‫تقنية تحرير المراسالت اإلدارية‬

‫تعريف المراسلة اإلدارية‬

‫‪SAKHRI MOHAMED‬‬ ‫‪‬‬
‫‪2015-06-29‬‬ ‫‪‬‬
‫دراسات التنظيم والتسيير‬ ‫‪‬‬
 ‫تعريف المراسلة اإلدارية‬
‫‪ o‬المراسالت اإلدارية هو التعبير الكتابي الدائم للعمل‪ $‬اليومي لإلدارة‪ ،‬ونشاطها اإلنتاجي بصفة عامة‪.‬‬
‫‪ o‬وهي وسيلة للتحاور و التواصل مع محيطها الداخلي و الخارجي‪.‬‬
‫‪ o‬كما تعتبر الكتابة إحدى اآلليات التي من خاللها تقوم اإلدارة بإنجاز المهام المنوطة بها‪.‬‬
‫‪ o‬وتعتبر إحدى المقومات األساسية لوجود اإلدارة ‪.‬‬
‫أهمية المراسالت اإلدارية‬
‫‪ o‬اإلدارة العمومية‪ $‬منظمة على شكل هرمي و تسلسل إداري للسلطة‪ ،‬و لكل إدارة هيكلة خاصة‬
‫تتكون من مديريات تشكل اإلدارة المركزية ‪ ،‬و من أجل تحقيق الحاجيات المحلية تتوفر على مصالح‬
‫خارجية ‪.‬‬
‫‪ o‬وفي غالبية الوزارات ‪ ،‬هناك مرافق و مؤسسات عمومية يوجد بها موظفون يقومون بمهامهم‪ $‬تحت‬
‫إشراف سلطة رئاسية‪.‬‬
‫‪ o‬ومن أجل التواصل مع مصالحها المركزية ‪ ،‬أو الخارجية أو مع الغير تتبادل يوميا مراسالت عبر‬
‫البريد‪ ،‬يكون موضوعها أوامر أو توجيهات و تعليماتمن أعلى أو طابات أو و ملتمسات و اقتراحات‬
‫من القاعدة من أجل تحقيق الغاية التي أحدثت اإلدارة من أجلها الى و هي خدمة الصالح العام‪.‬‬
‫أهداف المراسلة اإلدارية‬
‫‪ o‬قد عرفت اإلدارة في عصرنا الحاضر تطورا كبيرا ‪ ،‬وتدخال متزايدا في كل المجاالت الحياتية‬
‫لألفراد‬
‫‪ o‬وهذا التدخل يدفعها بالضرورة إلى إنجاز عدد مهم من الوثائق المتنوعة ‪ ،‬وتبادل العديد من من‬
‫المراسالت اإلدارية ‪.‬‬
‫‪ o‬ولكل إدارة أهدافا ترمي إلى تحقيقها ‪ ،‬تتمثل في ‪:‬‬
‫التواصل‬
‫‪ o‬التواصل داخل اإلدارة شئ أساسي ويتم عن طريق الكتابة‪،‬‬
‫‪ o‬و كل مراسلة من هذه المراسالت ال تعدو أن تكون عبارة عن كتاب لقول شئ ما ‪ ،‬أو المطالبة‬
‫بشيء ما ‪ ،‬أو السؤال و االستفسار عن شئ ما‪.‬‬
‫‪ o‬يتحقق تواصل اإلدارة مع محيطها الداخلي و الخارجي بتحرير فعال‪ ،‬و يحقق التحرير هذه الغاية ‪،‬‬
‫عندما يتمكن الموظف من نقل ما يقصده فعال بوضوح و دقة ‪ ،‬ويتمكن الغير المستقبل من فهم و‬
‫استيعاب المقصود من المكتوب‪ .‬ويعتبر التواصل من بين األهداف األساسية للمراسلة اإلدارية‪ ،‬إلى‬
‫جانب أخرى نذكر منها ‪،‬‬
‫‪ o‬تمرير المعلومات و تبليغ القرارات ‪،‬‬
‫‪ o‬تأهيل و تطوير المرفق العمومي‪$،‬‬
‫‪ o‬تأمين الضرورة والحاجة إلى هذا األخير‪.‬‬
‫تمرير المعلومة‬
‫‪ o‬اإلدارة و المصالح تتبادل يوميا فيما بينها مراسالت الكثير منها يتعلق‪:‬‬
‫‪ o‬بإعطاء معلومات حول عدد من القضايا و اإلجابة على كثير من التساؤالت المطروحة و التي تهم‬
‫الموظفين و األقسام والمصالح سواء من اجل القيام بعمليات أو اتخاذ قرارات أو تنفيذ تعليمات ‪ ،‬و هذا‬
‫األمر يتطلب تبادل العديد من المراسالت على جميع المستويات ‪ ،‬إما عموديا أو أفقيا ‪ ،‬وتوجيهها ‪ ،‬يتم‬
‫بطريقة مباشرة أو تحث اإلشراف‪.‬‬
‫‪ o‬كما تعمل على تبليغ قراراتها للمعنيين بها ‪,‬‬
‫‪ o‬فالمراسلة اإلدارية هي الوثيقة الرسمية التي تمكن اإلدارة من التواصل مع المتعاملين معها وذلك‬
‫باستدعائهم وإعالمهم أو تبليغهم‪ $‬تطوير و تأهيل المرفق العام‬
‫لكي تؤدي اإلدارة المهام المنوطة بها على الوجه األمثل ‪ ،‬البد أن تكون لديها قابلية مستمرة للتكيف مع‬
