Jyvu

myPortfolio
PENOLONG PENDAFTAR KANAN

PEJABAT BENDAHARI
BAHAGIAN : SEKSYEN PENTADBIRAN

ALAMAT : PEJABAT BENDAHARI
BANGUNAN CANSELORI
UMT
NO. TELEFON : 09-668 4465

NO. FAKS. : 09-668 4217
LAMAN SESAWANG : http://bendahari.umt.edu.my/
MAKLUMAT PEGAWAI
Nama : SURYATI BINTI SALLEH
Gelaran Jawatan : PENOLONG PENDAFTAR KANAN
Gred Hakiki Jawatan : N44
Tarikh Penempatan : 1 JANUARI 2018
DILULUSKAN OLEH
Nama : FAUZIAH MAHMUD
Gelaran Jawatan : TIMBALAN BENDAHARI
Gred Jawatan : W54
Tarikh :
JADUAL PENGEMASKINIAN
BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN

PENYELIA
1.
Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula dan dikemas
kini apabila berlaku sebarang perubahan.
KANDUNGAN
MUKA
PERKARA
SURAT
Carta Organisasi XX
Carta Fungsi XX
Aktiviti-Aktiviti bagi Fungsi XX
Deskripsi Tugas XX
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi: XX
Aktiviti 1 : Mengurus pertukaran dalaman pegawai kumpulan/skim W XX
Pejabat Bendahari
Aktiviti 2 : Mengurus penanggungan tugas pegawai cuti XX
bersalin/umrah/cuti tanpa gaji dll.
Aktiviti 3 : Mengurus rekod dan maklumat cuti serta kehadiran pegawai di XX
Pejabat Bendahari
Aktiviti 4 : Mengurus rekod dan maklumat latihan staf XX
Aktiviti 5 : Menyediakan Pekeliling/Surat Pekeliling Bendahari
Aktiviti 6 : Menyediakan surat perwakilan kuasa bagi jabatan (naik
pangkat/ pertukaran/ tambahan kuasa/kutipan tunai/PWR)
Aktiviti 7 : Menguruskan mesyuarat (Pengurusan/Perbincangan Jabatan)
Aktiviti 8 : Menguruskan pelupusan dokumen: Dokumen/fail kewangan
Aktiviti 9 : Menguruskan pelupusan dokumen: Dokumen/fail am/awam
Aktiviti 10 : Menguruskan pelupusan dokumen/rekod awam (yang tidak
dinyatakan dalam jadual)
Aktiviti 11 : Menguruskan kunci Pejabat Bendahari: Menyelaras pelantikan
Pegawai Pemegang Kunci Pejabat Bendahari (1 kali setahun)
Aktiviti 12 : Menguruskan kunci Pejabat Bendahari: Menukar kunci pendua
di Bahagian Keselamatan (1 kali setiap 6 bulan)
Aktiviti 13 : Menguruskan LESTARI/Program/Majlis
Aktiviti 14 : Menguruskan pengeposan surat/dokumen keluar (Pos
Berdaftar/Pos Biasa)
Aktiviti 15 : Menguruskan pembayaran bil agensi dan lain-lain urusan
Aktiviti 16 : Menguruskan terimaan dokumen masuk (dalaman UMT)
Aktiviti 17 : Menguruskan dokumen keluar (edaran dalaman UMT)
Aktiviti 18 : Menguruskan pemfailan resit
Aktiviti 19 : Menguruskan perkhidmatan salinan dokumen (aktiviti fotostat)
Aktiviti 20 : Menguruskan bilik mesyuarat/bilik perbincangan/pantri
Aktiviti 21 : Menguruskan perkhidmatan pelanggan (telefon/kaunter/pejabat
am)
Aktiviti 22 : Menguruskan pencarian Baucar Kewangan untuk proses
pengauditan
Aktiviti 23 : Menguruskan input maklumat baucar ke dalam sistem sehingga
selesai pemfailan
Aktiviti 24 : Menguruskan pengagihan cek untuk tandatangan pegawai
sehingga selesai pemfailan
Aktiviti 25 : Menguruskan perolehan peringkat jabatan (pembelian terus)
Aktiviti 26 : Menguruskan perolehan peringkat jabatan (Melebihi RM20
ribu)
Aktiviti 27 : Menguruskan proses pembayaran: Pesanan Belian
Aktiviti 28 : Menguruskan proses pembayaran: Tuntutan Bayaran Balik
(B/Balik, Invois, Yuran Kursus, Elaun, Upahan)
Aktiviti 29 : Menguruskan proses pembayaran: Tuntutan bayaran Elaun
Lebih Masa Staf
Aktiviti 30 : Menguruskan proses pembayaran: Permohonan bayaran kad
korporat ketua PTj/ kad korporat Bendahari
Aktiviti 31 : Menguruskan proses pembayaran: Tuntutan bayaran invois
waran penerbangan
Aktiviti 32 : Menguruskan stok jabatan: Permohonan dan pengeluaran stok
Aktiviti 33 : Menguruskan stok jabatan: Penerimaan pembelian stok
Aktiviti 34 : Menguruskan stok jabatan: Menyediakan laporan stok

Aktiviti 35 : Mengurus Panjar Wang Runcit Pejabat Bendahari: Mengurus
permohonan dan pengendalian Panjar Wang Runcit Jabatan
Aktiviti 36 : Mengurus Panjar Wang Runcit Pejabat Bendahari:

Melaksanakan proses rekupan Panjar Wang Runcit
Aktiviti 37 : Menguruskan Permohonan Pendahuluan Diri/Pendahuluan
Pelbagai/Pendahuluan Gaji
Aktiviti 38 : Menguruskan Pelarasan Pendahuluan Diri/Pendahuluan
Pelbagai
Aktiviti 39 : Menguruskan pindahan peruntukan vot Pejabat Bendahari
Aktiviti 40 : Menguruskan terimaan dan pendaftaran aset
Aktiviti 41 : Menguruskan permohonan selenggara aset
Aktiviti 42 : Menguruskan permohonan pelupusan aset
Aktiviti 43 : Menguruskan permohonan pinjaman aset
Aktiviti 44 : Menguruskan setem jabatan
Aktiviti 45 : Menguruskan pengunaan Bar Kod (Pos Berdaftar) Pejabat
Bendahari
Aktiviti 46 : Menguruskan Tabung Amanah di bawah kendalian PTj Pejabat
Bendahari (Tabung Amanah Bencana & Tabung Amanah
Pejabat Bendahari): Menguruskan kutipan dana Tabung
Amanah Bencana
Pejabat Bendahari): Menguruskan pembayaran sumbangan
derma kepada pemohon menggunakan Tabung Amanah
Bencana @ Tabung Amanah Pejabat Bendahari

Pejabat Bendahari): Menyediakan laporan Tabung Amanah di
bawah kendalian PTj Pejabat Bendahari (Tabung Amanah
Bencana & Tabung Amanah Pejabat Bendahari)
Aktiviti 49 : Mengurus pengeluaran tiket penerbangan
Aktiviti 50 : Menyelaras aduan dan kepuasan pelanggan
Aktiviti 51 : Menyelaras urusan kemaskini lantikan pentadbir pada sistem
kewangan Pejabat Bendahari
Aktiviti 52 : Mengemaskini dokumen ISO Pejabat Bendahari
Aktiviti 53 : Menyelaras pelaporan pencapaian OQ ISO QMS
Aktiviti 54 : Menyelaras urusan pengauditan pematuhan ISO QMS & ISMS
Aktiviti 55 : Mengurus penilaian risiko projek/aktiviti
Aktiviti 56 :Menguruskan proses kemaskini sistem pergigian staf UMT (e-
Gigi)
Aktiviti 57 : Mengurus pembayaran tuntutan rawatan pergigian staf UMT
(Berpusat)
Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa xx
Senarai Borang xx
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai xx
CARTA ORGANISASI
1.1 UMT
1.2 PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ): PEJABAT BENDAHARI
BENDAHARI
BAHAGIAN BAHAGIAN
PENGURUSAN HASIL, PERKHIDMATAN
BAJET & AKAUN KEWANGAN
SEK. PENGURUSAN SEK. PEROLEHAN SEK.

HASIL, ENDOWMEN PENTADBIRAN
& PENJANAAN
PENDAPATAN
SEK. PENGURUSAN SEK. PENGURUSAN

AKAUN & SISTEM KEWANGAN ASET
SEK. PEMBAYARAN
SEK. BAJET
SEK. KEWANGAN
PELAJAR
1.3 BAHAGIAN/SEKSYEN: SEKSYEN PENTADBIRAN
PENOLONG PENDAFTAR
KANAN (N44)
(1)
SETIAUSAHA PEJABAT (N29)

(1)
PEMBANTU TADBIR
(KEWANGAN) (W22)
(1)
PEMBANTU TADBIR (PT/P0)

(N22)
(1)
PEMBANTU TADBIR (PT/P0)

(N19)
(1)
PEMBANTU SETIAUSAHA
PEJABAT (N19)
PEMBANTU OPERASI (N11)
PEMBANTU OPERASI (N11)

CARTA FUNGSI
BENDAHARI
BAHAGIAN PENGURUSAN HASIL, BAHAGIAN

BAJET & AKAUN PERKHIDMATAN KEWANGAN
TIMBALAN BENDAHARI TIMBALAN BENDAHARI
SEKSYEN PENTADBIRAN
SEKSYEN PPENGURUSAN HASIL, SEKSYEN PEROLEHAN
ENDOWMEN DAN PENJANAAN
PENDAPATAN
 Pengurusan perolehan universiti.
Fungsi Hasil  Pengurusan perolehan item SEKSYEN
 Pengurusan hasil janaan aktiviti gunasama. PENTADBIRAN
pengajaran dan pembelajaran,  Pengurusan bayaran projek  Pengurusan pentadbiran
pendidikan, perundingan dan pembangunan. dan sumber manusia
khidmat sokongan universiti.  Pengurusan penyediaan Pesanan Pejabat Bendahari.
 Pengurusan tunai. Belian universiti.  Pengurusan kewangan.
 Pengurusan cukai.  Pengurusan tiket
SEKSYEN PENGURUSAN penerbangan universiti
Fungsi Endowmen KEWANGAN ASET  Pengurusan kualiti –
 Pendanaan - merancang dan  Pengurusan kewangan aset QMS dan ISMS.
menguruskan aktiviti pendanaan
universiti. universiti.  Pemantauan sistem e-
 Agihan endowmen - merancang dan  Pengurusan perlindungan insuran ke Gigi
menguruskan agihan endowmen atas harta universiti.
mengikut ketetapan penyumbang.
 Menguruskan rekod dan laporan SEKSYEN PEMBAYARAN
endowmen/wakaf/zakat.
 Pengurusan bayaran Baucar
Fungsi Penjanaan Pendapatan universiti.
 Merancang dan mengurus  Pengurusan bayaran berpusat
perkhidmatan latihan dan konsultasi. (utiliti, bahan api, waran
 Merancang dan mengurus sewaan penerbangan, penyelenggaraan
ruang dan fasiliti dalam dan luar kenderaan & kad korporat).
kampus.
 Merancang dan mengurus hasil  Pengurusan kewangan staf.
penyelidikan yang boleh  Pengurusan pinjaman kenderaan
dikomersialkan dan komputer.
 Merancang dan mengurus aktiviti  Pengurusan kewangan cuti belajar
penjanaan tanpa menggunakan
sumber atau aset universiti. staf.
 Penyediaan laporan prestasi
SEKSYEN PENGURUSAN AKAUN pembayaran universiti.
DAN SISTEM
 Penyelenggaraan akaun universiti.
 Penyediaan laporan kewangan
universiti
 Pengurusan EFT dan penyediaan
cek.
 Penyelenggaraan sistem kewangan
SAGA Century dan server
kewangan.
 Penyelenggaraan maklumat
penyelidikan, perundingan dan
akaun amanah.
 Urusan surat menyurat Panjar Wang
Runcit.
 Pengurusan Kad Korporat universiti.
SEKSYEN BAJET
 Perancangan dan permohonan bajet.
 Pemantauan dan pelaporan bajet.
SEKSYEN KEWANGAN PELAJAR
 Pengurusan kewangan pelajar
meliputi pengebilan yuran, kutipan
dan pengurusan hutang pelajar.
AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI
Fungsi 1: Pengurusan Pentadbiran dan Sumber Manusia Pejabat Bendahari:
Aktiviti 1 Mengurus pertukaran dalaman pegawai kumpulan/skim W Pejabat Bendahari

Aktiviti 2 Mengurus penanggungan tugas pegawai cuti bersalin/umrah/cuti tanpa gaji dll.
Aktiviti 3 Mengurus rekod dan maklumat cuti serta kehadiran pegawai di Pejabat Bendahari
Aktiviti 4 Mengurus rekod dan maklumat latihan staf
Aktiviti 5 Menyediakan Pekeliling/Surat Pekeliling Bendahari
Aktiviti 6 Menyediakan surat perwakilan kuasa bagi jabatan (naik pangkat/ pertukaran/
tambahan kuasa/kutipan tunai/PWR)
Aktiviti 7 Menguruskan mesyuarat (Pengurusan/Perbincangan Jabatan)
Aktiviti 8 Menguruskan pelupusan dokumen: Dokumen/fail kewangan
Aktiviti 9 Menguruskan pelupusan dokumen: Dokumen/fail am/awam
Aktiviti 10 Menguruskan pelupusan dokumen/rekod awam (yang tidak dinyatakan dalam jadual)
Aktiviti 11 Menguruskan kunci Pejabat Bendahari: Menyelaras pelantikan Pegawai Pemegang
Kunci Pejabat Bendahari (1 kali setahun)
Aktiviti 12 Menguruskan kunci Pejabat Bendahari: Menukar kunci pendua di Bahagian
Keselamatan (1 kali setiap 6 bulan)
Aktiviti 13 Menguruskan LESTARI/Program/Majlis
Aktiviti 14 Menguruskan pengeposan surat/dokumen keluar (Pos Berdaftar/Pos Biasa)
Aktiviti 15 Menguruskan pembayaran bil agensi dan lain-lain urusan
Aktiviti 16 Menguruskan terimaan dokumen masuk (dalaman UMT)
Aktiviti 17 Menguruskan dokumen keluar (edaran dalaman UMT)
Aktiviti 18 Menguruskan pemfailan resit
Aktiviti 19 Menguruskan perkhidmatan salinan dokumen (aktiviti fotostat)
Aktiviti 20 Menguruskan bilik mesyuarat/bilik perbincangan/pantri
Aktiviti 21 Menguruskan perkhidmatan pelanggan (telefon/kaunter/pejabat am)
Fungsi 2: Pengurusan Kewangan:
Aktiviti 22 Menguruskan pencarian Baucar Kewangan untuk proses pengauditan

Aktiviti 23 Menguruskan input maklumat baucar ke dalam sistem sehingga selesai pemfailan
Aktiviti 24 Menguruskan pengagihan cek untuk tandatangan pegawai sehingga selesai
pemfailan
Aktiviti 25 Menguruskan perolehan peringkat jabatan (pembelian terus)
Aktiviti 26 Menguruskan perolehan peringkat jabatan (Melebihi RM20 ribu)
Aktiviti 27 Menguruskan proses pembayaran: Pesanan Belian
Aktiviti 28 Menguruskan proses pembayaran: Tuntutan Bayaran Balik (B/Balik, Invois, Yuran
Kursus, Elaun, Upahan)
Aktiviti 29 Menguruskan proses pembayaran: Tuntutan bayaran Elaun Lebih Masa Staf
Aktiviti 30 Menguruskan proses pembayaran: Permohonan bayaran kad korporat ketua PTj/
kad korporat Bendahari
Aktiviti 31 Menguruskan proses pembayaran: Tuntutan bayaran invois waran penerbangan
Aktiviti 32 Menguruskan stok jabatan: Permohonan dan pengeluaran stok
Aktiviti 33 Menguruskan stok jabatan: Penerimaan pembelian stok
Aktiviti 34 Menguruskan stok jabatan: Menyediakan laporan stok
Aktiviti 35 Mengurus Panjar Wang Runcit Pejabat Bendahari: Mengurus permohonan dan
pengendalian Panjar Wang Runcit Jabatan
Aktiviti 36 Mengurus Panjar Wang Runcit Pejabat Bendahari: Melaksanakan proses rekupan
Panjar Wang Runcit
Aktiviti 37 Menguruskan Permohonan Pendahuluan Diri/Pendahuluan Pelbagai/Pendahuluan
Gaji
Aktiviti 38 Menguruskan Pelarasan Pendahuluan Diri/Pendahuluan Pelbagai
Aktiviti 39 Menguruskan pindahan peruntukan vot Pejabat Bendahari
Aktiviti 40 Menguruskan terimaan dan pendaftaran aset
Aktiviti 41 Menguruskan permohonan selenggara aset
Aktiviti 42 Menguruskan permohonan pelupusan aset
Aktiviti 43 Menguruskan permohonan pinjaman aset
Aktiviti 44 Menguruskan setem jabatan
Aktiviti 45 Menguruskan pengunaan Bar Kod (Pos Berdaftar) Pejabat Bendahari
Aktiviti 46 Menguruskan Tabung Amanah di bawah kendalian PTj Pejabat Bendahari (Tabung
Amanah Bencana & Tabung Amanah Pejabat Bendahari): Menguruskan kutipan
dana Tabung Amanah Bencana
Amanah Bencana & Tabung Amanah Pejabat Bendahari): Menguruskan
pembayaran sumbangan derma kepada pemohon menggunakan Tabung Amanah
Bencana @ Tabung Amanah Pejabat Bendahari
Amanah Bencana & Tabung Amanah Pejabat Bendahari): Menyediakan laporan
Tabung Amanah di bawah kendalian PTj Pejabat Bendahari (Tabung Amanah
Bencana & Tabung Amanah Pejabat Bendahari)
Fungsi 3: Pengurusan Tiket Penerbangan UMT:
Aktiviti 49 Mengurus pengeluaran tiket penerbangan

Fungsi 4: Pengurusan Kualiti (QMS & ISMS):
Aktiviti 50 Menyelaras aduan dan kepuasan pelanggan

Aktiviti 51 Menyelaras urusan kemaskini lantikan pentadbir pada sistem kewangan Pejabat
Bendahari
Aktiviti 52 Mengemaskini dokumen ISO Pejabat Bendahari
Aktiviti 53 Menyelaras pelaporan pencapaian OQ ISO QMS
Aktiviti 54 Menyelaras urusan pengauditan pematuhan ISO QMS & ISMS
Aktiviti 55 Mengurus penilaian risiko projek/aktiviti
Fungsi 5: Pengurusan Sistem e-Gigi dan Permohonan Tuntutan Pembayaran bagi
Rawatan Pegigian UMT:
Aktiviti 56 Menguruskan proses kemaskini sistem pergigian staf UMT (e-Gigi)

Aktiviti 57 Mengurus pembayaran tuntutan rawatan pergigian staf UMT (Berpusat)
DESKRIPSI TUGAS
MAKLUMAT UMUM
Jawatan Penolong Pendaftar Kanan Disediakan oleh Suryati Salleh
Gred N44 Disemak oleh Timbalan Bendahari
Bahagian Pejabat Bendahari Diluluskan oleh Bendahari
Cawangan Tarikh 1 November 2020
Sektor Skim Perkhidmatan Pentadbiran & Profesional
Unit Seksyen Pentadbiran Bidang

Ketua Pendaftar Sub-Bidang
Perkhidmatan
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

(Dalam satu atau dua ayat ringkas, terangkan tujuan jawatan diwujudkan)
Merancang dan memantau hal ehwal pentadbiran dan kewangan Pejabat Bendahari supaya ianya dapat dilaksanakan dalam tempoh
dan mengikut peraturan yang ditetapkan
AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

(Tanggungjawab selaras dengan jangkaan hasil (Tugas utama selaras dengan akauntabiliti)
dan prestasi)
1. Pemantauan pengurusan kewangan Pejabat Bendahari 1. Merancang pembelian tahunan PTJ vot 110 dan tabung
berjalan lancar sepertimana peraturan dan pekeliling amanah 66924
berkuatkuasa:
● Vot 110 2. Menyemak peruntukan dan anggaran jabatan bagi
● Tabung Amanah Pejabat Bendahari (66924) permohonan yang diterima.
● Tabung Amanah Bencana UMT (66954)
3. Memantau perolehan jabatan dan menyokong
penyediaan RO
4. Memohon bajet tambahan berdasarkan keperluan
5. Sebagai pentadbir sistem kewangan PTj Pejabat

Bendahari
6. Menguruskan kutipan dana Tabung Amanah Bencana
7. Menguruskan permohonan bayaran bantuan Tabung

Amanah Bencana
8. Menyediakan pelaporan pada setiap sukuan

2. Pemantauan urusan pengeluaran surat perwakilan kuasa bagi 1. Meminitkan kuasa kewangan yang layak beserta tempoh
urusan kewangan kepada staf UMT mengikut had kuasa kuasa pemohon berdasarkan surat permohonan
kewangan yang berkuatkuasa
2. Menyemak dan mengesahkan perwakilan kuasa
kewangan
3. Menyemak dan mengesahkan surat edaran kuasa

kewangan
3. Pemantauan hal ehwal pentadbiran am pejabat Bendahari supaya 1. Mengurus perancangan sumber manusia Pejabat
mengikut garis panduan yang berkuatkuasa Bendahari seperti berikut:
a. penanggungan tugas pegawai cuti
bersalin/umrah/cuti tanpa gaji dsb
b. pertukaran seksyen bagi staf yang cukup tempoh
sekurang-kurangnya 5 tahun di seksyen sedia ada
2. Memantau perekodan maklumat berikut:

a. cuti serta kehadiran staf di Pejabat Bendahari
b. latihan pegawai
3. Memantau proses berikut:

a. keselamatan pejabat
b. pemfailan jabatan
c. permohonan tempahan tiket penerbangan
d. pengurusan stor dan stok jabatan
e. pengemaskinian sistem aplikasi staf
4. Menguruskan pelupusan dokumen/fail Pejabat

Bendahari
5. Membuat pelaporan kepada mesyuarat pengurusan
4. Penyediaan pekeliling Bendahari dan Surat Pekeliling Bendahari 1. Menyediakan Pekeliling Bendahari/Surat Pekeliling
berdasarkan minit JKTK
2. Memuat naik Pekeliling Bendahari/Surat Pekeliling ke

sistem MYNEMO
3. Mengemaskini rekod Pekeliling Bendahari/Surat

Pekeliling
5. Pegawai aset PTj 1. Melaksanakan:

a. mendaftarkan aset
b. melabel aset
c. pergerakan aset
d. penyimpanan daftar
e. senarai aset
f. pemeriksaan aset
g. pelupusan aset
h. pelaporan kehilangan aset
i. keselamatan aset
j. penyelenggaraan aset
6. Pengawal Dokumen ISO (QMS & ISMS) Pejabat Bendahari bagi 1. Menyediakan/mengemaskini:
memastikan pelaksanaan ISO adalah mengikut polisi dan a. dokumen ISO Pejabat Bendahari
standard yang ditetapkan b. jadual risiko
2. Memantau pelaksanaan ISO di Pejabat Bendahari
7. Pengurusetiaan Mesyuarat Pengurusan Pejabat Bendahari 1. Merancang tarikh pelaksanaan mesyuarat.
2. Memantau penyediaan fail agenda mesyuarat supaya

siap sedia untuk mesyuarat.
3. Menyediakan Minit Mesyuarat.
4. Mengambil tindakan sepertimana kelulusan Mesyuarat
DIMENSI PENGALAMAN
(Skop fungsi tugas) (Pengalaman kerja dan tempoh)
● Bilangan staf di Pejabat Bendahari dan jumlah peruntukan
yang diluluskan
● Vot 110
● Tabung Amanah Pejabat Bendahari 66924
● Tabung Amanah Bencana UMT (66954)
● Bilangan bahagian dan seksyen di Pejabat Bendahari
● Mesyuarat Pengurusan PTj
● Mesyuarat JK Teknikal Sebut Harga
● Mesyuarat JKTK
● Sistem:
⮚ myOrder
⮚ latihan
⮚ cuti
⮚ Mytime
⮚ e-ot
⮚ e-gigi
⮚ e-LNPT
⮚ Pengurusan Aset
KELAYAKAN AKADEMIK KEMAHIRAN/ KRITERIA INDIVIDU

