LEMBAGA PEPERIKSAAN PERKHIDMATAN AWAM

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

MALAYSIA

PEPERIKSAAN PERKHIDMATAN
PEMBANTU TADBIR
(PERKERANIAN/OPERASI) GRED N19
BILANGAN 2 TAHUN 2016

KOD BAHAGIAN SEKSYEN

7101B II -

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT,

ARAHAN KESELAMATAN DAN
PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM

(SOALAN ANEKA PILIHAN)

TARIKH 20 SEPTEMBER 2016 (SELASA)

MASA MULAI 9.30 PAGI (1 JAM)

Buku soalan ini mengandungi 15 muka surat

Jangan buka buku soalan ini sebelum diarahkan
 7101B
LEMBAGA PEPERIKSAAN PERKHIDMATAN AWAM
PEPERIKSAAN PERKHIDMATAN PEMBANTU TADBIR
(PERKERANIAN/OPERASI) GRED N19 BILANGAN 2 TAHUN 2016

BAHAGIAN II – PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT, ARAHAN KESELAMATAN

DAN PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM

JANGAN BUKA BUKU INI SEHINGGA DIARAHKAN

1. Buku ini mengandungi 40 soalan Aneka Pilihan.

2. Tiap-tiap soalan mempunyai empat pilihan jawapan berhuruf A, B, C dan D.

Pilih satu jawapan sahaja bagi tiap-tiap soalan. Tanda semua jawapan anda
dalam kertas jawapan soalan aneka pilihan (borang komputer) yang diedarkan
berasingan oleh Ketua Pengawas. Untuk menandakan kertas jawapan anda
ikutilah contoh di bawah ini:-

Contoh Soalan: Peraturan-peraturan yang terkandung di dalam Arahan

Perbendaharaan adalah berkaitan dengan urusan
pengendalian:
A. pencen.
B. kewangan.
C. cuti.
D. tatatertib.
Contoh jawapan: A  C D

Dalam contoh ini, jawapannya ialah ‘kewangan’ yang berhuruf ‘B’. Oleh yang
demikian, untuk soalan ini ruang pada huruf ‘B’ perlu dihitamkan seperti dalam
contoh jawapan di atas dengan menggunakan pensil 2B atau BB.

3. Anda hendaklah memikirkan dengan teliti ketika memilih jawapan anda. Jika
anda hendak menukarkan sesuatu jawapan, padamkan sehingga bersih tanda
yang tidak dikehendaki itu dan kemudian hitamkan pilihan anda yang baru.

4. Sila ambil ingatan kepada perkataan-perkataan yang dihitamkan seperti

kecuali, tidak dll. yang digunakan dalam soalan, oleh sebab perkataan-
perkataan ini digunakan untuk tujuan-tujuan tertentu.

5. Calon dibenarkan merujuk kepada buku Panduan Pengurusan Pejabat,

Arahan Keselamatan dan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam. (buku-
buku panduan, slaid dan nota-nota tidak dibenarkan)

6. Calon diminta mematuhi semua peraturan peperiksaan.

7. Calon tidak dibenarkan meniru atau berbincang di antara satu dengan yang
lain. Calon yang melanggar peraturan boleh DIKENAKAN salah satu daripada
TINDAKAN di bawah atau ketiga-tiganya sekali:
a) DISINGKIRKAN daripada peperiksaan;
b) Kertas jawapan calon tersebut dianggap GAGAL ; dan
c) Diambil TINDAKAN TATATERTIB berdasarkan perbekalan-perbekalan
di bawah Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan
Tatatertib) 1993.

8. Pastikan kertas jawapan calon dan buku soalan diserahkan kepada Ketua
Pengawas/Pengawas sebelum meninggalkan dewan peperiksaan.

“SELAMAT MAJU JAYA”

SULIT 7101B

1. Alat Pemadam Api yang dibekalkan di setiap pejabat kerajaan perlu

diperiksa oleh Jabatan Bomba dan Penyelamat sekurang-kurangnya

A. setahun sekali.

B. setahun dua (2) kali.

C. setahun tiga (3) kali.

D. dua (2) tahun sekali.

2. Tindakan yang tidak teratur dalam penulisan surat rasmi Kerajaan

ialah

A. perenggan pertama diberi nombor.

B. permulaan surat atau perenggan pertama tidak diberi nombor.

C. perenggan kedua dan seterusnya diberi nombor yang

berturutan.