‫المحيط الخارجي و التطور بتطوره ‪ ،‬حسب حاجياته بمعنى‪ $‬الحاجيات العامة‪.‬‬
‫هذا األمر بطبيعة الحال يدفعها إلى إعداد مختلف الوثائق التي تعبر من خاللها على سلطتها وتفرض‬
 ‫بواسطتها التقيد بالضوابط و اللوائح و احترام القانون‪.‬‬
‫المراسلة اإلدارية في هذا اإلطار تحديدا تمكن من تنظيم المصالح العمومية تنظيما يؤمن تحقيق الغاية‬
‫التي أحدثت من اجلها‪.‬‬
‫تامين الضرورة و الحاجة إلي المرفق العام‬
‫‪ o‬المسئولون باإلدارة ينقلون أو يتلقون يوميا ‪ ،‬طلبات ‪ ،‬أو اقتراحات موجهة إليهم من مرؤوسين أو‬
‫واردة عليهم من رؤساء أو من الغير‪..‬‬
‫‪ o‬هذه الطلبات أو االقتراحات أو التساؤالت أو االلتماسات ‪ ،‬تكون موضوع مراسالت يتم توجيهها‬
‫إليها أيا كانت درجة مسئوليتها أو اختصاصها لتقوم بالمتعين‪ $‬فيها ‪.‬‬
‫‪ o‬كما أن السلطات العليا يمكنها أن تعلم أو تخبر بواسطة مراسالت إدارية مرءوسيها بالطرق و‬
‫اإلجراءات الواجب إتباعها في تطبيق مقتضيات قانونية معينة ‪.‬‬
‫خصائص المراسلة اإلدارية ومميزاتها‬
‫في كل أنواع التحرير اإلداري هناك ضوابط مرتبطة بالعمل اإلداري في جانبه القانوني والفني يتعين‬
‫احترامها و اإللمام بها و تتمثل هذه القواعد في ما يلي‪:‬‬
‫التحفظ و كثمان السر المهني‬
‫‪ o‬كيفما كانت طبيعة المراسلة اإلدارية‪ ،‬فهي دائما محاطة بالسرية‪.‬‬
‫‪ o‬فالمرسل و المرسل إليه ‪ ،‬وكذا كل موظف بحكم وظيفته يتوصل إلى معرفة مضمون المراسالت‬
‫من واجبه أن يتحفظ و يكتم سر ما تتضمنه ‪ ،‬وإخالله بذلك يعتبر خطأ مهنيا يمكن أن يعرض صاحبه‬
‫لعقوبة تأديبية الفصل ‪ 18‬من قانون الوظيفة العمومية‪.‬‬
‫‪ o‬فالكياسة و اللياقة تقتضيان عدم تسليم نسخة من المراسلة لشخص ثالث بدون علم و موافقة صاحبها‬
‫‪.‬‬
‫مالحظة‬
‫‪ o‬ينبغي في حالة جواز إطالع شخص ثالث على مضمون المراسلة اإلشارة إلى ذلك أسفل المراسلة‬
‫بعبارة ‪:‬‬
‫– نسخة طبق األصل موجهة إلى السيد…‪ ..‬قصد اإلخبار‪ -‬تحمل توقيع و أسم المرسل‪.‬‬
‫كما أن المرسل إليه ملزم باحترام هذه القاعدة إذا تمسك المرسل باحترامها ‪ ،‬بإشارته إلى ذلك بعبارة ‪.‬‬
‫“سري” في مراسلة للمصلحة أو مراسلة شخصية‪.‬‬
‫بيان مصدر المراسلة وتحمل المسؤولية‬
‫‪ o‬حسن سير العمل بالمصالح ‪ ،‬يتطلب أن تكون المراسلة معروفة المصدر ‪ ،‬وموقعة من قبل دوي‬
‫االختصاص‪ ،‬أو من لهم أو فوضت لهم هذه الصالحية للقيام بذلك ‪.‬‬
‫‪ o‬فاإلدارة مسؤولة عن أعمالها‪ ،‬والموقع على المراسلة مسؤول على مضمونها أمام رؤسائه األعليين‬
‫الذين يمكنهم توجيه االنتقادات إليه أو يثيرون انتباهه إلى األخطاء المرتكبة من طرفه ‪.‬‬
‫‪ o‬وكثيرة هي المنشورات الصادرة في هذا الباب تنبه المسئولين إلى ضرورة التوقيع على الكتب و‬
‫المراسالت باالسم المفتوح مع ذكر الصفة اسفل التوقيع لتحديد المسؤوليات ‪ ،‬اإلدارة ال تعترف‬
‫بالمراسالت المجهولة المصدر‪.‬‬
‫احترام قواعد اإلختصاص‬
‫ال يجوز للموظف من حيث المبدأ‪ ،‬إن يعهد باختصاصه للغير‪ ،‬إال إذا وجد نص قانوني صريح يبيح‬
‫ذلك ‪ ،‬لكن ترد على هذا المبدأ استثناءات فرغم أن االختصاص في األصل شخصي ‪ ،‬بحيث يتعين أن‬
‫تمارسه السلطة المختصة قانونا ‪ ،‬إال انه نظرا لتزايد أعباء اإلدارة وكثرة األشغال المنوطة بها‪،‬‬
‫يستحيل‪ $‬على صاحب االختصاص في بعض الحاالت‪ ،‬أن يقوم بجميع المهام المنوطة به بنفسه ‪ ،‬لذا‬
