Professional Documents
Culture Documents
Instrukcja Obsługi Programu Cheops
Instrukcja Obsługi Programu Cheops
Instrukcja Obsługi Programu Cheops
Wersja 6
Instrukcja Obsługi
43-430 Pogórze, ul. Baziowa 29 tel. (33) 479 93 29, (33) 479 93 89 fax (33) 853 04 06
e-mail: admin@ops.strefa.pl
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU
Spis treści:
Strona | 1
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
Strona | 2
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
1. CZYNNOŚCI, KTÓRE NALEśY WYKONAĆ PRZED ROZPOCZĘCIEM
PRACY W PROGRAMIE
UWAGA !!!
W programie zastosowano bardzo charakterystyczne oznaczenia pól obowiązkowych
Wszystkie pola oznaczone kolorową ramką są polami, których uzupełnienie jest obowiązkowe i
niezbędne do prawidłowego działania programu.
Strona | 3
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
Dodatkowym elementem wspomagającym pracę użytkownika w programie CHEOPS są liczne
wyszukiwarki pomagające w szybki sposób odnaleźć interesujące nas dane.
Jeżeli opis kolumny posiada podkreślenie np.:
W żółtym polu użytkownik ma możliwość wpisania całości frazy, lub tylko ciągu znaków z
interesującej nas frazy:
a następnie wybieramy klawisz ENTER, i program ustawia się na pierwszym rekordzie spełniającym
kryteria wyszukiwania:
Strona | 4
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
b) Parametry programu
Strona | 5
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
a następnie przeprowadzić zmianę interesujących nas parametrów np.: ustalenie terminów wypłat (funkcja
dostępna na zakładce INNE)
w celu założenia nowego terminu wybieramy ikonę NOWY a następnie wskazujemy interesujący nas
termin i zatwierdzamy przez OK.
Strona | 6
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
Wybrany przez nas termin pojawi się w oknie z lewej strony. Z prawej strony okna wyświetlają się dni
wolne od pracy i święta.
W oknie parametrów mamy także możliwość ustalenia formatu przelewu elektronicznego, jeżeli z
takiego produktu bankowego użytkownik korzysta:
Strona | 7
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
DOPŁATY – CZYLI JAK USTAWIĆ PROGRAM, ABY ROZLICZAŁ
DODATEK I RYCZAŁT DO WYSOKOŚCI CZYNSZU ZARZĄDCY
Jeżeli przyznany dodatek mieszkaniowy rozliczany jest wg czynszu podanego przez Zarządcę należy
w PARAMETRACH zaznaczyć pozycję DOPŁATY:
Zaznaczenie tej pozycji spowoduje pojawienie się pod każdym wnioskiem pozycji CZYNSZ DLA
ZARZĄDCY na zakładce WNIOSEK – LOKAL
Jeżeli w tej pozycji wprowadzimy kwotę czynszu, program po naliczeniu dodatku mieszkaniowego
sprawdzi, czy kwota dodatku mieszkaniowego „wystarcza” na pokrycie czynszu, czy nie.
Strona | 8
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
Jeżeli dodatek jest mniejszy niż czynsz dla zarządcy – program „dołoży” brakującą kwotę z
naliczonego ryczałtu. (tzn. pomniejszy kwotę ryczałtu wypłaconą wnioskodawcy a zwiększy kwotę
wypłaconą zarządcy) i odwrotnie.
UWAGA !!!
Aby program w powyższy sposób sprawdzał kwotę dodatku i ryczałtu (tzn. przyrównywał je do
czynszu ustalonego przez zarządcę) w pozycji SPOSÓB WYPŁATY RYCZAŁTU w Danych
Osobowych wnioskodawcy musi być zaznaczona opcja:
- wypłata w kasie
lub
- wypłata przelewem
lub
- przekaz pocztowy
Strona | 9
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
2. ARCHIWIZACJA I ODTWARZANIE DANYCH W POGRAMIE
Bardzo ważnym elementem jest wykonywanie częstej kopii bezpieczeństwa, która uchroni nas (w
przypadku uszkodzenia bazy danych) przed utratą bardzo ważnych danych i ponowną pracą. W celu
wykonania kopii bazy należy w głównym oknie programu wybrać ikonę SYSTEM :
w którym wybieramy tylko ikonę ARCHIWIZUJ. Nie dokonujemy żadnych zmian w ustawieniach
Program poprosi o wskazanie katalogu docelowego, w którym ma zapisać kopie bazy danych oraz o podanie
nazwy pliku kopii.
