SOMMAIR

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NOTRE PREOCCUPAION…………………………………………………………………………….. 1
PREMIER LANCEMENT DE GIN…………………………………………………………………… 1
POSSIBILITES DE GIN………………………………………………………………………………….. 1
Concernant le métier (La gynécologie) ……………………………………………………… 1
Le Rapport Médical…..………………………………………………………………........ ………. 2
Les Examens médicaux (Demande et Contrôles)…….………………………..……….. 2
Les Prescription pour……….…………………………………………………………….………….. 2
Les Certificats……….…………………………………………………………….…………………….. 2
Concernant les Rendez-vous..………………………………………………………….………… 2
Concernant l'activité du cabinet………………………………………………….…………….. 2
Concernant les Recettes (Versements ou Paiements).………………………………. 3
Les Statistiques………………………………………………….………………………………………. 3
NOTEZ……………………………………………………………………………………………………….. 3
Les Fonctions Facilitant le travail.…………………………………………... 3
Paramétrages du logiciel……………………………………………………. 4
Activité du Cabinet………………………………………………………….. 5
PRESENTATION DE GIN..………………………………………………………….………………… 5
REINSTALLATION DE GIN..………………………………………………………….…………….. 6
PREMIER LANCEMENT……………………………………………………………………..………… 7
ORGANISATION DE GIN……………………………………………………………………………… 7
ADMINISTRATEUR……………………………………………………………………………………… 8
UTILISATEUR..………………………………………..………………………………………………….. 8
CODIFICATION..………………………………………………………….……………………………… 8
Codification des Centres..………………………………………………………….…….. 8
Codification des Utilisateurs..…………………………………………………………… 8
Codification des Patients..………………………………………………………….……. 9
Codification des Actes médicaux..……………………………………………………. 9
POUR COMMENCER à TRAVAILLER……………………………………………………………. 9
OPERATIONS PRELIMINAIRES…………………………………………………………………….. 10
TABLEAUX DE SAISIE..………………………………………………………….…………………… 10
COMMENT UTILISER UN TABLEAU DE SAISIE……………………………………………… 11
LES TOUCHES UTILISEES DURANT LA SAISIE………………………………………………. 13
RACCOURCIS……………………………………………………………………………………………… 14
INFORMATIONS GENERALES DU PATIENT………………………………………………….. 14
COMMENT ORGANISER UNE CONSULTATION…………………………………………… 14
LISTE DES ACTES MEDICAUX………………………………………………………………………. 15
COMMENT FAIRE UN ACTE MEDICAL ………………………………………………………… 16
LISTE DES PRESCRIPTIONS………………………………………………………………………….. 16
COMMENT FAIRE UNE PRESCRIPTION ………………………………………………………. 16
LISTE DES CERTIFICATS………………………………………………………………………………. 16
COMMENT FAIRE UN CERTIFICAT ……………………………………………………………… 17
COMMENT ELABORER UNE ORDONNANCE ………………………………………………. 17
IMPRESSION DES COMPTES RENDUS, PRESCRIPTIONS ET CERTIFICATS……… 17
ENREGISTREMENT DES DOCUMENTS SCANNES…………………………………………. 18
TABLEAUX DES PARAMETRES BIOMETRIQUES…………………………………………… 18
LES CAS D’ACCOUCHEMENTS…………………………………………………………………….. 18
LES FICHIERS DESCRIPTIFS DES ORGANES et AUTRES…………………………………. 18
LES CODES ANALYSES………………………………………………………………………………… 19
LES CODES EXAMENS…………………………………………………………………………………. 19
LES CODES ACTES MEDICAUX ……………………………………………………………………. 19
LES CODES PRESCRIPTIONS………………………………………………………………………… 19
LES CODES CERTIFICATS…………………………………………………………………………….. 19
LES MOTIFS……………………………………………………………………………………………….. 19
LES DIAGNOSTICS ……………………………………………………………………………………… 19
LE PLANNING OBSTETRICAL ………………………………………………………………………. 19
LES MEDICAMENTS……………………………………………………………………………………. 20
LES PERIODES DE TRAITEMENTS………………………………………………………………… 20
DIVERS PARAMETRES PERSONNELS…………………………………….…………………….. 21
ORDONNANCES TYPES………………………………………………………….…………………... 22
EXAMENS TYPES…………………………………………………………………….………………….. 22
NOTES TYPES………………………………………………………………………….…………………. 22
COMPTES RENDUS TYPES……………………………………………………….…………………. 22
PARAMETRAGE / MARGES…………………………………………………………………………. 23
DES ACTES
DES PRESCRIPTIONS
DES CERTIFICATS
LES CONFRERES………………………………………………………………………………………… 24
MAXIMUM D’ACTES PAR JOUR……………………………………………………………….… 24
IMPRIMER OU NON SOUS UN AUTRE NOM……………………………………………... 24
CHANGER LE MOT DE PASSE…………………………………………………………………….. 24
CALENDRIER GIN………………………………………………………………………………………. 24
LISTE DES PATIENTS PAR ORDRE ALPHABETIQUE……………………………………... 24
LISTE DES PATIENTS PAR CONJOINT…………………………………………………………. 24
LISTE DES CODES PATIENTS…………………………………………………………………….... 25
ENTETE DU CENTRE (Cabinet)…………………………………………………………………... 25
DIVERS PARAMETRES DU CENTRE…………………………………………………………..... 25
FIXER DES RDV………………………………………………………………………………………..... 25
CODES COMMUNES -VILLES / LOCALITES - PROFESSIONS - LIENS DE…………. 26
PARENTES……………………………………………………………………………………………….... 26
JOURS FERIES FIXES et VARIABLES…………………………………………………………..... 26
LES CONGES…………………………………………………………………………………………....... 26
LES ENCAISSEMENTS……………………………………………………………………………….... 26
POUR MEMOIRE …………………………………………………………………………………….... 26
RECEPTION DES PATIENTS ………………………………………………………………………... 26
INDIQUER DES PERSONNES COMME VUES……………………………………………...... 27
LES SITUATIONS……………………………………………………………………………………...... 27
STUATION FINANCIERE DU PATIENT………………………………………………………..... 27
SITUATION FINANCIERE DU CENTRE………………………………………………………..... 27
LE NOMBRE D’ACTES POUR UNE PERIODE…………………………………………………. 27
PERSONNES VUES……………………………………………………………………………………… 27
QUAND EST PASSE X …………………………………………………………………………………. 28
LES PATIENTS TRAITES AU MEDICAMENT………………………………………………….. 28
QUAND X A-T-IL ETE TRAITE AU MEDICAMENTS……………………………………… 28
LES CONTRACEPTANTES……………………………………………………………………………. 28
CONTACT ………………………………………………………………………………………………….. 28
 NOTRE PREOCCUPAION

Faciliter le travail aux gynécologues

Permettre la collecte de toutes les données concernant les patients
Etablir des statistiques riches et complètes
Améliorer le système de gestion d’un simple cabinet et même d’une clinique entière.

PREMIER LANCEMENT DE GIN

Si vous êtes appelés à travailler à plusieurs avec GIN, il est conseillé de désigner une personne pour opérer ce
premier lancement. Cette personne sera appelée ‘ADMINISTRATEUR’ par le logiciel. En fait, certaines fonctions de
GIN ne pourront être faites que par cet administrateur. Les autres personnes sont appelées UTILISATEURS.
L’administrateur peut être utilisateur en même temps.
Pour plus d’informations sur les tâches de l’administrateur, reportez-vous au paragraphe « ADMINISTRATEUR ».

Quand vous quitter GIN, l’or du prochain lancement il va vous demander le Centre, N° Utilisateur et le Mot de passe,
choisissez « 1 » « 1 », puis taper votre mot de passe car GIN est conçu pour gérer plusieurs cliniques au même tempe,
donc les informations demander au relancement sont le Numéro de centre, numéro de l’utilisateur et le mot de passe de ce
dernier.

POSSIBILITES DE GIN

 Actes Médicaux • Activité du Cabinet (Encaissement, Utilisateurs, Privilèges)

 Certificats • Codification d’informations
 Prescriptions • Médecins traitants
 Examens Médicaux • Historique des Actes et autres
 Diagnostics • Les jours fériés, Congés, Week-ends
 Accouchements, Stérilité, Grossesses, Antécédents • Impressions (Ordonnances, Comptes Rendus, etc…)
 Rapport Médical • Confrères
 Gestion des Rendez Vous • Ordonnance Type, Examen Type, etc…
 Statistiques • Communes, Villes, Localités
 Calcule de l’âge Gestationnelle • Caisses de Sécurité Social
 Calendrier Obstétricale • Possibilité de Modification
 Paramètres Biométrie Fœtale Normalisée • Et bien d’autres fonctions

Concernant le métier (La gynécologie)

Un grand nombre d’Actes Médicaux sont préparé par le logiciel :

• Accouchement • Echo. Cost. 1er Trim • Echo. Gémellaire • Hystéroscopie

• Amnioscopie • Echo. Cost. 2eme Trim • Echo. Général • Insémination
• Antecedents • Echo. Cost. 3eme Trim • Echo. Gynéco • Insufflation IUT
• Autre /CR • Echo. Rénale • Frottis FCV • Spermogramme
• Biopsie d'endomètre • Echographie: mesures du fœtus • Frottis Seins • Hysterosonographie
• Biopsie du col • Electrocoagulation • Notes • Mammographie
• Cerclage • Exam. Clin. Gynéco. • Exam. Clin. Obst. • Naissances
• Césarienne • Curetage Cabinet • Gestations (grossesses) • Ordonnance
• Cœlioscopie • Curetage Clinique • Grossesses (Récap générale) • Planning des Contrôles
• Colposcopie • Demande d'Examens • Hystérosalpingographie • Stérilité
• Contraception • Echo. du Sein • Résultats des Analyses • Stérilité (Suivi)

• lnterrupt. Thérapeutique de Gros • Test Post Coital

Tout autre acte peut être rajouté par l’utilisateur

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Le Rapport Médical : (Personnalisable par l’utilisateur pour contenir les actes et informations voulus)

Pratique : Plus de questions a faire tiquer le patient, toutes les information peuvent être visualisées, et seules
celles sélectionnées pourront être diffusées. GIN vous aide a définir la forme et le contenu du rapport.

Les Examens médicaux (Demande et Contrôles) :

Demande pour examens, ou Demande sous forme de lettre à un confrère, des examens types et des textes types
peuvent être définis une fois pour toute, ce qui rend très aisée l‘élaboration d’une demande.

Les Prescription pour :

Une vingtaine sont préparées, toutes les autres peuvent être écrites et rajoutées aisément :

• Amnioscopie • Echo. Gémellaire • Mammographie

• Biopsie d'endomètre • Echo. Général • Hystérosalpingographie
• Biopsie du col • Echo. Gynéco • Hystéroscopie
• Cerclage • Echo. Cost. 1er Trim • Hysterosonographie
• Césarienne • Echo. Cost. 2eme Trim • Insémination
• Cœlioscopie • Echo. Cost. 3eme Trim • Insufflation IUT
• Colposcopie • Echo. Rénale • lnterrupt. Thérapeutique de Gros
• Curetage Cabinet • Electrocoagulation • Echographie: mesures du fœtus
• Curetage Clinique • Frottis FCV • Grossesses (Récap générale)
• Echo. du Sein • Frottis Seins • Spermogramme

Les Certificats :

Sont également prévus dans le logiciel :

• Grossesse • Post natal • Maternité • Virginité • Prolongation / Arrêt Travail • Reprise • Passage • Aptitude au marriage •

Avec tous les calculs de dates ( DDR, Terme, durée, reprise, etc..) faits par le logiciel.

