BACHELOR OF MANAGEMENT WITH HONOURS

MEI/2021

CBMS4303

SISTEM PENGURUSAN MAKLUMAT

NO. MATRIKULASI :
NO. KAD PENGENALAN :
NO. TELEFON :
E-MEL :

PUSAT PEMBELAJARAN : SHAH ALAM LEARNING CENTRE

i
1.0 Pengenalan

Peredaran masa telah membawa kita ke suatu era yang dilengkapi dengan teknologi
serba canggih dan moden sejajar dengan perubahan masa. Kepentingan Sistem Maklumat
(Information System-IS) dalam konteks masyarakat abad ini tidak dapat dinafikan lagi.
Dalam tugasan ini, ia akan membincangkan tentang kepentingan untuk mempelajari sistem
maklumat dalam semua bidang terutamanya aspek oengurusan organisasi, pendidikan dan
juga perniagaan. Ia juga menggalakkan kita untuk berfikir menjadi sebagai pengurus Sistem
Pengurusan Maklumat (MIS) bagi menilai penerapan teknologi dalam perniagaan-perniagaan
lain dan seterusnya membangunkan pelan Sistem Maklumat (IS) untuk perniagaan yang baru.

Secara umumnya, sistem pengurusan maklumat melibatkan teknologi maklumat (IT) yang
mengandungi tiga komponen utama iaitu data, maklumat, dan pengetahuan untuk
membolehkan kita merekod, menyimpan, memproses, mencapai, menghantar dan menerima
maklumat. Manakala sistem maklumat (IS) pula, ia adalah gabungan bagi beberapa aktiviti
yang terdiri daripada lima elemen penting iaitu data, perisian, manusia, perkakasan dan
proses. Setiap komponen sistem maklumat berikut dapat membantu pengurus dan organisasi
untuk melaksanakan operasi harian sama ada menghasilkan laporan, menganalisis data
perniagaan atau menyelesaikan masalah dalam bidang tertentu.

Sistem Maklumat Eksekutif (EIS) adalah sistem sokongan keputusan (DSS) yang digunakan
untuk membantu eksekutif kanan dalam proses membuat keputusan. Ia melakukan ini dengan
menyediakan akses mudah kepada data penting yang diperlukan untuk mencapai matlamat
strategik dalam organisasi. EIS biasanya mempunyai paparan grafik pada antara muka yang
mudah digunakan. Sistem maklumat eksekutif boleh digunakan dalam pelbagai jenis
organisasi untuk memantau prestasi perusahaan serta mengenal pasti peluang masalah.

Sistem maklumat eksekutif awal telah dibangunkan sebagai program berasaskan komputer,
pada komputer kerangka utama untuk memberikan gambaran syarikat, prestasi jualan atau
data penyelidikan pasaran untuk eksekutif kanan. Walaubagaimanapun, para eksekutif kanan
tidak semua berselidik atau yakin dengan komputer. Selain itu, data EIS hanya menyokong
keputusan peringkat eksekutif tetapi tidak semestinya menyokong seluruh syarikat atau
perusahaan. Selain itu juga, organisasi dapat meningkatkan proses membuat keputusan.
Contohnya, sistem maklumat akan menyakinkan pengurus menggunakan data, masa sehingga

2
membuat keputusan yang lebih baik dan tidak perlu untuk membuang masa bagi mencari
maklumat. Sistem maklumat juga dapat membantu pekerja dan pengurus dalam organisasi
bagi membuat keputusan yang tepat.

2.0 Keperluan Sistem Maklumat Eksekutif Didalam Organisasi

Sistem maklumat eksekutif boleh dilaksanakan dalam sesebuah organisasi bagi tujuan
meningkatkan keberkesanan dalam membuat keputusan. Keupayaan sistem maklumat
eksekutif ini digunakan oleh pihak atasan pengurusan bagi mempengaruhi segala keputusan
yang bakal di buat kelak.