(Kelayakan minima) (Kemahiran/ Kriteria perlu untuk pelaksanaan akauntabiliti)
Ijazah Sarjana Muda ● Mahir menggunakan komputer
(MS Excel, MS Word, MS Power Point)
● Boleh bekerja dengan pengawasan minima
PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK BAGI:
Aktiviti 1: Mengurus pertukaran dalaman pegawai kumpulan/skim W Pejabat

Bendahari
Proses Kerja
BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-

LAIN YANG UNDANG,
JAWAB
ADA PERATURAN DAN
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
1. BEND/TB Arahan  PEKELILING

PERKHIDMATAN
2. PTPO 1 Membuat semakan rekod staf yang PPK BIL.3 TAHUN 2004
telah berkhidmat 5 tahun dan -PANDUAN
keatas pada seksyen sedia ada PERTUKARAN
PEGAWAI AWAM
3. PPK Mencadangkan pelan pertukaran PTPO 1
dalam Mesyuarat
Pengurusan/Ketua PTj
4. PPK Menyediakan surat arahan PTPO
5. PTPO 1 Perekodan PO
Carta Alir
Tanggungjawab Proses Tugas Tempoh Masa

MULA
BEND/TB Arahan
PTPO 1 Membuat semakan rekod staf
PPK Menyedia kertas kerja dan

mencadangkan pelan pertukaran
Ahli Persetujuan ahli mesyuarat

mesyuarat
Setuju?
Menyediakan surat arahan

PPK
pertukaran
PO 1 Edaran
PTPO 1 Perekodan
TAMAT
Senarai Semak
BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN
1. Membuat semakan rekod staf yang telah

berkhidmat 5 tahun dan keatas seksyen sedia ada
2. Mencadangkan pelan pertukaran dalam

Mesyuarat Pengurusan/Ketua PTj
3. Menyediakan surat arahan
4. Perekodan
Aktiviti 2: Mengurus penanggungan tugas pegawai cuti bersalin/umrah/cuti
tanpa gaji dll.
Proses Kerja

LAIN YANG UNDANG,
JAWAB
ADA PERATURAN DAN
DIRUJUK
1. BEND/TB Arahan  PEKELILING

PERKHIDMATAN
2. PTPO 1 Menyediakan dan mengemaskini PPK BIL.17 TAHUN 2007
rekod tanggung tugas -PERATURAN
PENANGGUNGAN
3. PPK Mencadangkan staf yang layak TB
KERJA
kepada pihak pengurusan
PERKHIDMATAN
4. PTPO 1 Membuat surat arahan PPK/Pejabat AWAM
penanggungan kepada staf dan Pendaftar
Pejabat Pendaftar
5. PO 1 Edaran PTPO 1
Carta Alir

MULA
BEND/TB Arahan
PTPO 1 Membuat semakan rekod staf
Menyedia kertas kerja dan

PPK
mencadangkan pelan
penanggungan
Ahli
mesyuarat Persetujuan ahli mesyuarat
Setuju?
PTPO 1 Menyediakan surat arahan

penanggungan
PPK
Semakan oleh PPK
Setuju?
ii i
Tanggungjawab Proses Tugas
i
ii
BEND Semakan oleh Ketua PTj
Setuju dan T.T?
Edaran
PO 1
PTPO 1 Perekodan
TAMAT
Senarai Semak
1. Menyediakan dan mengemaskini rekod tanggung

tugas
2. Mencadangkan staf yang layak kepada pihak

pengurusan
3. Membuat surat arahan penanggungan kepada

staf
4. Perekodan
Aktiviti 3: Mengurus rekod dan maklumat cuti serta kehadiran pegawai di Pejabat
Bendahari
Proses Kerja
BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-UNDANG,

JAWAB LAIN PERATURAN DAN
YANG ADA PUNCA KUASA
HUBUNGA
N/
DIRUJUK
BEND Arahan ● Perintah Am 5
PTPO 1 Menyediakan dan mengemaskini PPK ● Perintah-Perintah Am
rekod/maklumat cuti dan kehadiran Bab G Waktu Bekerja
staf (admin sistem) -jana daripada & Lebih Masa
sistem ● Peraturan-Peraturan
PPK Melapor prestasi kad kehadiran PTPO 1 Tatatertib Badan-
bulanan kepada ketua Badan Berkanun
PTJ/Mesyuarat pengurusan ● Akta Badan-Badan
Berkanun (Tatatertib
dan Surcaj) 2000
PTPO 1 Menyediakan surat amaran kepada PPK ● Tatakelakuan
staf yang berkaitan Pegawai Awam
● SURAT PEKELILING
PPK Menyemak surat amaran kepada PTPO 1 UMT BILANGAN 1
staf yang berkaitan TAHUN 2018
- Kebenaran Gantian
Cuti Rehat Melebihi
BEND Menandatangani surat amaran PPK
150 Hari Digunakan
kepada staf yang berkaitan Sebagai Cuti rehat
PO 1 Edaran PTPO 1 Pada tahun Persaraan
● PEKELILING
PTPO 1 Perekodan PO 1 PERKHIDMATAN UMT
BILANGAN 6 TAHUN
2018
- Kemudahan Cuti
Bersalin Pegawai
Universiti Malaysia
Terengganu
● PEKELILING
PERKHIDMATAN UMT
BILANGAN 5 TAHUN
2018
- Kemudahan Cuti
Umrah
● PEKELILING
PERKHIDMATAN UMT
BILANGAN 8 TAHUN
2018
- Pelaksanaan
Kebenaran Pulang Awal
Satu Jam Kepada
Pegawai Wanita
Mengandung
● SURAT EDARAN UMT
BILANGAN 1 TAHUN
2016
- Pindaan Had Umur
Bagi Permohonan
Kemudahan Cuti Belajar
Bagi Mengikuti Pengajian
Peringkat Ijazah
Lanjutan
● PEKELILING
PERKHIDMATAN UMT
BILANGAN 8 TAHUN
2016
- Kemudahan Cuti
Kuarantin
● PEKELILING
PERKHIDMATAN UMT
BILANGAN 5 TAHUN
2016
- Dasar Baharu Cuti
Tanpa Gaji Bagi Pegawai
Yang Mengikuti
Pasangan Bertugas Atau
Berkhusus Di Dalam
Atau Di Luar Negara
●
PEKELILING
PERKHIDMATAN UMT
BILANGAN 9 TAHUN
2015
- Kadar Kelayakan
Kemudahan Cuti Rehat
Tahunan Bagi Pegawai
Perkhidmatan Awam
Persekutuan
●
PEKELILING
PERKHIDMATAN UMT
BILANGAN 4 TAHUN
2015
- Kemudahan Cuti Tanpa
Rekod Bagi Urusan
Kematian Ahli Keluarga
Terdekat
● PEKELILING
PERKHIDMATAN UMT
BILANGAN 1 TAHUN
2015
- Kemudahan Cuti
Menjaga Anak
● PEKELILING
PERKHIDMATAN UMT
BILANGAN 9 TAHUN
2018
- Penambahbaikan
Waktu Bekerja
Berperingkat (WBB) Di
Universiti Malaysia
Terengganu
●
SURAT EDARAN UMT
BILANGAN 1 TAHUN
2017
- Cuti Tanpa Rekod
Sempena Pesta
Kaamatan dan Hari
Gawai
●
PEKELILING
PERKHIDMATAN UMT
BILANGAN 8 TAHUN
2020
- PELAKSANAAN WAKTU
BEKERJA FLEKSI (WBF)
DI UNIVERSITI
MALAYSIA TERENGGANU
(UMT)
Carta Alir

MULA
Tempoh Masa
BEND Arahan
PTPO 1 Menerima sijil cuti sakit/makluman

pembatalan cuti dll. Berkaitan cuti
Mengemaskini dan menyediakan

PTPO 1 rekod/maklumat cuti dan kehadiran
staf (admin sistem)
PPK Melapor prestasi kad kehadiran

bulanan kepada ketua
PTJ/Mesyuarat pengurusan
PTPO 1 Menyediakan deraf surat amaran
PPK Menyemak surat amaran
Bersetuju?
BEND T.T ketua PTj pd surat
Bersetuju?
PO 1 Edaran
PTPO 1 Perekodan
TAMAT
Senarai Semak
1. Menyediakan dan mengemaskini rekod/maklumat

cuti dan kehadiran staf (admin system)
2. Melapor prestasi kad kehadiran bulanan kepada

ketua PTJ/Mesyuarat pengurusan
3. Mengeluarkan surat amaran kepada staf yang

berkaitan
4. Edaran
5. Perekodan
Aktiviti 4: Mengurus rekod dan maklumat latihan staf
Proses Kerja

LAIN YANG UNDANG,
JAWAB
ADA PERATURAN DAN
DIRUJUK
1. BEND Arahan PPK/SU  PEKELILING

PERKHIDMATAN
2. PTPO 1 Menyediakan dan mengemaskini PPK BILANGAN 6 TAHUN
rekod latihan staf 2005
-DASAR LATIHAN
3. PPK Mencalonkan staf yang berkaitan PTPO 1
SUMBER MANUSIA
4. PPK Melaporkan prestasi latihan PTPO 1 SEKTOR AWAM
pegawai kepada ketua
PTJ/Mesyuarat Pengurusan
Carta Alir
Tanggungjawab MULA Proses Tugas Tempoh Masa
Arahan
BEND/TB
PTPO 1 Menyediakan dan mengemaskini

rekod latihan
PPK Mencalonkan staf yg bersesuaian
BEND/TB Persetujuan ketua PTj
tidak Setuju?
ya
Menguruskan pembayaran yuran

PTQ
latihan
Key in maklumat latihan ke

PTPO 1
dalam sistem Latihan setelah
selesai latihan
Perekodan
PTPO 1
TAMAT
Senarai Semak
1. Menyediakan dan mengemaskini rekod latihan

staf
2. Mencalonkan staf yang berkaitan
3. Melaporkan prestasi latihan pegawai kepada

ketua PTJ/Mesyuarat Pengurusan
4. Perekodan
Aktiviti 5: Menyediakan Pekeliling/Surat Pekeliling Bendahari
Proses Kerja

LAIN YANG UNDANG,
JAWAB
ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
KUASA
DIRUJUK
1. BEND Arahan
2. PPK Menerima arahan/menerima TB/BEND

cabutan minit JKTK/LPU/MPU
3. PPK Menyediakan draf TB/BEND
4. BEND/TB Semakan PPK
5. PTPO 1 Mendapatkan no. rujukan fail PPK
6. PPK Menyediakan Pekeliling PTPO
7. BEND Pengesahan dan tandatangan oleh PPK/ S/U

ketua PTj
8. PO Menyediakan salinan dan edaran PTPO

kepada semua PTj
9. PPK Upload ke e-pekeliling PTPO

Carta Alir
Tanggungjawab MULA Proses Tugas
Arahan
BEND/TB
PPK Menyediakan draf
BEND Semakan
PPK Menyediakan pekeliling
BEND Pengesahan & tandatangan

BEND
tidak
Setuju?
ya
PO edaran
Perekodan
PTPO 1
TAMAT
Senarai Semak
1. Menerima arahan/menerima cabutan minit

JKTK/LPU/MPU
2. Menyediakan draf
3. Semakan oleh TB
4. Mendapatkan no. rujukan fail
5. Menyediakan Pekeliling
6. Pengesahan dan tandatangan oleh ketua PTj
7. Menyediakan salinan dan edaran kepada semua

PTj
8. Upload ke e-pekeliling
9. Perekodan
Aktiviti 6: Menyediakan surat perwakilan kuasa bagi jabatan (naik pangkat/
pertukaran/ tambahan kuasa/kutipan tunai/PWR)
Proses Kerja

LAIN YANG UNDANG,
JAWAB
ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
KUASA
DIRUJUK
1. BEND Arahan 
2. PPK Semakan rekod naik BEND/TB  SURAT

pangkat/pertukaran/tambahan PEKELILIN
kuasa melalui surat/emel G
makluman yang diterima AKAUNTA
N NEGARA
3. PPK Mengarahkan penyediaan surat PTPO 2 MALAYSIA
perwakilan kuasa beserta bidang BILANGAN
kuasa yang diberikan 6 TAHUN
2018
4. PTPO 2 Menyediakan draf surat kuasa PPK TATACAR
A
5. PPK Menyemak draf PTPO 2
PENGURU
6. PTPO 2 Mencetak surat kuasa tersebut PPK SAN
diatas kertas conquerer PENETAPA
N KUASA
7. PTPO 2 Dapatkan tandatangan pemohon di Staf berkaitan DAN
surat kuasa TUGAS
PEGAWAI
8. PTPO 1 Menyediakan surat yang telah PTPO 2 PENGAWA
bertandatangan penerima kuasa L KEPADA
kepada Pejabat Naib Canselor PEGAWAI
untuk ditandatangani oleh NC PERAKAU
NAN DI
9. PTPO 2 Setelah surat siap T.T NC, sediakan PTPO 1/Staf BAWAH
surat serahan kepada penerima berkaitan KAWALAN
kuasa NYA
(ARAHAN
PERBEND
AHARAAN
11)
 KUASA
KEWANGA
N UMT
2016
10. PO 1 Edaran
11. PTPO 1 Perekodan

Carta Alir
Arahan
BEND/TB/PPK
PTPO 2 Menyediakan draf surat

perwakilan kuasa
PPK Menyemak draf
tidak
Bersetuju?
ya
Mencetak surat kuasa di

PTPO 2
atas kertas conquarer
PTPO 2 Hubungi/emel kepada

penama
Staf/Pemohon Tandatangan pemohon
PTPO 1 Memo kepada Pejabat NC
Tandatangan NC
NC
Menyediakan surat
PTPO 1
serahan kepada PTj
A
A
PO 1 Edaran
PTPO 1 Perekodan
TAMAT
Senarai Semak
1. Semakan rekod naik

pangkat/pertukaran/tambahan kuasa melalui
surat/emel makluman yang diterima
2. Menyediakan draf surat kuasa
3. Menyemak draf
4. Mencetak surat kuasa tersebut diatas kertas

conquerer
5. Dapatkan tandatangan di surat kuasa
6. Menghantar surat yang telah bertandatangan

penerima kuasa kepada Pejabat Naib Canselor
untuk ditandatangani oleh NC
7. Setelah surat siap T.T NC, sediakan surat serahan

kepada penerima kuasa
8. Fotostat dan penghantaran dalaman
9. Perekodan
Aktiviti 7: Menguruskan mesyuarat (Pengurusan/Perbincangan Jabatan)
Proses Kerja

LAIN YANG UNDANG,
JAWAB
ADA PERATURAN DAN
DIRUJUK
1. BENDAHARI/ Arahan PPK  PEKELILING

TB KEMAJUAN
PENTADBIRAN
2. PPK Dapatkan tarikh Ketua S/U AWAM BILANGAN 2
PTJ/Timbalan TAHUN 1991-
PANDUAN
3. PPK Emel pemakluman kepada semua S/U PENGURUSAN
MESYUARAT DAN
Pegawai Kewangan
URUSAN
4. PPK Dapatkan maklumbalas perkara Pgawai JAWATANKUASA
JAWATANKUASA
berbangkit mesyuarat lepas berkaitan
KERAJAAN
5. PPK Sediakan agenda Pegawai
berkaitan
6. PTPO 1 Tempahan makanan/bilik PPK

mesyuarat
7. PPK Upload ke dalam sistem e-meeting PTPO
8. PPK Mesyuarat berlangsung -

(setiausaha-mencatat minit)
9. PPK Menyediakan draf minit mesyuarat BENDAHARI/TB
10. BENDAHARI/ Menyemak draf PPK

TB
11. BENDAHARI/ Menandatangani minit mesyuarat PPK/ S/U

TB
12. PTPO Edaran minit PO
13. PTPO Perekodan PO

Carta Alir
BEND/TBP/PPK Arahan
PPK Dapatkan tarikh Ketua PTJ/Timbalan
PPK Emel pemakluman kepada semua

Pegawai Kewangan
PPK Dapatkan maklumbalas perkara

berbangkit
PPK Sediakan agenda
PTPO 1 Tempahan makanan/bilik mesyuarat
PPK Upload agenda ke dalam system e-

meeting
PPK Majlis berlangsung (setiausaha-mencatat

minit)
PPK Sediakan minit
PPK Upload minit ke e-Meeting
Perekodan
PTPO
TAMAT
Senarai Semak
1. Dapatkan tarikh Ketua PTJ/Timbalan
2. Emel pemakluman kepada semua Pegawai

Kewangan
3. Dapatkan maklumbalas perkara berbangkit
4. Sediakan agenda
5. Tempahan makanan/bilik mesyuarat
6. Upload ke dalam system e-meeting
7. Majlis berlangsung (setiausaha-mencatat minit)
8. Edaran minit
9. Perekodan
Aktiviti 8: Menguruskan pelupusan dokumen (Perakaunan & Kewangan)
Proses Kerja

LAIN YANG UNDANG,
JAWAB
ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
KUASA
DIRUJUK
1. BENDAHARI/ Arahan PPK ● Akta Arkib

TB Negara 2003
● Jadual
2. PPK Semakan keatas dokumen- PTPO/Semua Pelupusan
dokumen yang layak untuk Seksyen Rekod
dilupuskan Kewangan
dan
3. PTPO 1 Mengumpulkan dokumen tersebut PO Perakaunan
di tempat yang dikenal pasti dan ● Surat
sediakan senarai dokumen, ikat Pekeliling
dan ambil ukuran dokumen Am Bil
1/1970
4. PPK Menyediakan surat dan mengisi Audit ● Panduan
borang pelupusan (Arkib 4/08) Terengganu/ Pelupusan
yang disediakan oleh Arkib negeri Rekod Awam
Arkib
sebanyak 4 salinan dan dihantar 2010
Terengganu/
kepada: ● Surat
PSNZ
Pekeliling
-Audit negeri (kewangan dan Am Bil
/ Jabatan
perakaunan sahaja) 2/2016
Akauntan
-Arkib negeri Negara
(Cawangan
-Jabatan Akauntan Negara
Terengganu)
(Cawangan Terengganu)
-salinan kepada PSNZ
6. PPK Setelah menerima surat kelulusan PTPO/PO

pemusnahan drp 3 agensi diatas.
Dokumen ini perlu dilupuskan dlm
tempoh 3 bulan drp tarikh surat
diterima. Lakukan pemusnahan
dalam tempoh 3 bulan melalui
salah satu kaedah spt berikut:
-rincih
-bakar
-jual kpd sykt kitar semula
7. PTPO 1/PO Menyaksikan proses pelupusan dan PPK/RD Papers

mengambil gambar bukti serta
dapatkan resit daripada sykt kita
semula (jika memilih kaedah kitar
semula)
8. PO Duit hasil jualan kertas/fail perlu

dimasukkan ke akaun terimaan
universiti (berurusan di kaunter
hasil Pej. Bendahari) dan dapatkan
resit UMT
9. PPK Mengisi borang penentusahan JAN Putrajaya/

pelupusan (Arkib 13/08) dan
Audit
lampirkan bersama-sama resit RD
Terengganu/
papers beserta surat serahan dan
hantar kepada: Arkib
Terengganu/
-JAN negeri
PSNZ
-Arkib negeri
-Audit negeri
-PSNZ
10. PO Hantar borang penentusahan PKK

(Arkib 13/08) ke Arkib Negara
dalam tempoh 1 bulan

Carta Alir
BEND/TBPPK Arahan
PPK Memohon senarai fail/dokumen yg ingin

dilupuskan drp setiap seksyen
PPK Semakan keatas dokumen-dokumen yang

layak untuk dilupuskan
PPK
Menyediakan senarai pelupusan
Mengumpulkan dokumen tersebut di

PTPO 1/PO tempat yang dikenal pasti dan ambil
ukuran dokumen
PPK Menyediakan surat dan mengisi borang

pelupusan
PO Menghantar surat dan borang ke

Arkib/JAN/Audit negeri untuk kelulusan
tidak
Kelulusan Arkib/JAN/Audit negeri?
ya
PO & PTPO 1 Pelupusan dokumen dengan khidmat RD

papers (jualan kertas terpakai)
i
i
PO & PTPO 1 Menyaksikan proses pelupusan dan

dapatkan resit daripada RD papers
Menyerahkan duit hasil bayaran ke

PO
kaunter hasil & dapatkan resit
Mengisi borang penentusahan

PPK pemusnahan dokumen & menyediakan
surat penentusahan
Edaran surat penentusahan kepada

PO
ARKIB/JAN/Audit negeri
PTPO 1 Perekodan
TAMAT
Senarai Semak
1. Arahan
2. Semakan keatas dokumen-dokumen yang layak untuk

dilupuskan
3. Mengumpulkan dokumen tersebut di tempat yang dikenal

pasti dan sediakan senarai dokumen, ikat dan ambil ukuran
dokumen
4. Menyediakan surat dan mengisi borang pelupusan (Arkib

4/08) yang disediakan oleh Arkib negeri sebanyak 4 salinan
dan dihantar kepada:
-Audit negeri (kewangan dan perakaunan sahaja)
-Arkib negeri
-Jabatan Akauntan Negara (Cawangan Terengganu)
6. Setelah menerima surat kelulusan pemusnahan drp 3 agensi
diatas. Dokumen ini perlu dilupuskan dlm tempoh 3 bulan drp
tarikh surat diterima. Lakukan pemusnahan dalam tempoh 3
bulan melalui salah satu kaedah spt berikut:
-rincih
-bakar
7. Menyaksikan proses pelupusan dan mengambil gambar bukti
serta dapatkan resit daripada sykt kita semula (jika memilih
kaedah kitar semula)
8. Duit hasil jualan kertas/fail perlu dimasukkan ke akaun
terimaan universiti (berurusan di kaunter hasil Pej.
Bendahari) dan dapatkan resit UMT
9. Mengisi borang penentusahan pelupusan (Arkib 13/08) dan
lampirkan bersama-sama resit RD papers beserta surat
serahan dan hantar kepada:
-JAN negeri
-Arkib negeri
-Audit negeri
-PSNZ
10. Hantar borang penentusahan (Arkib 13/08) ke Arkib Negara
11. Perekodan
Aktiviti 9: Menguruskan pelupusan dokumen (fail am/awam)
Proses Kerja

JAWAB LAIN YANG UNDANG,
ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. BENDAHARI/ Arahan PPK ● Akta Arkib
TB Negara 2003
2. PPK Semakan keatas dokumen-dokumen PTPO/Semua ● Jadual
yang layak untuk dilupuskan Seksyen Pelupusan
3. PTPO 1 Mengumpulkan dokumen tersebut di PO Rekod
tempat yang dikenal pasti dan Kewangan
sediakan senarai dokumen, ikat dan dan
ambil ukuran dokumen Perakaunan
4. PPK Menyediakan surat dan mengisi Arkib ● Surat
borang pelupusan – Borang Arkib 2/08 Terengganu/ Pekeliling
(Fail) yang disediakan oleh Arkib PSNZ Am Bil
Negara sebanyak 2 salinan dan 1/1970
dihantar kepada: ● Panduan
-Arkib negeri Pelupusan
-salinan kepada PSNZ Rekod Awam
5. PPK Terima surat kebenaran pemusnahan Audit 2010
daripada Arkib Negeri Terengganu/ ● Surat
Arkib Pekeliling
Terengganu Am Bil
6. PPK Lakukan pemusnahan dalam tempoh 3 2/2016
bulan melalui salah satu kaedah spt
berikut:
-rincih
-bakar
7. PTPO 1/PO Menyaksikan proses pelupusan dan PPK/RD Papers
semula)
universiti (berurusan di kaunter hasil
Pej. Bendahari) dan dapatkan resit
UMT
9. PPK Mengisi borang penentusahan Arkib
pelupusan (Arkib 12/08) dan Terengganu/
lampirkan bersama-sama resit RD PSNZ
hantar kepada:
-Arkib negeri
-PSNZ
10. PO Hantar borang penentusahan (Arkib PKK
12/08) ke Arkib Negara dalam tempoh
1 bulan
Carta Alir
BEND/TB/PPK Arahan


