TECHNIK EKONOMISTA

TEMAT: ZASADY REDAGOWANIA PISM

Korespondencja biurowa jest bardzo ważną i nieodłączną częścią pracy biurowej. Każdy pracownik biurowy,
niezależnie od zajmowanego stanowiska, redaguje w czasie pracy wiele pism. Wydajność pracownika mierzy
się liczbą załatwionych spraw w określonym czasie, które z kolei zależą od skuteczności sporządzonych i
wysłanych pism. Aby pismo było skuteczne, w trakcie jego redagowania należy zwrócić uwagę na:
• formę pisma,
• uprzejmy i pozytywny ton,
• język pisma,
• logikę i uporządkowanie treści.

1. FORMA PISMA
Na formę pisma składają się:
• właściwie zaadresowana koperta,
• poprawny układ graficzny,
• odpowiedni układ tekstu,
• czystość wydruku komputerowego,
• bezbłędna pisownia.

W korespondencji ogromne znaczenie ma pierwsze wrażenie odbiorcy po otrzymaniu pisma. Właśnie na formę
pisma adresat zwraca uwagę jeszcze przed przeczytaniem jego treści - spogląda na sposób zaadresowania
koperty, a po jej otwarciu na układ graficzny tekstu. Bardzo ważna jest też bezbłędna pisownia. Najlepiej
stosować prostą zasadę - napisane już pismo zawsze jeszcze raz przeczytać. Pozwoli to wyeliminować
ewentualne błędy w samej treści. Każdy może popełnić błąd i dlatego konieczne jest ponowne przeczytanie
napisanego tekstu.

Każde pismo reprezentuje nadawcę na zewnątrz, jest jego wizytówką. Korespondencja ma więc bardzo duży
wpływ na wizerunek firmy. Forma pisma może nastawić adresata pozytywnie lub negatywnie do jego nadawcy,
niesie bowiem informacje o organizacji pracy w danym przedsiębiorstwie. Niewłaściwa forma pisma świadczy o
braku profesjonalizmu pracowników i kierownictwa firmy, a tym samym zniechęca potencjalnych partnerów w
interesach do nawiązania kontaktu. Z kolei prawidłowa forma pisma zachęca do współpracy z jego nadawcą.
Gwarantuje bowiem, że firma jest dobrze zorganizowana i solidna, a pracownicy i kierownictwo
są profesjonalistami, co gwarantuje pomyślność prowadzeniu
z nimi interesów.

2. UPRZEJMY I POZYTYWNY TON PISMA

Uprzejmy i pozytywny ton pisma udziela się adresatowi w trakcie czytania i pozytywnie nastawia go do
nadawcy. Zachęca też adresata do pozytywnego i szybkiego załatwienia poruszonej w korespondencji sprawy.
Dobrze świadczy o autorze pisma stosowanie zwrotów grzecznościowych. Szczególnie pisma odmowne powinny
być zredagowane w takim tonie, aby adresat, mimo odmowy, czuł, że jest kimś ważnym dla nadawcy.

3. JĘZYK PISMA
Język pisma powinien być naturalny. Należy używać powszechnie znanych słów i krótkich zdań.

4. TREŚĆ PISMA

Treść pisma powinna być logiczna i uporządkowana. Pomaga w tym użycie odpowiedniej metody redagowania
pism:
• metoda indukcyjna polega na rozpoczynaniu pisma od podania stwierdzeń
szczegółowych, a następnie przechodzeniu do bardziej ogólnych, np.:
W tym roku ukończyłem Technikum Ekonomiczne i uzyskałem średnie wykształcenie oraz tytuł technika
ekonomisty. W szkole bardzo dobrze poznałem rachunkowość i finanse, które są moją specjalnością. Znam też
ekonomikę i organizację przedsiębiorstw, zasady marketingu i reklamy. Znam podstawy prawa, w tym dobrze
prawo pracy. Potrafię obsługiwać komputer i edytor tekstów MS Word. Znam zasady korespondencji biurowej.

1
TECHNIK EKONOMISTA

Mogę więc śmiało powiedzieć, że jestem bardzo dobrze przygotowany do pracy w pionie ekonomicznym Waszego
przedsiębiorstwa.
• metoda dedukcyjna polega na rozpoczynaniu od ogólnego naświetlenia sprawy, a następnie przechodzeniu
do stwierdzeń szczegółowych, np.:
Jestem bardzo dobrze przygotowany do pracy w pionie ekonomicznym Waszego przedsiębiorstwa, gdyż w tym
roku ukończyłem Technikum Ekonomiczne i uzyskałem tytuł technika ekonomisty. Bardzo dobrze znam
rachunkowość i finanse, które są moją specjalnością. Dobrze znam też ekonomikę i organizację przedsiębiorstw,
zasady marketingu i reklamy oraz podstawy prawa, w tym szczególnie prawo pracy. Bardzo dobrze znam zasady
korespondencji biurowej. Potrafię obsługiwać komputer i edytor tekstów MS Word.
Nie ma reguły, które pisma należy redagować daną metodą, jej wybór zależy wyłącznie od redagującego pismo.