‫فإنه بإمكانه أن يفوض للغير بعض من اختصاصاته حتى يتمكن من التفرغ لمباشرة الصالحيات ذات‬
‫التأثير الحاسم في أدائه لمهامه‪ ، $‬وذلك منعا للتماطل وعرقلة العمل اإلداري من اجل إنجاز المهام‬
‫بالسرعة المطلوبة ‪ ،‬وقد حدد القانون هذا التفويض في نوعين‪:‬‬
‫تفويض السلطة‬
 ‫‪ o‬وهو أن تعهد السلطة المفوضة إلى سلطة مفوض لها بجزء من اختصاصها ‪ ،‬و يتميز تفويض‬
‫السلطة بالخصائص التالية ‪:‬‬
‫خصائص تفويض السلطة‬
‫‪ o‬تفويض السلطة يكون جزئيا ‪.‬‬
‫‪ o‬تفويض السلطة يكون مرتبطا بالوظيفة بغض النظر عن صاحبها‬
‫‪ o‬ال يجوز لمن فوض السلطة أن يمارس السلطات المفوضة لغيره طالما بقي التفويض قائما و لم‬
‫يسحبه‪.‬‬
‫‪ o‬ال يكون تفويض السلطة إال من أعلى إلى أسفل‪.‬‬
‫‪ o‬يحق لمن فوض السلطة أن يدخل عليها بعض التعديالت أو يسحبها‪.‬‬
‫‪ o‬يجب أن يستمد تفويض السلطة من نص قانوني صريح كما أن قرار التفويض يجب أن ينشر قي‬
‫الجريدة الرسمية‪.‬‬
‫تفويض التوقيع ‪،‬‬
‫‪ o‬أسهل تسليما إذ يتم بقرار ‪ ،‬خالفا لما رأينا في تفويض السلطة ‪ ،‬و يتميز بالخصائص التالية ‪:‬‬
‫خصائص تفويض التوقيع‬
‫‪ o‬يجب أن ينطلق من قاعدة قانونية‪.‬‬
‫‪ o‬ال يغير توزيع االختصاص بحيث تضل السلطة المفوضة مسؤولة عن أعمالها المفوضة ‪.‬‬
‫‪ o‬ال يسمح للسلطة المفوض لها إال بالتوقيع على القرارات المسندة إليها بحكم التفويض ‪.‬‬
‫‪ o‬يسند تفويض التوقيع أو اإلمضاء للموظفين السامين ‪.‬‬
‫‪ o‬التفويض في هذه الحالة مستمد من شخص إلى شخص أخر ينتهي‪ $‬تلقائيا متى تغير أحد الشخصين‬
‫‪ o‬ال يكون التفويض شموليا فهناك قرارات ال يسمح فيها بالتفويض ‪.‬‬
‫‪ o‬يمكن أن ينشر التفويض لكن عمليا قد يحدث نادرا جدا أن يكون شفويا ‪.‬‬
‫وتجدر اإلشارة أن نوضح بأنه عند التوقيع من طرف المفوض له يشار إلى ذلك بعبارة عن ……‪ ..‬و‬
‫بتفويض منه ‪ ،‬ويمنع‪ $‬وضع الختم الشخصي الخاص بصاحب االختصاص األصلي عند توقيع المفوض‬
‫له‪.‬‬
‫أسلوب التحرير اإلداري‬
‫‪ o‬المراسلة اإلدارية تخضع لقواعد خاصة ‪ ،‬مختلفة عن قواعد المراسالت العادية ‪ ،‬سواء من حيث‬
‫تحريرها ‪ ،‬أو كيفية تقديمها يجب أن تتضمن كل ما هو مهم ‪ ،‬و تجنب ما ال فائدة فيه‪.‬‬
‫‪ o‬المجاملة و االحترام صفتان تمتاز بهما المراسلة اإلدارية ‪ ،‬إلى جانب البساطة و الدقة و التجسيد و‬
‫الوضوح و اإليجاز و الفاعلية و الحيطة والحذر‪.‬‬
‫البساطة‬
‫‪ o‬توجه المراسلة اإلدارية لمختلف الشرائح المكونة للمجتمع‪ $‬بما فيها األميون و المثقفون والمتعلمون‪، $‬‬
‫من اجله يتعين أن تكون محررة بأسلوب يفهمه الجميع‪ ،‬ال تجاوز في التعبير و ال غموض في األلفاظ‪.‬‬
‫الدقة‬
‫وتعني ضرورة التفصيل في كل ما هو محدد وواضح مثل‬

‫مرجع المراسلة‬ ‫‪‬‬

‫كتابة الرقم و التاريخ كامال أي اسم اليوم و الشهر والسنة بالكامل ‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫و تجنب اختصار األسماء مثال ” المديرية الفرعية اإلقليمية “‬ ‫‪‬‬

‫(‪  )Read more‬كتب في ادارة الموارد البشرية‬

‫ال يجوز اختصارها أو كتابتها بهذا الشكل ” م ‪ .‬ف ‪ .‬إق‪“ .‬‬

‫الوضوح و اإليجاز و الفاعلية‬
‫أي كتابة المضمون أو المقصود بوضوح تام وبعبارات مفهومة‪ $‬و مبسطة وبنوع من االختصار الذي ال‬
‫يفقد المعنى‪ $‬المقصود من المراسلة‪.‬‬
