‫أوال‪ :‬مفهوم الهيكل التنظيمي‪:‬‬

‫اهليكل التنظيمي‬ ‫يقصد بالهيكل التنظيمي "األسلوب الرسمي الذي تستخدمه اإلدارة في توزيع األعمال والمسؤوليات‬
‫والسلطات بين األفراد‪ ،‬وتحديد العالقات فيما بينهم‪ ،‬وتجميعهم في وحدات أو أقسام‪ ،‬وتصميم‬
‫‪‬‬

‫أدوات ووسائل التنسيق واالتصال الفعال بين هذه الوحدات واألقسام اإلدارية المختلفة التي تعمل‬
‫معا على تحقيق أهداف المنظمة"‪.‬‬
‫ويمكن تعريفه كذلك بكونه "إطار تنظيمي يحدد مهام األفراد واألقسام والمستويات التنظيمية في‬ ‫‪‬‬
‫‪ ‬أوال‪ :‬مفهوم الهيكل التنظيمي‪:‬‬ ‫المنظمة‪ ،‬كما يحدد طبيعة العالقات وأسلوب التنسيق واالتصال فيما بينها"‪.‬‬
‫كما يقصد به "اآللية الرسمية التي يتم من خاللها إدارة المنظمة عبر تحديد خطوط السلطة‬ ‫‪‬‬
‫واالتصال بين الرؤساء والمرؤوسين"‪.‬‬
‫‪ ‬ثانيا‪ :‬أسس الهيكل التنظيمي‪:‬‬ ‫كما يعرف بكونه "الطريقة التي يتم من خاللها تنظيم المهام وتحديد األدوار الرئيسية للعاملين‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫وتبين نظام تبادل المعلومات وتحديد آليات التنسيق وأنماط التفاعل الالزمة بين األقسام المختلفة‬
‫والعاملين فيها"‪.‬‬
‫‪ ‬ثالثا‪ :‬فوائد الهيكل التنظيمي‪:‬‬ ‫كما يعرف بكونه "توزيع األعمال والسلطات بين العاملين‪ ،‬وتحديد العالقات والمستويات التنظيمية‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫وتجميع العاملين في وحدات تنظيمية‪ ،‬وتصميم لألنشطة لضمان تحقيق االتصال الفعال"‪.‬‬
‫ويمكن تعريفه بكونه "األداة التي تبين السلطات والمسؤوليات والوظائف في المستويات اإلدارية‬ ‫‪‬‬
‫المختلفة‪ ،‬كما يبين وسائل االتصال الرسمي لها ومستويات اإلشراف عليها"‪.‬‬
‫‪1‬‬ ‫‪2‬‬

