‫الفرع اإلقليمي الجديدة‬

‫عرض بعنوان‬

‫أهمية الوثائق اإلدارية التربوية والمدرسية‬

‫(الجرد – التصنيف – التثمين )‬

‫من إعداد المتدربين والمتدربتين‪:‬‬

‫زكرياء المنصوري صوفيا سرار‬
‫عزيز الوصيف مريم همزاني‬

‫د ‪ :‬ماريا بؤانيس‬ ‫تحت إشراف‬

 ‫تصميم العرض‬
‫أوال ‪ :‬المفاهيم المؤطرة للعرض‪.‬‬
‫ثانيا‪ :‬أهمية الوثائق اإلدارية التربوية والمدرسية‪.‬‬

‫ثالثا‪ :‬الرصيد الوثائقي وتدقيق مواصفات التصنيف‪.‬‬

‫رابعا‪ :‬معرفة خصائص الوثيقة اإلدارية التربوية والمدرسية‪.‬‬

‫عرض ضمن مجزوءة التوثيق واألرشفة من تقديم أطر الدعم المتدربة فوج ‪01‬‬
 ‫تقديـــــــــــــــــــــم‬
‫تجد المكاتب اإلدارية للمؤسسات التعليمية نفسهاا‬
‫أمام كم هائل مهن الوثهائق التهي تنهتت و تسهتقبل يوميها خهلل‬
‫ممارسهة المؤسسهات التعليميهة ألنشهطتااث حيهح أصهب مهن‬
‫الصههعب علياهها تسههيير كههل هه د الوثههائق دون وجههود ن ههام أو‬
‫سلسهههلة لمعالجهههة و تسههههيير الوثهههائق ات بكفهههاءة عاليههههة ث‬
‫نتطهر فههي عرضههنا هه ا إلههم عنصهر ماههم جههدا فههي السلسههلة‬
‫األرشهههيفية وههههو التصهههنيفث حيهههح يعتبهههر األسهههاس لنجهههاح‬
‫العناصر األخرى في السلسلة األرشيفية‪.‬‬
‫يعههد التصههنيف مههن األمههور البديايههة التههي تطبقاهها‬
‫هيئة أطر الدعم أو أطر اإلدارة التربوية في حيهاتام المانيهة‬
‫اليومية فام يرتبون أوراقام بحيح يضهعون أورا كهل نهوع‬
‫سههوياث وباه ا تصههب المعلومههات مرتبههة فههي اله اكرة بطريقههة‬
‫التصههنيفث وه ه ا مهها يجعههل الكثيههر مههن م ههاهر الترتيههب ف هي‬
‫حياتنا نوعا من التصنيف‪.‬‬
‫عرض ضمن مجزوءة التوثيق واألرشفة من تقديم أطر الدعم المتدربة فوج ‪01‬‬ ‫أهمية الوثائق اإلدارية التربوية والمدرسية (الجرد – التصنيف – التثمين )‬
 ‫المفاهيم المؤطرة للعرض‬ ‫أوال‪:‬‬

‫عرض ضمن مجزوءة التوثيق واألرشفة من تقديم أطر الدعم المتدربة فوج ‪01‬‬
 ‫أوال ‪ :‬المفاهيم المؤطرة للعرض‬
‫مفاوم الوثائق اإلدارية‬

‫هههههي الوثههههائق الصههههادرة عههههن الجاههههات‬

‫اإلداريههة الرسههميةث فههي كههل مهها له علقههة‬
‫بتهههدبير مرفهههق معهههين ث و تيسهههر أعمالههه‬
‫وشهههؤون ث طبقههها لنصهههوص ومقتضهههيات‬
‫التشريع اإلداري لمؤسسات الدولة‪.‬‬

‫عرض ضمن مجزوءة التوثيق واألرشفة من تقديم أطر الدعم المتدربة فوج ‪01‬‬ ‫أهمية الوثائق اإلدارية التربوية والمدرسية (الجرد – التصنيف – التثمين )‬
 ‫أوال ‪ :‬المفاهيم المؤطرة للعرض‬
‫مفاوم الوثائق التربوية‬
‫ههههي الوثهههائق التهههي تسهههتخدماا المؤسسهههة‬
‫التربويههههة مههههع جميههههع العههههاملين باهههها مههههن‬
‫مدرسههين وريههرهم بقصههد تحقيههق األهههداف‬
‫التربوية بشكل يتلءم مع حاجهات المجتمهع‬
‫ومتطلبات ث وههي أيضها وثهائق تهن م علقهة‬
‫األسهههتا مهههع التلميههه واإلدارة و المراقبهههة‬
‫التربوية‪.‬‬

‫عرض ضمن مجزوءة التوثيق واألرشفة من تقديم أطر الدعم المتدربة فوج ‪01‬‬ ‫أهمية الوثائق اإلدارية التربوية والمدرسية (الجرد – التصنيف – التثمين )‬
 ‫أوال ‪ :‬المفاهيم المؤطرة للعرض‬
‫مفاوم الوثائق المدرسية‬