Strona | 10
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
Po wybraniu ikony ZAPISZ program rozpocznie wykonywanie kopii bezpieczeństwa a po jej zakończeniu
powiadomi użytkownika widocznym komunikatem, który zatwierdzamy przez OK:
po czym wybrać ikonę ODTWÓRZ i wskazać plik zawierający kopię bazy danych. Uwaga !!! Przed
odtworzeniem kopii bazy program powiadomi użytkownika o ewentualnych konsekwencjach tej operacji:
Potwierdzenie przez użytkownika kontynuacji operacji odtwarzania danych spowoduje rozpoczęcie procesu
podmiany plików cheops06.gdb oraz dokument.gdb.
Gdy operacja przebiegnie pomyślnie program powiadomi o tym widocznym na ekranie komunikatem:
Strona | 11
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
3. DZIENNIK ZDARZEŃ
W programie znajduje się, dostępna tylko dla Administratora, opcja DZIENNIK ZDARZEŃ, która
pozwala na śledzenie wszystkich czynności wykonywanych przez użytkowników programu a przede
wszystkim zdefiniowanie czynności, które najczęściej będzie użytkownik „przeglądał” – czyli tzw.:
zdefiniowanie czynności śledzonych.
\
w tym miejscu możemy określić sobie szukane operacje, daty tych operacji, pracownika dokonującego
zmian w programie, wniosku i jego historii itp.
Strona | 12
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
4. SŁOWNIKI
SŁOWNIKI (miejscowości, ulice, kody pocztowe) – będą uzupełniać się automatycznie podczas
wprowadzania danych w programie, tworząc automatycznie obszerną bazę danych, w każdej chwili gotową
do wykorzystania w programie.
Podczas wprowadzania danych osobowych i adresowych w oknie np.: DANE OSOBOWE, program
automatycznie buduje bazę danych :
Strona | 13
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
5. DANE INSTYTUCJI
Kolejnym krokiem, po ustaleniu parametrów programu, będzie wprowadzenie danych instytucji . W tym celu z
menu SŁOWNIK wybieramy DANE INSTYTUCJI:
Po wybraniu tej opcji na ekranie pojawi się okno, w którym uzupełniamy dane jednostki:
Uzupełnienie danych jednostki pozwoli programowi na późniejsze podpowiedzi podczas wpisywania danych
teleadresowych wnioskodawców – co w znacznym stopniu skróci czas wprowadzania danych.
Strona | 14
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
6. DANE PRACOWNIKÓW
W celu wprowadzenia danych pracowników instytucji przyznającej dodatki mieszkaniowe należy
wybrać z menu głównego opcję SŁOWNIK a następnie PRACOWNICY
Na ekranie pojawi się okno, w który wprowadzamy dane pracowników. W tym miejscu można
także ustalić użytkownikom hasła dostępu do programu.
W celu ustalenia hasła dla konkretnego użytkownika, podświetlamy jego dane osobowe, a
następnie wybieramy ikonę UŻYTKOWNIK I HASŁO. Na ekranie pojawi się okno:
w tym miejscu wprowadzamy login użytkownika i hasło dostępu. Po zapisaniu danych program
poprosi o powtórzenie hasła w celu jego weryfikacji.
Strona | 15
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
Poza ustanowieniem użytkownikowi loginu i hasła Administrator ma także możliwość nadania, bądź
odebrania praw. W tym celu wybieramy ikonę „PRAWA”:
a następnie dokonujemy selekcji praw poprzez określanie statusu TAK – dla funkcji aktywnej dla
użytkownika, bądź NIE – dla funkcji niedostępnej dla użytkownika.