‫ثانيا‪ :‬أسس الهيكل التنظيمي‬ ‫ثالثا‪ :‬فوائد الهيكل التنظيمي‬

‫تقسيم العمل‪ :‬المقصود به أن يؤدي كل موظف أو عون العمل الذي يتقنه‪ ،‬هذا المبدأ من أقدم مبادئ التنظيم‪ ،‬ألنه‬
‫يتناسب مع طبيعة األشياء‪ ،‬ذلك أن اإلنسان ال يستطيع أن يتقن كل شيء على مستوى معين وفي نفس الوقت‪.‬‬
‫‪‬الهيكل التنظيمي هو المرآة التي تعكس وجه اإلدارة الحقيقي‪ ،‬وباألخص لمن هم‬
‫وضوح خطوط السلطة‪ :‬يقصد به أن تكون خطوط السلطة واضحة من أعلى الهيكل التنظيمي إلى أدناه‪ ،‬بحيث‬
‫يعرف الموظف المصلحة التي يشرف عليها والمكاتب التي تتبعها‪ ،‬ومن خالله يمكن معرفة درجة قوة اتخاذ‬ ‫خارج المصالح اإلدارية‪ ،‬وبواسطته يسهل التوجه إلى المصالح والمسؤولين مباشرة؛‬
‫القرار فكلما اتجهنا من أسفل إلى أعلى نجد سلطة قوية التخاذ القرارات‪ ،‬والعكس صحيح‪.‬‬ ‫‪‬تسهيل سير العمل بانتظام داخل األجهزة اإلدارية بدون حواجز أو عقبات‪ ،‬إذ يتم‬
‫وحدة األمر‪ :‬يفيد هذا المبدأ أن يتلفى الموظف األوامر اإلدارية من رئيس واحد‪ ،‬ال أكثر‪ ،‬ألن من شأن ذلك تحديد‬ ‫تحديد األعمال والمراحل التي تقطعها واألشخاص المنوط بهم تلك العمال‪ ،‬ثم‬
‫المسؤولية وضمان توحيد جهود كل العاملين باإلدارة نحو هدف واحد‪ ،‬مع التنسيق التام بينهم‪.‬‬
‫المصالح التي تمر بها؛‬
‫وحدة الهدف‪ :‬ال يمكن ألي جهاز أن يسير بدون هدف‪ ،‬فالهدف هو القاسم المشترك بين األفراد والجماعات‬
‫المصالح‪ ،‬لبث روح التعاون واالنسجام التام بينهم للوصول إلى الغاية المنشودة‪.‬‬
‫‪‬التنظيم يحدد بكل دقة‪ ،‬االختصاصات والصالحيات المخولة لكل جهة‪ ،‬بحيث يعرف‬
‫تناسب السلطة والمسؤولية‪ :‬السلطة هي الصالحيات المخولة لمسؤول معين يستطيع بواسطتها‪ ،‬توجيه األوامر‬ ‫كل موظف واجباته‪ ،‬ومسؤولياته‪ ،‬وعالقة وظيفته بالوظيفة األخرى‪ ،‬وكذا حدود‬
‫إلى المرؤوسين مع خضوعهم له‪ ،‬واتخاذ القرارات في حدود االختصاصات المخولة له‪ ،‬كما يستطيع بواسطتها‬ ‫اختصاصات المصالح المختلفة؛‬
‫أيضا توجيه سلوك األفراد والتحكم فيهم إما عن طريق قوة الشخصية أو التجربة أو القدرة على العقاب‪ .‬أما‬ ‫‪‬يساعد على االستغالل الجيد واألمثل لطاقات وجهود الموظفين واألعوان العاملين‬
‫المسؤولية فتعني قيام المسؤول بواجبه‪ ،‬وتحمل أعباء مسؤوليته‪ ،‬فهو مسؤول عن نتائج عمله‪ ،‬ونتائج أعمال‬
‫بمختلف المصالح اإلدارية لتحقيق مردودية أفضل عن طريق االستفادة من خبراتهم‬
‫العاملين تحت نفوذه‪.‬‬
‫تفويض السلطة‪ :‬ويعني النقل المؤقت للصالحيات‪ ،‬من رئيس لمرؤوسه‪ ،‬بحيث يمارسها بكل ما لها وما عليها‬ ‫وكفاءتهم للوصول إلى األهداف المتوخاة بفعالية عالية‪.‬‬
‫ويكون مسؤوال أمام رئيسه عما قام به من أعمال‬
‫‪3‬‬ ‫‪4‬‬
 ‫أوال‪ :‬مكتب الضبط‬
‫أجهزة التواصل اإلداري‬ ‫يعتبر مكتب الضبط من بين أهم األجهزة داخل اإلدارة‪ ،‬فهو مستودع أسرار‬
‫اإلدارة والساهر على تواصلها باستمرار‪ ،‬ولهذا نجد كثيرا من الهياكل التنظيمية‬
‫الداخلية لعدد من اإلدارات تربط هذا المكتب مباشرة بأعلى سلطة فيها‪ ،‬الشيء الذي‬
‫يعطي انطباعا بأن المسؤولين واعون باألدوار الحقيقية لمكتب الضبط‪ ،‬وتجدر‬
‫اإلشارة إلى وضعية كثير من مكاتب الضبط تتأثر أثناء الممارسة العملية بعدد من‬
‫‪ ‬أوال‪ :‬مكتب الضبط‪:‬‬ ‫األمور نذكر منها‪:‬‬
‫‪ -‬إسناد مسؤولية تسييره واإلشراف عليه‪ ،‬إلى عناصر أقل كفاءة وتجربة‪ ،‬أو‬
‫التي اتخد في حقها تدبير إداري من جراء أداءها المتواضع؛‬
‫‪ ‬ثانيا‪ :‬الكتابة الخاصة‪:‬‬ ‫‪ -‬انعدام اإلمكانيات المادية الموضوعة رهن إشارته‪ ،‬للقيام باألعمال اليومية‬
‫المطلوبة‪ ،‬كأدوات المكتب‪ ،‬والتجهيزات الالزمة أو المكاتب المجهزة والكافية إليواء‬
‫العاملين به‪ ،‬للتمكن من معالجة مختلف المراسالت الواردة أو الصادرة في ظروف‬
‫مريحة ومالئمة‪ ،‬وكذا حفظ وثائق المكتب وسجالته من الضياع والتلف‪.‬‬
‫‪5‬‬ ‫‪6‬‬