‫هههههي الوثههههائق التههههي تسههههتخدماا‬

‫اإلدارة المدرسهههية لتوثيهههق مسهههيرة‬
‫المتعلمين داخل المؤسسة‪.‬‬

‫عرض ضمن مجزوءة التوثيق واألرشفة من تقديم أطر الدعم المتدربة فوج ‪01‬‬ ‫أهمية الوثائق اإلدارية التربوية والمدرسية (الجرد – التصنيف – التثمين )‬
 ‫أوال ‪ :‬المفاهيم المؤطرة للعرض‬
‫مفاوم الجرد‬

‫هو عهد وإحصهاء وتسهجيل األشهياء التهي‬

‫تمتلكاا المؤسسة من أجل االطهلع علهم‬
‫جميههههع الممتلكههههات التههههي فههههي حوزتاهههها‬
‫وحالتاهههها مههههع إعطائاهههها أرقامهههها خاصههههة‬
‫باهههههههدف تسهههههههايل عمليهههههههة اسهههههههتعمالاا‬
‫ومراقبتاا‪.‬‬

‫عرض ضمن مجزوءة التوثيق واألرشفة من تقديم أطر الدعم المتدربة فوج ‪01‬‬ ‫أهمية الوثائق اإلدارية التربوية والمدرسية (الجرد – التصنيف – التثمين )‬
 ‫أوال ‪ :‬المفاهيم المؤطرة للعرض‬
‫مفاوم التصنيف‬
‫يمكههن تعريههف التصههنيف بوجه عههام بأنه‬
‫العملية التي تقسم باا أيهة مجموعهة مهن‬
‫المههههواد إلههههم مجموعههههات فرديههههة بحيههههح‬
‫تتكهههون كهههل مجموعهههة مهههن وحهههدات ات‬
‫صهههفات أو خصهههائص متجانسهههة تجعلاههها‬
‫نوعا محدداث بحيح ينتت عن اله فصهل‬
‫المههههواد ريههههر المتجانسههههة تبعهههها لدرجههههة‬
‫اختلفاا‪.‬‬
‫عرض ضمن مجزوءة التوثيق واألرشفة من تقديم أطر الدعم المتدربة فوج ‪01‬‬ ‫أهمية الوثائق اإلدارية التربوية والمدرسية (الجرد – التصنيف – التثمين )‬
 ‫أوال ‪ :‬المفاهيم المؤطرة للعرض‬
‫مفاوم التصنيف‬

‫هي عملية فكرية تاهدف إلهم تعريهف و جمهع‬

‫الوثههائق حسههب أوجهه المتشههاب ثههم ترتيباهها‬
‫داخههل أقسههام ترتيبهها منطقيهها و تههدريجيا وفههق‬
‫قواعههههههههدث يههههههههتم تقسههههههههيم الوثههههههههائق إلههههههههم‬
‫مجموعهههات حسهههب مقيهههاس معهههين للتحصهههل‬
‫علههم مجموعههة أصههناف تنههدرج تحتاهها جميههع‬
‫الوثائق‪.‬‬

‫عرض ضمن مجزوءة التوثيق واألرشفة من تقديم أطر الدعم المتدربة فوج ‪01‬‬ ‫أهمية الوثائق اإلدارية التربوية والمدرسية (الجرد – التصنيف – التثمين )‬
 ‫أوال ‪ :‬المفاهيم المؤطرة للعرض‬
‫مفاوم التثمين‬
‫كلمة تثمين لغة مشتقة من الثمن ومعناد مها تسهتحق به الشهيء ثوثمهن‬
‫كل شيء قيمت ‪.‬‬
‫أمهها مفاههوم التثمههين فههي ميههدان األرشههيف فاههو إعطههاء قيمههة وأهميههة‬
‫للوثائق األرشيفية من خهلل التعريهف والتشهاير باها باسهتخدام أسهاليب‬
‫معينة إ ن مانة األرشهيفي تعهدت مرحلهة المعالجهة والحفه إلهم مرحلهة‬
‫جلههههب واسههههتقطاب المسههههتفيدين للسههههتفادة مههههن أرصههههدت األرشههههيفية‬
‫المحفو ة‪.‬‬
‫إعطاء قيمهة للهو‪3‬ئهق األرشهيفية " ‪ "valeur en mise‬أو اإلتاحهة‬
‫"‪"Diffusion‬ثوالمصطلحين يستخدمان للداللة علم مفاوم التثمين‬

‫عرض ضمن مجزوءة التوثيق واألرشفة من تقديم أطر الدعم المتدربة فوج ‪01‬‬ ‫أهمية الوثائق اإلدارية التربوية والمدرسية (الجرد – التصنيف – التثمين )‬
 ‫ثانيا‪:‬‬

‫أين تكمن‬
‫أهمية الوثائق‬
‫اإلدارية‬
‫التربوية‬
‫والمدرسية؟؟‬
 ‫‪ o‬المرآة الصادقة لعمل ونشاط اإلدارة‬