Strona | 16
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
7. ZARZĄDCY DOMÓW
Po wybraniu tej opcji na ekranie pojawi się okno, w którym użytkownik będzie miał możliwość
wprowadzenia szczegółowych danych, po wybraniu ikony NOWY :
lub modyfikacji danych zapisanej już instytucji – poprzez wybranie ikony EDYCJA
Strona | 17
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
8. DANE OSOBOWE
W tym oknie gromadzone są dane osobowe wszystkich osób jakie pojawią się w programie. W celu
ułatwienia sobie późniejszej pracy z wnioskiem użytkownik może wprowadzić sobie dane np.:
wszystkich członków rodziny oraz ich dane osobowe i teleadresowe do bazy – w takim przypadku
podczas uzupełniania danych na wniosku użytkownik będzie korzystał tyko z ikony WYBIERZ, co w
znacznym stopniu skróci czas pracy.
Po wybraniu opcji DANE OSOBOWE na ekranie pojawi się okno, w którym będziemy mogli zapisać
interesującą nas osobę.
Strona | 18
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
UWAGA !
Pola oznaczone na kolor niebieski – to pola obowiązkowe, które należy uzupełnić, aby program
mógł zapisać dane osoby do bazy.
W celu założenia nowej osoby wybieramy ikonę NOWY a następnie uzupełniamy kolejne pola na
zakładkach:
W przypadku, gdy podamy numer PESEL program sam uzupełni nam dane dotyczące daty urodzenia i
płci osoby. Jeżeli jednak użytkownik nie ma podanego przez osobę numeru PESEL należy wpisać w
polu PESEL same 0 – przy czym należy wtedy pamiętać o kontroli pola Data urodzenia oraz Płeć.
Strona | 19
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
9. WNIOSEK O DODATEK MIESZKANIOWY
Gdy podstawowe parametry programu mamy już ustawione oraz wprowadziliśmy dane dotyczące
instytucji i pracowników możemy rozpocząć proces wprowadzania danych z wniosku. W tym celu
wybieramy pozycję z głównego menu DANE –DODATKI MIESZKANIOWE:
Strona | 20
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
W celu wprowadzenia danych dotyczących nowego wnioskodawcy należy wybrać ikonkę „NOWY” a
następnie wybrać nowego wnioskodawcę z okna Dane osobowe (jeżeli jego dane zostały wcześniej
wprowadzone):
Lub wprowadzić, poprzez ikonę NOWY, nową pozycję w oknie DANE OSOBOWE:
Strona | 21
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
Po zapisaniu (lub wybraniu) danych dotyczących wnioskodawcy zakładamy nowy wniosek. W tym
celu wybieramy ikonę NOWY:
po wybraniu ikonki „NOWY” będziemy mogli wprowadzać dane dotyczące nowego wniosku i
naliczyć, dla tego wniosku, dodatek oraz ewentualny ryczałt.
UWAGA !!!
Jeżeli posiadamy już w bazie wniosek z danymi konkretnego wnioskodawcy i składa on wniosek
kolejny raz możemy skorzystać z ikonki KOPIUJ, która przeniesie nam wszystkie dane z
kopiowanego wniosku (z nową datą), co znacznie skraca czas ponownego wprowadzania danych
do bazy.
Strona | 22
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
UWAGA !!!
