan oleh mahasiswa dan akan diurutkan berdasarkan waktu request
sehingga penanganannya dapat dilakukan sesuai urutan. Completed merupakan daftar
masalah yang sudah selesai ditangani. Hold merupakan daftar masalah yang belum
bisa ditangani sehingga ditunda dulu untuk penyelesaiannya. Terdapat pula fitur filter
berdasarkan Prodi, NIM, Nama, Status request, Jenis request, dan Submit date.

2. Untuk memberikan jawaban, maka dapat memilih request yang ada pada daftar New
Problem dan akan masuk ke halaman detail dari request tersebut. Pada Halaman
detail akan ditampilkan data dari mahasiswa, waktu submit, rincian masalah terdiri dari
mata kuliah dan kategori masalah (jika jenis report terkait courses problem) serta
pesan dan attachment. Untuk melihat attachment pada request dapat memilih nama
attachment. Untuk menanggapi, maka dapat mengisi bagian solution dan menekan
tombol submit. Apabila masalah tersebut belum dapat ditangani, maka dapat memilih
tombol Hold sehingga request tersebut dapat dilewati terlebih dahulu.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

Pada menu ini juga terdapat fitur chat yang dapat digunakan untuk berinteraksi
langsung dengan mahasiswa yang bersangkutan. Seluruh responder baik prodi atau
BIA dapat bergabung pada chat yang sama. Responder juga dapat mengirimkan
attachment berupa gambar. Chat hanya dapat dimulai pertama kali dari pihak
responder sehingga mahasiswa tidak dapat memulai chat terlebih dahulu.

3. Untuk melihat Completed Problem, maka dapat memilih request yang ada pada daftar
Completed dan akan masuk ke halaman detail dari request tersebut. Pada Halaman
detail akan ditampilkan data dari mahasiswa, waktu submit, rincian masalah terdiri dari
mata kuliah dan kategori masalah (jika jenis report terkait courses problem), pesan dan
attachment, solution yang diberikan serta data pihak yang menanggapi. Untuk melihat
attachment pada request dapat memilih nama attachment. History chat tetap dapat
dilihat namun tidak dapat mengirim chat lagi.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

4. Untuk melihat request yang di Hold, maka dapat memilih request yang ada pada daftar
Hold dan akan masuk ke halaman detail dari request tersebut. Pada Halaman detail
akan ditampilkan data dari mahasiswa, waktu submit, rincian masalah terdiri dari mata
kuliah dan kategori masalah (jika jenis report terkait courses problem) serta pesan dan
attachment. Untuk melihat attachment pada request dapat memilih nama attachment.
Untuk menanggapi, maka dapat mengisi bagian solution dan menekan tombol submit.
Fitur chat juga masih dapat digunakan selama report belum di submit.

3.3.4 Enrollment Data Monitoring

Deskripsi
Menampilkan daftar mata kuliah yang dibuka beserta dengan kapasitas kelas
dan beberapa fitur pendukung.

Menu Enrollment Data

Komponen Menu
1. Pada halaman awal menu ini, ditampilkan list dari kelas dan kapasitasnya beserta
beberapa fitur pendukung.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

2. Untuk menampilkan detail mahasiswa yang enrolled di suatu kelas, dapat memilih
tombol Students.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

3. Untuk melihat history class cancel, dapat memilih tombol class cancel monitoring.

4. Data yang sudah muncul pada table dapat di-export ke Excel dengan memilih tombol
Download All to Excel.
User Guide - Enrollment Assistant of 30
User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

3.3.5 Enrolled Students Monitoring

Deskripsi
Menampilkan data enrolled students dalam bentuk chart dan table. Menu ini
hanya dapat diakses oleh Kaprodi/Sekprodi, BIA, dan IT.

Menu Enrolled Students

Komponen Menu
1. Pada bagian pertama akan menampilkan data table dan Chart.

2. Pada bagian kedua akan menampilkan table detail dari mahasiswa.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

3.3.6 Not Enrolled Students Monitoring

Deskripsi
Menampilkan data not enrolled students dalam bentuk chart dan table. Menu
ini hanya dapat diakses oleh Kaprodi/Sekprodi, BIA, dan IT.

