Professional Documents
Culture Documents
QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN TỔNG HỢP PHÒNG LOGISTICS 2022 (HTNHP-HAN 23.06.2022) - Chỉnh sửa 04
QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN TỔNG HỢP PHÒNG LOGISTICS 2022 (HTNHP-HAN 23.06.2022) - Chỉnh sửa 04
QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN TỔNG HỢP PHÒNG LOGISTICS 2022 (HTNHP-HAN 23.06.2022) - Chỉnh sửa 04
2023
Phê duyệt bởi: Ban giám đốc chi nhánh HNTHP
MỤC LỤC
I. CƠ CẤU TỔ CHỨC...........................................................................................1
1. Sơ đồ tổ chức........................................................................................................1
2. Danh sách nhân sự: cập nhật đến 01/06/2022.......................................................1
3. Phân công công việc.............................................................................................1
3.1. Yêu cầu chung đối với toàn bộ nhân viên phòng Logs........................................1
3.2. Công việc của Trưởng phòng...............................................................................1
3.3. Công việc của Phó trưởng phòng.........................................................................1
3.4. Công việc của Nhân viên kinh doanh: Sales Logs...............................................1
3.5. Công việc của Nhân viên chăm sóc khách hàng : Cus.........................................1
3.6. Công việc của Nhân viên hiện trường: Ops ........................................................1
3.7. Công việc của Kế toán phòng: Act......................................................................1
II. QUY TRÌNH THAO TÁC.................................................................................1
1. Quy trình hàng nhập: áp dụng cho lệnh giấy và EDO..........................................1
2. Quy trình hàng xuất..............................................................................................1
III. QUY TRÌNH PHỐI HỢP NỘI BỘ...................................................................1
1. VNT / HAN – Phòng Logistics HNTHP.............................................................1
2. Phòng CUS / DOC - Phòng Logistics HNTHP.....................................................1
IV. BAREM CHI PHÍ VÀ CÁC YÊU CẦU VỀ LƯU TRỮ HỒ SƠ....................1
1. Barem chi phí.......................................................................................................1
2. Các trường hợp cần lưu ý khi làm thủ tục Hải Quan............................................1
3. Yêu cầu về lưu trữ hồ sơ.......................................................................................1
V. QUY CHẾ XỬ LÝ VI PHẠM PHÒNG LOGISTICS.....................................1
Trang | 1
Xây dựng quy trình: Hoàng Tùng ( TP ), Đàm Thúy Lan ( PTP ). , Trần Hữu Nam ( PTP ).
Phê duyệt quy trình: Ban Giám Đốc Chi Nhánh, Ban Giám Đốc Công ty
A member of VNT Logistics
Trưởng phòng
Cus: 02 Cus: 07
Ops: 06 Ops: 03
Trang | 2
Xây dựng quy trình: Hoàng Tùng ( TP ), Đàm Thúy Lan ( PTP ). , Trần Hữu Nam ( PTP ).
Phê duyệt quy trình: Ban Giám Đốc Chi Nhánh, Ban Giám Đốc Công ty
A member of VNT Logistics
Trang | 3
Xây dựng quy trình: Hoàng Tùng ( TP ), Đàm Thúy Lan ( PTP ). , Trần Hữu Nam ( PTP ).
Phê duyệt quy trình: Ban Giám Đốc Chi Nhánh, Ban Giám Đốc Công ty
A member of VNT Logistics
Trang | 4
Xây dựng quy trình: Hoàng Tùng ( TP ), Đàm Thúy Lan ( PTP ). , Trần Hữu Nam ( PTP ).
Phê duyệt quy trình: Ban Giám Đốc Chi Nhánh, Ban Giám Đốc Công ty
A member of VNT Logistics
- Phối hợp cùng Trưởng Phòng xây dựng phương án kinh doanh, đề xuất
phương hướng phát triển, đẩy mạnh sản lượng của phòng;
- Trực tiếp điều hành, giám sát các bộ phận nghiệp vụ theo phân quyền;
- Tư vấn chính sách thủ tục Hải Quan, hỗ trợ xử lý các vướng mắc phát sinh về
thủ tục Hải Quan ( phân cấp để giải quyết );
3.4. Công việc của Nhân viên kinh doanh: Sales Logs
- Thực hiện đúng các quy định và yêu cầu công việc của khối kinh doanh;
- Hoàn thành các kế hoạch kinh doanh, sản lượng được giao.
