CÔNG CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LIFETEK

Tầng 19, tòa HH2, 15 Tố Hữu – Nam Từ Liêm - Hà Nội

T: (024) 3762 1194 M: info@lifetek.vn W:lifetek.com.vn

LIFE OFFICE
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG
PHẦN MỀM

Hà Nội – 2022
MỤC LỤC

1. ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG ..................................................................................................................................... 4

1.1 ĐĂNG NHẬP..................................................................................................................................................... 4

1.2 ĐĂNG XUẤT .................................................................................................................................................... 4

1.3 ĐỔI MẬT KHẨU .............................................................................................................................................. 4

2. VĂN BẢN ĐIỀU HÀNH ......................................................................................................................................... 5

2.1 VĂN BẢN ĐẾN ................................................................................................................................................. 5

2.1.1 Luồng văn bản đến ................................................................................................................................... 5
2.1.2 Tiếp nhận văn bản đến .............................................................................................................................. 6
2.1.3 Chuyển xử lý văn bản đến ......................................................................................................................... 8
2.1.3.1 Trả lại văn bản đến ................................................................................................................................. 11
2.1.3.2 Hoàn thành xử lý văn bản đến ................................................................................................................. 12
2.1.3.3 Tạo dự thảo từ văn bản đến ..................................................................................................................... 13
2.1.3.4 Gia hạn xử lý văn bản đến....................................................................................................................... 14
2.1.3.5 Thêm xử lý văn bản đến............................................................................. Error! Bookmark not defined.
2.1.3.6 Tạo hồ sơ công việc văn bản đến ............................................................................................................. 16
2.1.4 Thu hồi văn bản đến ............................................................................................................................... 17
2.1.5 Tra cứu thống kê..................................................................................................................................... 18

2 .2 VĂN BẢN ĐI.................................................................................................................................................. 19

2.2.1 Luồng văn bản đi.................................................................................................................................... 19
2.2.2 Tạo dự thảo văn bản đi............................................................................................................................ 20
2.2.3 Trình xử lý văn bản đi............................................................................................................................. 23
2.2.4 Ban hành văn bản đi ............................................................................................................................... 28
2.2.5 Thu hồi ban hành.................................................................................................................................... 30
2.2.6 Quét văn bản .......................................................................................................................................... 31
2.2.7 Tra cứu thống kê .................................................................................................................................... 33
2.2.8 Kí số, kí nháy ......................................................................................................................................... 35

2.3 THU HỒI ....................................................................................................................................................... 40

2.4 ỦY QUYỀN ..................................................................................................................................................... 44

2.5 LUỒNG QUY TRÌNH ...................................................................................................................................... 48

2.6 CẤU HÌNH ...................................................................................................................................................... 52

2.6.1 Thiết lập cấu hình Kiểu trạng thái ........................................................................................................... 52
2.6.2 Thiết lập cấu hình Kiểu loại .................................................................................................................... 54

3. HỒ SƠ CÔNG VIỆC............................................................................................................................................ 56
3.1 NGƯỜI GIAO VIỆC ........................................................................................................................................ 56
3.1.1 Danh sách giao việc................................................................................................................................ 56
3.1.2 Thêm mới hồ sơ công việc - giao việc ..................................................................................................... 57
3.1.3 Đánh giá công việc ................................................................................................................................. 59

3.2 NGƯỜI ĐƯỢC GIAO VIỆC ........................................................................................................................... 61

3.2.1 Trả lại công viêc...................................................................................................................................... 61
3.2.2 Hoàn thành công việc .............................................................................................................................. 62
3.2.3 Tạo hồ sơ công việc từ công việc được giao ............................................................................................. 63
3.2.4 Tạo dự thảo văn bản đi từ công việc được giao......................................................................................... 64
3.2.5 Lịch công việc ......................................................................................................................................... 64

3.3 LUỒNG GIAO VIỆC....................................................................................................................................... 65

3.4 QUY TRÌNH THỰC HIỆN .............................................................................................................................. 65

