Protokół nr 1/11/ZSFP/2022 z posiedzenia Rady Fandomu

odbytego dnia 11 listopada 2022 roku, w Krakowie

Posiedzenie Rady Fandomu Związku Stowarzyszeń „Fandom Polski” (dalej: ZSFP) rozpoczęło
się o godz. 19:00 dnia 11 listopada 2022 roku. Posiedzenie odbyło się w ramach konwentu w
randze Polconu “Imladris - Krakowski Weekend z Fantastyką”. Organizacje członkowskie
zostały poinformowane z odpowiednim wyprzedzeniem drogą mailową o terminie i
porządku obrad posiedzenia Rady.

Obecni byli przedstawiciele stowarzyszeń członkowskich ZSFP:

a. Gdańskiego Klubu Fantastyki,
b. Klubu Fantastyki “Druga Era”,
c. Stowarzyszenia Krakowska Sieć Fantastyki,
d. Stowarzyszenia Miłośników Fantastyki “Avangarda”,
e. Stowarzyszenia Fantasmagoria,
f. Stowarzyszenia Miłośników ERpegów i Fantastyki SMERF,
g. Śląskiego Klubu Fantastyki w Katowicach,
h. Zielonogórskiego Klubu Fantastyki Ad Astra,
i. Stowarzyszenia OKF Feniks,
j. Fundacji “Historia Vita”.

