Bab. XIll. B 5 w Co Cc Qa ris as naked (BENCHMARKING| q Tyjuan pembahasan pada bab ini adalah agar dapat memahami dan menjelaskan tentang konsep patok duga (benchmarking), yang mencakup hal-hal berikut. » Penger dan jenis patok duga. ‘Azas dan generasi patok duga. ee Dasar pemikiran perlunya patok duga. Patok duga merupakan instrumen perbaikan kualitas. Proses patok duga. ess Peranan mi dalam patok duga Dalam bab ini akan dikemukakan definisi patok duga, jenis-jenis patok duga, azas yang’ terkandung dalam patok duga, latar belakang mengapa diperlukan patok duga, patok duga| sebagai instrumen perbaikan kualitas, proses dalam melakukan patok duga, dan apa sja’ peranan manajemen dalam pelaksanaan patok duga, Patok duga merupakan salah satu cara! meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan dalam upaya perbaikan kualitas agar perusahaan dapat bersaing dalam tingkat dunia. Dipindai dengan CamScanner4, Perusahaan Terkenal sebagai Pemimpin Industri Dunia 4 Patol daa tidak semata-mata dtjukan kepada pesting produk angsung. Dalam kenyatzar rmungkin terdapat suatu kesalahan dalam pelaksanaan patok duga, karena mang rempunyaiprakk yang kurang dinginkan,Patok duga hares iarahkan pada perusahaan perusahaan dan fangsi-fungsi usaha, dalam perusahaan yang diakui sebagai yang terbail atau sebagai pemimpin indust teraik, seperti bank untuk pemrosesan dokimen yang! tanpa kesalahan. Contoh beberapa kandidat patok duga Kelas dunia (world clas benclmaring| candidates) adalah Sony, Ericsson, MCI, dan lain-lain. Beberapa perusahaan terkenal/’ termasyhur di Asia yang cipilih olch Asian Inte of Management (AIM) adalah SIA, Ayala Shell of ‘Thailand, Cathay Pacific, Malaysia Airlines, dan Bank Niaga. ' Perusahaan yang diteladani sebagai mitra patok duga sering tidak jelas. Dalam investigas! yang elit pertucitentukan perusahaan yang mana yang dicari sebagai mitra patok dog dan mengapa. Sangat beruntung bahwa terdapat cara-cara untuk menemukan siapa| dan apa sebabnya perusahaan itu yang dipilih. Dalam arti formal, patok duga adalah! penyelidikan yang berkesinambungan dan pengalaman belajar, yang memastikan bahwat praktik industri yang terbaik ditemmukan, dianalisis, diadopsi, dan diimplementasikan.| Patok duga berfokus pada praktik-praktik terbaik yang ada. Misalnya, memastikan suatu pemahaman bagaimana hasi itu dilakukan, Akhirnya, menentukan nilai dari pr praktik atau bagaimana hasil itu dilaksanakan, Patok duga merupakan suatu pendekatan proaktif yang memungkinkan pihak, manajemen perusahaan memahami bisnis yang dilakukan, pasar yang dilayani serta dapat, memotivasi manajemen untuk memfokuskan perhatian pada usaha-usaha perbaikan terus-: menerus dan mengimplementasikan manajemen perubahan. Dewasa ini, patok duga telah menjadi alat manajemen yang mendasar yang dapat membimbing pihak manajemen untuk iat ke luar perusahaan guna mendapatkan gagasan dan inspirasi yang dibutubkan untuk menghilangkan kesenjangan performansi perusahaan dibandingkan dengan perusahaan pesaing yang unggul, Patok duga juga dapat meningkatkan performansi an untuk menjadi lebih unggul daripada perusahaan pesaing yang ungggul mel Hasil pengukuran performans, kondis proses patok duga al rencana strategi perusabaannya atan dalam mendesain produk baru, agar kemud dapat mencapai performansi, kondisi produk, dan pelayanan yang lebih ungeul, atau pa tidak sama dengan yang telah dicapai perusahaan pesaing yang unggul terscbut. yusun n perusal Di Amerika Serikat, patok duga menjadi alat utama yang penting dan populer bagi | Perusaliaan yang menerapkan manajemen kualitas terpadu, Perusahaan yang ingin meningkatkan * keuntungan dan mencapai keunggulan kompetiti sclalu menerapkin patok duga. Camp (1989) mengemukakan, bahwa patok duga merupakan suatu proses pencarian secara terus-menerus ide-ide baru dan metode-metode baru, praktik dan proses, serta merupakan salah satu usaha mengadopsi praktik-praktik atau mengadaptasikan sifatterbaik, kemudian menerapkannya untuk memperoleh hasil terbaik dari yang terbaik. Dengan kata lain, patok duga merupakan pencarian praktik terbaik, j . : a 3 — z 298 5 Manajemen Mutu Terpad (Total Quality Managemen Dipindai dengan CamScannerpada dasarnya, terdapat empat jenis patok duga (Dale, dalam Gasperz,1997: 47), yaitu seal bncharirg, compete benchmarking, rctional benchmarking, dan generic benhmarkng 1, Internal Benchmarking Merupakan investigasi patok duga yang paling mudah diterapkan, yaitu dengan jmembandingkan operasi-operasi di antara fungsi-fungsi dalam organisasi itu sendiri Dengan demikian, internal Benchmarking dapat dikatakan sebagai suatu paket upaya perbaikan terus-mencrus untuk mengidentifikasi praktik bisnis terbaik-yang ada dalam lingkungan perssabaan sendir. Misalnya, praktik bisnis di salah satu anak perusahaan atau unit bisnis