cHƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG HNTH VNPTMEETING

http://vnptmeeting.vnpt.com.vn/#/
I. Hướng dẫn sử dụng Portal cho người quản trị
1. Đăng ký tài khoản quản trị
Truy cập trang chủ Portal dịch vụ HNTH của VNPT-POLYCOM theo đường dẫn :
http://vnptmeeting.vnpt.com.vn/#/
Đăng ký dùng thử nếu chưa có tài khoản , Đăng nhập nếu đã có tài khoản

Đăng ký : Click Đăng ký dùng thử

Điền đầy đủ thông tin >>> Click Đăng Ký

Bạn sẽ nhận được thông báo xác nhận việc đăng ký thành công . Click Bấm vào đây để đăng nhập
 Giao diện đăng nhập hiện ra. Điền tên và mật khẩu để đăng nhập

Đăng nhập : Click Đăng nhập

Giao diện trang quản trị sau khi đăng nhập

2. Giới thiệu Tài khoản quản trị

Sau khi đăng ký thành công và đăng nhập vào Portal bằng quyền quản trị
Lúc này người quản trị có thể quản trị 01 phòng họp với tối đa 20 điểm cầu kết nối . Và thời hạn sử dụng là
sau 30 ngày sẽ hết hạn. Để nâng cấp số phòng họp / số điểm cầu kết nối / Thời gian sử dụng hệ thống thì
liên hệ với admin của hệ thống.
Tài khoản quản trị có thể kích hoạt phòng mình quản trị hoạt động, tạo tài khoản các người dùng để đăng
nhập qua thiết bị hoặc phần mềm vào hệ thống, biết trạng thái điểm cầu trực tuyến (online) hay ngoại tuyến
(offline),Thêm kết nối điểm cầu tham dự vào phòng họp ,Giám sát số lượng điểm cầu trong phòng
họp.Ngoài ra có thể tùy chỉnh layout hiển thị, tắt micro,bật micro,tắt hình ảnh Camera,ngắt kết nối các điểm
cầu tham dự ….
 Người quản trị có thể đăng xuất , xem thông tin chi tiết về tài khoản của mình, ngoài ra cũng có thể thay đổi
mật khẩu

3. Quản trị phiên họp

Click vào mục QUẢN TRỊ để ra giao diện quản trị

3.1 Thêm người dùng mới

Thêm người dùng là mục tạo ra các tài khoản người dùng để họ sử dụng tài khoản này đăng nhập vào hệ
thống HNTH vnptmeeting qua phần mềm trên Mobile,Máy vi tính hoặc thiết bị VCS có chế độ đăng
nhập ( Provisioning) . Khi các tài khoản này sign in vào hệ thống thì người quản trị có thể biết được họ
đang trực tuyến (online) hay ngoại tuyến (offline) và khi họ trực tuyến(online) thì có thể kết nối ,gọi đến họ
tham gia vào phòng họp.
Vào mục Thêm Người Dùng Mới

Click vào dấu (+) để thêm người dùng mới

Cửa sổ mục thêm người dùng hiện lên
Điền đẩy đủ thông tin để Thêm

Lưu ý :
Mục Tên : Nên để giống tên tài khoản (Không nên có dấu ), Đây chính là tên hiển thị của điểm cầu khi kết
nối hệ thống.
Mật khẩu : Ít nhất là 8 ký tự

Người dùng mới đã được tạo xong và nằm trong danh sách người dùng.

Với Tài khoản quản trị Dùng Thử sẽ chỉ tạo được tối đa 20 tài khoản người dùng và 30 ngày sử dụng
Liên hệ với admin để Nâng cấp Gói dịch vụ lên Business với khả năng tạo được nhiều tài khoản và thời
gian sử dụng hệ thống dài hạn
 Tương tự >>> Tiếp tục tạo các tài khoản người dùng khác

Lưu ý : Các tài khoản người dùng này là tài khoản để đăng nhập vào hệ thống HNTH
vnptmeeting qua phần mềm Polycom RealPresence trên Mobile,Máy vi tính hoặc thiết bị
VCS có chế độ đăng nhập ( Provisioning)