PPK Menyediakan senarai pelupusan

PTPO 1 /PO tempat yang dikenal pasti dan ambil
ukuran dokumen

pelupusan
PO Menghantar surat dan borang ke Arkib
tidak
Kelulusan Arkib?
ya

i
A


PO

surat penentusahan

PO
ARKIB
PTPO 1 Perekodan
TAMAT
Senarai Semak

1. Arahan
2. Semakan keatas dokumen-dokumen yang layak untuk
dilupuskan
3. Mengumpulkan dokumen tersebut di tempat yang
dikenal pasti dan sediakan senarai dokumen, ikat dan
ambil ukuran dokumen
4. Menyediakan surat dan mengisi borang pelupusan –
Borang Arkib 2/08 (Fail) yang disediakan oleh Arkib
Negara sebanyak 2 salinan dan dihantar kepada:
-Arkib negeri
5. Terima surat kebenaran pemusnahan daripada Arkib
Negeri
6. Lakukan pemusnahan dalam tempoh 3 bulan melalui
salah satu kaedah spt berikut:
-rincih
-bakar
7. Menyaksikan proses pelupusan dan mengambil
gambar bukti serta dapatkan resit daripada sykt kita
semula (jika memilih kaedah kitar semula)
8. Duit hasil jualan kertas/fail perlu dimasukkan ke
akaun terimaan universiti (berurusan di kaunter hasil
Pej. Bendahari) dan dapatkan resit UMT
9. Mengisi borang penentusahan pelupusan (Arkib
12/08) dan lampirkan bersama-sama resit RD papers
beserta surat serahan dan hantar kepada:
-Arkib negeri
-PSNZ
10. Hantar borang penentusahan (Arkib 12/08) ke Arkib
Negara dalam tempoh 1 bulan
11. Perekodan
Aktiviti 10: Menguruskan pelupusan dokumen/rekod awam (yang tidak
dinyatakan dalam jadual)
Proses Kerja

ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. BENDAHARI/ Arahan ● Akta Arkib
TB Negara 2003
2. PPK Kenalpasti Rekod Tidak Aktif & PTPO 1 ● Jadual
Tamat Tindakan Pelupusan
3. PKK Senaraikan menggunakan borang Rekod
yang betul Kewangan
• Arkib 5/08 – Fail dan
• Arkib 6/08 – Kartografi Perakaunan
• Arkib 7/08 - Seni Bina ● Surat
• Arkib 8/08 – Pandang Pekeliling
Dengar Am Bil
• Arkib 9/08 – Terbitan & 1/1970
Bahan Bercetak ● Panduan
• Arkib 10/08 – Elektronik Pelupusan
4. PPK Hantar 2 salinan borang beserta PTPO 1 Rekod Awam
surat ke Arkib Negara & PSNZ 2010
5. Arkib Negara Penilaian oleh Arkib Negara ● Surat
6. PPK Terima surat kebenaran pelupusan Arkib Pekeliling
dari Arkib Negara dalam tempoh 6 Am Bil
bulan 2/2016
7. PKK Lakukan pemusnahan dalam PTPO 1
tempoh 3 bulan melalui salah satu
kaedah spt berikut:
-rincih
-bakar
8. PTPO 1/PO Menyaksikan proses pelupusan dan PPK
semula)
9. PO Duit hasil jualan kertas/fail perlu PPK
universiti (berurusan di kaunter
hasil Pej. Bendahari) dan dapatkan
resit UMT
10. PKK Mengisi borang penentusahan PTPO 1
pelupusan (Arkib 12/08) dan
lampirkan bersama-sama resit RD
hantar kepada:
-Arkib negeri
-PSNZ
11. PO Hantar Borang Penentusahan PPK
(Arkib 12/08) ke Arkib Negara
12. PTPO 1 Perekodan PPK
Carta Alir
BEND/TB/PPK Arahan


PPK Menyediakan senarai pelupusan

PTPO 1 /PO tempat yang dikenal pasti dan ambil
ukuran dokumen

pelupusan
PO Menghantar surat dan borang ke Arkib
tidak
Kelulusan Arkib?
ya

i
A


PO

surat penentusahan

PO
ARKIB
PTPO 1 Perekodan
TAMAT
Senarai Semak
BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN BIL.

1. BENDAHARI/ Arahan
TB
2. PPK Kenalpasti Rekod Tidak Aktif & Tamat
Tindakan
3. PKK Senaraikan menggunakan borang yang
betul
• Arkib 5/08 – Fail
• Arkib 6/08 – Kartografi
• Arkib 7/08 - Seni Bina
• Arkib 8/08 – Pandang Dengar
• Arkib 9/08 – Terbitan & Bahan
Bercetak
• Arkib 10/08 – Elektronik
4. PPK Hantar 2 salinan borang beserta surat ke
Arkib Negara & PSNZ
5. Arkib Negara Penilaian oleh Arkib Negara
6. PPK Terima surat kebenaran pelupusan dari
Arkib Negara dalam tempoh 6 bulan
7. PKK Lakukan pemusnahan dalam tempoh 3
bulan melalui salah satu kaedah spt
berikut:
-rincih
-bakar
8. PTPO 1/PO Menyaksikan proses pelupusan dan
mengambil gambar bukti serta dapatkan
resit daripada sykt kita semula (jika
memilih kaedah kitar semula)
dimasukkan ke akaun terimaan universiti
(berurusan di kaunter hasil Pej. Bendahari)
dan dapatkan resit UMT
10. PKK Mengisi borang penentusahan pelupusan
(Arkib 12/08) dan lampirkan bersama-
sama resit RD papers beserta surat serahan
dan hantar kepada:
-Arkib negeri
-PSNZ
11. PO Hantar Borang Penentusahan (Arkib 12/08)
ke Arkib Negara dalam tempoh 1 bulan
Aktiviti 11: Menguruskan kunci Pejabat Bendahari:- Menyelaras pelantikan
Pegawai Pemegang Kunci Pejabat Bendahari (1 kali setahun)
Proses Kerja

LAIN YANG UNDANG,
JAWAB
ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
KUASA
DIRUJUK
1. BENDAHARI/ Arahan  Manual Kualiti

TB/PPK dan SOA:
2. PTPO Membuat semakan PPK DOKUMEN MS
ISO/IEC
3. PTPO Membuat surat lantikan PPK 27001:2013
SISTEM
4. BEND Tandatangan ketua PTj PPK
PENGURUSAN
5. PO Membuat edaran PTPO KESELAMATA
N MAKLUMAT
6. PTPO Perekodan PPK (ISMS)
 Arahan
Keselamatan
Carta Alir
MULA
BEND/TB Arahan
PTPO Membuat semakan
PTPO Membuat surat lantikan
BEND Tandatangan ketua PTj
tidak
lulus?
PO Membuat edaran
PTPO Perekodan
TAMAT
Senarai Semak
1. Arahan
2. Membuat semakan
3. Membuat surat lantikan
4. Tandatangan ketua PTj
5. Membuat edaran
6. Perekodan
Aktiviti 12: Menguruskan kunci Pejabat Bendahari:- Menukar kunci pendua di
Bahagian Keselamatan (1 kali setiap 6 bulan)
Proses Kerja

LAIN YANG UNDANG,
JAWAB
ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
KUASA
DIRUJUK

TB/PPK dan SOA:
2. PPK Menyediakan surat serahan & PPK DOKUMEN MS
borang akuan penerimaan ISO/IEC
27001:2013
3. PPK Menyerahkan salinan pendua (set PPK SISTEM
A) Bilik Kebal & peti besi kpd Bah. PENGURUSAN
Keselamatan KESELAMATA
4. PPK Mengambil kunci pendua (set B) PPK N MAKLUMAT
dlm simpanan Bah. Keselamatan (ISMS)
utk digunakan di Pej. Bend
 Arahan
5. PPK Menyemak set kunci yang diterima PTPO
Keselamatan
6. Bah. Mendapatkan T.T Pengawal PPK
Keselamatan Keselamatan bertugas pd. Borang
akuan serahan
7. PPK & PTPO Perekodan

Carta Alir
MULA
BEND/TB Arahan
PPK Menyediakan surat serahan &

borang perakuan
PPK Menyerahkan salinan kunci

pendua simpanan Pej. Bend
PPK Mengambil salinan kunci pendua

simpanan Bah. Keselamatan
PPK Menyemak set kunci tersebut
tidak
lengkap?
Bah.
Keselamatan T.T Pengawal Keselamatan
bertugas pd borang akuan
PPK & PTPO Perekodan
TAMAT
Senarai Semak
BIL. BIL. TINDAKAN TANDA (/)
1. Arahan
2. Menyediakan surat serahan &

borang akuan penerimaan
3. Menyerahkan salinan pendua (set

A) Bilik Kebal & peti besi kpd Bah.
Keselamatan
4. Mengambil kunci pendua (set B)
dlm simpanan Bah. Keselamatan
utk digunakan di Pej. Bend
5. Menyemak set kunci yang diterima
6. Mendapatkan T.T Pengawal

Keselamatan bertugas pd. Borang
akuan serahan
7. Perekodan
Aktiviti 13: Menguruskan LESTARI/Program/Majlis
Proses Kerja

LAIN YANG UNDANG,
JAWAB
ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
KUASA
DIRUJUK
1. BENDAHARI/ Mengeluarkan arahan untuk PPK/ S/U  SENARAI

TB mengadakan TUGAS
LESTARI/Program/Majlis
2. PPK Mendapatkan tarikh Ketua S/U

PTj/Timbalan
3. PPK Menghantar emel makluman PTPO

kepada warga
4. PPK Menguruskan pengisian dan PTPO / AJK / PO

penganjuran program
5. PPK/PTPO/ Persiapan tempat PTPO / AJK / PO
PO
6. PPK Majlis berlangsung PTPO / AJK / PO

Carta Alir
MULA
BEND/TB Arahan
PPK Mendapatkan tarikh Ketua

PTj/Timbalan
PPK Pelantikan AJK jika ada keperluan
Menghantar emel makluman/surat

PPK
kepada warga
AJK/PO/PTPO Persiapan tempat
AJK/PO/PTPO Majlis berlangsung
TAMAT
Senarai Semak
1. Mendapatkan tarikh Ketua PTj/Timbalan
2. Menghantar emel makluman kepada warga
3. Persiapan tempat
4. Majlis berlangsung
Aktiviti 14: Menguruskan pengeposan surat/dokumen keluar (Pos Berdaftar/Pos
Biasa)
Proses Kerja

LAIN YANG UNDANG,
JAWAB
ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
KUASA
DIRUJUK
1. PPK Arahan 
2. PO 1 Semak dokumen yang hendak PTPO  PEKELILING

dipos dan kenalpasti cara PERKHIDMA
pengeposan yang perlu. TAN
BILANGAN
3. PO 1 Rekod maklumat dokumen dan PTPO 5 TAHUN
dapatkan bar kod pos (sekiranya 2007
perlu). PANDUAN
PENGURUS
4. PO 1 Pastikan dokumen dihantar ke PTPO AN
Pejabat Pos pada hari yang PEJABAT
sama/dalam kadar segera.
5. PO 1 Timbang dokumen yang dipos dan PTPO

dapatkan jumlah setem yang
terlibat.
6. PO 1 Buat tuntutan wang setem dalam PTPO

kadar segera dan serahkan bar kod
kepada pegawai berkenaan untuk
difailkan.
Carta Alir
MULA
Arahan
BEND/TB/PPK
PO 1 Semak dokumen yang hendak dipos dan

kenalpasti cara pengeposan yang perlu.
Rekod maklumat dokumen dan dapatkan

PO 1 bar kod pos (sekiranya perlu).
Pastikan dokumen dihantar ke Pejabat

PO 1 Pos pada hari yang sama/dalam kadar
segera.
PO 1 Timbang dokumen yang dipos dan

dapatkan jumlah setem yang terlibat.
PO 1 Buat tuntutan wang setem dalam kadar

segera dan serahkan bar kod kepada
pegawai berkenaan untuk difailkan.
PTPO 1 Perekodan
TAMAT
Senarai Semak
1. Semak dokumen yang hendak dipos dan

kenalpasti cara pengeposan yang perlu.
2. Rekod maklumat dokumen dan dapatkan bar kod

pos (sekiranya perlu).
3. Pastikan dokumen dihantar ke Pejabat Pos pada

hari yang sama/dalam kadar segera.
4. Timbang dokumen yang dipos dan dapatkan

jumlah setem yang terlibat.
5. Buat tuntutan wang setem dalam kadar segera

dan serahkan bar kod kepada pegawai berkenaan
untuk difailkan.
Aktiviti 15: Menguruskan pembayaran bil agensi dan lain-lain urusan
Proses Kerja

LAIN YANG UNDANG,
JAWAB
ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
KUASA
DIRUJUK
1. PPK Arahan  PEKELILING

PERKHIDMA
2. PO 1 Dapatkan pemandu dengan segera PTPO/SU/Peman TAN
setelah mendapat arahan/dokumen du PPH BILANGAN
yang hendak dibawa. 5 TAHUN
2007
3. PO 1 Bagi dokumen kewangan ke bank, PTPO/Seksyen PANDUAN
dapatkan tandatangan pihak bank Akaun PENGURUS
pada dokumen berkenaan AN
PEJABAT
4. PO 1 Bagi pembayaran bil utiliti, PTPO/PTQ
dapatkan resit pembayaran untuk
difailkan.
5. PO 1 Pastikan urusan diselesaikan dalam

kadar segera.
Carta Alir
MULA
BEND/TB/PPK Arahan
PO 1 Dapatkan pemandu dengan segera

setelah mendapat arahan/dokumen yang
hendak dibawa.
Bagi dokumen kewangan ke bank,

PO 1
dapatkan tandatangan pihak bank pada
dokumen berkenaan
PO 1 Bagi pembayaran bil utiliti, dapatkan

resit pembayaran untuk difailkan.
Pastikan urusan diselesaikan dalam

PO 1
kadar segera.
TAMAT
Senarai Semak
1. Dapatkan pemandu dengan segera setelah

mendapat arahan/dokumen yang hendak dibawa.
2. Bagi dokumen kewangan ke bank, dapatkan

tandatangan pihak bank pada dokumen
berkenaan
3. Bagi pembayaran bil utility, dapatkan resit

pembayaran untuk difailkan.
4. Pastikan urusan diselesaikan dalam kadar segera.

Aktiviti 16: Menguruskan terimaan dokumen masuk (dalaman UMT)
Proses Kerja

LAIN YANG UNDANG,
JAWAB
ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
KUASA
DIRUJUK
1. PPK Arahan 
2. PO 2 Surat dalaman UMT diambil dua S/U / PTPO  PEKELILING

kali sehari iaitu pagi dan petang PERKHIDMA
dari Pigeon Hole Pejabat Pendaftar TAN
BILANGAN
3. PO 2 Kenalpasti surat/dokumen yang S/U / PTPO 5 TAHUN
diterima dan direkod dalam format 2007
excell PANDUAN
PENGURUS
4. PO 2 Agihan kepada staf yang berkaitan Staf yang AN
berkaitan PEJABAT
5. PO 2 Sekiranya cek, rekodkan di dalam Kaunter hasil
rekod terimaan cek dan diserahkan Pejabat
kepada Kaunter Terimaan. Bendahari
6. PO 2 Bagi cek UMT yang dipulangkan, Seksyen

serahkan segera kepada Penolong Pembayaran
Akauntan Seksyen Pembayaran.
7. PO 2 Bagi surat kepada S/U

Bendahari/Timbalan Bendahari,
serahkan kepada Setiausaha
masing-masing untuk diambil
tindakan.
Carta Alir
MULA
BEND/TB/PPK Arahan
PO 2 Surat dalaman UMT diambil dua kali

sehari iaitu pagi dan petang dari Pigeon
Hole Pejabat Pendaftar
Kenalpasti surat/dokumen yang diterima

PO 2
dan rekod dalam excell
Agihan kpd staf berkaitan

PO 2
Sekiranya cek, rekodkan di dalam rekod

PO 2
terimaan cek dan diserahkan kepada
Kaunter Terimaan.
Bagi cek UMT yang dipulangkan,

PO 2
serahkan segera kepada Penolong
Akauntan Seksyen Akaun.
PO 2 Bagi surat kepada Bendahari/Timbalan

Bendahari, serahkan kepada Setiausaha
masing-masing untuk diambil tindakan.
TAMAT
Senarai Semak
1. Surat dalaman UMT diambil dua kali sehari iaitu

pagi dan petang dari Pigeon Hole Pejabat
Pendaftar
2. Kenalpasti surat/dokumen yang diterima dan buat

agihan kepada pegawai berkenaan.
3. Sekiranya cek, rekodkan di dalam rekod terimaan

cek dan diserahkan kepada Kaunter Terimaan.
4. Bagi cek UMT yang dipulangkan, serahkan segera

kepada Penolong Akauntan Seksyen Pembayaran.
5. Bagi surat kepada Bendahari/Timbalan Bendahari,

serahkan kepada Setiausaha masing-masing
untuk diambil tindakan.
Aktiviti 17: Menguruskan dokumen keluar (edaran dalaman UMT)
Proses Kerja

LAIN YANG UNDANG,
JAWAB
ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
KUASA
DIRUJUK

PERKHIDMA
2. PO 1 Pastikan surat keluar dihantar ke Pemilik surat TAN
Pigeon Hole Pejabat Pendaftar dua BILANGAN
kali sehari iaitu pagi dan petang. 5 TAHUN
2007
3. PO 1 Bagi dokumen berstatus “SEGERA” Pemilik surat PANDUAN
terus dihantar kepada pegawai/PTJ PENGURUS
berkenaan. AN
PEJABAT
4. PO 1 Dapatkan pengesahan pegawai Penerima surat
penerima
5. PO 1 Rekod maklumat ke dalam sistem. PTPO
6. PTPO 1 Failkan Sijil Cuti Sakit/Penyata Cuti PO

Bersalin yang diterima di dalam fail
cuti staf berkenaan.
Carta Alir
MULA
BEND/TB/PPK Arahan
PO 1 Pastikan surat keluar dihantar ke Pigeon

Hole Pejabat Pendaftar dua kali sehari
iaitu pagi dan petang.
Bagi dokumen berstatus “SEGERA” terus

PO 1
dihantar kepada pegawai/PTJ berkenaan.
PO 1 Dapatkan pengesahan penerima
PO 1 Rekod maklumat ke dalam sistem.
TAMAT
Senarai Semak
1. Pastikan surat keluar dihantar ke Pigeon Hole

Pejabat Pendaftar dua kali sehari iaitu pagi dan
petang.
2. Bagi dokumen berstatus “SEGERA” terus dihantar

kepada pegawai/PTJ berkenaan.
3. Dapatkan pengesahan Ketua Jabatan.
4. Rekod maklumat ke dalam sistem.
5. Failkan Sijil Cuti Sakit/Penyata Cuti Bersalin yang

diterima di dalam fail cuti staf berkenaan.
Aktiviti 18: Menguruskan pemfailan resit
Proses Kerja

LAIN YANG UNDANG,
JAWAB
ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
KUASA
DIRUJUK

PERKHIDMA
2. PO Semak resit yang diterima baik Ajen courier TAN
melalui pos atau serahan oleh BILANGAN
pembekal. 5 TAHUN
2007
3. PO Failkan dan labelkan fail PTPO/penerima PANDUAN
berkenaan. surat PENGURUS
AN
PEJABAT
Carta Alir
MULA
BEND/TB/PPK Arahan
PO 1 Semak resit yang diterima
PO 1
Fail dan labelkan fail tersebut
TAMAT
Senarai Semak
1. Semak resit yang diterima baik melalui pos atau

serahan oleh pembekal.
2. Failkan dan labelkan fail berkenaan.

Aktiviti 19: Menguruskan perkhidmatan salinan dokumen (aktiviti fotostat)
Proses Kerja

LAIN YANG UNDANG,
JAWAB
ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
KUASA
DIRUJUK

PERKHIDMA
2. PO Semak dokumen yang hendak PTPO TAN
difotostat. BILANGAN
5 TAHUN
3. PO Kenalpasti jumlah yang perlu Pemilik surat
2007
difotostat dan kenalpasti cara PANDUAN
cetakan PENGURUS
4. PO Semak dokumen yang telah PTPO AN
PEJABAT
difotostat, bagi dokumen yang
rosak, fotostat semula.
5. PO Serah kepada pegawai dan buat PT

agihan sepertimana yang
diarahkan.
Carta Alir
MULA
BEND/TB/PPK Arahan
PO Semak dokumen yang hendak difotostat
PO Kenalpasti jumlah yang perlu difotostat
PO Agihan
PTPO Perekodan
TAMAT
Senarai Semak
1. Semak dokumen yang hendak difotostat.
2. Kenalpasti jumlah yang perlu difotostat dan

kenalpasti cara cetakan
3. Semak dokumen yang telah difotostat, bagi

dokumen yang rosak, fotostat semula.
4. Serah kepada pegawai dan buat agaihan

sepertimana yang diarahkan.
Aktiviti 20: Menguruskan bilik mesyuarat/bilik perbincangan/pantri
Proses Kerja

LAIN YANG UNDANG,
JAWAB
ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
KUASA
DIRUJUK

PERKHIDMA
2. S/U Semak jadual pengunaan Bilik PTPO TAN
Mesyuarat/Bilik Perbincangan. BILANGAN
5 TAHUN
3. S/U Pastikan keadaan bilik bersih dan PO
2007
kemas sebelum/selepas digunakan. PANDUAN
4. S/U Sediakan label mesyuarat selaras PO PENGURUS
dengan tempahan penggunaan. AN
PEJABAT
5. PPK kelulusan Pegawai Tadbir bagi S/U
permohonan penggunaan daripada
pihak luar.
Carta Alir
MULA
BEND/TB/PPK Arahan
S/U Semak jadual penggunaan bilik
S/U Pastikan keadaan bilik bersih dan kemas

dan lengkap dengan kit makanan/pen
S/U Sediakan label mesyuarat
TAMAT
Senarai Semak
1. Semak jadual pengunaan Bilik Mesyuarat/Bilik

Perbincangan.
2. Pastikan keadaan bilik bersih dan kemas

sebelum/selepas digunakan.
Pastikan kit bilik mesyuarat disediakan (makanan

minuman/ pen)
3. Sediakan label mesyuarat selaras dengan

tempahan penggunaan.
4. Dapatkan kelulusan Pegawai Tadbir bagi

permohonan penggunaan daripada pihak luar.
Aktiviti 21: Menguruskan perkhidmatan pelanggan (telefon/kaunter/pejabat am)
Proses Kerja

LAIN YANG UNDANG,
JAWAB
ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
KUASA
DIRUJUK

KEMAJUAN
2. PO Pastikan pelanggan yang berurusan Petugas kaunter PENTADBIR
dibantu dengan segera dan AN AWAM
sebaiknya. BIL.1 2008
3. PO Rujuk pegawai berkenaan Pegawai terlibat
berdasarkan urusan yang terlibat.
4. PO Cuba memberi bantuan sebaik PPK

mungkin.
Carta Alir
MULA
BEND/TB/PPK Arahan
PO Pastikan pelanggan yang berurusan

dibantu dgn kadar segera
PO Rujuk pegawai berkenaan berdasarkan

jenis urusan yang terlibat
S/U
TAMAT
Senarai Semak
1. Pastikan pelanggan yang berurusan dibantu

dengan segera dan sebaiknya.
2. Rujuk pegawai berkenaan berdasarkan urusan

yang terlibat.
3. Cuba memberi bantuan sebaik mungkin.