yangsetelah ditcitimemiliki performans terbaik, di mana sifa yang ungeut ini kermian ditularkan kepada anak perusahaan lain atau unit bisnis ain yang beraca dalam. kelompok perusahaan yang sama, Dengan melakukan internal benclanarking, dapat diperolch. informasi yang lebih jelas, kritis, dan objektif tentang adanya kesenjangan performansi antarunit bisnis atau bagian di dalam perusahaan, serta penyebab terjadi kesenjangan performans. Selanjutnya, dengan memahami informasi tersebut, berbagai upaya untuk mengurangi atau menghilangkan kescnjangan dapat dilakukan. Implementasi internal dckmarking akan mendorong semakin berkembangnya komunikast infernal dan pemecahan masalah secara bersama di antara unit bisnis atau bagian yangada dalam organisasi. Dalam ‘melakukan perbandingan perlu ditetapkan benclomark: targets. Untuk jenis internal benchmarking, yang menjadi target adalah unit bisnis atau fungsi-fungsi dalam perusahaan yang diketahui ‘memiliki performansi terbaik atau memiliki keunggulan tertentu pada sifat-sif schingga patut diteladani olch unit bisnis lain atau fungsi-fungsi lain dalam perusabaan 2. Competitive Benchmarking Conpetitice benchmarking merupakan tingkatan yang lebih lanjut dati internal benchmarking Congettoe benchmarking berfunggi untuk memposisikan prodok perusahaan terhadlap produk pesaing, Competitive benchmarking diterapkan untuk menciptakan atau meningkatkan daya saing serta mampu memperbaiki posisi produk dalam pasar yang kompetitif; Melalui competitive bendrmarking akan diperolch informasi tentang performansi terbaik dari pesaing, di mana informasi ini dapat dipergunakan oleh perusahaan untuk menciptakan produk yang lebih baik dari yang baik. Upaya mencari model dan praktik-praktik bis yang ada di pasar global dan memiliki pengaruh langsung terhaclap praktik b cilakukan perusahaan akan meningkatkan daya saing perusaliaan di pasar global itu, Dalam compettoe benchmarking, target pembanding berada di luar perusahaan dan bersifat flesibel,tergantung pada tujuan competitice benchmarking. Dalam hal ini, bmchomark targets dapat berupa produk-produk sejenis yang terbaik yang menjadi pesaing utama, atau bukan produk sejenis, asalkan performans spesifiktertentu dari produ cipandang dapat diterapkan pada desain produk baru, atau keunggulannya dapat mendatangkan inspirast ‘atau gagasan baru bagi perbaikan produk yang ada. Implement mpetitce benchmarking relaif lebih sult dibandingkan infernal benchmarking, Karena informasi yang diperlukan berada di luar perusahaan, yakni pesaing domestk atau luar neger. schingsa diperlakan ‘aha tambahan untuk memperoleh informasi penting. Informa ini dapat diperoleh dark >ngjalah-majalah perdagangan, asosias bisns sejenis, publikasi rset, dan sumber lain. ite benclnarkng juga sering disebut sebagai external benchmarking, Pa "ok Dua (Benchmarking) Ss Dipindai dengan CamScanner3. Functional Benchmarking . - Fanctonal benchmarking merupakan jenis patok duga yang tidak harus membatasi padi pembandingan terhadap pesaing langsung. Functional benchmarking dapat melakukan, Jivestigasi pada perusahaan-perusahaan yang unggul dalam industri yang tidak sejenis J Bagaimanapun, relevansi dari pembandingan pada fiunctional benchmarking perl lipertahankan ‘melalui mendefinisikan karakteristik performansi yang harus serupa dengan fons dari perusahaan. Sebagai suatu contoh dari implementasi fimctinal benchmarking Xen Corporation berhasrat meningkatkan wakt penyerahan dari.small pats ke tenis. Xerox’ | mengidentifkasi 1.1. Bean schagi pemimpin (yang unggul) dalam pemenuhan pesanan 4 dan operasi perguelangan. Di sini telat bahwa Xerox Corporation sebagai perusahaan fotokopi meniru L.L. Bean yang unggul dalam operasi pergudangan dan pemenuhan pesanan, padahal kedua perusahaan, Xerox dan L.L. Bean tidak sejenis. Kasus lain, misalkan perusahaan penerbangan sipil yang ingin memperbaiki pelayanannya dengan mencegah | penundaan jadwal penerbangan melalui upaya mempercepat proses pembersihan dan.’ pemberangkatan pesawat. Untuk itu, perusahaan tersebut dapat belajar dari kecepatan | dan kesigapan personil di sirkuit balapan mobil dalam menyiapkan mobil-mobil balap (yang mengalami kecelakaan) agar dalam waktu yang sesingkat-singkatnya mobil itu dan pengendaranya segera siap kembali melanjutkan balapan mereka, Dalam hal ini, perusahaan, ) penerbangan itu dapat menjadikan mobil balapan scbagai teladan yang perlu ditiru sehingga tidak harus melakukan patok duga dari perusahaan penerangan sipil yang lain, Dengan demikian, dalam fictional benchmarking, nilai target pembanding dapat berasal dari perusahaan tidak sejenis yang unggul. Implementasi functional benchmarking memang lebih sulit unutk dilakukan, mengingat infor 4. Generic Benchmarking Generic benchmar jenis patok duga di mana beberapa fungsi