Concernant les Rendez-vous :

Le logiciel vous assiste pour fixer des rdv sans vous soucier des:
• week-ends
• journées fériées ( international, nationales, musulmanes)
• nombre de rdv par jour, par type de rdv, par patient,
• vos journées de congés
• calcul de la date du rdv
Des chiffres peuvent être demandés au logiciel, concernant les rdv du jour, d'une date , les rdv d'un patient, par type, etc.

Concernant l'activité du cabinet :

Listes détaillées ou nombres pour une période, par mois, etc… plusieurs de tableaux vous informent sur
l’activité du cabinet (centre), en combinant Patients et Actes, ou en les séparant, et en tenant compte des dates ,
périodes (entre deux dates) que vous aurez demandées ou des situations permettant la comparaison mois par mois.

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Concernant les Recettes (Versements ou Paiements) :

L’option de tarification est incluse dans GIN, les tarifs sur toutes les activités peuvent être fixée est aisément
invoquer pour les opérations d’encaissements. Ainsi que la possibilité de connaître les recettes: par dates, patient, avec le
reste à payer, les non réglés, les gratuits, etc… Des situations par patient ou pour le cabinet donnent les versements en
incluant ce qui devait être payé, ce qui a été réglé, ce qui n’a pas été réglé, ce qui a été décidé comme gratuit, ce qui
reste à régler, etc..

Les Statistiques :

Le logiciel offre des possibilités énormes pour ce qui est des tableaux statistiques, avec listes détaillées et
nombres. Les états statistiques sont établis sous forme de formulaire que vous devez remplir dans
logiciel. Ces questions peuvent être répertoriées et mémorisées, ce qui vous évitera de reposer les mêmes
questions à chaque fois que vous voudrez avoir un état statistique.

NOTEZ :

• Tous les Actes Médicaux,Certificats,Prescriptions,Médicaments,Examens et Analyses peuvent être Personnalisé

• Possibilité de rajout des Codes Communes, Villes, Localités, Professions, Liens de parenté, Types
d’Accouchements, Maladies, Emballages, Unités de Mesures, Périodes de traitement, Confrères, Contraceptions,
Descriptif des organes, Echostructure etc…
• Toutes les données concernant le patient sont mémorisées.
• Elles peuvent être visualisées à l'écran à n'importe quel moment.
• Tous les Comptes rendus peuvent être imprimés et réimprimés,
• Les visualisations et impressions peuvent être faites au jour, ou après
• Vous pouvez introduire dans le logiciel toutes les informations concernant vos anciens patients.
• Les patients de la journée sont listés avec Heure et Minutes de passage
• La date de dernière consultation est gardée et toujours affichée
• « Pour mémoire » vous permet de vous rappeler quoi faire pour la prochaine consultation
• Une consultation peut aboutir à un diagnostic, qui est mémorisé.
• Calcule de l’âge Gestationnelle et l’âge de grossesse automatiquement
• Le planning des contrôles est calculer automatiquement selon la DDR

Les Fonctions Facilitant le travail :

1. GIN vous aide à éviter tous les oublis

Pour un nouveau patient, toutes les questions que vous lui posez lui paraissent normales et utiles pour un
meilleur diagnostic, même si durant les premières consultations certaines questions sont répétées. Alors que pour un
ancien patient, certaines questions ne doivent pas lui être reposées !

GIN vous évite de reposer les mêmes questions en vous offrant plusieurs façons d’avoir les réponses à l’écran.

Soit en consultant les anciennes données du patient, en revisualisant les actes médicaux un à un,
Soit en consultant l’évolution des actes médicaux, en utilisant la touche F9,
Soit en faisant appel au rapport médical où vous auriez préalablement défini les informations synthétisées à
afficher

Remarque: Tout ce que vous aurez enregistré pour les patients est gardé.
-- Vous pourrez le consulter à n’importe quel moment.
-- Le logiciel vous permet d’enregistrer les données pour vos anciens patients.

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 2. GIN fait les liens entre les actes médicaux

Certaines informations se retrouvent dans plusieurs actes, le logiciel fait de son mieux pour les prendre d’un acte
médical vers un autre, soit de manière automatique, soit suite à votre demande.

3. GIN facilite la recherche de patients

Les patients peuvent être retrouvés par leur numéro de dossier, par leur nom, par une partie de leur nom, ou par
le nom ou partie de nom du conjoint. Les patients ayant le même nom sont repérés et signalés.

4. Pour mémoire

Le logiciel dispose d’un utilitaire pratique, pour noter pour le patient consulté, ce qu’il y a lieu de faire la
prochaine fois. Ces notes vous sont rappelées dès que vous ouvrez le dossier de ce patient.

5. GIN affiche l’historique des actes médicaux

Lors d’une consultation et pour un acte donné, vous avez souvent besoin de revoir ce qui a été fait précédemment
pour ce patient. A cet effet, le logiciel vous permet d’afficher rapidement ses situations précédentes (en colonne) afin de
voir l’évolution des données et constater s’il y a eu amélioration, stagnation ou régression pour ce patient.

6. Les patients vus dans la journée

A chaque fois qu’un dossier est ouvert pour un patient en consultation, le logiciel note automatiquement l’heure
(hh:mn). Ceci lui permet de vous lister tous les patients vus, dans l’ordre de leur arrivée, à l’appui d’une touche.

7. Autres commodités

a) Les dernières dates pour chaque acte, pour le patient en

consultation, sont données automatiquement avec la liste
des actes ( à l’appui d’une touche)
b) Le nombre par acte est également donné automatiquement,
( depuis la prise en charge du patient).
c) Et aussi : la parité, les antécédents, nbre d’enfants, etc..
d) Egalement, une touche suffit pour afficher les RDV du jour.

Paramétrages du logiciel :

Le logiciel utilise des Informations que vous pourrez initialiser pour vous éviter de les saisir durant le travail.
Il utilise également des fichiers appelés “Paramètres” , pour vous permettre d’y répertorier des informations qui
serviront durant le travail.
Utilité de ces paramétrages:
-- éviter la saisie des informations,
-- éviter l’erreur en réécrivant,
-- permettre des statistiques regroupées selon ces informations.

1. Les Informations à Initialiser

Pour chacun des actes médicaux, certaines informations sont reprises de la même manière pour la majorité des
patients. Afin de vous éviter de les écrire durant le travail (gagner du temps) le logiciel vous donne la possibilité de les
définir une fois pour toute ( elles sont révisables à volonté )

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 2. Les Fichiers Paramètres

Nous retrouvons :

Les cas d’Accouchements Les cas de Stérilité

Les cas de Grossesses Les cas Décès Enfants
Les cas d’Avortements Les causes Arrêt Contracep
Les cas de Contraception Les diagnostics
Les cas de Maladies (Antécédents) Les Médicaments
Les cas de RDV Les Types d’Analyses
Les cas de Paiements Les Examens Types

Et aussi

Les BIP Les Tranches d’âges

Les DAT Les Confrères
Les L.F. Les Médecins Traîtants
Les CRL Les Jours Fériés
Le Jour de Semaine

Activité du Cabinet

Ce volet vous permet de connaître l’activité du cabinet en s’intéressant au nombre d’actes seulement, ou bien en
combinant le nombre et les patients. Dans la quarantaine de tableaux dessinés par le logiciel vous pourrez imaginer des
combinaisons infinies de questions.

Exemples: Vous pourrez connaître le nombre de stérilets posés pour une période donnée, le nombre d’échos,
le nombre de certificats, les médicaments, les ordonnances, etc.. soit en nombre seulement, soit en les liant à
un ou à tous les patients

PRESENTATION DE GIN
C’est un logiciel de suivi des patients, réservé aux cabinets de gynécologie et obstétrique.
GIN est utilisé par plusieurs médecins et professeurs.

Le logiciel peut être utilisé en monoposte ou en réseau. Il s’adapte à toutes les organisations médicales, du simple cabinet
à une structure hospitalière complète.

GIN prend en charge aussi bien le suivi des patients que celui du cabinet :

-*- Pour les patients, l’ensemble des actes médicaux (échos, ordonnances, prescriptions, certificats,..)
sont mémorisés et peuvent être re-visionnés ou réimprimés à volonté.
-*- Pour le cabinet, il permet de connaître son activité à tout moment.

En plus des fonctions courantes, GIN offre au médecin des outils lui facilitant toutes les tâches journalières.

Après un certain temps d’utilisation, GIN constituera une base de données très riche qui pourra être exploitée pour
élaborer les statistiques allant du simple dénombrement aux études approfondies des populations traitées.

Pour terminer cette présentation, notons que GIN offre une grande facilité dans son utilisation, et offre au médecin toutes
les fonctions lui permettant d’être efficace dans son métier.

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INSTALLATION DE GIN REINSTALLATION

REINSTALLATION
Attention ! Ne jamais réinstaller GIN, ceci détruirait tous les travaux
que vous aurez fait dans GIN.
GIN est disponible soit sur CD, soit sous forme d’un fichier compressé téléchargé via Internet.

Si vous avez un CD d’installation :

1)- Placez le CD dans le lecteur,

2)- Si l’installation est lancée automatiquement, passez au point 5)
3)- Sinon, accédez au CD,
4)- Lancez l’exécution du fichier nommé SETUP.EXE,

5)- Sur l'écran d'accueil qui s'affiche, cliquez sur le bouton Next
6)- Un nouveau tableau s'affiche, vous avez le choix de garder le nom du dossier
ou bien de le changer.
Je préconise de le changer, dans ce cas, cliquez sur le bouton Change
7)- Un autre tableau s'affiche : en bas inscrivez le nom du dossier où sera installé GIN,
je préconise x:\GIN_R\ où x: est le nom du disque de votre choix
8)- Cliquez sur Ok
9)- Poursuivez en cliquant sur Next puis Install puis Finish
10)- Une fois l’installation terminée,
vous pourrez consulter le paragraphe : ‘PREMIER LANCEMENT DE GIN’.

Si vous avez un fichier compressé téléchargé via Internet :

1)- Créez un dossier (exemple : GIN_CD) dans lequel vous copierez ce fichier compressé,
2)- Décompressez ce fichier dans ce dossier (GIN_CD),
3)- et une fois la décompression terminée,
4)- Pointez sur le fichier nommé SETUP.EXE et lancez son exécution,

5)- Sur l'écran d'accueil qui s'affiche, cliquez sur le bouton Next
6)- Un nouveau tableau s'affiche, vous avez le choix de garder le nom du dossier
ou bien de le changer.
Je préconise de le changer, dans ce cas, cliquez sur le bouton Change
7)- Un autre tableau s'affiche : en bas inscrivez le nom du dossier où sera installé GIN,
je préconise x:\GIN_R\ où x: est le nom du disque de votre choix
8)- Cliquez sur Ok
9)- Poursuivez en cliquant sur Next puis Install puis Finish
10)- Une fois l’installation terminée,
vous pourrez consulter le paragraphe : ‘PREMIER LANCEMENT DE GIN’.

