No.

Rujukan:

JAWATANKUASA MS ISO 9001:2015

BAHAGIAN PENGURUSAN JAMINAN KUALITI
KOLEJ VOKASIONAL BALIK PULAU

PANDUAN PENYEDIAAN DAN FORMAT MINIT MESYUARAT

1.1 TUJUAN

Panduan ini bertujuan membantu setiausaha-setiausaha mesyuarat untuk menyediakan minit

mesyuarat berdasarkan format yang telah disaran oleh MAMPU dan menyelaras agar setiap minit
mesyuarat yang disediakan adalah selaras dan mengikut standard yang telah ditetapkan.

1.2 STRUKTUR MINIT MESYUARAT

Format penulisan minit mesyuarat adalah seperti yang berikut:

i. Jenis font – Arial
ii. Saiz font – 11pt
iii. Jarak antara barisan – 1.0
iv. Kedudukan teks – justified

Urutan mesyuarat perlulah berpandukan pada agenda dan mengikut urutan seperti yang berikut:
i. Perutusan Pengerusi
ii. Pengesahan Minit Mesyuarat
iii. Perkara-perkara Berbangkit
iv. Isu-isu Yang Dibincangkan
v. Hal-hal Lain
vi. Penutup

Setiap perkara utama kepada isu yang dibincangkan perlu mengandungi unsur-unsur Risk-based
Thinking (RBT) iaitu mengenal pasti risiko yang bakal wujud dan mengawal keseluruhan kerangka
perancangan bagi memastikan kelancaran perjalanan program dan pengurusan pentadbiran.

Contoh:
Sebelum saya melintas jalan, saya perlu memerhatikan keadaan trafik terlebih dahulu sebelum
melintas.
1.3 TEMPLAT MINIT MESYUARAT

Sila rujuk sebelah.

1.4 RUJUKAN

Departments of Standards Malaysia. (2015). MS ISO 9001:2015 Quality Management Systems -

Requirements. Shah Alam: SIRIM Berhad.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU). (2014). Panduan
Pengurusan Mesyuarat dan Penulisan Minit Mesyuarat. MAMPU.
 LAMPIRAN 4
BK-04/04

MINIT MESYUARAT EKSEKUTIF KVBP

Bil. Mesyuarat : 2 Tahun 2014

Tarikh : 9 Mei 2014
Hari : Jumaat
Masa : 8.00 pagi – 10.00 pagi
Tempat : Bilik Mesyuarat KVBP
Unit/Jabatan : Jabatan Teknologi Elektrik dan Elektronik

Hadir:

Bil. Nama Jawatan

1. En. Abdul Rauf Bin Abdullah Pengarah Kolej Vokasional Pengerusi
Balik Pulau
2. Pn. Rohaya Binti Idris Ketua Jabatan Elektrik dan Setiausaha
Elektronik
3. En. Ramli Bin Majid Ketua Unit Pentaksiran Pensyarah
Unit Elektrik

Turut Hadir:

Bil. Nama Jawatan

1. En. Rahman Bin Ghafur Pegawai Pemantau KKM
2. En. Idris Sulaiman Pembantu Pegawai Pemantau
KKM

Tidak Hadir:

Bil. Nama Jawatan

1. En. Fareez Bin Nordin Pensyarah Unit Elektrik
2. En. Hakimi Bin Annas Pensyarah Unit Elektrik

1.0 PERUTUSAN PENGERUSI

1.1 Kata Alu-aluan

YBhg. Pengerusi memulakan mesyuarat dengan mengucapkan salam

kegemilangan, salam perpaduan dan salam “1Malaysia: Rakyat Didahulukan,
Pencapaian Diutamakan” serta mengucapkan terima kasih kepada ahli
mesyuarat yang hadir.

Makluman

1
 1.2 Visi KVBP

Pengerusi mengingatkan para pensyarah supaya merujuk Visi KVBP serta

mengamalkan sikap pantas bertindak dalam melaksanakan tugas.

Tindakan: Semua pensyarah

2.0 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

Pn. Zurina mencadangkan minit mesyuarat Bil. 1 Tahun 2014 disahkan dan En. Syarull
menyokong minit mesyuarat tersebut disahkan.

Makluman

3.0 PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

3.1 Penyediaan Bilik Gerakan Unit dan Jabatan

Ketua Bengkel setiap unit memaklumkan bahawa pembinaan bilik gerakan

bagi setiap unit dan jabatan di dalam proses dan dijangka siap pada
Disember 2014. Kontraktor yang dilantik memberikan jaminan tersebut.