3.5. Công việc của Nhân viên chăm sóc khách hàng : Cus
a. Mô tả công việc
- Chăm sóc khách hàng, giao dịch khách hàng:
Toàn bộ giao dịch liên quan đến lô hàng phải được thực hiện dưới hình thức
gửi email, ngoại trừ một số trường hợp như: tính chất lô hàng, yêu cầu về
tiến độ, yêu cầu đặc biệt từ khách hàng hoặc Sales...;
Trực tiếp nhận thông tin và chứng từ của lô hàng từ khách hàng hoặc Sales;
Kiểm tra mọi thông tin và chứng từ của lô hàng cẩn thận, chi tiết. Nếu phát
hiện thiếu sót, cần thông báo để khách hàng bổ sung đầy đủ chứng từ và
thông tin cần thiết để phục vụ cho việc thanh toán chi phí và làm hàng. Sau
khi hoàn tất việc kiểm tra, tự động tạo mã số lô hàng;
Gửi email trả lời khách hàng và CC tới các cá nhân, bộ phận liên quan
( Sales, Phụ trách phòng, BP kế toán, Ops ... ). Trong email phản hồi cần
đánh giá chính xác về những thông tin và chứng từ đã tiếp nhận. Những lô
hàng của Sales VNT & HAN có gửi kèm chứng từ gốc như Bill, C/O,
Chứng nhận kiểm dịch..., khi gửi email cần đính kèm bản chụp hoặc scan
nếu Sales có yêu cầu;
Mỗi lô hàng chỉ giao dịch trên một luồng email duy nhất, áp dụng cho tất cả
các nghiệp vụ phát sinh. Yêu cầu không tạo thêm email mới hoặc sửa subject
nếu không cần thiết để dễ dàng kiểm soát tiến độ làm hàng và các phát sinh nếu
có.
Trang | 5
Xây dựng quy trình: Hoàng Tùng ( TP ), Đàm Thúy Lan ( PTP ). , Trần Hữu Nam ( PTP ).
Phê duyệt quy trình: Ban Giám Đốc Chi Nhánh, Ban Giám Đốc Công ty
A member of VNT Logistics
- Theo sát tiến độ, cập nhật thông tin kịp thời cho Sales, khách hàng và các bộ
phận liên quan;
- Thu thập đầy đủ thông tin, chuẩn bị những chứng từ cần thiết phục vụ cho việc
thao tác lô hàng, thanh toán chi phí trả hộ ( căn cứ theo yêu cầu của Phòng kế toán ) ;
- Thu thập đầy đủ thông tin, chuẩn bị những chứng từ cần thiết phục vụ cho việc
thu phí khách hàng:
Làm “ Debit note ” gửi tới các khách hàng thanh toán theo từng lô hàng;
Làm “ Bảng kê sản lượng ” gửi tới các khách hàng thanh toán theo tháng;
Đối chiếu, xin xác nhận từ khách hàng sau đó gửi kế toán lên hóa đơn;
Gửi đầy đủ chứng từ, hồ sơ, hóa đơn gốc theo đúng thời hạn được yêu cầu;
- Theo sát việc hoàn trả tiền cược của Hãng tàu vào tài khoản Công ty;
- Phản hồi tới Phụ trách phòng về những vấn đề vượt quá khả năng xử lý;
- Gửi “ Báo cáo ” theo yêu cầu của Phụ trách phòng và khách hàng;
- Lưu trữ thông tin, hồ sơ chứng từ thông yêu cầu của công ty.
b. Cus KD ( kinh doanh )
Đối tượng khách hàng: hàng kinh doanh của VNT & HAN, các Sales HNTHP
Trách nhiệm của Cus KD: thực hiện đúng theo những yêu cầu công việc chung và
những yêu cầu chi tiết sau đây:
- Về việc thanh toán chi phí thu hộ trả hộ :
Thu thập đầy đủ thông tin, chứng từ cần thiết theo yêu cầu của Phòng kế
toán;
Làm bộ “ Đề nghị chuyển khoản ” phí Local Charge, phí gia hạn, phí
CSHT;
Làm bộ “ Đề nghị chuyển khoản cược cont ”;
Kiểm tra với Hãng tàu để xác nhận đã chuyển khoản thành công.