Aktiviti 22: Menguruskan pencarian Baucar Kewangan untuk proses pengauditan
Proses Kerja
ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. BEND/TB Arahan  SURAT
2. PO 1 & 2 Mendapatkan senarai baucar yang Seksyen Akaun PEKELILING
diperlukan AKAUNTAN
NEGARA BIL.
3. PO 1 & 2 Pencarian baucar Sek.
17 TAHUN
Pembayaran 2014-
4. PO 1 & 2 Menyerahkan baucar kpd PIC Seksyen Akaun TATACARA
berkaitan PERAKAUNA
5. PO 1 & 2 Pengauditan berlangsung Seksyen Akaun N BAYARAN
6. PO 1 & 2 Menyimpan balik baucar ke tempat Seksyen Akaun

penyimpanan asal
7. PO 1 & 2 Perekodan Seksyen Akaun
Carta Alir
BEND/TB Arahan
PO 1 & 2 Mendapatkan senarai baucar yg.

diperlukan drp. Sek. Akaun
PO 1 & 2 Pencarian baucar
PO 1 & 2 Menyerahkan baucar kpd PIC yg berkaitan
Sek. Akaun Pengauditan berlangsung
PO 1 & 2 Menyimpan balik baucar ke

tempat asal
PO 1 & 2
Perekodan
TAMAT
Senarai Semak

1. Arahan
2. Mendapatkan senarai baucar yang Seksyen Akaun
diperlukan
3. Pencarian baucar Sek.
Pembayaran
4. Menyerahkan baucar kpd PIC Seksyen Akaun
berkaitan
5. Pengauditan berlangsung Seksyen Akaun
6. Menyimpan balik baucar ke tempat Seksyen Akaun
penyimpanan asal
7. Perekodan Seksyen Akaun
Aktiviti 23: Menguruskan input maklumat baucar ke dalam sistem sehingga
selesai pemfailan
Proses Kerja
BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-UNDANG,

JAWAB YANG ADA PERATURAN DAN
DIRUJUK
1. BEND/TB Arahan  SURAT PEKELILING
AKAUNTAN
2. PTPO 2 Menerima dokumen baucar yang Sek. Akaun
NEGARA MALAYSIA
lengkap
BILANGAN 7
TAHUN 2018
3. PO 2 Mencatat no. EFT pd setiap baucar Sek. Akaun TATACARA
PENGURUSAN
4. PTPO 2 Merekod maklumat baucar ke dalam PO 1 & 2 BAYARAN
sistem
http://ecek.umt.edu.my/cek_admin.php
5. PTPO 2 Mengecop tarikh selesai merekod PTPO

(selesai key in) baucar pada setiap
batch baucar
6. PO 1 & 2 Menebuk cop JELAS pd. baucar Sek. Akaun
7. PO 1 & 2 Susun baucar mengikut bilangan dan

turutan nombor baucar
8. PO 1 & 2 Baucar difailkan mengikut batch
(susunan bilangan)
9. PO 1 & 2 Kenalpasti ruangan untuk menyimpan PPK
fail
14. PO 1 & 2 Fail yang telah matang, perlu diambil PPK

tindakan untuk dihantar ke Arkib
15. PTPO 2 & PO Perekodan

Carta Alir
BEND/TB Arahan
PTPO 2 Menerima dokumen baucar yang

lengkap bersama senarai
baucar/EFT.
PO 2 Mencatat no. EFT pd setiap baucar
PTPO 2 Merekod maklumat baucar ke dalam sistem

Mengecop tarikh selesai

PTPO 2
merekod baucar di senarai
baucar/EFT.
PO 1 & 2 Menebuk Cop JELAS pd baucar dgn

menggunakan mesin
Pemfailan
PO 1 & 2 Susun baucar mengikut bilangan &
turutan batch
PO 1 & 2 Baucar difailkan mengikut batch (susunan

bilangan)
i
PO 1 & 2 Kenalpasti ruangan untuk menyimpan fail
PO 1 & 2
Fail yang telah matang, perlu diambil
PO 2 & PTPO 2 Perekodan
TAMAT
Senarai Semak

1. Arahan
2. Menerima dokumen baucar yang lengkap
3. Mencatat no. EFT pd setiap baucar
4. Merekod maklumat baucar ke dalam sistem

5. Mengecop tarikh selesai merekod (selesai

key in) baucar pada setiap batch baucar
6. Menebuk cop JELAS pd. baucar

7. Susun baucar mengikut bilangan dan
turutan nombor baucar
8. Baucar difailkan mengikut batch (susunan
bilangan)
9. Kenalpasti ruangan untuk menyimpan fail
10. Fail yang telah matang, perlu diambil

11. Perekodan
12. Arahan
13. Menerima dokumen baucar yang lengkap
14. Mencatat no. EFT pd setiap baucar
15. Merekod maklumat baucar ke dalam sistem
Aktiviti 24: Menguruskan pengagihan cek untuk tandatangan pegawai sehingga
selesai pemfailan
Proses Kerja

ADA PERATURAN DAN
DIRUJUK
1. BEND/TB Arahan  SURAT
2. PTPO 2 Menerima cek daripada Sek. Akaun PO 1 & 2 PEKELILING
3. PTPO 2 Menyediakan slip agihan bg setiap Peg. Kewangan AKAUNTAN
baton cek yg akan di T.T oleh Peg. NEGARA
Kewangan MALAYSIA
4. PTPO 2 Mendapatkan T.T Peg. Kewangan Peg. Kewangan BILANGAN 7
yg diberikan kuasa TAHUN 2018
5. PTPO 2 Merekod maklumat cek ke dlm Sek.
TATACARA
sistem (pilih modul CEK: Pembayaran
PENGURUSAN
http://ecek.umt.edu.my/cek_admin
.php BAYARAN
6. PO 1 & 2 Asingkan cek mengikut kategori PTj

terimaan dan pastikan cek yang Unit Kew. Staf
perlu dipos, dipos segera spt
berikut:
 PWR: emel makluman kpd PIC
di PTj
 Pinjaman: serahkan kpd Unit
Kew. Staf
 Agensi luar/ org perseorangan:
pos
7. PO 1 & 2 Menebuk cop JELAS pd baucar
8. PO 1 & 2 Perlerai dokumen baucar/ cek dan

kepilkan mengikut kategori iaitu
salinan penerima, salinan asal &
salinan jabatan
9. PO 1 & 2 Baucar diasingkan dan difailkan
mengikut kategori
10. PO 1 & 2 Kenalpasti ruangan untuk simpan
baucar
Carta Alir

MULA
BEND/TB Arahan
PTPO 2 Menyediakan slip agihan
PTPO 2 Dapatkan T.T tandatangan

mencukupi sebelum cek
diserahkan kepada pelanggan
Peg. T.T pegawai yg. diberi kuasa pegawai.

Kewangan
Rekod maklumat terimaan cek di slip agihan bagi cek yang

PTPO 2 telah siap ditandatangan ke dlm sistem (pilih modul CEK:
.
Asingkan cek & pastikan mengambil
PO 1 & 2
tindakan mengikut kategori terimaan
PO 1 & 2 Menebuk cop JELAS
PO 1 & 2 Perlerai dokumen baucar/cek &

kepilkan mengikut kategori
PO 1 & 2 Kenalpasti ruangan utk simpanan

baucar
PTPO 2 Perekodan
TAMAT
Senarai Semak

1. Arahan
2. Menerima cek yang telah siap di tebuk cop
JELAS bersama slip agihan untuk setiap
dokumen
3. Dapatkan T.T tandatangan mencukupi
sebelum cek diserahkan kepada pelanggan.
Jika tidak, dapatkan semula tandatangan
pegawai
4. T.T pegawai yg. diberi kuasa
5. Rekod maklumat terimaan cek di slip agihan
bagi cek yang telah siap ditandatangan.
6. Asingkan cek mengikut kategori terimaan dan
pastikan cek yang perlu dipos, dipos segera.
7. Perekodan
Aktiviti 25: Menguruskan perolehan peringkat jabatan (pembelian terus)
Proses Kerja

ADA PERATURAN DAN
DIRUJUK
1. BEND Arahan  PEKELILING
2. PPK Merancang pembelian tahunan PTJ TB/BEND BENDAHARI BIL. 3
vot 110 dan tabung amanah 66924 TAHUN 2010
- PENGELUARAN
3. PTPO Mendapatkan 3 sebutharga Staf
PESANAN BELIAN
berkaitan/PPK
(P.O.) BAGI
4. PTPO Menyediakan input kajian pasaran Staf PENGINAPAN
berkaitan/PPK UNTUK
5. PTPO Menyediakan pesanan belian (R/O) PPK PERJALANAN
di sistem MyOrder PEGAWAI SECARA
6. PPK Menyokong pesanan belian (R/O) PTPO INDIVIDU
7. TB/BEND Mengesah dan menyemak PPK/PTPO
penyediaan pesanan belian (R/O)
8. PTPO Menilai prestasi pembekal Staf berkaitan  PEKELILING
9. PPK Mengesah prestasi penilaian PTPO BENDAHARI BIL. 5
pembekal TAHUN 2013
10. PTQ Menyediakan laporan BTD dan PPK -
PENGUATKUASAAN
rekod perbelanjaan (sukuan)
PEMBELIAN
11. PPK Menyemak dan mengesahkan PTQ
MENGGUNAKAN
laporan kewangan PESANAN BELIAN
*BTD dan rekod perbelanjaan
(sukuan)
12. PTPO/PTQ Perekodan PTPO
Carta Alir

MULA
Arahan
TB/BEND
PPK Merancang pembelian tahunan PTJ

vot 110 dan tabung amanah 66924
PTPO 1 Mendapatkan 3 sebutharga
PTPO 1 Menyediakan input kajian pasaran
PTPO 1 Penyediaan Pesanan Belian (R/O)
PPK Menyemak dan menyokong

penyediaan Pesanan Belian (R/O)
tidak
Setuju?
ya
BEND/TB Mengesah dan melulus Pesanan

Belian (R/O)
tidak
Setuju?
ya
PTPO 1 Mendapatkan R/O yang telah siap

daripada Seksyen Perolehan
i
PTPO 1 Menerima perkhidmatan/barang yg
dibeli drp pembekal
PTPO 1 Menilai prestasi pembekal
PPK Mengesah penilaian prestasi

pembekal
tidak
Setuju?
ya
Seks. Proses pembayaran di Sek.

Pembayaran Pembayaran Pej. Bend.
PTQ Menyediakan laporan BTD dan

PPK Menyemak dan mengesahkan laporan

kewangan
*BTD dan rekod perbelanjaan sukuan)
PTPO 1 Perekodan
TAMAT
Senarai Semak

1. Merancang pembelian tahunan PTJ vot 110 dan
tabung amanah 66924
2. Surat/emel kelulusan bagi pembelian aset
3. Mengurus setiakan JK penilaian teknikal PTj bagi
JKSH
4. Menyedia pesanan belian (R/O)
5. Menyokong pesanan belian (R/O)
6. Mengesah dan menyemak penyediaan pesanan
belian (R/O)
7. Mengesah dan menyemak pembayaran invois
8. Mengesah prestasi penilaian pembekal
Aktiviti 26: Menguruskan perolehan peringkat jabatan (Melebihi RM20 ribu)
Proses Kerja

ADA PERATURAN DAN
DIRUJUK
2. PPK Merancang pembelian tahunan PTJ TB/BEND BENDAHARI BIL. 3
vot 110 dan tabung amanah 66924 TAHUN 2010
3. PTPO 1 Mendapatkan 3 sebutharga Staf - PENGELUARAN
PESANAN BELIAN
berkaitan/PPK
(P.O.) BAGI
4. PPK Mengurus setiakan JK Penilaian TB/BEND
PENGINAPAN
Teknikal PTj (jika SH lebih daripada UNTUK
RM20 ribu) PERJALANAN
PEGAWAI SECARA
5. PPK Menghantar kertas pertimbangan Urusetia JKSH INDIVIDU
kepada urusetia JKSH  PEKELILING
BENDAHARI BIL. 5
TAHUN 2013
6. Seskyen Menyediakan (R/O) PPK -
PENGUATKUASAAN
Perolehan
PEMBELIAN
MENGGUNAKAN
PESANAN BELIAN
7. PTPO 1 Menilai prestasi pembekal Staf berkaitan
8. PPK Mengesah prestasi penilaian PTPO
pembekal
9. PTQ Menyediakan laporan BTD dan PPK
10. PPK Menyemak dan mengesahkan PTQ
laporan kewangan
*BTD dan rekod perbelanjaan
(sukuan)
11. PTPO 1/PTQ Perekodan PO
Carta Alir
MULA
BEND/TB Arahan
PPK Merancang pembelian tahunan

PTJ vot 110 dan tabung
amanah 66924
PTPO 1 Mendapatkan 3 sebutharga
Mengurusetiakan JK Penilaian
PPK
Teknikal PTj (jika SH lebih daripada
RM20 ribu)
PIC Menyediakan input/data/pengisian

borang untuk mesyuarat
PPK Menyelaras penyediaan agenda JK

Teknikal
PPK & AJK yg Mesyuarat JK Penilaian Spesifikasi &

dilantik Teknikal diadakan
tidak
Bersetuju?
ya
PIC Menghantar kertas pertimbangan

kepada urusetia JKSH
pindaan
Bersetuju?
ya
Sek. Perolehan Menyediakan Pesanan Belian (R/O)
i
ii
Menerima perkhidmatan/barang yg
PTPO 1 dibeli drp pembekal
Mendapatkan invois drp pembekal

PTPO 1
Seksyen Membuat penilaian prestasi

Perolehan pembekal
PPK Mengesah penilaian prestasi

pembekal
pindaan
Bersetuju?
ya
Sek. Pembayaran Proses bayaran di Sek. Pembayaran
PTQ Menyediakan laporan BTD dan

PPK Menyemak dan mengesahkan laporan

kewangan
(*BTD dan rekod perbelanjaan sukuan)
pindaan
ya
PTQ & Perekodan

PTPO 1
TAMAT
Senarai Semak

1. Merancang pembelian tahunan PTJ vot 110 dan
tabung amanah 66924
2. Surat/emel kelulusan bagi pembelian aset
3. Mengurus setiakan JK penilaian teknikal PTj bagi
JKSH
4. Menyediakan minit JK penilaian teknikal PTj dan
dokumen sokongan lain
5. Menyedia pesanan belian (R/O)
6. Menyokong pesanan belian (R/O)
7. Mengesah dan menyemak penyediaan pesanan
belian (R/O)
8. Mengesah dan menyemak pembayaran invois
9. Membuat penilaian prestasi pembekal
10. Mengesah penilaian prestasi pembekal
Aktiviti 27: Menguruskan proses pembayaran: Pembayaran Pesanan Belian
Proses Kerja

ADA PERATURAN DAN
DIRUJUK
1. BENDAHARI/ Arahan  PEKELILING
TB/ BENDAHARI BIL. 5
PPK TAHUN 2013
2. PTQ Menerima dan menyemak Pemohon - PENGUATKUASAAN
PEMBELIAN
dokumen:-
MENGGUNAKAN
i) Invois / nota hantaran PESANAN BELIAN
ii) Salinan bayaran  PEKELILING
Pesanan Belian (PO) BENDAHARI BIL.3
berwarna biru TAHUN 2010
Dokumen sokongan (jika perlu) - PENGELUARAN
cth:surat jemputan dll PESANAN BELIAN
3. PTQ Membuat pengesahan penerimaan (P.O.) BAGI
bekalan/ perkhidmatan (GRN) ke PENGINAPAN
dalam sistem MyFIS UNTUK PERJALANAN
PEGAWAI SECARA
4. PTQ/ PTPO 1 Memasukkan data ke dalam modul PTQ/ PTPO
INDIVIDU
e-pembekal (My Nemo) dan cetak
penilaian prestasi
5. BENDAHARI/ Membuat pengesahan dan PTQ/ PTPO
TB/ kelulusan pada invois dan salinan
PPK bayaran
6. PO Menghantar dokumen ke Seksyen PTQ/ PTPO
Pembayaran untuk proses bayaran
Carta Alir
BEND/ Mengeluarkan arahan untuk

PPK menguruskan pembayaran
PTQ Menerima dan menyemak

dokumen
PTQ Membuat pengesahan

penerimaan
tidak
Lengkap?
ya
PTQ/PTPO Memasukkan data ke dalam modul e-

1 Pembekal dan cetak penilaian
prestasi
BEND/TB/PPK Pengesahan dan kelulusan
pindaan
Bersetuju?
ya
Dokumen dihantar ke Seksyen

PO Pembayaran
PTQ/PTPO Perekodan
1
TAMAT
Senarai Semak

1. Pastikan invois, nota hantaran (jika berkaitan),
pesanan belian (salinan bayaran), nota
penerimaan barang (GRN), dokumen sokongan
jika berkaitan dan daftar bil mengikut kumpulan
wang berkaitan.
2. Dokumen yang diterima hendaklah diproses
mengikut tempoh yang telah ditetapkan iaitu 14
hari daripada dokumen lengkap diterima di
Pejabat Bendahari.
3. Bagi dokumen bayaran yang tidak lengkap dan
bermasalah hendaklah dipulang semula ke
Jabatan yang berkenaan.
4. Baucer bayaran yang telah diproses hendaklah
disemak oleh Pembantu Akauntan dan diluluskan
oleh Penolong Akauntan atau Penolong Bendahari
secepat mungkin untuk proses pengeluaran cek.
Aktiviti 28: Menguruskan proses pembayaran: Pembayaran Permohonan Bayaran
Balik (B/Balik, Invois, Yuran Kursus, Elaun, Upahan)
Proses Kerja

JAWAB LAIN YANG PERATURAN DAN
ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
1. BENDAHARI/ Mengeluarkan arahan untuk  PEKELILING
TB/ menguruskan pembayaran BENDAHARI BIL. 3
PPK TAHUN 2012
2. PTQ Menerima dan menyemak Pemohon - PERATURAN
dokumen:- MENGENAI
i) Bayaran balik staf PERBELANJAAN
- Borang Arahan Tuntutan UNTUK MERAIKAN
Bayaran Balik (BEND PEGAWAI
307/Pind.01/13) PERKHIDMATAN
- Resit-resit berkaitan AWAM YANG
- Dokumen sokongan (jika perlu) BERSARA
ii) Bayaran secara invois
- Borang Arahan Tuntutan  PEKELILING
Bayaran Invois (BEND BENDAHARI BIL. 12
306/Pind.01/13) TAHUN 2015
- Invois -
- Dokumen sokongan (jika perlu) PENGUATKUASAAN
iii) Bayaran yuran kursus, PERBELANJAAN
elaun, upahan BERHEMAH
- Borang arahan pembayaran UNIVERSITI
- Brosur/ template kursus (nama MALAYSIA
peserta, amaun dan detail TERENGGANU
pembayaran
- Salinan kad pengenalan dan  PEKELILING
nombor akaun bank bagi BENDAHARI BIL. 8
pembayaran kali pertama TAHUN 2020
(elaun, upahan) - BAJET 2021 DAN
Surat arahan @ surat lantikan INISIATIF BELANJA
BERHEMAH UMT
TB/ kelulusan pada borang arahan
PPK bayaran dan invois/resit yang
dilampirkan
5. PTQ Perekodan
Carta Alir

MULA Tempoh Masa


dokumen

penerimaan
tidak
Lengkap?
ya
pindaan
Bersetuju?
ya
tidak
PO Dokumen dihantar ke Seksyen

Pembayaran
PTQ/PTPO 1 Perekodan
TAMAT
Senarai Semak

1. Pastikan pemohon mengisi borang BEND
306/Pind. 01/09 (Borang Arahan Tuntutan
Bayaran Invois) dengan dikepilkan bersama-sama
invois dan dokumen sokongan berkaitan yang
telah diluluskan oleh Ketua PTJ
2. Pastikan daftar bil dilampirkan mengikut
kumpulan wang berkaitan
Pejabat Bendahari.
disemak oleh Pembantu Akauntan dan diluluskan
oleh Penolong Akauntan atau Penolong Bendahari
secepat mungkin untuk proses pengeluaran cek.
Aktiviti 29: Menguruskan proses pembayaran: Permohonan bayaran tuntutan
Elaun Lebih Masa Staf
Proses Kerja

ADA PERATURAN DAN
DIRUJUK
1. PTQ Pastikan butiran dokumen yang pemohon  PEKELILING
diterima lengkap dan betul. BENDAHARI BIL.
2. PTQ Pengiraan tuntutan perlu disemak pemohon 15 TAHUN 2011
dengan teliti. - TATACARA
3. PPK @ Pengesahan pegawai penyelia PT/PTQ/STAF BAYARAN LEBIH
semua peg. perlu dibuat di dalam sistem e-OT. MASA UNIVERSITI
berkaitan MALAYSIA
BEND/TB Pengesahan pegawai penyokong TERENGGANU
perlu dibuat di dalam sistem e-OT.
4. PTQ Cetak laporan ‘detail keterangan’
sistem e-OT dan failkan bersama
borang permohonan.
PO Hantar kpd Sek. Pembayaran
5. PTQ Perekodan
Carta Alir
MULA
PTQ Pastikan butiran dokumen yang

diterima lengkap dan betul.
tidak
Lengkap?
ya
PTQ Pengiraan tuntutan perlu

disemak dengan teliti.
PPK @ Peg. Pengesahan pegawai penyelia

y a
berkaitan di e-OT
tidak
Setuju?
ya
PPK @ Peg. Pengesahan pegawai pelulus di

berkaitan sistem e-OT.
tidak
Setuju?
Cetak laporan ‘detail keterangan’

PTQ sistem e-OT dan failkan bersama
borang permohonan.
i ii
i ii
PO Hantar kpd Sek. Pembayaran
PTQ Perekodan
TAMAT
Senarai Semak

1. Pastikan butiran dokumen yang diterima lengkap
dan betul.
2. Pengiraan tuntutan perlu disemak dengan teliti.
3. Pengesahan semakan perlu dibuat di dalam
sistem e-OT.
4. Pengesahan pegawai penyokong
5. Pengesahan pegawai pelulus
6. Cetak laporan ‘detail keterangan’ sistem e-OT dan
failkan bersama borang permohonan.
7. Hantar kpd Sek. Pembayaran
8. Perekodan
Aktiviti 30: Menguruskan proses pembayaran: Permohonan bayaran kad korporat
ketua PTj/ kad korporat Bendahari
Proses Kerja

ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. BENDAHARI/ Mengeluarkan arahan untuk PEKELILING
TB/ menguruskan pembayaran kad BENDAHARI
PPK korporat PTj BIL. 10
TAHUN
2. PTQ/ PTPO Menerima dan menyemak PA 2017
i) Borang Arahan - GARIS
Tuntutan Bayaran Invois PANDUAN
(BEND 306/Pind.01/13) KEMUDAHA
ii) Penyata CIMB N KAD
pemegang kad KORPORAT
iii) Penyata bayaran
Tiket pembelian (bagi kad korporat
bendahari)
TB/ kelulusan pada borang arahan
PPK tuntutan bayaran invois dan
penyata yang dilampirkan
5. PTQ Perekodan
Carta Alir


dokumen

penerimaan
tidak
Lengkap?
ya
pindaan
PTQ Menyediakan penyata
PPK Pengesahan PPK
tidak
Bersetuju?
ya
BEND/TB Kelulusan arahan bayaran oleh

ketua PTj
tidak
Bersetuju?
ya
PO Hantar dokumen arahan

bayaran kpd Sek. Pembayaran
PTQ Perekodan
TAMAT
Senarai Semak

1. Terima dokumen dan semak
2. Sediakan penyata dan arahan
3. Dapatkan pengesahan Penolong Pendaftar Kanan
4. Dapatkan kelulusan Ketua PTj
5. Hantar kepada Seksyen Pembayaran
6. Perekodan penyata
Aktiviti 31: Menguruskan proses pembayaran: Tuntutan bayaran invois waran
penerbangan
Proses Kerja

ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. BENDAHARI/ Mengeluarkan arahan untuk S/U *PEKELILING
TB/ menguruskan pembayaran kad BENDAHARI
PPK korporat PTj BIL. 12
TAHUN 2015
2. PTQ Menerima dan menyemak pemohon -
i) Borang Arahan PENGUATKUA
Tuntutan Bayaran Invois SAAN
(BEND 306/Pind.01/13) PERBELANJA
ii) Invois AN
iii) Penyata bayaran BERHEMAH
UNIVERSITI
3. BENDAHARI/ Membuat pengesahan dan PTQ/ PTPO MALAYSIA
TB/ kelulusan pada borang arahan TERENGGAN
PPK tuntutan bayaran, invois dan U
penyata yang dilampirkan
4. PO Menghantar dokumen ke Seksyen PTQ/ PTPO *PEKELILING
Pembayaran untuk proses bayaran BENDAHARI
BIL. 8 TAHUN
2020
- BAJET 2021
DAN
INISIATIF
BELANJA
BERHEMAH
UMT
5. PTQ Perekodan
Carta Alir


dokumen
tidak
Lengkap?
ya
PTQ Membuat penyata
pindaan
PPK Pengesahan?
ya
pindaan
BEND/TB Kelulusan?
ya
PO Dokumen dihantar ke Seksyen

Pembayaran
PTQ Perekodan
TAMAT
Senarai Semak

1. Penerimaan invois
2. Semak tax invois (di website airasia)
3. Sediakan penyata dan arahan bayaran
4. Dapatkan pengesahan Pegawai Tadbir
5. Dapatkan kelulusan Ketua PTj
6. Masukkan data dalam system SAGA
7. Dapatkan pengesahan daripada Penolong
Akauntan
8. Dapatkan kelulusan daripada Penolong Bendahari
9. Cetak Baucar
10. Perekodan
Aktiviti 32: Menguruskan stok jabatan: Permohonan dan pengeluaran stok
Proses Kerja

ADA PERATURAN DAN
DIRUJUK
1. Semua staf Permohonan stok oleh staf (e-Stor) PPK  PEKELILING
2. PPK Pengesahan dan kelulusan PTPO BENDAHARI BIL. 6
3. PTPO Mengeluarkan stok daripada stor PTPO TAHUN 2013
4. PO Edar kepada pemohon PTPO - TATACARA
PENGURUSAN
STOR UNIVERSITI
5. PTPO Perekodan PAR

Carta Alir
MULA
Semua staf Permohonan stok oleh staf (e-

Stor)
PPK Pengesahan dan kelulusan
tidak
Kelulusan?
ya
PTPO Mengeluarkan stok drp stor
PO Edar kepada pemohon
PTPO
Perekodan
TAMAT
Senarai Semak

1. Semak permohonan stok yang diterima sama ada
stok tersebut mencukupi atau tidak. Jika cukup,
serah kepada pemohon
2. Kemaskini baki stok
3. Buat permohonan pembelian sekirannya stok
didapati telah berkurang/habis
4. Dapatkan pengesahan penerimaan
Aktiviti 33: Menguruskan stok jabatan: Penerimaan pembelian stok
Proses Kerja

ADA PERATURAN DAN
DIRUJUK
1. PTPO Semak Nota Serahan yang diterima PPK  PEKELILING
dan pastikan barang yang dihantar BENDAHARI BIL. 6
adalah sama sepertimana Pesanan TAHUN 2013
Belian. - TATACARA
2. PTPO Susun barang yang diterima di PO PENGURUSAN
dalam stor dan kemaskini baki stok STOR UNIVERSITI
jabatan pada rekod stok jabatan
(e-Stok)
3. PTPO Sahkan nota serahan yang PPK
diterima.
4. PTPO Uruskan untuk pembayaran. PPK

PTPO Perekodan PO
Carta Alir
MULA
PTPO Semak nota serahan
PTPO Semak barang yg diterima
PTPO Sahkan nota serahan
tidak
Lengkap & kuantiti/kualiti stok adalah

sama spt P/O
ya
PTPO Susun barang yang diterima
PTPO Uruskan proses pembayaran
PTPO Perekodan
TAMAT
Senarai Semak

1. Semak Nota Serahan yang diterima dan Pastikan
barang yang dihantar adalah sama sepertimana
Pesanan Belian.
2. Susun barang yang diterima di dalam stor dan
kemaskini baki stok jabatan kedalam rekod stok
jabatan.
3. Sahkan nota serahan yang diterima.
4. Uruskan untuk pembayaran.
Aktiviti 34: Menguruskan stok jabatan: Menyediakan laporan stok
Proses Kerja

ADA PERATURAN DAN
DIRUJUK
1. PTPO Mengemaskini rekod PPK  PEKELILING
2. PTPO Menyediakan laporan berdasarkan PPK BENDAHARI BIL. 6
kad petak & sistem e-Stor TAHUN 2013
- TATACARA
3. PPK Menyemak laporan PTPO
PENGURUSAN
BEND/TB Mengesahkan laporan PPK/PTPO
STOR UNIVERSITI
4. PTPO Menghantar laporan kepada Seksyen Aset
Seksyen Pengurusan Aset, Pejabat
Bendahari
5. PTPO Perekodan
Carta Alir
MULA
BEND Arahan
PTPO Menyediakan laporan kad

petak
tidak
PPK Menyemak laporan
Lengkap?
tidak
BEND
Mengesahkan laporan
Disahkan?
PTPO Menghantar laporan kepada

Seksyen Aset
PTPO Perekodan
TAMAT
Senarai Semak

1. Mengemaskini rekod
2. Menyediakan laporan berdasarkan kad petak &
sistem e-Stor
3. Laporan di semak
Laporan disahkan
4. Menghantar laporan kepada Seksyen Pengurusan
Aset, Pejabat Bendahari
5. Perekodan
Aktiviti 35: Mengurus Panjar Wang Runcit Pejabat Bendahari: Mengurus
permohonan dan pengendalian Panjar Wang Runcit Jabatan
Proses Kerja

ADA PERATURAN DAN
DIRUJUK
A. PENDAHULUAN WANG  PEKELILING
RUNCIT BENDAHARI BIL.2
1. PTPO Pastikan permohonan tidak PTPO/PPK TAHUN 2011 -
melebihi RM200.00 di dalam satu TATACARA
resit. PENGURUSAN
PANJAR KHAS UMT
2. PTPO Setiap permohonan perlukan PPK
kelulusan PPK  PEKELILING
B. PELARASAN PENDAHULUAN BENDAHARI BIL. 7
1. PTPO Semak resit pembelian dan Staf berkaitan TAHUN 2013
pastikan borang BEND 317 diisi - PERATURAN
oleh pemohon. MENGENAI
2. PTPO Serah beza wang tunai kepada PT/PPK PENGURUSAN
pemohon jika perbelanjaan PANJAR WANG
melebihi pendahuluan wang runcit RUNCIT
atau pemohon serah semula beza UNIVERSITI
wang tunai jika perbelanjaan MALAYSIA
kurang berbanding pendahuluan TERENGGANU
wang runcit.
3. PTPO Rekod butiran pembelian di dalam PPK
buku wang runcit.
C. BAYARAN BALIK WANG
RUNCIT
1. PTPO Semak resit pembelian dan PPK
pastikan borang BEND 317 diisi
oleh pemohon.
2. PTPO Serah wang tunai kepada PPK
pemohon.
3. PTPO Rekod butiran di dalam buku wang PPK
runcit.
4. PTPO Perekodan
Carta Alir
MULA PENDAHULUAN WANG

RUNCIT
PTPO Pastikan permohonan tidak melebihi

RM200.00 di dalam satu resit.
tidak
Lengkap?
ya
PPK Kelulusan Penolong Pendaftar
tidak
Lulus?
ya
PTPO Serahan duit kpd pemohon
PTPO Perekodan
TAMAT
B
B
MULA PELARASAN PENDAHULUAN
Semak resit pembelian dan pastikan

PTPO
borang BEND 317 diisi oleh pemohon.
tidak
Lengkap?
ya
PTPO Serah beza wang tunai kepada

pemohon jika perbelanjaan melebihi
pendahuluan wang runcit ATAU
pemohon serah semula beza wang
tunai jika perbelanjaan kurang
berbanding pendahuluan wang runcit.
PTPO Rekod butiran pembelian di

dalam buku wang runcit.
TAMAT
C
Tempoh Masa
c
MULA BAYARAN BALIK WANG

RUNCIT
Semak resit pembelian dan pastikan

borang BEND 317 diisi oleh pemohon.
tidak
Lengkap?
ya
Serah wang kepada pemohon
Rekod butiran pembelian di

dalam buku wang runcit.
TAMAT
Senarai Semak

A. PENDAHULUAN WANG RUNCIT
1. Pastikan permohonan tidak melebihi RM200.00 di
dalam satu resit.
2. Setiap permohonan perlukan kelulusan Pegawai

Tadbir
B. PELARASAN PENDAHULUAN
1. Semak resit pembelian dan pastikan borang BEND
317 diisi oleh pemohon.
2. Serah beza wang tunai kepada pemohon jika
perbelanjaan melebihi pendahuluan wang runcit
ATAU pemohon serah semula beza wang tunai
jika perbelanjaan kurang berbanding
pendahuluan wang runcit.
3. Rekod butiran pembelian di dalam buku wang
runcit.
C. BAYARAN BALIK WANG RUNCIT
1. Semak resit pembelian dan pastikan borang BEND
317 diisi oleh pemohon.
2. Serah wang tunai kepada pemohon.
3. Rekod butiran di dalam buku wang runcit.
Aktiviti 36: Mengurus Panjar Wang Runcit (PWR) Pejabat Bendahari:
Melaksanakan proses rekupan Panjar Wang Runcit
Proses Kerja

ADA PERATURAN DAN
DIRUJUK
1. PTPO Rekupan perlu dibuat setelah PPK  PEKELILING
perbelanjaan mencapai 50% BENDAHARI BIL.2
TAHUN 2011 -
daripada jumlah peruntukan wang TATACARA
runcit PENGURUSAN PANJAR
2. PTPO Sahkan catatan di dalam buku PPK KHAS UMT
wang runcit
 PEKELILING
3. PTPO Pastikan surat arahan rekupan PPK BENDAHARI BIL. 7
wang runcit disertakan dan TAHUN 2013
disahkan oleh pegawai yang - PERATURAN
diberikuasa (PPK Pejabat MENGENAI
PENGURUSAN PANJAR
Bedahari).
WANG RUNCIT
4. PTPO Semak baki tunai ditangan mesti PPK UNIVERSITI MALAYSIA
sama dengan baki di dalam Buku TERENGGANU
Wang Runcit.
5. PTPO Buat salinan helaian buku wang PPK
runcit dan dokumen Panjar Wang
Runcit untuk simpanan fail.
6. PTPO Pastikan dokumen Panjar Wang PPK
Runcit disemak bagi proses
pembayaran.
7. PTPO Pastikan tuntutan tersebut tidak PPK
melebihi tempoh 2 bulan.Jika tidak,
surat penjelasan perlu
dikemukakan dan mestilah
mendapat kelulusan Ketua PTJ.
8. PTPO Sediakan baucar bayaran. PPK
9. PTPO Pastikan cek wang runcit yang PPK
diterima telah dibatal palang di
bahagian catatan ”AC Payee Only”.
10. BEND Tandatangan Ketua PTJ di PPK
bahagian belakang cek bagi akuan
kebenaran kuasa menunaikan cek
wang runcit.
11. PTPO Tunaikan cek dan semak jumlah PPK
yang diterima.
12. PTPO Simpan wang runcit di dalam peti PPK
tunai.
13. PTPO Peti tunai di simpan di dalam bilik PPK
kebal Pejabat Bendahari.
14. PTPO Perekodan
Carta Alir
MULA
PTPO Rekupan perlu dibuat setelah

perbelanjaan mencapai 50% daripada
jumlah peruntukan wang runcit
PTPO Sahkan catatan di dalam buku wang

runcit
PTPO Semak baki tunai ditangan mesti sama

dengan baki di dalam Buku Wang Runcit.
PTPO Pastikan tuntutan tersebut tidak melebihi

tempoh 2 bulan.Jika tidak, surat
penjelasan perlu dikemukakan dan
tidak mestilah mendapat kelulusan Ketua PTJ.
Lebih 2 bulan?
ya
Sediakan surat penjelasan yg di T.T

PTPO ketua PTj
BEND T.T Ketua PTj
tidak
Bersetuju?
ya
PTPO Menyediakan surat arahan rekupan
I II
I II
PPK Surat arahan rekupan disahkan oleh

pegawai yang diberi kuasa (PPK)
tidak
Disahkan?
ya
PTPO Sediakan baucar bayaran.
PAR Hantar kepada Sek. Pembayaran
Buat salinan helaian buku wang runcit

PTPO dan dokumen Panjar Wang Runcit untuk
simpanan fail.
Pastikan cek wang runcit yang diterima

PTPO
telah dibatal palang di bahagian catatan
”AC Payee Only”.
BEND Tandatangan Ketua PTJ di bahagian

belakang cek bagi akuan kebenaran
kuasa menunaikan cek wang runcit.
tidak
BEND bersetuju?
III
III
PTPO Tunaikan cek di bank dan semak jumlah

yang diterima.
PTPO Simpan wang runcit di dalam peti tunai.
PTPO Peti tunai di simpan di dalam bilik kebal

Pejabat Bendahari.
PTPO Perekodan
TAMAT
Senarai Semak

1. Rekupann perlu dibuat setelah perbelanjaan
mencaPTQi 50% daripada jumlah peruntukan
wang runcit
2. Sahkan catatan di dalam buku wang runcit
3. Pastikan surat arahan rekupan wang runcit
disertakan dan disahkan oleh pegawai yang
diberikuasa (Pegawai Tadbir Pejabat Bedahari).
4. Semak baki tunai ditangan mesti sama dengan
baki di dalam Buku Wang Runcit.
5. Buat salinan helaian buku wang runcit dan
dokumen panjar Wang Runcit untuk simpanan
fail.
6. Pastikan dokumen panjar Wang Runcit disemak
bagi proses pembayaran.
7. Pastikan tuntutan tersebut tidak melebihi tempoh
2 bulan.Jika tidak, surat penjelasan perlu
dikemukakan dan mestilah mendapat kelulusan
Ketua PTJ.
8. Sediakan baucar bayaran.
9. Pastikan cek wang runcit yang diterima telah
dibatal PTQlang di bahagian catatan ”AC PTQyee
Only”.
10. Tandatangan Ketua PTJ di bahagian belakang cek
bagi akuan kebenaran kuasa menunaikan cek
wang runcit.
11. Tunaikan cek dan semak jumlah yang diterima.
12. Simpan wang runcit di dalam peti tunai.
13. Peti tunai di simpan di dalam bilik kebal Pejabat
Bendahari.
Aktiviti 37: Menguruskan Permohonan Pendahuluan Diri/Pendahuluan
Pelbagai/Pendahuluan Gaji
Proses Kerja

ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
TB/ menguruskan pendahuluan BENDAHARI
PPK diri/pelbagai/gaji BIL. 3 TAHUN
2013
2. PTQ Menerima dan menyemak Pemohon - TATACARA
dokumen: PERMOHONAN
i) Borang permohonan DAN
pendahuluan PELARASAN
diri/pelbagai (BEND WANG
308/Pind.01/16) PENDAHULUAN
ii) Borang permohonan
pendahuluan gaji (BEND  SURAT
615/Pind.01/18) PEKELILING
Dokumen sokongan berkaitan (jika BENDAHARI
perlu) BIL. 4 TAHUN
3. BENDAHARI/ Membuat pengesahan dan PTQ/ PTPO 2015
TB/ kelulusan pada borang - PINDAAN
PPK pendahuluan diri/pelbagai/gaji KEPADA
4. PO Menghantar dokumen ke Seksyen PTQ/ PTPO KELAYAKAN
Pembayaran untuk proses bayaran PEGAWAI BAGI
MENDAPATKAN
PENDAHULUAN
GAJI
5. PTQ Perekodan
Carta Alir
MULA
BEND/TB/PPK Mengeluarkan arahan
PTQ Menerima dan semak

dokumen
Buat pindaan
tidak
Dokumen lengkap?
Ya
tidak
Disahkan?
Ya
PO Hantar ke Seksyen
Pembayaran
PTQ Perekodan
TAMAT
Senarai Semak

1. Semua permohonan pendahuluan diri hendaklah
dikemukakan dalam tempoh 7 hari bekerja dari
tarikh pendahuluan diperlukan.
2. Dokumen-dokumen sokongan berkaitan hendaklah
dilampirkan bersama borang permohonan.
3. Pastikan daftar bil dilampirkan.
4. Hanya satu pendahuluan sahaja yang boleh
diambil dalam satu masa.
5. Pendahuluan yang berikutnya akan diluluskan jika
pendahuluan yang sebelumnya telah diselaraskan.
6. Pemberian pendahuluan diri tidak boleh dianggap
sebagai satu kelulusan bagi sesuatu perjalanan
samada di dalam atau luar negeri.
Aktiviti 38: Menguruskan Pelarasan Pendahuluan Diri/Pendahuluan Pelbagai
Proses Kerja

ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
TB/ menguruskan pelarasan BENDAHARI
PPK pendahuluan diri/pelbagai BIL. 3
TAHUN 2013
2. PTQ/ Menerima dan menyemak Pemohon - TATACARA
PTPO dokumen: PERMOHON
i) Borang pelarasan AN DAN
pendahuluan PELARASAN
diri/pelbagai (BEND WANG
313/Pind.01/13) PENDAHULU
ii) Resit pembelian AN
Dokumen sokongan berkaitan (jika
perlu)  SURAT
3. BENDAHARI/ Membuat pengesahan dan PTQ/ PTPO PEKELILING
TB/ kelulusan pada borang pelarasan BENDAHARI
PPK pendahuluan dan resit yang BIL. 4
dilampirkan TAHUN 2015
4. PO Menghantar dokumen ke Seksyen PTQ/ PTPO - PINDAAN
Pembayaran untuk proses bayaran KEPADA
KELAYAKAN
PEGAWAI
BAGI
MENDAPATK
AN
PENDAHULU
AN GAJI
5. PTQ Perekodan
Carta Alir
MULA
PTQ Menerima dan semak

dokumen
Buat pindaan
tidak
Dokumen lengkap?
Ya
tidak
Disahkan?
Ya
PO Hantar ke Seksyen
Pembayaran
PTQ Perekodan
TAMAT
Senarai Semak

1. Setiap pendahuluan hendaklah diselaraskan di
dalam tempoh sebulan dari tarikh pendahuluan
diluluskan.
2. Pendahuluan perjalanan hendaklah diselaraskan

melalui tuntutan perjalanan yang dikemukakan ke
Pejabat Bendahari sebelum atau pada 10hb
berikutnya.
3. Sekiranya pelarasan tidak dibuat di dalam tempoh

yang ditetapkan, potongan gaji akan dibuat pada
bulan yang berikutnya.
4. Menerima dan semak dokumen
5. Pengesahan dan kelulusan BEND
6. Hantar ke Seksyen Pembayaran

Aktiviti 39: Menguruskan pindahan peruntukan vot Pejabat Bendahari
Proses Kerja

ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. PTQ Menyemak baki peruntukan PPK
2. PTQ Mengisi dan menyediakan borang PPK
wiremen
3. PTQ Menyediakan BTD dan PTPO 1
dokumen/data sokongan yang
berkaitan
4. PPK Mengesahkan permohonan (T.T) PTQ
5. TB/BEND Kelulusan borang permohonan oleh PPK/PTQ
ketua PTj/Timbalan
6. PO Menghantar borang kepada Seksyen Bajet
Seksyen Bajet
Ya
Carta Alir
MULA
PPK Menyemak baki peruntukan

dan perancangan
PTQ Mengisi borang wiremen &

sediakan dokumen sokongan
Buat pindaan
PPK Pengesahan oleh PPK
tidak
Disahkan?
Ya
BEND/TB/PPK Kelulusan borang

permohonan oleh ketua PTj
tidak
Lulus?
Ya
PO
Hantar borang ke Seksyen
Bajet
PTQ Perekodan
TAMAT
Senarai Semak

1. Menyemak baki peruntukan
2. Mengisi dan menyediakan borang wiremen &
dokumen /data sokongan
Pengesahan Penolong Pendaftar
3. Kelulusan borang permohonan oleh ketua
PTj/Timbalan
4. Menyerahkan kepada Seksyen Bajet
Aktiviti 40: Menguruskan terimaan dan pendaftaran aset
Proses Kerja

ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. PTPO Menerima penghantaran aset yg  TATACARA
(staf yang dilantik dibeli drp pembekal PENGURUS
sbg peg. Penerima) AN ASET
ALIH
2. PTPO Menyemak kualiti dan kuantiti aset
KERAJAAN
(staf yang dilantik berdasarkan PO
sbg peg. Penerima)  PEKELILIN
3. PTPO Mengesahkan nota terimaan G
(staf yang dilantik daripada pembekal PERBENDA
sbg peg. Penerima) HARAAN
4. PTPO Menerima invois BIL. 5
(staf yang dilantik TAHUN
sbg peg. Penerima)  2007
5. PTPO Mengisi maklumat aset ke modul
(staf yang dilantik terimaan aset pd sistem SPA
sbg peg. Penerima) (membuat terimaan)
6. PPK Menyemak maklumat yang diterima
7. PPK Membuat pendaftaran aset ke
modul pendaftaran pd sistem SPA
8. PTPO/PO Mencetak sticker BAR kod no aset
9. PTPO/PO Menampal sticker pd aset
10. PPK Mencetak kad aset
11. PTPO/PO Mendapatkan T.T pegawai
bertanggungjawab
12. PTPO Perekodan
Carta Alir
Terimaan dan pendaftaran aset
BEND/TB/PPK Arahan
PTPO Menerima penghantaran aset yg

dibeli drp pembekal
PTPO Menyemak kualiti dan kuantiti

aset berdasarkan PO
tidak
Lengkap?
ya
PTPO Mengesahkan nota terimaan
Menerima invois
PTPO
PTPO Membuat terimaan di SPA
PPK
Menyemak maklumat
i ii
i ii
tidak
Lengkap?
ya
PPK Membuat pendaftaran di SPA
PTPO Mencetak sticker
Menampal sticker
PTPO/PO
PPK Mencetak kad aset
PTPO/PO Mendapatkan T.T peg.

bertanggungjawab
PPK & PTPO Perekodan
TAMAT
Senarai Semak

1. Menerima penghantaran aset yg dibeli drp
pembekal
2. Menyemak kualiti dan kuantiti aset
berdasarkan PO
3. Mengesahkan nota terimaan daripada
pembekal
4. Menerima invois
5. Mengisi maklumat aset ke modul terimaan
aset pd sistem SPA (membuat terimaan)
6. Menyemak maklumat yang diterima
7. Membuat pendaftaran aset ke modul
pendaftaran pd sistem SPA
8. Mencetak sticker BAR kod no aset
9. Menampal sticker pd aset
10. Mencetak kad aset
11. Mendapatkan T.T pegawai bertanggungjawab
12. Perekodan
Aktiviti 41: Menguruskan permohonan selenggara aset
Proses Kerja

ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. PTPO Permohonan selenggara di SPA PIC  TATACARA
PENGURUS
AN ASET
2. PPK Pengesyoran Pegawai Aset PTPO ALIH
KERAJAAN
3. BEND/TB Kelulusan ketua PTj/TB PPK  PEKELILIN

4. PTPO Aset diserahkan kpd pembekal utk PTPO G
pembaikian/selenggara PERBENDA
HARAAN
5. PTPO Menerima aset yg telah siap dibaiki PTPO
BIL. 5
TAHUN
6. PTPO Semakan aset untuk memastikan PTPO  2007
kerosakan telah dibaiki
7. PTPO Menerima invois PTPO
8. PPK Mengisi maklumat selenggara di PPK
SPA
9. PTPO Menyediakan dokumen sokongan, PTPO
invois dan mencetak KewPA-9 & 14
10. PTPO Menyerahkan kepada PTQ PO
11. PTQ Semakan oleh PTQ PTPO
12. BEND/TB Mendapatkan T.T ketua PTj/TB S/U
13. PO Menyerahkan dokumen arahan PTQ
permohonan bayaran kpd Sek.
Pembayaran
14. PTPO Perekodan PTPO & PTQ
Carta Alir
BEND/TB/PPK Arahan
PTPO Permohonan dan pengesyoran

selenggara di SPA
PPK Pengesahan
tidak
Lulus?
ya
BEND/TB Kelulusan
tidak
ya
PTPO Serahan aset kpd

pembekal utk dibaiki
i ii
i ii
PTPO
Menerima aset setelah dibaiki
PTPO Semakan aset
ya
Tiada masalah?
Pengesahan
tidak
PTPO
Menerima invois
PPK Mengisi maklumat selenggara di

