No. 23 - Kump. HCD Solution (UTM)

KUMPULAN INOVATIF
DAN KREATIF
PENGENALAN PEMILIHAN PROJEK & DEFINISI ANALISIS PELUANG PENAMBAHBAIKAN PENYELESAIAN/ PELAKSANAAN KREATIF DAN INOVATIF PEMANTAUAN & PENYERAGAMAN PENCAPAIAN & PENCIPTAAN NILAI
CARTA ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR

Y. BHG. PROF. DATO’ IR. DR. ZAINI BIN UJANG
NAIB CANSELOR
EN. WAN MOHD. ZAWAWI BIN WAN ABD. RAHMAN

PENDAFTAR
BAHAGIAN
BAHAGIAN BAHAGIAN BAHAGIAN PENGURUSAN &
PENGURUSAN PEMBANGUNAN PENGURUSAN PENTADBIRAN BAHAGIAN
MODAL INSAN MODAL INSAN AKADEMIK ORGANISASI KESELAMATAN
KAMI DI SINI 1
BAHAGIAN PEMBANGUNAN MODAL INSAN (HCD)

ALAMAT LOKASI
PUSAT LATIHAN UTM
UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA,
81310 UTM JOHOR BAHRU, JOHOR,
MALAYSIA
MISI
MEMBANGUNKAN DAN MENAWARKAN PERKHIDMATAN LATIHAN KEMAJUAN
KERJAYA YANG BERKUALITI DAN BOLEH MENGGERAKKAN MODAL INSAN
DALAM MEMAJUKAN UNIVERSITI DAN MASYARAKAT
OBJEKTIF HCD
1. MEMBANTU UNIVERSITI MENCAPAI VISINYA UNTUK MENJADI PUSAT
KECEMERLANGAN MELALUI PERKHIDMATAN LATIHAN YANG BERKUALITI.
2. MENYEDIAKAN DAN MEMBUKA PELUANG PERKHIDMATAN LATIHAN YANG
BOLEH DIEKSPLOIT UNTUK KEMAJUAN UNIVERSITI , JABATAN DAN DIRI.
3. MENGENALPASTI DAN MEMBANGUNKAN PROGRAM KEMAJUAN KERJAYA
STAF.
2
PENCAPAIAN KUALITI
BAHAGIAN PEMBANGUNAN MODAL INSAN
TEMPAT KE – 3 ANUGERAH AMALAN 5S TERBAIK SEMPENA PROGRAM MINGGU
1 KUALITI UTM 2006
2 PENGIKTIRAFAN ISO 9001:2000, 9001:2004, 9001:2008
3 ANUGERAH KHAS UNIT LATIHAN PEJABAT PENDAFTAR
3
PENCAPAIAN PROJEK KIK PERTAMA HCD SOLUTION

1 TEMPAT KE - 3 KONVENSYEN KIK PERINGKAT UTM 2009/2010
2 PERSEMBAHAN TERBAIK KONVENSYEN KIK PERINGKAT UTM 2009/2010
3 PERSEMBAHAN TERBAIK KONVENSYEN KIK PERINGKAT IPTA 2009/2010
4
PENCAPAIAN PROJEK KIK KEDUA HCD SOLUTION
1 ANUGERAH EMAS KONVENSYEN KIK PERINGKAT UTM 2010/2011
2 KUMPULAN TERBAIK KATEGORI PENGURUSAN KONVENSYEN KIK

PERINGKAT UTM 2010/2011
5
ORGANISASI BAHAGIAN PEMBANGUNAN MODAL INSAN
PENDAFTAR
HJ. DAHARI HJ.

DERANI EN. MD. NOH MAIN (F54)
UNIT
UNIT PEMB. (N54) PENTADBIRAN/
UNIT KOMPETENSI PROFESIONAL UNIT LATIHAN
LATIHAN ICT
EN. GANESAN A/L EN. ABD. JALIL

ANDIMUTHU MAULANI EN. AZIZ
N48 N48 YAACOB
(F48)
PENILAIAN TAHAP CUTI BELAJAR TUGAS KHAS LATIHAN PENTADBIRAN
KECEKAPAN
PN. HANOM EN. AMIRUL PN. NOR HASLINDA CIK

PPTN27 PN. HALIZA PN. SHAHRIN PP N41
PPN41 NORHAFIZAH PP N41 AZILIAH
PN. NUR PN. AYU AZRIN
PPN41 PPT27 N27
SHAHDA
N27
EN. BADRUL
HURRAIRI
N22
PN. PN. LIYA PN. PN. CIK EN. PN. EN. PN NOR EN. EN. MOHD. EN. CIK PN. PN. PN.
ERIYANTI HAZIRA NAILIDA LATIFAH DALINAH RAIHANUDDIN SURIYATI AMIRUL AZREEN AMINUL REDHUWAN HAMSHARIMAN ARNIZAH ALIZA JASLINA RUZIAH
N17 N17 N17 N17 N17 N17 N17 MAZAN N17 N17 N17 N17 N17 N17
ARIFF N17
N17 N17
PETUNJUK : AHLI KUMPULAN HCD SOLUTION EN. HALID

N1
EN.
KHIDIR
EN.
HUDZAIRI
N1 N1
6
FUNGSI DAN TANGGUNGJAWAB HCD
LATIHAN KURANG
DARIPADA 3 BULAN LATIHAN LEBIH
DARIPADA 3 BULAN PENILAIAN TAHAP
ANJURAN HCD CUTI BELAJAR KECEKAPAN
ANJURAN LUAR
(SELAIN DRPD. ANJURAN HCD) CUTI SABATIKAL STAF AKADEMIK
LATIHAN PASCA STAF BUKAN AKADEMIK
KEDOKTORAN
PROGRAM PEMBANGUNAN
LATIHAN IKHTISAS TEMPAHAN TIKET
PROFESIONAL BERTERUSAN
LAIN-LAIN KURSUS
KURSUS BAGI MEMENUHI PANJANG LEBIH PENGURUSAN TEMPAHAN
SYARAT CPD DRPD 3 BULAN TIKET PENERBANGAN
KEAHLIAN DALAM UNIVERSITI
BADAN PROFESIONAL
7
SURAT PELANTIKAN AHLI KUMPULAN
PEMBERITAHUAN
PERTUKARAN
SURAT PELANTIKAN KETUA KUMPULAN &
AHLI KUMPULAN PEMUDAHCARA
8
CARTA ORGANISASI KUMPULAN

HALIZA ABD. HAMID
NOR HASLINDA MAHDI PENOLONG PENDAFTAR
PENOLONG PENDAFTAR (KETUA KUMPULAN)
(FASILITATOR)
NORHAFIZAH MOHD. HANAPIAH

PENOLONG PENDAFTAR ARNIZAH ISMAIL
(PEN. KETUA KUMPULAN) PEMBANTU TADBIR
(SETIAUSAHA)
ERIYANTI MOHD SAIM HALID JAMALUDDIN AMIRUL ARIFF ZAINAL LATIFAH ABD. JALIL NAILIDA ALI
PEMBANTU TADBIR PEMBANTU AM PEJABAT PEMBANTU TADBIR PEMBANTU TADBIR PEMBANTU TADBIR
(AHLI) (AHLI) (AHLI) (AHLI) (AHLI)
BADRUL HURRAIRI MUHAMMAD AMINUL MAZAN RASMAN HAMSHARIMAN HAMDAN JASLINA JA’APAR
PEMBANTU TADBIR KANAN PEMBANTU TADBIR PEMBANTU TADBIR PEMBANTU TADBIR
(AHLI) (AHLI) (AHLI) (AHLI)
9
LOGO KUMPULAN DAN MAKNANYA

KUMPULAN : HCD SOLUTION
Melambangkan usaha-usaha
BILANGAN AHLI : 12 ORANG
ke arah kecemerlangan
kualiti yang berterusan
TARIKH PENUBUHAN : 25 MEI 2009
Moto kumpulan dan Bahagian HCD.
MAKNA
LOGO Melambangkan keutuhan Bahagian
Pembangunan Modal Insan
Melambangkan segala
permasalahan dapat diusahakan
jalan penyelesaian.
BIRU Melambangkan perpaduan
MAKNA Melambangkan masa yang diperuntukan untuk menyelesaikan
WARNA KUNING
masalah dalam keadaan yang terhad.
MERAH Berani menghadapi cabaran
BIRU CAIR Percambahan fikiran (brainstorming) sesama ahli. 10

MOTTO
ALWAYS EXCELLENT
KONSEP KUMPULAN ETIKA
• KEWIBAAN PERIBADI
Melaksanakan tanggungjawab • MENGAMALKAN NILAI-NILAI MURNI
dengan penuh komited dan • BERSATU PADU SERTA KOMITED DI
cemerlang serta usaha-usaha DALAM TUGAS
perkhidmatan berkualiti yang • BERSAING MENUJU KECEMERLANGAN
berterusan • SENTIASA POSITIF, KREATIF, INOVATIF
DAN KOMUNIKATIF
11
MATRIKS AGIHAN TUGAS

AHLI KUMPULAN
BIL. AKTIVITI
HALIZA FIZAH TIPAH JAS YANTI BAD NAI AMIN MIRUL SHAH ARNI HALID
1 Kenalpasti masalah
2 Memilih masalah
3 Kumpul & analisa data