‫‪ o‬ويقصد بالفاعلية في موضوعنا هذا‬
‫اختيار طريقة أخرى بدال عن المراسلة اإلدارية إن كانت ستحقق الغاية المرجوة أي التواصل الجيد و‬
‫بالسرعة المطلوبة ‪.‬‬
‫الحيطة و الحدر‬
‫‪ o‬المقصود بالحيطة و الحذر في مجال تحرير المراسالت اإلدارية‪ ،‬أن نكون حذرين في كل ما نكتب‬
‫وكل ما نقول ‪،‬مع استعمال عبارات شرطية عند الموافقة عل طلب ما ‪ ،‬كالموافقة لموظف على‬
‫االنتقال يستحسن‪ $‬كتابة العبارة التالية ‪:‬‬
‫‪ o‬ال نرى مانعا من الموافقة على طلب المعني‪ $‬باألمر شريطة إيجاد الخلف أو تعويضه بموظف من‬
‫نفس كفاءته الخ……‬
‫المجاملة‬
‫‪ o‬الموظف كما يعلم الجميع يمثل‪ $‬الدولة ‪ ،‬وال ينبغي‪ $‬أن يغيب عن دهنه أن كل ما يصدر عنه من‬
‫تصرفات فهي محسوبة عليه ‪ ،‬لهذا فهو ملزم بالتحلي باللياقة و الكياسة و حسن الخلق و األدب‪ ،‬في‬
‫التعامل كما في الكتابة ‪ ،‬وخصوصا في الكتابة ‪ ،‬من الواجب عليه استعمال‪:‬‬
‫‪ o‬عبارات ملطفة والئقة وتجنب العبارات الحادة‪.‬‬
‫‪ o‬تجنب كل عبارة قد يفهم منها أو يتم تأويلها على أنها جارحة ‪.‬‬
‫احترام التسلسل اإلداري‬
‫‪ o‬لخلق االنسجام واالنضباط في العمل ‪ ،‬و توضيح العالقة بين الرئيس والمرؤوس ‪ ،‬البد من احترام‬
‫التسلسل اإلداري‪.‬‬
‫‪ o‬فالرئيس يأمر‪ ،‬يعطي تعليمات ‪ ،‬يلزم ‪ ،‬يالحظ ‪ ،‬يطلب ‪ ،‬يخبر الخ…‪.‬‬
‫‪ o‬والمرؤوس يطيع ‪ ،‬يمتثل ‪ ،‬ينفذ األوامر و التعليمات ‪ ،‬يقترح على…‪ ،‬يلتمس من … الخ……‬
‫الصيغ ة التعابير المستعملة‪ $‬في المراسلة اإلدارية‬
‫‪ o‬الدراية التامة بضوابط و خصوصيات المراسلة اإلدارية ‪ ،‬و اإللمام بمنهجية‪ $‬إعدادها ‪ ،‬و قواعد‬
‫تقديمها ‪ ،‬كلها أمور تساعد الموظف المحرر على الكتابة اإلدارية و االلتزام بشكلياتها ‪.‬‬
‫‪ o‬الضوابط المشار إليها ‪ ،‬يتعين‪ $‬استحضارها أثناء التحرير‪ ،‬كما أن للمراسالت اإلدارية ‪ ،‬تقنيات في‬
‫طريقة تحريرها منها ما يتعلق بالشكل ‪ ،‬و منها ما يتعلق بالمضمون ‪ ،‬وهي إن كانت تختلف في‬
‫مضامينها حسب الجهة الموجهة إليها‪ ،‬تخضع لقواعد االحترام و المجاملة في الصيغ التعبيرية‬
‫المستعملة‪. $‬‬
‫‪ o‬هذه الصيغ التعبيرية تستعملها اإلدارة بصفة دائمة و مألوفة ‪ ،‬و في مواضع أي أماكن معروفة‪ ،‬و‬
‫محددة في المراسلة اإلدارية المكتوبة‪.‬‬
‫‪ o‬والموظف ملزم باإللمام بها و كتابتها حسب الحاالت ‪ ،‬دون ابتكار لعبارات أخرى من عنده ‪ ،‬و إن‬
‫كانت صياغة المراسلة تتطلب أفكارا من ذاته‪.‬‬
‫‪ o‬وهذا ما سنحاول أن نتعرض إليه بشيء من التوضيح حسب الجهة الموجهة إليها المراسلة ‪:‬‬
‫‪ o‬هل إلى سلطة عليا ‪.‬‬
‫‪ o‬أم من سلطة عليا إلى موظف ‪.‬‬
‫‪ o‬أم مراسلة بين رؤساء من نفس الدرجة و الصفة ‪.‬‬
‫‪ o‬أم مراسلة من موظف إلى اإلدارة ‪.‬‬
‫الرسالة الموجهة الى سلطة اعلى‬
‫‪ o‬غالبا ما يستعمل‪ $‬الموظف في الرسالة الموجهة منه إلى السلطة الرئاسية ‪ ،‬عبارات تدل على التقدير‬
‫و االحترام ‪.‬‬
‫‪ o‬ومضمون الرسالة و فحواها ‪ ،‬يختلف حسب رتبته في هرم السلطة و في موقع المسؤولية ‪ ،‬يظهر‬
‫ذلك جليا في الصيغ التعبيرية المستعملة سواء في صيغ المقدمة أو الموضوع أو الخاتمة ‪.‬‬
 ‫‪ o‬فهو إما يطلب أو يلتمس أو يقترح أو يخبر الخ…… فالقاعدة تقتضي أن يكون المرؤوس مطيعا و‬
‫الرئيس آمرا‪.‬‬
‫صيغ المقدمة‬