D. lampiran yang terdapat dalam sesuatu perenggan surat perlu

diberi nombor berturutan.

3. Antara berikut yang manakah BUKAN saluran yang membolehkan

orang ramai mengemukakan sebarang masalah dan kesulitan
mereka kepada sesuatu jabatan.

A. E-mel

B. Telefon

C. Laman web interaktif

D. Perhimpunan bulanan

1
SULIT
SULIT 7101B

4. Maklumat ini TIDAK dicatatkan dalam ruang maklumat peribadi

pegawai dalam Rekod Perkhidmatan.

A. Agama

B. Nama Jawatan

C. Kelayakan akademik

D. Nombor kad pengenalan

5. Suatu sistem perkhidmatan yang disediakan kepada pelanggan

tanpa memerlukan mereka berurusan kepada beberapa jabatan
untuk sesuatu permohonan adalah disebut sebagai

A. Kaunter Setempat.

B. Bayaran Bil Setempat.

C. Pusat Khidmat Pelanggan.

D. Pusat Perkhidmatan Setempat.

6. Semua kakitangan awam yang dilantik dikehendaki mematuhi

tatakelakuan seperti yang ditetapkan dalam Aku Janji KECUALI

A. Menumpukan taat setia kepada Yang Di-Pertuan Agong,

Kerajaan dan Negara

B. Mempunyai rekod sahsiah yang baik dan boleh jadi teladan

kepada pegawai yang lain

C. Tidak berkelakuan, sama ada semasa bertugas atau di luar

tugas rasmi yang boleh menjatuhkan imej perkhidmatan awam

D. Tidak ingkar perintah dan arahan yang dikeluarkan dimana ia

boleh menghakis keberkesanan sesebuah organisasi

2
SULIT
SULIT 7101B

7. Berikut adalah elemen-elemen yang perlu ada dalam surat rasmi.

i. Alamat penerima

ii. Tarikh dan tajuk surat

iii. Tanda tangan pengirim

iv. Nombor perenggan dan muka surat

A. i dan ii

B. iii dan iv

C. i, ii dan iii

D. i, ii, iii dan iv

8. Rekod kehadiran pegawai perlu diselenggara mengikut kaedah yang

diguna pakai oleh sesebuah jabatan. Walau bagaimanapun, kaedah
yang diguna pakai hendaklah

A. kaedah yang tercanggih untuk menjaga imej jabatan.

B. boleh memuaskan hati pelanggan dan pihak pengurusan.

C. mampu memantau kehadiran pegawai dengan berkesan.

D. memudahkan pegawai dan pelanggan masuk dan keluar

pejabat.

3
SULIT
SULIT 7101B

9. Puan Feeqa, seorang Pembantu Tadbir (Perkeranian/ Operasi) Gred

N19 telah menerima sepucuk surat berperingkat sulit. Tindakan awal
yang perlu dibuat terhadap surat itu adalah

A. memasukkan surat tersebut dalam sampul kecil.

B. menyerahkan surat tersebut kepada ketua jabatannya.

C. memasukkan surat tersebut ke dalam fail yang berkenaan.

D. merekod butir-butir surat tersebut dalam buku daftar surat sulit.

10. Berikut adalah pernyataan yang BENAR mengenai kertas minit.

A. Kertas minit perlu dicatatkan di atas kulit fail

B. Hanya kandungan fail boleh direkodkan dalam kertas minit

C. Surat yang diterima hendaklah direkodkan di atas kertas minit

dengan menggunakan dakwat hitam

D. Surat yang diterima hendaklah direkodkan di atas kertas minit

dengan menggunakan dakwat merah

11. Pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menyelenggara,

memelihara dan melupuskan setiap rekod awam di sesebuah
Jabatan yang dilantik oleh Ketua Jabatan dikenali sebagai