P
4 L Analisa punca
A
5 N Sasaran/matlamat
6 Cadangan penyelesaian
Persembahan
7 pengurusan
8 DO Pelaksanaan cadangan
9 C Kumpul data (Selepas)

H
10 E Analisa data (Selepas)
C
11 K Menilai pencapaian
12 A Penyeragaman
C
13 T Analisa faedah
I
O
14 N Pemantauan
PETUNJUK: MENGETUAI MEMBANTU 12

REKOD KEHADIRAN AHLI NAMA AHLI

BIL. TARIKH
%
HALIZA FIZAH YANTI JAS BAD AMIN NAI TIFAH AMIRUL HALID ARNI SHAH Jumlah
Hadir
1. 6/5/2010             12 100
2. 13/5/2010             11 92
3. 20/5/2010             10 83
4. 27/5/2010             12 100
5. 3/6/2010             11 92
6. 10/6/2010             12 100
7. 17/6/2010             12 100
8. 24/6/2010             12 100
9. 1/7/2010             10 83
10 8/7/2010             11 92
11 15/7/2010             12 100
12 22/7/2010             12 100
13 29/7/2010             12 100
14 5/8/2010             12 100
15 19/8/2010             10 83
16 26/8/2010             12 100
17 2/9/2010             12 100
18 23/9/2010             10 83
19 30/9/2010             11 92
20 7/10/2010             10 83
21 14/10/2010             11 92
13
REKOD KEHADIRAN AHLI NAMA AHLI

BIL. TARIKH
%
HALIZA FIZAH YANTI JAS BAD AMIN NAI TIFAH AMIRUL HALID ARNI SHAH Jumlah
Hadir
22 21/10/10             12 100
23 28/10/10             12 100
24 4/11/10             12 100
25 11/11/10             10 83
26 25/11/10             11 92
27 2/12/10             12 100
28 9/12/10             12 100
29 30/12/10             12 100
30 6/1/11             12 100
31 13/1/11             12 100
32 27/1/11             11 92
33 1/2/11             9 75
34 10/2/11             12 100
JUMLAH 34 34 33 34 33 27 28 34 27 34 34 34 98
Sebab ketidakhadiran:
2%
1. Cuti sakit
2. Cuti rehat
98% 3. Berkursus
HADIR
CARTA PAI KEHADIRAN AHLI 14

EMEL MESYUARAT KIK
15
MINIT MESYUARAT
16
TINDAKAN PENYEBARAN MAKLUMAT
1. EDARAN SALINAN MINIT

MESYUARAT KEPADA
AHLI
2. EMEL MINIT MESYUARAT
KEPADA AHLI
17
KITARAN PDCA
PLAN
ACTION -Kenal Pasti Masalah
-Tindakan Pembetulan -Pemilihan Masalah
-Tindakan Penyeragaman -Kumpul dan Analisa Data
-Pemantauan -Analisa Punca
-Sasaran/Matlamat
-Cadangan Penyelesaian
- Persembahan Pengurusan
CHECK DO
-Pengumpulan/Analisa Data Selepas -Pengumpulan Data Awal
-Penilaian Pencapaian -Penetapan Sasaran
-Pelaksanaan Projek
Ujicuba
18
CARTA PERBATUAN PROJEK 2010

BIL BULAN (TAHUN 2010)
AKTIVITI
MEI JUN JULAI OGOS SEPT OKT NOV DIS
1 Kenalpasti
masalah
2 Memilih masalah
3 Kumpul & analisa

data
P
L
4 A Analisa punca
N
5 Sasaran/matlamat
6 Cadangan
penyelesaian
7 Persembahan
pengurusan
8 D Pelaksanaan
cadangan
O
9 Kumpul data
C (Selepas)
H
E Analisa data
10 C (Selepas)
K
11 Menilai
pencapaian
12 A Penyeragaman
C
T
13 I Analisa faedah
O
N
14 Pemantauan
19
CARTA PERBATUAN PROJEK 2011

BIL BULAN (TAHUN 2011)
AKTIVITI
JAN FEB
1 Kenalpasti
masalah
2 Memilih masalah
3 Kumpul & analisa

data
P
L
4 A Analisa punca
N
5 Sasaran/matlamat
6 Cadangan
penyelesaian
7 Persembahan
pengurusan
8 D Pelaksanaan
cadangan
O
9 Kumpul data
C (Selepas)
H
E Analisa data
10 C (Selepas)
K
11 Menilai
pencapaian
12 A Penyeragaman
C
T
13 I Analisa faedah
O
N
14 Pemantauan
20
SENARAI MASALAH
BIL SENARAI MASALAH/ISU PENCADANG
1 KESUKARAN MEMBUAT PEMBAYARAN TIKET PENERBANGAN JASLINA
2 PROSES PERMOHONAN CUTI BELAJAR YANG BERULANG LATIFAH

PENYIMPANAN SALINAN ASAL NOTA LATIHAN YANG KURANG
3 AMIRUL
SISTEMATIK
4 PENGURUSAN INVENTORI ALAT TULIS YANG KURANG SISTEMATIK BADRUL

KELEWATAN PENGELUARAN BUKU PROGRAM LATIHAN TAHUNAN
5 AMINUL
STAF
6 PENOLAKAN TAWARAN MENGIKUTI PTK TINGGI HALIZA

PENGURUSAN DOKUMEN MESYUARAT PANEL PEMBANGUNAN
7 HAMSHARIMAN
PROFESIONAL YANG KURANG BERKESAN
PENGURUSAN TEMPAHAN BILIK SEMINAR PUSAT LATIHAN YANG
8 HALID
KURANG SISTEMATIK
9 KESUKARAN CAPAIAN MAKLUMAT LATIHAN STAF NAILIDA
10 KESUKARAN PEMANTAUAN LAPORAN KEMAJUAN STAF CUTI BELAJAR NORHAFIZAH
21
PEMILIHAN MASALAH – PENILAIAN AHLI KUMPULAN

TAHAP KRITIKAL TAHAP KEUPAYAAN
BIL. SENARAI PENDEK MASALAH
SKALA
SKALA MARKAH JUM. PURATA JUM. PURATA
MARKAH
2+3+3+3+3+3+ 36 36/12=3.00 1+1+1+2+2+2 29 29/12=2.42
KESUKARAN MEMBUAT
3+3+3+3+3+4 +3+3+3+3+4+
1 PEMBAYARAN TIKET
4
PENERBANGAN
3+3+3+3+3+3+ 42 42/12=3.50 1+2+2+2+3+3 34 34/12=2.83

PROSES PERMOHONAN CUTI 4+4+4+4+4+4 +3+3+3+4+4+
2
BELAJAR YANG BERULANG 4
PENYIMPANAN SALINAN 1+1+2+2+3+3+ 35 35/12=2.92 2+2+2+3+3+3 40 40/12=3.33

3 ASAL NOTA LATIHAN YANG 3+4+4+4+4+4 +3+4+4+4+5+
KURANG SISTEMATIK 5
3+3+3+3+4+4+ 44 44/12=3.67 3+3+3+4+4+4 46 46/12 =3.83

PENGURUSAN INVENTORI
4+4+4+4+4+4 +4+4+4+4+4+
4 ALAT TULIS YANG KURANG
5
SISTEMATIK
2+2+2+2+3+3+ 38 38/12=3.17 1+1+1+2+2+2 28 28/12=2.33

KELEWATAN PENGELUARAN 3+4+4+4+4+5 +2+3+3+3+4+
5 BUKU PROGRAM LATIHAN 4
TAHUNAN STAF
22
PEMILIHAN MASALAH – PENILAIAN AHLI KUMPULAN

TAHAP KRITIKAL TAHAP KEUPAYAAN
BIL. SENARAI PENDEK MASALAH SKALA
SKALA MARKAH JUM. PURATA JUM. PURATA
MARKAH
1+2+2+2+3+3+ 34 34/12= 2+2+2+3+3+3 37 37/12=3.08
PENOLAKAN TAWARAN 3+3+3+4+4+4 +3+3+4+4+4+
6 2.83
MENGIKUTI PTK TINGGI 4
PENGURUSAN DOKUMEN 2+3+3+4+4+4+ 46 46/12= 3+3+3+3+3+3 42 42/12=3.50

MESYUARAT PANEL 4+4+4+4+5+5 3.83 +4+4+4+4+4+
7
PEMBANGUNAN PROFESIONAL 4
YANG KURANG BERKESAN
PENGURUSAN TEMPAHAN BILIK 42/12= 2+3+3+3+3+4

3+3+3+3+3+3+ 42/12=3.50
8 SEMINAR PUSAT LATIHAN YANG 42 3.50 +4+4+4+4+4+ 42
3+4+4+4+4+5
KURANG SISTEMATIK 4
1+1+1+2+3+3+ 37 37/12= 1+1+1+2+2+3 34 34/12=2.83

KESUKARAN CAPAIAN 4+4+4+4+5+5 +3+3+4+4+5+
9 3.08
MAKLUMAT LATIHAN STAF 5
KESUKARAN PEMANTAUAN 3+4+5+5+5+5+ 57 57/12= 4+4+4+4+4+5 55 55/12 =4.58

10 5+5+5+5+5+5 +5+5+5+5+5+
LAPORAN KEMAJUAN STAF CUTI 4.75
BELAJAR 5
SKALA MARKAH
5 4 3 2 1
Sangat kurang
penting penting 23
PEMILIHAN MASALAH –JADUAL MATRIKS

