myPortfolio

PEMBANTU OPERASI
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
CAWANGAN PENTADBIRAN

BAHAGIAN : JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SABAH

SJK (C) YUK YIN, KENINGAU.

NO. TELEFON : 087- 339023

NO. FAKS. : 087- 331370
LAMAN SESAWANG:

1
 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : NARASIA @ MARASIA BINTI

LANGKAB

Gelaran Jawatan : Pembantu Operasi

Gred Hakiki Jawatan : N14

Tarikh Penempatan : 01.11. 2013

DILULUSKAN OLEH

Nama : CHONG VUN SIONG

Gelaran Jawatan :GURU BESAR

Gred Jawatan :DG44

Tarikh :07. 11 2022

2
 JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN

PENYELIA

1. 07. 11. 2022 PEMBANTU OPERASI

GRED N14

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji

semula dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.

3
 KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

5-6

Carta Organisasi

Carta Fungsi 7

Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 8

Deskripsi Tugas 9

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai 10-21

Semak bagi Aktiviti 1

Senarai Undang-undang, Peraturan dan 22

Punca Kuasa

Senarai Borang 23

Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai 24

4
5
 CARTA ORGANISASI
1.1 Agensi

1.2 Bahagian

6
7
CARTA FUNGSI

8
 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

1. Melaksanakan tugas penyampaian atau kutipan surat/dokumen/notis

dengan sempurna, cekap dan berkesan.
2. Membantu membuat Salinan pendua dan penjilidan dokumen.
3. Mengangkat, menyusun dan mengemas barang-barang atau
peralatan bekalan daripada stor Pejabat.
4. Mencetak soalan peperiksaan tahun satu hinnga tahun enam.
5. Memasukkan surat ke dalam fail peribadi guru berkenaan.
6. Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa
7. Penghantaran Surat Dengan Tangan
8. Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop Tarikh
Penerimaan

9
 DESKRIPSI TUGAS
*Maklumat ini boleh diperoleh daripada PSM agensi
MAKLUMAT UMUM
KETUA
GELARAN JAWATAN PEMBANTU OPERASI KSU
PERKHIDMATAN
KEDUDUKAN DI
RINGKASAN GELARAN JAWATAN PO (PK) 1 WARAN B.63.3.1.4.(322)
PERJAWATAN
GRED JAWATAN N11/N14 BIDANG UTAMA PENTADBIRAN

GRED JD N11 SUB-BIDANG OPERASI AM

STATUS JAWATAN TETAP DISEDIAKAN OLEH

KHIDMAT
HIRARKI 1(BAHAGIAN) DISEMAK OLEH
PENGURUSAN
HIRARKI 2 PENTADBIRAN &
DILULUSKAN OLEH
(CAWANGAN/SEKTOR/UNIT) KEWANGAN

SKIM PERKHIDMATAN PEMBANTU OPERASI TARIKH DOKUMEN

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Melaksanakan tugas-tugas dalam membantu melicinkan perjalanan urusan pejabat seharian melibatkan pergerakan fail,
penghantaran dan pendaftaran surat/dokumen/notis

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

Membantu tugas-tugas operasi am, penyampaian 1.Menjaga Kaunter BKP
surat/dokumen/notis di Bahagian Khidmat Pengurusan dan Pejabat 2.Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa
Seliaan. 3.Penghantaran Surat Dengan Tangan
4.Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop
Tarikh Penerimaan
5.Membantu membuat salinan pendua dan penjilidan
dokumen
6.Mengangkat, menyusun dan mengemas barang-
barang atau peralatan bekalan daripada stor.
DIMENSI
1. Bilangan Perjawatan:
2. Bilangan Pengisian:
3. Bilangan Skim Perkhidmatan:

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
PMR dan setarafnya

KOMPETENSI
Berkebolehan berkomunikasi dengan berkesan
Berkebolehan mengurus masa
Berkebolehan membuat catatan dan merekod dengan berkesan
Kebolehan mengendalikan perisian komputer dan peralatan yang berkaitan dengan bidang tugas.
PENGALAMAN

PROSES KERJA

10
 Aktiviti 1: Menerima kertas soalan peperiksaan Tahun 1
hingga tahun 6.

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Menja . Menerima bahan cetakan dari
1. PT/PO
guru-guru latihan untuk murid- PK1
murid tahun 1 hingga 6, jika ada
keperluan.