‫‪ o‬ههي المهدون الرسهمي اله ي يعكههس تهارية الدولهة والمؤسسهة فههي‬

‫مختلف الجوانب االجتماعية واالقتصادية والسياسية ‪ ...‬الة‬

‫‪ o‬هي ال اكرة الفعلية للدولة والمؤسسة‬

‫‪ o‬تكوين قاعدة معلومات وبيانات للمؤسسة‪.‬‬

‫‪ o‬يوفر مادة خامة للباحثين والدارسين والكتاب‪...‬إلة‪.‬‬

‫‪ o‬يحف تارية المؤسسة التعليمية و اكرتاا‪.‬‬

‫‪ o‬يمكن من سرعة الرجوع للوثائق والمعلومات واالستفادة مناا‪.‬‬

‫‪ o‬يتر انطباعا جيدا لدى الزائر أو المتردد علم المؤسسة‪.‬‬

‫عرض ضمن مجزوءة التوثيق واألرشفة من تقديم أطر الدعم المتدربة فوج ‪01‬‬ ‫أهمية الوثائق اإلدارية التربوية والمدرسية (الجرد – التصنيف – التثمين )‬
 ‫ثالثا‪:‬‬
‫أينننننننن يت لننننننن‬
‫الرصننننننننننننننننننننيد‬
‫الوثننننائقا و ننننا‬
‫أبرز واصفات‬
‫التصنيف؟؟‬
 ‫‪:03 /1‬‬
‫نظرا لكثرة الوثائق وتشعبها جرى العمل على الوثائق المرتبطة بمهاا‬
‫أطر الدع التربوي‬ ‫الرصيد الوثائقي‬

‫عرض ضمن مجزوءة التوثيق واألرشفة من تقديم أطر الدعم المتدربة فوج ‪01‬‬ ‫أهمية الوثائق اإلدارية التربوية والمدرسية (الجرد – التصنيف – التثمين )‬
‫البرامت والمشاريع واألنشطة‬
 ‫مشروع المؤسسة‬ ‫البرامت‬
‫برنامج الدع التربوي‬
‫برامج أنشطة األندية التربوية‬
‫البرنامج السنوي لألنشطة التربوية واإلدارية‬
‫التقارير والمحاضر‬
 ‫التقرير اليومي‬ ‫التقارير والمحاضر‬
‫التقرير الدوري‬
‫تقرير استثمار النتائج الدراسية‬
‫تقارير أاألساتذة حول سلوكات المتعلمين‬
‫محاضر مداوالت مجالس األقسا‬
‫محاضر وتقارير االجتماعات مع التالميذ‬

‫تقرير مشروع المؤسسة‬

‫تقارير أنشطة األندية التربوية‬
‫‪ o‬ملف التقارير الدورية‬
‫وثائق الدخول المدرسي‬
 ‫قوائ التالميذ‬ ‫‪ 1.1.0‬الدخول المدرسي‬
‫جداول الحصص الفردية لألساتذة‬
‫التنظي التربوي للمؤسسة‬
‫الخريطة المدرسية‬
‫توزيع المها على االدريين‬
‫قائمة األساتذة‬
‫مجالس المؤسسة‬
‫استعماالت الزمن الخاص باألقسا (الفردية)‬
‫مجمل جداول حصص هيئة التدريس (الجماعية)‬
‫مجمل استعمال زمن األقسا (الجماعية)‬
‫مجمل استعمال زمن القاعات‬
‫جدول األقسا المسندة‬
‫تغيبات وتأخرات المتعلمين‬
 ‫ملفات الغياب الخاصة بالمتعلمين‬ ‫تغيبات وتأخرات المتعلمين‬
‫بطاقات الغياب حسب كل قس‬
‫استثمار احصائيات تغيبات التلمي‬
‫مراسالت اآلباء في شأن تغيبات التالميذ وانقطاعه‬
‫الشواهد الطبية المدلى بها لتبرير الغياب واخبار‬
‫األساتذة بها‬
‫ورقة الغياب اليومية‬
‫ورقة الغياب االسبوعية‬
‫بطاقة تتبع الغياب‬
‫ورقة الغياب االسبوعية‬
‫ورقة الغياب اليومية‬
‫بطاقة تتبع التغيبات الشهرية‬
‫مراسالت اآلباء في شأن تغيبات التالميذ وانقطاعه‬
‫المراقبة المستمرة واالمتحانات‬
 ‫أوراق نقط المراقبة المستمرة حسب كل مادة‬ ‫المراقبة المستمرة واالمتحانات‬
‫سجل تتبع تسلي أوراق التحرير الخاصة بفروض‬
‫المراقبة المستمرة‬
‫مطبوع تتبع واستثمار نقط المراقبة المستمرة حسب‬
‫كل فرض ومادة‬
‫أوراق تتبع عملية تدقيق نقط المراقبة المستمرة من‬
‫طرف األساتذة‬
‫سجل تتبع الدع والتقوية للتالميذ المتعثرين‬
‫أوراق نقط المراقبة المستمرة حسب كل مادة‬
‫سجل تتبع تسلي أوراق التحرير الخاصة بفروض المراقبة المستمرة‬
‫مطبوع تتبع واستثمار نقط المراقبة المستمرة حسب كل فرض ومادة‬
‫أوراق تتبع عملية تدقيق نقط المراقبة المستمرة من طرف األساتذة‬
‫السجالت التدبيرية للمها اإلدارية والتربوية‬
 ‫سجل حركية التالميذ‬ ‫السجالت التدبيرية للمها اإلدارية والتربوية‬
‫سجل لوائح التالميذ‬
‫سجل زيارات آباء وأمهات وأولياء أمور التالمييذ حول‬
‫الغياب والسلوك والنتائج الدراسية‬
‫أوراق تتبع عملية تدقيق نقط المراقبة المستمرة من‬
‫طرف األساتذة‬