TAHAP KRITIKAL
5
4 MASALAH
UTAMA
4 YANG
4.75, 4.58 DIPILIH
4 1 3.67, 3.83
3 2
2.92, 3.33 3.83, 3.5
3.5, 3.5
K
2.83, 3.08 E
3 T U
1 2 3 3.08, 2.833.5, 2.83 4 5 A P
H A
3, 2.42 A Y
3.17, 2.33 P A
A
2 N
24
PEMILIHAN KEPADA 4 MASALAH UTAMA

MASALAH 1 :
PENGURUSAN INVENTORI ALAT TULIS YANG
KURANG SISTEMATIK
JADUAL PENGAMBILAN PEN/PENSIL DAN
MARKER PEN
1000 916 936
900
800
700
600
500
500 450
388 390 2009
400 306
300 2010
200 160
98 Tahap minima
100 60
0 0 0 0 00 0 0 pengambilan stok
0
25
MASALAH 2 :
PENGURUSAN DOKUMEN MESYUARAT PANEL PEMBANGUNAN
PROFESIONAL YANG KURANG BERKESAN
MESYUARAT PANEL PEMBANGUNAN PROFESIONAL

BIL. AHLI PANEL 7 ORANG
KEKERAPAN MESYUARAT 10 KALI SETAHUN
PENGGUNAAN FAIL 3 UNIT FAIL/SETIAP AHLI PANEL
KEKERAPAN PINDAAN DOKUMEN 10 KALI SETIAP MESYUARAT
26
MASALAH 3 :
PENGURUSAN TEMPAHAN BILIK SEMINAR
PUSAT LATIHAN YANG KURANG SISTEMATIK
 Pusat Latihan mula beroperasi pada Januari 2009.

 Dikendalikan oleh HCD dibawah pengawasan penolong pegawai tadbir dan
pembantu tadbir.
 Mempunyai 1 Dewan Utama, 1 Bilik Mesyuarat, 2 Bilik Seminar dan 2 Bilik
Latihan ICT.
 Penggunaan bilik seminar di Pusat Latihan adalah tinggi disebabkan
langkah berjimat cermat yang disarankan oleh pihak pengurusan tertinggi
Universiti.
 Pengurusan tempahan bilik seminar dilaksanakan secara konvensional
iaitu tempahan direkodkan di dalam buku tempahan. Ini menyebabkan
berlaku pertindihan tempahan.
27
MASALAH 4 :
KESUKARAN PEMANTAUAN LAPORAN KEMAJUAN
STAF CUTI BELAJAR
Staf yang bercuti belajar kerap tidak menghantar laporan kemajuan

pengajian dalam tempoh yang ditetapkan. Ini mengakibatkan urus
setia sukar memantau tahap kemajuan pengajian mereka.
Berdasarkan rekod 2009 didapati 281daripada 540 staf cuti belajar

(52 %) tidak menghantar laporan kemajuan pengajian mengikut masa
yang ditetapkan.
CARTA PENGHANTARAN LAPORAN

KEMAJUAN TAHUN 2009
48% TIDAK HANTAR

52% SUDAH HANTAR
28
KAEDAH MATRIK KEUTAMAAN

KRITERIA KENYATAAN
JUMLAH
KRITERIA MASALAH KEKERAPAN IMEJ HCD RANKING
BARIS
(X2) (X1)
PENGURUSAN INVENTORI ALAT
TULIS YANG KURANG SISTEMATIK 3X2 = 6 3X1 = 3 9 2
PENGURUSAN DOKUMEN
MESYUARAT PANEL
PEMBANGUNAN PROFESIONAL
YANG KURANG BERKESAN
2X2 =4 2X1 = 2 6 3
5 4
PENGURUSAN TEMPAHAN BILIK
SEMINAR PUSAT LATIHAN YANG
KURANG SISTEMATIK
1X2 = 2 3X1 = 3
KESUKARAN PEMANTAUAN
LAPORAN KEMAJUAN STAF CUTI
BELAJAR
4X2 = 8 4X1 = 4 12
12 1
KEKERAPAN : IMEJ HCD :
SKALA : 1 – 7 KALI =1 AMAT BAIK =1
8 – 14 KALI =2 BAIK =2
15 – 21 KALI =3 TIDAK BAIK =3
 22 KALI =4 AMAT TIDAK BAIK =4 29
TAJUK PROJEK
KESUKARAN
PEMANTAUAN
LAPORAN KEMAJUAN
STAF CUTI BELAJAR
30
KAITAN MASALAH
Petikan Daripada Buku Siri Perutusan Tahun Baru Naib Canselor 2010
- Prof. Dato’ Ir. Dr. Zaini Ujang (Naib Canselor UTM)
BERPAKSI INOVASI MENGANGKASA UNIVERSITI MENJANA NILAI TINGGI
31
TEMA PROJEK
MENINGKATKAN
KEBERKESANAN
PEMANTAUAN LAPORAN
KEMAJUAN PENGAJIAN
STAF CUTI BELAJAR
32
TEMA PROJEK
MEMENUHI
KEPERLUAN MEMASTIKAN STAF
MYBRAIN15 CUTI BELAJAR
75% STAF DAPAT
AKADEMIK MENAMATKAN
BERKELAYAKAN PENGAJIAN DALAM
PhD MENJELANG TEMPOH YANG
2013 DITETAPKAN
KESUKARAN
PEMANTAUAN
LAPORAN
KEMAJUAN STAF
CUTI BELAJAR
33
OBJEKTIF/MATLAMAT PROJEK
MENINGKATKAN KEBERKESANAN
1 PEMANTAUAN PENGHANTARAN
LAPORAN KEMAJUAN STAF CUTI BELAJAR
MEMINIMAKAN KOS PEMANTAUAN

2 LAPORAN KEMAJUAN STAF CUTI BELAJAR
MENJIMATKAN MASA PEMANTAUAN

3 LAPORAN KEMAJUAN STAF CUTI BELAJAR
MENINGKATKAN IMEJ DAN KUALITI

4 PENGURUSAN CUTI BELAJAR
34
KAITAN MASALAH
OBJEKTIF JABATAN
CARA KERJA
1. MEMBANTU UNIVERSITI
MENCAPAI VISINYA UNTUK
MENJADI PUSAT
KECEMERLANGAN MELALUI
PERKHIDMATAN LATIHAN YANG
BERKUALITI.
AKIBAT
2. MENYEDIAKAN DAN MEMBUKA
PELUANG PERKHIDMATAN
LATIHAN YANG BOLEH
DIEKSPLOIT UNTUK KEMAJUAN
UNIVERSITI,JABATAN DAN DIRI.
3. MENGENALPASTI DAN
MEMBANGUNKAN PROGRAM
KEMAJUAN KERJAYA STAF.
35
IMPLIKASI JIKA MASALAH TIDAK DIATASI

TEMPOH MASA
PEMANTAUAN
YANG PANJANG RUANG
ADUAN PENYIMPANAN
PELANGGAN TIDAK
MENCUKUPI
MENINGKAT
IMPLIKASI
JIKA
MASALAH
MENYUKARKAN
TIDAK DI
MENJEJASKAN PROSES
ATASI PEMANTAUAN
IMEJ HCD
KOS OPERASI
BEBANAN
MENINGKAT
KERJA
BERTAMBAH
36
DEFINISI KESUKARAN PEMANTAUAN LAPORAN KEMAJUAN

STAF CUTI BELAJAR
•Laporan kemajuan pengajian yang
dikemukakan kepada penaja dalam tempoh
masa tertentu untuk mengetahui status
terkini pencapaian pengajian staf.
37

STAF CUTI BELAJAR
•Staf UTM (Akademik dan Bukan Akademik)

yang bercuti untuk melanjutkan pengajian
dengan bergaji penuh ke peringkat Sarjana
Muda , Sarjana, Doktor Falsafah dan setaraf.
38

STAF CUTI BELAJAR
Mula
Keluarkan surat
peringatan Semak jadual penghantaran laporan kemajuan
Tidak Hantar
Hantar
CARTA ALIRAN Terima laporan

LAPORAN KEMAJUAN PENGAJIAN
Semak laporan dan hantar ke

fakulti untuk ulasan
Tidak
memuaskan
Memuaskan
Hantar surat
Fail dan Minitkan
peringatan
Selesai
39

STAF CUTI BELAJAR
MELALUI TELEFON
MELALUI SURAT
LAMPIRAN
40
LATARBELAKANG PROJEK
Berperanan menguruskan staf cuti belajar dalam dan luar negara
Memerlukan pemantauan yang berkala terhadap laporan

kemajuan pengajian
Penggunaan masa dan tenaga kerja yang banyak
menambahbaik sistem kerja

Seperti pemantauan berkomputer melalui sistem online
menuju ke arah membudayakan inovasi dan kreativiti

seperti sistem elektronik /
Online
.
Menyahut seruan Universiti
Selaras dengan dasar kerajaan
41
KAEDAH 5W 1H
• KESUKARAN PEMANTAUAN
WHAT ? LAPORAN KEMAJUAN STAF CUTI
BELAJAR
LAPORAN KEMAJUAN YANG TIDAK