3.5 CẤU HÌNH TRẠNG THÁI............................................................................................................................... 67

4. KHO DỮ LIỆU SỐ .............................................................................................................................................. 68

5. LỊCH.................................................................................................................................................................. 70

5.1 LỊCH ĐƠN VỊ................................................................................................................................................. 70

5.1.1 Thêm mới lịch đơn vị .............................................................................................................................. 70
5.1.2 Luồng quy trình lịch đơn vị ..................................................................................................................... 71
5.2 LỊCH CÁ NHÂN ............................................................................................................................................. 74

6. KẾ HOẠCH CÔNG TÁC ....................................................................................................................................... 75

6.1 KẾ HOẠCH ĐƠN VỊ ....................................................................................................................................... 75

6.1.1 Thêm mới kế hoạch đơn vị ...................................................................................................................... 75
6.1.2 Luồng kế hoạch đơn vị............................................................................................................................ 77

6.2 KẾ HOẠCH CÁ NHÂN .................................................................................................................................... 78

6.2.1 Thêm mới kế hoạch cá nhân ................................................................................................................... 78
6.1.2 Luồng kế hoạch cá nhân.......................................................................................................................... 79

*LỜI NÓI ĐẦU

Để đảm bảo hệ thống vận hành đúng luồng cấu hình và chức năng đã xây dựng, ban dự
án Lifetek sẽ tiến hành xây dựng bộ tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm theo phân quyền
nghiệp vụ của người sử dụng.
1 ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG

1.1 ĐĂNG NHẬP

- Bước 1: Truy cập link ban dự án Lifetek đã cung cấp

=> màn hình đăng nhập hiển thị như sau:

- Bước 2: Nhập tên đăng nhập và mật khẩu

- Bước 3: Chọn nút Đăng nhập

1.2 ĐĂNG XUẤT

Người dùng ấn vào tên tài khoản => ấn nút Đăng xuất.

1.3 ĐỔI MẬT KHẨU

- Bước 1: Người dùng ấn vào tên tài khoản

=> Ấn nút Thông tin cá nhân
- Bước 2: Màn hình Thông tin cá nhân hiển thị
=> Ấn nút Đổi mật khẩu
- Bước 3: Nhập mật khẩu mới
=> Ấn nút Lưu
 Hình 0 - Màn hình đổi mật khẩu tài khoản

2 VĂN BẢN ĐIỀU HÀNH

2.1 VĂN BẢN ĐẾN

Phần xử lý văn bản đến được chia thành 2 vai trò người dùng: Người tạo văn bản
đến (Văn thư), Người thực hiện xử lý văn bản. Đối với mỗi vai trò người dùng có quyền
được truy cập vào các mục tương ứng với tài khoản được cấp.

2.1.1 Luồng văn bản đến

Tùy thuộc vào cấu hình luồng quy trình và phân quyền vai trò đã cấu hình ở mỗi đơn vị/
tổ chức khác nhau sẽ có cách vận hành khác nhau.
Sau đây là luồng quy trình mẫu do Lifetek đề xuất:
2.1.2 Tiếp nhận văn bản đến
Để thực hiện thêm mới một văn bản, văn thư thực hiện theo các bước sau:

- Bước 1: Đăng nhập tài khoản văn thư => Văn bản điều hành/ Văn bản đến/ tab Tiếp
nhận => Ấn nút Thêm mới:

Hình 1 - Màn hình tiếp nhận văn bản đến

- Bước 2: Hiển thị màn hình thêm mới văn bản đến
 Hình 2 - Màn hình thêm mới văn bản đến
- Nhập thông tin của văn bản bao gồm:
o Sổ văn bản đến: Chọn sổ văn bản đến
o Số đến: Tự động tăng theo từng sổ văn bản đến
o Số văn bản: Nhập số văn bản của văn bản đến
o Số phụ: Nhập số phụ của văn bản đến
o Loại văn bản: Chọn một trong các loại văn bản
o Hạn xử lý: Nhập hạn xử lý của văn bản hoặc click biểu tượng quyển lịch để chọn
hạn xử lý của văn bản
o Đơn vị gửi: Chọn đơn vị gửi văn bản
o Ngày văn bản: Nhập ngày văn bản hoặc click biểu tượng quyển lịch để chọn ngày
văn bản
o Ngày nhận văn bản: Nhập ngày nhận văn bản hoặc click biểu tượng quyển lịch để
chọn ngày nhận văn bản
o Ngày vào sổ: Nhập ngày vào sổ của văn bản hoặc click biểu tượng quyển lịch để
chọn ngày vào sổ của văn bản
o Lĩnh vực: Chọn lĩnh vực của văn bản
o Đơn vị nhận: Chọn đơn vị nhận văn bản
o Phương thức nhận: Chọn phương thức mà văn bản đó được nhận
 o Độ mật: Chọn mức độ bảo mật của văn bản
o Độ khẩn: Chọn mức độ khẩn của văn bản
o Người ký: Nhập tên người ký văn bản
o Trích yếu: Nhập nội dung của văn bản
o Tệp đính kèm: Click chọn File đính kèm hoặc Quét văn bản đó lên
- Bước 3: Nhấn nút Lưu hoặc Chuyển xử lý:
o Lưu: Lưu thêm mới tiếp nhận văn bản đến. Sau khi lưu thành công,
văn bản xuất hiện ở tab Tiếp nhận của văn thư và phải thực hiện
chuyển xử lý.
o Chuyển xử lý: chuyển cho các vị trí khác theo luồng đã cấu hình
2.1.3 Chuyển xử lý văn bản đến

- Bước 1: Tài khoản văn thư sau khi nhập đầy đủ thông tin văn bản, chọn Chuyển xử
lý. Tùy thuộc vào luồng quy trình đã cấu hình sẵn, các lựa chọn chuyển xử lý được
chia thành 2 loại:
+ Chuyển tùy chọn: có thể chọn chỉ định 1 cá nhân bất kì trong luồng để chuyển xử lý
văn bản đến

+ Chuyển theo luồng: chỉ được chuyển đến các vị trí tiếp sau theo luồng đã quy định

Hình 3 - Màn hình chuyển xử lý văn bản đến

 - Bước 2: Hiển thị cửa sổ Chuyển xử lý bao gồm các thông tin:

+ Danh sách nhân sự của các phòng ban liên quan trong luồng.

+ 04 tab chức năng: Xử lý chính, Chỉ đạo, Phối hợp xử lý, Nhận để biết.

a. Xử lý chính: người nhận sẽ chịu trách nhiệm chính xử lý văn bản (được hoàn
thành xử lý)
b. Chỉ đạo: người nhận sẽ giao chỉ đạo cho người khác theo luồng (không được
hoàn thành xử lý)
c. Phối hợp: người nhận sẽ đóng vai trò phụ, hỗ trợ người xử lý chính
d. Nhận để biết: người nhận chỉ được đóng góp ý kiến

Phụ thuộc vào phân quyền nghiệp vụ của từng vai trò, từng cá nhân mà hiển thị tùy chọn
chức năng cũng khác nhau.

Hình 4 – Cửa sổ chuyển xử lý văn bản đến

- Bước 3: Xem chi tiết văn bản đến ở các tài khoản người nhận

Hình 5 - Màn hình chi tiết văn bản đến

 Vùng 1: Các nút thao tác với văn bản

 Vùng 2: Các trường Thông tin chi tiết của văn bản đến
 Vùng 3: Ý kiến người nhận đóng góp (cả văn bản và file đính kèm)
 Vùng 4: Lịch sử xử lý, truy vết văn bản đến
 2.1.3.1Trả lại văn bản đến

- Trường hợp cá nhân không muốn nhận văn bản hoặc văn bản chưa đạt yêu cầu
thì có thể thao tác trả lại.
- Trả lại có 2 loại:
+ Trả cho văn thư: Văn bản sẽ được gửi về tab tiếp nhận của văn thư đã thêm mới
văn bản đó
+ Trả theo luồng: văn bản được gửi về tab xử lý của người trước theo luồng cấu
hình.