‫أمهية مكتب الضبط‬ ‫مهام مكتب الضبط‬

‫‪ -1‬فتح المراسالت‪ :‬تتم بواسطة أدوات حديدية أو بالستيكية رقيقة وحادة‪ ،‬تمكن من فتح األظرفة بكل سهولة‬
‫تتمثل أهمية مكتب الضبط في كونه يعتبر شريانا حيويا‪ ،‬يمد المصالح‬
‫اإلدارية يوميا بسيل من الوثائق‪ ،‬ويساعد على تنظيم نشاطها‪ ،‬لذا يشبه البعض‬
‫هاته المهمة بدور القلب بالنسبة لجسم اإلنسان‪ ،‬وتتجلى مبررات وجود مكتب‬
‫الضبط في ما يلي‪:‬‬
‫‪ -‬ضرورة وجود أثر لتسجيل الوثائق التي ترد عليها‪ ،‬أو تبعثها قصد‬
‫الرجوع إليها عند الحاجة‪ ،‬عن طريق االحتفاظ بنسخ من كل وثيقة صدرت‬
‫بمكتب الضبط‪.‬‬
‫‪ -‬المساعدة على تثبيت الهيكل التنظيمي الداخلي لإلدارة من خالل السهر‬
‫على توزيع الوثائق والمراسالت التي ترد على اإلدارة على مختلف األقسام‬
‫والمصالح ذات االختصاص لمعالجتها‪.‬‬
‫‪ -‬تسجيل الوثائق الصادرة أو الواردة في سجالت خاصة وإعطائها رقما‬
‫ج‪ -‬التاريخ‪ :‬يوضع داخل الطابع المربع أو المستطيل‪ ،‬طابع تاريخ وصول الوثيقة مسجال التاريخ الميالدي‪.‬‬
‫تسلسليا‪ ،‬مع تاريخ إرسالها أو وصولها‪.‬‬
‫‪7‬‬
‫المهمة األولى‪ :‬استقبال الواردات‪ :‬تتم عملية استقبال المراسالت اإلدارية (الواردات) ومعالجتها حسب ثالثة مراحل‪:‬‬
‫وسرعة‪ ،‬وتجدر اإلشارة هنا إلى أن المراسالت التي ترد في إسم أشخاص ولو كانوا موظفين‪ ،‬فإنها تسلم‬
‫ألصحابها الذين يتولون فتحها بأنفسهم‪ ،‬تطبيقا لمبدأ احترام سرية المراسالت الشخصية‪.‬‬
‫‪ -2‬تسجيلها‪ :‬يعد تسجيل المراسالت والوثائق أهم عملية يقوم بها مكتب الضبط‪ ،‬ويتطلب ذلك توفر وسائل‬
‫مادية‪ ،‬تتمثل في‪:‬‬
‫أ‪ -‬سجل مقسم إلى أعمدة وبيانات تضم‪:‬‬
‫‪ +‬تاريخ وصول الوثيقة؛‬
‫‪ +‬تاريخها ورقمها‪ ،‬ورقم التسجيل الذي أعطي لها؛‬
‫‪ +‬المصلحة أو الشخص الباعث لها؛‬
‫‪ +‬موضوع الوثيقة باختصار؛‬
‫‪ +‬الجهة التي أحيلت عليها؛‬
‫‪ +‬المالحظات التي يكون من المفيد تدوينها‪.‬‬
‫ب‪ -‬خاتم الترقيم‪ :‬يحتوي طابع الترقيم على األرقام من ‪ 0‬إلى ‪ 10‬مرتبة بالتتابع‪ ،‬ومثبتة على مطاط‪ ،‬يمكن‬
‫تحريكها في أي اتجاه لتكوين الرقم المطلوب‪ ،‬ويستعمل الطابع المذكور لوضع رقم تسجيل أي وثيقة عليها‪.‬‬
‫د‪ -‬الخاتم المربع أو المستطيل‪:‬‬
‫‪ -3‬توزيعها‪ :‬تتم عملة توزيع المراسالت اإلدارية مباشرة بعد عملية التسجيل‪.‬‬
‫‪8‬‬
 ‫مهام مكتب الضبط‬ ‫ثانيا‪ :‬الكتابة الخاصة‬
‫المهمة الثانية‪ :‬إرسال الصادرات‪ :‬تتم عملية تسجيل الصادرات‬ ‫بصفة عامة جل الموظفين السامين الذين يتحملون مسؤولية داخل األجهزة‬
‫من خالل سجل يحتوي على عدد من األضلع‪ ،‬كل ضلع يسجل‬
‫اإلدارية يضعون بجانبهم كتابة خاصة تساعدهم على تدبير النشاط اإلداري‬
‫بداخله بيان معين حسب الترتيب التالي‪ - :‬رقم اإلرسال؛‬
‫‪ -‬موضوع المراسلة؛‬ ‫اليومي وتنظيم بعض المسائل الخاصة بهم‪ ،‬بحيث تطرح أمام المسؤولين يوميا‬
‫‪ -‬الجهة المرسل إليها؛‬ ‫عدة قضايا أهمها‪ ،‬معالجة واستغالل الوثائق الوادرة على المصالح اإلدارية‬
‫‪ -‬مالحظات‪.‬‬ ‫ودراستها‪ ،‬تخصيص وقت لالستقبال‪ ،‬االجتماعات ثم عملية التوقيع‪.‬‬
‫ويتعين على الموظف المكلف بهذه العملية االحتفاظ بنسخ من‬ ‫‪‬وتتمثل مهام الكتابة الخاصة في مهام أساسية وأخرى ثانوية‪.‬‬
‫جميع المراسالت أو الوثائق التي يتم إرسالها‪ ،‬وترتيبها‬
‫بمحفوظات مكتب الضبط‪.‬‬