DIKEMUKAKAN OLEH STAF CUTI
BELAJAR (X)
42
KAEDAH 5W 1H
WHERE ? • DI BAHAGIAN PEMBANGUNAN
MODAL INSAN, PEJABAT PENDAFTAR
43
KAEDAH 5W 1H
WHEN ? • SEPANJANG TEMPOH PENGAJIAN
CUTI BELAJAR
44
KAEDAH 5W 1H
WHO ? • UNIT CUTI BELAJAR DAN STAF YANG
MENGIKUTI CUTI BELAJAR
45
KAEDAH 5W 1H
WHY ?
• STAF CUTI BELAJAR TIDAK MENGHANTAR
LAPORAN KEMAJUAN MENGIKUT TEMPOH
YANG TELAH DITETAPKAN
LAPORAN KEMAJUAN
YANG TIDAK
DIKEMUKAKAN
46
KAEDAH 5W 1H
HOW ? • SISTEM PEMANTAUAN YANG KURANG
EFEKTIF
47
CARTA ALIR PROSES CUTI BELAJAR

Mula
Calon melengkapi permohonan Cuti belajar
Kemukakan permohonan ke HCD
Tidak HCD semak syarat-syarat cuti belajar

Lengkap
Lengkap
Bawa ke KPT
Tidak lulus
Penilaian KPT
Lulus
Keluarkan surat tawaran perjanjian
Mula cuti belajar
Hantar Pantau penghantaran laporan kemajuan

peringatan
Tidak hantar
Hantar
Teruskan pemantauan berkala setiap 6 bulan
Tamat tempoh cuti belajar

48
VIDEO LATARBELAKANG PROJEK
49
SASARAN PROJEK
JUMLAH STAF CUTI BELAJAR JUMLAH TIDAK JUMLAH YANG MENGHANTAR LAPORAN
2009 MENGHANTAR LAPORAN KEMAJUAN
KEMAJUAN
540 281 259

PERATUS 52% 48%
MEMASTIKAN STAF CUTI BELAJAR PEMANTAUAN PENGHANTARAN LAPORAN

MENGHANTAR LAPORAN KEMAJUAN KEMAJUAN BAGI MEMASTIKAN
MENGIKUT TEMPOH YANG DITETAPKAN PENINGKATAN PENGHANTARAN
MELALUI : DARIPADA 48% KEPADA 75% DALAM
TEMPOH SATU TAHUN
JUMLAH YANG MENGHANTAR JUMLAH YANG MENGHANTAR

LAPORAN KEMAJUAN (SEBELUM) LAPORAN KEMAJUAN (SELEPAS)
80 80 75%
PENINGKATAN
60 48% 60 SEBANYAK 27%
JUMLAH JUMLAH
40 40
MENGHANTAR MENGHANTAR
20 LAPORAN 20 LAPORAN
KEMAJUAN KEMAJUAN
0 0
50
JUSTIFIKASI
MESYUARAT
PENGURUSAN
BAHAGIAN HCD
MEMUTUSKAN UNTUK
MEMASTIKAN 75%
STAF CUTI BELAJAR
MENGHANTAR
LAPORAN KEMAJUAN
51
RAJAH ISHIKAWA 1 (BRAINSTORMING)

BAHAN KAEDAH
KARENAH BIROKRASI
SISTEM PEMANTAUAN YANG KONVENSIONAL
BORANG LAPORAN SISTEM PENYAMPAIAN
KEMAJUAN YANG LEMAH
KESUKARAN
PEMANTAUAN
LAPORAN
KEMAJUAN
STAF CUTI
BELAJAR
KOMPUTER STAF CUTI BELAJAR

ROSAK KURANG SUMBER
PRINTER TEMPAT MANUSIA
SALAH CETAK PENGAJIAN STAF PENGURUSAN FAKULTI
MESIN STAF CUTI DESPATCH
BELAJAR JAUH KURANG EFISYEN
FOTOSTAT
SALAH DARI UTM TEMPAT PENYIMPANAN
KURANG STRATEGIK KURANG KOMITMEN PENYELIA
CETAK
PERALATAN PERSEKITARAN MANUSIA

52
RAJAH ISHIKAWA 2
BAHAN KAEDAH
MELALUI TELEFON
MELALUI RUJUKAN FAIL

KARENAH BIROKRASI
BORANG HILANG
DALAM SIMPANAN SISTEM PEMANTAUAN YANG KONVENSIONAL
KEMAJUAN YANG LEMAH MELALUI SURAT PERINGATAN KESUKARAN
PEMANTAUAN
GANGGUAN LAPORAN
BORANG SUKAR
INTERNET KEMAJUAN
DIFAHAMI
STAF CUTI
BELAJAR
STAF KURANG DISIPLIN

KOMPUTER STAF CUTI BELAJAR
ROSAK KURANG SUMBER
PRINTER TEMPAT MANUSIA STAF KURANG PEKA PERATURAN
SALAH CETAK PENGAJIAN STAF PENGURUSAN FAKULTI
KURANG RASA TANGGUNGJAWAB
BELAJAR JAUH KURANG EFISYEN
FOTOSTAT HILANGKAN BORANG
SALAH DARI UTM TEMPAT PENYIMPANAN
CETAK PENYELIA KURANG PEKA PERATURAN
BERCUTI LAMA
PERALATAN PERSEKITARAN MANUSIA BERTUKAR
PENYELIA 53
VERIFIKASI PUNCA PALING MUNGKIN

FAKTOR : KAEDAH
PUNCA HURAIAN PENJELASAN KEPUTUSAN
1. MELALUI DIDAPATI UNIT CUTI PEMANTAUAN MELALUI
TELEFON BELAJAR KURANG PANGGILAN TELEFON
MEMBUAT MELIBATKAN KOS YANG TINGGI,
PEMANTAUAN MELALUI WAKTU YANG BERBEZA, MASA
TELEFON KEPADA STAF DALAM DAN LUAR NEGARA
CUTI BELAJAR BERBEZA, SISTEM KOMUNIKASI
YANG TIDAK SAMA DAN STAF CUTI
BELAJAR KERAP MENUKAR NO.
TELEFON
2. MELALUI REKOD MENUNJUKKAN SEBANYAK 52% WAKTU BEKERJA
RUJUKAN FAIL BANYAK MASA DIGUNAKAN UNTUK PROSES
DIGUNAKAN UNTUK PEMANTAUAN MELALUI RUJUKAN
PEMANTAUAN MELALUI FAIL
RUJUKAN FAIL
3. MELALUI SURAT UNIT CUTI BELAJAR SURAT PERINGATAN DIHANTAR

PERINGATAN MENGHANTAR SURAT KEPADA FAKULTI SAHAJA DAN
PERINGATAN SECARA FAKULTI AKAN MEMANJANGKAN
BERKELOMPOK KEPADA STAF CUTI BELAJAR
54

FAKTOR : KAEDAH
4. KARENAH KARENAH BIROKRASI TERDAPAT 6 KES

BIROKRASI BUKANLAH FAKTOR UTAMA PENGHANTARAN
STAF CUTI BELAJAR TIDAK LEWAT DISEBABKAN
MENGHANTAR LAPORAN OLEH KARENAH
KEMAJUAN BIROKRASI
5. GANGGUAN GANGGUAN INTERNET ADA GANGGUAN INTERNET

INTERNET BERLAKU TETAPI TIDAK HANYA BERLAKU PADA
MENJEJASKAN PROSES KADAR PURATA SEKALI
PEMANTAUAN DALAM TEMPOH
SEBULAN DAN HANYA
MENGAMBIL MASA 20 –
30 MINIT BAGI SETIAP
KES
PEMERHATI
NAMA : JASLINA BTE JA’APAR
55

FAKTOR : BAHAN
1. BORANG HILANG BERDASARKAN REKOD SEBANYAK 267 KES

DALAM DIDAPATI SEBILANGAN BORANG HILANG DALAM
SIMPANAN STAF CUTI BELAJAR TIDAK SIMPANAN STAF CUTI
DAPAT MENGHANTAR BELAJAR
LAPORAN KEMAJUAN
DISEBABKAN KEHILANGAN
BORANG
2. BORANG SUKAR TERDAPAT ADUAN DARI BERDASARKAN REKOD
DIFAHAMI SEBILANGAN STAF CUTI DIDAPATI HANYA
BELAJAR YANG MENDAPATI BERLAKU 2 SAHAJA
ISI KANDUNGAN BORANG ADUAN MENGENAI
LAPORAN KEMAJUAN KEKELIRUAN TERHADAP
MENGELIRUKAN ISI KANDUNGAN BORANG
PEMERHATI
NAMA : LATIFAH BTE ABD. JALIL
56

FAKTOR : MANUSIA
1. STAF KURANG DIDAPATI TIADA STAF CUTI SEMUA STAF CUTI

DISIPLIN BELAJAR YANG BELAJAR MEMATUHI
DIKENAKAN TINDAKAN DISIPLIN YANG
TATATERTIB DITETAPKAN
2. STAF KURANG BERDASARKAN REKOD SEBANYAK 425 KES

PEKA DIDAPATI RAMAI STAF CUTI BERPUNCA DARIPADA STAF
PERATURAN BELAJAR TIDAK DAPAT KURANG PEKA DENGAN
MENGEMUKAKAN BORANG PERATURAN YANG
LAPORAN KEMAJUAN DITETAPKAN
MENGIKUT MASA YANG
DITETAPKAN
57