W związku z osiągnięciem kworum wymaganego statutem, rada posiadała zdolność

podejmowania ważnych uchwał. Posiedzeniu przewodniczył Michał Szymański, Prezes
Zarządu ZSFP.
1. Nie wniesiono zastrzeżeń do porządku obrad.
2. Przewodniczący poprosił o zgłaszanie kandydatów do komisji skrutacyjnej.
Zgłoszeni zostali:
a. Dorota Łanuszewska,
b. Wiktoria Ostrowska,
c. Bartek Stalewski.
Wybór potwierdzono przez aklamację.
3. Przewodniczący poprosił o zgłaszanie kandydatów na protokolanta. Zgłoszono
Magdalenę Włochacz, Wiceprezeskę Zarządu ZSFP. Wybór potwierdzono przez
aklamację.
4. Przewodniczący dokonał przeglądu organizacji członkowskich ZSFP. W związku z
kolejną z rzędu nieobecnością przedstawiciela Mińskiej Gildii Fantastyki zostało
zaproponowane zawieszenie organizacji w prawach członka ZSFP. Propozycję
przyjęto przez aklamację.
5. Andrzej Ziółkowski poinformował, że decyzją Walnego Zgromadzenia Członków
Stowarzyszenie Miłośników Gier i Fantastyki "Thorn" wyraża chęć przystąpienia do
ZSFP. Wniosek został przyjęty przez aklamację.
6. Przewodniczący przedstawił sprawozdanie z działalności Zarządu w okresie od
ostatniej Rady. Sprawozdanie objęło następujące kwestie:
a. finansowanie Nagrody Fandomu Polskiego im. Janusza A. Zajdla;
Wiceprezes ds. Nagrody Julianna Grefkowicz poinformowała zebranych, że w
bieżącym roku ponownie nagroda finansowa dla laureatów “Zajdla” została
zasponsorowana przez Art Media i Studio Impresja, jednak z rozmów wynika, że
sponsorzy nie są chętni do kontynuowania współpracy. Poinformowała, że w
obecnym kształcie to kwoty 2.000,00 zł dla nagrodzonej powieści i 1.000,00 zł dla
nagrodzonego opowiadania, choć w latach wcześniejszych te kwoty bywały
większe.
Bartek Stalewski zapytał, czy istnieje ryzyko, że sponsorzy mogą wycofać się ze
współpracy tuż przed kolejnym Polconem, co Julianna potwierdziła. Poinformowała
także, że w związku ze wzrostem cen druku problematyczne staje się finansowanie
antologii. Piotr Derkacz zadeklarował pomoc w tym względzie z ramienia Klubu
Fantastyki “Druga Era”. Bartek Stalewski zobowiązał się potwierdzić temat do
kolejnej Rady Fandomu.
Julianna poinformowała, że w tym i przyszłym roku statuetki dla nagrodzonych
zostały zakupione przez ZSFP, a na kolejnych kilka lat będą zasponsorowane przez
osoby, które chciałyby pozostać anonimowe.
Artur Olchowy poinformował, że pojawił się pomysł założenia konta w serwisie
Patronite, z którego dochód można by przeznaczyć na finansowanie nagrody.
Paweł Domownik powiedział, że ma to sens tylko w formie przemyślanej kampanii,
odradził bawienie się w półśrodki. Julianna zaapelowała do zgromadzonych o
wsparcie w tym zakresie w związku z brakiem mocy przerobowych wśród członków
zarządu. Krzysztof Bortel zasugerował organizację zbiórki np. na zakup statuetek na
kilka lat w przód.
Poinformowano, że liczba antologii nagrody za dany rok jest ograniczona - ZSFP nie
jest uprawniony do jej sprzedaży.
Daniel Wójtowicz poinformował, że organizatorzy Imladrisu na własny koszt
dodrukowali egzemplarze antologii dla swoich wolontariuszy.
b. prace nad Alamanachem Konwentoroba - Podręcznikiem dla
Organizatorów Konwentów;
Artur Olchowy poinformował o trwających pracach dot. realizacji koncepcji
KONgresu Basic - konferencji dla młodych klubów, które dopiero chcą
zorganizować swoje pierwsze wydarzenia fanowskie. Wyjaśnił, że planowo będą na
to pozyskiwane środki w ramach LGD, jednak konkursy ze środków publicznych są
na tę chwilę wstrzymane, więc co za tym idzie czekamy na ogłoszenie naborów.
Magdalena Włochacz poinformowała, że trwają prace związane z pozyskiwaniem
treści do Podręcznika, jednak z uwagi na trwający sezon konwentowy były
utrudnione - zarówno organizatorzy prac jak i potencjalni twórcy treści zajęci są
organizowaniem konwentów. Wzmożone prace w temacie zaplanowane są w
okresie zimowym.
c. procedury przeciwdziałania przemocy na konwentach;
Podobnie jak w przypadku Almanachu prace nad treściami zostały wstrzymane w
związku z trwającym sezonem konwentowym, jednak udział członków grupy
roboczej w sporej liczbie konwentów w bieżącym roku wpłynie na aktualizację
zakresu procedur, które zgodnie z planem zostaną spisane i opublikowane na
KONgresie w 2023 roku.
d. Międzynarodowe Targi Książki w Krakowie;
Michał Szymański przedstawił sprawozdanie ze stoiska Nagrody na MTK w
Krakowie. Poinformował, że na stoisku był spory ruch, zorganizowana została nitka
programowa, w której punktach uczestniczyło od kilkunastu do ok. stu osób.
Skonkludował, że zaangażowanie w organizację stoiska i programu jest
niewymierne do efektów - liczba poświęconych godzin i środków nie przynosi
efektu, który byłby wartościowy. Zasugerował rezygnację z udziału w imprezach
targowych. Z sali zaproponowano inne formy promocji - m.in. współpracę z
