‫الرسالة اإلدارية‬

‫هناك نوعان من الرسائل ‪ :‬رسائل خاصة ( إخوانية ) تعالج‬

‫موضوعات شخصية مثل التهنئة او التعزية او الدعوة ‪...‬‬
‫وليس لها اسلوب محدد حسب المقام ‪.‬‬
‫ورسائل رسمية او ديوانية وهي ما تعرف اليوم باإلدارية ‪.‬‬
‫وكان ابرز من اشتهر بكتابة الرسائل الرسمية ‪ :‬عبدالحميد‬
‫الكاتب من أشهر الكتاب في العصر األموي قتل (‪132‬هـ) ‪.‬‬
‫ما يهمنا هو الحديث عن الرسالة اإلدارية وهي‬
‫شكل من أشكال الكتابة الموضوعية‬
‫ويمكن تعريفها بأنها ‪ :‬هي التي يبعث بها مو ّ‬
‫ظف في إدارة أو‬
‫شركة أو تبعث بها إدارة إلى جهة أخرى ألمور تخص العمل‬
‫يستفسر عن‬
‫ُ‬ ‫سلها أمرا ً أو يرد على طلب أو‬
‫يطلب فيها مر ُ‬
‫ُ‬
‫قضية‪.‬‬
‫وهي كل مخاطبة مكتوبة تتم بين جهتين رسميتين ‪,‬أو بين جهة‬
‫رسمية وشخص أو العكس‪,‬أو بين شخصين لغرض وظيفي‪.‬‬
‫أنواع الرسالة اإلدارية‬
‫هناك عدد من المواقف التي تتطلب كتابة رسائل إدارية‪:‬‬
‫إعطاء تعليمات أو توجيهات إلى مرؤوسين أو‬ ‫‪.1‬‬
‫عمالء‪.‬‬
‫االستفسار عن موضوع أو رد على استفسار‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫اإلشعار بوصول شيء مرسل أو تسلمه‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫الشكوى‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫االعتذار‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
‫التقدم بطلب وظيفة أو الحصول على خدمة‪.‬‬ ‫‪.6‬‬
‫الدعوة الجتماع أو حفل رسمي‪.‬‬ ‫‪.7‬‬
‫الرد على دعوة أو طلب‪.‬‬ ‫‪.8‬‬
‫أهمية الرسالة اإلدارية‬

‫تعد مستندًا يمكن الرجوع إليه عند الحاجة‪.‬‬ ‫‪.1‬‬

‫يتوقف على شكلها ومضمونها جانب من القرارات‬ ‫‪.2‬‬
‫التي تمس حياتنا‪.‬‬
‫تعد وسيلة لتقوية الصالت بين المرسل والملتقي‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫تعتمد وسيلة لإلعالن في الرسائل التجارية‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫يمكن نسخها وإرسالها إلى عدد كبير من األفراد‪.‬‬ ‫‪.5‬‬
‫تسهل إنجاز األعمال وإجراء التعاقدات في بعض‬ ‫‪.6‬‬
‫األماكن‬
‫‪:‬صفات الرسالة اإلدارية‬