bisnis dan proses adalah sama, tanpa mempedulikan ketidakscrupaan atau ketidaksejenisan di antara industri-industyi. Generic benchmarking membutubkan konseptualisasi yang komprehensif,serta merupakan jenis patok duga yang pal ari functional benchmarking. W menjiplak atau mer pend merupaka ng sulit, Generic benchmarking merupakan perluasan pun patok duga sering disederhanakan dengan istilah 1, tetapi proses implementasi ternyata tidak mudah dan membutuhkan an yang komprchensif dari manajemen perusahaan secara kescluruhan. ‘Tyjuan utama patok duga adalah untuk menentukan kunci atau rahasia sukses dari perusahaan pesaing yang paling unggul, kemudian mengadaptasi dan memperbaikinya secara Jebih baik untuk diterapkan, yang akhirnya akan mengungyuli pesaing yang dipatok duga. Patok duga merupakan pekerjaan yang paling berat, baik secara fisik maupun mental. Sccara fisik, dibutubkan kesiapan sumberdaya manusia dan tcknologi yang matang untuk melakukan patok duga sccara akurat. Secara mental, pihak manajemen harus bersiap dit bila setelah dibandingkan dengan pesaing. ternyata ditemukan kesenjangan yang cukup ; tinggi sehingga terbuka kemungkinan terjadi merger dampak positif dan saling menguntungkan - . - | 238 : Manajemen Mutu Terpadu (Total Quality Management) atau akuisisi yang menimbulkan ; Dipindai dengan CamScannerpuok dari Tabel 13.1. berikut. za dan Generasi Patok Duga ga mengandung beberapa asa Pavia, 1994; 19) . kan kiat untuk 4:12), cok aga merupal er Patfahaan dapat memimpin atau menguasai pasay St 48M mengapa suatu Fokus kegiatan patok duga diarahkan pada praktik terbeik dari penusahaan ls Frank patok duga berlangsung secara sistemats dan Perusahaan Jain i ‘ radu de a nya, mianya TOM, coferte cngmaring, analiss pesaing a, pe ee Ketelibatan semua pibak, pemilihan yang tepat tentang apa yang dipatok dy i luga, pemahaman organisasi, pemilikan mitra yang cocok, dan kemampuan meek apa yang ditemukan dalam praktik bisnis. puan melaksanakan pabednanantara patok duga, set pemasaran, dan anal kompet dapat ket Tabel 13.1 Patok Duga Vs. Riset Pasar Vs, Analisis Kompetitif item Patok Duga RisetPasar | Analisis Korpetit | 7 Tuvan Generik | Menganalisis apa, mengapa, dan ‘Menganalisis pasar ‘Menganalsis stratog’ | bageimana baiknya kompetisi atau | indus, segmen kompetit perusahaan pemimpin melakukannya | pelanggan atau : penefmaan alas preduk 7 Fouus Umum | Praktek-praktek usaha yang Kebutuhan pelanggan | Strategikompedtt memuaskan kebutuhan pelanggan | 3 Aika Praktek-praktek usaha dan produk | Barang dan jasa Pasar dan proauk | (barang dan jasa) | 4 Baya Tidak terbatas, Kompetiiffungsional, | Bagaimana pelanggan | Aktvitas pasar dan benchmarking internal digunakan | diayani 5. Sumber Informasi | Pemimpin industi dan pesaing Pelanggan Zralisnd dn lainain J sehag L es é bang melalui lima generasi (Widayanto: 1994), Konsep patok duga telah ber Derikut. Reverse Engineering Dalam generasi ini dilakukan perbandingan Kerja terhadap produk pesaing, Generasi ini Pendekatan rekayasa produl Competitive Benchmarking ‘elakukan patok duga terhadap karakteristik prod rakteristik produk, fungsi produk, dan Jerung berorientasi teknis dengan Juk, persaingan, dan proses yang 3, hemgkinkan adanya produk unggul. Cah ¢s Benchmarking niga” Yang lebih as, yaitu beberapa *S yang memiliki kemiripan produk. sermika yar proses bisnis perusahaan terkemuka yang 239 Da (Benchmarking) Dipindai dengan CamScannerrategic Benchmarkin, . a implementasi strategi bisnis, dan memperbaiki Winerja engan memahami day ‘mengadaptasistrateg! yang telah berhasil dilakukan oleh mitra yang telah berpartisipag | dalam aliansi bisnis. 5. Global Benchmarking / | Generasi ini mencakup semua generasi sebelumnya, yang cakupan geografisnya sudgh | rmengglobal, dengan membandingkan terhadap mitra global maupun pesaing global, | Pada praktiknya, kelima generasi terscbut masih berkembang pada saat ini, | Dasar Pemikiran Perlunya Patok Duga Dorongan melakukan patok duga ditentukan olch faktor pemenuhan kepuasan _ pelanggan yang sifatnya dinamis serta dapat meningkatkan daya saing dalam menghadapi | liberalisasi perdagangan dan globalisasi ekonomi. Apabila suatu perusahaan memiliki proses 4 kali lebib efisien, maka perusahaan lainnya mengadopsi proses tersebut dan menyempurnakannya hingga mencapai 6 kali lebih efiisien. Patok duga dimaksudkan untuk secara langsung meningkatkan efisiensi operasi dan strategi perusahaan. Konsep patok duga mengarah pada reorientasi budaya menuju usaha belajar, peningkatan keterampilan karyawan, dan efisiensi, yang pada gilirannya mengarah pada proses perbaikan berkelanjutan. Konsep efisiensi yang ingin dicapai melalui patok duga mengandung 4 komponen dasar (Karlof dan Ostblom, 1993: 80), yaitu kualitas (utulitas), harga, volume produksi, dan biaya