3.2 Quản trị phòng họp ,thành viên/điểm cầu tham dự họp
Mỗi quản trị viên sẽ quản trị phòng họp của mình sở hữu ( Phòng họp này là phòng họp với ID ngẫu nhiên
máy chủ sinh ra và nó là duy nhất trên hệ thống )

Người quản trị có thể đặt mật khẩu cho phòng họp , kích hoạt phòng họp này hoạt động và khi phòng họp
hoạt động sẽ quản lý,vận hành phiên họp trong phòng họp này
Đặt mật khẩu cho phòng họp để tránh những kết nối không mong muốn gọi đến phòng họp
Nhập mật khẩu, Click thay đổi Có thể xóa hoặc thay đổi mật khẩu khác

Kích hoạt phòng họp

Mặc định phòng họp mới tạo ra chưa được kích hoạt, nên người quản trị phải Click vào Bắt đầu phòng
họp để phòng họp kích hoạt và lúc này người quản trị có thể tiến hành các tác vụ vận hành quản trị phòng
họp trên giao diện web portal.

Phòng họp sẽ được kích hoạt

Sau khi phòng họp được kích hoạt ta có thể bắt đầu Quản lý,vận hành phiên họp trong phòng họp này
Click Quản Lý Phòng Họp
Giao diện quản lý, vận hành phòng họp

Trong phần QUẢN LÝ PHÒNG này có 2 mục Danh Bạ và Điều Chỉnh Phòng
Trong phần Danh Bạ ,mục Điểm Cầu Trực Tuyến là danh sách các điểm cầu đã đăng nhập vào hệ thống
bằng tài khoản người dùng do người quản trị tạo ra
Sẽ có trạng thái : Online hoặc Offline. Nếu Online thì có Nút Kết Nối. Click Kết nối để gọi điểm cầu đó
vào phòng họp
Trong phần Danh bạ sẽ có mục Thêm Điểm Cầu , Đây là mục thêm kết nối với các thiết bị đầu cuối khác
(VCS) không sử dụng tài khoản người dùng do Người quản trị tạo ra (thiết bị sử dụng chế độ Gatekeeper )

Sau khi thêm điểm cầu này sẽ nằm trong phần danh bạ nhưng không rõ trạng thái online hay offline vì
không đăng ký vào hệ thống bằng tài khoản.
Có thể Click Kết Nối để gọi điểm cầu vào phòng họp, hoặc Xóa khỏi danh bạ

Sau khi kết nối các điểm cầu ở phần Thêm Điểm Cầu hoặc Điểm Cầu Trực Tuyến , người quản trị điều
chỉnh và vận hành phòng họp
Chọn điểm cầu chính , để các điểm cầu khác chỉ nhìn thấy điểm cầu chính

Có thể Khóa Cuộc Họp để ko ai truy cập được khi cuộc họp muốn bảo mật và tránh làm phiền và ngược lại
có thể Mở Khóa Cuộc Họp để ai cũng có thể dễ dàng kết nối đến cuộc họp
Có thể tắt Micro của toàn bộ các điểm cầu, mở Micro toàn bộ các điểm cầu hoặc tắt/mở Micro của 1 điểm
cầu cụ thể
Tắt Camera của điểm cầu đó (Tắt Thu Hình ) , hoặc Ngắt kết nối điểm cầu đó ( Disconnect )

Chỉnh Layout ( khung hình bố cục các điểm cầu )

Cửa sổ chọn Layout hiện ra. Click vào Layout muốn chọn.
II. Cách sử dụng cho các điểm cầu tham dự HNTH qua VCS/PC/Mobile
1. Thiết bị HNTH (VCS) Polycom
1.1 VCS Group Series (310/500/700)
A. Sử dụng chế độ Provisioning
Truy cập thiết bị bằng IP qua trình duyệt web để thiết lập cấu hình đăng ký đến hệ thống :
Ví dụ : https://172.16.116.110