Memul Menerima bahan cetakan dari

2.
PT/PO Guru Besar, Penolong Kanan PK1
seperti surat-surat dari Jabatan
dan sebagainya.
PT/PO
Mema Menerima surat-surat masuk
3. PK1
dan merekod di buku surat
masuk.
4. PT/PO
Mema Merekod surat keluar dan
PK1
sebagainya.
5. PT/PO
Mener Menghantar dokumen-dokumen
PK1
ke tempat-tempat yang diarahkan.
PT/PO
Menjalankan lain-lain tugas
6. PK1
yang diarahkan semasa
kesemasa.
7. PT/PO
Membantu menjawab panggilan
PK1
telefon.

11
 Aktiviti 2: Mencetak soalan peperiksaan setiap 2 kali setahun.

PEGAWAI UNDANG-
TANGG LAIN YANG UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mema Terima soalan peperiksaan dari guru-
1. PK1
PT/PO guru.

PT/PO
Mencetak dan lain-lain jika perlu.
2. PK1
PT/PO
Memaklumkan guru-guru setelah siap
3. PK1
dicetak.

Aktiviti 3: Penghantaran Surat Dengan Tangan

12
 PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Merekod surat yang di terima dari
1. GB/ KPT
PT/PO luar dan dalam.

Cop a Memaklumkan kepada Pegawai

2. GB/KPT
PT/PO yang patut untuk ambil tindakan.

PT/PO
Mema Mencetak surat untuk tindakan
3. GB/KPT
Pegawai berkenaan.
4. PT/PO
Rekod Menghantar surat dokumen ke
GB/KPT
tempat yang diarahkan.
5. PT/PO
S Menjalankan tugas yang diarah
GB/KPT
GB.

13
 Aktiviti 4: Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop
Tarikh
Penerimaan

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
PT/PO
Merekod surat yang di terima
1. GB/KPT
dari luar dan dalam.

Menghantar dan memberi

2. GB/KPT
PT/PO maklum kepada Pegawai yang
patut untuk ambil tindakan.
Mencetak surat dokumen untuk
3. GB/KPT
PT/PO tindakan Pegawai berkenaan.

4. PT/PO
Cop t Tarikah penerimaan di sebelah
bawah kanan tarikh surat yang GB/KPT
diterima
5. PT/PO
Susun Surat yang telah dicop mengikut
GB/KPT
keutamaan
6. PT/PO
Serahk Surat yang telah dicop
GB/KPT
penerimaan kepada
PA(SUB)untuk diminitkan

14
 Aktiviti 5: Menguruskan Klasifikasi Fail sekolah

UNDANG-
PEGAWAI
UNDANG,
LAIN YANG
BIL TANGGUNG PERATURA
PROSES KERJA ADA
. JAWAB N DAN
HUBUNGAN
PUNCA
/ DIRUJUK
KUASA
PT/PO GB/KPT
Menerima surat-surat yang
1.
telah diambil tindakan
untuk difailkan.
PT/PO
Memasukkan surat ke
2. GB/KPT
dalam fail mengikut
nombor urutan yang
ditetapkan.
PT/PO GB/KPT
Meminit dan menjilid surat-
3.
surat yang dimasukkan
4 PT/PO GB/KPT
Membuka fail jika
diperlukan.
5 PT/PO GB/KPT
Mengemaskini rekod
klasifikasi fail sekolah
6 PT/PO GB/KPT
Fail perlu ditutup sehingga
bilangan surat mencecah
minit yang ke seratus (100)
atau ketabalan 1 inci.
7 PT/PO GB/KPT
Hantar/Simpan fail
ketempat yang ditetapkan.

15
 CARTA ALIR
Aktiviti 1: Menerima kertas soalan peperiksaan Tahun 1 hingga tahun 6.
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
Mula

Mencetak kertas soalan

peperiksaan.

Menerima bahan cetakan

dari guru-guru.

Memastikan cetakan telah

siap.

Memaklumkan bahan
cetakan kepada guru
berkenaan yang telah siap.

Menjalankan lain-lain tugas

yang diarahkan semasa
kesemasa.

Tamat

16
Aktiviti 2: Mencetak soalan peperiksaan setiap 2 kali setahun.

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula

Terima soalan peperiksaan dari guru-

guru.

Mencetak dan lain-lain jika perlu.

Tamat

17
Aktiviti 3: Penghantaran Surat Dengan Tangan

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula

Merekod surat yang di terima dan

luar dan dalam.

Memaklumkan kepada pegawai

yang patut untuk ambil tindakan.

Mencetak surat untuk tindakan

pegawai berkenaan.

Menghantar surat dokumen ke

tempat yang diarahkan.

Menjalankan tugas yang diarah

Guru Besar.

