SISTEMA DE

GESTIÓ
DOCUMENTAL
ÍNDEX
1. Introducció
Què és un Sistema de Gestió d’Arxius?
●

●
2. La Gestoria Granollers
Departament Administratiu Departament d’Atenció al Client

Rebuts Fitxes dels clients

Pagarés Queixes
Xecs Suggeriments
Lletres de canvi Reclamacions
Albarans
Factures
Nòmines
Fitxes dels treballadors
3. La comunicació escrita
AVANTATGES
● El missatge queda registrat
íntegrament
● La informació es pot consultar en
qualsevol moment
● Facilita la transmissió
d’informació complexa
● Permet rellegir la documentació
per millorar-ne la comprensió
INCONVENIENTS
● Requereix un temps de
preparació i un domini del
llenguatge superiors al que
requereix la comunicació oral
● No es pot garantir la resposta
sigui inmediata
● No es pot controlar qui llegirà el
missatge
4. Arxivament i conservació de la documentació
Objectius:

(1) Tenir control sobre la creació, la recepció, la ubicació i la conservació de la

documentació de l’empresa

(2) Permetre la fàcil recuperació i consulta de la documentació

(3) Evitar la pèrdua o la traspaperació dels documents

(4) Determinar quin serà el període de conservació dels documents en funció de

diferents criteris i prioritats
4.1. Tipologies d’arxiu

Arxiu actiu

Arxiu centralitzat

Arxiu semiactiu

Arxiu inactiu Arxiu descentralitzat

4.2. Elements materials de l’arxiu
Cal tenir en compte:
(1) Espai disponible per l’arxiu
(2) La proximitat que necessiten tenir els treballadors a l’arxiu
(3) Tipus de documents que necessiten ser arxivats
(4) Volum físic que ocuparà la informació a arxivar
5. Sistema de classificació, registre i arxiu
5.1. Valoració documental

FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA FASE INACTIVA

Tramitació i tancament Conservació o eliminació Conservació definitiva

Valor administratiu, Valor jurídic i fiscal Valor informatiu i

jurídic i fiscal històric

Consulta diària Consulta freqüent Consulta ocasional

Arxiu d’oficina Arxiu del departament Arxiu definitiu

5.2. Sistemes de classificació

DEPARTAMENT ADMINISTRATIU
 XX - XXX - XX - XXXXX
Any comercial Codi client Tipus de document Numeració automàtica

01 Albarans
02 Factures
03 Fitxes dels treballadors
04 Lletres de canvi
05 Nòmines
06 Pagarés
07 Rebuts
08 Xecs
Exemple: on emmagatzem el document
19-005-02-00034?
DEPARTAMENT D’ATENCIÓ AL CLIENT
5.3. Conservació de la documentació

NORMATIVA TIPUS DE DOCUMENT CONSERVACIÓ

…
Què cal tenir en compte per saber si
eliminem un document o no?

Singularitat

Importància

Evidència o testimoni
6. Sistema
de gestió
documental
digital
7. Dret d’accés a la documentació
Limitar l’accés dels usuaris només a la informació que necessiten

MOBILIARI DE SEGURETAT
Restricció dels documents físics

SISTEMA DE CONTROL DE PERMISOS

Restricció dels documents digitals
8. Conclusions
● Estalviar temps i recursos en tasques innecessàries

● Facilitar el procés d’intercanvi d’informació

● Millorar el control i l’organització de tots els documents