A. Pegawai Arkib Jabatan.

B. Pegawai Rekod Jabatan.

C. Pegawai Dokumen Jabatan.

D. Pegawai Perhubungan Jabatan.

4
SULIT
SULIT 7101B

12. Emel merupakan aplikasi yang membolehkan sebarang pemakluman

atau pertanyaan dapat dilakukan secara pantas. Berikut merupakan
pernyataan yang benar mengenai emel KECUALI

A. Emel tidak dikira sebagai rekod awam

B. Masalah berkaitan penggunaan emel boleh dirujuk kepada

MAMPU

C. Pegawai harus bijak, profesional dan berhati-hati dalam

menggunakan kemudahan emel yang diberi

D. Penyebaran emel yang mengandungi kod perosak, unsur-unsur

lucah, hasutan, ancaman dan emel sampah adalah dilarang

13. Semasa membuka fail perkara berikut perlu dicatatkan di atas kulit
fail KECUALI

A. Tajuk fail

B. Kertas minit

C. Nombor rujukan fail

D. Tarikh pembukaan fail

14. Kegiatan sabotaj boleh mengancam keselamatan negara kerana

kegiatan sabotaj

A. menyebabkan kerosakan fizikal.

B. tertumpu kepada bidang politik sahaja.

C. merupakan kegiatan mencuri maklumat.

D. tidak melibatkan kekerasan atau ugutan.

5
SULIT
SULIT 7101B

15. Encik Hisham telah menerima sepucuk surat aduan yang perlu
diambil tindakan segera. Walau bagaimanapun fail yang diperlukan
tidak dapat dikesan. Tindakan yang perlu dilakukan oleh Encik
Hisham adalah

A. membuka fail timbul.

B. membuka fail sementara.

C. membuka fail simpan dalam perhatian.

D. menjawab menggunakan nombor rujukan fail asal.

16. Inovasi dalam perkhidmatan awam bermaksud

A. keutamaan dalam penghantaran perkhidmatan secara atas

talian.

B. idea kreatif dan inovatif ke arah perkhidmatan yang berkualiti

dan produktif.

C. penambahbaikan penyampaian perkhidmatan menggunakan

teknologi terkini.

D. pengekalan idea sedia ada tanpa menggabungkannya dengan

idea yang baru.

17. Sekiranya sesuatu jabatan kerajaan bercadang menggunakan

khidmat pengawal keselamatan swasta, pihak yang perlu dirujuk
ialah

A. Majlis Keselamatan Negara.

B. Kementerian Dalam Negeri.

C. Polis Diraja Malaysia (PDRM).

D. Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan.

6
SULIT
SULIT 7101B

18. Penyediaan minit mesyuarat adalah tindakan di peringkat

A. pra mesyuarat.

B. sebelum mesyuarat.

C. semasa mesyuarat.

D. selepas mesyuarat.

19. Penggunaan mesin penyalin hendaklah mengikut tatacara yang telah

digariskan dalam Arahan Keselamatan. Manakah antara berikut tidak
menepati peraturan kawalan penggunaan mesin penyalin.

A. Jumlah salinan boleh dibuat lebih bagi memudahkan

pengendalian

B. Hanya kakitangan yang dibenarkan akses kepada perkara

terperingkat boleh membuat salinan

C. Semakan ke atas buku daftar hendaklah dibuat untuk

menentukan salinan dibuat mengikut peraturan

D. Salinan yang rosak hendaklah dibinasakan supaya tidak

terjatuh ke tangan pihak yang tidak bertanggungjawab

20. Agenda mesyuarat hendaklah mengandungi perkara-perkara berikut

KECUALI

A. Perutusan Pengerusi

B. Perkara-perkara berbangkit

C. Senarai kehadiran ahli mesyuarat

D. Pengesahan minit mesyuarat yang lalu

7
SULIT
SULIT 7101B

21. Ancaman kepada keselamatan boleh juga disebabkan oleh

kelemahan manusia. Antara kelemahan tersebut ialah

i. keinginan untuk ‘menunjuk-nunjuk’.

ii. kecuaian mematuhi arahan-arahan keselamatan.

iii. kecuaian kerana ketagih minuman keras atau dadah.

iv. tidak cermat ketika bercakap melalui telefon atau di tempat-

tempat awam.