Enable chế độ Provisioning

Nhập các thông tin như hình
Username ; Password ; Server Address … >>> Save

Trạng thái đăng ký thành công : Registered

Để gọi từ Polycom Group Series đến room

Dùng điều khiển màu bạc của Polycom Group vào phần Place A call

Nhập ID : ví dụ 818669329 >>> Ấn Call

B. Sử dụng chế độ Gatekeeper
Hầu hết tất cả các thiết bị của Polycom hoặc của hãng khác đều có chế độ Gatekeeper để đăng ký với máy chủ
Điều phối cuộc gọi
Tìm đến mục Admin Settings >>> Network >>> IP Network >>>
Use Gatekeeper : Specify
Nhập H.323 Name : Tên Điểm Cầu
H.323 Extension (E.164) : Dãy số bất kỳ > 9 ký tự
Primary Gatekeeper IP Address : 222.255.43.85
>>> Save
Đến khi Thấy dòng trạng thái đăng ký : Registration Status : Registered là OK
1.2 VCS Trio 8800-Visual Plus-Cam USB 12x
Truy cập thiết bị bằng IP qua trình duyệt web để thiết lập cấu hình đăng ký đến hệ thống :
Ví dụ : https://172.16.116.106
Nhập Password ( mặc định là 456) Click Submit để truy cập vào thiết bị để cấu hình

Vào mục Setting >>> Line >>> Line 1

Click vào Line 1 để khai báo các thông số đăng ký với máy chủ
*Lưu ý : Phần Address trong mục Identification chính là Tên điểm cầu của thiết bị để người quản trị đứng từ
Portal nhập vào để gọi đến thiết bị
Phần Authentication : Click Disable để nhập thông tin , sau đó click Enable
Domain : 222.255.43.85
User ID : Tên điểm cầu của thiết bị
Password : 12345678
>>> Save >>> rồi khởi động lại thiết bị trong mục Utilities >> Reboot System

Để gọi từ Trio 8800 đến room sau khi đã đăng ký vào hệ thống

Trên màn hình cảm ứng của Trio 8800 vào phần Place A call

Nhập ID : ví dụ 818669329 >>> Ấn Call

1.3 VCS Poly G200
Truy cập thiết bị bằng IP qua trình duyệt web để thiết lập cấu hình đăng ký đến hệ thống :
Ví dụ : https://172.16.116.112

Vào mục Server Settings >> Call Server

Điền đẩy đủ các thông số
Communication Protocol : H.323
H.323 Name,H.323 Extension (E.164), User Gakeeper , Primary Gatekeeper IP Asdress … >>> Save

Thiết bị đã báo đăng ký thành ông : Registered

Dùng điều khiển vào phần Place A call/Dial / Connect …

Nhập ID :

Ví dụ : 818669329 >>> Ấn Call

1.4 VCS các hãng khác ( Sony/Radvision/Avaya/Cisco/Tandberg…)
Để gọi từ VCS các hãng khác đến thì phải khai báo đăng ký thiết bị vào hệ thống

Sử dụng cơ chế đăng ký Gatekeeper : On

Khai báo các tham số : Gatekeeper Address , Alias , Number ,….

Sau khi đăng ký thành công

Dùng điều khiển vào phần Place A call/Dial / Connect …

Nhập ID :

Ví dụ : 818669329 >>> Ấn Call

 HƯỚNG DẪN NGƯỜI DÙNG SỬ DỤNG HỆ THỐNG HNTH VNPTMEETING
http://vnptmeeting.vnpt.com.vn/#/
IP SERVER : 222.255.43.85 / 222.255.43.84

1. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Real Precense Desktop CHO MÁY TÍNH

MÁY TÍNH PHẢI KẾT NỐI INTERNET QUA DÂY MẠNG /WIFI/3G/4G
Để tải phần mềm Real Precense Desktop ta sử dụng theo link sau ( For Windows)
http://downloads.polycom.com/video/realpresence_desktop/RPDesktop_3_10_3_72504.exe
Hoặc truy cập website https://support.polycom.com

Tiếp theo ta vào phần Documents & Software

Tiếp theo chọn

Tiếp theo chọn

Tiếp theo chọn:

Sau khi tải về cài đặt trên Windows

Tiếp theo mở ứng dụng lên chọn Enterprise

Nhập / Bỏ qua thông tin về Email >>> Next

Nhập IP Server: 222.255.43.85 HOẶC 222.255.43.84 rồi chọn Next

Chọn YES như hình dưới

Điền thông tin User Name và Password được cấp bởi người quản trị như hình dưới >>> Next