Bardzo ważne jest ustalenie sposobu wypłaty ryczałtu za brak CO lub CW – (można tego dokonać w każdym
momencie przechodząc na okno Dane osobowe klikając w nazwisko wnioskodawcy)
Strona | 23
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
9A. ZAKŁADKA WNIOSEK - DOCHODY
Po wybraniu opcji NOWY na ekranie pojawi się okno z zakładkami, na których użytkownik będzie
miał możliwość wprowadzenia danych z wniosku, naliczenia dodatku mieszkaniowego oraz wydania
decyzji w sprawie:
jeżeli użytkownik wprowadzi wszystkich członków rodziny wraz z dochodami program sam dokona
przeliczania kwoty dochodu miesięcznego oraz ustali liczbę członków rodziny do naliczenia samego
dodatku:
Strona | 24
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
Jeżeli jednak użytkownik nie chce wprowadzać danych członków rodziny wraz z ich dochodami a
przeliczenia dochodu dokonał sam i chce go tylko wprowadzić na wniosek należy na zakładce
WNIOSEK – DOCHODY zaznaczyć opcję „wyłączenie automatycznego obliczenia dochodu”
Wprowadzić kwotę dochodu a następnie (bardzo ważne!) wprowadzić ilość członków gospodarstwa
na zakładce „Obliczenie dodatku mieszkaniowego”
Strona | 25
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
Wprowadzanie członków gospodarstwa i ich dochodów:
Nowy członek gospodarstwa:
Po wybraniu ikonki NOWY z prawej strony tabeli „członkowie gospodarstwa domowego na ekranie
pojawi się okno, w którym użytkownik będzie mógł wprowadzić (korzystając z okna Dane osobowe)
kolejnego członka gospodarstwa:
Strona | 26
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
Dochody członka gospodarstwa (wprowadzamy zawsze kwotę ZA OSTATNIE 3 MIESIĄCE):
W celu wprowadzenia dochodów danego członka rodziny wybieramy ikonę NOWY z prawej strony
tabeli „dochody członków gospodarstwa domowego”. Na ekranie pojawi się okno:
Strona | 27
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
9B. ZAKŁADKA WNIOSEK – LOKAL
oznacza, że lokal posiada centralne ogrzewanie i w związku z tym nie będzie naliczany ryczałt.)
Strona | 28
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
W tym oknie użytkownik ma możliwość wprowadzenia stawki np.: za 1m2 obowiązującą w gminie,
co spowoduje przeliczenie przez program kwoty wydatków zgodnie z wprowadzonym przez nas
metrażem.
Strona | 29
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
W tym miejscu wprowadzić także inne elementy wpływające na naliczenie wydatków na mieszkanie
(wywóz śmieci itp.) Po naliczeniu wydatków wprowadzamy je do programu poprzez ikonę
WYBIERZ:
Strona | 30
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
9C. ZAKŁADKA OBLICZENIE DODATKU MIESZKANIOWEGO
Po wprowadzeniu przez użytkownika wszystkich, niezbędnych do naliczenia dodatku
mieszkaniowego, danych przechodzimy na zakładkę Obliczenie dodatku mieszkaniowego:
Program przeniesie na w/w zakładkę wszystkie dane a następnie, po wybraniu przez użytkownika
funkcji „Wylicz dodatek”, dokona wyliczenia wysokości dodatku mieszkaniowego zgodnie z
przepisami ustawy (program sam ustali, czy naliczenia powinny być dokonane dla powierzchni
rzeczywistej, czy normatywnej):
Strona | 31
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
9D. ZAKŁADKA OBLICZENIE RYCZAŁTU NA ZAKUP OPAŁU
Po naliczeniu dodatku mieszkaniowego (widocznego w pkt A10) przechodzimy na zakładkę
Obliczenie ryczałtu na zakup opału, gdzie użytkownik będzie miał możliwość naliczyć wysokość
przysługującego wnioskodawcy ryczałtu (uwaga! Ryczałt na zakup opału zostanie naliczony tylko
wówczas, gdy na zakładce Wniosek – Lokal nie zaznaczono haczykiem np.: centralnego ogrzewania):
Wysokość przyznanego ryczałtu dla wnioskodawcy i dodatku dla zarządcy widoczna będzie
odpowiednio w pkt B6 i B7 oraz po wydaniu decyzji na harmonogramie na zakładce Zdarzenia:
Strona | 32
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe” v.6
Przed przeliczeniem ryczałtu na zakup opału ważne jest, aby użytkownik sprawdził podpowiadaną
przez program, stawkę za 1 kWh:
Program kontroluje też na bieżąco wszystkie „progi” ujęte w ustawie mające wpływ na wysokość
dodatku mieszkaniowego i prawo do tego dodatku:
Strona | 34
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
9E. ZAKŁADKA ZDARZENIA
W celu przygotowania decyzji dla wnioskodawcy należy przejść na zakładkę ZDARZENIA.