FAKTOR : MANUSIA
3. KURANG RASA STAF PENGURUSAN STAF PENGURUSAN

TANGGUNGJAWAB FAKULTI TURUT SAMA FAKULTI DIDAPATI TURUT
BERTANGGUNGJAWAB SAMA MENGHANTAR
DALAM PROSES PERINGATAN KEPADA STAF
PEMANTAUAN LAPORAN CUTI BELAJAR
KEMAJUAN
4. HILANGKAN TERDAPAT BEBERAPA REKOD MENDAPATI 3

BORANG KES PENYELIA ORANG PENYELIA YANG
MENGHILANGKAN TIDAK DAPAT
BORANG LAPORAN MEMPERAKUKAN LAPORAN
KEMAJUAN TETAPI IA KEMAJUAN STAF MEREKA
BERJAYA DIATASI DISEBABKAN KEHILANGAN
BORANG
58

FAKTOR : MANUSIA
5. PENYELIA BERDASARKAN REKOD SEBANYAK 254 KES

KURANG PEKA DIDAPATI RAMAI BERPUNCA DARIPADA
PERATURAN PENYELIA TIDAK PENYELIA
MEMPERAKUKAN KURANG PEKA DENGAN
BORANG LAPORAN PERATURAN YANG
KEMAJUAN MENGIKUT DITETAPKAN
MASA YANG DITETAPKAN
6. BERCUTI LAMA HANYA SEBILANGAN SEBANYAK 5 KES SAHAJA

PENYELIA BERCUTI LAMA PENYELIA BERCUTI LAMA
TETAPI BUKANLAH TERUTAMA PADA HARI
SEPANJANG TEMPOH KRISMAS DAN TAHUN
PENGAJIAN BARU
59

FAKTOR : MANUSIA
7. BERTUKAR HANYA SEBILANGAN STAF SEPANJANG 2009 HANYA 4

PENYELIA CUTI BELAJAR SERING ORANG STAF YANG
BERTUKAR PENYELIA MEMOHON UNTUK
DISAAT AKHIR BERTUKAR PENYELIA DAN
DIPERAKUKAN OLEH
PIHAK UNIVERSITI
8. KURANG 4 ORANG STAF PERBANDINGAN DENGAN

SUMBER MANUSIA DITUGASKAN UNTUK IPTA LAIN MENDAPATI
MENGURUSKAN SERAMAI HANYA 4 – 5 ORANG STAF
540 ORANG STAF CUTI YANG DITUGASKAN UNTUK
BELAJAR DALAM DAN MENGURUSKAN STAF CUTI
LUAR NEGARA BELAJAR DALAM DAN
LUAR NEGARA
60

FAKTOR : MANUSIA
9. DESPATCH TIADA REKOD DESPATCH

KURANG EFISYEN KEHILANGAN ATAU BERTANGGUNGJAWAB
KEROSAKAN BORANG MEMASTIKAN BORANG
LAPORAN KEMAJUAN SAMPAI DALAM KEADAAN
SEPANJANG TEMPOH YANG SELAMAT
2009
PEMERHATI
NAMA : ERIYANTI BTE MOHD SAIM
61

FAKTOR : PERSEKITARAN
1. TEMPAT RUANG STORAN YANG DATA MAKLUMAT

PENYIMPANAN MENCUKUPI LAPORAN KEMAJUAN
KURANG STRATEGIK MEMUDAHKAN PROSES DITEMPATKAN
CAPAIAN DATA MENGIKUT LABEL FAIL
LAPORAN KEMAJUAN YANG SISTEMATIK DAN
MUDAH DICAPAI
2. TEMPAT PENGAJIAN BERDASARKAN REKOD SEBANYAK 67 KES

STAF CUTI BELAJAR DIDAPATI STAF CUTI BERPUNCA DARIPADA
JAUH DARI UTM BELAJAR SUKAR TEMPAT PENGAJIAN
MENGHANTAR BORANG STAF CUTI BELAJAR
LAPORAN KEMAJUAN JAUH DARI UTM
DALAM TEMPOH MASA
YANG DITETAPKAN
PEMERHATI
NAMA : NAILIDA BTE ALI
62

FAKTOR : PERALATAN

1. KOMPUTER JARANG BERLAKU KEROSAKAN KOMPUTER
ROSAK KEROSAKAN KOMPUTER BERLAKU 1 -2 KALI SAHAJA
KERANA DISELENGGARA SETAHUN. JIKA BERLAKU
DENGAN BAIK KEROSAKAN MASIH ADA
KOMPUTER LAIN SEBAGAI
GANTI
2. PRINTER TIADA KESILAPAN DALAM BORANG LAPORAN

SALAH CETAK PROSES PENCETAKAN KEMAJUAN DICETAK
HANYA SEKALI UNTUK
DIJADIKAN MASTER COPY
3. MESIN TIADA KESILAPAN DALAM MESIN PHOTOSTAT

FOTOSTAT PROSES PENCETAKAN DISELENGGARA DENGAN
SALAH CETAK BAIK MENGIKUT JADUAL
YANG DITETAPKAN
PEMERHATI
NAMA : HAMSHARIMAN BIN HAMDAN
63
RAJAH ISHIKAWA 3
BAHAN KAEDAH
MELALUI TELEFON
MELALUI RUJUKAN FAIL

KARENAH BIROKRASI
BORANG HILANG
DALAM SIMPANAN SISTEM PEMANTAUAN YANG KONVENSIONAL
KEMAJUAN YANG LEMAH MELALUI SURAT PERINGATAN KESUKARAN
PEMANTAUAN
GANGGUAN LAPORAN
BORANG SUKAR
INTERNET KEMAJUAN
DIFAHAMI
STAF CUTI
BELAJAR
STAF KURANG DISIPLIN

KOMPUTER
ROSAK STAF CUTI BELAJAR
KURANG SUMBER
PRINTER TEMPAT STAF KURANG PEKA PERATURAN
MANUSIA
SALAH CETAK PENGAJIAN
STAF PENGURUSAN FAKULTI
KURANG RASA TANGGUNGJAWAB
FOTOSTAT BELAJAR JAUH KURANG EFISYEN
DARI UTM TEMPAT PENYIMPANAN HILANGKAN BORANG
SALAH
CETAK PENYELIA KURANG PEKA PERATURAN
BERCUTI LAMA
PERALATAN PERSEKITARAN MANUSIA BERTUKAR
PENYELIA 64
JADUAL KEKERAPAN MASALAH SEBELUM PROJEK

TAHUN 2010 PURATA
BIL. PUNCA KEKERAPAN
MEI JUN JULAI SEBULAN
MELALUI RUJUKAN
1
FAIL 309 378 413 1100 367
BORANG HILANG
2
DALAM SIMPANAN 76 99 92 267 89
STAF KURANG
3 PEKA 163 113 149 425 142
PERATURAN
PENYELIA KURANG
4
PEKA PERATURAN 52 105 97 254 85
TEMPAT PENGAJIAN
5 STAF CUTI BELAJAR 17 22 28 67 22
JAUH DARI UTM
JUMLAH 2113 141

65
PENGUMPULAN DATA AWAL

BIL PUNCA MASALAH KEKERAPAN KEKERAPAN % %
TERKUMPUL KEKERAPAN KEKERAPAN
TERKUMPUL
1
MELALUI RUJUKAN
FAIL 1100 1100 52 52
2
STAF KURANG PEKA
PERATURAN 425 1525 20 72
3
BORANG HILANG
DALAM SIMPANAN 267 1792 13 85
4
PENYELIA KURANG
PEKA PERATURAN 254 2046 12 97
TEMPAT PENGAJIAN
5 STAF CUTI BELAJAR 67 2113 3 100
JAUH DARI UTM
JUMLAH 2113 - 100 -

66
GAMBARAJAH PARETO : SEBELUM PENYELESAIAN

GAMBARAJAH PARETO
2200 97 100 100
2100
2000 85 90
1900
1800 80
1700 72
KEKERAPAN PUNCA MASALAH
1600
70
% KEKERAPAN MASALAH
1500
1400
1300 52 60
1200
1100 50
1000
900 40
800
700 30
600
500
400 20
300
200 10
100
0 0
MELALUI STAF KURANG PENYELIA BORANG HILANG TEMPAT
RUJUKAN FAIL PEKA KURANG PEKA DALAM PENGAJIAN STAF
PERATURAN PERATURAN SIMPANAN CUTI BELAJAR
JAUH DARI UTM
PUNCA MASALAH
67
CADANGAN PENYELESAIAN
PUNCA
CADANGAN
PALING KEBAIKAN KEBURUKAN PENILAIAN
PENYELESAIAN
MUNGKIN
68
PUNCA
CADANGAN
PENYELESAIAN
MUNGKIN
69
PUNCA
CADANGAN
PENYELESAIAN
MUNGKIN
70
PUNCA
CADANGAN
PENYELESAIAN
MUNGKIN
71
CADANGAN KAEDAH PENYELESAIAN – TEKNIK RAJAH POKOK

MASALAH PUNCA MASALAH CARA PENYELESAIAN
MELALUI PEMANTAUAN MENGGUNAKAN SISTEM ONLINE

RUJUKAN FAIL
PENGHANTARAN MAKLUMAT
PENGHANTARAN MAKLUMAT MELALUI
MELALUIEMAIL
EMEL
STAF KURANG PEMANTAUAN MENGGUNAKAN SISTEM ONLINE

KESUKARAN PEKA TINDAKAN DI
PEMANTAUAN PERATURAN LAKUKAN
LAPORAN SERENTAK
PENGHANTARAN MAKLUMAT MELALUI EMEL
KEMAJUAN -MENGHANTAR
STAF CUTI STAF
BELAJAR MENGHADIRI
PENYELIA SESI LATIHAN
PEMANTAUAN MENGGUNAKAN SISTEM ONLINE
KURANG PEKA MENGGUNAKAN
PERATURAN SISTEM
BORANG PEMANTAUAN MENGGUNAKAN SISTEM ONLINE

HILANG DALAM
SIMPANAN

72
PENYELESAIAN
73
PERANCANGAN PELAKSANAAN CADANGAN

PEMANTAUAN MENGGUNAKAN SISTEM ONLINE
• MENGHANTAR STAF MENGHADIRI SESI LATIHAN
WHAT ?
MANUAL SISTEM
WHO ? • UNIT CUTI BELAJAR
• DI PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT & KOMUNIKASI

WHERE ?
SERTA PUSAT LATIHAN.
• SESI LATIHAN DIJALANKAN PADA 27 OGOS 2010.