produksi. Keempat komponen itu dapat digabungkan untuk menghasilkan nilai dan produktivitas dengan menggunakan rumus sebagai berikut __ Kualitas ea Harga Volume Produksi t 2. Produktvitas = Youme Produks! Biaya Produksi Ini berarti bahwa efisiensi merupakan fungs ari nilai dan produktivi Patok duga digunakan untuk menentukan proses yang akan diper berkesinambungan, yang menawarkan jalan tercepat untuk mencay i yerbaikan kine yang nyata, Proses produksi dapat dipercepat dengan didasarkan pada manajemen waktu | (time based management yang dapat menyederhanakan arus infor ‘masi, produk dalam partai (batel) yang kecil agar lebih cepat dikerjakan dan tidak menumpuk, proses berjalan secara paralel, | tmulai dari pemesanan, produlksi distribusi, dan penjualan serea memperpendek jangka waktu proses. Dengan mempercepat tempo pengerjaan di sctiap proses serta meniadakan proses- Droses yang tidak perlu, maka perusahaan akan responsif melayani keinginan konsumen. Faktor-faktor yang dipertimban, , igkan untuk mendorong suatu perusahaan melakukan Patok duga, terutama adalah seperti berikut meen Fas heaNoR Sah cannes ca gay — Manaleren Mut Terpad (Total Quy nag" east tehea Dipindai dengan CamScannerKomitmen terhadap pelaksanaan manajemen mutu terpadu (tla! quality man = TOM). rpadu (tolal quality management yokus pada pelanggan. Produc to markel time. Waktu siklus manufaktur js Lab | Dengan melaksanakan patok duga, Ross (1994: 141) mengemukakan manfaat-manfaat | yang pero beri in | |, Perubahan budaya perusahaan Memungkinkan perusahaan menetapkan target kinerja baru yang realistis yang akan meyakinkan setiap orang dalam organisasi mengenai kredibilitas target yang ingin dicapai. Hal ini dapat mengatasi sindrom “not invented here” dan alasan “we're different” yang sering dilontarkan sebagai argumen untuk tetap mempertahankan status quo. . Perbaikan kinerja Memungkinkan perusahaan mengetahui adanya kesenjangan-kesenjangan tertent dalam kincrja dan proses yang akan diperbaiki. Hal ini bermanfaat bagi perancangan } lang produk untuk memenuhi atau melampaui harapan pelanggan. . Peningkatan kemampuan sumber daya manusia Patok duga memberikan dasar pelatihan karyawan. Para karyawan menyadari adanya esenjangan antara apa yang mereka kerjakan dengan apa yang dikerjakan di perusahaan terbaik di kelasnya. Usaha mengurangi kesenjangan memerlukan keterlibatan karyawan dalam sctiap tcknik pemecahan masalah dan perbaikan proses melalui keterlibatan tersebut, serta setiap karyawan mengalami peningkatan kemampuan dan keterampilan. | Patok Duga sebagai Instrumen Perbaikan Kualitas Pada hakikatnya patok duga merupakan suatu instrumen untuk smelakukan perbaikan, Langkah awal yang dilakukan adalah mengidentifikasi proses dan praktik manufaktur ‘ang membutubkan perbaikan, Langkah fedua adalah mencari yang sukses dalam melakukan operasi yang hampir sama. Langkah ketiga akukan pengamatan dan pengukuran secara terinci mengenai bagaimana Jakukan aktivitas dan proses operasinya. Langkah keempat adalah sikan prosesnya dengan mengubah fokus organisasi dan serta operasi lainnya Perusahaan adalah m Perusahaan yang sukses 1 melakukan patok duga untuk perba mengembangkan keterampilan para manajer dan karyay gan dengan patok duga sangat erat dan wan. Hubungan antara perbaikan berkesinambun saling terkait, yaitu seperti berikut |. Situasi persaingan yang ketat menuntut setiap perus us ¢ Perbaikan dan penyempurnaan pada setiap bidang yang menjadi ketertinggalan dari perusahaan lain. | Patok duga dapat memberikan informasi utama mengend* a terhadap praktik dan proses Yang terbaik dalam kelasnya, Proses-proses yang perlu diubab. ahaan harus cepat melakukan kelemahan dan - 241 EPs "tok Dasa (Benchmarking) L 00 Dipindai dengan CamScanner3; Patok duga memberikan model yang terbaik dalam satu kelas yang dapat diadops aay, disempurnakan. oo 4. Patok duga mendukung TQM dengan memberikan alat terbaik bagi perbaikan prose yang cepat dan nyata. Proses Patok Duga Kegiatan patok duga dilakukan melalui beberapa tahapan, yaitu dimulai dari perencanaan, analisis, integrasi, implementasi, dan kematangan (Camp, 1989: 17, 259), 4 I. Perencanaan Langkah awal dalam merencanakan patok duga adalah mengidentifikasi proses atau | operasi apa yang membutuhkan perbaikan untuk dipatok duga. Langkah kedua, mencari perusahaan lain atau pesaing yang sukses dalam melakukan operasi yang sama. Langkah hal, | as, . Memiliki hubungan yang dekat dengan para pemasok. Memanfaatkan teknologi mutakhir. Fokus pada core business. menentukan jenis-jenis data apa saja yang diperlukan serta menentukan metode pengamatan. | dan pengukuran yang bagaimana yang harus dilakukan. Langkah keempat, mengadakan | negosiasi dengan mitra patok cuga untuk mencapai kesepakatan penelitian patok duga. | Pada umumnya, karakteristik perusahaan yang wnggul/terbaik dalam kelasnya yang akan | dipatok duga (Karlof dan Ostblom, 1993: 63) adalah sebagai berikut. i Fokus pada prestasi, perbaikan kualitas, dan produktivitas. i Kesadaran atas biaya. 