Proeftoets AIS1 - Theehandel

De TheeZaak is een theehandel waarin het ambacht van het theepakken al 200 jaar wordt
overgedragen.
De onderneming verkoopt haar thee in meer dan 50 eigen winkels in Nederland en België en via
haar webwinkel theezaak.nl

Organisatie
De organisatie telt ca. 70 medewerkers en heeft drie directeuren die verantwoordelijk zijn voor:
- Verkoop (algemeen directeur),
- Inkoop en verpakking van de thee (directeur operations) en
- Financiën en IT (financieel directeur).

De TheeZaak kent onder andere de volgende afdelingen:

- Inkoop
- Verpakking
- Magazijn
- Verkoop; hieronder vallen de 50 winkels en de webwinkel.
- Financiën en IT

Processen
Inkopen en Importeren Thee

De TheeZaak sluit wereldwijd contracten af met plantagehouders. In de contracten is opgenomen:

- Welke hoeveelheden onder welke condities worden afgenomen;
- Op welke manier de prijs berekend wordt (zie hierna);

De thee wordt na het oogsten en na bewerking op de plantage verscheept door transporteurs. De

transporteurs doen een opgave van het aantal ton (1.000 kg) dat verscheept is. De kwaliteit van de
geoogste thee en daarmee de prijs worden vastgesteld op het moment van verscheping. Inkopers
van De TheeZaak nemen daartoe in het land van oorsprong ‘monsters’ die worden geanalyseerd
door een extern bureau. De zo vastgestelde kwaliteit van de geanalyseerde soort is maatgevend
voor de prijs die wordt afgestemd op de wereldmarktprijs. De wereldmarktprijzen fluctueren
dagelijks. De thee wordt verscheept in balen van 250kg thee.

Theepakken
Alleen de lekkerste thee wordt onder de naam De TheeZaak verkocht. Partijen die niet voldoen aan
de
kwaliteitsstandaarden worden (tegen lagere prijzen) verhandeld via de groothandel. De thee die De
TheeZaak zelf verkoopt wordt verpakt in bussen van 100 gram, 250 gram of 1 kilo.

Magazijn
In het magazijn wordt zowel de onverpakte als de verpakte thee bewaard. Vanuit het magazijn vindt
levering aan de winkels plaats en worden de bestellingen vanuit de webshop verstuurd. Het vervoer
is uitbesteed aan een extern transporteur.

Verkoop
De thee wordt verkocht in eigen winkels die een knusse, huiselijke uitstraling hebben. Dat betekent
onder meer dat het kleine winkels zijn, waarin uitsluitend één filiaalhouder werkzaam is. In de
winkels kan contant of met PIN worden betaald. De winkels worden wekelijks bevoorraad op basis
van het voorraadniveau en de verkoopverwachting. Deze verkoopverwachting wordt op basis van
een in de software van De TheeZaak opgenomen algorithme berekend, waarbij onder meer
rekening wordt gehouden met verkoop in de afgelopen weken en de verkopen van vorig jaar in de
komende weken. De filiaalhouder kan deze verkoopverwachting -binnen
bandbreedtes- aanpassen.

Verkoop via de webshop vindt uitsluitend plaats na vooruitbetaling per Ideal of creditcard. Bij
bestellingen onder de € 20 wordt € 3,95 verzendkosten in rekening gebracht.

IT
De TheeZaak werkt met een ERP-systeem om alle bedrijfsactiviteiten binnen de organisatie te
ondersteunen. De winkels zijn op dit systeem aangesloten met een POS-terminal.

Vragen

1. Benoem binnen welke categorie(ën) in het typologiemodel van Starreveld de activiteiten van
De TheeZaak valt/vallen (5 ptn.).
Motiveer het antwoord; aan antwoorden zonder motivering worden geen punten
toegekend.

2. Welk risico voor de volledigheid van de opbrengstverantwoording treedt op vanwege het feit
dat partijen die niet aan de kwaliteitseisen voldoen, tegen lage prijzen aan de groothandel
worden verkocht. (10 ptn.).

Maak het antwoord concreet; aan uitsluitend “kreten” worden geen punten toegekend.

3. Noem 3 maatregelen van interne beheersing die het onder 2 genoemde risico moeten
mitigeren. Geef hierbij aan of het een :
. preventieve
. detectieve of
. repressieve maatregel is.
(15 ptn.).

4. eschrijf de totstandkoming van de begroting binnen De TheeZaak. Ga hierbij in op :

a. waarop is de begroting gebaseerd.
b. welke deelbegrotingen zijn er en wie maakt deze.
c. welke normen vloeien uit de begroting voort.
d. de vaststelling van de begroting.
(10 ptn.).

5. Noem vier maatregelen van interne beheersing die ervoor moeten zorgen dat de
verkoopprijzen juist in het ERP-systeem staan. Geef per maatregel aan of het een :
. user control
. application control
. of general computer control betreft.
(16 ptn.)
6. Geef een beschrijving van het inkoopproces, vanaf het moment van verscheping tot en met
het moment van betaling. Geef hierbij aan :
wie doet
wat op grond
waarvan (informatie)
welke administratieve vastlegging.
de controles en analyses door hoofd Financien en IT
(25 ptn.)

7. De ingekochte thee wordt geboekt tegen een vaste verrekenprijs per soort. Hierbij wordt de
factuur eerder ontvangen en geboekt dan de goederenontvangst.

Gevraagd : hoe boekt u

a. een inkoopfactuur en
b. een goederenontvangst.
van een partij van 50.000 kg waarvan de vaste verrekenprijs € 2,50 per kilo is en de
werkelijke prijs € 2,65 per kilo.

U hoeft geen rekeningnummers te gebruiken maar laat wel zien :

. duidelijke omschrijvingen.
. is het debet of credit op de betreffende rekening
. is het een rekening van balans of van V&W
Met BTW hoeft u geen rekening te houden.

(4 ptn.)

8. Zoals in de casus staat vermeld, hebben de winkels een minimale personeelsbezetting.

Gevraagd : de controles & analyses welke hoofd Financien en IT uitvoert gericht op de
volledigheid van de opbrengstverantwoording in de winkels.
(15 ptn.)