Przy prowadzeniu korespondencji biurowej należy pamiętać, aby na pisma odpowiadać jak najszybciej, najlepiej
tego samego dnia, gdyż robi to dobre wrażenie i dobrze świadczy o organizacji pracy firmy.

5. REGUŁY REDAGOWANI PISM

Praktyka administracyjna wypracowała różne zasady redagowania pism. Ich stosowanie pozwala
uniknąć błędów. Do podstawowych reguł, których należy przestrzegać, należą:
• przejrzystość,
• kompletność,
• sugestywność,
• zwięzłość,
• uprzejmość,
• zrozumiałość,
• używanie skrótów,
• jedna sprawa - jedno pismo,
• wyróżnianie fragmentów,
• zwracanie się do adresata.

Przejrzystość - pismo powinno być przejrzyste graficznie. W tym celu należy stosować odpowiedni
układ graficzny pisma i odpowiedni układ jego treści.

Kompletność - pismo powinno być kompletne, czyli zawierać wszystkie informacje niezbędne do
załatwienia danej sprawy. Brak nawet drobnej informacji powoduje nieraz konieczność dodatkowej
korespondencji, co wpływa na wydłużenie czasu załatwienia sprawy i tym samym obniża wydajność
pracownika administracyjno-biurowego.

Sugestywność - pismo powinno sugerować odbiorcy konieczność jego pozytywnego rozpatrzenia,

czyli powinno zawierać odpowiednie argumenty w uzasadnieniu.

Zwięzłość - pismo powinno być sformułowane w sposób zwięzły i ścisły. Nie należy stosować
rozwlekłych opisów, porównań oraz zbędnych słów. Tego rodzaju zabiegi dopuszczalne są w
korespondencji prywatnej, ale nie urzędowej.

Uprzejmość - pismo powinno być zredagowane w uprzejmej formie i w tym celu:

• należy używać zwrotów grzecznościowych, ale bez przesady, gdyż ich nadmiar
razi:
- w polu adresata, pisząc do osoby fizycznej, można użyć takich zwrotów grzecznościowych, jak:
Szanowna Pani, Szanowny Pan,
- przed rozpoczęciem treści pisma, jeśli ma ono charakter listu, należy użyć zwrotów
grzecznościowych typu: Szanowna Pani Prezes, Szanowny Panie Dyrektorze, Szanowni Państwo,
Szanowna Pani, Szanowny Panie,
- w treści pisma można używać zwrotów w rodzaju: zwracamy się z uprzejma prośbę, uprzejmie
prosimy, serdecznie zapraszamy itp.,
- w zakończeniu pisma dobrze jest użyć zwrotów pożegnalnych, np.: Z poważaniem, Z wyrazami

2
TECHNIK EKONOMISTA

szacunku,
• w żadnym wypadku nie należy używać słów obraźliwych i pogróżek, nawet jeśli sytuacja jest
krytyczna; dozwolone jest natomiast używanie sformułowań kategorycznych oraz gróźb legalnych,
czyli takich, w których nadawca odwołuje się do umów i obowiązujących przepisów, mówiących o
konsekwencjach nieprawidłowego postępowania, np.:
W wypadku nieuregulowania zaległości czynszowych w terminie do dnia 15 czerwca 2022 roku, zgodnie
z § 31, ust. 9 Statutu Spółdzielni Mieszkaniowej, rozwiążemy z Panią umowę najmu lokalu użytkowego ze
skutkiem natychmiastowym.
Zrozumiałość - pismo musi być zrozumiałe dla adresata. Należy unikać wyrazów obcojęzycznych, jeśli
znane są ich odpowiedniki w języku polskim. Nie należy też stosować terminów fachowych, jeśli
adresat może ich nie znać.

Używanie skrótów - w piśmie dozwolone jest stosowanie powszechnie używanych skrótów.