Sistem maklumat eksekutif dilaksanakan dalam sesebuah organisasi bagi tujuan

meningkatkan keberkesanan dan kecekapan organisasi. Keupayaan sistem maklumat dan ciri-
ciri organisasi, sistem kerja, pembangunan dan kaedah perlaksanaan bersama-sama
menentukan sejauh mana maksud itu dicapai. Bagaimana sistem maklumat eksekutif ini dapat
dilaksanakan adalah kerana sistem ini dibuat untuk membantu pengurus yang membolehkan
mengotomatisasi kerja bagi mendapatkan data terpenting dari organisasi, meringkaskan dan
membentangkannya dengan cara yang paling mudah difahami, memberi eksekutif akses
mudah ke maklumat dalaman dan luaran bagi perniagaan untuk mengesan faktor kejayaan
kritikal. Contohnya, Airod Sdn Bhd adalah syarikat yang membaik pulih pesawat dari dalam
negara dan luar negara. Jika seorang pengurus di dalam organisasi membaik pulih pesawat,
sistem ini dapat membantu beliau untuk membuat perbentangan kepada pihak atasan
mengenai jadual sesebuah pesawat dan dapat mengumpulkan maklumat dari organisasi
seperti maklumat pemasaran, maklumat kewangan dan maklumat sumber manusia.

Keperluan sistem ini didalam organisasi dapat dilaksanakan, terutama difokuskan pada
penyediaan maklumat mengenai keadaan semasa syarikat dan meninggalkan visualisasi.
Sistem maklumat eksekutif ini juga mampu untuk membuat perancangan strategik pelan
jangka panjang untuk pihak organisasi sesuai dengan misi dan visi syarikat. Perlaksanaan ini
membolehkan pihak organisasi memastikan objektif-objektif jangka masa panjang dipenuhi
dengan menganalisis kekuatan dan kelemahan organisasi, ramalan trend masa depan.

3
3.0 Kepentingan Sistem Maklumat Eksekutif Dalam Organisasi

Sistem sokongan keputusan adalah sistem maklumat pengursan yang mengabungkan

model analisis (maklumat, proses) dan data untuk menyelesaikan masalah separa berstruktur
dan tidak berstuktur yang melibatkan pengguna melalui antara muka yang mesra. Tujuan
utamanya adalah untuk menyokong dan meningkatkan proses pembuatan keputusan
sepanjang peringkatnya: kepintaran, reka bentuk, pemilihan dan pelaksanaan.

Sistem maklumat eksekutif (EIS) adalah sistem sokongan keputusan (DSS) yang digunakan
untuk membantu eksekutif kanan dalam proses membuat keputusan. Ia melakukannya dengan
memberikan akses mudah ke data penting yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategik
dalam organisasi antara organisasi.

Kepentingan sistem maklumat eksekutif (EIS) didalam organisasi adalah sistem ini dibuat
untuk pengurus memperolehi data terpenting pihak organisasi, meringkaskan dan
membentangkannya dengan cara paling mudah difahami, memberi eksekutif mudah ke
maklumat dalaman dan luaran tentang penyelenggaraan pesawat. Sistem ini terumata
difokuskan pada penyediaan maklumat mengenai keadaan semasa sesebuah pesawat. Dalam
persekitaran sistem maklumat ini juga, pihak pengurusan atasan dapat mengguruskan fungsi
maklumat harian yang berkaitan dengan pejabat, pentadbiran, kewangan dan sifat lain yang
diperlukan oleh eksekutif. Sistem maklumat eksekutif (EIS) umumnya dibangun dengan
mengintegrasikan perisian yang dirancang untuk beroperasi dengan infrastruktur dan
applikasi maklumat dengan pihak organisasi yang lain.

Kelebihan yang ada pada sistem ini adalah, penggunaan EIS telah membolehkan banyak
organisasi membandingkan data penting dengan pesaing mereka. Ini menjadikan sistem ini
dapat membantu pihak pengurus untuk menyertakan pelbagai laporan rutin bawaan, dan alat
sistem dan juga penjadualan membaik pulih pesawat menjadi cepat dengan laporan yang
dirancang khusus dapat dikirim ke pihak atasan pengurusan.