Wybierając, na tej zakładce, ikonę NOWY użytkownik będzie miał możliwość założenia
zdarzenia i przygotowania decyzji:
Strona | 35
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
A następnie założy zdarzenie i utworzy harmonogram wypłat
Strona | 36
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
Jeżeli mamy już założone zdarzenie i utworzony automatycznie harmonogram wypłat
możemy przejść do wydruku decyzji. Decyzja uzupełnia się automatycznie danymi z
wniosku po wybraniu ikony DRUK DECYZJI LUB DOKUMENTU:
Po przygotowaniu druku decyzji i zamnięciu okna na ekranie pojawi się załącznik - druk
obliczenia dodatku mieszkaniowego:
Strona | 37
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
ZALEGŁOŚĆ W BIEśĄCYCH OPŁATACH ZA ZAJMOWANY LOKAL
W przypadku wystąpienie zaległości w bieżących opłatach za zajmowany lokal użytkownik
ma możliwość odnotowania tej sytuacji w oknie Zdarzenia:
Strona | 38
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
UREGULOWANIE ZALEGŁOŚCI W BIEśĄCYCH OPŁATACH ZA
ZAJMOWANY LOKAL
Jeżeli wnioskodawca ureguluje zaległości w opłatach za zajmowany lokal użytkownik ma
możliwość odnotowania tej sytuacji w oknie Zdarzenia:
Strona | 39
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
ZALEGŁOŚCI W BIEśĄCYCH OPŁATACH ZA ZAJMOWANY LOKAL –
WSTRZYMANIE WYPŁATY
Jeżeli wnioskodawca nie uregulował zaległości w opłatach za wynajmowany lokal
użytkownik może dokonać wstrzymania wypłaty świadczeń. W tym celu zakłada w oknie
Zdarzenia odpowiednią pozycję na liście zdarzeń:
Na ekranie pojawi się okno, w którym użytkownik wskazuje okres, na jaki zostaje
wstrzymana wypłata świadczeń:
Strona | 40
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
Kwoty świadczeń za wstrzymane miesiące nie zostaną przekazane na żadną listę wypłat.
Strona | 41
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
ZALEGŁOŚCI W BIEśĄCYCH OPŁATACH ZA ZAJMOWANY LOKAL –
PRZYWRÓCENIE WYPŁATY
Jeżeli wnioskodawca ureguluje zaległości w opłatach za wynajmowany lokal użytkownik
może dokonać przywrócenia wypłaty świadczeń. W tym celu zakłada w oknie Zdarzenia
odpowiednią pozycję na liście zdarzeń:
Na ekranie pojawi się okno, w którym użytkownik wskazuje okres, na jaki zostaje
przywrócona wypłata świadczeń:
Strona | 42
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
Po określeniu okresu, na jaki przywracamy wypłatę świadczeń wybieramy ikonę Wykonaj a
informacje o przywróceniu zostaną przeniesione na główne okno Zdarzenia:
Strona | 43
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
WYGAŚNIĘCIE DECYZJI
Na ekranie pojawi się okno, w którym użytkownik wskazuje pozycje, które zostaną
wygaszone i nie będą przekazane już do wypłaty:
Strona | 44
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
Po wybraniu ikony Wykonaj dane o wygaśnieciu zostaną przekazane na harmonogram i
główne okno Zdarzenia:
Strona | 45
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
10. METRYKA SPRAWY
Jeżeli chcemy, aby metryka sprawy została uzupełniona o pozycje zapisane dla danego
wniosku w Dzienniku Zdarzeń wybieramy opcję TAK (zalecane)
Strona | 46
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
po wskazaniu przez program wszystkich operacji wykonanych na wniosku, wybieramy ikonę
Zaznacz wszystkie a następnie OK:
W tym miejscu użytkownik może w dowolny sposób modyfikować zapis w metryce sprawy
korzystając z ikony Edycja, lub dodawać nowe zdarzenie poprzez ikonę Nowy. Udostępniona
jest także fnkcja Podglądu i Wydruku metryki sprawy.