- Lập “ Báo cáo” để phục vụ theo dõi tiến độ và các chi phí phát sinh hàng ngày
( nêu rõ nguyên nhân ). Gửi tới Ban giám đốc, Phụ trách phòng và các bộ phận liên
quan 2 lần / ngày vào lúc 11h00 sáng và 16h00 chiều;
Yêu cầu về thời hạn xác nhận thanh toán các chi phí trả hộ và hoàn trả chứng từ
thanh toán gốc đối với những lô hàng của các Sales VNT & HAN
8:00 - 10:00 Gửi các UNC đã duyệt trước 11:30 Báo cáo lý do các lô hàng chưa chuyển
khoản thành công
14:00 - 15:30 Gửi các UNC đã duyệt trước 16:30. Báo cáo lý do các lô hàng chưa chuyển
khoản thành công
Lưu ý: Gửi UNC đã duyệt theo luồng mail ban đầu của lô hàng;
Những lô hàng gấp sẽ được ghi rõ trong email và phải được chuyển khoản ngay;
Những mốc thời gian trên không được áp dụng trong những trường hợp như:
người duyệt UNC vắng mặt, lỗi máy móc thiết bị, lỗi đường truyền, các lỗi phát
sinh của bên thứ 3, các lý do bất khả kháng khác ...
LCL Gửi đầy đủ bản scan các hóa đơn THTH, chi Gửi CPN đầy đủ hồ sơ chứng từ gốc trong
phí làm hàng, chi phí phát sinh qua email vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc
trong vòng 01-02 ngày làm việc kể từ ngày việc vận chuyển. Văn phòng HAN sẽ nhận
kết thúc việc vận chuyển được sau 01 ngày
Trang | 7
Xây dựng quy trình: Hoàng Tùng ( TP ), Đàm Thúy Lan ( PTP ). , Trần Hữu Nam ( PTP ).
Phê duyệt quy trình: Ban Giám Đốc Chi Nhánh, Ban Giám Đốc Công ty
A member of VNT Logistics
( Không tính chủ nhật và ngày lễ ) ( Không tính chủ nhật và ngày lễ )
Gửi đầy đủ bản scan các hóa đơn THTH, chi Gửi CPN đầy đủ hồ sơ chứng từ gốc trong
phí làm hàng, chi phí phát sinh qua email vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc
FCL trong vòng 03-04 ngày làm việc kể từ ngày việc vận chuyển. Văn phòng HAN sẽ nhận
kết thúc việc vận chuyển được sau 01 ngày
( Không tính chủ nhật và ngày lễ ) ( Không tính chủ nhật và ngày lễ )
Gửi email toàn bộ thông tin, chứng từ tới kế toán để tiến hành chuyển
khoản;
Bộ “ Đề nghị chuyển khoản ” phí Local Charge, phí gia hạn, phí CSHT, “
Đề nghị chuyển khoản cược cont ”, “ Đề nghị chi hộ thuế ”; sẽ do kế toán
nghiệp vụ chuẩn bị.
- Về việc tạm ứng chi phí làm hàng:
Trong một số trường hợp đặc biệt, Cus P&F có thể thay Ops P&F làm “ Đề
nghị tạm ứng ” tiền mặt để thanh toán các chi phí bao gồm: chi phí làm
hàng được duyệt theo barem, các hóa đơn của bên thứ ba, các chi phí khác...
Phiếu tạm ứng có xác nhận của Kế toán phòng, Phụ trách phòng. Sau khi
hoàn tất mọi thủ tục với lô hàng, Cus P&F làm “ Đề nghị thanh toán ” để
hoàn ứng theo quy định.
- Lập “ Báo cáo” để phục vụ theo dõi tiến độ và các chi phí phát sinh hàng ngày
( nêu rõ nguyên nhân ). Gửi tới Phụ trách phòng và các bộ phận liên quan 1 lần / tuần
vào lúc 16:30 chiều thứ 06;
Trang | 8
Xây dựng quy trình: Hoàng Tùng ( TP ), Đàm Thúy Lan ( PTP ). , Trần Hữu Nam ( PTP ).
Phê duyệt quy trình: Ban Giám Đốc Chi Nhánh, Ban Giám Đốc Công ty
A member of VNT Logistics
Trang | 9
Xây dựng quy trình: Hoàng Tùng ( TP ), Đàm Thúy Lan ( PTP ). , Trần Hữu Nam ( PTP ).
Phê duyệt quy trình: Ban Giám Đốc Chi Nhánh, Ban Giám Đốc Công ty
A member of VNT Logistics
Gửi email cho Sales để xin xác nhận chi phí. Trong email phải nêu rõ lý do
phát sinh, dẫn chiếu luật định làm căn cứ, mức phí/số lượng ( Email CC:
Cus phụ trách lô hàng, Ops phụ trách tạm ứng, Phụ trách phòng ).