‫سجل تتبع الدع والتقوية للتالميذ المتعثرين‬

‫سجل الشواهد المدرسية‬
‫سجل تتبع مخالفات وسلوكات التالميذ‬
‫سجل الشواهد الطبية وشواهد االعفاء من ممارسة‬
‫التربية البدنية والرياضية‬
‫سجل تتبع زيارات التالميذ للمصالح الصحية‬
‫سجل زيارات آباء وأمهات التالميذ‬
‫سجل الحوادث المدرسية‬
‫سجل العنف المدرسي‬
‫سجاللتالميذ المصابين بأمراض مزمنة‬
 ‫‪ o‬سجل تتبع الحوادح المدرسية‬

‫الموس الدراسي‪2016 - 2015 :‬‬

‫الحــوادث الـمــدرسـيــة‬

‫المســؤول عن الحــراســة‬ ‫مـعـلـــومات الـتـلـمـيـــذ(ة)‬ ‫تاريخ وتوقيت ومكان وقوعها‬

‫اإلجــراءات المتخــذة‬ ‫رق‬ ‫رق وصل‬ ‫تاريخ ومكان‬ ‫الـحـــادثـــة‬
‫الصفة‬ ‫السيد(ة)‬ ‫رق التسجيل‬ ‫القس‬ ‫إس التلميذ(ة)‬ ‫المكان‬ ‫التوقيت‬ ‫التاريخ‬
‫التأجير‬ ‫التأمين‬ ‫االزدياد‬
‫الموس الدراسي‪- 2015 :‬‬
‫‪2016‬‬

‫تتبـع العنـف المدرسـي‬

‫‪ o‬سجل تتبع العنف المدرسي‬

‫اإلجراءات المتخذة‬ ‫األطراف‬ ‫الساعة‬ ‫المكان‬ ‫نوع العنف‬ ‫التاريخ‬
‫سجل حركية التلمي‬
‫سجل مراسالت آباء وأولياء التالميذ‬
‫سجل تتبع مخالفات وسلوك التالميذ‬
‫سجل الشواهد المدرسية‬
‫سجل زيارات الطبيب‬
‫سجل زيارات آباء وأمهات التالميذ‬
‫المطبوعات والبطائق‬
 ‫بطاقة الغياب الصفراء‬ ‫المطبوعات والبطائق‬
‫البطاقة الشخصية للتلميذ (الخضراء)‬
‫مطبوع إعادة التمدرس‬
‫مطبوع ورقة السماح بزيارة المصالح الصحية‬

‫مطبوع التزا ولي أمر التلميذ في شأن تغيب أو سلوك‬

‫إبنه‬
‫مطبوع ورقة السماح بالدخول بعد تبرير غيابه أو‬
‫تأخره‬
‫السنة الدراسية‪- 2015 :‬‬ ‫بـطـاقـة زيـارة الـطـبـيـب‬ ‫ثانوية عبد الرحيم بوعبيد التأهيلية‬
‫‪2016‬‬
‫‪ : ...............‬إسـم ونسب الـتلـميـ (ة)‪ .................................................................................... :‬القسـم ‪ ......................................... :‬الرقــم‬
‫‪: .......................................................................‬التـاريـة‪ .......................................................... :‬الـساعة‪ ................................:‬سبـب الزيـارة‬
‫رأي وخاتـم الطـبـيب‬ ‫‪........................................................‬‬ ‫مـدة الرخصة‪:‬‬
‫‪:‬خـاتم المؤسسة‬
‫ملفات المتعلمين‬
‫طلبات الملفات المدرسية للتالميذ الوافدين (‪3 – 2 – 1‬‬ ‫ملفات المتعلمين‬
‫– طلب التدخل‬
‫ملفات التالميذ غير الملتحقين والمنقطعين والمفصولين‬
‫ملفات التالميذ الوافدين‬
‫البطائق الشخصية للمتعلمين المغادرين‬

‫ورقة ارسال الملفات المدرسية للتالميذ المغادرين‬

‫ملفات التالميذ المتمدرسين (الحمراء الخضراء‬
‫الزرقاء‪....‬‬
‫طلبات الملفات المدرسية للتالميذ الوافدين (‪ – 3 – 2 – 1‬طلب التدخل‬
‫السبورة المرجعية‬
 ‫البطاقة التقنية للمؤسسة‬ ‫الئحة هيئة التأطير والمراقبة التربوية‬ ‫السبورة المرجعية‬
‫التنظي التربوي للمؤسسة‬ ‫لوائح مجالس المؤسسة ‘‬
‫جداول حصص األساتذة الفردية‬ ‫الئحة أعضاء مكتب جمعية اآلباء‬
‫الخريطة المدرسية‬ ‫الئحة عرفاء األقسا‬