Strona | 47
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
11. SZABLONY DECYZJI
Program daje Państwu możliwość przygotowania swoich własnych wzorców decyzji (liczba
przygotowanych przez Państwa decyzji może być nieograniczona). Przygotowany wzór
decyzji będzie można wykorzystywać tak samo, jak wzorce przygotowane przez producenta.
W celu przygotowania własnego wzoru decyzji należy w głównym oknie programu wybrać
pozycję DRUKI – SZABLONY DECYZJI
Strona | 48
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
W celu założenia własnego wzorca decyzji wybieramy ikonę NOWY
zapisana przez nas decyzja pojawi się na liście i będzie ją można dowolnie edytować:
Strona | 49
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
Na ekranie pojawi się gotowy do pracy edytor tekstu. W tym miejscu wpisujemy tekst, który
powinna zawierać naszą decyzja. Jeżeli chcemy do decyzji dodać element, który powinien
być przeniesiony z bazy danych programu należy (ustawiając myszkę w miejscu, w którym
chcemy dołożyć element) kliknąć prawym klawiszem myszki - na ekranie pojawi się okno z
polami z bazy programu
wybieramy interesująca nas pozycję i wstawiamy ją do druku poprzez kliknięcie dwa razy
w konkretną pozycję w oknie
Strona | 50
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
w celu przygotowania nowej listy wypłat wybieramy ikonę UTWÓRZ LISTĘ na ekranie
pojawi się dodatkowe okno , w którym określamy miesiąc wypłaty, planowaną datę wypłaty
oraz sposób wypłaty oraz inne kryteria, które pozwolą nam przygotować listę wypłat zgodną
z oczekiwaniami użytkownika.
Strona | 51
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
Okno „nowa lista wypłat” pozwala użytkownikowi na stworzenie listy wypłat z podziałem:
- typ świadczeniobiorcy
- na sposób wypłaty
- na rodzaj świadczenia
- na wnioskodawców wg litery nazwiska
- zarządców budynku
W tym miejscu użytkownik może określić także zakres dat, jakie obejmować na tworzona
lista wypłat:
- podział datą wystawienia decyzji
- podział datą złożenia wniosku
Bardzo ważną czynnością, podczas tworzenia listy wypłat jest ustalenie planowanego terminu
wypłaty. Jeżeli użytkownik ustalił sobie datę wypłaty świadczeń na 15 dzień danego miesiąca
należy tą datę podać, jako planowany termin wypłaty.
Strona | 52
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
UWAGA !!!
Jeżeli 13 dzień danego miesiąca był dniem wolnym od pracy należy zwrócić baczną uwagę na
datę, jaką program przypisał wypłatom w danym miesiącu (np.: 13 maja 2012 był dniem
wolnym od pracy, dlatego data wypłaty mogła wypaść na 14 maja 2012r, lub na 11 maja
2012r – w zależności, jaką „taktykę wypłaty” przyjął użytkownik). W takim przypadku trzeba
pamiętać, że planowany termin wypłaty to odpowiednio 11 maja, lub 14 maja.
Ustalenie „dobrej” daty wypłaty jest bardzo ważne dla poprawności przygotowania listy
wypłat. Podczas tworzenia list wypłat program dokonuje sprawdzenia wszystkich
harmonogramów wypłat utworzonych do czasu zakładania listy i „wrzuca” na listę wszystkie
wypłaty (np.: świadczenia za miesiąc maj 2012), które mieszczą się w przedziale DO 13
MAJA i NIE ZOSTAŁY UMIESZCZONE JUŻ NA INNEJ LIŚCIE WYPŁAT.
Np.:
Ustaliliśmy datę wypłaty na 13 dzień miesiąca.
Świadczeniom za miesiąc maj 2012r przypisano datę 13 maja. Ponieważ jest to dzień wolny
od pracy program ustalił planowaną datę wypłaty na 14 maja 2012r.
W przypadku, gdy użytkownik wpisze, podczas tworzenia listy wypłat, datę 13 maja jako
planowany termin wypłaty może się okazać, że na liście nie pojawi się żaden
świadczeniobiorca !!!
