Professional Documents
Culture Documents
البحث ين عوالي
البحث ين عوالي
البحث ين عوالي
بحث حول:
من إعداد:
جريو محمد أمين
السنة التكوينية
2022/2023
التقارير اليومية و المراسالت اإلدارية
بحلول القرن العشرين و مع تزايد عدد المؤسسات و إتساع حجمها ظهر مصطلح اإلدارة و التي تمثل أساس العمل المؤسساتي
الناجح ،و من أجل الوصول إلى أهداف اإلدارة وتحقيق 3واجباتها 3البد من تنظيم اإلمكانات البشرية والمادية الموضوعة تحت
تصرفها ،لذا تندرج وظيفة التنظيم ضمن الوظائف 3الرئيسية لمسؤول أي مؤسسة باعتبار أن جودة العمل وسالمة القرار في أي
مستوى 3يتوقف على مدى تنظيم مختلف المصالح وقنوات 3االتصال التي تقام بين المسير وبين أقطاب اإلدارة األخرى من جهة،
وبينه وبين السلطات السلمية من جهة ثانية بهدف متابعة ومراقبة وتوجيه وتسيير اإلدارة او المصلحة المكلف بها خصوصا3
وأن هذا المسير 3ال يستطيع أن يضطلع بجميع النشاطات ويكون حاضرا في كل المرافق في وقت واحد مهما بلغة كفاءته
وتجاربه ،و بإختصار فإن المدير او المسير 3بحاجة ماسة إلى إجراء االتصاالت والمشاورات وتبادل اآلراء مع رؤسائه و
مرؤوسيه.
و في هذا البحث الذي بين أيدينا اليوم سوف نركز على شكلين من أشكال هذه االتصاالت و هو
التقارير اليومية و المراسالت اإلدارية -
التقارير اليومية
-أوال :ما هو التقرير؟:
التقرير هو وثيقة مكتوبة تتضمن وصفا أو تحليال لمجريات مرفق 3أو مصلحة أو عملية من العمليات أو حادثة أو واقعة ،تسمح
بترك أثر و دعامة للقرارات التي تنبثق عن إدارة او مصلحة ،كما تسمح بتحديد 3المهام والمسؤوليات بوضوح.
تتميز بمجموعة من المواصفات في الشكل والمضمون هي:
-دقة الوصف والتحليل.
-بساطة اللغة.
-اإليجاز في التعبير.
-وحدودية الموضوع3.
-المصدر والتاريخ والتوقيع3.
-دقة المعلومات
ثانيا :ما الهدف من تحرير التقارير:
تهدف التقارير إلى تحقيق أغراض تختلف بحسب المواضيع والمعلومات 3المراد تبليغها إلى المسؤول وهي:
-التبليغ عن حالة طارئة. -بيان حالة مصلحة في فترة زمنية معينة.
-تشخيص وطرح مشكلة. -تحليل وضعية من الوضعيات.
-استقصاء معلومات وإحصاءات.
-وصف 3حادثة أو واقعة.
ثالثا :ما هي الشروط الفنية التي يجب ان يتميز بها كل تقرير:
مهما كان نوع التقرير وشكله و بما أنه مرآة تعكس كفاءة واهتمام محرره فينبغي أن يحظى بالعناية الالزمة ويخضع للشروط3
الفنية التالية:
-جمع المعلومات واإلحصاءات الالزمة والتأكد من صحتها.
-تقديم الوضعيات 3المقصود تبليغها وإبراز عناصرها األساسية بمنتهى الدقة والوضوح3.
-تغطية كل مجريات الحادثة إذا تعلق األمر بذلك وإبراز 3ظروفها 3ومالبساتها 3والمتسببين فيها.
-تحري الموضوعية وتفادي الحشو واالستطراد3.
-إفادة المسؤول 3في النهاية بخالصة تتضمن الرأي الشخصي في الموضوع 3وتقديم االقتراحات إذا اقتضى 3األمر ذلك.
رابعا :أنواع التقارير في المؤسسات التربوية:
إن دليل الوثائق اإلدارية الصادر عن وزارة التربية الوطنية سنة 1985حدد بوضوح أهم التقارير 3المستعملة والمتداولة في
المؤسسات 3التربوية وهي:
أ-تقرير الدخول
ويتضمن خالصة مقتضبة عن الظروف التي تم فيها الدخول المدرسي وإبراز 3أهم الصعوبات التي تعوق تمدرس التالميذ في
المجال التربوي والبيداغوجي 3والمادي.
ب-تقرير الخروج
ويصاغ 3حسب النموذج الرسمي الذي وضعته وزارة التربية الوطنية ويتناول 3مجموعة من المحاور 3منها نتائج مجالس األقسام
لنهاية السنة ،تحضير الدخول المدرسي 3القادم – رزنامة مجالس األقسام مجالس التعليم وخالصة المقترحات المنبثقة عنها ،تقويم
البرامج الدراسية الخ.