REINSTALLATION (rappel)
Le fait de réinstaller écrasera tous vos travaux faits dans GIN,
si vous aurez travaillé avec GIN.

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PREMIER LANCEMENT DE GIN
Si vous êtes appelés à travailler à plusieurs avec GIN, il est conseillé de désigner une personne pour opérer ce
premier lancement. Cette personne sera appelée ‘ADMINISTRATEUR’ par le logiciel. En fait, certaines fonctions de
GIN ne pourront être faites que par cet administrateur. Les autres personnes sont appelées UTILISATEURS.
L’administrateur peut être utilisateur en même temps.
Pour plus d’informations sur les tâches de l’administrateur, reportez-vous au paragraphe « ADMINISTRATEUR ».

Pour opérer le premier lancement de GIN :

Accédez au dossier où vous avez installé le logiciel (exemple : GIN_W),
Lancez le fichier nommé GIN.EXE,
La fenêtre de Bienvenue s’affiche,
Donnez votre Nom,
Donnez le mot de passe
Et Validez.

Sur ce tableau nous retrouvons plusieurs indications, en voici les explications,

1)- vous êtes l’administrateur de GIN :
Comme le logiciel est conçu pour être utilisé par plusieurs personnes, il y a lieu d’en prévoir une
qui assurera certaines tâches telles que la désignation des utilisateurs.
2)- pour les accès suivants à GIN, votre centre d’appartenance sera le 1 et votre n° utilisateur sera le 1 :
Du fait que GIN peut être utilisé en réseau, pour différentes organisations, il a été prévu une structure
organisationnelle basée sur la notion de Centre Médical. Un centre médical est un lieu où exercent un
ou plusieurs médecins.
Ainsi pour le premier lancement, le logiciel vous affecte au centre n° 1 et vous donne le n° 1 comme
numéro d’utilisateur.
3)- n’oubliez pas le mot de passe :
C’est un rappel, sait-on jamais !
Si vous l’oubliez alors que vous n’avez pas encore fait de travaux avec GIN, refaites l’installation.
Si vous avez déjà fait des travaux que vous ne voudrez pas perdre, contactez-nous.
4)- la date et l’heure :
Très Important, toutes les tâches faites avec GIN sont datées (Date + Heure), aussi, nous vous
conseillons de vérifier Date et Heure à chaque utilisation du logiciel et surtout au premier lancement.
5)- la documentation :
A l’installation de GIN, la documentation est placée dans un sous dossier du dossier dans lequel vous aurez
installé le logiciel, ce sous dossier est appelé …\GIND\ ou bien \GINDOC\

Une fois que vous aurez validé ce tableau, un deuxième panneau vous indiquera :
« Vous êtes l’administrateur de GIN, c’est à vous de créer les utilisateurs et leur autoriser des programmes. »
Maintenant que vous êtes désigné comme administrateur de GIN, vous pourrez créer des utilisateurs qui seront
appelés à travailler avec GIN.
Si vous êtes seul, il est inutile de créer des utilisateurs.
Pour ceux travaillant en groupe, il y a lieu de créer des utilisateurs. Cependant, il faudra tout d’abord créer les
centres autres que le centre n° 1 (au cas où il y en aurait).
Si votre infirmière ou votre secrétaire dispose d’un micro-ordinateur, il faudra la créer en tant qu’utilisatrice,
dans le même centre que vous, avec un autre numéro utilisateur.
Pour plus d’informations consultez les rubriques : Centres Médicaux, Administrateur, Utilisateurs.

ORGANISATION DE GIN
GIN peut être utilisé en monoposte ou sur un réseau.
En Monoposte
Dans ce cas, ce poste forme un groupe, appelé Centre Médical ou Centre.
Au premier lancement GIN crée ce centre qui porte le numéro 1, inutile pour vous d’en créer un.
En Réseau
Au premier lancement GIN crée le centre numéro 1. L’administrateur aura à créer les autres selon le besoin.
GIN s’adapte à votre organisation. Il vous permet de former des ensembles ou groupes appelés centres.
Vous pourrez, pour chaque localité, quartier ou division géographique créer un centre.

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 Les utilisateurs (médecins, infirmières et autres), au même titre que les patients vont appartenir à un centre.
Ainsi, les utilisateurs du centre X ne pourront traiter qu’avec les patients de ce même centre, et n’auront accès
qu’aux documents des patients de ce centre.
GIN n’exige pas que tous vos micro-ordinateurs soient reliés à un seul réseau. Vous pouvez avoir plusieurs
réseaux, ainsi que des micro-ordinateurs autonomes.
Vous pouvez organiser vos centres indépendamment de la disposition de vos micro-ordinateurs.

ADMINISTRATEUR
Au premier lancement, GIN crée le centre 1 et l’utilisateur 1. Cet utilisateur est appelé Administrateur.
L’administrateur travaillera au même titre qu’un médecin traitant (actes médicaux, ordonnances, certifs, etc..).

Il aura des tâches supplémentaires par rapport à un utilisateur courant.

L’administrateur aura à :
1)- Créer des centres : selon les besoins, il pourra créer d’autres centres.
2)- Créer des utilisateurs : afin que d’autres personnes puissent utiliser GIN, l’administrateur pourra
créer des utilisateurs et les affecter à des centres.
3)- Donner les autorisations aux utilisateurs : c’est l’administrateur qui décidera si un utilisateur pourra
utiliser une fonction de GIN ou non ( il peut autoriser un utilisateur à ne faire que la réception des
patients, etc..)

Lorsqu’un utilisateur est créé, il obtient par défaut toutes les autorisations, à l’exception des tâches
réservées à l’administrateur.

UTILISATEUR
C’est une personne désignée par l’administrateur, pour utiliser GIN. Un utilisateur peut être un médecin, une
infirmière, une secrétaire ou n’importe quel agent de votre organisme. Le logiciel ne fait pas de différence
entre les fonctions des agents.
GIN fait la différence sur le fait qu’un utilisateur a été autorisé à exécuter une tâche dans GIN alors qu’un autre
utilisateur ne l’a pas été.

CODIFICATION
Cette rubrique traite de la codification des Centres, des Utilisateurs, des Patients et des Actes médicaux.
Pour ce qui est de la codification des fichiers voir les rubriques les concernant (Médicaments, Motifs, Tarifs, etc..).

Si vous avez un seul cabinet, tous les objets manipulés par GIN (administrateur, utilisateurs, patients, ordonnances,
prescriptions, certificats, etc..) seront affiliés à un seul centre, le centre 1 créé par défaut au premier lancement.

Maintenant si votre organisme dispose de plusieurs lieus de travail, géographiquement distants, il faudra pouvoir
différencier entre un utilisateur d’un lieu et celui d’un autre, il faudra aussi pouvoir faire la différence entre un
patient d’un lieu et celui d’un autre.

Codification des Centres

Ils sont numérotés de manière chronologique de 1 à 99999 (sur 5 chiffres)

Codification des Utilisateurs

Ils sont numérotés également de manière chronologique de 1 à 999999 (sur 6 chiffres), cependant,
ils sont reliés à leur centre d’appartenance. Ainsi le code, ou la référence utilisateur est composée
du numéro du centre et du numéro d’ordre de l’utilisateur.
Dans un même centre, deux personnes ne peuvent pas avoir un même numéro d’ordre.
Nous pouvons avoir M. Aaaaaaa avec la référence 00001 000001, le premier 1 indique le centre
et le deuxième 1 indique le numéro d’ordre de l’utilisateur.
Un autre utilisateur M. Bbbbbb du même centre ne pourra pas avoir 000001 comme numéro d’ordre.

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 Cependant si nous allons au centre numéro 2, nous pourrons avoir l’utilisateur M. Gggggg avec 000001
comme numéro d’ordre.

La différence est donc faite par le numéro d’ordre et par le numéro du centre.

Ainsi, la référence d’un utilisateur se compose de 11 chiffres : 5 pour le centre et 6 pour le numéro d’ordre.

Codification des Patients

Ils sont liés au centre, de la même façon comme pour les utilisateurs.
La première partie de la référence du patient correspond au centre.
Cependant, la deuxième partie de cette référence n’est pas seulement un numéro d’ordre.
Cette référence est sous la forme : ccccc aaaa A nnnnn

où ccccc est le code centre d’appartenance du patient,

aaaaa l’année de prise en charge du patient par votre cabinet
A une lettre de l’alphabet, de a à z
nnnnn un numéro d’ordre quelconque

En voici des exemples de références patients :

00001 2008A00001
00001 2008C11111
00002 2008Z00200

Durant le travail le logiciel vous facilite la saisie de ces codes.

Pour savoir comment saisir ces références, voir la rubrique ‘ COMMENT SAISIR LES DONNEES ’.

Codification des Actes médicaux

Tout les objets concernant le patient (ordonnances, échographies, prescriptions, certifs, RDV, etc..)
sont codifiés tenant compte du patient. Et, comme le patient est codifié en tenant compte du centre
de son appartenance, la référence d’un acte médical sera composée comme suit :
1)- le centre,
2)- le code patient,
3)- la date de consultation (la journée) et,
4)- un numéro d’ordre dans la journée.

Ce sont ces 4 informations qui permettent au logiciel de faire la différence entre un objet et un autre.

Notez que pour certains objets concernant le patient, la codification est un peu différente, pour plus
d’informations voir l’objet concerné.

Notez aussi que durant le travail vous n’aurez pas à saisir toutes ces informations.

POUR COMMENCER à TRAVAILLER

Tout d’abord consultez la rubrique ‘Opérations préliminaires’ pour savoir ce qu’il y a lieu de préparer avant de faire des
travaux réels.

En voici les grandes lignes pour arriver à établir un compte rendu et/ou une ordonnance :
-*-- à partir du menu, pointez sur la fenêtre ‘Consultations’,
-*-- choisissez ‘Consultations et Info. Générales’,
-*-- dans le tableau qui s’affiche, donnez le code du patient :
Si vous ne l’avez pas encore créé, remplissez quelques informations.
-*-- maintenant que le patient est affiché, allez au menu, pointez sur la même fenêtre ‘Consultations’
-*-- choisissez ‘Liste des Actes Médicaux’
-*-- sur la liste qui s’affiche, choisissez l’acte que vous voudrez,
-*-- le tableau de l’acte choisi est affiché, remplissez les informations,
-*-- une fois le remplissage terminé, vous pourrez Imprimer le compte rendu.
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 Le principe est le même pour les prescriptions et les certificats.

Pour les détails sur comment remplir les tableaux, reportez-vous aux autres rubriques (Tableau de saisie, Comment
utiliser les Tableaux de saisie, Les Touches utilisées durant la saisie, etc.)