4 Memiliki hubungan yang dekat dengan para pclanggannya. i pepo ge 2. Analisis ] Setelah data terkumpul, kemudian diolah dan dianalisis untuk mengetahui kinerja proses yang akan menemukan kesenjangan/perbandingan antara kedua pihak (perusahaan dan mitra patok duga) serta menentukan perbaikan target kinerja yang ingin dicapai. Apabila ternyala proses mitra patok duga lebih unggul, maka diadakan analisis kelayakan implementasidengan + menghitung biaya serta pengaruhnya terhadap proses-proses lainnya yang berkaitan. 3. Integrasi Apabila hasil analisis menunjukkan bahwa perubahan untuk menerapkan proses baru | tersebut layak dan mendapat dukungan setiap manajer, maka disusun perencanaan | implementasinya guna mencegah timbulnya hambatan dan gangguan serta pelaksanaannya akan dapat berjalan lancar dan berhasil. Dalam menyusun perencanaan dapat ditargetkan | Kinerja proses yang Iehih unggul daripada perusahaan mitra patok duga. Untuk maksud tersebut diperlukan pelatihan karyawan untuk mengembangkan keterampilannya. Pengembangan keterampilan yang dibutuhkan dalam patok duga meliputi empat faktor a. Pengetahuan, terutama yang berkenaan dengan aspek proses dan praktik suatv j pekerjaan yang diperoleh dari hasil penelitian patok duga. | b. Motivasi, dapat memotivasi setiap orang untuk terus belajar dan ~ produktivitas kerja. Dipindai dengan CamScannerSituasi, yaitu peluang bagi setiap orang meningkatkan efisiensi dan produktivitas, 4. Kemauan sevap orang untuk mengembangkan pengetahuannya Implementasi : . Implement patok duga harus sesuai dengan yang telah direncanakan dan sesuai dengan edur bara yang membutubkan waktu untuk bisa menjadi kebiac ee Setelah proses baru ciguakan dan berjalan lancar,biasanya kinetin perusal ae meningkat dengan pesat. Dengan pedaksansan pebaikan yangherkesinambungan malaperhen dapat mengunayall nia patok duga. Kesemuanya ini baru dapat tercapai bila labeler, kegiatan pemantauan dengan pengendalian proses secara statistik untuk mengetahu kemajuan perbaikan yang akan. Berdasarkan hasil dari kegiatan pemantauan terscut dade perbaikan secara berkesnambungan schingga dapat mengungyuli proses dari mitta patok duga. 5, Fase Kematangan Kematangan akan tereapai pada saat praktik-praktik indust digabungkan/disatikan dalam semin proses usaha, ini berarti memastikan superiorts, Supeioritas dapat dij dengan beberapa cara. Dalam beberapa contoh, jasadijual kepada pelanggan sebagai tambahan melayani pelanggan internal. Apabita proses yang sekarang berubah dibuat tersedia bat yanglain,apakah scorang usahawan yang berpengetahuan lebih menyukainya? Hal tersebut menjadi konfirmas yang kurt dari suatu benchmark. Tidak eitentukan oleh apakah perusahaan hin mdlakukan benchmark operasi internal atau tidak, tctapi Anda juga perla konfirmasi Kematangan tercapai pada saat ini juga menjadi aspek yang berlangsung terus, penting dan berinisiatif sendiri dari proses manajemen, Ini menjadi melembaga dan bukan oleh ‘ wntuk menerapkan pengetahuannya dalam Keli roses melakukan dua datas, digambs spe erik fangkah pada 1. dently What is tobe Banchmarked Planning tdontty Comparative Compamnes Analysis Integration Implementation [= Leadership Position Attained Maury [+ Sms ere ae Poess Gambar 13.1 in, 1993: 129) , Langkah-Langkah Proses Patok Duga (Ami 243 Dipindai dengan CamScanner1997: 121), proses patok duga harus terbuka dan transpaan gp elas langkah yang dirinci, yaitu pada fase persia lak, Menurut Goetsch ( a dengan lima langkal, dan fi Pascapelaksanaan ye, dengan | im tiga fase, dengan empat shlangkah, fase pelaksanaan : . ; tujub lang seg melakukan tindakan dalam sep langka, yang qh i \ Jangal serta spa sa mse | sebagai berikut. i ° | & | Tndakan oleh | 1 Manjernen 1. Dapatkan komitmen manajemen i a 2. Barkan garis dasar pada proses Anda send { § | Perexayasaan 2, Identikasi proses yang kust & lemah, dokumentasian & | Pom eduanya & | Mansiemen 4, Solesaikan proses untuk d-benchmarkkan i Manajemen 5. Bentuklah tim benchmark i & Lakukaniah ract untuk mendapatian yang tebaic qs 4 Tim kelasnya 7. Solesaikaniah calon mitra benchmark g | Tm dengan Miva 8, Rumuskan kesopakatan dengan mitra benchmark 5 9. Kumputkan data 1 | eee 10. Anais data & ttapkan kesenjangan iKebutuhan 11, Rencanakan tindakan untuk menutup kesenjangan & kelebinan . 