Hình 6 - Màn hình chọn luồng trả lại

- Chọn trả lại sẽ hiển thị cửa sổ Gửi trả lại:

 Hình 2 – Cửa sổ chọn trả lại Văn thư

2.1.3.2 Hoàn thành xử lý văn bản đến

- Nhập nội dung hoàn thành (bắt buộc) và ấn nút hoàn thành

Hình 10 – Cửa sổ hoàn thành xử lý

 2.1.3.3 Tạo dự thảo từ văn bản đến

Hình 11 - Màn hình tạo dự thảo ở chi tiết văn bản đến

- Chọn Tạo dự thảo sẽ hiển thị màn hình thêm mới dự thảo văn bản trình ký và tự
động gắn kèm phúc đáp văn bản đến tương ứng:
 Hình 12 - Màn hình Thêm mới dự thảo văn bản trình ký

2.1.3.4 Gia hạn xử lý văn bản đến

- Trong danh sách văn bản đến, chọn nút hành động khác của văn bản cần gia hạn,
sau đó chọn Gia hạn xử lý:

Hình 13 - Màn hình gia hạn xử lý văn bản đến

- Hiển thị cửa sổ Gia hạn xử lý: chọn ngày gia hạn mới và ấn nút gia hạn

Hình 14 – Cửa sổ gia hạn xử lý văn bản đến

2.1.3.5 Thêm xử lý cho văn bản đến

- Trong danh sách văn bản đến, chọn nút hành động khác của văn bản cần thêm xử
lý, sau đó chọn Thêm xử lý.

Hình 15 - Màn hình thêm xử lý văn bản đến

Chọn thêm vai trò xử lý, có thể gửi kèm ý kiến:

 Hình 16 – Cửa sổ thêm xử lý

2.1.3.6 Tạo hồ sơ công việc từ văn bản đến

- Trong danh sách văn bản đến, chọn nút hành động khác của văn bản, sau đó chọn
Tạo hồ sơ công việc.
 Hình 17 - Màn hình tạo hồ sơ công việc văn bản đến

- Hiển thị màn hình thêm mới công việc và được đính kèm văn bản đến tương ứng:

Hình 18 - Màn hình thêm mới công việc

2.1.4 Thu hồi văn bản đến

 - Trong trường hợp mà tài khoản chuyển xử lý nhầm văn bản thì người đó có quyền
thu hồi lại văn bản đó.

Hình 19 – Thu hồi văn bản đến ở danh sách

2.1.5 Tra cứu thống kê

o Chức năng: Dùng để tra cứu thống kê các trường thông tin để hiển thị ra bản báo cáo
số lượng các văn bản của từng đơn vị thuận tiện theo dõi
o Xuất excel: Dùng để xuất bảng báo cáo ra file excel

Hình 20 – Màn hình tra cứu thống kê văn bản đến

 o Phạm vi xem được thống kê: có thể cấu hình phạm vi hiển thị đơn vị thống kê.
o Muốn xem chi tiết thống kê số văn bản người dùng ấn vào số thống kê muốn xem
từ đó sẽ hiển thị ra danh sách các văn bản của mục đó

o Trong mục xem chi tiết cũng có thể xuất ra file excel tương tự như mục xuất excel
bên ngoài

2.2 VĂN BẢN ĐI

Phần xử lý văn bản đi được chia thành 2 vai trò người dùng: Người tạo văn bản dự thảo
trình ký, Người thực hiện xử lý văn bản. Sau khi văn bản được hoàn thành xử lý, Văn thư
sẽ ban hành văn bản đi. Đối với mỗi vai trò người dùng có quyền được truy cập vào các
mục tương ứng với tài khoản được cấp.