SPA
PTPO Menyediakan dokumen sokongan

& mencetak KEWPA 9 &14
PTPO Menyerahkan kpd PTQ
PTQ Semakan oleh PTQ
tidak
lengkap?
ya
iii iv
iii iv
BEND/TB Kelulusan ketua PTJ/BEND
tidak
lulus?
ya
PTQ Serahan dokumen arahan

PTPO & PTQ Perekodan
TAMAT
Senarai Semak

1. Permohonan selenggara di SPA
2. Pengesyoran Pegawai Aset
3. Kelulusan ketua PTj/TB

4. Aset diserahkan kpd pembekal utk
pembaikian/selenggara
5. Menerima aset yg telah siap dibaiki
6. Semakan aset untuk memastikan kerosakan
telah dibaiki
7. Menerima invois
8. Mengisi maklumat selenggara di SPA
9. Menyediakan dokumen sokongan, invois dan
mencetak KewPA-9 & 14
10. Menyerahkan kepada PTQ
11. Semakan oleh PTQ
12. Mendapatkan T.T ketua PTj/TB
13. Menyerahkan dokumen arahan permohonan
14. Perekodan
Aktiviti 42: Menguruskan permohonan pelupusan aset
Proses Kerja

ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. PPK Kenalpasti aset yg hendak dilupuskan  TATACARA
PENGURUS
2. PTPO/PO Kumpulkan di satu tempat dan AN ASET
senaraikan ALIH
KERAJAAN
3. PPK Isi maklumat permohonan pelupusan
di SPA  PEKELILIN
G
4. BEND/TB A. PELUPUSAN PERINGKAT PTJ PERBENDA
HARAAN
Kelulusan permohonan ketua PTj/TB BIL. 5
TAHUN
2007
5. PPH/PPPTK Mendapatkan PEP pelupusan aset (jika

berkaitan)
-PPPTK-komputer/printer dll
-PPH-mesin, alat eltrik/elektronik dll
6. PPK Melantik AJK pelupusan peringkat
jabatan dan menetapkan tarikh
mesyuarat pd SPA
7. BEND/TB Kelulusan pelantikan AJK oleh ketua
PTJ/TB
8. PPK Menetapkan tarikh mesyuarat pd
sistem SPA
9. PPK Mengadakan mesyuarat pelupusan
peringkat jabatan
10. PPK Kelulusan mesyuarat
11. PPK Mengisi hasil keputusan mesyuarat di

SPA
12. BEND/TB Kelulusan Ketua PTj/TB
13. PPK Menjalankan pelupusan aset bg
perabut dll.
14. PTPO/PO Menjual/membuang/hadiah aset
mengikut yg dipersetujui
15. PTPO Hubungi agensi/sekolah yg berminat
utk mendapatkan hadiah aset
16. Sek. Aset Menyediakan surat kelulusan
pemberian hadiah aset kpd agensi
17. NC Tandatangan NC
18. PTPO/PO Dapatkan surat beserta cop bg
pengesahan jual/buang/hadiah
19. PTPO/PO Mengumpul dan serah kpd Seksyen
Aset jika barang elektronik (untuk
proses e-waste)
20. PTPO/PO Mengemaskini maklumat pelupusan pd
kad aset & KEW-PA 7
21. PTQ Perekodan
1. Sek. Aset B. PELUPUSAN PERINGKAT
BENDAHARI
Mendapatkan PEP pelupusan aset (jika
berkaitan)
2. Sek. Aset Melantik AJK pelupusan peringkat
Bendahari dan menetapkan tarikh
mesyuarat pd SPA
3. Sek. Aset Mengadakan mesyuarat pelupusan
peringkat Bendahari
4. Sek. Aset Kelulusan mesyuarat
5. Sek. Aset Mengisi hasil keputusan mesyuarat di

SPA
6. BEND Kelulusan Bendahari
7. Sek. Aset Menjalankan pelupusan aset bg
perabut dll.
8. Sek. Aset Menjual/membuang/hadiah aset
9. Sek. Aset Hubungi agensi/sekolah yg berminat
utk mendapatkan hadiah aset
10. Sek. Aset Menyediakan surat kelulusan
pemberian hadiah aset kpd agensi
11. NC Tandatangan NC
12. Sek. Aset Dapatkan surat beserta cop bg

13. Sek. Aset Mengumpul dan serah kpd Seksyen
Aset jika barang elektronik
14 PPK Mengemaskini maklumat pelupusan pd
kad aset & KEW-PA 7
15 PTPO/PO Perekodan
Carta Alir
a. Pelupusan peringkat PTj
BEND/TB Arahan
PTPO Kenalpasti aset yg hendak

dilupuskan
PTPO/PO Kumpulkan aset di satu tempat
PPK Isi permohonan dlm SPA
BEND/TB Kelulusan permohonan

pelupusan oleh ketua PTj/TB
tidak
Kelulusan?
lulus?
Sek. Aset Dapatkan kelulusan PEP (utk

aset yg berkaitan shj)
i
PPK
Melantik AJK pelupusan
BEND/TB Kelulusan pelantikan
tidak
Diluluskan?
ya
PPK
Menetapkan tarikh mesyuarat di
SPA
PPK Mengadakan mesyuarat
tidak
Kelulusan mesyuarat?
Ya
PPK Mengisi hasil keputusan

mesyuarat di SPA
BEND/TB Kelulusan ketua PTJ/BEND
tidak
lulus?
Ya
ii
ii
PPK Menjalankan pelupusan aset
PTPO/PO
Menjual/membuang/hadiah aset
PTPO/PO
Hubungi agensi/sekolah yg
berminat utk mendapatkan
hadiah aset
Sek. Aset
Menyediakan surat kelulusan pemberian hadiah

aset kpd agensi berminat utk mendapatkan
NC hadiah aset
Tandatangan NC
PTPO/PO
Dapatkan surat beserta cop bg
PTPO/PO
Mengumpul dan serah kpd Seksyen Aset jika
barang elektronik
PTPO/PO
Mengemaskini maklumat pelupusan pd
kad aset & KEW-PA 7
PTPO/PO
Perekodan
TAMAT
a. Pelupusan peringkat Bendahari
MULA
BEND/TB Arahan
PTPO Kenalpasti aset yg hendak

dilupuskan
PTPO/PO Kumpulkan aset di satu tempat
PPK Isi permohonan dlm SPA
BEND/TB Kelulusan permohonan

pelupusan oleh ketua PTj/TB
tidak
Kelulusan?
lulus?
Sek. Aset Dapatkan kelulusan PEP (utk

aset yg berkaitan shj)
i
Sek. Aset Melantik AJK pelupusan
BEND Kelulusan pelantikan
tidak
Diluluskan?
ya
Sek. Aset
Menetapkan tarikh mesyuarat di
SPA
Sek. Aset Mengadakan mesyuarat
tidak
Kelulusan mesyuarat?
Ya
Sek. Aset Mengisi hasil keputusan

mesyuarat di SPA
BEND Kelulusan ketua PTJ/BEND
tidak
lulus?
Ya
ii
Tempoh Masa
ii
Sek. Aset Menjalankan pelupusan

Sek. Aset aset
Sek. Aset Menjual/membuang/hadiah aset

Hubungi agensi/sekolah yg
Sek. Aset
berminat utk mendapatkan
hadiah aset
Sek. Aset Menyediakan surat kelulusan pemberian hadiah

aset kpd agensi berminat utk mendapatkan
hadiah aset
NC
Tandatangan NC
Sek. Aset Dapatkan surat beserta cop bg

PTPO/PO Mengumpul dan serah kpd Seksyen Aset jika

barang elektronik
PTPO/PO Mengemaskini maklumat pelupusan pd

kad aset & KEW-PA 7
PTPO/PO Perekodan
TAMAT
Senarai Semak

1. Kenalpasti aset yg hendak dilupuskan
2. Kumpulkan di satu tempat dan senaraikan
3. Isi maklumat permohonan pelupusan di SPA
4. A. PELUPUSAN PERINGKAT PTJ
Kelulusan permohonan ketua PTj/TB
5. Mendapatkan PEP pelupusan aset (jika

berkaitan)
6. Melantik AJK pelupusan peringkat jabatan dan
menetapkan tarikh mesyuarat pd SPA
7. Kelulusan pelantikan AJK oleh ketua PTJ/TB
8. Menetapkan tarikh mesyuarat pd sistem SPA
9. Mengadakan mesyuarat pelupusan peringkat
jabatan
10. Kelulusan mesyuarat
11. Mengisi hasil keputusan mesyuarat di SPA
12. Kelulusan Ketua PTj/TB
13. Menjalankan pelupusan aset bg perabut dll.
14. Menjual/membuang/hadiah aset mengikut yg
dipersetujui
15. Hubungi agensi/sekolah yg berminat utk
mendapatkan hadiah aset
16. Menyediakan surat kelulusan pemberian hadiah
aset kpd agensi
17. Tandatangan NC
18. Dapatkan surat beserta cop bg pengesahan
jual/buang/hadiah
19. Mengumpul dan serah kpd Seksyen Aset jika
barang elektronik (untuk proses e-waste)
20. Mengemaskini maklumat pelupusan pd kad aset
& KEW-PA 7
21. Perekodan
4 B. PELUPUSAN PERINGKAT BENDAHARI
Mendapatkan PEP pelupusan aset (jika
berkaitan)
5. Melantik AJK pelupusan peringkat Bendahari dan
menetapkan tarikh mesyuarat pd SPA
6. Mengadakan mesyuarat pelupusan peringkat
Bendahari
7. Kelulusan mesyuarat
8. Mengisi hasil keputusan mesyuarat di SPA
9. Kelulusan Bendahari
10. Menjalankan pelupusan aset bg perabut dll.
11. Menjual/membuang/hadiah aset mengikut yg
dipersetujui
12. Hubungi agensi/sekolah yg berminat utk
mendapatkan hadiah aset
13. Menyediakan surat kelulusan pemberian hadiah
aset kpd agensi
14. Tandatangan NC
15. Dapatkan surat beserta cop bg pengesahan
jual/buang/hadiah
16. Mengumpul dan serah kpd Seksyen Aset jika
barang elektronik
17. Mengemaskini maklumat pelupusan pd kad aset
& KEW-PA 7
18. Perekodan
Aktiviti 43: Menguruskan permohonan pinjaman aset
Proses Kerja

ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. Staf Permohonan pinjaman laptop PTPO/PO  TATACARA
PENGURUS
2. PTPO/PO Menyemak permohonan dan aset PPK AN ASET
ALIH
3. PPK Meluluskan pinjaman PTPO/PO
KERAJAAN
4. Staf Mengisi rekod permohonan PTPO/PO  PEKELILIN

pinjaman: G
-tarikh pinjaman PERBENDA
-tarikh pemulangan HARAAN
5. PTPO/PO Mengeluarkan dan menyerahkan PPK BIL. 5
aset kpd pemohon drp almari TAHUN
simpanan  2007
6. Staf Pemulangan aset PTPO/PO
7. Staf Mengisi rekod pemulangan PTPO/PO
8. PTPO/PO Menyemak aset yg dipulangkan Staf
9. PTPO/PO Menyimpan aset ke dlm almari PPK

simpanan
10. PTPO/PO Mengesahkan rekod pemulangan PPK
11. PPK Menyemak dan mengesahkan PTPO/PO

rekod secara berkala
Carta Alir
MULA
BEND/TB Arahan
Staf Permohonan pinjaman
PTPO/PO Menyemak permohonan/rekod

dan aset
tidak
Disokong?
ya?
PPK
Meluluskan pinjaman
tidak
Kelulusan?
ya?
Staf Mengisi rekod permohonan

pinjaman
PTPO/PO Menyerahkan aset kpd pemohon
i ii
i ii
Staf Pemulangan aset oleh staf
Staf Mengisi rekod pemulangan
PTPO/PO Menyemak aset yg dipulangkan
tidak
lengkap?
ya?
PTPO/PO Menyimpan aset ke dlm almari
PTPO/PO Mengesahkan rekod pemulangan
PPK Mengesahkan rekod secara

berkala
TAMAT
Senarai Semak

1. Permohonan pinjaman laptop
2. Menyemak permohonan dan aset
3. Meluluskan pinjaman
4. Mengisi rekod permohonan pinjaman:
-tarikh pinjaman
-tarikh pemulangan
5. Mengeluarkan dan menyerahkan aset kpd
pemohon drp almari simpanan
6. Pemulangan aset
7. Mengisi rekod pemulangan
8. Menyemak aset yg dipulangkan

9. Menyimpan aset ke dlm almari simpanan
10. Mengesahkan rekod pemulangan
11. Menyemak dan mengesahkan rekod secara

berkala
Aktiviti 44: Menguruskan setem jabatan
Proses Kerja

ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
2. PTPO 1 Pembelian setem PTPO 2 PERKHIDMATAN
3. PTPO 2 Merekod pembelian PTPO 1 BILANGAN 5
4. PO 1 Kenal pasti dokumen yg perlu dipos PO 2 TAHUN 2007
& memerlukan penggunaan setem PANDUAN
5. PO 1 Memohon setem drp pegawai PTPO 2 PENGURUSAN
pemegang setem PEJABAT
6. PTPO 2 Mengeluarkan setem drp simpanan PO 1
7. PTPO 2 Menyerahkan setem kpd pemohon PO 1
8. PO 1 Pengeposan dokumen PO 2
9. PTPO 2 & PO 1 Perekodan pd setiap kali
penggunaan:
-PO: rekod pengeposan
-PTPO: rekod baki setem
10. PTPO 2 Menyemak baki setem pada PO 1
hujung bulan dan laporan akan
disediakan pada setiap hujung
bulan.
11. PTPO 2 Memaklumkan kepada pegawai PKK

untuk membuat pembelian setem
sekiranya berkurangan.
12. PKK PPK menyemak rekod pd setiap PTPO 2

bulan dan membuat pertimbangan
untuk pembelian
13. PPK Pegawai membuat pertimbangan PTPO 2
untuk pembelian setem
14. TB Semakan mengejut oleh TB setiap PPK
6 bulan
15. PTPO 2 Perekodan PO 1
Carta Alir
MULA
BEND/TB Arahan
PTPO 1 Pembelian setem
PTPO 2 Merekod pembelian
PO 1 Kenalpasti dokumen yg perlu

dipos
PO 1 Memohon setem drp pegawai

pemegang setem
tidak
Diluluskan?
ya?
PTPO 2 Mengeluarkan setem daripada

simpanan
PTPO 2 Menyerahkan setem kpd

pemohon
i iI
i iI
PO 1 Pengeposan dokumen
PTPO 2 & PO 1 Perekodan pada setiap kali

pengunaan
PTPO 2 Kemaskini rekod dan sediakan

laporan
PPK Semakan oleh PPK pd setiap

bulan
tidak
Lengkap?
ya
Memaklumkan kepada pegawai

PTPO 2 untuk membuat pembelian
setem sekiranya berkurangan
PPK Pegawai membuat pertimbangan

jika perlu membuat pembelian
setem
ya
Perlu pembelian?
tidak
iv iii
iv iii
TB Pemeriksaan mengejut oleh TB
tidak
Lengkap?
ya
Perekodan
PTPO 2
TAMAT
Senarai Semak

1. Arahan
2. Pembelian setem
3. Merekod pembelian
4. Kenal pasti dokumen yg perlu dipos & memerlukan
penggunaan setem
5. Memohon setem drp pegawai pemegang setem
6. Mengeluarkan setem drp simpanan
7. Menyerahkan setem kpd pemohon
8. Pengeposan dokumen
9. Perekodan pd setiap kali penggunaan:
-PO: rekod pengeposan
-PTPO: rekod baki setem
10. Menyemak baki setem pada hujung bulan dan laporan
akan disediakan pada setiap hujung bulan.
11. Memaklumkan kepada pegawai untuk membuat

pembelian setem sekiranya berkurangan.
12. PPK menyemak rekod pd setiap bulan dan membuat

pertimbangan untuk pembelian
13. Pegawai membuat pertimbangan untuk pembelian
setem
14. Semakan mengejut oleh TB setiap 6 bulan
15. Perekodan
Aktiviti 45: Menguruskan pengunaan Bar Kod (Pos Berdaftar) Pejabat Bendahari
Proses Kerja

ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. BEND/TB/PPK Arahan  JADUAL
2. PTPO 1 Pembelian Bar Kod PO 1 PELUPUSA
3. PTPO 2 Merekod maklumat pembelian PO 1 N REKOD
4. PTPO 2 Memberikan sejumlah Bar Kod PO 1 KEWANGA
yang memadai untuk digunakan bg N DAN
tempoh 6 bulan (100 keping) PERAKAU
5. PTPO 2 Menyimpan Bar Kod dalam bilik PTPO 2 NAN
kebal  ARAHAN
6. PO 1 Kenal pasti dokumen yang perlu PO 1 PENTADBI
pengeposan menggunakan Bar Kod RAN
7. PO 1 Menampal Bar Kod pada dokumen PO 1 PENGURU
untuk dipos SAN
8. PO 1 Merekod & menyenaraikan PO 2 REKOD
penggunaan Bar Kod (maklumat JPA BIL.1
pengeposan) TAHUN
-menampal keratan Bar Kod 2018
mengikut no. Siri pada senarai
tersebut
9. PO 1 Menyerahkan senarai rekod PTPO 2
tersebut kpd Pegawai Pemegang
Setem
10. PTPO 2 Pegawai Pemegang Setem PO 2
merekod kuantiti penggunaan Bar
Kod dan baki pd setiap bulan
(menyediakan laporan)
11. PTPO 2 Memaklumkan kepada pegawai PO 2
untuk membuat pembelian Bar Kod
sekiranya berkurangan.
12. Pegawai membuat pertimbangan &

keputusan untuk pembelian
13. PPK Semakan oleh PPK pada setiap PPK
bulan
14. PTPO 2 Perekodan PTPO 2
Carta Alir
MULA
BEND/TB Arahan
PTPO 1
Pembelian Bar Kod
PTPO 2
Merekod maklumat pembelian
PTPO 2
Memberikan Bar Kod kpd PO
PTPO 2 Menyimpan Bar Kod dlm bilik

kebal
PO 1 Kenal pasti dokumen yg perlu

pengeposan menggunakan Bar Kod
Bar Kod tidak cukup
Bar Kod masih ada
PO 1 Menampal Bar Kod pd dokumen
PO 1 Merekod & membuat senarai

penggunaan
PO 1 Menyerahkan senarai rekod kpd

Pegawai Pemegang Setem
ii i
i
ii
PTPO 2 Peg. Pemegang Setem membuat

semakan & membuat laporan
penggunaan
Bar Kod masih ada
Bar Kod tidak cukup
PTPO 2 Memaklumkan kpd pegawai utk

pembelian
PPK Pegawai membuat pertimbangan

& keputusan untuk pembelian
Bar Kod tidak cukup
Bar Kod masih ada
Semakan laporan oleh PPK pd

PPK setiap bulan
PTPO 2 Perekodan
TAMAT
Senarai Semak
1. Arahan
2. Pembelian Bar Kod
3. Merekod maklumat pembelian
4. Memberikan sejumlah Bar Kod yang memadai
untuk digunakan bg tempoh 6 bulan (100 keping)
5. Menyimpan Bar Kod dalam bilik kebal
6. Kenal pasti dokumen yang perlu pengeposan
menggunakan Bar Kod
7. Menampal Bar Kod pada dokumen untuk dipos
8. Merekod & menyenaraikan penggunaan Bar Kod
(maklumat pengeposan)
-menampal keratan Bar Kod mengikut no. Siri pada
senarai tersebut
9. Menyerahkan senarai rekod tersebut kpd Pegawai
Pemegang Setem
10. Pegawai Pemegang Setem merekod kuantiti
penggunaan Bar Kod dan baki pd setiap bulan
(menyediakan laporan)
11. Memaklumkan kepada pegawai untuk membuat
pembelian Bar Kod sekiranya berkurangan.
12. Pegawai membuat pertimbangan & keputusan

untuk pembelian
13. Semakan oleh PPK pada setiap bulan
14. Perekodan
Aktiviti 46: Menguruskan Tabung Amanah di bawah kendalian PTj Pejabat
Bendahari (Tabung Amanah Bencana & Tabung Amanah Pejabat Bendahari) :
Menguruskan kutipan dana Tabung Amanah Bencana
Proses Kerja

ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. BEND Arahan S/U  PEKELILIN
2. PPK Emel pemakluman kutipan dana PTPO G
BENDAHAR
beserta google form persetujuan I BIL 2
staf untuk potongan gaji TAHUN
3. PPK Menyemak dan menyediakan PTQ 2019
- TATACARA
analisa staf yang bersetuju PENGURUS
4. PPK Menyerahkan senarai staf yang PTQ AN AKAUN
bersetuju untuk pemotongan gaji AMANAH
kepada Seksyen Pembayaran Gaji UNIVERSIT
I MALAYSIA
(Kewangan Staf) TERENGGA
5. PTPO Menyediakan penyata rasmi PPK NU
sumbangan derma UMT kepada
staf yang membuat sumbangan
(pemotongan gaji/pembayaran
terus)
6. PTPO Menyediakan surat serahan PPK
penyata kepada ketua PTJ
7. PO Edaran PTPO
Carta Alir
Menguruskan kutipan dana Tabung Amanah Bencana
BEND/TB Arahan
PPK Emel makluman kpd warga UMT
PPK Semak dan sedia analisa
PPK Penyerahan data kepada SKS
PTPO/PTQ Menyediakan penyata

sumbangan
PPK Menyediakan surat serahan

penyata kpd PTJ
PO Edaran
PTPO Perekodan
TAMAT
Senarai Semak

1. Membuat hebahan tentang kutipan dana
(emel/surat dsb)
2. Menyediakan google form untuk kutipan dana @
mengisi borang yg disediakan
3. Menyediakan analisis staf yang memberi
maklumbalas daripada data yang dijana oleh
google form
4. Menyediakan surat serahan data tersebut kepada
Seksyen Pembayaran (payroll team) untuk
tindakan potongan gaji
5. Menyediakan penyata sumbangan kepada staf
yang menyumbang tersebut
Bendahari (Tabung Amanah Bencana & Tabung Amanah Pejabat Bendahari):
Menguruskan pembayaran sumbangan derma kepada pemohon menggunakan
Tabung Amanah Bencana @ Tabung Amanah Pejabat Bendahari
Proses Kerja

ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
2. PPK Menyediakan kertas BEND G
BENDAHAR
pertimbangan/surat mengenai I BIL 2
cadangan pembayaran sumbangan TAHUN
3. PPK Mengaturkan mesyuarat S/U 2019
-
4. Ahli & Persetujuan ahli TATACARA
Pemegang PENGURUS
Dana AN AKAUN
AMANAH
5. PPK Menyediakan/mendapatkan minit BEND
UNIVERSI
mesyuarat TI
6. PPK Menyediakan surat arahan BEND MALAYSIA
pembayaran TERENGGA
NU
7. BEND Menyemak surat arahan tersebut PPK
8. NC @ BEND Menandatangani surat arahan PPK
tersebut
9. PO Menghantar kepada Seksyen PPK
Pembayaran
10. Seksyen Pembayaran sumbangan kepada PPK
Pembayaran staf berkaitan
Carta Alir
Menguruskan pembayaran sumbangan derma kepada pemohon menggunakan

Tabung Amanah Bencana @ Tabung Amanah Pejabat Bendahari
MULA
BEND/TB Arahan
Menyediakan kertas
PPK pertimbangan
PPK Mengatur mesyuarat
AJK
Persetujuan ahli
tidak
Setuju?
ya
PPK Menyediakan/ mendapatkan

minit mesyuarat
PPK Menyediakan surat arahan

NC/BEND T.T NC pd surat tersebut @ T.T

BEND
tidak
Setuju?
ya
i
PO Hantar surat arahan kpd Sek.