‫توزيع المها على االدريين‬ ‫الئحة أعضاء المجلس التالميذي‬

‫قائمة األساتذة‬ ‫الئحة أعضاء خلية اليقظة‬
‫مجالس المؤسسة‬ ‫الئحة األندية التربوية‬

‫استعماالت الزمن الخاص باألقسا (الفردية)‬ ‫الئحة العطل المدرسية‬

‫مجمل جداول حصص هيئة التدريس (الجماعية)‬ ‫احصائيات ومبيانات‬

‫معطيات التمدرس‬
‫إحصاء حركية التنالميذ‬
‫مؤشرات التغطية‬
‫إحصاء المواظبة والغياب حسب األقسا والشهور‬
‫مجمل استعمال زمن األقسا (الجماعية)‬ ‫النظا الداخلي للمؤسسة‬
‫مجمل استعمال زمن القاعات‬ ‫مشروع المؤسسة‬
‫الم كرات والمراجع القانونية‬
 ‫المرسو ‪2-02-376‬‬ ‫المذكرات والمراجع القانونية‬
‫قرار وزير التربية الوطنية ‪ 2071/01‬بشأن النظا المدرسي في‬
‫التعلي األولي واالبتدائي والثانوي‘‬
‫قرار وزير التربية الوطنية ولشباب رق ‪ 1537/03‬يتعلق‬
‫بتحديد كيفية اختيار أعضاء مجلس التدبير‬
‫مقرر وزير التربية الوطنية في شأن تنظي السنة الدراسية‬

‫قرار وزير التربية الوطنية ‪ 714/02‬في شأن مه أطر الدع‬

‫مذكرات متفرقة ‪ ،‬المراقبة المستمرة واالمتحانات وتنظي السنة‬
‫الدرسية بالتعلي الثانوي ‪ ،‬الحياة المدرسية مذكرات المواظبة‬
‫والسلوك‬
‫دليل الحياة المدرسية‬
‫النظا األساسي لموظفي وزارة التربية الوطنية‬
‫النظا األساسي ألطر األكاديميات‬
‫النظا األساسي للوظيفة العمومية‬
‫الخزانة المدرسية‬
 ‫سجل الجرد‬ ‫المكتبة المدرسية‬
‫سجل السحب‬
‫سجل الكتب‬
‫جدول تصنيف ديوي‬
 ‫أهداف التصنيف‬

‫‪:03 /2‬‬
‫خصائص ن ام التصنيف‬ ‫تدقيق مواصفات التصنيف‪:‬‬

‫طر التصنيف‬

‫عرض ضمن مجزوءة التوثيق واألرشفة من تقديم أطر الدعم المتدربة فوج ‪01‬‬ ‫أهمية الوثائق اإلدارية التربوية والمدرسية (الجرد – التصنيف – التثمين )‬
 ‫أهداف التصنيف ‪:‬‬

‫‪ -‬تسايل الوصول إلم الوثائق ‪.‬‬

‫توفير الوقت و الجاد لألرشيفي و الباحح‪.‬‬

‫جمع الوثائق حسب قواعد و معايير‪.‬‬

‫تحديهههد مهههدى ارتبهههاط الوثهههائق ببعضهههااث وضهههع مجمهههوع العلقهههات العضهههوية علهههم‬
‫مسههتوى مختلههف الو ههائف مههن جاههة و علههم مسههتوى مختلههف التفريعههات داخههل‬
‫الو يفة الواحدة من جاة أخرى‬

‫عرض ضمن مجزوءة التوثيق واألرشفة من تقديم أطر الدعم المتدربة فوج ‪01‬‬ ‫أهمية الوثائق اإلدارية التربوية والمدرسية (الجرد – التصنيف – التثمين )‬
 ‫خصائص ن ام التصنيف ‪:‬‬

‫القابلية‬ ‫التفرد‬ ‫التدرج‬ ‫الشمولية‬

‫المنطقية‬
‫للتمدد‬

‫من الواجب أن يكون هنالك تجانس‬
‫بين األصناف و تفريعاتها حيث يت‬
‫الفصاال بااين مااا هااو مختلااف و ياات‬
‫الجمع بين ما هو متشابه من ناحياة‬
‫المواضاااايع و الوظااااائف‪ ،‬بالتااااالي‬
‫يكااون تسلساال الوثااائق بااين األقسااا‬
‫تسلسال منطقيا‪.‬‬
‫يعطااى لكاال موضااوع موقعااا واحاادا داخاال‬
‫عند إعداد نظا التصنيف يجاب األخاذ‬
‫نظا التصانيف حياث يات باذلك الفصال باين‬
‫بعااين االعتباااار قابلياااة احتاااواء النظاااا‬
‫مختلف األصاناف بحياث تصانف كال وثيقاة‬
‫لنوعيات جديدة من الوثائق التي قد يت‬
‫في الصنف أو القس المناسب لها‪.‬‬
‫إنشاؤها‪.‬‬
‫الفرعية تتفرع بدورها أيضاا إلاى أقساا‬
‫يكون تسلسل الوظاائف و تفريعاتهاا مان‬ ‫يجب أنيشمل نظا التصنيف جمياع‬
‫العاااااا إلاااااى الخااااااص حياااااث أن نظاااااا‬ ‫وثااائق المؤسسااة أيااا كااان نوعهااا و‬
‫التصاانيف يتكااون ماان أصااناف رئيسااية‬ ‫شااكلها و لكافااة الوظااائف اإلدارياة‪،‬‬
‫تتفرع عنهاا أصاناف فرعياة‪ ،‬األصاناف‬ ‫فيخصاااااص لكااااال مجموعاااااة مااااان‬
‫الوثائق مكانا مطابقا لطبيعتها علاى‬
‫و أقسا فرعية‪.‬‬ ‫مختلف المستويات داخل النظا ‪.‬‬