‫‪ o‬من الصيغ التي تستهل بها المراسالت اإلدارية نذكر ما يلي‪:‬‬
‫‪ o‬يشرفني أن أخبركم …‪.‬يشرفني أن انهي إلى علمكم…‪..‬يشرفني أن أوجه إليكم طيه ‪ ،‬رفقته ‪،‬‬
‫صحبته…‬
‫‪ o‬يشرفني أن اقترح عليكم…يشرفني أن أبعث إليكم…يشرفني أن أعرض عليكم…‪ .‬يشرفني أن أرجع‬
‫إليكم…‪.‬يشرفني أن أطلب منكم…‪.‬يشرفني أن ألتمس منكم…‪.‬‬
‫‪ o‬تنفيذا لتعليماتكم الواردة بالمراسلة المشار إليه بالمرجع أعاله يشرفني أن أخبركم …‪.‬‬
‫‪ o‬تبعا لرسالتكم المشار إليها بالمرجع أعاله و المتعلقة ب …‪ .‬يشرفني أن ……‪.‬الخ…‪.‬‬
‫صيغ الموضوع أي العرض و المناقشة‬
‫‪ o‬صيغ التحاور أو الكالم تأتي بعد صيغ المقدمة أعاله ‪ ،‬فهي تشكل جمل فقرات مضمون الرسالة أو‬
‫الكتاب منها ‪:‬‬
‫‪ o‬أضيف…‪..‬‬
‫‪ o‬ولقد تبين…‪.‬‬
‫‪ o‬ضمانا لــ …‪..‬‬
‫‪ o‬ومما ال شك فيه……‪..‬‬
‫‪ o‬أسجل……‬
‫‪ o‬ورغبة في ……‪.‬‬
‫‪ o‬ال يسعني‪ $‬إال……‬
‫‪ o‬ال يخفى عليكم ……‬
‫‪ o‬و اهتماما ب ……‪.‬‬
‫‪ o‬يبدو من األفضل …‪..‬‬
‫‪ o‬يبدو من المالئم …‪..‬‬
‫‪ o‬وعيا مني ……‬
‫‪ o‬أستسمج بأن ……‬
‫صيغ الخاتمة‬
‫‪ o‬و سأوافيكم بالناتج فور اإلنجاز ……‪.‬‬
‫‪ o‬و سأوافيكم بالمعلومات الوافية حول ……‪..‬‬
‫‪ o‬و سأوافيكم بنسخة من ……… فور…………توصلي‪ $‬به ‪ ،‬أو إنجازه ‪.‬‬
‫‪ o‬لهذه األسباب اقترح على سيادتكم ……‪.‬‬
‫‪ o‬أتمنى أن يحظى طلبي هذا بعنايتكم ‪.‬‬
‫‪ o‬وتقبلوا فائق عبارات التقدير و االحترام ‪.‬‬
‫‪ o‬وتقبلوا أسمى عبارات التقدير و االحترام ‪.‬‬
‫الرسالة بين رؤساء المصالح‬
‫‪ o‬رغم أن التسلسل اإلداري للسلطة منعدم في هذه الحالة ‪ ،‬لكن لربط عالقة طيبة بين مصلحتين‪$،‬‬
‫داخل نفس اإلدارة أو الدائرة القضائية ‪ ،‬يتطلب األمر استعمال نفس الصيغ المشار إليها أعاله ‪ ،‬سواء‬
‫في ما يخص مقدمة الموضوع أو في صلبه أو في خاتمته‪.‬‬
‫صيغ المقدمة‬
‫‪ o‬جوابا عن كتابكم عدد ………‪ .‬و تاريخ …………‪ $‬يشرفني‬
‫‪ o‬عالقة بالموضوع المشار إليه بالموضوع أعاله يشرفني …‬
‫‪ o‬يشرفني أن أخبركم و أحيطكم علما ……‬
‫‪ o‬يشرفني أن أوجه الكم ‪ ،‬آو ابعث إليكم …‪..‬‬
 ‫‪ o‬يشرفني أن أذكركم بمراسلتي المشار إليها بالمرجع أعاله و المتعلقة ب …‬
‫‪ o‬يشرفني أن انهي إلى علمكم ……‬
‫‪ o‬جوابا عن رسالتكم أو كتابكم ……‪..‬‬
‫‪ o‬بناء على مكالمتكم الهاتفية………‪..‬‬
‫صيغ الموضوع أي العرض و المناقشة‬
‫‪ o‬أسجل ……‬
‫‪ o‬ال يسعني‪ $‬إال ……‪.‬‬
‫‪ o‬في هذا الصدد …‪.‬‬
‫‪ o‬أالحظ……‪..‬‬
‫‪ o‬ال يخفى عليكم حسب رأيي …‪.‬‬
‫‪ o‬أرى من…‪..‬‬
‫‪ o‬وعيا مني ……‬
‫‪ o‬يبدو من األفضل و المالئم …حسب فهمي ……‪.‬‬
‫‪ o‬أضيف……‪.‬‬
‫‪ o‬و رغبة في …‪..‬‬
‫‪ o‬في بداية األمر ……‬
‫‪ o‬في نهاية األمر …‪.‬‬
‫‪ o‬مما ال شك فيه……‪..‬‬
‫‪ o‬ومن ناحية أخرى……‪.‬‬
‫‪ o‬استنادا إلى …‪..‬‬
‫‪ o‬في الواقع ……‪.‬‬
‫‪ o‬بالخصوص ……‪..‬‬
‫‪ o‬غير خاف عليكم ما توليه ………من‪ $‬عناية و اهتمام ………‬
‫‪ o‬إصدار تعليماتكم أو إعطاء تعليماتكم إلى…‪..‬‬
‫‪ o‬اعتبارا لما سلف ذكره……‬
‫‪ o‬و هكذا يتضح من خالل مقتضيات النصوص المسطرة أعاله……‪.‬‬
‫‪ o‬و يجب التأكيد في هذا الصدد انه ……‪.‬‬
‫صيغ الخاتمة‬
‫‪ o‬ال يفوتني بهذه المناسبة أن أذكركم ……‪.‬‬
‫‪ o‬غير خاف عنكم ……‪.‬‬
‫‪ o‬حتى أتتمكن من …‪..‬‬
‫‪ o‬و عليه فالمرجو منكم موافاتي ……‬