Dikemukakan: Ketua Bengkel Makluman

Setiap Unit

3.2 Penyediaan Fail Manual Pengurusan Unit

(i) Penyediaan Fail Manual Pengurusan untuk setiap aktiviti seperti

Pengurusan Peperiksaan bagi Unit Pentaksiran dan Peperiksaan dan
lain-lain masih lagi di dalam proses dan dijangka lengkap pada
pertengahan tahun 2014.
(ii) Penyediaan Fail Manual Pengurusan bagi Unit Elektrik dijangka
berlangsung pada Mac 2014 bagi memberi laluan pengakreditasian
MQA.

Dikemukakan: Ketua-ketua Unit Makluman

4.0 PERKARA-PERKARA SEMASA

4.1 Pengurusan Disiplin Pelajar

Unit HEP memaklumkan kepada pihak pengurusan bahawa disiplin pelajar

semakin tidak terkawal. Para pensyarah perlu memberikan perhatian terhadap
disiplin pelajar dan membuat pemantauan supaya hal ini tidak memberi impak
kepada imej dan pentadbiran kolej.

Penilaian Risiko:
Pensyarah terdedah kepada risiko disaman oleh ibu-bapa pelajar sekiranya
kaedah atau pendekatan dalam membentuk disiplin pelajar tidak mengikut
garis panduan seperti yang ditetapkan oleh KPM.

2
 Langkah Mengatasi:
Pihak kolej disaran menggunakan kaedah kawalan disiplin yang sama seperti
yang diamalkan di kolej-kolej universiti dan universiti iaitu dengan
menggunakan pendekatan saman pelajar atau tidak membenarkan pelajar
menduduki peperiksaan sekiranya tidak melunaskan saman-saman yang
telah dikenakan. Namun begitu, pelaksanaan pendekatan ini perlu dinyatakan
di dalam buku panduan peraturan pelajar terlebih dahulu agar mereka
bersedia dan sedia maklum dengan peraturan yang telah ditetapkan.

Kesan Positif:
Pelajar akan lebih berhati-hati dengan tindakan mereka terutamanya perkara
yang melibatkan peraturan kolej dan mereka akan menjadi lebih berdisiplin. Di
samping itu, kaedah ini dapat mengurangkan risiko pensyarah disaman oleh
ibu-bapa pelajar kesan daripada pendekatan corporal punishment. Pihak kolej
juga boleh menjana pendapatan hasil daripada saman tersebut.

Dikemukakan: Ketua Unit HEP Tindakan: Pihak

Pengurusan Kolej

4.2 Pelaksanaan EKSA

Unit Jaminan Kualiti memaklumkan kepada semua pensyarah termasuklah

pihak pengurusan kolej bahawa pelaksanaan EKSA sebaiknya dikendalikan
oleh ketua-ketua jabatan bagi memastikan keberhasilan pelaksanaannya.

Penilaian Risiko:
Kaedah semasa yang diamalkan oleh pihak kolej dalam urusan pentadbiran
adalah dengan melantik pensyarah bukan pengurusan untuk menyelaras
aktiviti EKSA. Pendekatan ini hal-hal dalam menggerakkan aktiviti-aktiviti ini
menjadi terbatas dan kurang berkesan pelaksanaannya kerana kurang
pemantauan dan tindakan susulan daripada pihak pentadbiran.

Kesan Positif:
Penyelarasan aktiviti EKSA yang dikendalikan oleh golongan pentadbir seperti
ketua-ketua jabatan dapat menjamin kelancaran aktiviti-aktiviti yang
diperlukan. Hal ini adalah kerana penyelarasan dan pemantauan yang
dikendalikan mengikut hierarki memberikan ruang perancangan yang lebih
luas dan arahan lebih mudah sampai kepada golongan pelaksana dan
memberikan hasil yang lebih baik.

Dikemukakan: Ketua Unit Jaminan Tindakan: Ketua-ketua

Kualiti Jabatan

3
5.0 PENUTUP

Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 12.00 tengah hari.

“BERSAMA MEREALISASIKAN KECEMERLANGAN”

Disediakan Oleh: Disemak Oleh:

PN. ROHAYA BINTI IDRIS EN. ABDUL RAUF BIN ABDULLAH

SETIAUSAHA MESYUARAT EKSEKUTIF PENGARAH KVBP
KVBP