A. i dan ii

B. iii dan iv

C. i, iii dan iv

D. i, ii, iii dan iv

22. Puan Hamidah, seorang Penolong Pengarah sedang mengambil

tindakan terhadap sebuah fail terperingkat di biliknya. Beliau telah
dipanggil oleh Ketua Jabatannya yang ingin mengadakan mesyuarat
tergempar. Dalam keadaan ini, Puan Hamidah hendaklah

A. mengunci pintu dan menutup tingkap biliknya.

B. menyimpan fail terperingkat ke dalam laci di mejanya.

C. memberi kepada Ketua Pembantu Tadbir untuk disimpan

sementara.

D. memasukkan fail terperingkat ke dalam peti keselamatan dan

menguncinya.

8
SULIT
SULIT 7101B

23. Kulit fail dokumen terperingkat telah diberi warna tertentu supaya
mudah dikenali. Kulit fail bagi dokumen Rahsia adalah berwarna

A. putih.

B. hijau.

C. kuning.

D. merah jambu.

24. Sekiranya kehilangan dokumen terperingkat disahkan dan dianggap

mempunyai kaitan dengan kesalahan jenayah tindakan berikut perlu
diambil iaitu

A. memulakan prosedur tatatertib.

B. melaporkan kepada pihak polis.

C. menyiasat di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972.

D. melaporkan kepada Suruhanjaya Pencegahan Rasuah

Malaysia (SPRM).

25. Berikut merupakan kecuaian dan kelalaian yang seringkali membawa

kepada pelanggaran keselamatan KECUALI

A. Menyampaikan perkara terperingkat kepada Ketua Jabatan

B. Meninggalkan perkara terperingkat di pejabat yang tidak

dikunci

C. Gagal mematuhi sistem yang betul bagi menerima dan

menyimpan perkara terperingkat

D. Menyampai maklumat terperingkat kepada saudara yang tidak

dibenar mengetahuinya

9
SULIT
SULIT 7101B

26. Proses untuk memeriksa latar belakang pegawai perkhidmatan awam

bagi menghalang ancaman kepada keselamatan negara dikenali
sebagai

A. Pas Keselamatan.

B. Tapisan Keselamatan.

C. Pemeriksaan Keselamatan.

D. Temuduga Keselamatan.

27. Tempoh masa bagi mengedarkan minit mesyuarat adalah

A. 3 hari selepas mesyuarat.

B. 7 hari selepas mesyuarat.

C. 14 hari selepas mesyuarat.

D. 14 hari sebelum mesyuarat yang akan datang.

28. Berikut adalah kenyataan yang tepat mengenai Fail Meja (FM) iaitu

A. satu FM untuk satu pejabat.

B. dokumen rujukan peringkat jabatan.

C. dokumen rujukan peringkat individu.

D. berasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan.

10
SULIT
SULIT 7101B

29. Pas Keselamatan Sementara dikeluarkan kepada seseorang yang

A. ingin menjalankan urusan perniagaan di dalam kawasan

larangan.

B. bertugas mengawal secara berterusan sesuatu kawasan

larangan.

C. mengadakan lawatan sambil belajar ke sesuatu kawasan

larangan.

D. tidak bertugas tetap tetapi dikehendaki selalu berurusan rasmi

ke sesuatu kawasan larangan.

30. Di antara berikut, yang manakah merupakan kandungan Manual

Prosedur Kerja (MPK)?

i. Senarai Tugas

ii. Objektif Jabatan

iii. Carta Organisasi Jabatan

iv. Proses Kerja Aktiviti Utama

A. i dan ii

B. iii dan iv

C. ii, iii dan iv

D. i, ii, iii dan iv

11
SULIT
SULIT 7101B

31. Tempat bagi menyimpan inventori dan bekalan pejabat (aset) perlu
memenuhi kriteria berikut KECUALI

A. Mempunyai ciri-ciri keselamatan mengikut kesesuaian jenis

aset

B. Tempat yang sesuai mengikut fizikal dan ciri-ciri sesuatu aset.

C. Tempat penyimpanan perlu dilengkapi dengan ruang khas bagi

tujuan menjalankan proses pelupusan terhadap aset.