2.2.1 Luồng văn bản đi

Tùy thuộc vào cấu hình luồng quy trình và phân quyền vai trò đã cấu hình ở mỗi đơn vị/
tổ chức khác nhau sẽ có cách vận hành khác nhau.
Sau đây là luồng quy trình mẫu do Lifetek đề xuất:
2.2.2 Tạo dự thảo văn bản đi
o Bước 1: Đăng nhập tài khoản Chuyên viên 01 → Chọn Văn bản điều hành → Văn
bản đi → tab Trình ký → tab Dự thảo → Thêm mới dự thảo
 Hình 21 - Màn hình thêm mới dự thảo văn bản trình ký

o Bước 2: Nhập thông tin của văn bản bao gồm:

o Đơn vị soạn thảo: Mặc định hiển thị đơn vị phòng ban của người soạn thảo
o Người soạn thảo: Hiển thị tên tài khoản soạn thảo
o Độ mật: Chọn mức độ bảo mật của văn bản
o Độ khẩn: Chọn mức độ khẩn cấp của văn bản
o Loại văn bản: Chọn loại văn bản
o Lĩnh vực: Chọn lĩnh vực của văn bản
o Nơi nhận nội bộ: chọn đơn vị/ cá nhân nhận để biết văn bản sau khi được ban hành.
o Danh sách đơn vị nhận: tìm kiếm và chọn đơn vị/ cá nhân tiếp nhận, xử lý văn bản
sau khi được ban hành
o Người ký: Nhập tên người ký chỉ định văn bản
o Trích yếu: Nhập nội dung trích yếu của văn bản (Bắt buộc)
 o Ký CA: Chọn ký CA (chữ ký số)
o Tự động ban hành: Chọn tự động ban hành văn bản
o Phúc đáp văn bản: Nhập tìm kiếm và chọn văn bản đến cần phúc đáp (trả lời)
o Hồ sơ công việc: Nhập tìm kiếm và chọn công việc liên quan
o Văn bản báo cáo: Chọn tải lên văn bản hoặc Quét văn bản
o Văn bản dự thảo: Chọn tải lên văn bản hoặc Quét văn bản
o Tệp đính kèm: Chọn tải lên văn bản đính kèm hoặc Quét văn bản
+ Trường hợp tìm kiếm văn bản phúc đáp, hiển thị cửa sổ cho phép tìm kiếm văn bản phúc
đáp theo các trường:

Hình 22 – Cửa sổ tìm kiếm phúc đáp văn bản

+ Trường hợp tìm kiếm hồ sơ công việc liên quan, hiển thị cửa sổ cho phép tìm kiếm hồ sơ
công việc theo các trường:
 Hình 23 – Cửa sổ tìm kiếm công việc liên quan

o Bước 3: Chọn nút Lưu hoặc Trình ký:

+ Lưu: Lưu thêm mới dự thảo văn bản đi. Sau khi lưu thành công, văn bản hiển thị ở tab
Dự thảo và phải thực hiện bước Trình ký.
+ Trình ký: Lưu thêm mới dự thảo văn bản đi và thực hiện trình ký văn bản
theo luồng đã cấu hình sẵn.
2.2.3 Trình xử lý văn bản đi

- Bước 1: Vào tài khoản chuyên viên, sau khi đã tạo mới dự thảo với đầy đủ thông tin.

Khi chọn Trình ký, hiển thị cửa sổ cho phép tick chọn trưởng phòng và nhập nội dung trình
ký:
 Hình 24 – Cửa sổ Trình ký của chuyên viên phòng

Sau khi trình ký thành công, văn bản sẽ chuyển sang tab Đã trình ký ở tab Trình ký:

Hình 25 - Màn hình danh sách trình ký/ Đã trình ký

- Bước 2: Đăng nhập tài khoản trưởng phòng:

+ Văn bản đã trình ký hiển thị ở tab Xử lý/Chờ xử lý:

+ Trưởng phòng ấn vào văn bản cần xử lý, màn hình chi tiết văn bản dự thảo sẽ hiển thị
như sau:
Hình 27 - Màn hình chi tiết văn bản dự thảo của trưởng phòng
o Thao tác 1: ấn nút tải file lên cho phép tải lên văn bản sau khi đã chỉnh sửa

o Thao tác 2: ấn nút xem trực tiếp văn bản trên phần mềm

o Thao tác 3: ấn nút tải file về máy để thực hiện chỉnh sửa nếu cần

o Thao tác 4: Chỉnh sửa trực tiếp trên phần mềm nếu máy tính có cài đặt phần mềm
hỗ trợ WordAddIn
o Thao tác 5: Hoàn thành văn bản (bắt buộc) để có thể tiếp tục chuyển xử lý

Hình 28 – Cửa sổ hoàn thành văn bản báo cáo

- Bước 3: Trưởng phòng chuyển xử lý cho Tổng giám đốc/ Phó tổng giám đốc
- Bước 4: Tổng giám đốc chọn xem chi tiết văn bản dự thảo như sau:
o Thao tác 1:

+ Hoàn thành xử lý: sau khi đã duyệt dự thảo, văn bản sẽ tự chuyển đến văn thư của
phòng ban tương ứng để ban hành

+ Xin ý kiến: các vị trí đồng cấp, văn bản sẽ hiển thị ở tab Ý kiến/ Chờ cho ý kiến

+ Trả lại: có thể trả lại bất kỳ vị trí nào trong luồng và kèm nội dung trả lại

+ Chuyển xử lý: cho người phía sau theo luồng nếu cá nhân không đủ thẩm quyền
để duyệt dự thảo

o Thao tác 2: ấn nút thêm chữ ký số (nếu có) và máy tính đã được cài đặt phần mềm
hỗ trợ ký số VGCA.
o Thao tác 3: ấn nút xóa file
 Hình 29 – Màn hình chi tiết văn bản dự thảo của Tổng giám đốc
 Trường hợp chọn xuất biểu mẫu:

Khi chọn xuất biểu mẫu, người dùng có thể chọn biểu mẫu được thiết lập sẵn, và in biểu
mẫu theo định dạng file PDF hoặc Excel:

Hình 30 – Cửa sổ xuất biểu mẫu

 - Bước 5: Tổng giám đốc ký nháy văn bản và chuyển xử lý cho Chủ tịch HĐQT
- Bước 6: Chủ tịch HĐQT ký nháy văn bản và hoàn thành xử lý
- Bước 7: Văn thư HĐQT ban hành văn bản

2.2.4 Ban hành văn bản đi

Đăng nhập tài khoản Văn thư, Văn bản đi/ tab Ban hành/ Chờ ban hành, màn hình danh
sách hiển thị như sau:

Hình 31 - Màn hình danh sách văn bản đi chờ ban hành

Văn thư chọn văn bản cần ban hành, ấn nút Ban hành, hiển thị cửa sổ như sau:
+ Chọn sổ văn bản đi, số văn bản sẽ tự đặt tên theo định dạng sẵn
+ Nhập ký hiệu văn bản (nếu có)
+ Tick chọn văn bản muốn chèn số/ký hiệu và tùy chỉnh vị trí hiển thị trên văn bản

+ Ấn nút xem trước để căn chỉnh vị trí phù hợp

 Hình 32 – Cửa sổ ban hành văn bản đi

Sau khi ban hành thành công, văn bản sẽ chuyển sang trạng thái Đã ban hành và hiển thị ở
tab Đã ban hành của Văn thư
2.2.5 Thu hồi ban hành

Hình 33 – Màn hình thu hồi văn bản đã ban hành

- Văn thư ấn nút Thu hồi, hiển thị cửa sổ như sau:

Hình 34 – Cửa sổ thu hồi ban hành

- Tích chọn phòng ban, nhập nội dung, ấn nút Lưu

- Văn bản được thu hồi sẽ hiển thị ở Thu hồi/ Văn bản đi/ tab Đã thu hồi
 2.2.6 Quét văn bản

- Bước 1: Ấn nút quét văn bản

Hình 35 – Màn hình chức năng quét văn bản của văn bản đến

- Bước 2: Ấn vào “tải xuống” nếu chưa cài đặt lần đầu:

- Bước 3: Mở file cài đặt và giải nén

- Bước 4: Mở file đã giải nén và tìm đến mục Ltscanner.exe để cài đặt

- Bước 5: Click vào quét văn bản

- Bước 6: Click Quét văn bản để scan

- Bước 7: Sau khi scan xong sẽ xuất hiện ở mục văn bản đính kèm

2.2.7 Tra cứu thống kê

o Chức năng: Dùng để tra cứu thống kê các trường thông tin để hiển thị ra bản báo cáo
số lượng các văn bản của từng đơn vị thuận tiện theo dõi

Hình 37 – Màn hình tra cứu thống kê văn bản đi

o Xuất excel: Dùng để xuất bảng báo cáo ra file excel

o Phạm vi xem được thống kê: chúng ta có thể cấu hình phạm vi hiển thị đơn vị thống
kê.
o Muốn xem chi tiết thống kê số văn bản người dùng click vào số thống kê muốn xem
từ đó sẽ hiển thị ra danh sách các văn bản của mục đó. Ví dụ đội 1 tổng số văn bản
có 10, người dùng click số 10 sẽ hiển thị ra danh sách 10 văn bản đó

o Trong mục xem chi tiết cũng có thể xuất ra file excel tương tự như mục xuất excel
bên ngoài
2.2.8 Kí số, kí nháy
*Cài đặt công cụ hỗ trợ chữ ký số VGCA
- Bước 1: Ấn vào “tải xuống” phía dưới biểu tượng ký văn bản

- Bước 2: Giải nén file tải về được:

- Bước 3: Cài đặt lần lượt các file:

1. Cài gca01-client-v2-x64-8.3
2. Cài VGCASignServiceSetup, cài xong đóng phần mềm đăng nhập lại bằng tk Admin
3. Cài Driver-eToken (32 hoặc 64)
4. Cài Office2007-SaveAsPDF (32 hoặc 64)
5. Cài VSign (32 hoặc 64)
6. Cài VSignPDF (32 hoặc 64)
- Bước 4: Mở trình duyệt chrome
=> truy cập link: chrome://flags/#allow-insecure-localhost
=> chọn enable
=> chọn relaunch
- Bước 5: Chuột phải vào biểu tượng phần mềm VGCA Sign
=> Cấu hình hệ thống

* Máy tính có kết nối Internet:

- Cắm USB Token => đăng ký sử dụng => chọn chứng thư số => đăng ký => nhập mật
khẩu USB Token
- Bước 6: Tùy chỉnh cấu hình
*Tick chọn theo hình dưới
*Copy địa chỉ của USB Token đã được cung cấp => dán vào link địa chỉ
2.3 THU HỒI

*Chức năng dành riêng cho tài khoản Văn thư

- Bước 1: Đăng nhập tài khoản văn thư => Văn bản điều hành/ Thu hồi => Hiển thị danh
sách văn bản đến đã chuyển xử lý/ văn bản đi đã ban hành
 Hình 38 - Màn hình danh sách văn bản đến của thu hồi

*Thu hồi văn bản đến

- Người dùng vào Thu hồi/ Văn bản đến/ Danh sách => Tick chọn văn bản cần thu hồi =>
Ấn nút Thu hồi:

Hình 39 - Màn hình chọn văn bản cần thu hồi

- Ở cửa sổ Thu hồi, người dùng có thể nhập lý do thu hồi và tải file đính kèm (nếu có):n
 Hình 40 – Cửa sổ thu hồi

Sau khi thu hồi thành công, văn bản sẽ hiển thị ở tab Đã thu hồi. Tại màn này, người dùng
có thể xem lại danh sách tất cả các văn bản đã thu hồi.