Lúc này đăng nhập đã thành công

Click vào ID của người dùng để xem thêm về trạng thái đăng nhập . (Ví dụ : 661042 )
Các thông số đều báo tốt , Vòng tròn màu xanh được tích chữ V
Vào Setting góc trái phía dưới phần mềm để cài đặt chế độ gọi,tốc độ gọi

Vào phần Call lựa chọn Call Rate : 384Kbps – 1024 Kbps ….. 1920 Kbps (Thường là 1024Kbps)

Sau khi thiết lập lần đầu xong xuôi, Ta thực hiện cuộc gọi
Nhập số phòng họp vào để gọi : Cú pháp : ID room
Ví dụ: Muốn gọi room 916789 trên MCU Ta nhập 916789 và chọn Call
Sau khi chọn Call thành công , ta có thể tham dự cuộc họp ,nhìn thấy điểm cầu đang nói trong room

CÁC NÚT TRÊN PHẦN MỀM

1. VẠCH SÓNG CHẤT LƯỢNG CUỘC GỌI (CLICK ĐỂ XEM CHI TIẾT ) VÀ THỜI GIAN ĐÃ Ở CUỘC GỌI

2. TẮT BẬT KHUNG HÌNH CỦA MÌNH (GÓC TRÊN PHÍA PHẢI )

3. TẮT BẬT CAMERA/WEBCMA CỦA MÌNH

4. TẮT BẬT MICRO CỦA MÌNH

5. TĂNG GIẢM ÂM LƯỢNG

6. NGẮT CUỘC GỌI

7. CÁC THAO TÁC ,TÙY BIẾN KHÁC

CÁC THAO TÁC ,TÙY BIẾN KHÁC

1. CÀI ĐẶT CAMERA/WEBCAM – CẢI ĐẶT MICRO – CÀI ĐẶT LOA/TAI NGHE

2. PHÍM SỐ NẾU PHẢI NHẬP PASSWORD PHÒNG HỌP

3. ĐIỀU KHIỂN CAMERA GẦN/XA NẾU CÓ CAMERA QUAY QUÉT

4. CHIA SẺ MÀN HÌNH MÁY TÍNH/FILE/NỘI DUNG MUỐN TRÌNH CHIẾU

2. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Real Precense Mobile CHO ĐIỆN THOẠI/MÁY TÍNH BẢNG
ĐIỆN THOẠI/MÁY TÍNH BẢNG PHẢI KẾT NỐI INTERNET QUA WIFI/3G/4G

ĐỐI VỚI HỆ ĐIỀU HÀNH iOS:

Với hệ điều hành iOS
Trên điện thoại ta vào App Store gõ tên phần mềm là: Polycom Realpresence mobile
Với hệ điều hành Android
Trên điện thoại ta vào Google Play/CH Play/Play/store gõ tên phần mềm là: Polycom Realpresence mobile
Tiếp theo chọn và tải xuống

Tải xong ta mở ra và cài đặt,

Khởi động phần mềm vừa cài đặt, chọn OK để cho phép phần mềm sử dụng Micro và Camera >>>OK
Tiến hành khai báo và đăng nhập sử dụng phần mềm
Phần Email ta có thể bỏ qua chọn Next

Tiếp theo ta nhập phần địa chỉ IP Server: 222.255.43.85 hoặc 222.255.43.84

Chọn Next và nhập User và Password rồi chọn Next

Sau khi đăng nhập thành công ta nhập
Id phòng họp >>> H323 >>> và chọn phím CALL
Id phòng họp >>> H323 >>> và chọn phím CALL
Ví dụ : Nhập 916789 >>> H.323 >>>
Nhập 916789 >>> SIP >>>

Hình ảnh sau khi đã gọi vào phòng họp

( sẽ nhìn thấy chính mình nếu là người đâu tiên gọi vào phòng họp )
Nếu phòng họp có các điểm cầu khác vào rồi thì sẽ thấy các điểm cầu khác