OPERATIONS PRELIMINAIRES
Après avoir lancé le logiciel la première fois, pensez à :

1)- Remplir la Raison Sociale : Allez à Menu, Fenêtre ‘Administration’, et choisissez ‘Raison Sociale (Cabinet)’
2)- Remplir les informations de l’Entête du Centre : Allez à Menu, Fenêtre ‘Niveau Centre’, et choisissez ‘Entête du
Centre’
3)- Pour avoir une idée sur les fichiers fournis par GIN, Visionner les fichiers paramètres, à partir du menu :
-*- Param. Médicaux
-*- Autres Paramètres
-*- Param. Biométrie
ainsi que les autres fichiers, pour avoir une idée sur le contenu du logiciel.
4)- Créer les codes communes que vous utiliserez. (Menu, trouvez ‘Codes Communes’ et créez votre commune)
5)- Créer une Localité que vous utiliserez. (Menu, trouvez ‘Villes/Localités’ et créez votre localité)

TABLEAUX DE SAISIE
Il s’agit des différents écrans qui vous sont affichés et qu’il faut remplir.
Un tableau de saisie correspond à un fichier qui regroupe un ensemble d’objets ou éléments de même nature.
Ainsi, par exemple, le tableau ‘Ordonnances’ correspond au fichier dans lequel sont mémorisées
les ordonnances, et le tableau ‘LCC’ correspond au fichier dans lequel sont mémorisées les mesures LCC.

La majorité des tableaux sont décomposés de la même manière.

Nous allons voir un exemple de tableau, le tableau ‘Paramètres biométriques LCC’ et expliquer ses
différents composants.

Le tableau est composé de deux parties, séparées par une ligne :

La partie du haut, est réservée à la saisie des informations, et
la partie du bas est réservée aux commandes, messages et explications.

La partie du haut
Elle est réservée à la saisie des informations.
Dans cette partie du tableau nous pouvons avoir trois types d’informations :
La zone Référence de l’objet, ici ‘Semaines d’aménorrhée’, en haut à gauche.
Les informations décrivant l’objet en référence, et qui sont saisies par l’utilisateur, nous retrouvons ici
10
 ‘Valeur Inf.’ ‘Val. Moyenne 50e p’ et ‘Valeur Sup.’
Les zones affichées pour information. Ces zones figurent dans certains tableaux.
ici nous avons ‘Jours d’Aménorrhée’, ‘Sem, Jours de grossesse’ et ‘Total Jours de Grossesse’ qui
sont calculées par le logiciel.

N.B. : La Référence est toujours placée en haut à gauche du tableau.

C’est l’information qui permet au logiciel de retrouver l’objet.
Pour le cas des paramètres biométriques, la référence est le Nombre de Semaines d’aménorrhée.

La partie du bas

Dans cette partie du tableau nous retrouvons :

1)- Nom de l’information courante : (sur la ligne de séparation), ici est donné le nom de l’information
sur laquelle se trouve l’invite (ou curseur). Chaque fois que l’invite se trouve sur une zone à
saisir, ici s’affiche le nom de cette zone.
2)- Les Messages : cette ligne est réservée aux différents messages d’information ou d’erreur.
3)- Les Commandes : c’est un ensemble de boutons permettant à l’utilisateur de demander
une tâche au logiciel.
4)- Explications sur l’information en cours : deux lignes sont réservées pour d’éventuelles
explications sur l’information en cours.

COMMENT UTILISER UN TABLEAU DE SAISIE

Un tableau nous permet d’agir sur les objets du fichier qui lui correspondent.
Nous pouvons créer des objets, modifier les informations des objets, supprimer des objets, etc..
Pour créer un objet on lance une commande, de même, pour modifier un objet on lance une commande.
Ainsi, chaque fois qu’on veut opérer une tâche, on utilise la commande adéquate.

Afin de comprendre l’utilisation des commandes, vous pouvez lancer le logiciel et suivre pas à pas
les explications données ci-après (prenez votre souffle).

1)- Top.
Lancez GIN, si cela n’est pas encore fait, (donnez : centre, n° ordre et mot de passe)
2)- allez sur le menu à la fenêtre Paramètres Biométriques, trouvez LCC et cliquez dessus,
3)- un tableau s’affiche et remarquez que l’invite se trouve sur la zone ‘Référence’.
Le logiciel attend une saisie.
4)- à ce moment vous avez plusieurs possibilités, :
a)- soit saisir un nombre de semaines.jours d’aménorrhée, qui sera la référence d’un objet LCC,
b)- soit appuyer sur Echappe (Escape en anglais) ---- clic sur le bouton Abandon
c)- soit appuyer sur la touche Page Bas (Page Down) ---- clic droit
5)- (lisez ce qui est écrit en bas du tableau)
6)- nous allons, par exemple, appuyer sur Echappe (ou cliquer sur Abandon)
7)- remarquez que le bas du tableau a changé, et l’invite se trouve maintenant sur la commande C
8)- et sur la ligne de séparation, il y a l’explication de cette commande,
9)- il s’agit de la commande C qui nous permet de Créer un objet.
10)- (notez que la commande Quitter, est toujours à droite, elle nous permet de quitter le tableau courant)
11)- avec les touches flèche gauche et flèche droit, déplacez l’invite sur les commandes
essayez, appuyez sur flèche droit
12)- remarquez que l’explication de la commande change selon le déplacement de l’invite.
13)- toujours avec les flèches, placez l’invite sur la commande C (avec la flèche pas la souris)
14)- nous allons maintenant créer un objet LCC, pour cela :
15)- tapez la lettre C, ou appuyez sur Entrée (Return) ou bien cliquez sur la commande C,
16)- l’invite passe sur la zone Référence, et le bas du tableau change.
17)- relisez les explications du niveau 3) - jusqu’au niveau 5)- et revenez ci-après au point 18)-
18)- au lieu de faire échappe (point 5), appuyez sur la touche PgBas (Page Bas) ou cliquer sur le bouton droit de la
souris,
19)- nous obtenons une liste, donnant par S.A. les lcc. Dans GIN, cette liste est appelée LISTE DES OBJETS
20)- en fait ce sont les objets du fichier LCC
21)- vous pouvez dérouler cette liste à l’aide des touches flèches haut et bas, PgHaut et PgBas ou avec la souris.
11
22)- vous pouvez abandonner, dans ce cas on repartirait à partir du point 3)-
23)- pour continuer, nous allons choisir un objet, donc, positionnez la barre de sélection sur un objet, et,
soit appuyez sur Entrée ou bien ALT gauche + S, ou alors avec la souris, cliquez sur ‘Select’
24)- nous venons de sélectionner un objet, voyez que ses informations sont affichées et que l’invite se place
sur la ligne des commandes.
25)- L’objet est maintenant disponible, nous pouvons le modifier ou le supprimer,
26)- mais avant, voyons les autres commandes, D, F, P et S
27)- D pour début du fichier, F pour Fin du fichier, P pour l’objet précédant celui qui est affiché et S pour le suivant.
28)- essayez donc ces commandes, en appuyant sur les lettres correspondantes.
29)- le fichier qui contient ces objets a un début et une fin, si l’objet affiché est celui du début et si vous appuyez
sur P (précédent), un message est affiché sur la ligne des messages pour informer que c’est le début.
30)- bon, arrêtez, maintenant je suppose qu’un objet est affiché, nous allons le modifier
31)- pour cela, utilisez la commande M pour modifier
32)- l’invite passe sur la première zone à saisir (notez que lorsque vous êtes en train de modifier les informations
d’un objet, vous ne pouvez pas accéder à la zone référence, ni avec la souris, ni avec les flèches)
33)- avant de changer les valeurs, sur une feuille, notez tout (la référence et les 3 valeurs)
34)- pour changer les valeurs, il suffit d’écrire dessus, pour passer d’une zone à l’autre utilisez les flèches
haut et bas, les touches PgBas et PgHaut, ou la souris.
35)- pour terminer la modification, utilisez la touche CTRL+FIN, ou cliquez sur ‘Terminer’
36)- une fois que vous terminez les modifications, le logiciel enregistre les changements dans le fichier.
37)- donc, on va terminer les modifications, cliquez sur ‘Terminer’ si vous ne l’avez pas encore fait.
38)- un message s’affiche, sous la forme ‘Les modifications ont été faites’
39)- et on se retrouve en mode commandes.
40)- ce n’est pas tout !
41)- nous allons afficher les informations d’un objet d’une autre manière que celle donnée au point 18).
on va le faire en écrivant la référence.
42)- pour cela on utilise la commande C, appuyez sur c ou cliquez dessus
43)- l’invite se trouve sur la zone ‘Référence’, écrivez 7.1 puis tapez Entrée
44)- les informations de cet objet s’affichent et l’invite passe en mode commandes
45)- nous avons écrit 7.1 et nous avons appuyé sur Entrée, on va refaire avec un cas où nous n’aurons pas
à appuyer sur Entrée,
46)- on refait comme au point 42)- appuyez sur c ou cliquez dessus,
47)- l’invite se trouvant sur la zone Référence, écrivez 12.3
48)- vous avez remarqué que dès l’appui sur le chiffre 3, les informations de l’objet 12.3 sont affichées, c’est
parce que la taille de la référence est de 4 caractères.
49)- stop
50)- nous avons jusqu’à maintenant utilisé la commande C pour afficher les informations d’un objet,
nous allons l’utiliser pour Créer un objet.
51)- donc appuyez la commande C ou cliquez dessus,
52)- l’invite se trouve sur la zone ‘Référence’, nous allons écrire un objet qui n’existe pas dans le fichier,
53)- écrivez 92.1 (par la suite nous le supprimerons)
54)- remarquez que les calculs ont été faits et affichés (Jours d’aménorrhée, jours de grossesse,..)
55)- et l’invite se trouve sur la zone ‘Valeur Inf.’, le logiciel attend l’entrée des données,
56)- donnez des valeurs quelconques pour les trois zones,
57)- et terminez la saisie
58)- une fois la saisie terminée, l’invite passe en mode commandes et un message s’affiche pour vous informer :
‘Cet élément vient d’être rajouté au fichier’
59)- nous venons donc de créer l’objet ou l’élément 92.1
60)- stop
61)- comme ce nouvel élément est un élément indésirable dans notre fichier, il faudra le supprimer
62)- vous pouvez le supprimer tout de suite ou bien après
63)- pour le supprimer tout de suite, tant qu’il est affiché, il suffit d’utiliser la commande A
64)- allez-y, appuyez sur la lettre a ou cliquez dessus
65)- ceci nécessite une confirmation, donc confirmez par Oui
67)- l’objet 92.1 vient d’être supprimé du fichier
68)- notez que pour supprimer un objet il faut l’afficher (commande C) puis le supprimer (commande A),
si nous voulions supprimer l’élément 7.1 qui existe déjà, nous devrions l’afficher puis demander à le supprimer.
69)- stop et fin.

12
LES TOUCHES UTILISEES DURANT LA SAISIE
GIN utilise les touches habituelles telles que Flèches, Entrée, PgBas, PgHaut, Tabulation, Retour arrière, etc..
Cependant, dans certaines situations, le comportement de ces touches peut différer.
En voici ces touches :

MAJ (Shift en anglais), pour inverser le comportement d’une autre touche

CTRL utilisée en combinaison avec d’autres touches
ALT utilisée en combinaison avec d’autres touches
C’est ALT gauche qui est la plus utilisée,
ENTREE touche Entrée ou validation, sert en générale à terminer ou confirmer une zone saisie
TAB touche Tab ou saut, utilisée seule elle permet de sauter d’une zone vers une autre,
utilisée avec MAJ, elle permet de sauter dans l’autre sens.