Các chi phí xử lý vướng mắc phát sinh đến 3.000,000 đ: Ops phải báo cáo
Phụ trách phòng, Sales, và chỉ được thanh toán khi có chứng thực của Phụ
trách phòng và xác nhận của Sales;
Các chi phí xử lý vướng mắc phát sinh trên 3.000,000 đ: Ops phải báo cáo
Phụ trách phòng, Sales. Phụ trách phòng đề xuất xin ý kiến Ban giám đốc và
trực tiếp thanh toán sau khi có xác nhận từ Sales và duyệt chi từ Ban giám
đốc;
Tất cả các chi phí phát sinh phải được xác nhận chính thức đều phải gửi qua
email. Trường hợp yêu cầu gấp về tiến độ, có thể xin xác nhận của Sales qua
hình thức tin nhắn. Sau khi xử lý xong, phải gửi bổ sung email xin xác nhận
theo từng subject lô hàng. Tất cả nghiệp vụ liên quan đến lô hàng đều làm
việc trên luồng email ban đầu gửi từ Cus, không tạo thêm email hoặc thay
đổi subject để dễ dàng kiểm soát;
Các chi phí phát sinh chỉ được trừ tạm ứng khi có email xác nhận của Sales
gửi kèm bộ “ Đề nghị thanh toán ”;
- Trường hợp phát sinh chi phí ngoài barem đối với hàng nhập của Sales VNT &
HAN
Ops tuyệt đối không trực tiếp làm việc cùng khách hàng và Sales VNT &
HAN về chi phí phát sinh;
Các chi phí xử lý vướng mắc phát sinh đến ( ) 3.000,000 đ: Ops thông báo
cho Cus phụ trách lô hàng, Cus sẽ có trách nhiệm chuyển thông tin tới
Sales / Khách hàng và phản hồi cho Ops. Trường hợp Cus không phản hồi
thông tin, Ops báo cáo trực tiếp tới Ms Thu ( người phụ trách tại văn phòng
HAN );
Các chi phí xử lý vướng mắc phát sinh trên ( > ) 3.000,000 đ: Ops báo cáo
Ms Thu ( người phụ trách tại văn phòng HAN ), Ms Thu sẽ có trách nhiệm
chuyển thông tin tới Sales / Khách hàng và phản hồi cho Ops;
Trang | 10
Xây dựng quy trình: Hoàng Tùng ( TP ), Đàm Thúy Lan ( PTP ). , Trần Hữu Nam ( PTP ).
Phê duyệt quy trình: Ban Giám Đốc Chi Nhánh, Ban Giám Đốc Công ty
A member of VNT Logistics
Sau khi xử lý hoàn tất, Ops gửi bổ sung email xin xác nhận chi phí theo
luồng mail ban đầu của lô hàng theo hướng dẫn, Sales là người xác nhận
cuối cùng cho những chi phí này
Hướng dẫn gửi email chi phí phát sinh:
Tiêu đề ( subject ): theo luồng mail ban đầu, không tự ý chỉnh sửa
Gửi tới ( to ): Sales HAN
Copy ( cc ): Cus, Ms Thu, Bp.Logs HNTHP ( PTP, Mr Hùng, Mrs
Hồng )
Nội dung: theo cú pháp “ Chi phí phát sinh : số tiền ”
Với những chi phí phát sinh không thông qua công ty, bộ phận Cus sẽ
không chịu bất cứ trách nhiệm nào nếu xảy ra tranh chấp;
Ban giám đốc HTNHP chỉ định Ms Lan đại diện Phòng KD4 làm việc cùng
HAN về các vấn đề liên quan đến chi phí phát sinh
- Yêu cầu tuyệt đối trung thực khi thông báo về những vấn đề phát sinh của lô
hàng, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến chi phí. Những trường hợp vi phạm sẽ bị xử
lý nghiêm khắc theo quy chế Công ty.
- Sử dụng đúng mục đích các khoản tạm ứng của Công ty;
- Nghiêm cấm vay/nợ tiền Hải quan dưới mọi hình thức.
b. Ops KD ( kinh doanh ) và Ops P&F ( nhà máy và dự án )
Đối tượng khách hàng của Ops KD: hàng kinh doanh của VNT / HAN, Sales
HNTHP
Đối tượng khách hàng của Ops P&F: nhà máy và dự án của VNT / HAN, Sales
HNTHP
Trách nhiệm của Ops KD và Ops P&F: thực hiện đúng theo những yêu cầu công
việc chung và những yêu cầu được mô tả chi tiết như dưới đây
- Nhiệm vụ chính: thực hiện các thủ tục tại hãng tàu / đại lý, thủ tục tại cảng /
kho, các thủ tục kiểm hóa, kiểm tra chuyên ngành tùy theo chính sách mặt hàng , các
công việc hiện trường có liên quan khác, cụ thể:
Trang | 11
Xây dựng quy trình: Hoàng Tùng ( TP ), Đàm Thúy Lan ( PTP ). , Trần Hữu Nam ( PTP ).