Tamat

Aktiviti 4: Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop

Tarikh

18
 Penerimaan

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula

Merekod surat yang di terima

dari luar dan dalam.

Buka sampul mengikut

keutamaan:
Sertamerta
Segera
Terimaan Biasa

Menghantar dan memberi

maklum kepada pegawai
yang patut untuk ambil
tindakan.

Mencetak surat dokumen untuk

tindakan pegawai berkenaan.

Cop tarikh penerimaan di

sebelah bawah kanan tarikh
surat yang diterima

Susun surat yang telah dicop

mengikut keutamaan

Tamat

Aktiviti 5: Mengurus Klasifikasi Fail ( Guru & AKP) Sekolah

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula
19

Terima surat-surat rasmi yang telah diambi

Tindakan untuk difailkan
 SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Menjaga Kaunter BKP

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

20
 Menjaga kaunter mengikut arahan
1. /
jadual giliran bertugas.

Buka s Sampul mengikut keutamaan:

/
i) Sertamerta
2.
ii) Segera
iii) Terimaan Biasa

Pastik Cop dibetulkan mengikut tarikh

3. /
semasa

Cop Tarikh penerimaan di sebelah

4. /
bawah kanan tarikh surat yang
diterima
/
Susun Surat yang telah dicop mengikut
5. keutamaan

Aktiviti 2: Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

21
Mema Pastikan alamat surat lengkap dan tepat /
1.

Cop a

2. Alamat Bahagian jika menggunakan /

sampul surat yang tidak bercetak
alamat Bahagian

Surat Surat yang telah dimasukan dalam /

sampul ditimbang mengikut berat dan
3.
di asingkan untuk menentukan harga
penghantaran

Mengg

4. Gunakan Franking Mesin yang telah /

disetkan harga pos/menampal setem
mengikut keperluan

Pastikan mengikut kelompok:

/
5. i. Kuala Lumpur
ii. Lain-lain Negeri

Surat Borang telah dicetak dengan frangking /

6. mesin hendaklah dihantar pada hari
yang sama untuk di pos

Mengi Isi borang penghantaran melalui /

7. fagnking mesin

Aktiviti 3: Penghantaran Surat Dengan Tangan

22
 BI
TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
L.
/
Memastikan alamat surat lengkap dan
1. tepat

Cop a Alamat Bahagian jika menggunakan

2. sampul surat /
yang tidak bercetak
alamat Bahagian
/
Mema Pastikan rujukan fail surat dicatat
3.
dipenjuru kiri sampul
/
Rekod Surat dalam buku daftar surat keluar
4.
(Am. 109. Pin.3/82)

/
Dapatkan cop Jabatan/Bahagian dan
5. ditandatangan penerimaan sebagi bukti
penghantaran.

Aktiviti 4: Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop

23
 Tarikh Penerimaan

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

/
Memastikan alamat surat yang dituju
1. betul

/
Buka s Sampul mengikut keutamaan:
i) Serta merta
2.
ii) Segera
iii) Terimaan Biasa
/
Pastik cop dibetulkan mengikut tarikh
3.
semasa
/
Cop Tarikh penerimaan di sebelah
4. bawah kanan tarikh surat yang
diterima
/
Susun Surat yang telah dicop mengikut
5. keutamaan

Aktiviti 5: Mengurus Klasifikasi Fail ( Guru & AKP) Sekolah

24
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Terima surat-surat rasmi yang telah

diambi Tindakan untuk difailkan /
1.

Buka
/
Memasukkan surat ke dalam fail
2.
mengikut nombor urutan yang
ditetapkan

Meminit dan menjilid surat-surat yang

dimasukkan. /
3.

Cop Mengemaskini rekod klasifikasi

fail sekolah /
4.

Fail perlu ditutup sehingga bilangan

surat mencecah minit yang ke seratus /
5.
(100) atau ketebalan 1 inci.

Hantar/Simpan fail ketempat yang

ditetapkan. /
6

25
SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1. Arahan Perbendaharaan (Bab A- Bab C)

2. Pekeliling-Pekeliling Perbendaharaan
3. Arahan Perkhidmatan (Bab 1 – Bab 8)
4. Arahan Keselamatan
5. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari
semasa ke semasa oleh BKP.
6. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada
secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh SUB, BKP.

26
 SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG

1. Borang penghantaran surat Franking

Buku penghantaran surat -Am. 109.

2.
Pin.3/82
3. Borang kebenaran murid keluar awal.
4, Borang mohon percetakan.
5. Borang minit fail.

27
SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

28