PROSES KERJA

FUNGSI : PENTADBIRAN DAN KEWANGAN

SUB-FUNGSI : PENTADBIRAN AM
Aktiviti : Menguruskan Pelupusan Rekod Fail

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN DAN PUNCA
/ DIRUJUK KUASA
1. PENGARAH Mengarahkan perlaksanaan Garis Panduan
pelupusan fail mengikut peraturan Pengurusan
berkuat kuasa. Rekod Universiti
Pendidikan
Sultan Idris
2. KP Menyemak fail yang ditutup
melebihi LIMA (5) tahun untuk
tindakan pelupusan.

3. PENGARAH Mengesah senarai fail yang

dicadangkan untuk pelupusan.

4. PTPO Memaklumkan secara rasmi kepada

Pendaftar dengan menyatakan sifat
rekod awam yang akan dilupuskan.

5. PTPO Menghantar permohonan pelupusan

kepada BSM untuk urusan pelupusan
rekod selepas melengkapkan borang-
borang yang berkaitan.

6. PTPO Memastikan pelupusan untuk rekod

kewangan perlu diperolehi dari Arkib
Negara Malaysia/Negeri Jabatan Audit
Negara /Jabatan Akauntan Negara
sebelum dibenarkan untuk dilupuskan
oleh PTj dengan pelbagai cara.

7. PTPO Memastikan pelupusan rekod

fungsian/am yang lain hanya perlu
dihantar ke Arkib Negara Malaysia dan
Jabatan Audit Negara untuk tujuan
kelulusan pelupusan.

8. PTPO Merujuk Jadual Pelupusan Rekod Panduan

dan melaksanakan pelupusan merujuk Pelupusan Rekod
kepada peraturan Arkib Negara. Arkib Negara

9. PTPO Merekod dan failkan.

1|myPortfolio
 CARTA ALIR

FUNGSI : PENTADBIRAN DAN KEWANGAN

SUB-FUNGSI : PENTADBIRAN AM
Aktiviti : Menguruskan Pelupusan Rekod Fail

TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
MASA

MULA

PENGARAH 1. Mengarahkan 5 minit

perlaksanaan
pelupusan fail
mengikut peraturan
berkuat kuasa.

KP 2. Menyemak fail yang 30 minit

ditutup melebihi LIMA
(5) tahun untuk
tindakan pelupusan.

PENGARAH 3. Mengesah senarai 10 minit

fail yang dicadangkan
untuk pelupusan.

PTPO 4. Memaklumkan 10 minit

secara rasmi kepada
Pendaftar dengan
menyatakan sifat
rekod awam yang akan
dilupuskan.

PTPO 5. Menghantar 30 minit

permohonan
pelupusan kepada
BSM untuk urusan
pelupusan rekod
selepas
melengkapkan
borang-borang yang
berkaitan.

A
x

2|myPortfolio
 TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
MASA

A
x
PTPO 6. Memastikan 30 minit
pelupusan untuk
rekod kewangan perlu
diperolehi dari Arkib
Negara
Malaysia/Negeri
Jabatan Audit Negara
/Jabatan Akauntan
Negara sebelum
dibenarkan untuk
dilupuskan oleh PTj
dengan pelbagai cara.

PTPO 7. Memastikan 30 minit

pelupusan rekod
fungsian/am yang lain
hanya perlu dihantar
ke Arkib Negara
Malaysia dan Jabatan
Audit Negara untuk
tujuan kelulusan
pelupusan.

PTPO 8. Merujuk Jadual 30 minit

Pelupusan Rekod dan
melaksanakan
pelupusan merujuk
kepada peraturan
Arkib Negara.

PTPO 9. Merekod dan failkan. 5 minit

TAMAT

3|myPortfolio
 SENARAI SEMAK

FUNGSI : PENTADBIRAN DAN KEWANGAN

SUB-FUNGSI : PENTADBIRAN AM
Aktiviti : Menguruskan Pelupusan Rekod Fail

BIL. TINDAKAN TANDA (  ) CATATAN

1. Mengarahkan perlaksanaan pelupusan fail

mengikut peraturan berkuat kuasa.

2. Menyemak fail yang ditutup melebihi LIMA (5) tahun

untuk tindakan pelupusan.

3. Mengesah senarai fail yang dicadangkan untuk

pelupusan.

4. Memaklumkan secara rasmi kepada Pendaftar

dengan menyatakan sifat rekod awam yang akan
dilupuskan.
5. Menghantar permohonan pelupusan kepada BSM
untuk urusan pelupusan rekod selepas melengkapkan
borang-borang yang berkaitan.
6. Memastikan pelupusan untuk rekod kewangan perlu
diperolehi dari Arkib Negara Malaysia/Negeri Jabatan
Audit Negara /Jabatan Akauntan Negara sebelum
dibenarkan untuk dilupuskan oleh PTj dengan pelbagai
cara.
7. Memastikan pelupusan rekod fungsian/am yang lain
hanya perlu dihantar ke Arkib Negara Malaysia dan
Jabatan Audit Negara untuk tujuan kelulusan
pelupusan.
8. Merujuk Jadual Pelupusan Rekod dan melaksanakan
pelupusan merujuk kepada peraturan Arkib Negara.

9. Merekod dan failkan.

4|myPortfolio
5|myPortfolio