‫‪ o‬وعليه اطلب منكم تذكير السادة……‬
‫‪ o‬إعطاء تعليماتكم للجهة المختصة لـ…‬
‫‪ o‬التفضل بموافاة هذه المصلحة ب …‬
‫‪ o‬ومع كامل التقدير و االحترام و السالم‪.‬‬
‫الرسالة الموجهة من موظف إلى سلطة عليا‬
‫‪ o‬القاعدة في هذا النوع من المراسالت اإلدارية أن عالقة الرئيس بالمرؤوس تكون واضحة من خالل‬
‫الصيغ و التعابير المستعملة بها‪.‬‬
‫‪ o‬ففي الغالب الرئيس يأمر و المرؤوس يطيع و ينفذ ‪.‬‬
‫‪ o‬فهي تتضمن تعليمات و توجيهات و أوامر‪.‬‬
‫صيغ المقدمة‬
‫‪ o‬يشرفني أن أحيطكم علما……‬
 ‫‪ o‬يشرفني أن الفت انتباهكم ……‬
‫‪ o‬يشرفني أن أبلغكم ……‪..‬‬
‫‪ o‬يشرفني أن أنبهكم ………………‪.‬‬
‫‪ o‬يشرفني أن ابعث إليكم ………………………………………‪.‬‬
‫‪ o‬جوابا على رسالتكم المؤرخة ب………………………………‬
‫‪ o‬بلغ إلى علمي …‬
‫‪ o‬أثار انتباهي …‪.‬‬
‫‪ o‬أخبرت من طرف ……‪..‬‬
‫‪ o‬إطلعت على طلبكم………………………………………‪..…… $‬‬
‫صيغ الموضوع أي العرض و المناقشة‬
‫‪ o‬أسجل…‪.‬‬
‫‪ o‬أالحظ…‪.‬‬
‫‪ o‬أدون…‪.‬‬
‫‪ o‬أضيف…‪.‬‬
‫‪ o‬أؤكد……‪.‬‬
‫‪ o‬أوضح………………‪$‬‬
‫‪ o‬في هذا الصدد من المفيد أو األفيد………………………………………‪.‬‬
‫‪ o‬أنبهكم ……‬
‫‪ o‬أذكركم ………‪.‬‬
‫‪ o‬أثير‪ ،‬أو الفت انتباهكم …………‬
‫‪ o‬اطلب منكم تذكير السادة الموظفين التابعين لدائرة نفوذكم من جديد ‪ ،‬بالتعليمات المشار إليها وحثهم‬
‫على االلتزام بها‪.‬‬
‫‪ o‬اطلب منكم الحرص اشد ما يكونالحرصعلى……‪.‬‬
‫‪ o‬و نظرا للطابع االستعجالي الذي يطبع……‬
‫‪ o‬اطلب منكم إصدار تعليماتكم لمصالحكم قصد اتخاذ اإلجراءات الالزمة في هذا الشأن ‪.‬‬
‫‪ o‬أظن من األنسب………‪.‬‬
‫صيغ الخاتمة‬
‫‪ o‬و تبعا لذلك فانتم مدعوون لتطبيق المقتضيات المشار إليها‪.‬‬
‫‪ o‬اطلب منكم موافاتي ببيان مفصل حول تنفيذ مضمون أو فحوى هذا……………‪.‬‬
‫‪ o‬و أخيرا أهيب بالسادة ……‬
‫‪ o‬لذي أهيب بكم العمل‪ $‬على …‬
‫‪ o‬لدى فالمرجو منكم إبالغ فحوى … إلى كافة ‪ ..‬العاملين بدائرة نفوذكم و السهر على أو القيام ب…‪..‬‬
‫‪ o‬و عليه فالمرجو منكم العمل على…‪..‬‬
‫‪ o‬و بناء على ما ذكر فإني أهيب بكم أن تسهروا على …‪.‬هذا ‪.‬‬
‫‪ o‬و إني على يقين من أنكم ……‪.‬‬
‫‪ o‬و بناء على ما تقدم ‪ ،‬الرجاء منكم السهر على تنفيذ فحوى او محتوى ……‪ .‬و ضمان نشر موسع لها‬
‫لدى مصالحكم ‪.‬‬
‫‪ o‬اطلب منكم إبالغ السادة……‪..‬‬
‫‪ o‬أطلب منكم موافاتي بما يفيد توصلكم ب……‬
‫‪ o‬اطلب منكم استدعاء للمعنى باألمر إلى مكتبكم ……‬
‫‪ o‬و إني اعلق أماال كبيرة بان تمر هذه العملية التي ال يخفى عليكم مدى أهميتها ‪..‬‬
‫أنواع المراسالت اإلدارية وكيفية تقديمها‬
‫‪ o‬المراسالت اإلدارية بين المصالح ‪.‬‬
 ‫‪ o‬المراسالت اإلدارية ذات الصبغة الشخصية ‪.‬‬
‫‪ o‬حداول اإلرسال و اإلرساليات ‪.‬‬
‫‪ o‬المذكرات ‪.‬‬
‫‪ o‬المحاضر ‪.‬‬
‫‪ o‬التقارير ‪.‬‬
‫المراسالت اإلدارية بين المصالح‬
‫‪ o‬تقديم المراسلة‬
‫‪ o‬يمكن تقسيم الرسالة إلى أربعة أجزاء ‪:‬‬
‫‪ o‬الرأسية أو المصدر‬
‫‪ o‬صيغ التعرف على نوعية المراسلة‬
‫‪ o‬موضوع المراسلة‬
‫‪ o‬التوقيع‬
‫راس المراسلة أو المصدر‬
‫أ – اإلدارة المعنية‬
‫اسم اإلدارة المعنية المصدرة للرسالة يوجد في أعلى يمين المراسلة‪ ،‬و تتضمن البيانات التالية ‪:‬بعد‬
‫التسمية الرسمية للجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‪:‬‬