Phê duyệt quy trình: Ban Giám Đốc Chi Nhánh, Ban Giám Đốc Công ty
A member of VNT Logistics
- Nhiệm vụ chính: làm thủ tục Hải quan, xử lý các vướng mắc, phát sinh ( nếu
có )
Nhận hồ sơ tại văn phòng 2 lần / ngày từ Cus hoặc nhận từ Ops khác theo
sắp xếp của Tổ trưởng ( Đỗ Xuân Hùng );
Kiểm tra toàn bộ hồ sơ trước khi nộp cho Hải quan để làm thủ tục. Nếu phát
hiện hồ sơ có thiếu sót hoặc không hợp lệ, cần ngay lập tức phản hồi cho
Cus phụ trách lô hàng. Trường hợp không nhận được phản hồi từ Cus sau 30
phút kể từ khi thông báo, Ops trực Hải Quan ngay lập tức liên hệ với Sales
để thông báo. Đối với những lô hàng của Sales VNT & HAN, báo cáo trực
tiếp cho Ms Thu ( người phụ trách tại văn phòng HAN ), không liên hệ trực
tiếp với Sales hoặc khách hàng;
Theo sát và thường xuyên cập nhật tiến độ thông quan tờ khai;
Thực hiện việc kiểm hóa đối với tờ khai luồng đỏ theo sự phân công của Tổ
trưởng ( Đỗ Xuân Hùng ) và lãnh đạo. Tổ trưởng có trách nhiệm thông báo
cho Cus phụ trách lô hàng về phân công của mình, đối với hàng của Sales
VNT & HAN cần ghi rõ thông tin Ops kiểm hóa trong email phản hồi và
đồng thời ghi chú rõ ràng trong “ Báo cáo ”
Hỗ trợ Ops KD, Ops P&F trong việc thực hiện thủ tục kiểm tra chuyên
ngành;
- Tiến độ thông quan tờ khai nếu không truyền sửa, không vướng mắc phát sinh:
Luồng xanh: ½ ngày kể từ ngày nhận bàn giao đầy đủ hồ sơ;
- Thời hạn hoàn thành nghiệp vụ sau thông quan và hoàn trả chứng từ gốc:
Hoàn thành các nghiệp vụ sau thông quan, sửa AMA theo từng chi cục trong
thời gian từ 01- 02 tuần từ khi Mr Hùng nhận được email thông báo;
Hoàn trả chứng từ gốc phải xuất trình để kiểm tra khi làm thủ tục Hải quan
như Mill test certificate, COA, Biên bản tham vấn, Thông báo về trị giá Hải
Trang | 13
Xây dựng quy trình: Hoàng Tùng ( TP ), Đàm Thúy Lan ( PTP ). , Trần Hữu Nam ( PTP ).
Phê duyệt quy trình: Ban Giám Đốc Chi Nhánh, Ban Giám Đốc Công ty
A member of VNT Logistics
quan .... trong thời gian từ 01- 02 tuần sau khi hoàn tất thủ tục Hải quan.
Đối với những lô hàng của Sales VNT & HAN Ops trực tiếp gửi CPN
những chứng từ này cho Ms Thu.
- Hỗ trợ xây dựng hệ thống tư vấn chính sách hàng hóa của Công ty; chủ động
nghiên cứu, cập nhập thông tư, nghị định, thông báo mới của cơ quan Hải quan, chính
sách quản lý hàng hóa của các bộ ban ngành liên quan; để đưa ra những tư vấn chính
xác và kịp thời nhất;
3.7. Công việc của Kế toán phòng: Act
- Về việc thanh toán chi phí thu hộ trả hộ của hàng nhà máy, hàng dự án:
Nhận đầy đủ thông tin, chứng từ cần thiết từ Cus P&F;
Làm bộ “ Đề nghị chuyển khoản ” phí Local Charge, phí gia hạn, phí
CSHT;
Làm bộ “ Đề nghị chuyển khoản cược cont ”;
In chứng từ và gửi tới kế toán chuyển khoản sau khi đã ký tá đầy đủ;
Lập “ Bảng kê chuyển khoản ” để theo dõi và gửi kế toán chuyển khoản;
- Kiểm tra bộ “ Đề nghị tạm ứng ”, ký xác nhận tạm ứng của các nhân viên
hiện trường khi;
- Nhận bộ “ Đề nghị thanh toán ” từ Ops, kiểm tra và ký xác nhận;
- Lập “Debit note ” số tiền thu hộ chi hộ;
- Lên hóa đơn các phí dịch vụ căn cứ theo “ Báo giá ” và “Debit note ” , “
Bảng kê sản lượng ” đã được xác nhận từ khách hàng;
- Kết hợp với kế toán Công ty làm balance vào cuối tháng;
- Làm báo cáo quyết toán thu nhập hàng tháng của phòng;
Trang | 14
Xây dựng quy trình: Hoàng Tùng ( TP ), Đàm Thúy Lan ( PTP ). , Trần Hữu Nam ( PTP ).