Niedozwolone jest natomiast używanie skrótów myślowych lub też skrótów znanych i stosowanych we
własnym kręgu, gdyż mogą wtedy wystąpić nieporozumienia wynikające z niewłaściwego odczytania
treści. Nie należy też skracać zwrotów grzecznościowych ani nazwy firmy. Wyróżnia się kilka grup
skrótów, których używanie jest dozwolone w korespondencji biurowej. Zalicza się do nich skróty:
• powtarzających się często wyrazów potocznych, np.:
szt. - sztuk,
ul. - ulica,
poz. - pozycja,
• tytułów zawodowych oraz tytułów i stopni naukowych, np.:
prof. - profesor,
mgr - magister, inż. - inżynier, dr
- doktor, gen. - generał,
• miar i nazw jednostek metrycznych (skróty te pisze się zawsze bez kropki),
np.:
m - metr,
t - tona,
cm - centymetr,
kg - kilogram,
km - kilometr,
g - gram,
• tworzone od polskich połączeń wielowyrazowych, jeśli kolejne wyrazy roz
poczynają się spółgłoską, np.:
np. - na przykład,
itd. - i tak dalej,
cdn. - ciąg dalszy nastąpi,
tzn. - to znaczy,
ww. - wyżej wymienione,
jw. -jak wyżej,
tj. - to jest.
W korespondencji biurowej, oprócz skrótów, dopuszczalne jest też używanie -skrótowców.
Skrótowce są to wyrazy powstałe z pierwszych liter lub sylab wyrazów tworzących nazwę własną,
np.:
PKO - Powszechna Kasa Oszczędności,
NBP - Narodowy Bank Polski,
ZUS - Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
PZU - Powszechny Zakład Ubezpieczeń,
LO - Liceum Ogólnokształcące.
Częstym błędem popełnianym przy pisaniu skrótów jest niewłaściwe stosowanie kropki. Kropkę w
skrótach stawia się wówczas, gdy skrót jest utworzony z początkowych liter wyrazu skracanego, czyli
powstaje przez odrzucenie końcowej części wyrazu, np. prof., inż., gen., red. Nie należy natomiast jej
stawiać, gdy ostatnia litera skrótu to ostatnia litera skracanego wyrazu, np.: dr, mgr, wg. Po skrótach

3
TECHNIK EKONOMISTA

takich jak dr czy mgr odnoszących się do mężczyzn stawia się kropkę, gdy skrót używany jest w innym
przypadku niż mianownik, np. dr. Kowalskiego. W odniesieniu do kobiet skrót pozostaje bez kropki we
wszystkich przypadkach, np. dr Kowalskiej. Należy też unikać pisania skrótów i skrótowców z myślnikiem
(-) czy ukośnikiem (/), gdyż jest to błąd, np. w/w, j/w. Niewłaściwe jest również pozorne skracanie
wyrazów typu wiceprezes na v-ce prezes. Jest to skrót pozorny, gdyż liczba znaków jest w obu
przypadkach taka sama. Jednocześnie w tym skrócie w sposób całkowicie nieuzasadniony literę w
zastąpiono literą v.
Jedna sprawa - jedno pismo - pismo powinno dotyczyć tylko jednej sprawy. Jeśli nadawca chce
przekazać adresatowi więcej spraw, powinien sformułować je w odrębnych pismach, a następnie włożyć
do jednej koperty. Takie postępowanie ułatwia adresatowi rozdzielenie spraw do załatwienia między
pracowników i tym samym skraca czas ich załatwienia.

Wyróżnianie fragmentów - szczególnie ważne części pisma powinny być wyróżnione. Do najczęściej
używanych sposobów wyróżniania fragmentów pisma należą:
• tłusty druk,
• kursywa,
• r o z s t r z e l o n y druk,
• podkreślenie,
• WIELKIE LITERY,
• zastosowanie innego koloru,
• podkreślenie słowne, np.: Najważniejszym w sprawie jest to, aby..., Głównie należy zwrócić uwagę na
fakt...,
• wypunktowanie najważniejszych spraw,
• wyśrodkowanie najważniejszych fragmentów pisma,
• zdefiniowanie zastosowanych pojęć,
• obramowanie.

Zwracanie się do adresata - w korespondencji do jednostek organizacyjnych (przedsiębiorstw,

urzędów, instytucji, firm), zwracając się do adresata, używa się sformułowań: Wy, Wasz, Wam itp.,
np.:
Odpowiadając na Wasze pismo...
Uprzejmie informujemy Was, że...
Zapraszamy Waszego przedstawiciela...
Nawiązując do rozmowy telefonicznej, przeprowadzonej z Waszym pracownikiem...

W korespondencji do osób fizycznych używa się natomiast sformułowań Pani, Pan, Państwo, np.:
Odpowiadając na Pana pismo z dnia...
Zapraszamy Panią na posiedzenie komisji, które odbędzie się...
Zwracamy się do Pana z...

Zwroty. Wy, Wam, Wasze, Pan, Pani pisze się zawsze wielką literą, aby w ten sposób okazać szacunek
adresatowi. Jednocześnie, jeśli nadawcą pisma jest jednostka organizacyjna (firma), to o sobie w tym
piśmie nadawca zawsze pisze w formie my, np. zapraszamy, informujemy, prosimy, zawiadamiamy itp.
Należy przy tym zwrócić uwagę, iż o sobie nadawca pisze zawsze małą literą, np.:
W związku z pobytem naszego pracownika w Waszym przedsiębiorstwie...
Proponujemy, aby dostawa zamówionych towarów odbywała się na nasz koszt i ryzyko.