WHEN? • STAF DI JANGKA DAPAT MENGGUNAKAN KEMAHIRAN
BERMULA SEPTEMBER 2010.
HOW? • MENGHANTAR PERINGATAN MELALUI SISTEM ONLINE
74
PERANCANGAN PELAKSANAAN CADANGAN

• MENINGKATKAN KEMAHIRAN PENGGUNAAN
WHAT ?
TEKNOLOGI MAKLUMAT
WHO ? • UNIT CUTI BELAJAR
• DI PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT & KOMUNIKASI

WHERE ? SERTA PUSAT LATIHAN.
WHEN? • SISTEM DIJANGKA MULA BEROPERASI PADA BULAN

SEPTEMBER 2010
HOW? • MENGHANTAR PERINGATAN MELALUI SISTEM ONLINE
75
SURAT KELULUSAN TAJUK PROJEK DAN PERSEMBAHAN
SURAT KELULUSAN SURAT PERSEMBAHAN

TAJUK PROJEK PROJEK
76
CARTA ALIR PROSES SEBELUM DAN SELEPAS PROJEK

CARTA ALIRAN PEMANTAUAN SECARA MANUAL CARTA ALIRAN PEMANTAUAN SECARA ONLINE
MULA MULA
Unit Cuti Belajar menyemak jadual Sistem menghantar peringatan penghantaran

penghantaran laporan kemajuan staf cuti 1 Laporan Kemajuan kepada staf cuti belajar
1
belajar dan penyelia
Unit Cuti Belajar menghantar surat Staf cuti belajar dan penyelia melengkapkan
peringatan penghantaran laporan kemajuan 2 7 HARI
kepada fakulti
Laporan Kemajuan dan menghantar kepada
Unit Cuti Belajar dan fakulti secara online 2
2 HARI
Staf Cuti Belajar melengkapkan laporan Dekan fakulti menyemak dan memperakukan
3
kemajuan dan menghantar kepada penyelia markah penilaian staf cuti belajar
3
2 HARI
Penyelia staf cuti belajar melengkap dan Fakulti menghantar Laporan Kemajuan yang
memperakukan laporan kemajuan 4 telah diperakukan kepada Unit Cuti Belajar 4
secara online
Staf Cuti Belajar menghantar laporan

5 30 HARI
kemajuan yang telah lengkap kepada HCD
Unit Cuti Belajar mencetak Laporan Kemajuan
dan disimpan di dalam fail individu 5 1 HARI
HCD memajukan laporan kemajuan yang TAMAT

diterima kepada fakulti 6
Dekan fakulti menyemak dan memperakukan

7 1 HARI JUMLAH : 10 HARI
markah penilaian staf cuti belajar
8
Fakulti menghantar laporan kemajuan yang
telah diperakukan kepada Unit Cuti Belajar 14 HARI
Unit Cuti Belajar mengesahkan penerimaan

laporan kemajuan dan mengemaskini rekod 9 1 HARI
TAMAT JUMLAH : 48 HARI 77

JADUAL KEKERAPAN MASALAH SELEPAS PROJEK

TAHUN 2010 PURATA
BIL. PUNCA KEKERAPAN
SEBULAN
SEPT OKT NOV
1 MELALUI RUJUKAN FAIL - - - - -

BORANG HILANG DALAM
2
SIMPANAN - - - - -
STAF KURANG PEKA
3
PERATURAN 6 25 18 49 16
PENYELIA KURANG
4
PEKA PERATURAN 4 10 9 23 8
TEMPAT PENGAJIAN
5 STAF CUTI BELAJAR 3 5 5 13 4
JAUH DARI UTM
JUMLAH 85 28
78
PENGUMPULAN DATA SELEPAS

BIL PUNCA MASALAH KEKERAPAN KEKERAPAN % %
TERKUMPUL KEKERAPAN KEKERAPAN
TERKUMPUL
1
STAF KURANG PEKA
PERATURAN 49 49 2 2
2
PENYELIA KURANG
PEKA PERATURAN 23 72 1 3
TEMPAT PENGAJIAN
3 STAF CUTI BELAJAR 13 85 1 4
JAUH DARI UTM
4
MELALUI RUJUKAN
FAIL - 85 - 4
5
BORANG HILANG
DALAM SIMPANAN - 85 - 4
JUMLAH 85 - 4 -
79
GAMBARAJAH PARETO : SELEPAS PENYELESAIAN

GAMBARAJAH PARETO
2200 100
2100
2000 90
1900
1800 80
1700
KEKERAPAN PUNCA MASALAH
1600
1500 70
% KEKERAPAN MASALAH
1400
1300 60
1200
1100 50
1000
900 40
800
700 30
600
500
400 20
300
3 4 4 4 10
200
100 2
0 0
STAF KURANG PENYELIA TEMPAT MELALUI BORANG HILANG
PEKA KURANG PEKA PENGAJIAN STAF RUJUKAN FAIL DALAM
PERATURAN PERATURAN CUTI BELAJAR SIMPANAN
JAUH DARI UTM
PUNCA MASALAH
80
GAMBARAJAH PARETO : SELEPAS PENYELESAIAN

KEKERAPAN KEKERAPAN
PUNCA MASALAH PUNCA MASALAH
2200 100 100 2200 100

2100 97 2100
2000 90 2000 90
1900 85 1900
1800 1800 80
80
1700 1700
1600 72 1600
70 1500 70
1500
% KEKERAPAN MASALAH
% KEKERAPAN MASALAH
1400 1400
1300 60 1300 60
1200 52 1200
1100 50 1100 50
1000 1000
900 900 40
40 800
800
700 700 30
30 600
600
500
500 20
400 20 400
300
300 10
200 10 200 3 4 4 4
100
100 2
0 0
0 0 STAF PENYELIA TEMPAT MELALUI BORANG
MELALUI STAF PENYELIA BORANG TEMPAT KURANG KURANG PENGAJIAN RUJUKAN HILANG PENURUNAN
RUJUKAN KURANG KURANG HILANG PENGAJIAN PEKA PEKA STAF CUTI FAIL DALAM
96%
FAIL PEKA PEKA DALAM STAF CUTI PERATURAN PERATURAN BELAJAR SIMPANAN
PERATURAN PEATURAN SIMPANAN BELAJAR JAUH DARI
JAUH DARI UTM
UTM
PUNCA MASALAH PUNCA MASALAH
81
PEMANTAUAN PENGHANTARAN LAPORAN KEMAJUAN

SEBELUM DAN SELEPAS PROJEK (2010)
MEI JUN JULAI SEPT OKT NOV
JUMLAH JUMLAH
HANTAR HANTAR
LAPORAN 48 46 39
LAPORAN 31 19 23
KEMAJUAN KEMAJUAN
JUMLAH JUMLAH
PATUT PATUT
HANTAR 58 43 47 HANTAR 53 49 41
LAPORAN LAPORAN
KEMAJUAN KEMAJUAN
PERATUS PERATUS
HANTAR HANTAR
LAPORAN 53% 44% 49% LAPORAN 91% 94% 95%
KEMAJUAN KEMAJUAN
SEBELUM SELEPAS
82

SEBELUM DAN SELEPAS PROJEK
PERATUS (%)
100 93%
90
80
70
60
50
48% 49%
PENINGKATAN
40 45%
30
20
10
0
SEBELUM SEMASA SELEPAS
(2009) (MEI – JULAI 2010) (SEPT – NOV 2010)
83
HALANGAN DALAM MELAKSANAKAN CADANGAN