Phê duyệt quy trình: Ban Giám Đốc Chi Nhánh, Ban Giám Đốc Công ty
A member of VNT Logistics
Tạo mã lô hàng, gửi email phản hồi có CC các bộ phận liên quan
EDO: đăng ký tài khoản 1 lần duy nhất ( theo quy trình bổ sung )
Theo dõi, báo cáo tiến độ, phối hợp với các bộ phận liên quan
BƯỚC 2: CHUẨN BỊ HỒ SƠ LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN Cus Ops Sales
Khai chính thức sau khi có xác nhận của khách hàng hoặc Sales
Theo dõi, báo cáo tiến độ, phối hợp với các bộ phận liên quan
BƯỚC 3: THANH TOÁN CHI PHÍ THTH; TẠM ỨNG Cus Ops Sales
Trang | 15
Xây dựng quy trình: Hoàng Tùng ( TP ), Đàm Thúy Lan ( PTP ). , Trần Hữu Nam ( PTP ).
Phê duyệt quy trình: Ban Giám Đốc Chi Nhánh, Ban Giám Đốc Công ty
A member of VNT Logistics
Theo dõi, báo cáo tiến độ, phối hợp với các bộ phận liên quan
BƯỚC 4: HOÀN THÀNH THỦ TỤC LẤY LỆNH Cus Ops Sales
Gửi email xác nhận thanh toán, thông tin lên hóa đơn tới Hãng
tàu
( đính kèm UNC, Ủy quyền thanh toán, chứng từ khác ... )
Lệnh giấy: lấy lệnh tại Hãng tàu; nộp Bill gốc, LOI ( nếu có )
EDO: gửi email yêu cầu cấp EDO tới hãng tàu và nhận lại EDO
Theo dõi, báo cáo tiến độ, phối hợp với các bộ phận liên quan
BƯỚC 5: HOÀN THÀNH CÁC THỦ TỤC HẢI QUAN Cus Ops Sales
Phối hợp làm các thủ tục liên quan đến chính sách hàng hóa
Theo dõi, báo cáo tiến độ, phối hợp với các bộ phận liên quan
BƯỚC 6: HOÀN THÀNH CÁC THỦ TỤC TẠI CẢNG / Cus Ops Sales
KHO
Lệnh giấy : hoàn thành các thủ tục trực tiếp tại cảng / kho
( Thủ tục đổi lệnh LCL được thực hiện bởi Ops PVT hoặc vendor
)
EDO: thao tác qua phần mềm E-port của cảng để cho ra mã QR
EDO: nộp bộ chứng từ tại vp giao dịch của cảng để duyệt lệnh
( bao gồm: EDO, tờ khai, mã vạch tờ khai, CSHT, giấy giới thiệu )
Theo dõi, báo cáo tiến độ, phối hợp với các bộ phận liên quan
Chủ động liên hệ với khách hàng, sắp xếp kế hoạch vận chuyển
Gửi “ Biên bản giao nhận ” và chứng từ khác tới PVT, vendor
Theo dõi tiến độ, tích cực phối hợp với các bộ phận liên quan
BƯỚC 8 : TẬP HỢP CHI PHÍ, HOÀN ỨNG, HOÀN CƯỢC Cus Ops Sales
Thu thập hóa đơn thu hộ trả hộ tại Hãng tàu, cảng, bãi ...
Gửi đầy đủ các hóa đơn, chứng từ liên quan để hoàn ứng
Lập " Công văn hoàn cược " và gửi bản gốc tới Hãng tàu
Theo dõi, báo cáo tiến độ, phối hợp với các bộ phận liên quan
Đối chiều cùng khách hàng, xin xác nhận để phát hóa đơn;
Gửi bộ thanh toán gồm các hóa đơn, chứng từ gốc cho khách
hàng;
Theo dõi, báo cáo tiến độ, phối hợp với các bộ phận liên quan.