‫عرض ضمن مجزوءة التوثيق واألرشفة من تقديم أطر الدعم المتدربة فوج ‪01‬‬ ‫أهمية الوثائق اإلدارية التربوية والمدرسية (الجرد – التصنيف – التثمين )‬
 ‫طر التصنيف‬

‫عرض ضمن مجزوءة التوثيق واألرشفة من تقديم أطر الدعم المتدربة فوج ‪01‬‬ ‫أهمية الوثائق اإلدارية التربوية والمدرسية (الجرد – التصنيف – التثمين )‬
 ‫التصنيف الوظيفي املوضوعي ‪:‬‬
‫مزايا التصنيف الموضوعي‬
‫‪ .1‬بمجرد معرفة الموضوع ‪ ،‬يصبح من السهل جدًا تتبع المعلومات المطلوبة‪.‬‬
‫‪ .2‬يعطي كل ملف موضوع تفاصيل ومعلومات كاملة حول هذا الموضوع‪.‬‬
‫‪ .3‬هناك مجال للتوسع غير المحدود‪.‬‬

‫عيوب التصنيف الموضوعي‬

‫‪.1‬هذا النظا غير مناسب لحفظ أوراق متنوعة‪.‬‬
‫‪ .2‬عيبه األكبر هو أنه من الصعب التصنيف‪.‬‬
‫‪ .3‬إذا ل يت فه تصنيف الموضوع بشكل صحيح ‪ ،‬فسيكون من الصعب تحديد‬
‫موقع المستند‪.‬‬
‫‪ .4‬إذا كان عدد الموضوعات أكثر ‪ ،‬فمن الضروري وجود فهرس مفصل‪ .‬هذا‬
‫سيجعل النظا مكلفًا‪.‬‬
 ‫صنف فرعي‬
‫قسم فرعي‬ ‫قسم ‪01‬‬ ‫صنف فرعي‬
‫صنف رئييس‬ ‫وظيفة ‪01‬‬
‫قسم فرعي‬ ‫قسم ‪01‬‬ ‫صنف فرعي‬
‫قسم فرعي‬ ‫قسم ‪03‬‬
‫صنف فرعي‬

‫صنف فرعي‬
‫قسم فرعي‬ ‫قسم ‪01‬‬ ‫صنف فرعي‬
‫قسم ‪02‬‬ ‫صنف فرعي‬
‫صنف رئييس‬ ‫وظيفة ‪03‬‬ ‫التصنيف الوظيفي ‪:‬‬
‫قسم فرعي‬
‫قسم فرعي‬ ‫قسم ‪03‬‬
‫صنف فرعي‬

‫تتدرج تركيبة املواضيع الناش ئة عن ذكل من العام اىل‬

‫صنف فرعي‬ ‫اخلاص‪ ،‬وتكون قابةل للمتدد والتطور ‪ .‬هذا وتصاح‬
‫هبا منظومة عددية متثل رموز التصنيف لهذه املو ضيع‬
‫قسم فرعي‬ ‫قسم ‪01‬‬ ‫صنف فرعي‬
‫صنف رئييس‬ ‫وظيفة ‪05‬‬
‫قسم فرعي‬ ‫قسم ‪02‬‬ ‫صنف فرعي‬
‫قسم ‪03‬‬
‫صنف فرعي‬
‫تطبيق‬
 ‫‪ - 1‬أورا نقط المراقبة المستمرة حسب كل مادة‬
‫‪ - 0.1‬الموسم الدراسي ‪2021-2020‬‬
‫‪ - 1.1‬مستوى األولم اعدادي‬
‫‪ - 1.1.1‬التربية اإلسلمية‬
‫‪ - 1.1.1.1‬األسدس األول‬
‫‪01‬‬ ‫‪ 1- 1.1.1.1‬نقط المراقبة المستمرة رق‬
‫‪01‬‬ ‫‪ 2- 1.1.1.1‬نقط المراقبة المستمرة رق‬
‫‪ - 2.1.1.1‬األسدس الثاني‬
‫‪01‬‬ ‫‪ 1- 2.1.1.1‬نقط المراقبة المستمرة رق‬

