PROSES KERJA

FUNGSI : PENTADBIRAN DAN KEWANGAN

SUB-FUNGSI : PENTADBIRAN AM
Aktiviti : Menguruskan Sistem Fail

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN DAN PUNCA
/ DIRUJUK KUASA
1. TNCPI Mengarahkan pengurusan sistem fail KP Garis Panduan
mengikut peraturan yang berkuat Pengurusan
kuasa Rekod Universiti
Pendidikan
Sultan Idris.

2. PTPO Mewujudkan Buku Daftar Fail

3. PTPO Menggunakan kulit fail TERBUKA/

SULIT/ RAHSIA/ RAHSIA BESAR

4. PTPO Mengasingkan tempat penyimpanan

mengikut jenis fail-fail

5. PTPO Menggunakan slip pindahan (transfer

slip) sekiranya pemindahan dokumen
dari satu fail ke fail yang lain.

6. PTPO Menyediakan Tajuk dan Nombor Fail

di kulit fail serta kertas minit pada
bahagian dalam fail.

7. PTPO Merujuk Manual Sistem Fail / Sistem Manual Sistem

Klasifikasi Fail bagi pemilihan nama Fail / Sistem
fail. Klasifikasi Fail
Universiti

8. PTPO Membuat catatan pergerakan fail di

kulit fail dan borang/kad /buku
pergerakan fail

9. PTPO Menutup fail mengikut kriteria yang

telah ditetapkan iaitu 4cm/100
lampiran

10. PTPO Menyimpan fail di Bilik

Registri/Rekod/Fail

11. PTPO Mengasingkan fail aktif dan fail tamat.

1|myPortfolio
 PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN DAN PUNCA
/ DIRUJUK KUASA
12. PK Melaksanakan semakan tempoh
capaian fail untuk proses pelupusan.

13. TNCPI Melaksanakan semakan mengejut

bagi kawalan pengurusan sistem fail.

14. PTPO Simpan rekod fail

2|myPortfolio
 CARTA ALIR

FUNGSI : PENTADBIRAN DAN KEWANGAN

SUB-FUNGSI : PENTADBIRAN AM
Aktiviti : Menguruskan Sistem Fail

TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
MASA

MULA

TNCPI 1. Mengarahkan 5 minit

pengurusan sistem fail
mengikut peraturan
yang berkuat kuasa

PTPO 2. Mewujudkan Buku 15 minit

Daftar Fail

PTPO 3. Menggunakan kulit 5 minit

fail TERBUKA/ SULIT/
RAHSIA/ RAHSIA
BESAR

PTPO 4. Mengasingkan 30 minit

tempat penyimpanan
mengikut jenis fail-fail

PTPO 5. Menggunakan slip 5 minit

pindahan (transfer slip)
sekiranya pemindahan
dokumen dari satu fail
ke fail yang lain.

PTPO 6. Menyediakan Tajuk 5 minit

dan Nombor Fail di
kulit fail serta kertas
minit pada bahagian
dalam fail.

PTPO 7. Merujuk Manual 5 minit

Sistem Fail / Sistem
Klasifikasi Fail bagi
pemilihan nama fail.

3|myPortfolio
 TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
MASA

PTPO 8. Membuat catatan 5 minit

pergerakan fail di kulit
fail dan borang/kad
/buku pergerakan fail

PTPO 9. Menutup fail mengikut 5 minit

kriteria yang telah
ditetapkan iaitu
4cm/100 lampiran

PTPO 10. Menyimpan fail di Bilik 5 minit

Registri/Rekod/Fail

PTPO 11. Mengasingkan fail 5 minit

aktif dan fail tamat.

KP 12. Melaksanakan 5 minit

semakan tempoh
capaian fail untuk
proses pelupusan.

TNCPI 13. Melaksanakan 30 minit

semakan mengejut
bagi kawalan
pengurusan sistem fail.

PTPO 14. Simpan rekod fail 5 minit

TAMAT

4|myPortfolio
 SENARAI SEMAK

FUNGSI : PENTADBIRAN DAN KEWANGAN

SUB-FUNGSI : PENTADBIRAN AM
Aktiviti : Menguruskan Sistem Fail

BIL. TINDAKAN TANDA (  ) CATATAN

1. Mengarahkan pengurusan sistem fail mengikut

peraturan yang berkuat kuasa

2. Mewujudkan Buku Daftar Fail

3. Menggunakan kulit fail TERBUKA/ SULIT/ RAHSIA/

RAHSIA BESAR

4. Mengasingkan tempat penyimpanan mengikut jenis

fail-fail

5. Menggunakan slip pindahan (transfer slip) sekiranya

pemindahan dokumen dari satu fail ke fail yang lain.

6. Menyediakan Tajuk dan Nombor Fail di kulit fail serta

kertas minit pada bahagian dalam fail.

7. Merujuk Manual Sistem Fail / Sistem Klasifikasi Fail

bagi pemilihan nama fail.

8. Membuat catatan pergerakan fail di kulit fail dan

borang/kad /buku pergerakan fail

9. Menutup fail mengikut kriteria yang telah ditetapkan

iaitu 4cm/100 lampiran

10. Menyimpan fail di Bilik Registri/Rekod/Fail

11. Mengasingkan fail aktif dan fail tamat.

12. Melaksanakan semakan tempoh capaian fail untuk

proses pelupusan.

13. Melaksanakan semakan mengejut bagi kawalan

pengurusan sistem fail.

14. Simpan rekod fail

5|myPortfolio
6|myPortfolio