Pembayaran
Sek. Bayaran kpd mangsa/pemohon

Pembayaran
PTPO Perekodan
TAMAT
Senarai Semak

1. Arahan daripada Seksyen Kebajikan Staf
2. Mengaturkan mesyuarat ahli Tabung Amanah
Bencana atau
Dibawa ke dalam MPU (hal-hal lain)
3. Menyediakan kertas pertimbangan, yang
mengandungi
-senarai penerima (nama/jawatan/gaji
pokok/musibah bencana yang dialami/lampiran
bukti dll)
-cadangan bayaran sumbangan
4. Dapatkan minit mesyuarat/surat kelulusan NC
5. Menyediakan surat arahan bayaran kepada
Seksyen Pembayaran yang di tandatangan oleh
NC/Bend/Setiausaha Tabung Amanah Bencana
(SK pd NC)
Bendahari (Tabung Amanah Bencana & Tabung Amanah Pejabat Bendahari) :
Menyediakan laporan Tabung Amanah di bawah kendalian PTj Pejabat Bendahari
(Tabung Amanah Bencana & Tabung Amanah Pejabat Bendahari)
Proses Kerja

ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
2. PTQ Menyediakan data dan BTD yg PPK G
berkaitan BENDAHA
3. PTQ Mengisi borang BEND802 (Sijil PPK RI BIL 2
Pengesahan Baki) @ BEND803 TAHUN
(Penyata Penyesuaian Akaun 2019
Amanah) -
4. PPK Menyemak data/BTD/Borang yg PTQ TATACARA
disediakan PENGURU
5. PPK T.T penyediaan PTQ SAN
6. BEND Semakan oleh Pemegang PPK AKAUN
Amanah/Ketua PTj AMANAH
7. PPK T.T pengesahan oleh Pemegang PPK UNIVERSI
Amanah TI
8. PO Hantar kepada Sek.Akaun PTQ MALAYSIA
9. PTPO Perekodan PTQ TERENGGA
NU
Carta Alir
Menyediakan laporan Tabung Amanah di bawah kendalian PTj Pejabat
Bendahari (Tabung Amanah Bencana & Tabung Amanah Pejabat Bendahari)
MULA
BEND Arahan
PTQ Menyediakan data & BTD yg

berkaitan
PTQ Mengisi borang
PPK Menyemak data & borang yg

diisi
tidak
Setuju?
ya
PPK T.T penyediaan oleh PPK
NC/BEND Semakan oleh Pemegang

Amanah
tidak
Setuju?
ya
NC/BEND T.T pengesahan oleh Pemegang

Amanah
i
i
PO Hantar kepada Sek. Akaun
PTPO Perekodan
TAMAT
Senarai Semak
Menyediakan laporan Tabung Amanah di bawah kendalian PTj Pejabat Bendahari

(Tabung Amanah Bencana & Tabung Amanah Pejabat Bendahari)

1. Arahan
2. Menyediakan data dan BTD yg berkaitan
3. Mengisi borang BEND802 (Sijil Pengesahan
Baki) @ BEND803 (Penyata Penyesuaian
Akaun Amanah)
4. Menyemak data/BTD/Borang yg disediakan
5. T.T penyediaan
6. Semakan oleh Pemegang Amanah/Ketua PTj
7. T.T pengesahan oleh Pemegang Amanah
8. Hantar kepada Sek.Akaun
9. Perekodan
Aktiviti 49: Mengurus pengeluaran tiket penerbangan
Proses Kerja

LAIN YANG UNDANG,
JAWAB
ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
KUASA
DIRUJUK
1. BENDAHARI/ Mengeluarkan arahan untuk SENARAI

pembelian tiket penerbangan: TUGAS/SURA
TB/
T
a. Kad Korporat dan serahan pin
PPK PELANTIKAN
kad kredit
PEMEGANG
a. Waran
KAD
KORPORAT
TB
2. PTQ/ PTPO Terima dan semak borang PTj *PEKELILING

permohonan BENDAHARI
BIL. 3 TAHUN
i) Kelulusan PTj
2015
ii) Jenis penerbangan -
KEMUDAHAN
iii) Waktu/tarikh penerbangan PEMBELIAN
3 PTQ/ PTPO a. KAD KORPORAT MAS/AIR TIKET KAPAL
Buat pembelian secara atas talian ASIA/FIREFLY/ TERBANG
(online). MENGGUNAK
MALINDO AN KAD
4. PTQ/ PTPO Terima dan masukkan nombor TAC BANK KORPORAT DI
UNIVERSITI
5. PTQ/ PTPO Cetak dan emel tiket kepada MALAYSIA
staf/penumpang TERENGGANU
6. PTQ Menyediakan penyata dan Zon Kew.
membuat pelarasan pembelian
*PEKELILING
(sebulan sekali / apabila telah BENDAHARI
mencapai 50% daripada BIL. 12 TAHUN
penggunaan kad ) 2015
-
7. PPK Pengesahan ke atas penyata dan PTQ
PENGUATKUA
pelarasan pembelian tiket yang
SAAN
telah dibuat.
PERBELANJAA
8. b. WARAN AGEN N BERHEMAH
Masukkan data penerbangan ke UNIVERSITI
PTQ/ PTPO
dalam sistem
9. PB Melulus pembelian PTQ MALAYSIA
TERENGGANU
10. Agen/ PTQ/ Terima tiket /email kepada AGEN
PTPO staf/penumpang
11. PTQ Menyediakan penyata dan arahan Zon Kew.

pembayaran invois
12. PB/PPK Pengesahan ke atas penyata dan PTQ

pelarasan pembelian tiket yang
telah dibuat.
13. PTQ Perekodan (waran dan kad

korporat).
Carta Alir
a. Pembelian Tiket Penerbangan Menggunakan Kad Korporat
MULA
Tanggungjawab ProsesTugas Tempoh Masa

Arahan
BEND/TB/PPK
PTQ Semak borang.
tidak
Dokumen lengkap?
ya
PTQ Buat pembelian secara atas talian

(online).
PTQ Terima dan masukkan TAC
PTQ Cetak dan emel tiket kepada

pemohon
PTQ Menyediakan penyata dan membuat

pelarasan
PPK Pengesahan ke atas penyata
PTQ Perekodan
TAMAT
b. Pembelian Tiket Penerbangan Menggunakan Waran
MULA
Tanggungjawab ProsesTugas Tempoh Masa

Arahan
BEND/TB/PPK
PTQ Semak borang.
tidak
Dokumen lengkap?
ya
PTQ Masukkan data penerbangan ke dalam

sistem
PTQ Melulus pembelian
PTQ Cetak dan emel tiket kepada

pemohon
PTQ Menyediakan penyata dan membuat

pelarasan
PPK Pengesahan ke atas penyata
PTQ Perekodan
TAMAT
Senarai Semak
a. Pembelian Tiket Penerbangan Menggunakan Kad Korporat
1. Semak borang dilaman sesawang.
2. Semak borang.
3. Buat pembelian secara atas talian (online).
4. Emel kepada staf / penumpang.
5. Pengesahan Ketua Seksyen keatas penyata

pembelian tiket yang telah dibuat.
6. Perekodan.
b. Pembelian tiket Penerbangan Menggunakan (waran)
1. Pastikan dokumen permohonan adalah telah

lengkap dan dokumen sokongan dilampirkan
serta mendapat kelulusan Ketua PTJ berkenaan.
2. Pastikan tempahan boleh dibuat selaras dengan

peraturan yang berkuatkuasa.
3. Nombor waran hanya akan dikeluarkan selepas

waran ditandatangan oleh pegawai yang diberi
kuasa.
4. Semak tiket yang diterima dan pastikan tiket

diserahkan kepada penumpang sebelum
penerbangan baik melalui emel atau serahan
kaunter.
5. Semak inbois yang diterima daripada pihak

MAS/Airasia dan sediakan penyata pembayaran
dengan segera.
6. Rekod maklumat cek yang diproses untuk

pembayaran sebelum diposkan.
Aktiviti 50: Menyelaras aduan dan kepuasan pelanggan
Proses Kerja

LAIN YANG UNDANG,
JAWAB
ADA PERATURAN DAN
DIRUJUK
1. BEND Arahan  Manual Kualiti

QMS: MS ISO
2. PPK Sediakan soalan kepuasan
9001:2015
pelanggan
 Manual Kualiti
3. PPK Emel kepada warga UMT & pelajar dan SOA:
& wassap DOKUMEN MS
ISO/IEC
4. S/U & Pengumpulan dapatan aduan Semua pegawai 27001:2013
PPK daripada sumber berikut: yg berkaitan SISTEM
-online survey PENGURUSAN
KESELAMATAN
-emel Pejabat Bendahari MAKLUMAT
(ISMS)
-kotak aduan di kaunter
5. S/U Key in maklumat aduan di google PPK

drive & borang
6. PPK Emel hebahan/pemakluman kpd Semua pegawai

setiap pegawai yg berkaitan untuk yg berkaitan
mengisi tindakan
7. Semua Tindakan pengisian/maklumbalas PPK

pegawai yg ke atas aduan tersebut pd google
berkaitan drive beserta status aduan
8. PPK Sediakan laporan (aduan & Semua pegawai

kepuasan) yg berkaitan
9. PPK Bentangkan laporan dalam

mesyuarat pengurusan
10. PPK & Semua Emel maklumbalas kepada

pegawai yg pengadu (aduan shj)
berkaitan
11. Semua Melaksanakan penambahbaikan yg PPK

pegawai yg dipersetujui
berkaitan
12. PPK Hantar laporan aduan dan PKK

kepuasan pelanggan kepada
urusetia di Pusat Komunikasi
Korporat (PKK)
13. PTPO Perekodan

Carta Alir
MULA
BEND/TB Arahan
PPK Sediakan soalan kepuasan pelanggan
PPK Emel kepada warga
PPK & S/U Kumpulkan respon
Kepuasan pelanggan
Jenis respon?
Aduan pelanggan
PPK & S/U Key in maklumat aduan pd google drive
PPK Emel/wasap kpd semua pegawai untuk

memberi maklumbalas
PPK Kumpul maklumbalas
PPK Menyediakan laporan
Bentangkan laporan di mesyuarat

PPK
pengurusan
i
PPK &
Emel maklumbalas kpd pengadu
Pegawai
berkaitan
PPK & Pegawai Melaksanakan penambahbaikan yg

berkaitan dipersetujui
PPK Hantar laporan kpd PKK
PPK Perekodan
TAMAT
Senarai Semak
1. Arahan
2. Sediakan soalan kepuasan pelanggan
3. Emel kepada warga UMT & pelajar & wassap
4. Pengumpulan dapatan aduan daripada sumber

berikut:
-online survey
-emel Pejabat Bendahari
-kotak aduan di kaunter
5. Key in maklumat aduan di google drive & borang
6. Emel hebahan/pemakluman kpd setiap pegawai

yg berkaitan untuk mengisi tindakan
7. Tindakan pengisian/maklumbalas ke atas aduan

tersebut pd google drive beserta status aduan
8. Sediakan laporan (aduan & kepuasan)
9. Bentangkan laporan dalam mesyuarat pengurusan
10. Emel maklumbalas kepada pengadu (aduan shj)
11. Melaksanakan penambahbaikan yg dipersetujui
12. Hantar laporan aduan dan kepuasan pelanggan

kepada urusetia di PKK
13. Perekodan
Aktiviti 51: Menyelaras urusan kemaskini lantikan pentadbir pada sistem
kewangan Pejabat Bendahari
Proses Kerja

LAIN YANG UNDANG,
JAWAB ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. BENDAHARI/ Arahan untuk pengemaskinian  Manual

sistem kewangan Kualiti
TB/
dan SOA:
DOKUME
N MS
2. Staf yg a. Dalaman Pejabat PPK/ ISO/IEC
bertukar Bendahari 27001:20
Ketua
seksyen Staf mengisi borang BEND708 & 13
seksyen/unit
BEND709
SISTEM
3 Ketua Tandatangan penyelia lama & Staf yg bertukar PENGURU
seksyen/unit baharu seksyen SAN
KESELAM
4. PPK Semakan oleh PPK Staf yg bertukar ATAN
seksyen MAKLUMA
T (ISMS)
5. PPK Arahan kepada pentadbir sistem Pentadbir
untuk tindakan pengemaskinian Sistem
6. PTPO Perekodan PPK
7. b. Kit Kewangan PPK Pej. Bend

PTj mengisi borang kit kewangan
PTj
8. PPK Semakan oleh Seksyen Pentadbiran PTj
9. PPK Arahan kepada pentadbir sistem Pentadbir

untuk tindakan pengemaskinian Sistem
10. PTQ Perekodan PPK

Carta Alir
a. Dalaman Pejabat Bendahari
MULA
BEND/TB Arahan
Staf Pengisian borang BEND708 & BEND709
Ketua T.T penyelia lama dan baharu

Seksyen/unit
tidak
Setuju?
ya
PPK Semakan
tidak
Lulus?
ya
PTPO Perekodan
TAMAT
a. Kit Kewangan
MULA
BEND/TB Arahan
PTj Pengisian borang Kit Kewangan
PO Hantar Kit Kewangan ke Pej. Bend
PTPO Semakan
tidak
Lengkap?
ya
PTPO @ PO Scan/fotostat kit kewangan
PPK Arahan kepada Pentadbir Sistem utk

kemaskini (lampirkan dgn kit kewangan
yg telah di salinkan/scan)
Pentadbir sistem Pengemaskinian dibuat
PTPO Perekodan
TAMAT
Senarai Semak
1. Arahan untuk pengemaskinian sistem kewangan
2. c. Dalaman PTj
Staf mengisi borang BEND708 & BEND709
3 Tandatangan penyelia lama & baharu
4. Semakan oleh PPK
5. Arahan kepada pentadbir sistem untuk tindakan

pengemaskinian
6. Perekodan
7. d. Kit Kewangan
PTj mengisi borang kit kewangan
8. Semakan oleh Seksyen Pentadbiran
9. Arahan kepada pentadbir sistem untuk tindakan

pengemaskinian
10. Perekodan
Aktiviti 52: Mengemaskini dokumen ISO Pejabat Bendahari
Proses Kerja

LAIN YANG UNDANG,
JAWAB
ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
KUASA
DIRUJUK
1. BENDAHARI/ Arahan untuk pengemaskinian  Manual

TB/PPK Kualiti dan
2. PPK Semakan secara berkala TB SOA:
DOKUMEN
3. PPK Mengisi borang pindaan Ketua Seksyen MS ISO/IEC
-Borang Cadangan Pindaan_Pind.1 27001:2013
2021/1 SISTEM
4. PPK Menyediakan surat iringan PTPO PENGURUS
5. TB Semakan dan T.T Pengurus Kualiti PPK AN
KESELAMAT
6. BEND Semakan dan T.T Ketua PTj PPK AN
MAKLUMAT
7. PO Hantar kepada urusetia di PPAK PPK
(ISMS)
8. PPAK Wakil PPAK mengisi pengesahan PO
terimaan dokumen
9. PPK Menerima surat/emel maklumbalas PPAK

drp urusetia PPAK
10. PPAK Pengemaskinian dokumen ISO di PPK

MyNemo
11. PPK Semakan oleh Pengawal Dokumen PPAK

Pej. Bend
12. PTPO Perekodan PTPO

Carta Alir
BEND/TB Arahan
PPK Semakan secara berkala
PPK Mengisi borang pindaan & surat iringan
TB Semakan oleh TB
tidak
Lengkap?
ya
BEND Kelulusan Ketua PTj dan T.T
tidak
Setuju?
ya
PO Hantar kepada urusetia di PPAK
i
PPAK Wakil PPAK mengisi pengesahan

terimaan dokumen
PPAK Menerima emel/surat maklumalas drp

PPAK
Urusetia di PPAK mengemaskini

PPAK
dokumen di MyNemo
PPK Semakan oleh Pengawal Dokumen di

Pej. Bend
tidak
Lengkap?
ya
PTPO Perekodan
TAMAT
Senarai Semak
1. Arahan untuk pengemaskinian
2. Semakan secara berkala
3. Mengisi borang pindaan
-Borang Cadangan Pindaan_Pind.1 2021/1
4. Menyediakan surat iringan
5. Semakan dan T.T Pengurus Kualiti
6. Semakan dan T.T Ketua PTj
7. Hantar kepada urusetia di PPAK
8. Wakil PPAK mengisi pengesahan terimaan

dokumen
9. Menerima surat/emel maklumbalas drp urusetia

PPAK
10. Pengemaskinian dokumen ISO di MyNemo
11. Semakan oleh Pengawal Dokumen Pej. Bend
12. Perekodan
Aktiviti 53: Menyelaras pelaporan pencapaian OQ ISO QMS
Proses Kerja

LAIN YANG UNDANG,
JAWAB
ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
KUASA
DIRUJUK

TB/PPK QMS: MS ISO
2. PPK Dapatkan input/data pencapaian TB 9001:2015
OQ drp. Ketua Seksyen
3. PPK Sediakan agenda & laporan Ketua Seksyen
4. PPK Sediakan punca ketidakcapaian PTPO

(jika tidak capai) & pelan
penambahbaikan
5. TB Laporkan dalam mesyuarat PPK

pengurusan
6. BEND Dapatkan persetujuan mesyuarat PPK
7. PO Sedia/dapatkan minit mesyuarat PPK
8. PPAK Pengesahan laporan pencapaian PO

oleh Pengurus Kualiti ISO
9. PPK Serahkan laporan kpd. Urusetia di PPAK

PPAK
10. PTPO Perekodan PPK

Carta Alir
Tempoh Masa
BEND/ Arahan
PPK
Dapatkan input/data pencapaian

PPK
OQ
PPK Sediakan agenda & laporan
capai
Tidak capai
Seksyen Sediakan punca tidak capai & pelan
berkaitan penambahbaikan
PPK Laporkan dlm. mesyuarat

pengurusan
Tidak setuju
setuju
PPK Sediakan laporan utk PPAK &

dapatkan minit mesyuarat pengurusan
TB Pengesahan Pengurus Kualiti
Tidak setuju
setuju
PPK Serah laporan kpd urusetia di PPAK
PTPO Perekodan
TAMAT
Senarai Semak
1. Arahan
2. Dapatkan input/data pencapaian OQ drp. Ketua

Seksyen
3. Sediakan agenda & laporan
4. Sediakan punca ketidakcapaian (jika tidak capai)

& pelan penambahbaikan
5. Laporkan dalam mesyuarat pengurusan
6. Dapatkan persetujuan mesyuarat
7. Sedia/dapatkan minit mesyuarat
8. Pengesahan laporan pencapaian oleh Pengurus

Kualiti ISO
9. Serahkan laporan kpd. Urusetia di PPAK
10. Perekodan
Aktiviti 54: Menyelaras urusan pengauditan pematuhan ISO QMS & ISMS
Proses Kerja

LAIN YANG UNDANG,
JAWAB
ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
KUASA
DIRUJUK

TB/PPK QMS: MS ISO
2. PPK Hebahan jadual sesi auditan kpd 9001:2015
warga  Manual Kualiti
dan SOA:
3. PPK Tindakan penyelarasan persediaan DOKUMEN MS
ISO/IEC
4. Auditor Sesi auditan berlangsung
27001:2013
5. PPK Menerima dapatan penemuan audit SISTEM
PENGURUSAN
6. PPK & TB Mengadakan KESELAMATA
perbincangan/mesyuarat yg N MAKLUMAT
dipengerusikan Pengurus Kualiti (ISMS)
7. Semua Menyedia jawapan kpd teguran
pegawai audit
berkaitan
8. PPK Menyelaras pengumpulan

maklumbalas teguran audit
9. Semua Melaksanakan penambahbaikan

pegawai
berkaitan
10. BEND Persetujuan ketua PTj
11. PPK Hantar kpd ketua auditor
12. PTPO Perekodan

Carta Alir
MULA
BEND/TB Arahan
PPK Hebahan jadual audit
PPK Menyelaras persediaan
Semua yg Audit berlangsung

terlibat
PPK Menerima dapatan penemuan

audit
TB/PPK Mengadakan mesyuarat yg

dipengerusikan oleh Pengurus
Kualiti
Peg. terlibat Menyedia jawapan kpd teguran

audit
i
Menyelaras pengumpulan
PPK
jawapan maklumbalas
Semua yg Melaksanakan penambahbaikan

terlibat
BEND Persetujuan ketua PTj
tidak
lulus?
PPK Hantar kpd auditor bertugas
PPK
Perekodan
TAMAT
Senarai Semak
1. Arahan
2. Hebahan jadual sesi auditan kpd warga
3. Tindakan penyelarasan persediaan
4. Sesi auditan berlangsung
5. Menerima dapatan penemuan audit
6. Mengadakan perbincangan/mesyuarat yg
dipengerusikan Pengurus Kualiti
7. Menyedia jawapan kpd teguran audit
8. Menyelaras pengumpulan maklumbalas teguran

audit
9. Melaksanakan penambahbaikan
10. Persetujuan ketua PTj
11. Hantar kpd ketua auditor
12. Perekodan
Aktiviti 55: Mengurus penilaian risiko projek/aktiviti
Proses Kerja
BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI LAIN UNDANG-

JAWAB YANG ADA UNDANG,
HUBUNGAN/ PERATURAN
DIRUJUK DAN
PUNCA KUASA
1. BEND Arahan  Polisi
2. Pegawai PIC Pegawai merancang untuk menjalankan Pengurusan
sesuatu projek/akitiviti. Risiko UMT
3. Pegawai PIC Telah mendapat kelulusan ketua PTj
4. Pegawai PIC Melaksanakan penilaian awal risiko  Dokumen
sekurang-kurangnya sebulan sebelum ISO
pelaksanaan projek dengan menggunakan
9001:2015-
Borang Penilaian Awal Risiko Projek.
QMS
Adakah terdapat sekurang-kurangnya satu
kriteria yang ditanda √? (PTj juga
memfailkan dan menghantar borang
tersebut kepada TSR.)
5. Pegawai PIC PTj melaksanakan penilaian risiko
lanjutan.
6. TSR TSR menyemak laporan penilaian risiko.
7. TSR Adakah laporan penilaian risiko perlu
ditambah baik?
8. TB 2 Pegawai Risiko membuat semakan dan
pengesahan
9. BEND Ketua PTj mengesahkan laporan penilaian
risiko.
10. TSR Pengarah TSR mengesahkan laporan
penilaian risiko.
11. TSR TSR mengemas kini daftar risiko.
12. TSR TSR membentangkan laporan penilaian
risiko dalam Mesyuarat MPU.
13. TSR TSR memaklumkan keputusan Mesyuarat
MPU kepada PTj.
14. TSR TSR membentangkan laporan penilaian
risiko dalam Mesyuarat JKAPR.
JKAPR kepada PTj.
16. Pegawai PIC Adakah PTj melaksanakan projek tersebut?

17. Pegawai PIC PTj melaksanakan pemantauan risiko projek
dengan bantuan/nasihat TSR.
18. Pegawai PIC PTj membentangkan laporan pemantauan
risiko dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kerja
Pengurusan Risiko atau kepada TSR.
19. TSR TSR mengemas kini daftar risiko projek
berdasarkan laporan pemantauan risiko oleh
PTj
20. TSR TSR membentangkan laporan pemantauan
MPU kepada PTj .
22. TSR TSR membentangkan laporan pemantauan
JKAPR kepada PTj.
24. Pegawai PIC Adakah pemantauan risiko seterusnya perlu
dilaksanakan?
25. Pegawai PIC Perekodan
& PPK
Carta Alir

MULA
BEND Arahan
Peg. PIC Pegawai merancang untuk

menjalankan sesuatu
END
projek/akitiviti.
Peg. PIC Telah mendapat kelulusan ketua PTj/JK

Perolehan dll yg berkaitan bg
END
melaksanakan projek/akitiviti.
TIDAK
YA
Melaksanakan penilaian awal risiko

Peg. PIC sekurang-kurangnya sebulan sebelum
END pelaksanaan projek dengan menggunakan
Borang Penilaian Awal Risiko Projek.
TSR TSR menyemak laporan penilaian risiko.