‫مثال عن التصنيف الوظيفي‬

‫‪02‬‬ ‫‪ 2- 2.1.1.1‬نقط المراقبة المستمرة رق‬
‫‪ - 2.1.1‬اللغة العربية‬
‫‪ - 1.2.1.1‬األسدس األول‬
‫‪01‬‬ ‫‪ -1 .1.2.1.1‬نقط المراقبة المستمرة رق‬
‫‪02‬‬ ‫‪ -2 .1.2.1.1‬نقط المراقبة المستمرة رق‬ ‫أورا نقط المراقبة المستمرة حسب كل مادة نمو جا‬
‫‪03‬‬ ‫‪ -3 .1.2.1.1‬نقط المراقبة المستمرة رق‬
‫‪ - 2.2.1.1‬األسدس الثاني‬
‫‪01‬‬ ‫‪ -1. 2.2.1.1‬نقط المراقبة المستمرة رق‬
‫‪02‬‬ ‫‪ -2. 2.2.1.1‬نقط المراقبة المستمرة رق‬
‫‪03‬‬ ‫‪ -3. 2.2.1.1‬نقط المراقبة المستمرة رق‬
‫‪ - 2.1‬مستوى األولم اعدادي‬
‫‪.........................................‬‬
 ‫التصنيف الزمين ‪:‬‬

‫مزايا التصنيف الزمني‬

‫‪ .1‬السرعة في الوصول الى الوثائق ‪.‬‬
‫‪ .2‬بسيط في العمل‪.‬‬
‫‪ .3‬أقل تكلفة‬

‫عيوب التصنيف الزمني‬

‫‪ .1‬هذا النظا مناسب فقط للمؤسسات الصغيرة‪.‬‬
‫‪ .2‬هذا النظا غير مفيد عندما ال تكون التواريخ الدقيقة معروفة‪.‬‬
‫تطبيق‬
‫تصنيف ورقة الغياب األسبوعية لــ ‪2021 – 2020‬‬
‫‪ -‬شتنبر ‪2020‬‬
‫‪ -‬األسبوع األول‬
‫‪ -‬األسبوع الثالح‬
‫‪ -‬األسبوع الرابع‬
‫‪ -‬األسبوع الخامس‬
‫‪ -‬أكتوبر ‪2020‬‬
‫‪ -‬األسبوع األول‬
‫‪ -‬األسبوع الثالح‬
‫‪ -‬األسبوع الرابع‬
‫‪ -‬األسبوع الخامس‬
‫‪ -‬نونبر‪2020‬‬
‫مثال عن التصنيف الزمني‬
‫‪ -‬ألسبوع األول‬
‫ورقة الغياب األسبوعية نمو جا‬
‫‪ -‬األسبوع الثالث‬
‫‪ -‬األسبوع الرابع‬
‫‪ -‬األسبوع الخامس‬
‫‪................... -‬‬
 ‫مزايا التصنيف العددي‬
‫‪ .1‬يتم ضمان دقة أكبر في اإليداع‪ .‬ومن ثم ث تقل فرص الخطأ في التوافق إلم الحد‬
‫األدنم‪.‬‬
‫التصنيف العددي ‪:‬‬
‫‪ .2‬ه ا الن ام مرن للغاية ألن يحتوي علم مجال رير محدود للتوسع‪.‬‬
‫‪ .3‬ال داعي للحتفا بملفات متنوعة كما في حالة الن ام األبجدي‪.‬‬
‫‪ .4‬استبدال الملفات يجب أن يكون أسرع وأكثر تأكيدا‪.‬‬
‫‪ .5‬يمكن تحديد موقع الملفات المرقمة بساولة‪.‬‬

‫عيوب التصنيف العددي‬

‫سيعمل هذا النظا بكفاءة فقط عندما يكون هناك فهرس ‪.‬يجب إدارة‬ ‫‪.1‬‬
‫الفهرس بعناية وتحديثه باستمرار‪.‬‬
‫يجب اإلشارة إلى الفهرس قبل التأكد من موقع الملف ‪.‬سيؤدي هذا‬ ‫‪.2‬‬
‫إلى تأخير في تحديد موقع الملفات‪.‬‬
‫نظرا لعد االحتفاظ بملفات متنوعة ‪ ،‬فليس من السهل ترتيب الملفات‬
‫ً‬ ‫‪.3‬‬
‫ألوراق متنوعة‪.‬‬
‫ستحدث أخطاء في اإليداع بسبب تبديل األرقا ‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫تطبيق‬
‫‪ 1120‬ملفات األوليات‬
‫‪ 001‬عمر‬
‫‪ 002‬خالد‬
‫‪ 003‬توفيق‬
‫‪........‬‬
‫ملفات الثانيات‬ ‫‪1121‬‬
‫‪ 001‬عمر‬
‫‪ 002‬خالد‬
‫‪ 003‬توفيق‬
‫‪........‬‬
‫مثال عن التصنيف العددي‬
‫ملفات الثالثات‬ ‫‪1122‬‬ ‫ملف التلمي نمو جا‬
‫‪ 001‬عمر‬
‫‪ 002‬خالد‬
‫‪ 003‬توفيق‬
‫‪........‬‬
 ‫التصنيف ا أللفبايئ ‪:‬‬
‫إمكانية لتخزين األورا تعتمد علم الترتيب األبجدي‪ .‬في هه د‬
‫الحالهة ث مهن الضهروري اسههتخدام التسلسهل المنطقهي لألحههرف‬
‫األبجديههههة إلنشههههاء عنههههاوين مختلفههههة‪ .‬عنههههدما تتعلههههق بعههههض‬
‫المستندات المامهة المهراد تصهنيفاا بأسهماء األشهخاص ث فهإن‬
‫القاعدة تتمثل فهي فارسهة الملفهات المه كورة أعهلد مهن خهلل‬
‫مراعههاة اسههم العائلههة فههي المقههام األول‪ .‬يجههب إدخههال األسههماء‬
‫األولههههم بههههين قوسههههين بعههههد األسههههماء األخيههههرة‪ .‬فههههي حالههههة‬
‫حف ه المسههتندات حسههب العنههاوين ث يجههب عمههل فارسههة قبههل‬
‫التخزين‪.‬‬
‫تطبيق‬
 ‫أ‬
‫ب‬
‫ت‬
‫ث‬
‫ج‬ ‫ح‬
‫خ‬
‫د‬