BIL MASALAH/HALANGAN LANGKAH PENYELESAIAN TINDAKAN
1. UNIT CUTI BELAJAR KURANG MAHIR MENGADAKAN SESI LATIHAN
SEMUA AHLI
MENGGUNAKAN SISTEM PENGGUNAAN SISTEM
2. STAF CUTI BELAJAR KURANG PENGETAHUAN MENYEDIAKAN CARTA RINGKAS
TENTANG PENGGUNAAN BORANG SECARA PENGGUNAAN SISTEM BORANG ONLINE
SEMUA AHLI
ONLINE KEPADA STAF YANG MEMBUAT
PERTANYAAN.
3. KEKANGAN MASA UNTUK PROSES MENGAGIHKAN DATA
KEMASUKAN DATA MANUAL KE DALAM MANUAL KEPADA SEMUA
SEMUA AHLI
SISTEM AHLI UNTUK DI MASUKKAN
KE DALAM SISTEM
4. KESUKARAN MENYERAGAMKAN POLISI DAN PENYERAGAMAN POLISI BARU
PERATURAN BARU KEPADA SEMUA FAKULTI MELALUI TAKLIMAT OLEH PIHAK
SEMUA FAKULTI
PENGURUSAN UNIVERSITI KEPADA
SEMUA FAKULTI DI UTM
5. TIADA KEPAKARAN DALAMAN DALAM MENGGUNAKAN KHIDMAT STAF
MEMBANGUNKAN SISTEM AKADEMIK UNIVERSITI YANG PAKAR STAF AKADEMIK UTM
DALAM MEMBANGUNKAN SISTEM
6. TERDAPAT SEBAHAGIAN STAF CUTI BELAJAR MEMAKLUMKAN KEPADA STAF CUTI

TIDAK MEMAKLUMKAN PERUBAHAN ALAMAT BELAJAR AGAR SENTIASA
STAF CUTI BELAJAR
EMEL TERKINI MENGAKTIFKAN AKAUN EMEL UTM
MASING-MASING
84
PENJIMATAN KOS OPERASI

PURATA PENJIMATAN KOS PEMANTAUAN LAPORAN KEMAJUAN
STAF CUTI BELAJAR ADALAH :
SEBELUM SELEPAS
KOS OPERASI (TELEFON) KOS OPERASI (TELEFON)
A. DALAM NEGARA A. DALAM NEGARA
PANGGILAN TELEFON (RM 0.25 X 600 MINIT) PANGGILAN TELEFON (RM 0.25 X 300 MINIT)
= RM 150.00 = RM 75.00
B. LUAR NEGARA B. LUAR NEGARA
PANGGILAN TELEFON (RM 1.20 X 1800 MINIT) PANGGILAN TELEFON (RM 1.20 X 900 MINIT)
= RM 2,160.00 = RM 1,080.00
JUMLAH (A + B) = RM 2,310.00 JUMLAH (A + B) = RM 1,155.00

KOS KERJA LEBIH MASA KOS KERJA LEBIH MASA
GAJI (RM5.00 X 2 ORANG X 14 JAM) TIADA

= RM 140.00
KOS OPERASI KESELURUHAN KOS OPERASI KESELURUHAN
= RM2,450.00 = RM 1,155.00
85
SURAT PERAKUAN
HJ. DAHARI BIN HJ. DERANI

TIMBALAN PENDAFTAR KANAN
HCD
86
PENJIMATAN MASA
SEBELUM SELEPAS
PROSES MENGHANTAR PROSES MENGHANTAR
PERINGATAN LAPORAN PERINGATAN LAPORAN
KEMAJUAN MELALUI SURAT KEMAJUAN MELALUI SISTEM
PERINGATAN ONLINE
(2 HARI) (0 HARI) - AUTO
SEBELUM SELEPAS
PROSES MENDAPATKAN PROSES MENDAPATKAN
LAPORAN KEMAJUAN LAPORAN KEMAJUAN
MELALUI SURAT PERINGATAN MELALUI SISTEM ONLINE
(30 HARI) (7 HARI)

87
PENINGKATAN KUALITI
SEBELUM SELEPAS
• KEROSAKAN LAPORAN KEMAJUAN • TIADA KEROSAKAN SEMASA
SEMASA PENGHANTARAN PENGHANTARAN
(sumber : Log pemantauan laporan) (sumber : Log pemantauan laporan)
• KESILAPAN PENGHANTARAN • TIADA KESILAPAN PENGHANTARAN

LAPORAN KEMAJUAN (sumber : Log pemantauan laporan)
(sumber : Log pemantauan laporan)
• KAEDAH PENYIMPANAN LAPORAN • KAEDAH PENYIMPANAN LAPORAN

KEMAJUAN SECARA MANUAL KEMAJUAN MELALUI SISTEM
• UNIT CUTI BELAJAR SUKAR • MUDAH MENCARI MAKLUMAT

MENCARI MAKLUMAT LAPORAN LAPORAN KEMAJUAN MELALUI
KEMAJUAN MELALUI FAIL PERIBADI SISTEM ONLINE
88
PENJIMATAN SUMBER MANUSIA

SEBELUM SELEPAS
• PROSES • PROSES PEMANTAUAN

PEMANTAUAN LAPORAN KEMAJUAN:
LAPORAN 1 ORANG X 0.02 JAM =
KEMAJUAN: 0.02 manhour
5 ORANG X 2 JAM =
10 manhour
• PENGAMBILAN SKIM • PENGAMBILAN SKIM

PELAJAR BEKERJA = PELAJAR BEKERJA =
2 ORANG 0 ORANG
89
FAEDAH TIDAK KETARA

PERKARA KETERANGAN
1. KOS MEMBANTU MENJIMATKAN KOS KESELURUHAN
PENGURUSAN CUTI BELAJAR
2. KPI UNIVERSITI MEMBANTU UNIVERSITI UNTUK MENCAPAI KPI IAITU
75% STAF AKADEMIK BERKELAYAKAN PhD PADA
TAHUN 2013
3. RISIKO KERAHSIAAN MENCEGAH KEBOCORAN DAN PEMALSUAN
PENILAIAN LAPORAN MAKLUMAT PENILAIAN OLEH PENYELIA KERANA
KEMAJUAN PENILAIAN DIBUAT SECARA SISTEM ONLINE
4. STATUS UNIVERSITI MEMBANTU UNIVERSITI MENGEKALKAN STATUS
PENYELIDIKAN UNIVERSITI PENYELIDIKAN MELALUI PENINGKATAN
STAF AKADEMIK YANG BERKELAYAKAN PhD
5. IMEJ MENINGKATKAN IMEJ HCD KHUSUSNYA DAN UTM

SECARA AMNYA
6. PELANGGAN MEMBANTU STAF CUTI BELAJAR MENAMATKAN
PENGAJIAN PADA TEMPOH YANG TELAH DITETAPKAN
7. BUDAYA KERJA BUDAYA KERJA STAF HCD LEBIH EFISYEN DAN

BERSISTEMATIK 90
PERBANDINGAN
PEMANTAUAN LAPORAN KEMAJUAN
91
PERBANDINGAN
PEMANTAUAN LAPORAN KEMAJUAN
92
SISTEM ONLINE-PEMANTAUAN LAPORAN KEMAJUAN
93
94
95
96
97
PENYERAGAMAN :
1. FAIL MEJA STAF
PROSES KERJA PEMANTAUAN LAPORAN KEMAJUAN MENGGUNAKAN
SISTEM ONLINE DISERAGAMKAN KE DALAM FAIL MEJA STAF
SENARAI TUGAS STAF PROSES KERJA CARTA ALIR

98
PENYERAGAMAN :
2. CARTA ALIR TERKINI PENGURUSAN CUTI BELAJAR
Mula
Calon melengkapi permohonan Cuti belajar
Kemukakan permohonan ke HCD
Tidak HCD semak syarat-syarat cuti belajar

Lengkap
Lengkap
Bawa ke KPT
Tidak lulus
Penilaian KPT
Lulus
Keluarkan surat tawaran perjanjian
Mula cuti belajar
Pantau penghantaran Laporan Kemajuan Pengajian

Hantar
peringatan secara online
Tidak hantar
Hantar
Teruskan pemantauan berkala setiap 6 bulan
Tamat tempoh cuti belajar

99
PENYERAGAMAN :
3. PENERBITAN POLISI DAN PERATURAN CUTI BELAJAR
100
PENYERAGAMAN :
4. TAKLIMAT POLISI DAN PERATURAN CUTI BELAJAR KEPADA FAKULTI
101
PERUTUSAN TAHUN BARU NAIB CANSELOR 2011
102
PENAMBAHBAIKAN
103

SELEPAS PENAMBAHBAIKAN (2011)
JANUARI
JUMLAH HANTAR LAPORAN
KEMAJUAN 61
JUMLAH PATUT HANTAR

LAPORAN KEMAJUAN
63
PERATUS HANTAR LAPORAN

KEMAJUAN
97%
104

PERATUS (%)
100 93% 97%

90
80
70
60
50
48% 49%
PENINGKATAN
40 49%
30
20
10
0
SEBELUM SEMASA SELEPAS JANUARI
(2009) MEI – JULAI SEPT – NOV 2011
(2010) (2010)
105
ANALISA KOS FAEDAH

A- Purata Kos Pemantauan Sebelum= RM2,450.00
RM
B - Purata Kos Pemantauan Selepas= RM1,155.00
1200000
C - Purata Penjimatan= RM1,295.00
52.8% PENGURANGAN KOS OPERASI

D - Jumlah Pemantauan Setahun= 462 Orang
1000000
E - Kos pelaksanaan = RM 0
FORMULA KIRAAN : 800000
(C X D) - E
600000
400000
200000
0
SEBELUM SELEPAS
106
SUMBANGAN KEPADA ORGANISASI

MEMBANTU MENINGKATKAN PERATUSAN
STAF AKADEMIK BERKELAYAKAN PhD
SELARAS DENGAN KPI UNIVERSITI
PENJIMATAN KOS KEPADA UTM DENGAN
PENGURANGAN KOS PERLANJUTAN
PENGAJIAN
KAEDAH PENGGUNAAN TEKNOLOGI
MAKLUMAT DAPAT DIMANFAATKAN OLEH
SEMUA JABATAN/BAHAGIAN DI UTM
107
ANALISA PENILAIAN PRESTASI AHLI