12. Implementasikan perubahan 5 | sanajomen 13. Pantauiahkineria 32 14. Mutakhirkan bench-mark ge lanjutkan siklus Massa > Catatan: Langkah 2 sampai 14 membentuk ‘Stlus benchmark, mengulangiselama mungkin Benchmark yang digunakan Gambar 13.2 Proses/Urutan dalam Patok Duga Implementasi Patok Duga pada Harley Davidson Keberhasilan dalam pengimplementasian patok duga ditunjukkan oleb perusahaa® motor besar Harley Davidson, Dalam bentuk sederhana, perusahaan Harley Davidson mendefinisikan patok duga sebagai proses mengidentifikasi bidang-bidang kunci di man | perusahaan perlu melakukan perbaikan atau peningkatan, secara sistematik mengidention® perusahaan-perusahaan lain yang unggul dalam bidang ini yang menjadi helemal Perusahaan, menganalisis perbedaan-perbedaan dalam pendekatan menggunakan dala Pengukuran dan wawancara, dan Kermigian menyadus atau mengadaptasipraktkP'"” f vay anosee ‘Manajemen Mutu Terpadu (Total Dipindai dengan CamScannerdigunakan dalam perusahaan yang un ) . okduga adalah mencari, mempelajar, ok duga ad , mempelajari, dan 1 | sonal baru melalui pertukaran infos mengkombinasikan pendekatan-pendekatan asi dengan lop performing non- Hail studi competitive benchmarking yang dilakukan oleh aes | ssahaan-perusahaan pesaing menunjukkan bahwa hae Farley Davidson tidak sejajar dalam industri | of | c ggul i : tik yang dilakukan Harley Davidson sendiri shingga mampa mening-katkan performansi perusahaan, Langkahclangkah pendekatan gatok duga yang dilakukan oleh Harley Davidson untuk mencapai tingkat performansi elas - dunia (Gasperz, 1997: 53) scbagai berikut. |. Identifkasifungsi yang akan dilakukan patok duga dengan memilih suatu bidang yang Jemah di mana perbaikan yang besar dapat dibuat. Perlu memikirkan secara hatichat fungsi mana dari perusahaan yang memiliki daya saing paling rendah agar fangs itu yang dilakukan dalam patok duga. Identifkassi perusahaaan dalam kelas terbaik yang berkaitan dengan fiungsitersebut. Hal ini dapat dilakukan melalui riset untuk mengetahui perusahaan mana yang terbaik, Berbicara dengan pemasok, asosiasi perdagangan, pelanggan, dan orang-orang dalam organisasi untuk membantu mencmukan mitra yang baik dalam melakukan patok duga. Identifikasi variabel-variabel performansi kunci untuk diukur dan mengumpulkan data. Perlu menentukan jenis data yang dikumpulkan guna menjamin pemban-dingan yang akurat. Mempelajari operasi perusahaan secara ckste sebelum melakukan studi tethadap operasi perusahaan pesaing serta perlu menyiapkan dafiar pertanyaan. 4. Analisis dan membandingkan data, Scbagai tambahan terhadap pengumpulan data kuantitatif, deskripsikan pendekatan-pendekatan manajemen kunci yang membedakan antara perusahaan kita dan perusahaan pesaing, serta identifikasi faktor-faktor : keberhasilan yang kritis. Proyeksikan tingkat peformansi atau kinerja perusahaan yang dilakukan melalui proses Patok duga itu di masa yang akan datang, Proyeksikan tingkat peformansi perusahaan Jang dilakukan melalui proses patok duga itu dalam lima tahun mendatang, kemudian ‘apkan rencana untuk dapat menyamai atau bahkan melampauinya. atok duga mempresentasikan rekomendasi yerusahaan harus berubah. asil-hasil yang ditemukan dalam k membangun dukungan nentukan sasaran fungsional. Tim abli p wit ke manajemen puncak tentang dalam hal apa p sug mkasikan temuan-temuan patok duga. Ha ae ma Patdk duga pes dikomunikasikan dengan pekerja Mya UY Perubahan, wee fembangkan rencana-rencana tindakan. 1 Mmaencana indakan spesifi untuk stay 88> att wage Pan indakan spesifik dan memantau kemajuan. Pers z i yang baru. Petiode waktu guna menentukan tingkat performans! yang : Poa “ é pare "Cocks : an, Tim patok duga mengembangkan Dipindai dengan CamScanner5 (ecalbrat) patok dug Sepanjang waktu, benchmarks target dan woteng 10, Rekalibrasi (cali ; patok daga harus dievaluasi kembali. — 5 patok duga yang d Berdasarkan pros memimpin dalam in Dari contoh proses patok duga yang dikemukakan ci auas, aumpak bala meshing: ari k duga dalam langkah yang . rapkan proses patok duga dal Yang berbed; setiap perusahaan dapat aoe crete benchmarking memberikan hasil yang sama, 4 jilakukan Harley Davidson telah meray. | \dustri motor besa. "| 4 perusahaan untuk kembs ai aa vn performanspeusian unt menjadi trmnggel dala els indi f Apabilasutu persahan ingin melakukan std compli ncn, maka py | diketahui competitive benchmarks, seperti ditunjukkan dalam Tabel 13 | Tabel 13.2 j Competitive Benchmarks for Typical and World-Class Companies ‘| Benctimaik Typical World-Class | Qvetty Level 100% | 200% 1000% i ‘Make-to-Market Speed 100% 200% — 300% Predton Cost 100% 50% 70% Prodtty 100% 1258 — 150% Over Porormance 100% 190% — 150% Feigenbaum (dalam Harington dan Harington, 1995) memfokuskan perhatian pada 10 benchmarks yang Jangsung merupakan upaya perbaikan. Sepuluh benchmarks untuk keberhasilan kualitas adalah sebagai berikut. 1. Kualitas adalah suatu company-wide process. 2. Kualitas adalah apa yang dikatakan oleh pelanggan. 3. Kualitas dan biaya adalah suatu penjumlahan, bukan suatu perbedaan. i 4. Kualitas membutuhkan antusiasme bersama individ) 9. Kualitas adalah suatu cara manajemen, 6 7. 