Trang | 17
Xây dựng quy trình: Hoàng Tùng ( TP ), Đàm Thúy Lan ( PTP ). , Trần Hữu Nam ( PTP ).
Phê duyệt quy trình: Ban Giám Đốc Chi Nhánh, Ban Giám Đốc Công ty
A member of VNT Logistics
Kiểm tra lịch xuất hàng, ngày giờ cut off, ngày tàu chạy
Tạo mã lô hàng, gửi email phản hồi có CC các bộ phận liên quan
Theo dõi, báo cáo tiến độ, phối hợp với các bộ phận liên quan
Chủ động liên hệ với khách hàng, sắp xếp kế hoạch vận chuyển
Theo dõi tiến độ, tích cực phối hợp với các bộ phận liên quan
BƯỚC 3: THANH TOÁN CHI PHÍ THTH; TẠM ỨNG TIỀN Cus Ops Sales
Theo dõi, báo cáo tiến độ, phối hợp với các bộ phận liên quan
BƯỚC 4: HOÀN THÀNH THỦ TỤC XIN CẤP VỎ Cus Ops Sales
Chọn vỏ cont và gửi lại hình ảnh ( Ops PVT hoặc Vendor )
Gửi hình ảnh, số cont, số chì cho khách hàng và xin xác nhận
Theo dõi, báo cáo tiến độ, phối hợp với các bộ phận liên quan
Trang | 18
Xây dựng quy trình: Hoàng Tùng ( TP ), Đàm Thúy Lan ( PTP ). , Trần Hữu Nam ( PTP ).
Phê duyệt quy trình: Ban Giám Đốc Chi Nhánh, Ban Giám Đốc Công ty
A member of VNT Logistics
BƯỚC 5: CHUẨN BỊ HỒ SƠ LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN Cus Ops Sales
Khai chính thức sau khi có xác nhận của khách hàng hoặc Sales
Theo dõi, báo cáo tiến độ, phối hợp với các bộ phận liên quan
BƯỚC 6: HOÀN THÀNH CÁC THỦ TỤC HẢI QUAN Cus Ops Sales
Phối hợp làm các thủ tục liên quan đến chính sách hàng hóa
Theo dõi, báo cáo tiến độ, phối hợp với các bộ phận liên quan
BƯỚC 7: HOÀN THÀNH CÁC THỦ TỤC TẠI CẢNG / Cus Ops Sales
KHO
Hoàn thành các thủ tục trực tiếp tại cảng / kho
LCL: thủ tục nhập kho được thực hiện bởi Ops PVT hoặc Vendor
Theo dõi, báo cáo tiến độ, phối hợp với các bộ phận liên quan
BƯỚC 8 : TẬP HỢP CHI PHÍ, HOÀN ỨNG Cus Ops Sales
Thu thập hóa đơn thu hộ trả hộ tại Hãng tàu, cảng, bãi ...
Thu thập “ EIR ”, “ Biên bản giao nhận ” từ PVT hoặc Vendor
Trang | 19
Xây dựng quy trình: Hoàng Tùng ( TP ), Đàm Thúy Lan ( PTP ). , Trần Hữu Nam ( PTP ).
Phê duyệt quy trình: Ban Giám Đốc Chi Nhánh, Ban Giám Đốc Công ty
A member of VNT Logistics
Gửi đầy đủ các hóa đơn, chứng từ liên quan để hoàn ứng
Theo dõi, báo cáo tiến độ, phối hợp với các bộ phận liên quan
Lập “ Debit note ”, “ Bảng kê sản lượng ” gửi cho khách hàng
Gửi “ Debit note ”, “ Bảng kê sản lượng ” cho kế toán lên hóa đơn
Theo dõi, báo cáo tiến độ, phối hợp với các bộ phận liên quan
Trang | 20
Xây dựng quy trình: Hoàng Tùng ( TP ), Đàm Thúy Lan ( PTP ). , Trần Hữu Nam ( PTP ).