‫‪ -‬الدقة وسهولة التعبير‪.‬‬

‫‪ -‬مراعاة الترتيب المعتمد ألجزاء الرسالة ‪ :‬المقدمة والعرض‬

‫والخاتمة ‪ ,‬مع الحرص على أن تكون المقدمة موحية‬
‫بالمقصود ومهيئة للمتلقي ذهنيا ونفسيا ‪ .‬أما العرض فيجب أن‬
‫يكون مركزا بدون إمالل ‪ .‬أما الخاتمة فيجب أن تترك انطباعا‬
‫حسنا في نفس المتلقي‬
‫‪ -‬التقيّد بالمصطلحات الفنية واإلدارية والحكومية‪ ,‬ومخاطبة‬
‫األفراد بألقابهم المتعارف عليها في الوسـط اإلداري‪ :‬سعادة‪,‬‬
‫معالي‪ ,‬فضيلة‪....‬‬
‫‪ -‬اللفظ على قدر المعنى‪ ,‬واإليجاز حيث يجب اإليجاز واإلطناب‬
‫حيث يجب اإلطناب‪.‬‬
‫خلوها من المبالغة‪ ,‬والتكلف األسلوبي‪.‬‬
‫‪ّ -‬‬
‫خلوها من عبارات المجاملة والتبجيل والدخول مباشرة في‬
‫‪ّ -‬‬
‫الموضوع ‪ .‬في ذات الوقت ال يخلو من نبرة وجدانية دون تكلف‬
 ‫‪.‬‬
‫اإلطار العام للرسائل اإلدارية‬
‫‪ -‬االبتداء بالبسملة‪ :‬وتكون في الجهة الوسطى من أعلى الصفحة‪.‬‬
‫‪ -‬التاريخ‪ :‬ويكون في الزاوية اليمنى من أعلى الصفحة‪ ,‬أو بحسب الورقة‪.‬‬
‫سل إليه مع ذكر لقبه ورتبته الوظيفية‪ .‬ويُكت َ ُ‬
‫ب ذلك أسفل التاريخ‬ ‫‪ -‬المر َ‬
‫مباشرة‪.‬‬
‫‪ -‬التحية االفتتاحية‪ :‬وأفضلها‪ :‬السالم عليكم ورحمة هللا وبركاته‪ ,‬أو تحية‬
‫طيبة وبعد‪....‬‬
‫‪ -‬موضوع الرسالة‪ :‬ويأتي بعد التحية مباشرة‪ ,‬ويبدأ متصالً بحرف العطف‬
‫المؤرخ بـ ‪....‬والمتض ّمن كذا‪ ...‬وعليه أفيدكم‬
‫ّ‬ ‫الفاء‪( .‬وبعد‪ :‬فقد تلقّيتُ خطابكم‬
‫يعرض كاتب الرسالة كل ما لديه من معلومات ‪.‬‬
‫ُ‬ ‫بأن األمر كذا وكذا)‪ .‬حيث‬
‫‪ -‬التحية الختامية ‪ :‬وتكون في نهاية الرسالة بعد العرض ويحسن أن تكون‬
‫موجزة إما بـ (السالم عليكم ورحمة هللا وبركاته)‪ ,‬أو (وتفضلوا بقبول أطيب‬
‫تحياتي)‪ ,‬وغير ذلك ‪.‬‬
‫‪-‬التوقيع‪ :‬يكون في الجهة اليـُسرى من أسفل الرسالة مع االسم كامالً‪.‬‬
‫ب علـى الجهة اليمنى من أسفل الصفحة مقابالً‬
‫سل ‪ :‬يُكت َ ُ‬
‫‪ -‬عنوان المر ِ‬
‫للتوقيع‪ .‬أما إذا كانت الرسالة رسمية فال حاجة لتكرار العنوان‪.‬‬
 ‫بسم هللا الرحمن الرحيم‬
‫‪1430/5/29‬‬
‫‪2009/5/24‬‬
‫سعادة مدير عام شؤون الموظفين باإلدارة العامة لإلذاعة والتلفزيون ‪-‬‬
‫حفظه هللا‬ ‫الرياض‬
‫السالم عليكم ورحمة هللا وبركاته‬
‫فقد قرأت إعالنكم بصحيفة الرياض بتاريخ ‪ 1430/5/20‬عن وظيفة "‬
‫مسؤول عالقات عامة " في إدارة اإلذاعة ‪ .‬ولما كنت متطلعا إلى العمل في‬
‫مؤسسة ناجحة ‪ ،‬وأشعر بأن ما حصلته في دراستي ‪ ،‬وما اكتسبته من خبرة‬
‫عملية يمكن أن يؤهلني لهذه الوظيفة ؛ فإني أتقدم بطلبي هذا للعمل معكم في‬
‫الوظيفة المعلن عنها ‪.‬‬
‫وقد حصلت على درجة البكالوريوس من قسم اإلعالم بكلية اآلداب جامعة‬
‫الملك سعود في شعبان ‪1417‬هـ ‪ ،‬وكان التقدير العام جيد جدا ‪ ،‬حيث بلغت‬
‫ساعات الدراسة (‪ )120‬ساعة كان معظمها في دراسة العالقات العامة من‬
‫جوانبها المتعددة ‪.‬‬
‫وفي أثناء السنوات الماضية كنت أستقل وقت العطلة الصيفية في العمل‬
‫والتدريب ‪ ،‬حيث عملت في إدارة العالقات العامة بمؤسسة اليمامة الصحفية ‪،‬‬
‫باإلضافة إلى التدرب في هذا المجال بأحد المؤسسات الخاصة ‪ ،‬والتي استفدت‬
‫منها كثيرا في مجال التطبيق العملي للتخصص ‪.‬‬
‫لذا أكون شاكرا لو نظرتم في طلبي هذا بعين االعتبار ‪ ،‬وإني على استعداد‬
‫للحضور إلى مقابلة شخصية ‪ ،‬وتقديم األوراق والمعلومات التي تطلبونها ‪.‬‬
‫وتفضلوا بقبول فائق االحترام ‪ ،‬وهللا يحفظكم ‪.‬‬
‫المرسل وعنوانه‬
‫التوقيع‬
‫االسم ‪:‬‬
‫قسم اإلعالم ‪ ،‬كلية اآلداب‬
‫جامعة الملك سعود‬
‫الرياض‬