8. individu dan tim kerja. Kualitas dan inovasi saling tergantung secara timbal balik. Kualitas adalah suatu etika. Kualitas membutuhkan perbaikan terus-menerus B Kualitas adalah paling cfekti, last capital intensive route to productivity, 0. Kualitas diimplementasikan dengan suatu sistem total yang dikaitkan dengan pelangg2” dan pemasok. gunakan analisis pareto untuk mendefinisikan beber 4 ‘1 tim kerja untuk menyelesaikan masalah-masalah yas 4 py nano Dipindai dengan CamScannerdalam perusahaan. Juran melihat apa yang discbut sebagai the spiral of progress in quality, di | nana fungsi kualitas merupakan kumpulan aktivitas melalui yang mana ingin dicapai untuk mess for use, tanpa memperhatikan di mana aktivitas-aktivitas ita dilakukan. The spiral of t prnress in quality mencakup sembilan hal berikut. 1, Riset pasar. , Pengembangan produk. Desain dan spesifikasi produk. Pembclian dan pemasok. Perencanaan mamufakturing, Produksi dan pengendalian proses. Inspeksi dan pengujian. Pemasaran. Pelayanan pelanggan. | | | ‘Tampak bahwa apa yang disebut Juran sebagai the spiral of progress in quality diawali dengan riset pasar untuk mengetahui keinginan dan kebutuhan pelanggan dari produk yang akan diproduksi. Berdasarkan keinginan dan kebutuhan pelanggan dibuat desain produk untuk persiapan produksi. Selanjutnya, proses produksi yang merupakan transformasi dari inful menjadi oulpul harus mengikuti desain dan spesifikasi produk yang diinginkan oleh pelanggan yang diketahui melalui riset p njuya, produk yang telah selesai diproses mengikuti desain yang ada didistribusikan olch bagian pemasaran ke pelanggan. Bagian pelayanan pelanggan bertanggung-jawab untuk mencari informasi umpan-balik, sejauh mana tingkat kepuasan pelanggan atas produk yang dikonsumsinya bersama-sama dengan fungsi-fungsi yang lain dalam perusahaan atas berbagai keluhan pelanggan yaig muncul akibat mengkonsumsi produk dari perusahaan, Tampak suatu keterikatan yang erat antara fungsi riset dan pengembangan, fungsi perekayasaan, fungsi produksi, fungsi pemasaran, dan fungsi pelayanan pelanggan dalam siklus perbaikan kualitas perusahaan, Apa yang dikemukakan Juran sebagai the spiral of progress in quality adalah serupa dengan yang dikemukakan Deming, yang terkenal dengan Roda Deming (Doming’s Wheel). Pada tasarnya, Roda Deming terdiri dari empat komponen, yaitu (1) riset, (2) desain, (3) produksi, dan (4) pemasaran. Harington dan Harington (1995) mengemukakan, bahwa organisasi yang menjadi Pemenang adalah organisasi yang memiliki karakteristik sebagai berikut. 1. Kualitas relatif lebih baik. 2 Ongkos relatif lebih rendah. 3. Harga relatif lebih tinggi, yang dikombinasikan dengan ongkos yang dikurangi (reduced st), memberikan suatu profil advantage yang sangat signifikan. Pangsa pasar relatif Iebih besar. Pannesi dan O’Brein (1992) mengemukakan, bahwa pemilihan ukuran kompetitif dari i seat 5 orwanisasi yo ‘tu Perusahaan untuk dianalisis harus mencakup semua strategi organisasi yang telah t [P80 an Benchmarking) - 247 Dipindai dengan CamScannerditetapkan dalam perencanaan bisnis. Setiap tingkat dalam organisa harus menctapkay tujuannya, reneana-rencana, dan ukuran-ukuran guna memenuhi kebutuhan-kebutuhay pada tingkat yang lebih tinggi. Hubungan di antara strategi, program-program, dan ukuran-ukuran dapat digambarian dalam bentuk hubungan tiga arah yang tidak terpisahkan, seperti tampak dalam Gambar 1333" Strategy: Order Winners and Qualifiers: Price/cost, quality, delivery speed, Delivery reliably, customer service, flexibly, product design, Corporate and product image Measures: Programs: Return on Assets (ROA) ‘Management: JIT, TAC, SPC ‘Inventory Tom-Over Technology: CIM, FMS % on ime dolvery Information: Distribution process Detects in Parts Per Milion Gambar 13.3 Keterkaitan di Antara Strategi, Program, dan Ukuran Kompetitif Dari Gambar 13.3 tampak bahwa terdapat enam pilihan yang dapat dipandang sebagai ‘qualifiers for being in business (synonym: order qualifier), yaitw harga/biaya, ku: (kecepatan dan reliabilitas penyerahan), fleksibilitas, teknologi (des: pelayanan pelanggan. Keenam faktor ini secara individual atau bersam: strategi dari perusahaan untuk berkompetisi. s, penyerahan in produk), dan ma menentu F.