fandomem mangowym.
e. Fandom.org.pl;
Przewodniczący poinformował, że na stronie fandom.org.pl znalazło się kilka
nowych elementów, które będą ciągle rozwijane i w którym to zakresie chętnie
przyjmie pomoc obecnych:
→ baza dokumentów - m.in. wzory umów i regulaminów. Padła sugestia, żeby
dokumentu załączyć również w formie plików pdf oraz linków do
dokumentów google;
→ dział publicystyczny - Jacek Falejczyk jest odpowiedzialny za zbieranie
fandomowych tekstów publicystycznych, które później będą publikowane
na stronie, mogą też posłużyć jako jeden z elementów “dla patronów”.
Jacek poinformował, że potrzebnych jest więcej materiałów i zachęcił do ich
nadsyłania. Krzysztof Bortel zasugerował zebranie prac dyplomowych, które
na przestrzeni lat pisane były o fandomie przez jego członków.
Zaproponował też publikowanie plakatów konwentów z lat 80’-90’.
→ galeria - trwa zbieranie i przeglądanie archiwalnych zdjeć z Polconów - na
tę chwilę otrzymaliśmy zdjęcia od Piotra Derkacza, Marcina Kłaka oraz
Witolda Siekierzyńskiego - trwa ich selekcja związana z prawną ochroną
 wizerunku. Docelowo zdjęcia zostaną opublikowane na stronie - Michał
Szymański zachęcił do ich nadsyłania. Paweł Ostrowski zaproponował
digitalizację archiwalnych informatorów i tabel programowych z Polconów
oraz zinów. Marcin Kłak zwrócił uwagę, że w przypadku zinów pojawia się
problem praw autorskich. Postanowiono przyjrzeć się tematowi i zasięgnąć
porady prawnej.
7. Przewodniczący poinformował, że wszystkie przedstawione dotychczas projekty,
które realizuje ZSFP cierpią na niedobór chętnych do ich realizacji. Istniejące Gildie
również mają niedobór członków. Zasugerował, że może zamiast rekrutować ludzi
do gildii należałoby rekrutować ich do konkretnych projektów. Bartek Stalewski
zasugerował, żeby takie ogłoszenie wysłać na fandomową listę mailingową,
zasugerował również, że nazwy Gildii mogą nie być wystarczająco jasne, co
potwierdziła Dorota Łanuszewska. Piotr Derkacz zaproponował, żeby zrobić
ogłoszenie rekrutacyjne o pracę wolontariacką na konkretne stanowisko w
projekcie. Paweł Ścibiorek potwierdził, że lepszym rozwiązaniem będzie
angażowanie ludzi do konkretnych projektów, z uwagi na ograniczony czas, którym
każdy z nas dysponuje.
8. Wiktoria Ostrowska opuściła spotkanie, w składzie komisji skrutacyjnej zastąpił ją
Adam Tkaczyk.
9. Przewodniczący pokrótce przedstawił proponowane zmiany w Regulaminie
Ogólnopolskiego Konwentu Miłośników Fantastyki Polcon i Nagrody Fandomu
Polskiego im. Janusza A. Zajdla, które będą głosowane na posiedzeniu Forum
Fandomu następnego dnia. Wątpliwość wzbudził zapis o Organizacjach
Akredytowanych i ich poręczeniu przez organizacje członkowskie ZSFP.
10. Przewodniczący poinformował, że pojawili się kandydaci do organizacji Polconów w
2023 i 2024 roku, których kandydatury będzie głosowało Forum Fandomu. Na 2023
rok zgłosili się organizatorzy łódzkiego festiwalu Kapitularz, na 2024 zgłosili się
organizatorzy Coperniconu. Artur Olchowy zaznaczył, że w związku ze zmianą
minimum polconowego małe kluby mogą chętniej deklarować organizację
Polconu. Marcin Wroński skomentował, że Polcony organizowane jako imprezy w
randze nie są Polconami. Marcin Kłak wspomniał, że na takiej zasadzie odbywają
się krajowe konwenty w Australii. Michał Szymański podał przykład innych krajów
europejskich oraz Euroconu.
11. Andrzej Ziółkowski przedstawił koncepcję wypożyczalni sprzętu konwentowego -
centralnego spisu dóbr będących własnością organizacji członkowskich ZSFP,
dzięki któremu mogłyby między sobą wypożyczać niezbędne do organizacji
konwentów wyposażenie. W toku dyskusji ustalono, żeby w ramach konkretnego
wypożyczenia organizacje między sobą ustalały jego zasady (pokrycie kosztów,
 ubezpieczenie, etc.), ZSFP załącza wzór umowy użyczenia, z którego można
korzystać.
12. Artur Olchowy przedstawił koncepcję organizacji zlotu Zarządów Klubów jako okazji
do wymiany doświadczeń i nawiązania kontaktu. Planowo spotkanie miałoby się
odbyć w lutym lub marcu w Piszu - trwa zbieranie oferty cenowej w oparciu o którą
zostaną też zaproponowane terminy. Pomysł został przyjęty z entuzjazmem.
13. Przewodniczący poinformował, że kolejne posiedzenia Rady Fandomu odbędą się
na Nordconie oraz KONgresie.
14. W ramach wolnych wniosków Paweł Domownik przedstawił wniosek
stowarzyszenia Avangrada o wystosowanie w imieniu Fandomu Polskiego
oficjalnego pisma do organizatorów Worldconu 2023 o cofnięcie statusu gościa
honorowego Siergiejowi Łukjanience. Wniosek został przyjęty przy 8 głosach za,
braku głosów przeciwnych i 3 głosach wstrzymujących się. Zarząd ZSFP zobowiązał
się do przekazania pisma właściwym adresatom.
15. Innych wolnych wniosków nie zgłoszono.
16. Na tym obrady zakończono.

Przewodniczący Protokolant