Baczną uwagę należy także zwrócić w przypadku, gdy ustalimy więcej niż jedną datę
planowanej wypłaty. Listy należy zakładać chronologicznie.
W takim przypadku należy założyć najpierw listę na 1 maja, następnie na 5 maja a na końcu
listę na 10 maja.
Strona | 53
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
po zatwierdzeniu danych dotyczących wypłaty dodatków, lub ryczałtu lista zostanie dodana
do zestawu:
w ten sposób zapisana lista przybiera status PLANOWANA i w każdej chwili możemy ją
jeszcze usunąć.
W przypadku dokonania jakichkolwiek zmian w programie (np.: dodano nowy wniosek, już
po utworzeniu listy wypłat na dany miesiąc) wybieramy ikonę PRZYGOTUJ. Program
ponownie sprawdzi dane w programie i uzupełni listę o brakujących świadczeniobiorców.
Strona | 54
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
Kolejnym krokiem, po przygotowaniu listy wypłat będzie jej zatwierdzenie poprzez ikonę
ZATWIERDŹ. Zatwierdzoną, do wypłaty, listę MOŻNA JESZCZE OTWORZYĆ.
Jeżeli jesteśmy już pewni, że lista wypłat świadczeń jest już ostateczna należy ją skierować do
wypłaty poprzez ikonę WYPŁAĆ. „Wypłacenie” listy zamyka możliwość dokonania na
niej jakichkolwiek zmian !!!
Status konkretnej listy wypłat będzie zawsze widoczny w głównym oknie wypłat
Strona | 55
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
kolejnym krokiem, po wypłaceniu listy, będzie potwierdzenie wypłat konkretnym
świadczeniobiorcom. W tym celu podświetlamy interesującą nas listę, a następnie wybieramy
ikonę POTWIERDŹ WYPŁATĘ
Strona | 56
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
W przypadku list wypłat dla zarządców budynków, pod daną listą wypłat (widoczną w oknie
„pozycje listy wypłat” jako jeden wiersz na łączną kwotę świadczeń, jakie przekazujemy
zarządcy ) dostępne jest Zestawienie pozycji dla zarządcy budynku:
Strona | 57
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
13. ZESTAWIENIA
Program daje nam także możliwość przygotowania różnego rodzaju zestawień. W tym celu
wybieramy pozycję ZESTAWIENIA a następnie interesującą nas pozycję
Strona | 58
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
W tym miejscu możemy ustawić kryteria, według których program przygotuje nam
zestawienia:
Strona | 59
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
13B. ZESTAWIENIE MIESIĘCZNE WG ZARZĄDCÓW
Strona | 60
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
13C. ZESTAWIENIE WYDANYCH DECYZJI
Pozwala na przygotowanie wydruku ilości wystawionych decyzji, lub ilości aktualnie obowiązujących
decyzji
Po wybraniu opcji „ZESTAWIENIE WYDANYCH DECYZJI” na ekranie pojawi się okno, w którym
wskazujemy zakres dat oraz rodzaj raportu
Strona | 61
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
W tym miejscu wybieramy interesujący nas zakres dat oraz ewentualnie typ decyzji i
przygotowujemy zestawienie korzystając z ikony Utwórz listę:
Strona | 62
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
13D. ZESTAWIENIE ROCZNE ZOBOWIĄZAŃ
W tym miejscu użytkownik będzie miał możliwość ustalenia daty przygotowania zestawienia
a po wybraniu ikony Utwórz przygotowania zestawienie, które dostępne będzie do wglądu
(i wydruku) po wybraniu ikony Podgląd:
Strona | 63
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
W tym miejscu użytkownik będzie miał możliwość określenia okresu, za jaki program
przygotuje zestawienie, określenia nagłówka i dodatkowych danych opisujących samo
zestawienie. Po wybraniu ikony Utwórz a następnie Podgląd użytkownik otrzyma do wglądu
(lub wydruku) następujące zestawienie:
Strona | 64
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
13F. ZESTAWIENIE KWOT DODATKÓW WG PRZEDZIAŁÓW
W tym miejscu użytkownik będzie miał możliwość określenia okresu, za jaki program