4
4.0 Perbincangan Tentang Sistem Maklumat Eksekutif Memudahkan Proses Perniagaan

Pada masa ini, organisasi semakin kompleks, setiap hari mereka memasukkan
teknologi baru ke dalam cara mereka bekerja dengan apa yang mereka berjaya bersaing di
pasaran global yang ditangani dunia saat ini.

Sistem maklumat eksekutif (EIS) adalah sistem sokongan keputusan (DSS) yang digunakan
untuk membantu eksekutif kanan dalam proses membuat keputusan. Ia melakukannya dengan
memberikan akses mudah ke data penting yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategik
dalam organisasi antara organisasi.

Sistem ini dapat membantu pihak pengurusan antara organisasi melihat keadaan semasa
untuk sesuatu pekerjaan. Contohnya jika sesebuah pesawat masuk untuk membuat
penyenlengaraan, banyak kerja-kerja yang melibatkan antara organisasi seperti maklumat
pemasaran, maklumat kewanagn, maklumat logistik dan juga maklumat sumber manusia.
Jika menggunakan sistem EIS, pihak atasan di dalam organisasi ini dapat memantau keadaan
semasa yang telah dimuat naik oleh organisasi bawahan. Sistem ini adalah alat yang
menyediakan akses dalam talian terus ke maklumat yang berkaitan, dalam format yang
berguna dan boleh dilayari.

Negara kita sedang dilanda wabak yang mana kebanyakan organisasi terpaksa bekerja dari
rumah. Dengan menggunakan sistem ini, untuk menjalankan musyuarat di alam maya tidak
mempunyai masalah untuk berbincang mengenai keputusan seperti hendak membeli alat-alat
ganti pesawat yang diutamakan dahulu kerana sistem ini adalah berguna dan boleh dilayari
dengan mudah yang bermaksud bahawa sistem ini telah dibina khas untuk kegunaan individu
yang tidak mempunyai banyak masa terluang, kurang mahir dalam menggunakan papan
kekunci. Ia memberi tumpuan pada memenuhi keperluan maklumat strategik pengurusan.

Format Sistem ini juga mempunyai kelebihan di mana jika setiap perjalanan perkerjaan di
dalam sesebuah organisasi dapat dilihat oleh organisasi yang lain dan dapat mengetahui
setiap perkerjaan yang di laksanakan.

5
5.0 Sistem Maklumat Eksekutif Menyokong Keputusan

Terdapat beberapa faktor yang memastikan sistem maklumat eksekutif menyokong

dalam membuat keputusan iaitu:

5.1 Maklumat Data

Sistem ini dirancang untuk memenuhi keperluan khusus dan khusus pengurusan
atasan syarikat. Ini menunjukkan bahawa eksekutif yang berlainan mungkin memerlukan
maklumat atau format persembahan yang berbeza untuk bekerja di syarikat tertentu. Ini
kerana faktor kejayaan kritikal berbeza dari satu eksekutif ke eksekutif yang lain. Sistem ini
mengeskstrak, menyaring, memampatkan dan mengesan maklumat penting perniagaan.
Sistem ini mempunyai keupayaan untuk menangangani maklumat yang berasal dari sistem
Transaksional syarikat/ atau dari sumber maklumat luaran. Maklumat luaran ini boleh datang
dari pengkalan data seperti surat khabar dan surat elektronik industri. Ini menunjukkan
bahawa eksekutif dapat berinteraksi secara langsung dengan sistem tanpa sokongan atau
bantuan perantara. Sistem ini juga di kembangkan dengan standard tinggi dalam antara muka
mesin-mesinnya, yang dicirikan oleh grafik berkualiti tinggi, maklumat jadual dan bentuk
teks. Ciri EIS ini membolehkan eksekutif menembusi pelbagai tahap maklumat.