FLECHES servent à se déplacer

PgBas et PgHaut servent à se déplacer également.

En voici les utilisations particulières :

1)- FLECHE BAS (= double clique)

à la saisie d’une référence : vous pouvez faire l’essai sur le tableau ‘Pour Mémoire’
dans ce cas la référence est composée du Centre + le Code utilisateur + le Code Patient,
lorsque l’invite se trouve sur la zone ‘Code patient’, si vous appuyez sur flèche bas,
vous obtiendrez la liste de tous les patients, alors qu’avec PgBas (voir ci-après) vous
n’aurez que les patients ayant des notes.
sur une zone autre que la référence : dans ce cas l’invite avance à la zone qui suit.

2)- PgBas ( = clique droit et des fois le double clique)

pour toutes les zones à saisir : vous obtiendrez la liste des objets du fichier concerné,
seulement, si vous inscrivez une partie d’un mot et appuyez sur PgBas, le logiciel cherchera
dans le fichier concerné, le premier mot qui commence par ce que vous auriez inscrit.

3)- CTRL + FIN (comme le clique sur le bouton Terminer)

Sur tous les tableaux, durant la saisie des données, vous pouvez appuyez sur CTRL+Fin pour
terminer la saisie sans avoir à aller jusqu’à la fin du tableau.

4)- ECHAPPE (comme le clique sur le bouton Abandon) et (idem à CTRL+Flèche Gauche)

Sur tous les tableaux, durant la saisie des données, vous pouvez appuyez sur Echappe pour
abandonner une saisie. Vous pouvez également utiliser CTRL + Flèche Gauche

5)- CTRL + INSERT et MAJ + INSERT

CTRL + INSERT sert à copier une zone, et

MAJ + INSERT sert à coller la zone copiée vers une autre zone

RACCOURCIS
Certaines fonctions peuvent être accédées à l’aide de touches de raccourcis.

Nous retrouvons :

F10 pour avoir la liste des actes médicaux

F11 pour avoir la liste des Prescriptions
F12 pour avoir la liste des actes Certificats
CTRL + Flèche Bas pour accéder au tableau « Pour Mémoire »
Les touches ci-dessus indiquées sont actives si vous avez déjà ouvert un dossier patient.

13
 CTRL + Insert et MAJ + Insert pour Copier / Coller

CTRL + Flèche Gauche pour abandonner la saisie ou certaines listes (similaire à Echape )

INFORMATIONS GENERALES DU PATIENT

Le tableau (ou fichier) ‘Informations Générales’ sert à créer des patients dans GIN.
Vous pourrez ne remplir que quelques informations pour identifier le patient.
Vous pouvez créer les patients à partir de la première fenêtre à gauche:
1)- ‘Consultations et Info. Générales’ :
ceci est réservé en général au médecin traitant qui pourra créer le patient et établir
les différents actes médicaux.
2)- ‘Informations Générales du Patient’, en bas de la fenêtre :
ceci est en général réservé à des personnes qui ne font pas la consultation, mais qui
vont préparer le fichier des Informations pour le médecin traitant.
Par exemple, l’infirmière ou la secrétaire pourra préparer ce fichier à la réception du patient.
3)- une fois que vous aurez accédé ce tableau, vous pourrez :
-- -- créer un nouveau patient, lui donner un code et valider,
-- -- remplir les zones du tableau
4)- pour créer un code : vous pouvez commencer par le A1, vous remarquerez que le logiciel
transformera ce A1 en l’année + le A + 00001, ce qui donne aaaaA0001 comme code du patient.
5)- si vous avez déjà créé des patients, utilisez PgBas (ou clique droit) pour avoir la liste et sélectionner
le patient concerné.
Vous avez des boutons qui vous aideront à retrouver le patient, soit par ordre alphabétique, soit
en recherchant sur le non du conjoint.
6)- le logiciel accepte des noms identiques, ce qui est logique. Cependant, deux noms identiques
ne pourront pas avoir le même code patient.
Si vous avez dans le fichier deux ou plusieurs noms-prénoms identiques, il faudra rechercher
la différence dans les autres informations, entre autres la date de naissance, l’adresse, le conjoint, etc.

COMMENT ORGANISER UNE CONSULTATION

Le logiciel n’impose pas un ordre dans l’établissement des actes médicaux. Par exemple, il
n’exige pas de faire ‘un examen clinique gynéco’ avant d’établir une ordonnance.
Cependant, il est conseillé de commencer par établir un examen clinique avant de passer aux autres actes médicaux,
ceci permet au logiciel de mémoriser la DDR qui sert aux calculs dans plusieurs cas.

Une consultation consiste, pour le logiciel, à établir des actes médicaux (écho, ordonnance, certif, etc..).
Pour une consultation, le patient doit être déjà créé dans le fichier des informations générales, ceci est fait soit
à la réception du patient (par l’infirmière) soit au moment de la consultation.
Une consultation est opérée à partir du menu « Consultation ». Introduisez le code du patient, et une fois les
informations
du patient affichées, utilisez la touche F10 ou bien accédez le menu « Consultation » et affichez la liste des actes.
Choisissez l’acte voulu.

14
LISTE DES ACTES MEDICAUX
En voici la liste des actes médicaux fournis avec GIN.
A cette liste vous pourrez rajouter vos propres actes médicaux, sans limite.

Certains éléments de la liste ne sont pas des actes médicaux au vrai sens du terme, mais sont
des objets qui contiendrons des informations médicales ou autres sur le patient, et seront
mémorisés au même titre que les actes médicaux.

(Liste par ordre alphabétique)

ACCOUCHEMENT
AMNIOSCOPIE
ANTECEDENTS
AUTRE ACTES
AVORTEMENT
BIOPSIE D'ENDOMETRE
BIOPSIE DU COL
CERCLAGE
CESARIENNE
COELIOSCOPIE
COLPOSCOPIE
CONTRACEPTION
CONTRACEPTION (LES CONTROLES)
CURETAGE CABINET
CURETAGE CLINIQUE
DEMANDE D'EXAMENS
ECHOGRAPHIE DU SEIN
ECHOGRAPHIE GEMELLAIRE
ECHOGRAPHIE GENERALE
ECHOGRAPHIE GYNECOLOGIQUE
ECHOGRAPHIE OBSTETRICALE 1ER TRIMESTRE
ECHOGRAPHIE OBSTETRICALE 2ME TRIMESTRE
ECHOGRAPHIE OBSTETRICALE 3ME TRIMESTRE
ECHOGRAPHIE RENALE
ECHOGRAPHIE: MESURES DU FOETUS
ELECTROCOAGULATION
EXAMEN CLINIQUE GYNECOLOGIQUE
EXAMEN CLINIQUE OBSTETRICAL
FROTTIS FCV
FROTTIS SEINS
GESTATIONS (GROSSESSES)
GROSSESSES RECAPITULATIF
HYSTEROSALPINGOGRAPHIE
HYSTEROSCOPIE
HYSTEROSONOGRAPHIE
INSEMINATION
INSUFFLATION IUT
MAMMOGRAPHIE
NAISSANCES
NOTES
ORDONNANCE
PLANNING DES CONTROLES
RESULTATS DES ANALYSES
SPERMOGRAMME
STERILITE
STERILITE (LE SUIVI)
TEST POST COITAL

15
COMMENT FAIRE UN ACTE MEDICAL
(Vous trouverez des informations complémentaires dans la rubrique ‘Comment organiser une Consultation’)

Le principe est le même pour les actes médicaux, les prescriptions et les certificats.
Pour pouvoir accéder à la liste des actes médicaux, il faut avoir créé au moins un patient.
Pour créer un nouveau patient, reportez-vous à la rubrique ‘Informations Générales du Patient’.

Prenons le cas d’une ordonnance, pour en établir une, suivez les étapes suivantes :
1)- allez au menu général, fenêtre ‘Consultations’
2)- choisissez ‘Consultations et Info. Générales’
3)- un tableau s’affiche
4)- donnez le code du patient
5)- validez
6)- si le patient existe, l’invite passe en ligne de commandes
7)- sinon créez-le et Terminez la saisie, l’invite passe en ligne de commandes
8)- maintenant vous pouvez afficher la liste des Actes médicaux, des prescriptions ou des certificats.
9)- pour afficher la liste des actes médicaux,
10)- allez au menu général, fenêtre ‘Consultations’, soit avec ALT Gauche soit avec la souris,
11)- choisissez ‘Liste des Actes Médicaux’ et cliquez dessus,
12)- vous obtenez la liste,
13)- puisque nous voulons établir une ordonnance, appuyez sur la lettre o,
14)- l’invite se trouve sur ‘Ordonnance’,
15)- cliquez dessus ou validez en appuyant sur Entrée,

Notez : vous ne pourrez pas fermer le tableau ‘Informations Générales’ si un acte médical est encore ouvert.

En résumé, pour établir un acte médical, une prescription, ou un certificat, vous devez
ouvrir le tableau ‘Consultations Info. Générales’, saisir un code patient, et une fois le dossier du
patient ouvert, vous pourrez afficher la liste des actes et faire le choix voulu.

Raccourcis :
Pour ouvrir la Liste des Actes, utilisez la touche F10
Pour ouvrir la Liste des Prescriptions, utilisez la touche F11
Pour ouvrir la Liste des Certificats, utilisez la touche F12
Pour accéder au tableau « Pour Mémoire », utilisez la touche CTRL+Flèche Bas

LISTE DES PRESCRIPTIONS

La liste des prescriptions correspond à celle des Actes médicaux, à l’exception de quelques uns. (voir Liste des Actes
Médicaux). Là aussi, GIN vous donne la possibilité de rajouter vos propres prescriptions sans limite.

COMMENT FAIRE UNE PRESCRIPTION

Reportez-vous à la rubrique ‘Comment faire un acte médical’, le principe est le même.

LISTE DES CERTIFICATS

En voici la liste des certificats fournis par GIN, vous pourrez en rajouter sans limite.
CERTIFICAT D'ARRET DE TRAVAIL
CERTIFICAT D'APTITUDE AU MARIAGE
CERTIFICAT DE GROSSESSE
CERTIFICAT DE PASSAGE
CERTIFICAT DE REPRISE DE TRAVAIL
CERTIFICAT DE VIRGINITE
CERTIFICAT POST NATAL
CONGE DE MATERNITE
PROLONGATION D'ARRET DE TRAVAIL
16
COMMENT FAIRE UN CERTIFICAT
Reportez-vous à la rubrique ‘Comment faire un acte médical’, le principe est le même.
Les certificats sont préparées, modifiez ou rajoutez les quelques informations qui manquent.

COMMENT ELABORER UNE ORDONNANCE

Le tableau ordonnance est composé de trois grandes parties :
1)- 10 lignes pour afficher les médicaments prescrits,
2)- une ligne pour saisir le médicament,
3)- trois lignes pour saisir les éventuelles posologies.