‫‪ o‬الوزارة المعنية‬
‫‪ o‬المديرية المعنية‬
‫‪ o‬القسم أو المصلحة المحررة بها المراسلة‬
‫‪ o‬العنوان يكتب قبل التاريخ أعلى يسار المراسلة في نفس السطر قبالة التسمية الرسمية ( يستحسن‬
‫أن ال يكتب التاريخ أثناء التحرير و ترك هذه المهمة لمكتب الضبط لوضعه عند التوقيع على المراسلة‬
‫رقم التسجيل‬
‫‪ o‬يوضع أسفل العنوان و قد يتكون من الرقم المسجلة به المراسلة يضاف إليه رمز من الرموز‬
‫المستعملة‪ $‬داخل القسم أو المصلحة وقد يكون الرمز رقما أو حرفا ‪ ،‬لتمييزها و االهتداء إلى السجل‬
‫المسجلة به ‪ ،‬حسب نوعية المراسلة‪،‬‬
‫‪ o‬هل هي عامة ‪،‬‬
‫‪ o‬مراسلة خاصة ‪،‬‬
‫‪ o‬عادية أم سرية‪ ( .‬س)‬
‫‪ o‬ونذكر بأنه يتعين أن تكتب السنة كاملة باألرقام‪ ،‬ومن األمثلة على ذلك‪2011 … 2000 … 1992 :‬‬
‫المكان و التاريخ‬
‫‪ o‬يشار إليه أعلى الورقة يسارا المراسلة ‪ ،‬و التاريخ الوارد بها هو تاريخ توقيعها ‪ ،‬ويستحسن‪ $‬أن ال‬
‫يكتب التاريخ على المراسلة ‪ ،‬إال بعد توقيعها من طرف الجهة المختصة‪ ،‬و يتكلف مكتب البريد بمسألة‬
‫وضعه عليها ‪.‬‬
‫صفة المرسل و المرسل اليه‬
‫‪ o‬توضع مباشرة تحث التاريخ في نفس الخط العمودي أعلى الورقة يسارا و يرتبطان بحرف ( إلى )‬
‫‪ o‬صفة المرسل إليه إذا لم يكن رئيسا مباشرا للمرسل البد أن تمر الرسالة تحث اإلشراف أي‬
‫التسلسل اإلداري ‪ ،‬للتأشير و اإلطالع وإن اقتضى الحال إعطاء نظريتهم أثناء مرورها ‪ ،‬وذلك إما‬
‫بوضع عبارة تحث إشراف المذكور صفتهم بالترتيب التسلسلي كاملة‪.‬‬
‫‪ o‬صفة المرسل ال ينبغي‪ $‬أن تكون مسبوقة بلفظة السيد ‪ ،‬أو السيدة لكن صفة المرسل إليه تكون دائما‬
‫مسبوقة بها‪.‬‬

‫(‪  )Read more‬نظرية المنظمة والتنظيم ‪ -‬محمد قاسم القريوتي‬

 ‫صيغ التعرف على المراسلة‬
‫هذه الصيغ تمكن المرسل إليه بنظرة خاطفة من معرفة موضوع القضية ‪ ،‬كما أنها تسهل عملية فرز‬
‫المراسالت الواردة على القسم أو المصلحة أو حفظها في المكان المخصص لها عند إنجاز المهمة‬
‫المطلوبة ( الملف اإلداري أو السري أو المحفوظات الخاصة بالمراسالت ) ‪ ،‬وتمكن كذلك من ربح‬
‫الوقت عند البحث عنها بناء على طلب أو لحاجة ما‪.‬‬
‫‪ o‬صيغ االهتداء هذه تتضمن الموضوع بإيجاز و المرجع وكذا المرفقات ‪ ،‬و مكانها يوجد أسفل‬
‫المرسل و المرسل إليه يمينا أو بينها وبين جسم المراسلة أي موضوعها ‪ ،‬يمينا في نفس الخط الذي‬
‫يبتدئ منه كتابة العنوان أو ما يسمى الترويسة‪.‬‬
‫أ – الموضوغ‬
‫جميع اإلدارات تشير إلى موضوع الرسالة بوضوح ودقة و إيجاز وكل رسالة أو مراسلة إدارية ال‬
‫تعالج إال موضوعا واحدا أو موضوعات مرتبطة بالموضوع الرئيسي‪ ،‬مما يسهل‪ $‬عملية االهتداء هذه‬
‫أو التعرف على نوعيتها‪.‬‬
‫ب – المرجع‬
‫‪ o‬المراسلة اإلدارية يمكن أن تكون مبنية على مكالمة هاتفية أو زيارة أو اجتماع أو بصفة عامة بناء‬
‫على مراسلة سابقة واردة من اإلدارة المركزية أو صادرة من المصلحة أو موجهة من موظف إلى‬
‫أعلى‪.‬‬
‫‪ o‬كما يمكن أن يكون أساسها قرار إداري‪ ،‬أو قانوني أو مقتضيات و نصوص قانونية أو تنظيمية‪ ،‬أو‬
‫بناء على تعليمات و مناشير‪.‬‬
‫د‪ -‬المرفقات‬
‫‪ o‬عبارة المرفقات يمكن أن تكتب تحث المرجع أو قبالة التوقيع على اليمين في نفس الخط ‪ ،‬عدد‬
‫الوثائق المرفقة يشار إليها بدقة ومن المستحسن‪ $‬أن تكتب أسفل المراسلة إلثارة انتباه المرسل إليه‬