Menu Not Enrolled Students

Komponen Menu
1. Pada bagian pertama akan menampilkan data table dan Chart.

2. Pada bagian kedua akan menampilkan table detail dari mahasiswa.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

3.3.7 Approval Class Capacity Request Prodi

Deskripsi
Menampilkan request class capacity dari prodi.

Menu Approval Class Capacity Prodi

Komponen Menu
1. Secara default list yang muncul adalah request yang masih pending. Jika kelas yang
di-request tidak memiliki reserved, maka BIA hanya perlu mengisi Final Capacity total
dari kelas tersebut. Namun jika kelas yang di-request merupakan kelas reserved, maka
BIA harus mengisi Final Capacity total dan Final Capacity dari masing-masing prodi
yang reserve (konsep sama dengan Class Capacity Request dari mahasiswa). Pilih
request dari list untuk approve ataupun reject, lalu klik button approve atau reject.
Khusus reject, maka BIA harus mengisi remarks dari masing-masing request yang
ingin di-reject.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

2. Untuk history, dapat mengganti filter status yang ada.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

3.3.8 Max Enrollment Capacity Monitoring

Deskripsi
Menampilkan data kapasitas dari setiap ruangan.

Menu Max Enrollment Capacity

Komponen Menu
1. Menampilkan data kapasitas setiap ruangan sesuai filter semester ataupun gedung.

2. Download All to Excel digunakan untuk export seluruh data yang ada pada table.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

3.3.9 Curriculum

Deskripsi
Menampilkan data curriculum pada prodi terkait.

Menu Curriculum

Komponen Menu
1. Menampilkan list mata kuliah beserta mata kuliah equivalencies dan prerequisite.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

3.3.10 Navbar Menu

Deskripsi
Menampilkan Menu-menu yang dapat digunakan dan profile.

Menu -

Komponen Menu
1. Icon Clock digunakan untuk mengatur jam operational dari aplikasi Enrollment
Assistant dengan mengatur Start Time dan End Time pada hari-hari yang ada.

2. Icon Announcement digunakan untuk mengirim broadcast messages, saat di-klik akan
langsung diarahkan ke Announcement Center bagi yang sudah memiliki akses ke
Announcement Center.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

3. Icon Notification digunakan untuk mematikan atau menyalakan fitur Dekstop

Notification, secara default akan menyala setelah login.

4. Nama User yang sedang login, saat di-klik akan menampilkan profile dari user dan
terdapat tombol Logout.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

3.4 IT

3.4.1 Problem Report

Deskripsi
Menampilkan masalah-masalah yang dilaporkan oleh mahasiswa dari semua
prodi terkait mata kulliah tertentu atau masalah umum.

Menu Problem Report

Komponen Menu
1. Pada halaman awal akan ditampilkan daftar request yang dibagi menjadi 3 bagian,
yakni New Problem, Completed, dan Hold. New Problem merupakan daftar masalah
yang baru ditanyakan oleh mahasiswa dan akan diurutkan berdasarkan waktu request
sehingga penanganannya dapat dilakukan sesuai urutan. Completed merupakan daftar
masalah yang sudah selesai ditangani. Hold merupakan daftar masalah yang belum
bisa ditangani sehingga ditunda dulu untuk penyelesaiannya. Terdapat pula fitur filter
berdasarkan Prodi, NIM, Nama, Status request, Jenis request, dan Submit date.

2. Untuk memberikan jawaban, maka dapat memilih request yang ada pada daftar New
Problem dan akan masuk ke halaman detail dari request tersebut. Pada Halaman
detail akan ditampilkan data dari mahasiswa, waktu submit, rincian masalah terdiri dari
mata kuliah dan kategori masalah (jika jenis report terkait courses problem) serta
pesan dan attachment. Untuk melihat attachment pada request dapat memilih nama
attachment.
User Guide - Enrollment Assistant of 30
User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

Untuk menanggapi, maka dapat mengisi bagian solution dan menekan tombol submit.
Apabila masalah tersebut belum dapat ditangani, maka dapat memilih tombol Hold
sehingga request tersebut dapat dilewati terlebih dahulu. Pada menu ini juga terdapat
fitur chat yang dapat digunakan untuk berinteraksi langsung dengan mahasiswa yang
bersangkutan. Seluruh responder baik prodi atau BIA dapat bergabung pada chat yang
sama. Responder juga dapat mengirimkan attachment berupa gambar. Chat hanya
dapat dimulai pertama kali dari pihak responder sehingga mahasiswa tidak dapat
memulai chat terlebih dahulu.