| Peranan Manajemen dalam Patok Duga Manaje en memegang peranan penting dalam proses patok guga. ‘Tanpa dukungan, keterlibatan dan komitmen dari manejemen puncak, maka tidak mungkin dilaksanakan patok duga. Berbagai pertimbangan patok duga yang membutubkan dukingan manajemen sebclum prosesnya dapat dimulai adalah kon pendanaan, personil, pengungkapan informasi, dan keterlibata adanya men terhadap perubahan, Hal-hal penting yang berkaitan dengan perana agai berikut, manaje 1 dalam patok duga adalah + Agar patok duga dapat produktif, manajemen harus memiliki komitmen yang tinggi terhadap perubahan proses suatu perusahaan. jarus menyediakan dana yang dibutuhkan dalam kegiatan patok duga. Harus mengalokasikan SDM yang tepat dan terampil dalam mengadopsi patok duga. 4. Informasi yang dapat diungkapkan kepada mitra patok duga hi dan ditentukan pihak manajemen. ya dapat disiapkan Manajer puncak harus terlibat secara langsung dalam setiap kegiatan patok dug. penentuan proses yang akan diperbaiki, penentuan mitra patok duga, dan negosias untuk mencapai kesepakatan dengan mitra patok duga. iu 24a ‘Manajeren Motu Tera (Total Quality Manas Weta. Dipindai dengan CamScannerlaksanakan patok dug itu sebagai be organisasi harus memenuhi beberapa persy sebelum mel Rut, goetsch, 1997: 129), ¥ Gi ( + pempanyal Kemauan dan komitmen terhadap patok duga. 1 cerita an pat ge dengan tujuan strategik perusahaan, serta Fedo yang ses an berfokus pad stiap usa Sa Tu 1 untuk menjadi yang terbaik, bukan hanya perbaikan. Perbaikan bertahap secara 4 jensemenerus akan meningkatkan kinerj : : L rja perusahaan dan akhirnya ik yang dapat mengungguli pesaing yang terkemuka ™“ aan terhadap ide-ide baru untuk patok duga yang membe dalah menyerap dan mengadaptasikan hasil kerja dan ide dari an menjadi terba 4, Keterbuk nti patok duga a nilai baru. pihak hain. Jap proses, produk dan jasa yang ada agar dapat Mempunyai pemahaman terhad penentukan apa yang perl dipatok duga dan dapat membuat ukuran perbandingan erarti terhadap mitra patok duga. ang telah dilakukan harus didokume katan kinerja setelah patok duga dil sik menganalisis proses, produk di membantu pengadaptasian proses. yang b ga berg 6, Proses y untuk pengukuran penit +, Keterampilan analisis proses dibutulka jupun mitra patok dug, lan pembentukan tim keterampil 11 yang memiliki proses yang terbath pembentukan rim dibetabkan untuk lan jasa perusahaan mat an riset diperlukan Keterampilan riset, Komunikasi, d unwuk mengidentifikasi perusahaan-perusahaa Ieasnya, sedangkan keterampilan komunikasi ¢ melaksanakan patok duga. ‘Ada beberapa prinsip kode etik dikut oleh perusahaan yang menga lerahasiaan, penggunaan, kontak pia ps nchmarking clearing house yang harus aitu prinsip Iegalitas, pertukaran, kontak pihak ketiva. dari international ben akan patok duga, ¥ ertama, dan prinsip sis tata Ringkasan nenganal secara teruss 2 takan dan mencapai cajuan denge prestasi ap bagian dari suatt perusahaan dengan 1m kelas dunia- kunci, yaitu P pin industri: ternal, pate! ja telah berke roses patel menerus untuk ~ Patok duga merupakan sutau Proses belajar; cara kerja terbaik dengan maksud mencipt kelas dunia, dengan membandingkan set Perusahaan pesaing yang paling unggul dala ~ Definisi patok duga mengandung mst faktor kunc Pengukuran, produk dan praktik, sert sebagai pen Terdapat empat jenis patok dug yaitu patok aga Patok duga fungsional, dan pa Pata we 7 ima generasi, yaitu reverse engineering, oi 7 oses berkesinambungats gan k duga persaingam, bang metal ie duga, patok atok duga, yaitt f ‘ . a strategi, dan patok dug global. sa neta Ps . : a ila ana” ki erdapat tiga manfaat utama bag! pen pening kemampuan erbaikai ja 249 Perubahan budaya perusahaan, Pt RE cor Dea aiiatlel Dipindai dengan CamScanneranusia, Hubungan patok duga dengan perbaikan berkesinambungy dan merupakan instrumen terbaik bagi perbaikan Proses yang cepat gy sangat era om akukan patok duga melalui lima tahapan, yaitu perencanaan, anal nyala. Prose mal dan kematangan. Sedangkan menurut Goetsch, proses patg tee dkulan dengan tiga fase, yaitu: persiapan, pelaksanaan dan paksa pelaksanaa} dengan empat belas langkah. Terdapat enam prinsip kode etik bagi perusahaan melakukan pe de, yaitu hand Jegal, pertukaran, kerahasiaan, penggunaan, serta adanya kontak dengan pi nen| sumber daya m: dan pibak ket : ey Rujukan ‘Amin, Widjaja ‘Tunggal (1993). Mangjemen Mutu Terpadu. Jakarta: PT Rineka Cipta. Camp, R. G. (1A989). Benchmarking. Milwaukee: ASQC Quality Press. Dale, G. Barrie (1994). Managing Quality. Englewood Cliffs, New Jerse International Inc. Feigenbaum, A.V. (1991). Total Quality Control. 3" ed. New York: McGraw Hill Book Inc. ; i Prentice Hall} } \ Goetsch, D. I & Davis §. B. (1997) Intoduction to Total Quality, New Jersey: Prentice Hall Harington, J. H. dan, Hill Book Inc. . Harington (1993), ‘otal Improvement Management, New York: McGraw Karlof, B, dan Ostblom S. (1993). Benchmarking, Chichester: John Wil Pamnesi, V. dan V. O’Brein (1992). System and Technologies. Virginia: CPIM Study Guide’ APICS. , (1994), Patok Duga (Benchmarking). Jakar E XI, pp 11-15. Manajemen & Usahawan Nomor |, Widayanto, G. (1994). Pencurian Tanpa Rasa Malu. Jakarta: Mangjemen € Usahawan, No. 1, Tahun XXII, pp 16-18. . ‘lain in staat Dipindai dengan CamScanner