A l’ouverture du tableau ‘Ordonnance’, l’invite se positionne sur le ‘Motif’ s’il n’a pas déjà été donné ailleurs, ou sur la
ligne de saisie des médicaments, si le motif figure par ailleurs.
1)- Donnez le motif,
2)- Pour saisir un médicament, inscrivez 01 ou appuyez sur Flèche haut pour commencer avec le premier
médicament,
3)- appuyez sur Entrée si vous aurez utilisé la flèche,
4)- l’invite se trouve sur ‘Nom Composé du Médicament’,
5)- Inscrivez le nom composé si vous le connaissez, puis validez (Entrée)
6)- Si vous ne connaissez pas le nom composé, inscrivez les premières lettres et appuyez sur PgDn,
7)- vous obtenez la liste des médicaments, et en début, le premier médicament dont le nom commence
par les lettres que vous aurez saisies.
8)- Appuyez sur Entré, le nom composé s’affiche,
9)- Remarquez que les zones ‘Quantité’ et ‘Emballage’ sont affichées, elles sont ramenées du
fichier médicaments (les valeurs que vous aurez paramétrées)
10)- continuons, vous pourrez modifier quantité, emballage,
11)- maintenant l’invite se trouve sur ‘Ramener Posologies’,
12)- inscrivez la lettre O, et passez aux lignes posologies,
13)- gardez ou donnez les posologies en suivant les explications.
Important : pour rajouter le 2ème médicament,

--*-- si vous saisissez la dernière information de la troisième posologie l’invite revient au Numéro médicament pour
vous permettre de rajouter des médicaments.
--*-- si vous saisissez une ligne posologie et voudrez rajouter un médicament, appuyez sur la touche PgHaut pour que
l’invite revienne sur le Numéro médicament.

Vous pouvez supprimer une posologie :

Sur la zone ‘Supprim’ à gauche de la posologie, inscrivez la lettre O.
Vous pouvez supprimer un médicament et ses posologies :
Sur la zone ‘Supprim’ à gauche de la ligne médicament, inscrivez la lettre O.

Vous pouvez importer une ordonnance type :

Si vous avez catalogué des ordonnances types, et que vous voudrez en ramener une, allez en haut du tableau,
choisissez celle voulue et indiquez la lettre O dans la zone ‘Ramener’.
L’ensemble de l’ordonnance type va être ramené et placée dans l’ordonnance à établir.
Vous pourrez apporter des ajustements sans que l’ordonnance type ne soit changée.

IMPRESSION DES COMPTES RENDUS, PRESCRIPTIONS ET CERTIFICATS

Tous les actes médicaux pourront être imprimés sous forme de comptes rendus.
Une fois mémorisés, vous pourrez les imprimer autant de fois voulues.
A l’aide de la commande 8 (chiffre 8), vous pourrez visualiser le compte rendu puis l’imprimer (ne pas l’imprimer à partir
de la visu).
Cette commande vous donnera accès aux options d’impression (rajouter les notes au compte rendu, rajouter le planning
des contrôles, changer le nom du patient)

17
Quant à la commande Z, elle est utilisée pour lancer l’impression directement à l’imprimante. Dans ce cas l’impression
sera faite tenant compte de votre paramétrage fait dans ‘Marges des Actes’.

Un compte rendu peut être composé de trois parties :

1)- le compte rendu lui-même (exemple : compte rendu écho 2ème trimestre)
2)- auquel vous pourrez coller ‘Les Notes’,
2)- et aussi, le ‘Planning des contrôles’
Ces options sont paramétrées dans les tableaux ‘Paramétrages : Marges des Actes’

Notez que ‘Les Notes’ font partie des Actes Médicaux !

ENREGISTREMENT DES DOCUMENTS SCANNES

Vous pouvez enregistrer des documents pour chaque patient.
Ces documents peuvent être des documents textes ou des photos.
Ils sont mémorisés et peuvent être consultés et/ou traités à tout moment.
Ces documents sont liés aux actes médicaux. Ainsi, par exemple, pour ‘Echo. 1er Trimestre’ vous pourrez mémoriser des
documents la concernant.
Le logiciel vous permet de lier un ou plusieurs documents à un patient et à un acte médical. Tous les documents ne sont
pas ‘affichables’ par GIN, dans ce cas, vous indiquerez le programme qui vous servira pour ouvrir et traiter ces
documents.

TABLEAUX DES PARAMETRES BIOMETRIQUES

Ces tableaux, ou fichiers, contiennent les mesures normalisées correspondant à un nombre de semaines
d’aménorrhée.
Ces normes servent de guides pour le logiciel, et ce durant l’utilisation. Ainsi, par exemple, au moment
où vous introduisez une valeur de BIP, le logiciel vous indiquera si cette valeur est en adéquation avec
la valeur donnée dans le fichier BIP.
Certains fichiers ne sont pas remplis par GIN, aussi, il vous est demandé de chercher des sources
d’informations sûres et de les remplir. Au cas où un fichier n’est pas rempli, le logiciel ne vous donnera pas
d’indication.

LES CAS D’ACCOUCHEMENTS

Le fichier correspondant contiendra les cas d’accouchements que vous aurez définis.
Ces cas serviront de normes et pourront être utilisés par la suite pour des recherches.

Au même titre que les cas d’accouchements, nous retrouvons :

Les cas de grossesses,

Les cas d’avortements,
Les cas de contraception,
Les cas de maladies,
Les cas de stérilité,
Les cas de décès des enfants,
Les cas d’insémination.

LES FICHIERS DESCRIPTIFS DES ORGANES et AUTRES

Ils sont utilisés pour définir des descriptions des organes.
Ces cas serviront de normes et pourront être utilisés par la suite pour des recherches.
Le logiciel fournit des descriptions que vous pourrez enrichir selon vos besoins.
Ces descriptions sont utilisées dans les différents tableaux (échos, et autres) pour décrire les organes de la patiente et du
fœtus.
Le fichier Descriptif ‘divers résultats’ est utilisé dans les tableaux Colposcopie et Spermogramme.

18
LES CODES ANALYSES
Les analyses vont figurer dans les demandes d’examens.
GIN vous fournie une liste d’analyses que vous pouvez compléter et revoir.

LES CODES EXAMENS

Vous aurez à définir les examens avant de pouvoir faire des demandes d’examens.
Un examen utilise au moins une analyse.

LES CODES ACTES MEDICAUX

Il s’agit de la liste des actes médicaux que vous utiliserez pour votre cabinet.
Le logiciel fournit les codes pour tous les actes normalisés par GIN.
Au cas où vous voudrez rajouter un acte médical, il suffira d’en créer un.
(voir ‘Liste des Actes Médicaux’)

LES CODES PRESCRIPTIONS

Il s’agit de la liste des prescriptions que vous utiliserez pour votre cabinet.
Le logiciel fournit les codes pour toutes les prescriptions normalisées par GIN.
Vous pourrez en rajouter selon votre besoin.
(voir ‘Liste des Prescriptions’)

LES CODES CERTIFICATS

Il s’agit de la liste des certificats que vous utiliserez pour votre cabinet.
Le logiciel fournit les codes pour tous les certificats normalisés par GIN.
Vous pourrez en rajouter selon votre besoin.
(voir ‘Liste des Certificats’)

LES MOTIFS
Il s’agit des motifs de consultation. Pour tous les actes médicaux, vous aurez à indiquer
le motif de la consultation qui devra figurer dans ce fichier.

LES DIAGNOSTICS
Le fichier correspondant contiendra des diagnostics que vous aurez définis, vous pourrez les créer
au fur et à mesure du travail. Ces diagnostics serviront de normes pour vous et pourront être utilisés
par la suite pour des recherches.

LE PLANNING OBSTETRICAL
Dans ce fichier, vous aurez à fixer les règles pour que le logiciel puisse élaborer le planning des
contrôles pour le patient au moment de la consultation.
Lors d’une consultation, le logiciel pourra vous donner les dates des différents contrôles que le
patient aura à effectuer. Ces dates seront calculées à partir de la DDR, pour cela, dans ce tableau vous
donnerez le nombre de jours suite à la DDR pour effectuer le contrôle.
Vous pourrez définir plusieurs plannings, cependant, GIN utilisera celui que vous aurez défini comme
étant ‘le planning par défaut’.
GIN vous propose un planning, vous pouvez le garder, le modifier ou le supprimer.

19
LES MEDICAMENTS
Il s’agit du fichier des médicaments.
Le logiciel vous propose un grand nombre de médicaments, vous aurez à en créer les nouveaux.
Un médicament comporte 3 informations qui se rapprochent, mais qu’il faudra différencier :
----- le nom composé, c’est la référence, elle est unique,
----- le nom du médicament (nom commercial ou médical),
----- le principe actif du médicament ou bien le nom chimique.

Le nom composé est utilisé pour vous faciliter l’élaboration de l’ordonnance lors d’une consultation,
Ce nom composé est formé de trois informations :
le nom du médicament
sa forme
et son dosage
GIN utilise ces trois informations dans cet ordre, vous pourrez intervertir l’ordre
de forme et dosage.
Exemple : pour Aspirine, si c’est sous forme de comprimé avec un dosage de 500mg,
dans le fichier fourni par GIN, vous trouverez Aspirine Cp 500mg,
vous, vous pourrez mettre Aspirine 500mg Cp.
Conseil : adoptez l’une des deux formules, mais ne changez pas pour vous retrouver par la suite.
Notez que ceci a été prévu pour faciliter l’élaboration de l’ordonnance, le logiciel n’impose pas l’ordre.
A la réception d’un nouveau médicament, enregistrez-le avec ses différents dosages et formes, vous
n’aurez plus à revenir dessus, ni à essayer de vous rappeler ‘si tel médicament existe en poudre,
en sirop, en… ou non’.

Pour les médicaments pour enfants vous pourrez mettre par exemple : Aspirine Enfant,
ou Aspirine Nourrisson.
A vous de voir le détail à donner.

Le nom commercial est utilisé pour identifier un traitement,

Le principe actif (ou nom chimique) est également utilisé pour identifier un traitement,

En plus de ces trois informations servant à identifier un médicament, le tableau ‘Médicaments’

contient d’autres zones à saisir : la quantité, l’emballage et l’unité de mesure,
et aussi, trois lignes pour indiquer les posologies courantes.
Ces informations sont prévues pour faciliter l’élaboration d’une ordonnance durant une consultation.
En fait, pour un médicament, ces informations sont presque les mêmes pour tous les cas de consultations.
Au moment de l’établissement d’une ordonnance il vous suffira de donner le nom du médicament pour que
le logiciel ramène le reste.
Bien entendu, pour les cas particuliers, vous pourrez modifier à volonté.

LES PERIODES DE TRAITEMENTS

Une posologie est généralement donnée sous la forme suivante :
1 cp 3 fois par jour avant les repas
La mention ‘avant les repas’ est appelée période de traitement.
Dans ce fichier vous aurez à cataloguer ces différentes mentions.
Nous donnons ci-après les règles à respecter pour fixer ces mentions :

1)- ces mentions seront triées par ordre alphabétique par le logiciel,
2)- leur taille est limitée à 26 caractères,
3)- le premier caractère ne sortira pas sur l’ordonnance,

Comment faire ce travail :

Pour question de pratique, durant l’établissement d’une ordonnance, vous aurez à choisir
une mention parmi celles figurant dans le fichier, or le logiciel les affichera par ordre
alphabétique, ce qui fera un mélange durant la recherche.