END
YA
perlu ditambah baik?
TIDAK
TB Pegawai Risiko membuat semakan dan

pengesahan
END
YA
TIDAK
ii i
ii i
BEND Ketua PTj mengesahkan laporan penilaian

risiko.
YA
TIDAK
Pengarah TSR mengesahkan laporan

TSR
penilaian risiko.
END
YA
TIDAK
TSR TSR mengemas kini daftar risiko.
END
TSR membentangkan laporan penilaian

TSR risiko dalam Mesyuarat MPU.
END
TSR TSR memaklumkan keputusan

Mesyuarat JKAPR kepada PTj.
END
Peg. PIC Adakah PTj melaksanakan projek

tersebut?
END
TIDAK
YA
iv iii
iv iii
Peg. PIC PTj melaksanakan pemantauan risiko

END projek dengan bantuan/nasihat TSR.
Peg. PIC PTj membentangkan laporan pemantauan

risiko dalam Mesyuarat Jawatankuasa
END Kerja Pengurusan Risiko atau kepada TSR
TSR mengemas kini daftar risiko projek

TSR
berdasarkan laporan pemantauan risiko
END oleh PTj
TSR TSR membentangkan laporan pemantauan

END
TSR TSR memaklumkan keputusan Mesyuarat

MPU kepada PTj .
END
TSR TSR membentangkan laporan pemantauan

END
TSR TSR memaklumkan keputusan Mesyuarat

JKAPR kepada PTj.
END
iv v
vi iv v
Peg. PIC Adakah pemantauan risiko

END seterusnya perlu
dilaksanakan?
YA
TIDAK
Perekodan
Peg. PIC & PKK
END
TAMAT
Senarai Semak

1. Arahan
2. Pegawai merancang untuk menjalankan sesuatu
projek/akitiviti.
3. Telah mendapat kelulusan ketua PTj
4. Melaksanakan penilaian awal risiko sekurang-
kurangnya sebulan sebelum pelaksanaan projek dengan
menggunakan Borang Penilaian Awal Risiko
Projek. Adakah terdapat sekurang-kurangnya satu
kriteria yang ditanda √? (PTj juga memfailkan dan
menghantar borang tersebut kepada TSR.)
5. PTj melaksanakan penilaian risiko lanjutan.
6. TSR menyemak laporan penilaian risiko.
7. Adakah laporan penilaian risiko perlu ditambah baik?
8. Pegawai Risiko membuat semakan dan pengesahan
9. Ketua PTj mengesahkan laporan penilaian risiko.
10. Pengarah TSR mengesahkan laporan penilaian risiko.
11. TSR mengemas kini daftar risiko.
12. TSR membentangkan laporan penilaian risiko dalam
Mesyuarat MPU.
13. TSR memaklumkan keputusan Mesyuarat MPU
kepada PTj.
14. TSR membentangkan laporan penilaian risiko dalam
Mesyuarat JKAPR.
15. TSR memaklumkan keputusan Mesyuarat JKAPR
kepada PTj.
16. Adakah PTj melaksanakan projek tersebut?

17. PTj melaksanakan pemantauan risiko projek dengan
bantuan/nasihat TSR.
18. PTj membentangkan laporan pemantauan risiko dalam
Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Pengurusan Risiko atau
kepada TSR.
19. TSR mengemas kini daftar risiko projek berdasarkan
laporan pemantauan risiko oleh PTj
20. TSR membentangkan laporan pemantauan risiko dalam
Mesyuarat MPU.
21. TSR memaklumkan keputusan Mesyuarat MPU kepada
PTj .
22. TSR membentangkan laporan pemantauan risiko dalam
Mesyuarat JKAPR.
23. TSR memaklumkan keputusan Mesyuarat JKAPR kepada
PTj.
24. Adakah pemantauan risiko seterusnya perlu
dilaksanakan?
25. Perekodan
Aktiviti 56: Menguruskan proses kemaskini sistem pergigian staf UMT (e-Gigi)
Proses Kerja

LAIN YANG UNDANG,
JAWAB
ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
KUASA
DIRUJUK
1. PPK Arahan pengemaskinian sistem S/U  PEKELILING

PERKHIDMA
2. PTQ Mengemaskini di sistem e-Gigi PPK TAN
BILANGAN
3. PTQ Perekodan PPK
5 TAHUN
2007
PANDUAN
PENGURUS
AN
PEJABAT
Carta Alir
MULA
BEND/TB/PPK Arahan
PTQ Mengemaskini di sistem
Berjaya?
tidak ya
PTQ Dapatkan bantuan

PPPTK
PTQ Perekodan
TAMAT
Senarai Semak
1. Emel/surat permohonan daripada PTj
2. Kemaskini dibuat
3. Rekod
Aktiviti 57 : Mengurus pembayaran tuntutan rawatan pergigian staf UMT
(Berpusat)
Proses Kerja

LAIN YANG PERATURAN DAN
JAWAB
ADA PUNCA KUASA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
1. BEND Arahan
2. PTJ Menghantar dokumen bayaran  PEKELILING

pergigian untuk tujuan BENDAHARI BIL.
pembayaran 12 TAHUN 2015
-
PENGUATKUASAA
N PERBELANJAAN
3. PTQ Menerima dan menyemak Pemohon BERHEMAH
dokumen dan seterusnya UNIVERSITI
memasukkan data bayaran ke MALAYSIA
dalam sistem My-Fis TERENGGANU
- Borang Arahan Tuntutan
Bayaran Balik Perbelanjaan  PEKELILING
Rawatan Pergigian (BEND702 BENDAHARI BIL.
Pin.02/18) 8 TAHUN 2020
- Resit rawatan - BAJET 2021 DAN
- Pengesahan Ketua PTJ masing- INISIATIF
masing BELANJA
- Dokumen sokongan (jika perlu) BERHEMAH UMT
4. PA Membuat semakan dan PTQ

pengesahan bayaran
Sek.
Perolehan
5. PB Meluluskan dokumen bayaran PTQ
Sek.
Perolehan
6. PTQ Mencetak baucar bayaran dan

menghantar ke seksyen akaun
Carta Alir

MULA
BEND Arahan
PTJ Menghantar dokumen
Menerima dan
PTQ menyemak dokumen
dan membuat baucar
bayaran
PA Membuat semakan dan

pengesahan baucar
bayaran
PB Meluluskan baucar bayaran
Cetak baucar bayaran dan

PTQ
serahkan kepada Seksyen
Akaun
TAMAT
Senarai Semak
1. Pastikan pemohon mengisi borang BEND702

Pin.02/18 (Borang Arahan Tuntutan Bayaran Balik
Perbelanjaan Rawatan Pergigian) dengan
dikepilkan bersama-sama resit rawatan dan
dokumen sokongan berkaitan yang telah
diluluskan oleh Ketua PTJ

Pejabat Bendahari.


disemak oleh Pembantu Tadbir Kewangan dan
diluluskan oleh Penolong Akauntan atau Penolong
Bendahari secepat mungkin untuk proses
pengeluaran cek.
SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
Peraturan Luaran
Perintah Am - Bab B (Elaun-elaun dalam Perkhidmatan)
Arahan Perbendaharaan
Pekeliling Perkhidmatan
Surat Pekeliling Perkhidmatan
Pekeliling Perbendaharaan
Surat Pekeliling Perbendaharaan
Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam
Arahan Keselamatan
Peraturan Dalaman
Tatacara Pengurusan Terimaan Universiti
Garis Panduan Kewangan UMT
Pekeliling Bendahari, UMT
Pekeliling Perkhidmatan UMT
SENARAI BORANG
PEMBAYARAN
1 BEND 301-TRAVELLING CLAIM
BEND 301/PIND.01/2021-BORANG TUNTUTAN PERJALANAN

2
DALAM NEGERI
3 BEND 302 - BORANG TUNTUTAN PERJALANAN LUAR NEGARA
4 BEND 303 - BORANG PERMOHONAN KELUAR PEJABAT
5 BEND 304 - BORANG PENGESAHAN TUNTUTAN TANPA RESIT
6 BEND 306 - BORANG ARAHAN TUNTUTAN BAYARAN INVOIS
7 BEND 307 - BORANG ARAHAN TUNTUTAN BAYARAN BALIK
8 BEND 307-REIMBURSEMENT FORM
BEND 308 - BORANG PERMOHONAN PENDAHULUAN

9
DIRI/PELBAGAI
10 BEND 309 - BORANG AKUAN TERIMAAN TUNAI
BEND 310-BORANG TUNTUTAN ELAUN *PEMBANTU

11
PENYELIDIK/PEMBANTU PENYELIDIK PENTADBIRAN/UPAHAN
12 BEND 311 - BORANG PEMBATALAN CEK/EFT
BEND 312 - BORANG PERMOHONAN BAYARAN SEPARA

13
(PARTIAL PAYMENT) BAGI BEKALAN DAN PERKHIDMATAN
BEND 313 - BORANG PELARASAN PENDAHULUAN

14
DIRI/PENDAHULUAN PELBAGAI
15 BEND 316 - BORANG PERMOHONAN PANJAR WANG RUNCIT
16 BEND 317 - BORANG BAUCER KECIL WANG RUNCIT

BEND 318 - BORANG PEMBELIAN TANPA RESIT (PANJAR
17
WANG RUNCIT)
BEND 319 - BORANG PENDAHULUAN DAN PELARASAN WANG

18
RUNCIT
BEND 320 - BORANG TUNTUTAN PERPINDAHAN RUMAH

19
(DALAM STESEN)
BEND 321 - BORANG TUNTUTAN ELUAN PERTUKARAN KE

20
LUAR STESEN
21 BEND 322 - BORANG PESANAN JABATAN
22 BEND 324 - BORANG TEMPAHAN JAMUAN
23 BEND 325 - BORANG MAKLUMAT PEMBEKAL
24 BEND 326 - BORANG PEMBATALAN PESANAN BELIAN (PO)
25 BEND 327 - BORANG AKUAN PENERIMAAN KAD KORPORAT
26 BEND 328 - BORANG PENYESUAIAN KAD KORPORAT
27 BEND329-BORANG ARAHAN PINDAHAN TELEGRAFIK
PENTADBIRAN
1 BEND 707- BORANG PERMOHONAN LKKW
BEND 708- BORANG PENDAFTARAN/ PENAMATAN ID

2 PENGGUNA SISTEM KEWANGAN PEJABAT
BENDAHARI/SISTEM APLIKASI STAF/SISTEM SOKONGAN
3 BEND705-TEMPAHAN TIKET KAPAL TERBANG
BEND706 - BORANG TEMPAHAN BILIK MESYUARAT PEJABAT

4
BENDAHARI, UMT
5 GARIS PANDUAN LKKW
6 LKKW-ALIRAN KERJA PERMOHONAN

BAJET
BEND 101-PERMOHONAN PINDAHAN PERUNTUKAN BELANJA

1
MENGURUS
HASIL
1 BEND 401 - BORANG PEMBATALAN INVOIS
BEND 402 - BORANG PENGHANTARAN PUNGUTAN HASIL

2
DARI PTJ
3 BEND 403 - BORANG PERMOHONAN PENGELUARAN INVOIS
BEND 404 - PERMOHONAN PENGGUNAAN SISTEM

4 ELECTRONIC PAYMENT SUITE (EPS) BAGI BAYARAN MELALUI
FPX DAN MIGS
BEND 405 - BORANG MAKLUMAN PENYALURAN YURAN DAN

5
SUMBANGAN
6 BEND 407 -BORANG PERMOHONAN RESIT TUNAI
BEND 408 - BORANG PENGHANTARAN WANG TUNAI BAGI

7
TERIMAAN MELALUI RESIT TUNAI
BEND 409 - BORANG PENGHANTARAN CEK/WANG POS/BANK

8
DRAF BAGI TERIMAAN MELALUI RESIT TUNAI
BEND 410 - BORANG PERMOHONAN PINJAMAN MODAL

9
UNTUK PERTUBUHAN DI UMT
10 BEND 411 - BORANG PEMBATALAN RESIT

KEWANGAN STAF
1 BEND 601- BORANG PINJAMAN KENDERAAN
BEND 603- PERMOHONAN PEMBIAYAAN KOMPUTER DAN

2
TELEFON PINTAR
BEND 605 - BORANG TUNTUTAN PENUNJUK AJAR

3
PENSYARAH SAMBILAN
BEND 606 - BORANG TUNTUTAN BAYARAN KERJA LEBIH

4
MASA
BEND 607 - SIJIL PENGESAHAN MEMBUAT KERJA LEBIH

5 MASA YANG MELEBIHI 1 PER 3 DARIPADA GAJI POKOK
BULANAN
BEND 608 - BORANG KEMASKINI MAKLUMAT STAF UNTUK

6
SISTEM GAJI
BEND 609 - BORANG ARAHAN PERTUKARAN AKAUN BANK

7
GAJI
BEND 610 - BORANG PERTUKARANPERTAMBAHAN

8 PENETAPAN PEGAWAI UNTUK SISTEM TUNTUTAN ELAUN
LEBIH MASA ATAS TALIAN (E-OT)
BEND 611 - TUNTUTAN BAYARAN ELAUN UNTUK

9
DIKREDITKAN KE AKAUN GAJI
BEND 612 - BORANG TUNTUTAN BAYARAN ELAUN INSENTIF

10
MENYELAM
BEND 613 - BORANG KEMASKINI MAKLUMAT PEMBAYARAN

11
KELABPERSATUAN - UMT
BEND 614 - BORANG TUNTUTAN BAYARAN GAJI PEGAWAI

12
SAMBILAN
13 BEND 615 - BORANG PERMOHONAN PENDAHULUAN GAJI
BEND323- TUNTUTAN BAYARAN BALIK MEMPERBAHARUI

14
LESEN MEMANDU (PINDAAN 2018)
PENGURUSAN ASET
KEW.PA-1 BORANG LAPORAN PENERIMAAN ASET ALIH

1
KERAJAAN
2 KEW.PA-10 LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL
3 KEW.PA-11 LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI
KEW.PA-12 SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL

4
DAN INVENTORI
KEW.PA-13 SENARAI ASET ALIH KERAJAAN YANG

5
MEMERLUKAN PENYELENGGARAAN
6 KEW.PA-14 DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL
KEW.PA-15 SURAT LANTIKAN SEBAGAI LEMBAGA

7
PEMERIKSA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
8 KEW.PA-16 PERAKUAN PELUPUSAN (PEP)
KEW.PA-17 LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA ASET ALIH

9
KERAJAAN
KEW.PA-18 SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN ASET ALIH

10
KERAJAAN
11 KEW.PA-19 SIJIL PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
12 KEW.PA-2 DAFTAR HARTA MODAL
KEW.PA-20 LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH

13
KERAJAAN
KEW.PA-21 KENYATAAN TAWARAN TENDER PELUPUSAN

14
ASET ALIH KERAJAAN
KEW.PA-22 BORANG TENDER PELUPUSAN ASET ALIH

15
KERAJAAN
KEW.PA-23 JADUAL TENDER PELUPUSAN ASET ALIH

16
KERAJAAN
KEW.PA-24 KENYATAAN TAWARAN SEBUTHARGA PELUPUSAN

17
ASET ALIH KERAJAAN
KEW.PA-25 BORANG SEBUTHARGA PELUPUSAN ASET ALIH
18
KERAJAAN
KEW.PA-26 JADUAL SEBUTHARGA PELUPUSAN ASET ALIH

19
KERAJAAN
KEW.PA-27 KENYATAN JUALAN LELONGAN ASET ALIH

20
KERAJAAN
KEW.PA-28 LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH

21
KERAJAAN
KEW.PA-29 SURAT PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT

22
KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
23 KEW.PA-3 DAFTAR INVENTORI
KEW.PA-30 LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH

24
KERAJAAN
25 KEW.PA-31 SIJIL HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN
KEW.PA-32 LAPORAN TINDAKAN SURCAJ/TATATERTIB ASET

26
ALIH KERAJAAN
27 KEW.PA-4 SENARAI DAFTAR HARTA MODAL
28 KEW.PA-5 SENARAI DAFTAR INVENTORI
KEW.PA-6 DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN

29
INVENTORI
30 KEW.PA-7 SENARAI ASET ALIH KERAJAAN
KEW.PA-8 LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN

31
INVENTORI
KEW.PA-9 BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH

32
KERAJAAN
TABUNG AMANAH
1 BEND 801 - PERMOHONAN MEMBUKA AKAUN AMANAH
2 BEND 802 - SIJIL PENGESAHAN BAKI
3 BEND 803 - PENYATA PENYESUAIAN AKAUN AMANAH
BEND 804 - BORANG PERMOHONAN SKIM BANTUAN

4
PENYELIDIKAN PELAJAR SISWAZAH
BEND 805 - BORANG PINDAAN @ TAMBAHAN SURAT

5
IKATAN AKAUN AMANAH
PEROLEHAN
BEND 501 - BORANG PENDAFTARAN SEBUT HARGA /

1
TENDER
2 BEND 502 - BORANG PENYERAHAN DOKUMEN
3 BEND 504-BORANG TAWARAN HARGA
BEND 505 - JAMINAN BANK/JAMINAN SYARIKAT

4 KEWANGAN/ JAMINAN INSURANS UNTUK BON
PELAKSANAAN
BEND 506 - BORANG JAMINAN BANK/JAMINAN SYARIKAT

5 KEWANGAN/ JAMINAN INSURANS UNTUK BAYARAN
PENDAHALUAN
6 BEND 507-BORANG TAWARAN SPESIFIKASI
7 BEND 508-BORANG MAKLUMAT PEMBEKALAN
BEND 509 (PIND 2 PER 2018) BORANG PENILAIAN

8
PRESTASI PEMBEKAL
BEND 510- BORANG PENGHANTARAN LAPORAN TEKNIKAL

9 DAN KERTAS KERJA UNTUK PERTIMBANGAN
JAWATANKUASA PEROLEHAN, UMT
BEND 511-LAPORAN PENILAIAN SEBUT HARGA (MELEBIHI

10
RM20,000 HINGGA RM50,000)
11 BEND 512-KELULUSAN PEROLEHAN OLEH PEG. PENGAWAL
INTEGRITY PACT - LAMPIRAN B - SURAT AKUAN

12 PELANTIKAN AHLI JAWATANKUASA SPESIFIKASI/PENILAIAN
TEKNIKAL
INTEGRITY PACT - LAMPIRAN C -SURAT AKUAN SELESAI
13 TUGAS AHLI JAWATANKUASA SPESIFIKASI/PENILAIAN
TEKNIKAL
14 LAMPIRAN F- SURAT AKUAN PEMBIDA
15 LAPORAN PENILAIAN TEKNIKAL
16 SENARAI KOD BIDANG
PENJANAAN PENDAPATAN DAN PENGURUSAN ENDOWMEN
BEND 406-BORANG SUMBANGAN DERMASISWA

1
ENDOWMEN UMT
2 BEND201-BORANG PERMOHONAN ASET BAHARU
BEND202-BORANG UNJURAN PENGGUNAAN (KATEGORI

3
ASET DWIGUNA)
BEND203-BORANG UNJURAN PENGGUNAAN (KATEGORI

4
ASET PENGAJARAN & PEMBELAJARAN)
5 BEND204-BORANG BELANJAWAN MODAL

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
● Setiausaha Pengurusan Pejabat Bendahari
● Setiausaha JK Teknikal Sebut Harga Pejabat Bendahari
● Setiausaha JK Teknikal Lembaga Perolehan Pejabat Bendahari
● Setiausaha JK Pelupusan Aset Peringkat Pejabat Bendahari
● JK Media Sosial dan Laman Web Pejabat Bendahari
GLOSARI
Bil. Singkatan Gelaran Jawatan

1. BEND BENDAHARI
2. TB TIMBALAN BENDAHARI
3. KPB KETUA PENOLONG BENDAHARI
4. PBK PENOLONG BENDAHARI KANAN
5. PB PENOLONG BENDAHARI
6. PA PENOLONG AKAUNTAN
7. PEMB-AK PEMBANTU AKAUNTAN
8. PTQ PEMBANTU TADBIR (KEWANGAN)
9. PTPO PEMBANTU TADBIR PERKERANIAN OPERASI
10. PO PEMBANTU OPERASI
11. PPK PENOLONG PENDAFTAR KANAN
12. PP PENOLONG PENDAFTAR
13. S/U SETIAUSAHA

Jyvu

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Jyvu

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

myPortfolio

PENOLONG PENDAFTAR KANAN

BAHAGIAN : SEKSYEN PENTADBIRAN

NO. TELEFON : 09-668 4465

Nama : SURYATI BINTI SALLEH

Gelaran Jawatan : PENOLONG PENDAFTAR KANAN

Gred Hakiki Jawatan : N44

Tarikh Penempatan : 1 JANUARI 2018

Nama : FAUZIAH MAHMUD

Gelaran Jawatan : TIMBALAN BENDAHARI

Gred Jawatan : W54

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN

Aktiviti 33 : Menguruskan stok jabatan: Penerimaan pembelian stok

Aktiviti 34 : Menguruskan stok jabatan: Menyediakan laporan stok

Aktiviti 36 : Mengurus Panjar Wang Runcit Pejabat Bendahari:

Aktiviti 48 : Menguruskan Tabung Amanah di bawah kendalian PTj Pejabat

SEK. PENGURUSAN SEK. PEROLEHAN SEK.

SEK. PENGURUSAN SEK. PENGURUSAN

SETIAUSAHA PEJABAT (N29)

PEMBANTU TADBIR (PT/P0)

PEMBANTU TADBIR (PT/P0)

PEMBANTU OPERASI (N11)

PEMBANTU OPERASI (N11)

BAHAGIAN PENGURUSAN HASIL, BAHAGIAN

TIMBALAN BENDAHARI TIMBALAN BENDAHARI

Fungsi 1: Pengurusan Pentadbiran dan Sumber Manusia Pejabat Bendahari:

Aktiviti 1 Mengurus pertukaran dalaman pegawai kumpulan/skim W Pejabat Bendahari

Aktiviti 22 Menguruskan pencarian Baucar Kewangan untuk proses pengauditan

Fungsi 3: Pengurusan Tiket Penerbangan UMT:

Aktiviti 49 Mengurus pengeluaran tiket penerbangan

Aktiviti 50 Menyelaras aduan dan kepuasan pelanggan

Aktiviti 56 Menguruskan proses kemaskini sistem pergigian staf UMT (e-Gigi)

Unit Seksyen Pentadbiran Bidang

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

4. Memohon bajet tambahan berdasarkan keperluan

5. Sebagai pentadbir sistem kewangan PTj Pejabat

6. Menguruskan kutipan dana Tabung Amanah Bencana

7. Menguruskan permohonan bayaran bantuan Tabung

8. Menyediakan pelaporan pada setiap sukuan

3. Menyemak dan mengesahkan surat edaran kuasa

2. Memantau perekodan maklumat berikut:

3. Memantau proses berikut:

4. Menguruskan pelupusan dokumen/fail Pejabat

5. Membuat pelaporan kepada mesyuarat pengurusan

2. Memuat naik Pekeliling Bendahari/Surat Pekeliling ke

3. Mengemaskini rekod Pekeliling Bendahari/Surat

5. Pegawai aset PTj 1. Melaksanakan:

7. Pengurusetiaan Mesyuarat Pengurusan Pejabat Bendahari 1. Merancang tarikh pelaksanaan mesyuarat.

2. Memantau penyediaan fail agenda mesyuarat supaya

3. Menyediakan Minit Mesyuarat.

4. Mengambil tindakan sepertimana kelulusan Mesyuarat

● Tabung Amanah Pejabat Bendahari 66924

● Tabung Amanah Bencana UMT (66954)

● Bilangan bahagian dan seksyen di Pejabat Bendahari

● Mesyuarat Pengurusan PTj

● Mesyuarat JK Teknikal Sebut Harga

KELAYAKAN AKADEMIK KEMAHIRAN/ KRITERIA INDIVIDU

Aktiviti 1: Mengurus pertukaran dalaman pegawai kumpulan/skim W Pejabat

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-

1. BEND/TB Arahan  PEKELILING

4. PPK Menyediakan surat arahan PTPO

Tanggungjawab Proses Tugas Tempoh Masa