(SEBELUM DAN SELEPAS PROJEK)
PENGETAHUAN KERJASAMA KEMAHIRAN KEFAHAMAN

KEYAKINAN DIRI MOTIVASI MUAFAKAT KEPUASAN AHLI
KIK BERKUMPULAN KOMPUTER MASALAH
BIL NAMA
SEBELUM SELEPAS SEBELUM SELEPAS SEBELUM SELEPAS SEBELUM SELEPAS SEBELUM SELEPAS SEBELUM SELEPAS SEBELUM SELEPAS SEBELUM SELEPAS
1. HALIZA 4 5 4 5 4 5 5 5 4 5 4 5 4 5 4 5
2. FIZA 4 5 4 5 4 5 5 5 4 5 4 5 4 5 4 5
3. YANTI 3 4 3 5 4 5 5 5 4 5 4 5 4 5 4 5
4. NAI 4 5 3 4 4 5 5 5 4 5 4 5 4 5 4 5
5. AMIRUL 3 4 3 4 3 4 3 4 3 4 2 3 4 5 3 4
6. AMINUL 4 5 3 4 3 4 4 5 3 4 3 4 4 5 3 4
7. BAD 4 5 3 4 4 5 4 5 3 4 3 4 4 5 4 5
8. ARNI 4 5 2 5 4 5 5 5 4 5 4 5 4 5 4 5
9. HALID 4 5 3 4 3 4 3 4 3 4 3 4 4 5 3 4
10. LATIFAH 4 5 3 4 4 5 5 5 4 5 4 5 4 5 4 5
11. JAS 4 5 3 4 4 5 5 5 4 5 4 5 4 5 4 5
12. SHAH 4 5 3 4 4 5 5 5 4 5 4 5 4 5 4 5
48/12 = 58/12 37/12 = 52/12 53/12 = 57/12 54/12 = 58/12 44/12 = 56/12 43/12 = 55/12 48/12 = 60/12 45/12 = 57/12
JUMLAH
4.0 = 4.8 3.1 = 4.3 4.4 = 4.8 4.5 = 4.8 3.7 = 4.7 3.6 = 4.6 4.0 = 5.0 3.8 = 4.8
108
CARTA RADAR
A
5
4
H 3
B
2
1
SEBELUM
G 0 C SELEPAS
PETUNJUK
SKALA A Pengetahuan KIK
F D B Kerjasama kumpulan
5 Cemerlang C Keyakinan diri
4 Amat Baik D Kemahiran komputer
3 Baik
2 Sederhana
E E Motivasi
F Kefahaman Masalah
1 Kurang Baik G Muafakat
H Kepuasan Ahli
109
PENINGKATAN PRESTASI UNTUK MASA HADAPAN

PELAKSANAAN KIK DENGAN LEBIH EFISYEN DAN EFEKTIF DARI
SEGI REKABENTUK TEKNIKAL DAN TEKNIK PERSEMBAHAN
MENGHADIRI KURSUS TEKNOLOGI MAKLUMAT
MENGHADIRI KURSUS KIK UNTUK MEMPELAJARI ADVANCED

TOOLS YANG DIANJURKAN OLEH AGENSI YANG MEMPUNYAI
KEPAKARAN
PENGAMALAN AKTIVITI KIK DALAM PENGOPERASIAN KERJA

SEHARIAN UNTUK MEMPERTINGKATKAN LAGI KEFAHAMAN
LAWATAN BENCHMARKING KE ORGANISASI YANG AKTIF

DALAM AKTIVITI KIK
110
SURAT PENGHARGAAN
HJ. DAHARI BIN HJ. DERANI

TIMBALAN PENDAFTAR KANAN
HCD
111
SURAT PENGHARGAAN
HJH. SHARIFAH ‘ALWIAH BTE SYED ALWI

PEMANGKU BENDAHARI
PEJABAT BENDAHARI
112
SURAT PENGHARGAAN
HJ. WAN MOHD. ZAWAWI BIN WAN ABD. RAHMAG

PENDAFTAR UTM
113
VIDEO PENGHARGAAN DARIPADA TNC (P&I)

KEPADA HCD SOLUTION
114
SEKIAN TERIMA KASIH
115

No. 23 - Kump. HCD Solution (UTM)

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

No. 23 - Kump. HCD Solution (UTM)

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

KUMPULAN INOVATIF

CARTA ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR

EN. WAN MOHD. ZAWAWI BIN WAN ABD. RAHMAN

BAHAGIAN PEMBANGUNAN MODAL INSAN (HCD)

2 PENGIKTIRAFAN ISO 9001:2000, 9001:2004, 9001:2008

3 ANUGERAH KHAS UNIT LATIHAN PEJABAT PENDAFTAR

PENCAPAIAN PROJEK KIK PERTAMA HCD SOLUTION

2 PERSEMBAHAN TERBAIK KONVENSYEN KIK PERINGKAT UTM 2009/2010

3 PERSEMBAHAN TERBAIK KONVENSYEN KIK PERINGKAT IPTA 2009/2010

PENCAPAIAN PROJEK KIK KEDUA HCD SOLUTION

1 ANUGERAH EMAS KONVENSYEN KIK PERINGKAT UTM 2010/2011

2 KUMPULAN TERBAIK KATEGORI PENGURUSAN KONVENSYEN KIK

ORGANISASI BAHAGIAN PEMBANGUNAN MODAL INSAN

HJ. DAHARI HJ.

EN. GANESAN A/L EN. ABD. JALIL

PN. HANOM EN. AMIRUL PN. NOR HASLINDA CIK

PETUNJUK : AHLI KUMPULAN HCD SOLUTION EN. HALID

FUNGSI DAN TANGGUNGJAWAB HCD

SURAT PELANTIKAN AHLI KUMPULAN

CARTA ORGANISASI KUMPULAN

NORHAFIZAH MOHD. HANAPIAH

LOGO KUMPULAN DAN MAKNANYA

Moto kumpulan dan Bahagian HCD.

BIRU CAIR Percambahan fikiran (brainstorming) sesama ahli. 10

MATRIKS AGIHAN TUGAS

3 Kumpul & analisa data

9 C Kumpul data (Selepas)

PETUNJUK: MENGETUAI MEMBANTU 12

REKOD KEHADIRAN AHLI NAMA AHLI

REKOD KEHADIRAN AHLI NAMA AHLI

CARTA PAI KEHADIRAN AHLI 14

EMEL MESYUARAT KIK

TINDAKAN PENYEBARAN MAKLUMAT

1. EDARAN SALINAN MINIT

CARTA PERBATUAN PROJEK 2010

3 Kumpul & analisa

CARTA PERBATUAN PROJEK 2011

3 Kumpul & analisa

2 PROSES PERMOHONAN CUTI BELAJAR YANG BERULANG LATIFAH

4 PENGURUSAN INVENTORI ALAT TULIS YANG KURANG SISTEMATIK BADRUL

6 PENOLAKAN TAWARAN MENGIKUTI PTK TINGGI HALIZA

9 KESUKARAN CAPAIAN MAKLUMAT LATIHAN STAF NAILIDA

10 KESUKARAN PEMANTAUAN LAPORAN KEMAJUAN STAF CUTI BELAJAR NORHAFIZAH

PEMILIHAN MASALAH – PENILAIAN AHLI KUMPULAN

3+3+3+3+3+3+ 42 42/12=3.50 1+2+2+2+3+3 34 34/12=2.83

PENYIMPANAN SALINAN 1+1+2+2+3+3+ 35 35/12=2.92 2+2+2+3+3+3 40 40/12=3.33

3+3+3+3+4+4+ 44 44/12=3.67 3+3+3+4+4+4 46 46/12 =3.83

2+2+2+2+3+3+ 38 38/12=3.17 1+1+1+2+2+2 28 28/12=2.33

PEMILIHAN MASALAH – PENILAIAN AHLI KUMPULAN

PENGURUSAN DOKUMEN 2+3+3+4+4+4+ 46 46/12= 3+3+3+3+3+3 42 42/12=3.50

PENGURUSAN TEMPAHAN BILIK 42/12= 2+3+3+3+3+4

1+1+1+2+3+3+ 37 37/12= 1+1+1+2+2+3 34 34/12=2.83

KESUKARAN PEMANTAUAN 3+4+5+5+5+5+ 57 57/12= 4+4+4+4+4+5 55 55/12 =4.58

PEMILIHAN MASALAH –JADUAL MATRIKS

PEMILIHAN KEPADA 4 MASALAH UTAMA

MESYUARAT PANEL PEMBANGUNAN PROFESIONAL

 Pusat Latihan mula beroperasi pada Januari 2009.

Staf yang bercuti belajar kerap tidak menghantar laporan kemajuan

Berdasarkan rekod 2009 didapati 281daripada 540 staf cuti belajar

CARTA PENGHANTARAN LAPORAN

48% TIDAK HANTAR

KAEDAH MATRIK KEUTAMAAN

BERPAKSI INOVASI MENGANGKASA UNIVERSITI MENJANA NILAI TINGGI

MEMINIMAKAN KOS PEMANTAUAN