przygotuje zestawienie. Po wybraniu ikony Utwórz a następnie Podgląd użytkownik otrzyma
do wglądu (lub wydruku) następujące zestawienie:
Strona | 65
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
14. SPRAWOZDANIE GMINY – DZIAŁ 12 (SG-01)
W tym miejscu użytkownik będzie miał możliwość określenia za jaki rok nalicza
sprawozdanie oraz (ewentualnie) wskazanie dla jakiej miejscowości przygotować
sprawozdanie (opcja przydatna w przypadku podziału sprawozdania na miasto i gminę). Po
ustaleniu parametrów dla sprawozdania użytkownik wybiera ikonę Utwórz a następnie
Podgląd:
Strona | 66
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
15. SYMULACJE
Program umożliwia nam także dokonanie symulacji wypłaty dodatków mieszkaniowych. Jest
to funkcja bardzo przydatna w przypadku analizy zmian np.: % wydatków na mieszkanie lub
czynszów u zarządców. Symulacje te pozwalają ocenić jak zmieni się kwota wypłaconych
dodatków po zmianie, jednego z parametrów. W celu przeprowadzenia symulacji wybieramy:
Na ekranie pojawi się okno, w którym możemy ustalić wartość zmieniających się parametrów:
Strona | 67
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
po ustaleniu wartości zmieniających się parametrów wybieramy ikonę UTWÓRZ a
następnie, (gdy ikony PODGLĄD i DRUKUJ będą aktywne) przeglądamy, lub drukujemy
listę:
Strona | 68
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
Po wybraniu interesujących użytkownika parametrów i wybraniu ikony Utwórz otrzymamy
następujące zestawienia:
Strona | 69
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
16. ZAPYTANIA SQL
W programie dostępna jest także bardziej zaawansowana funkcja związana z możliwością
wykonywania zestawień wg definiowanych przez użytkownika zadanych danych –
ZAPYTANIA SQL:
w którym wpisujemy (jeżeli posiadamy stosowną wiedzę dotyczącą struktury bazy i powiązań
między tabelami), lub wczytujemy (przesłane przez producenta) zapytanie SQL. Po
wprowadzeniu zapytania, korzystając z ikony WYKONAJ ZAPYTANIE, uruchamiamy
proces tworzenia zestawienia (zapytania SQL są bardzo elastycznym narzędziem do
tworzenia zestawień ponieważ pozwalają użytkownikowi na stworzenie zestawienia z
konkretnymi danymi, z pominięciem danych niepotrzebnych):
Strona | 70
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
Wynik zapytania możemy zapisać do pliku txt i następnie dokonać jego obróbki np.: w
programie EXCEL:
Strona | 71
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
17. INSTALACJA PROGRAMU
Po włożeniu do czytnika CD-ROM płyty z instalacją programu Cheops, na ekranie pojawi się
okno instalatora programu, (jeżeli nie nastąpi automatyczne uruchomienie instalatora, to
należy z płyty uruchomić plik chesetup.exe).
Po wybraniu przycisku Dalej pojawi się okno z prośbą o podanie nazwy folderu Menu Start
(domyślnie Cheops).
Strona | 72
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
Program rozpocznie instalację, w jej trakcie nastąpi uruchomienie instalacji serwera bazy
danych FireBird.
Strona | 73
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
w tym miejscu wybieramy ikonę DALEJ a na ekranie pojawi się kolejne okno instalatora
Strona | 74
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
na ekranie pojawi się okno informujące o lokalizacji instalacji plików – wybieramy DALEJ :
w kolejnym oknie wybieramy DALEJ – program podpowie nam jakie komponenty dodać:
Strona | 75
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
Wybieramy kolejny raz ikonę DALEJ – program zaproponuje domyślne dodatkowe zadania:
Strona | 76
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
Strona | 77
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
Po zainstalowaniu bazy FireBird program instalacyjny wyświetli następujący komunikat:
Strona | 78
„CHEOPS – dodatki mieszkaniowe v.6”
Strona | 79