‫أكثر‪ ،‬أو العاملين بمكتب الضبط ‪ ،‬من اجل إعطائها االهتمام الالزم اثناء التسليم و التأكد من كونها‬
‫أرفقت فعال بالكتاب‪.‬‬
‫موضوغ الرسالة أو العرض‬
‫‪ o‬الفقرات و السطور يتم رقنها بنفس الخط مع احترام نفس المسافة الفاصلة بينها‪.‬‬
‫‪ o‬أول سطر في الموضوع الذي تبتدئ به الفقرة األولى يكتب بترك مسافة بادئة أسفل المرجع في‬
‫نفس الخط العمودي االفتراضي بفاصل يساوي على األقل ثالث مرات الفاصل المتروك بين الفقرات‪.‬‬
‫‪ o‬البد من احترام المسافة البادئة عند بداية كل فقرة و احترام مسافة الهامش على اليمين و اليسار‬
‫حتى نهاية موضوع المراسلة مع احترام بطبيعة الحال الفاصل بين الفقرات الذي يمكن أن يكون أكثر‬
‫شيئا ما من الفاصل بين السطور إذا كان الموضوع يتطلب أكثر من فقرة في تحريره‪.‬‬
‫‪ o‬بالرجوع إلى السطر نتبع نفس الطريقة أي الرجوع إلى الهامش األيمن المذكور‪ ،‬تم مسافة بادئة‬
‫لفقرة أخرى و هكذا حتى نهاية الكتاب أو الرسالة‪.‬‬
‫‪ o‬الفقرة األولى تذكر بإيجاز أو تشير إلى موضوع القضية ‪.‬‬
‫‪ o‬السطور الموالية تحليلية لهذا الموضوع أي ما تم اتخاذه أو ما ينبغي اتخاذه بشأنها بنوع من الترتيب‬
‫التسلسلي للوقائع حسب نوعية القضية المعنية‪.‬‬
‫الخاتمة‬
‫‪ o‬تخضع لنفس القواعد‪ ،‬الوضوح و الدقة والمستنتجات‪ ،‬و تتضمن دائما إما اقتراح‪ ،‬أو أمر حسب‬
‫مصدر الرسالة هل هي سلطة عليا أو دنيا‪.‬‬
‫‪ o‬ال تستعمل في المراسلة أية صياغة تخرج عن الصياغات المألوفة المستعملة‪ $‬في المراسالت‬
‫اإلدارية و المتعارف عليها‪.‬‬
‫التوقيع أو اإلمضاء‬
‫توقيع المسؤول‪.‬‬
‫‪ o‬التوقيع يوضع دائما على أصل المراسلة‪ ،‬و إذا تمت اإلشارة في المراسلة نفسها إلى ضرورة إخبار‬
 ‫جهة أخرى بنسخة يوضع التوقيع على النسخة أيضا‪ ،‬و هناك إدرات أخرى توقع كل النسخ‪.‬‬
‫‪ o‬ويتعين أن يكون التوقيع مفتوحا‪ ،‬ال يتم التوقيع على النسخ لكن يوضع عليها طابع اإلدارة‪ ,‬ومعنى‬
‫التوقيع المفتوح أن يكون متبوعا باسم و صفة صاحبه أي موقع المراسلة ويتم رقن االسم و الصفة‬
‫الواحدة فوق األخرى مع ترك مسافة كافية للتوقيع‪ ،‬فب حالة عدم إستخدام ختم شخصي‪.‬‬
‫‪ o‬هذه البيانات يتم رقنها يسار المراسلة تحت عبارات المجاملة مباشرة أي تحث آخر فقرة من‬
‫المراسلة‪ ،‬وفي حالة توقيع المراسلة من طرف مسؤولين‪ $،‬يوقع أحدهمايمينا و األخر يسارا‬
‫‪ o‬قد يتعذر توقيع الرسالة من طرف المسؤول لسبب من األسباب ‪ ،‬أو أن يكون التوقيع على بعض‬
‫الرسائل مفوض للغير طبقا للقانون ‪.‬‬
‫‪ o‬في هذه الحالة توقع الرسالة من طرف المفوض له مع اإلشارة بعبارة تفيد أنها واردة من الجهة‬
‫المختصة ‪ ،‬وموقعة من طرف موظف مفوض له ذلك والتوقيع بالتفويض يعبر عنه باإلدارة بعبارة تفيد‬
‫نفس الغاية و إن كانت مختلفة‪.‬‬
‫‪ o‬وقد يكون التوقيع بالنيابة عندما يمارس نائب الرئيس مهام هذا األخير لشغور المنصب و في انتظار‬
‫تعيين‪ $‬رئيس جديد‪.‬‬
‫‪ o‬هنا يتم بفتح االسم و الصفة مع اإلشارة إلى النيابة عن صفة المسوؤل‪.‬‬
‫‪ o‬وتفويض التوقيع كما سبق الذكر يعتبر أسلوبا قانونيا و عمليا إلنجاز المهام المناطة باإلدارة ‪،‬في‬
‫الوقت الذي أصبحت فيه الحاجة إلى السرعة في أداء الخدمات الملحة للقضاء على البطء و حل‬
‫المسائل اإلدارية في الوقت المناسب‪.‬‬