Phê duyệt quy trình: Ban Giám Đốc Chi Nhánh, Ban Giám Đốc Công ty
A member of VNT Logistics
Kiểm tra và gửi đầy đủ hồ chứng từ Tiếp nhận hồ sơ và phản hồi thông tin
Gửi đầy đủ thông tin hướng dẫn thanh
toán các khoản chi phí
Gửi kế hoạch giao hàng và thông tin vận Đảm bảo tiến độ làm hàng theo yêu cầu
chuyển Bàn giao chứng từ cho PVT và thu hồi
đầy đủ phơi phiếu EIR trong vòng 02 ngày
sau ngày vận chuyển
Theo sát tiến độ làm hàng Đảm bảo tiến độ thanh toán
Hoàn trả hồ sơ gốc đúng hạn
Phối hợp giải quyết các phát sinh Phối hợp giải quyết các phát sinh
Kiểm tra và gửi đầy đủ hồ chứng từ Tiếp nhận hồ sơ và phản hồi thông tin
Gửi kế hoạch giao hàng và thông tin
vendor vận chuyển
Gửi kế hoạch giao hàng và thông tin các Đảm bảo tiến độ làm hàng theo yêu cầu
bên vận chuyển Bàn giao chứng từ cho PVT và thu hồi
đầy đủ phơi phiếu EIR trong vòng 02 ngày
sau ngày vận chuyển
Nhận hồ sơ, chứng từ theo đúng tiến độ Đảm bảo tiến độ thanh toán
Hoàn trả hồ sơ gốc đúng hạn
Phối hợp giải quyết các phát sinh Phối hợp giải quyết các phát sinh
Trang | 21
Xây dựng quy trình: Hoàng Tùng ( TP ), Đàm Thúy Lan ( PTP ). , Trần Hữu Nam ( PTP ).
Phê duyệt quy trình: Ban Giám Đốc Chi Nhánh, Ban Giám Đốc Công ty
A member of VNT Logistics
Trang | 23
Xây dựng quy trình: Hoàng Tùng ( TP ), Đàm Thúy Lan ( PTP ). , Trần Hữu Nam ( PTP ).
Phê duyệt quy trình: Ban Giám Đốc Chi Nhánh, Ban Giám Đốc Công ty
A member of VNT Logistics
3 Tiết lộ bí mật kinh doanh Xử theo quy định của Pháp luật
4 Không hoàn thành KPI Xử lý theo quy định của Khối kinh doanh
3 Tiết lộ bí mật kinh doanh Xử theo quy định của Pháp luật
5 Tư vấn sai, khai sai tờ khai gây ảnh Phạt tiền: 200,000 đ / lần vi phạm
hưởng đến tiến độ hoặc phát sinh chi Lỗi nghiêm trọng sẽ phải chịu chi phí phát sinh
phí thực tế của lô hàng
3 Tiết lộ bí mật kinh doanh Xử theo quy định của pháp luật
4 Vi phạm tiến độ công việc, thanh toán, Phạt tiền: 500,000 đ / lần vi phạm ( 01-03
hoàn trả hồ sơ mà không có lý do cụ ngày )
thể Trên 4 ngày: từ chối thanh toán, gánh chịu mọi
chi phí phát sinh liên quan đến lô hàng
Trang | 24
Xây dựng quy trình: Hoàng Tùng ( TP ), Đàm Thúy Lan ( PTP ). , Trần Hữu Nam ( PTP ).
Phê duyệt quy trình: Ban Giám Đốc Chi Nhánh, Ban Giám Đốc Công ty
A member of VNT Logistics
5 Sử dụng tiền tạm ứng sai mục đích Phạt tiền: 1,000,000 đ / lần sai phạm
Đình chỉ công tác, tạm giữ lương để xử lý
6 Làm hàng ngoài, làm việc riêng trong Xử lý theo quy định Công ty
giờ không có lý do.
7 Bịa đặt chi phí để trục lợi cá nhân Phạt tiền: 1,000,000 đ / lần sai phạm hoặc bằng
với số tiền đó nếu lớn hơn 1,000,000 đ
Tái phạm xử lý theo quy định của Công ty
3 Tiết lộ bí mật kinh doanh Xử theo quy định của pháp luật
4 Không hoàn thành công việc Theo chế tài của phòng kế toán
Trang | 25
Xây dựng quy trình: Hoàng Tùng ( TP ), Đàm Thúy Lan ( PTP ). , Trần Hữu Nam ( PTP ).
Phê duyệt quy trình: Ban Giám Đốc Chi Nhánh, Ban Giám Đốc Công ty
A member of VNT Logistics
Xây dựng: Phòng Logistics HNTHP Phê duyệt: Ban giám đốc HNTHP
Trang | 26
Xây dựng quy trình: Hoàng Tùng ( TP ), Đàm Thúy Lan ( PTP ). , Trần Hữu Nam ( PTP ).
Phê duyệt quy trình: Ban Giám Đốc Chi Nhánh, Ban Giám Đốc Công ty