‫‪9‬‬ ‫‪10‬‬

‫مهام الكتابة اخلاصة‬

‫المهام األساسية‪ :‬تتمثل في ثالثة مهام‪.‬‬ ‫مهام الكتابة اخلاصة‬
‫أوال‪ :‬اإلتصال واالستقبال‪:‬‬
‫‪ -‬استقبال الراغبين في االتصال بالمسؤول؛‬ ‫ثالثا‪ :‬تقديم الوثائق للتوقيع‪ :‬ويتم ذلك من خالل‪:‬‬
‫‪ -‬تحديد موعد هذا االستقبال بناء على تعليماته؛‬
‫‪ -‬إعطاء مواعيد الحقة في حالة انشغاله؛‬ ‫وضع المراسالت والوثائق في سجل معد للتوقيع مرتبة ومنظمة؛‬
‫‪ -‬الرد على المكالمات الهاتفية؛‬
‫إضافة ملف القضية ‪ Fond de dossier‬إلى كل وثيقة مقدمة للتوقيع؛‬
‫‪ -‬طلب الجهات أو االشخاص الذين يود االتصال بهم؛‬
‫‪ -‬الجواب على المراسالت الخاصة التي ترد عليه شخصيا سواء بالتهاني أو بمناسبات مختلفة‪.‬‬ ‫في حال التأشير على وثيقة موجهة تحت إشراف السلم اإلداري‪ ،‬يجب وضع‬
‫ثانيا‪ :‬تنظيم االجتماعات‪:‬‬
‫‪ -‬تحديد الئحة المدعوين لحضوره؛‬ ‫عالمة بالمكان الذي يوقع في المسؤول حتى ال يضيع الوقت في البحث عن‬
‫‪ -‬الجهة التي ستترأسه؛‬ ‫مكان التوقيع؛‬
‫‪ -‬توجيه االستدعاء مصحوبا بجدول األعمال للمدعوين؛‬
‫‪ -‬تهييئ الملفات المتعلقة بموضوع االجتماع قبل موعد انعقاده؛‬ ‫وضع طابع المسؤول على الوثائق بعد توقيعها‪ ،‬مع االحتفاظ به بمكاتب‬
‫‪ -‬تهييئ قاعة االجتماع مع الحرص على توفر المقاعد الكافية لجلوس الحضور؛‬ ‫الكتابة‪.‬‬
‫‪ -‬إعداد ورقة الحضور متضمنة إسم المدعو وصفته وكذا المصلحة التي يمثلها فضال عن التوقيع‪.‬‬

‫‪11‬‬ ‫‪12‬‬
 ‫مهام الكتابة اخلاصة‬

‫المهام الثانوية‪ :‬تتمثل هذه المهام في التنسيق والتتبع‪.‬‬

‫‪ -1‬التنسيق‪ :‬هو وظيفة أساسية من وظائف اإلدارة الحديثة‪ ،‬حيث‬
‫يعمل ويساهم في التوفيق بين الجهود المختلفة للوصول إلى األهداف‬
‫المشتركة وإلى توجيه عمل المصالح واألقسام المنتمية لنفس اإلدارة نحو‬
‫غاية واحدة‪.‬‬
‫‪ -2‬التتبع‪ :‬فهو يرمي إلى التأكد من أن مجموع األعمال والخطط‬
‫التي تم الشروع فيها‪ ،‬تسير وتنفذ وفق الظروف والشروط المقررة‬
‫للوصول إلى األهداف المرسومة لها‪.‬‬

‫‪13‬‬