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 Par exemple, si vous prévoyez les mentions suivantes
avant les repas
avant les règles
avant les rapports
durant les repas
le 5ème jour des règles
etc.
Lors de la recherche sur la liste et qui sera longue, les mentions commençant par la lettre a
seront placées en début, alors que ces mentions ne se rapportent pas au même sujet.
Ce qui serait mieux c’est de voir la liste organisée, pour faciliter la recherche.
Vous pouvez vous inspirez de la méthode utilisée dans le fichier qui est fourni avec GIN.

La méthode est simple, elle consiste à :

organiser nos idées par domaine, par exemple : les repas, les règles, le cycle, la durée, etc.
et affecter à chaque domaine un caractère particulier.
Dans GIN, remarquez que lorsque vous affichez la liste des périodes de traitements
(voir menu principal, fenêtre ‘Autres Paramètres’, ‘Périodes de Traitements’),
vous retrouvez le point d’exclamation réservé à tout ce qui ‘parle’ de Cycle,
la parenthèse ouvrante réservée à tout ce qui ‘parle’ de Règles,
l’étoile réservée à tout ce qui ‘parle’ de Rapports,
le point réservé à tout ce qui ‘parle’ de Repas,
Cette manière nous permet de retrouver facilement le domaine qui nous intéresse.

Important : le premier caractère peut être n’importe lequel.

ce premier caractère ne sera pas imprimé sur l’ordonnance,
mettez toujours le caractère particulier suivi d’un espace, puis inscrivez la mention.
DIVERS PARAMETRES PERSONNELS
Ce tableau vous permet de fixer des informations servant de paramètres pour les différents calculs
qui seront fait par le logiciel, durant le travail.

Chaque utilisateur pourra définir ses propres paramètres :

1)- Je soussigné : donnez le nom du docteur, qui figurera sur les certificats après la mention ‘Je soussigné’
2)- Le nombre de jours de DDR à Grossesse, pour calculer la date de grossesse en fonction de la DDR,
(ou bien la DDR en fonction de la date de grossesse).
3)- Pour rajouter 1 à l’âge : lorsqu’on calcule l’âge, en général on trouve un nombre d’années plus

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 un nombre de jours, que faut-il indiquer sur le compte rendu?
Pour cela vous pouvez fixer un nombre de jours en plus pour donner le nombre trouvé + 1.
Sur le tableau ci-dessus nous voyons 200, ce qui veut dire que si l’âge calculé est de nn et 200j ou plus,
alors l’âge à porter sur les comptes rendus sera nn+1.
Pour une utilisation courante, fixez votre chiffre et indiquez-le à la place des 200 donnés par GIN,
et au besoin, vous pourrez le modifier (certaines voudront être rajeunies et d’autres le contraire).
4)- Pour rajouter 1 au calcul du nombre de mois : le même principe, car dans certains cas le logiciel
a besoin d’arrondir.
5)- Quelle DDR utiliser, la DDR Normale ou celle Corrigée : pour les calculs utilisant la DDR comme
date de référence ou de départ, vous devrez préciser laquelle servira au calcul.
6)- Le terme : il s’agit du nombre de jours, partant de la DDR pour calculer la date d’accouchement.
7)- Cas Encaissement : vous pouvez opérer les encaissements sur la base de forfaits, ou bien sur la base
des tarifs que vous aurez définis dans le fichier des tarifs. Comme vous pouvez utiliser les deux méthodes.
Pour question de pratique, au moment où vous ouvrez le tableau encaissement, l’invite (curseur) se
positionne sur, soit la zone réservée pour saisir le forfait, soit sur la première zone tarif, à vous de
l’indiquer pour vous éviter des manipulations supplémentaires avec le clavier ou la souris.
8)- Pardonner par défaut : lors d’un encaissement, le patient peut payer une partie. Pour question de
pratique, si vous indiquer ici Oui, le logiciel mettra la différence à payer dans la zone ‘pardonné’,
pour vous éviter des manipulations.
9)- Double du médicament : dans une ordonnance, vous pouvez refuser le double de médicament,
S’il a le même nom : pour un nom de médicament, par exemple : ASPIRINE,
vous ne pourrez pas prescrire ASPIRINE 500mg et ASPIRINE Enfants.
S’il a le même nom composé : dans ce cas, pour le même exemple, le logiciel acceptera.
Cependant il vous refusera si vous prescrivez deux fois ASPIRINE 500mg.

ORDONNANCES TYPES
Vous pouvez préparer des ordonnances et les cataloguer.
Et, au moment des consultations, vous n’aurez qu’à choisir le numéro de l’ordonnance type.
Ainsi, vous économiserez le temps de rédaction d’une ordonnance.
A vous de vous organiser pour cataloguer des ordonnances avec des prescriptions que vous
jugez fréquentes.
Vous pourrez, durant une consultation, utiliser une ordonnance type et la modeler en fonction
des spécificités du patient. Le fait de porter des rectifications au moment de la
consultation ne change pas le contenu de l’ordonnance type.
Pour savoir comment saisir les données, reportez-vous à la rubrique qui traite de l’élaboration
d’une ordonnance durant une consultation.
La saisie se fait de la même manière comme pour l’ordonnance courante.
(voir COMMENT ELABORER UNE ORDONNANCE)

EXAMENS TYPES
Le principe est le même comme pour les ordonnances types.

NOTES TYPES
Le principe est le même comme pour les ordonnances types.

COMPTES RENDUS TYPES

Le principe est le même comme pour les ordonnances types.
Les comptes rendus types seront utilisés pour les ‘Autres Actes Médicaux’ que vous aurez
rajoutés dans la liste des ‘Codes Actes Médicaux’, en plus de ceux fournis par GIN.

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PARAMETRAGE / MARGES
-*- DES ACTES
-*- DES PRESCRIPTIONS
-*- DES CERTIFICATS
Le principe est le même pour les trois tableaux.

A l’aide de ce tableau, vous pouvez cadrer un compte rendu pour l’impression. Notez que ce tableau se compose de deux
parties :
Une partie concerne le compte rendu lui-même (échos, ordonnances, certifs, etc.)
1)- pour le Titre du compte rendu, vous avez trois lignes :
-- -- le Nom ou Titre sera imprimé en gras
-- -- les 2 lignes qui suivent sont imprimées normalement.
2)- Marge gauche pour tout le C.R. : vous permet de prévoir une marge gauche,
cette marge peut être utile lorsque vous imprimez sur des moitiés ou quarts
de feuilles et que l’imprimante n’entraîne le papier que s’il est placé d’un côté.
3)- Imprimer Nom / âge du patient :
4)- Imprimer la Référence du patient : il s’agit du code du patient que vous utilisez dans GIN.
5)- Imprimer les Notes à la suite du C.R. : le logiciel vous permet de mémoriser des notes
pour le patient. Ces notes peuvent être imprimées indépendamment des autres actes,
cependant, vous avez la possibilité des les joindre au compte rendu d’un acte médical.
Vous avez trois options :
T pour toujours les imprimer avec un C.R.,
J pour ne jamais imprimer les notes avec ce C.R.,
D au moment d’imprimer le C.R. le logiciel vous demandera
de préciser si vous voudrez joindre les notes.
Important : les notes à joindre à ce C.R. doivent avoir la même date que ce C.R.
6)- Notes Seules ou Collées au C.R. : vous pouvez soit imprimer ces notes à la suite du C.R.
soit sur une feuille à part avec l’entête.
7)- Imprimer la DDR sur le C.R. : vous pouvez imprimer ou non les ddr.
8)- Imprimer les Diag. : les lignes ‘diagnostic’ peuvent être imprimées selon votre choix.

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Une deuxième partie concerne l’entête (les 2 encadrés).

La modification des données à l’intérieur des deux encadrés est répercutée sur tous les autres C.R.
En fonction des textes que comporte l’entête de votre cabinet, vous aurez à cadrer les informations qui sont rajoutées par
le logiciel, à savoir le Nom Prénom du patient, son âge, etc.
Le tableau vous permet d’essayer des valeurs et visualisez jusqu’à avoir le meilleur cadrage.

LES CONFRERES
Vous pouvez enregistrer des confrères (ou d’autres personnes).
Chaque utilisateur enregistre ses confrères.
Sur les actes médicaux, on retrouve deux zones :
Adressé par… au cas où le patient vous a été recommandé par un confrère.

Fait par… au cas où vous enregistrer le contenu d’un compte rendu fait par un confrère

MAXIMUM D’ACTES PAR JOUR

Par défaut, le logiciel n’admet qu’un acte médical par jour et par patient. Par exemple, vous ne pouvez
pas établir deux ordonnances pour la même patiente dans la même journée.
Ce tableau vous permet de changer ce paramétrage.
Il est préférable de laisser ce nombre à 1, et ne le modifier qu’en cas de besoin.
Le fait de le laisser à 1 vous évitera une frappe sur le clavier.

IMPRIMER OU NON SOUS UN AUTRE NOM

Le logiciel vous donne la possibilité d’accepter ou non d’imprimer un C.R., une ordonnance,
une prescription ou un certificat sous le nom d’une personne autre que celle consultée.

CHANGER LE MOT DE PASSE

Lorsqu’un utilisateur est créé par l’administrateur, il est créé sans mot de passe.
Au premier accès de GIN l’utilisateur fournira un mot de passe qui devient le sien.
Ce tableau vous permet de le rectifier.
Si un utilisateur oublie son mot de passe, il ne pourra plus accéder GIN.
Contactez-nous en cas de nécessité.
CALENDRIER GIN
Le calendrier réduit ne fournit que le calendrier, alors que le calendrier complet va plus loin
en offrant la possibilité de faire des calculs sur les dates, ce qui vous fera gagner du temps lors
des consultations.

LISTE DES PATIENTS PAR ORDRE ALPHABETIQUE

LISTE DES PATIENTS PAR CONJOINT
Vous pouvez utiliser ces deux tableaux de manière indépendante pour une simple consultation.
Comme vous pouvez les utiliser au moment où le patient rentre pour être consulté. A ce moment,
vous devez retrouver son dossier, s’il vous donne sa ‘Référence’, c’est simple, mais dans le cas
contraire, vous aurez à la chercher. Si vous avez son nom, où le nom de son conjoint, il faudra
basculer de la consultation vers l’un de ces deux tableaux pour retrouver sa ‘Référence’.
Une fois que vous retrouvez le patient, sur la liste par ordre alphabétique ou sur la liste par conjoint,
descendez avec la flèche dessus (ou cliquez dessus). Revenez à la consultation, et sur la zone
‘Code patient’ appuyez sur MAJ+INSERT.

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LISTE DES CODES PATIENTS
Pour créer un nouveau patient vous avez besoin de connaître quel code il faudra lui donner.
Lorsque vous ouvrez le tableau ‘Informations Générales’ ou ‘Consultation Info. Générales’, le
logiciel vous propose le dernier code à utiliser, si vous acceptez, vous n’avez qu’à confirmer,
si vous voudrez utiliser un autre code, accédez à ce tableau ‘Liste des codes patients’ et
recherchez un code qui vous convient, positionnez l’invite dessus, et au retour à la consultation, sur la zone
‘Code patient’ appuyez sur MAJ+INSERT, le logiciel vous inscrira le code sélectionné additionné de 1.
ENTETE DU CENTRE (Cabinet)
Portez ici les informations concernant votre cabinet.
Les noms des informations sont donnés pour repères.
Vous pourrez ne pas remplir les 4 zones ‘Activité’, et mettre une seule ligne ‘Adresse’
Si vous rectifiez les autres zones, téléphone, email, autre 1, autre 2, pensez à revoir le cadrage
de l’entête des actes, voir tableau ‘Paramétrage / Marges des actes’.