5.2 Pengubahsuian Dalam Proses Perancangan Dan Ramalan

Sistem ini juga dapat menyokong keputusan pengurusan melalui mekanisasi proses
perancangan organisasi dengan menetapkan metodologi baru dalam perancangan strategik
dan analisis kompetitif. Selain itu, ianya juga dapat mengakses ke pengkalan data membuat
keputusan menggunakan sistem untuk melaksankan perancangan teknik dengan aplikasi yang
sebelumnya dipertimbangkan untuk kawalan pentadbiran, memastikan bahawa eksekutif
mahir dalam melakukan analisis khusus maklumat yang terdapat dalam pengkalan data lalu
menyokong untuk membuat keputusan.

6
6.0 Cara Sistem Maklumat Eksekutif Diproses

Pada masa ini, organisasi semakin kompleks, setiap hari mereka memasukkan
teknologi baru ke dalam cara mereka bekerja dengan apa yang mereka mampu berjaya saing
di pasaran global yang ditangani dunia saat ini. Sistem maklumat eksekutif (EIS) adalah
perisian yang mempunyai alat persembahan bergrafik dan berimej yang menarik. Perisian
EIS ini, yang boleh mengambil data dari banyak sumber termasuk komputer kerangka utama,
minikomputer, pelayan LAN, Macintosh dan dektop bagi meningkatkan kualiti keputusan
dan mengurangkan masa dalam pembuatan dengan memberi eksekutif maklumat yang cepat
dan boleh dipercayai secara elektronic. Sistem EIS juga mempersembahkan data dalam
format yang menggunakan carta bergrafik serta warna yang menarik. Ini tentunya dapat
meningkatkan kefahaman dan keyakinan eksekutif dalam membuat keputusan. Carta dan
grafik digunakan untuk mempersembahkan kecenderungan dan corak pasaran manakala
warna digunakan untuk menonjolkan perbezaan atau kelainan. Pihak pengurusan atasan tidak
lagi perlu menunggu untuk mendapatkan data terkini daripada laporan bulanan.

Bagaimanapun, skop EIS berbeza dari satu implementasi dengan implementasi lain.
Sebahagian daripada ciri yang perlu ada dalam sesuatu EIS ialah ”mencapai data dengan
cepat tidak kira di mana ia disimpan dan format data yang digunakan, menganalisis dalam
menilai maklumat, masa yang singkat dalam menilai maklumat, mempersembahkan
maklumat dalam bentuk grafik, mengeluarkan laporan adhoc dalam format yang diperlukan”.
Sistem ini juga mengandungi alat pembangunan aplikasi untuk membangunkan aplikasi iyang
boleh melaksanakan kerja harian.

7.0 Kesimpulan

Sistem maklumat eksekutif dapat membantu membuat keputusan yang betul, atau
pada saat tertentu untuk tidak membuat keputusan, adalah tanpa diragukan lagi salah satu alat
yang terbaik yang dimiliki oleh eksekutif baru.

Seperti yang kita lihat, ada banyak cara untuk menjadikan hidup lebih mudah bagi kita,
sehinggakan ada sistem yang menolong kita tidak mempertaruhkan segalanya untuk semua
perkara di syarikat kita. Sehingga beberapa tahun yang lalu, keputusan seperti ini hanya dapat
dilakukan sekiranya orang tersebut mempunyai pengalaman dan pengetahuan yang
7
sebenarnya di kawasan ini, namun sekarang sistem ini memudahkan tugas harian dengan cara
meminta data, menganalisisnya dan bertindak.

Namun, diharapkan dengan kemajuan alat teknologi, pengembangan yang dekat dengan
tingkah laku manusia akan dihasilkan di banyak bidang dengan kemajuan dalam bidang
bisnis ini menjadi lebih efisien dan produktif.