‫مثال عن التصنيف األلفبائي‬

‫ذ‬

‫بطاقة الغياب نمو جا‬

 ‫رابعا‪:‬‬
‫فمنننا ئصنننائ‬
‫الوثننننننننننننننننننننائق‬
‫اإلدارينننننننننننننننننننة‬
‫والتربويننننننننننننننة‬
‫والمدرسية ؟؟‬
 ‫الموضوعية وعدم التحيز ‪:‬‬
‫حيث يت تحريرها بشكل موضوعي من جانب الجهة الرسمية التي تنتجها‪ ،‬وهي بهذه الصفة تعتبر جزء ال يتجزأ من نشاط المؤسسة التي أنتجتها أو‬
‫تلقأتها‪ ،‬لذلك ال يُتوقع منها سوى الحقيقة باعتبارها جزء من عمل اإلدارة التي أنتجتها‪.‬‬

‫المصداقية ‪:‬‬
‫وتعني اشتمالاا علم معلومات صحيحة خالية من الش لكوناا خضعت للوصاية من الجاة الرسمية التي أنتجتاها أو مهن ينهوب عناها شهرعا‬
‫أو قانوناًث و ل علم عكس المعلومات الواردة في المصادر الروائية كالكتب والدوريات فاي معرضة بشكل إرادي للخطأ والصواب‪.‬‬

‫الطبيعية ‪:‬‬
‫حيح تتكون الوثائق طبيعيا من خلل ممارسة الجاة الرسمية ألعمالاا وأنشطتاا اليومية المستمرة‪.‬‬

‫العلقات المتبادلة ‪:‬‬

‫حيح ترتبط كل وثيقة بعلقات وطيدة مع بقية الوثائق األخرى سواء أكانت داخل المجموعة الوثائقية أو خارجااث ل ل يكهون مهن الصهعب –‬
‫في أحيان كثيرة ‪ -‬فام محتويات وثيقة ما بدون الرجوع إلم الوثائق األخرى التي ترتبط بااث ل ل عنهد التن هيم يحسهن ترتيهب الوثهائق وفقها ً‬
‫لمبدأ ال ُمنشأ أو األصل‪.‬‬

‫لتوقيت‪:‬‬
‫ال يمكن للمؤسسة االستفادة من درجة دقة الوثيقة ما لم تتوفر في الوقت المناسهب وهه ا يعنهي أن الوثيقهة تكهون مناسهبة زمنيها السهتخدامات‬
‫المستفيدين خلل دورة معالجتاا والحصول عليااث فا د الخاصية ترتبط بالزمن ال ي تستغرق دورة المعالجة ومن أجل تحقيق ه د الخاصية‬
‫فمن الضروري تقليص الوقت اللزم لا د المعالت‪.‬‬

‫الملءمة‪:‬‬
‫صههلحية الوثيقههة هههي الصههلة الوثيقههة بمقيههاس كيفيههة ملئمههة ن ههام المعلومههات الحتياجههات المسههتفيد مناهها بصههفة جيههدةث أي أن تكهون ملئمههة‬
‫ومطابقة لحاجة المستفيد لكوناا البدائل المتاحة وهي ب ل تساعدد في العمل ال ي يقوم ب‬
 ‫المراجع‬
‫‪ -‬أباااو الفتاااوح حاماااد عاااودة ‪ ،‬نظااا التصااانيف الحديثاااة ‪_.‬‬
‫مصر دار الثقافة العلمية‪ 50 ،36 ،17_. 2002 ،‬ص‬
‫‪ -‬منصااااف الفخفاااااخ ‪ /‬ماااادير عااااا األرشاااايف الااااوطني‬
‫التونسااااي‪ ،‬التجربااااة التونسااااية فااااي إدارة األرشاااايف‬
‫الجاري والوسيط‪)15: 30(2012/02/16 ،‬‬
‫‪ -‬المعاج‬
‫‪Lien : www.alyaseer.net/vb/showthread.‬‬
‫‪php?t=22838‬‬
‫‪ -‬تجميعية الحارس العا‬
‫‪ -‬الدليل المرجعي ألرشيف المغرب‬

‫عرض ضمن مجزوءة التوثيق واألرشفة من تقديم أطر الدعم المتدربة فوج ‪01‬‬ ‫أهمية الوثائق اإلدارية التربوية والمدرسية (الجرد – التصنيف – التثمين )‬
‫عىل حسن تتبعمك‬