ج-تقرير رئيس المؤسسة المتعلق بالميزانية
ويتضمن هذا التقرير تحليال وافيا لمشروع 3الميزانية من حيث المداخيل والنفقات مع إبراز العناصر 3األساسية التي تقتضي
التبرير 3والتوضيح.
د-تقرير رئيس المؤسسة المتعلق بالحساب المالي
يتناول رئيس المؤسسة في هذا التقرير شروحا حول المداخيل والنفقات والفوائض المالية وكذا الصعوبات 3التي اعترضته في
تنفيذ ميزانية السنة المنصرمة ،وكل ما من شانه أن يفيد الوصاية في مجال استعمال االعتمادات المالية.
ه-التقرير العام حول سير المؤسسة
يتناول هذا التقرير بوجه الخصوص استعمال الموارد 3البشرية والهياكل العادية والمتخصصة وكذا تنظيم 3الدراسة ومدى احترام
المواقيت الرسمية ويتضمن مجموعة من الوثائق الرسمية هي:
-كشف مفصل للتالميذ الحاضرين.
-كشف مفصل للموظفين اإلداريين.
-جداول خدمات المعلمين حسب المواد.
-كشف اللغات الحية.
-جدول تطبيق المواقيت الرسمية.
-جدول مواقيت األقسام.
-جدول مواقيت األساتذة.
-جدول استعمال الحجرات العادية.
-جدول استعمال الحجرات المتخصصة.
-جدول خدمات معلمي المدارس االبتدائية التابعة للمأمن.
-غالف مطبوع من الورق المقوى توضح بداخله الوثائق 3المذكورة.
و-تقرير الحوادث المتعلقة بالموظفين
يتضمن الظروف 3التي وقعت فيها الحادثة من حيث المكان والزمان واألطراف المسؤولة عن الحادث واإلجراءات المتخذة للتكفل
بالمصاب.
ز-تقرير الحادثة المدرسية
يتعلق هذا التقرير بالحوادث التي تقع تحت مسؤولية المؤسسة ويتضمن عدة عناصر تتعلق بوضع تصميم 3للحادثة والمتسببين
فيها والشهود 3الحاضرين واإلجراءات المتخذة للتكفل بالمصاب .ينجز هذا التقرير على مطبوع 3رسمي 3خاص وتوجه نسخ منه
إلى مديرية التربية وتعاضدية الحوادث المدرسية.
ح-التقرير اليومي لمستشار التربية
يعد هذا التقرير همزة وصل بين مستشار التربية والناظر 3ورئيس المؤسسة ويتضمن مجموعة من المعلومات المتعلقة بإحصاء
التالميذ ،وغياباتهم ،وحالة الهياكل ،ومواظبة األساتذة والمساعدين ومالحظات 3أخرى حول مجريات النشاط خالل اليوم.
ط-التقرير اليومي للمصالح االقتصادية
يتكفل المسير المالي بإعداد هذا التقرير الذي يتناول فيه مجموعة من العناصر المتعلقة بإحصاء التالميذ والموظفين المستفيدين
من الوجبات الغذائية في فطور الصباح والغداء والعشاء ،ومواظبة المستخدمين وحالة المحالت ،واألشغال المنجزة وغيرها من
المالحظات األخرى المتعلقة بالسير المادي للمؤسسة.
ي-التقرير اليومي للممرض أو الممرضة
يستعرض الممرض في هذا التقرير الحاالت المرضية المسجلة خالل اليوم واإلجراءات المتخذة للتكفل بالمرضى 3من حيث
العالج وتقديم اإلسعافات 3األولية وغيرها من المالحظات األخرى المتعلقة بالصحة المدرسية.
وهناك تقارير أخرى غير واردة في الدليل الرسمي ولكنها تكتسي أهمية تربوية خاصة نوردها فيما يلي: -
ك-تقرير المكتبة
يتكفل بتحضيره المكلف بسير المكتبة ويتناول 3عدة عناصر تتعلق بعدد المستفيدين ،ونسبة المقروئية ،ووضعية المكتبة وحاالت
اإلتالف وغيرها من المالحظات واالقتراحات األخرى التي ترمي 3إلى تحسين سير المكتبة.
ل-تقرير المخبري
يتناول المخبري 3في هذا التقرير وضعية المخابر والوسائل 3التعليمية وحاالت اإلتالف وتقديم المقترحات والمالحظات
واالقتراحات األخرى التي ترمي إلى تحسين شروط 3العمل.
خامسا:ما الفائدة من هذه التقارير(كيفية إستغاللها)
ليست العبرة في تحضير 3هذه التقارير 3وتقديمها 3إلى المسؤول فقط ،ولكن العبرة في استغالل محتوياتها بما يخدم الفعل التربوي3
ويساهم 3في رفع مستوى 3األداء لدى المصالح ،ويتخذ 3هذا االستغالل أشكاال عدة نذكر منها على سبيل المثال ال الحصر ما يلي:
-قراءة هذه التقارير 3قراءة متأنية واعية للوقوف على مواطن الضعف.
-إعداد مذكرة داخلية لعالج جانب معين من الجوانب التي تحتويها 3هذه التقارير.