3. Untuk melihat Completed Problem, maka dapat memilih request yang ada pada daftar
Completed dan akan masuk ke halaman detail dari request tersebut. Pada Halaman
detail akan ditampilkan data dari mahasiswa, waktu submit, rincian masalah terdiri dari
mata kuliah dan kategori masalah (jika jenis report terkait courses problem), pesan dan
attachment, solution yang diberikan serta data pihak yang menanggapi. Untuk melihat
attachment pada request dapat memilih nama attachment. History chat tetap dapat
dilihat namun tidak dapat mengirim chat lagi.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

4. Untuk melihat request yang di Hold, maka dapat memilih request yang ada pada daftar
Hold dan akan masuk ke halaman detail dari request tersebut. Pada Halaman detail
akan ditampilkan data dari mahasiswa, waktu submit, rincian masalah terdiri dari mata
kuliah dan kategori masalah (jika jenis report terkait courses problem) serta pesan dan
attachment. Untuk melihat attachment pada request dapat memilih nama attachment.
Untuk menanggapi, maka dapat mengisi bagian solution dan menekan tombol submit.
Fitur chat juga masih dapat digunakan selama report belum di submit.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

3.4.2 Enrollment Data Monitoring

Deskripsi
Menampilkan daftar mata kuliah yang dibuka beserta dengan kapasitas kelas
dan beberapa fitur pendukung.

Menu Enrollment Data

Komponen Menu
1. Pada halaman awal menu ini, ditampilkan list dari kelas dan kapasitasnya beserta
beberapa fitur pendukung.

2. Untuk menampilkan detail mahasiswa yang enrolled di suatu kelas, dapat memilih
User Guide - Enrollment Assistant of 30
User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

tombol Students.

3. Untuk melihat history class cancel, dapat memilih tombol class cancel monitoring.

4. Data yang sudah muncul pada table dapat di-export ke Excel dengan memilih tombol
Download All to Excel.
User Guide - Enrollment Assistant of 30
User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

3.4.3 Enrolled Students Monitoring

Deskripsi
Menampilkan data enrolled students dalam bentuk chart dan table. Menu ini
hanya dapat diakses oleh Kaprodi/Sekprodi, BIA, dan IT.

Menu Enrolled Students

Komponen Menu
1. Pada bagian pertama akan menampilkan data table dan Chart.

2. Pada bagian kedua akan menampilkan table detail dari mahasiswa.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

3.4.4 Not Enrolled Students Monitoring

Deskripsi
Menampilkan data not enrolled students dalam bentuk chart dan table. Menu
ini hanya dapat diakses oleh Kaprodi/Sekprodi, BIA, dan IT.

Menu Not Enrolled Students

Komponen Menu
1. Pada bagian pertama akan menampilkan data table dan Chart.

2. Pada bagian kedua akan menampilkan table detail dari mahasiswa.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0

3.4.5 Curriculum

Deskripsi
Menampilkan data curriculum pada prodi terkait.

Menu Curriculum

Komponen Menu
1. Menampilkan list mata kuliah beserta mata kuliah equivalencies dan prerequisite.

User Guide - Enrollment Assistant of 30

User Guide – Enrollment Assistant SPT-14/PM-01/SOP-01/Form-05-Rev.0
3.4.6 Navbar Menu

Deskripsi
Menampilkan Menu-menu yang dapat digunakan dan profile.

Menu -

Komponen Menu
1. Icon Announcement digunakan untuk mengirim broadcast messages, saat di-klik akan
langsung diarahkan ke Announcement Center bagi yang sudah memiliki akses ke
Announcement Center.

2. Icon Notification digunakan untuk mematikan atau menyalakan fitur Dekstop

Notification, secara default akan menyala setelah login.

3. Nama User yang sedang login, saat di-klik akan menampilkan profile dari user dan
terdapat tombol Logout.

User Guide - Enrollment Assistant of 30