Pour le nom du médecin à porter sur les certificats, en général c’est le nom du cabinet, inscrivez-le
comme vous voudrez qu’il apparaisse.
Et, dans le cas où plusieurs médecins travaillent avec GIN, et que dans la mention ‘Je soussigné…’
c’est leur nom qui devra figurer, inscrivez O (Oui) dans la zone correspondante.

DIVERS PARAMETRES DU CENTRE

Une partie des paramètres est réservée aux rendez vous, afin d’éviter les oublis et erreurs.
Deux paramètres concernent le congé de maternité.
Le dernier paramètre vous permet de choisir si les C.R., ordonnances et autres actes peuvent être
anti-datés ou non. Ceci concerne la création seulement, en fait si un acte a déjà été mémorisé, vous pourrez
le visualiser et l’imprimer selon le besoin sans considération de la date.
Il est conseillé d’interdire l’anti-date, et ne l’autoriser qu’en cas de nécessité, par exemple au cas
où vous aurez oublié d’enregistrer un acte à temps.
Notez que ce paramétrage peut être rectifié à tout moment durant le travail, et n’oubliez pas qu’il
concerne tous les utilisateurs du centre modifié.

FIXER DES RDV

Les RDV sont fixés sur la base de plusieurs paramètres, à savoir :
la DDR, la date du jour ou une date repère,
les jours fériés,
les congés,
les week-ends et week-ends - 1,
le nombre de RDV par jour,
les heures début et fin de journée (début et fin rdv),
l’intervalle entre deux RDV, et
le planning obstétrical.
(Ces paramètres sont fixés dans le tableau ‘Divers paramètres du centre’.)

Le tableau des RDV vous propose d’entrée une date de rendez vous pour le patient choisi ( il vous affiche
la date au plus tôt et la date au plus tard ).
Elle est calculée sur la base des paramètres cités ci-dessus.
Dans la majorité des cas vous n’aurez qu’à confirmer, sans trop de manipulations.
Cependant, vous pouvez choisir une date qui vous convient et qui convient au patient.
L’utilisation de ce tableau est facilitée. Vous pouvez donner une date de RDV ou demander
au logiciel de calculer cette date en lui fournissant un nombre de jours.
L’horaire est fixé en fonction des paramètres, le logiciel vous affiche les horaires disponibles.
Une fois que vous donnez la date repère, le logiciel calcule la date du RDV et vous affiche la liste
des patients ayant un RDV pour cette même date. En même temps il détermine les horaires disponibles.
Pas de raison pour se tromper !

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CODES COMMUNES
VILLES / LOCALITES
PROFESSIONS / LIENS DE PARENTES
Le logiciel vous permet d’indiquer des informations générales sur le patient, telles que celles
des fichiers indiqués ci-dessus.

JOURS FERIES FIXES et VARIABLES

LES CONGES
Les jours fériés et congés sont utilisés pour fixer correctement des RDV.
Les jours fériés variables sont ceux qui changent d’une année à l’autre, de ce fait,
il faudra les enregistrer avant la fin de l’année, car les rendez-vous peuvent être fixés
en fin d’année pour l’année qui suit.
LES ENCAISSEMENTS
Vous pouvez enregistrer un encaissement soit en donnant un montant global,
soit en le détaillant par tarif.
En cas de différence non payée par le patient, le logiciel vous permet de la mémoriser
soit comme ‘montant pardonné’, soit comme ‘montant non pardonné’.
POUR MEMOIRE
Ce tableau vous permet d’enregistrées des notes qui peuvent être utiles lors de la prochaine consultation du patient.
Ces notes sont personnels et ne peuvent être vues que par l’utilisateur qui les aurait créées.
RECEPTION DES PATIENTS
Une personne est indiquée comme vue :
1)-- Si elle est consultée,
2)-- Si elle passe à la réception ( tableau Réception),
3)-- Si elle passe pour fixer un RDV,
4)-- Si elle passe pour payer ses dettes (tableau Encaissement),
5)-- Si vous indiquez que cette personne est passée (tableau Indiquer une personne comme vue)

Pour ceux qui utilisent GIN sur un seul micro-ordinateur, en salle de consultation, il est inutile de remplir
le tableau « Réception ». Les patients consultés sont automatiquement marqués comme ‘Reçus’ une fois qu’un acte
médical leur est établi (compte rendu, ordonnance, prescription, certificat, RDV, encaissement,..).
Pour ceux qui utilisent GIN en réseau (2 postes ou plus), ils peuvent confier la réception des patients à un utilisateur
(secrétaire, infirmière, etc.) qui remplira le tableau « Réception » à l’arrivée du patient.
Différents cas peuvent se présenter quand au mouvement des patients au cabinet :
-*- le patient passe par la réception,
-*- le patient entre directement en salle de consultation, sans passer par la réception,
-*- le patient vient pour prendre un rendez vous,
-*- le patient vient pour payer ses dettes,
-*- etc.
En plus de ces cas, vous pourrez indiquer qu’une personne est passée ( pour une raison ou une autre !).

Le but de cette fonction de ‘réception des patients’ est d’avoir (le jour même ou après), la liste des personnes vues, avec
les motifs de passage.
Pour ceux travaillant en monoposte comme pour ceux travaillant en réseau, les indications qui seront fournies dans la
‘Liste des Personnes Vues’ sont différenciées selon les cas cités ci-dessus.

Pour ceux travaillant en réseau et ayant confié la réception à une infirmière, ils pourront afficher cette liste durant le
travail afin de connaître les patients de la journée (reçus, consultés, pour RDV, pour encaissement, et.) et de connaître à
l’avance le prochain patient, le nombre de patients restants en salle d’attente, etc

Les réceptions sont listées par ordre de l’heure d’arrivée du patient.

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INDIQUER DES PERSONNES COMME VUES
Dans certains cas on peut avoir besoin d’indiquer le passage d’une patiente même si elle n’a pas été consultée.
Ces personnes apparaîtront dans la liste des Personnes Vues avec l’indication correspondante.

LES SITUATIONS

Plusieurs situations sont fournies par le logiciel, nous retrouvons :

Situation Financière du patient
Situation Financière du centre
Le nombre d’actes pour une période
Les personnes vues
Quand est passé X
Les patients traités au médicament m…
Quand X a-t-il été traité au médicament m..
Les Contraceptantes

STUATION FINANCIERE DU PATIENT

Vous pouvez connaître la situation financière d’un patient depuis sa prise en charge au cabinet.
Ce tableau vous indiquera ce que le patient aurait dû payer, ce que vous lui aurez pardonné
et ce qui lui reste à payer.

SITUATION FINANCIERE DU CENTRE

La situation financière du centre peut être demandée soit pour tout le centre, soit par médecin,
et ce pour une période donnée.
Le tableau vous indiquera ce qui aurait dû être encaissé, ce que vous auriez pardonné aux patients,
et ce qui vous restera à récupérer. Les résultats sont donnés globalement et mois par mois.

LE NOMBRE D’ACTES POUR UNE PERIODE

Vous pouvez demander le nombre d’actes faits dans une période donnée.
Ceci concerne les actes médicaux, les prescriptions et les certificats.
Vous pouvez vous intéressez à tous les actes ou bien à un seul acte.
Les résultats sont donnés globalement et mois par mois.

PERSONNES VUES
Vous pouvez consulter la liste des personnes vues entre deux dates.
Nous distinguons la liste de la journée (LISTE D’AUJOURD’HUI) et la liste entre deux dates.
Vous pouvez durant le travail consulter cette liste pour vous informer sur les patients qui sont en salle d’attente, et ceux
déjà consultés.
La liste est très riche du fait qu’elle donne des indications détaillées pour le centre, sur les
horaires d’arrivée et de consultation, les motifs, et ce par médecin et secrétaire (la réception).

Mais, c’est quoi ‘Les Personnes Vues’ pour une journée donnée ?

Le logiciel indiquera qu’une personne a été vue, dans les cas suivants :
--1)-- Si vous lui avez établi un acte médical, une ordonnance, une prescription ou un certificat.
--2)-- Si cette personne est pointée à la réception.
--3)-- Si cette personne est passée pour fixer un RDV.
--4)-- Si cette personne est passée pour payer ses dettes (Encaissement).
--5)-- Si vous décidez d’indiquer que cette personne est passée, malgré que vous ne l’avez pas consultée.

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 N.B.
La liste des Personnes vues vous donnera l’indication pour tous ces cas (Consultée, Passée pour Encaissement,
etc..).

QUAND EST PASSE X

L’utilité de cette information n’est pas à démontrer !
Vous pouvez à tout moment rechercher et savoir les dates et heures de passage d’un patient, ainsi que la raison de son
passage.
Vous pouvez avoir l’information pour une date donnée ou pour une période entre deux dates.
Ce tableau est une façon très rapide d’avoir l’information, d’autres tableaux de GIN peuvent vous donner ce
renseignement d’une autre manière.

LES PATIENTS TRAITES AU MEDICAMENT…

(Par exemple, retrouvez les patients à qui vous avez prescrit l’Aspirine)

A l’aide de ce tableau vous pourrez avoir la liste des personnes pour lesquelles vous aurez prescrit un médicament donné.
Le résultat est donné pour une période que vous aurez demandée.
Vous pouvez utiliser ce tableau pour rechercher si vous avez prescrit ou non un médicament, quand et à qui.

QUAND X A-T-IL ETE TRAITE AU MEDICAMENT…

(Par exemple, rechercher quand un patient a-t-il été traité à l’Aspirine)

La liste obtenue donne les dates auxquelles le médicament a été prescrit au patient indiqué.

LES CONTRACEPTANTES
Le résultat est une liste donnant, par exemple, les patientes à qui vous aurez placé un stérilet.
Vous aurez le nombre de stérilets posés et la liste des patientes.

Le tableau vous permet de combiner la recherche pour :

--*- le médicament utilisé dans une contraception,
--*- et le type de contraception.
Vous pourrez spécifier les deux en même temps, ou bien l’un des deux.
Par exemple si vous recherchez les Stérilets, ne donnez pas de nom de médicament.

Pour ne pas donner un des deux, appuyez sur la Flèche Bas pour passer.

CONTACT
Vous pouvez utiliser GIN sur un micro-ordinateur courant.
Le logiciel n’est pas limité, sa capacité ne dépend que du matériel utilisé.
La majorité des informations sont cataloguées par l’utilisateur, en fonction de ses besoins.

Contactez-nous à ces deux adresses :

GINMOTO@LIVE.FR

Ou bien : Tél : Algérie 0662 13 99 73 ou bien 0795 03 29 64

Vous pouvez utiliser le logiciel avec toutes ses fonctionnalités.

En cas de satisfaction contactez-nous aux adresses ci-dessus.

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