-استدعاء المعنيين بغرض توجيههم ومساعدتهم 3على تجاوز أخطائهم وتحسين أساليب عملهم.
-زيارات ميدانية للوقوف 3على المشاكل المطروحة في عين المكان واتخاذ 3اإلجراءات الضرورية مع المعنيين لعالج الوضع.
-الرد على بعض المالحظات واالقتراحات على نفس التقرير الذي تحول النسخة الثانية منه إلى المعني.
-إحصاء السلبيات والنقائص المطروحة في هذه التقارير للخروج بجدول أعمال ثم عقد جلسة عمل مع المعنيين لتشخيص
الوضع واالتفاق على الصيغة المثلى لتحسين مستوى 3األداء.
المراسالت اإلدارية
أوال :ماهي المراسلة:
يقصد بالمراسالت اإلدارية عملية التواصل بين الموظفين في كافة الشركات أو المؤسسات ،و هي الرسالة المتبادلة بين مصلحة
عمومية وأشخاص عاديين أو العكس أو بين مصلحتين عموميتين ،تعد الرسالة االدارية أحد أهم آليات التواصل داخل االدارة
عبر الكلمة المكتوبة التي يصدرها 3المرسل الى المرسل اليه ،خاصة وأن اإلدارة تعتمد في كل مستوياتها 3على الكتابة في التعبير
عن إرادتها 3واتخاذ 3قراراتها كما ان الهدف منها تحقيق التواصل بين اإلدارة وكافة األقسام في المنشأة ،و تكون الرسالة مكتوبة
ورقيا ً أو رقمياً3.
ثانيا :ماهي اهم الشروط التي يجب ان تتوفر في أي رسالة إدارية؟:
يمكن ان تقسم هذه الشروط 3الى قسمين :
أ-الشروط المتعلقة بالمادة والمضمون
وهي:
األسلوب :ال يعتبر األسلوب اإلداري أسلوبا خاصاً ،فاللغة التي تستعملها 3اإلدارة ليست لغة خفية ،فهي تستعمل مجموعة من
الكلمات الجارية التي ينبغي لنا استعمالها 3لكي نعبر عن أفكارنا 3بوضوح ويفهمنا الغير بسهولة.
إالّ أنه قد يحدث أن اإلدارة تستخدم في بعض المراسالت عبارات أو صيغا خاصة تقتضيها نوعية العمل اإلداري
الوضوح :ولكي يكون أسلوب المراسلة اإلدارية واضحا يجب مراعاة ما يلي:
التفكير في مستوى تصور 3الوثيقة التي يتعين تحريرها3. -
البساطة في التعبير عما نريد تبليغه لآلخرين. -
اإليجاز :وهو فن التعبير عن فكرة معينة بأقل ألفاظ ممكنة ،وقد قيل قديما (خير الكالم ما قل ودلّ)( ،البالغة اإليجاز) وهذا
معناه أنه ينبغي تجنب تكرار القول و أن تزيد كل جملة جديدة شيئا جديدا بالنسبة للجملة السابقة.
البساطة :أي تجنب التكلف والتصنع 3البالغي حتى نضمن وصول المضمون للمرسل إليه دون دفعه إلى إعمال فكره إلدراك
موضوع الرسالة أو الهدف منها.
الدقة :وهي تقتضي الحرص على أالّ تستعمل الكلمات إال في معناها الحقيقي الذي ال يقبل االفتراض والتأويل ،فاإلدارة تستعمل
عبارات من القانون اإلداري أو المالي أو بعض المصطلحات ولكنها مطالبة بإدراك مدلوالتها 3حتى ال تكون محل تساؤالت
تحول دون فهم المقصود.
الموضوعية :إن االعتبارات الشخصية ال مكان لها في المراسالت اإلدارية فعلى المحرر أن يجعل دائما نصب عينيه أن النص
الذي سيحرره سيعرض على سلطة إدارية ،وأن كل نص صادر 3من إدارة أو من أفراد في هذا الشأن ينبغي أن يلتزم
الموضوعية ،أي تو ّخي أسلوب محايد ال يعبر عن أية عاطفة شخصية وال عن أي
انفعال بما في ذلك عبارات الشكر واالمتنان المبالغ فيها.
ب-الشروط المتعلقة بالشكل
احترام السلم اإلداري :كل مراسلة موجهة من أشخاص إلى إدارات عليا يجب أن يحترم فيها السلم اإلداري بحسب ما تقتضيه
هيكلة اإلدارة المعنية ،وكذا الشأن بالنسبة للمراسالت المتبادلة بين المصالح أو بين الهيئات العليا والموظفين.
وحدوية الموضوع :أن تتناول الرسالة اإلدارية الواحدة موضوعا 3واحدا وأن تحرر 3على وجه واحد من الورقة.
قياس الورق المستعمل :أن تحرر على ورق بمقياس 21x29
ترك الهوامش من جميع الجهات :من آداب اللياقة في المراسالت اإلدارية أن تترك الهوامش من جميع الجهات للورقة.