8
Tugasan 2

1.0 Pengenalan

Sistem Maklumat Eksekutif biasanya disingkat EIS, dan ini adalah sistem maklumat
pengurusan yang menyokong, memfasilitasi, dan membuat keputusan untuk eksekutif kanan
dengan memberikan akses mudah ke maklumat dalaman dan luaran. Sistem Maklumat
Eksekutif juga boleh dianggap sebagai bentuk khusus dari Sistem Sokongan Keputusan.
Fokus pada Sistem Maklumat Eksekutif adalah pada antara muka pengguna dan paparan
grafik yang mudah digunakan. Kelebihannya ialah mereka memberikan laporan yang kuat
dan menyusun kemampuan. Kemampuan penjelasan adalah ketika anda beralih dari
maklumat ringkasan ke data terperinci dengan memberi tumpuan kepada sesuatu. Sistem
Maklumat Eksekutif penting kerana mereka membantu eksekutif peringkat atasan
menganalisis, membandingkan dan menonjolkan tren dalam bidang penting supaya mereka
dapat memantau prestasi dan mengenal pasti peluang dan masalah. Namun sejak beberapa
tahun kebelakangan ini, popularitas Sistem Maklumat Eksekutif telah menurun kerana
Business Intelligence, analytic (s), dan dashboard digital. Dua contoh sistem dalam EIS ialah:

1.1 Syarikat Telekom Malaysia

Syarikat TM Bhd merupakan antara syarikat yang menggunakan kaedah EIS sebagai
sistem yang digunakan untuk memudahkan pengurusan syarikat tersebut. Komponen ataupun
peralatan EIS biasanya terdiri daripada komputer peribadi yang dihubungkan dengan
rangkaian komputer kepada satu kerangka utama dalam organisasi. Komputer peribadi
seorang eksekutif bertindak sebagai satu stesen kerja eksekutif. Perkakasan lain yang
membentuk kpmponen EIS ialah pengkalan data. Pengkalan data eksekutif adalah pengkalan
data yang mengandungi data dan maklumat yang telah diproses oleh komputer pusat.

Selain itu, sistem EIS juga membenarkan penggunaan sestem mel elektronik firma, perisian
perpustakaan organisasi dan capaian kepada persekitaran data dan maklumat yang terdapat di
komputer pusat. Sesetengah keadaan, EIS menyokong individu untuk memasuki atau
mencapai berita-berita semasa dan penerangan terhadap maklumat yang diperolehi.
Maklumat-maklumat dari pengkalan data luaran akan dicapai oleh komputer pusat untuk
digunakan oleh stesen eksekutif.
9
1.2

10
2.0 Ciri Dan Fungsi

2.1 Ciri dan Fungsi EIS Syarikat Telekom Malaysia

Mernurut pegawai eksekutif TM, Syarikat itu memilih EIS sebagai sistem yang di
bangunkan dalam oorganisasi berbanding keadah pembangunan sistem yang lain kerana EIS
adalah satu kaedah yang mudah dan boleh menerima sumber yang pelbagai. Eksekutif atasan
boleh mendapatkan maklumat yang diperlukan daripada pelbagai sumber seperti sumber yang
berasal daripada surat, memo, jadual dan laporan yang dihasilkan secara manual dan
komputer. Sumber utama maklumat eksekutif yang lain adalah seperti mesyuarat, panggilan
telefon dan aktiviti sosial. Daripada sumber ini, lebih banyak maklumat yang diterima oleh
eksekutif atasan berpunca daripada sumber bukan komputer.

Selain itu, EIS juga adalah sistem yang dibangunkan untuk memenuhi keperluan pengurusan
atasan yang belum dapat dicapai. Pada hari ini, EIS juga pakar sistem adalah dua kaedah
yang telah memberikan sumbangan besar dalam pembangunan komputer dan teknologi. Ini
adalah jalan yang mudah bagi eksekutif untuk mencapai meklumat yang tidak dicapai
sebelum ini. Tidak seperti sistem yang lain, walaupun mempunyai potensi yang tinggi dari
segi fungsi dan penyelenggaraannya dalam memudahkan pengurus menjalankan tugas, EIS
juga mempunyai keistimewaannya yang tersendiri.

2.2

11
3.0

12