D. Tempat penyimpanan bagi aset yang sedang dalam proses

pelupusan hendaklah selamat bagi mengelak kehilangan.

32. Seseorang penjawat awam kerap menggunakan dokumen

terperingkat Rahsia dalam menjalankan tugasnya hendaklah lulus
Tapisan Keselamatan

A. Sulit.

B. Halus.

C. Kasar.

D. Rahsia.

33. E-mel bukan Rahsia Rasmi bermaksud emel yang

A. tidak mengandungi maklumat atau perkara rahsia rasmi.

B. mengandungi maklumat kontrak rasmi kerajaan.

C. mesti diberi perlindungan untuk kepentingan keselamatan.

D. dikelaskan kepada terhad dan sulit.

12
SULIT
SULIT 7101B

34. Encik Saiful seorang Pembantu Tadbir (P/O) Gred N19 yang selalu
menggunakan internet dalam menjalankan tugas rasminya. Tatacara
yang mesti diikuti oleh beliau dalam menggunakan internet ialah
seperti berikut KECUALI

A. Memuat turun semua bahan-bahan perisian yang dimuat dalam

internet

B. Menggunakan kemudahan internet bagi melicinkan pentadbiran

dan membaiki perkhidmatan

C. Menyemak bahan rasmi dan kemudian mendapat pengesahan

daripada Ketua Jabatan sebelum ke internet

D. Melayari laman yang berkaitan dengan bidang kerja dan terhad

untuk tujuan yang dibenarkan oleh Ketua Jabatan

35. Langkah-langkah keselamatan dalam penyampaian perkara

terperingkat mestilah mengamalkan prinsip

A. “Terhad”.

B. “Tertutup”.

C. “Berhati-hati”.

D. “Perlu Mengetahui”.

36. ‘X’ hendaklah jelas, ringkas dan mudah difahami serta perlu
ditambah baik dari semasa ke semasa. ‘X’ merujuk kepada

A. surat-menyurat.

B. carta organisasi.

C. piagam pelanggan.

D. panduan pengurusan pejabat.

13
SULIT
SULIT 7101B

37. Berikut merupakan langkah-langkah bagi meningkatkan

penyampaian perkhidmatan kaunter KECUALI

A. menyediakan pelbagai perkhidmatan di setiap kaunter.

B. memusatkan semua perkhidmatan kaunter di satu lokasi.

C. menyediakan sistem nombor giliran dan maklumat masa

menunggu.

D. memastikan panggilan telefon dijawab dalam tempoh tidak

melebihi 10 saat.

38. Semua berikut merupakan peranan jabatan dalam menguruskan

aduan awam.

i. Keluarkan surat akuan terima dalam tempoh satu hari bekerja

ii. Beri kerjasama kepada biro pengaduan awam apabila siasatan

terhadap aduan

iii. Kemukakan laporan kemajuan mengenai tindakan pembetulan

yang diambil dari masa ke semasa

iv. Menyerahkan semua tindakan kepada pihak Biro Pengaduan

Awam

A. i dan ii

B. iii dan iv

C. i,ii dan iii

D. i, ii, iii dan iv

14
SULIT
SULIT 7101B

39. Sistem i-Aduan telah dapat mempercepatkan proses pengurusan

aduan. Tempoh pengurusan aduan hendaklah tidak melebihi

A. tujuh (7) hari bekerja.

B. empat belas (14) hari bekerja.

C. lima belas (15) hari bekerja.

D. dua puluh satu (21) hari bekerja.

40. Faktor-faktor yang menentukan kejayaan pelaksanaan KIK adalah

seperti berikut KECUALI

A. Program latihan yang berkesan

B. Sokongan dari semua peringkat

C. Peruntukan kewangan tambahan

D. Sistem pengiktirafan kepada ahli-ahli KIK

EMBARGO
Tidak boleh dikeluarkan semula tanpa kebenaran
@ Hak Kerajaan Malaysia 2016

15
SULIT