- Ở tab Đã thu hồi, tick chọn văn bản cần hủy thu hồi và ấn nút Khôi phục:

Hình 41 - Màn hình chọn khôi phục văn bản đã thu hồi

- Ở cửa sổ Khôi phục, người dùng có thể nhập lý do khôi phục và tải file đính kèm (nếu
có):
 Hình 42 – Cửa sổ khôi phục

Sau khi khôi phục, văn bản sẽ hiển thị lại ở tab Danh sách ở menu Thu hồi/ Văn bản đến
như trước đó:

Hình 43 - Màn hình văn bản đến được khôi phục

*Thu hồi văn bản đi tương tự các bước thực hiện thu hồi văn bản đến
2.4 ỦY QUYỀN

Phần ủy quyền được chia thành 2 vai trò: Người ủy quyền, Người được ủy quyền. Đối với
mỗi vai trò người dùng có quyền được truy cập vào các mục tương ứng với tài khoản được
cấp.

*Quản lý ủy quyền
Trường hợp đi công tác hay nghỉ ốm, đồng chí lãnh đạo cấp trên vào ủy quyền cho đồng
chí cấp dưới xử lý văn bản.

- Bước 1: Người ủy quyền vào menu Ủy quyền/ Quản lý ủy quyền:

Hình 44 - Màn hình quản lý ủy quyền

- Bước 2: Chọn nút thêm mới => hiển thị cửa sổ Ủy quyền cho phép nhập thông tin các
trường như ngày bắt đầu, ngày kết thúc, người được ủy quyền và tải file đính kèm (nếu
có):
 Hình 45 – Cửa sổ thêm mới ủy quyền

- Bước 3: Sau khi lưu thành công, thông tin ủy quyền sẽ được hiển thị ở màn hình danh
sách Quản lý ủy quyền.

*Văn bản đến

Sau khi tạo ủy quyền, tại các màn Chuyển xử lý/ Xin ý kiến/ Trả lại, người dùng sẽ nhìn
thấy tên người được ủy quyền thay cho người ủy quyền.
Ví dụ, Trưởng phòng tạo ủy quyền cho Phó trưởng phòng:
 Hình 46 - Màn hình ủy quyền của trưởng phòng

+ Trường hợp tài khoản văn thư chuyển xử lý văn bản đến cho Trưởng phòng thì sẽ thấy
tên phó trưởng phòng thay thế hiển thị ở màn chuyển xử lý:
 Hình 47 – Cửa sổ chuyển xử lý cho người được ủy quyền

+ Sau khi văn thư chuyển xử lý, Trưởng phòng vẫn nhận được văn bản ở các màn hình như
bình thường. Phó trưởng phòng (Người được ủy quyền) sẽ nhận được văn bản ở Ủy quyền/
Văn bản đến:
Hình 48 - Màn hình danh sách văn bản đến xử lý chính/ Chưa xử lý của người được
ủy quyền

Tại màn hình ủy quyền này, người được ủy quyền đều có quyền thực hiện các chức năng
tương tự như người ủy quyền
*Văn bản đi: Các bước thực hiện tương tự ủy quyển văn bản đến

2.5 LUỒNG QUY TRÌNH

*Thêm mới luồng

Để một văn bản thực hiện chuyển xử lý được buộc người dùng phải cấu hình luồng xử lý
cho văn bản.
- Bước 1: Đăng nhập tài khoản Admin => Văn bản điều hành/ Luồng quy trình/ Văn bản
đến => Chọn Thêm mới:
 Hình 49 - Màn hình chọn thêm mới ở danh sách luồng văn bản đến

- Bước 2: Ở màn Thêm mới luồng, người dùng nhập thông tin các trường: Tên luồng, Mã
luồng, Loại công văn, Phạm vi áp dụng luồng:

Hình 50 - Màn hình thêm mới cấu hình luồng

*Người dùng thực hiện các bước sau để thiết lập sơ đồ luồng:
- Bước 3: Chọn Nhóm vai trò tham gia vào luồng theo danh mục được tạo sẵn trong Thiết
lập cài đặt/ Người dùng/ Vai trò

Hình 51 - Màn hình chọn nhóm vai trò khi thêm mới luồng
+ Trường hợp Nhóm vai trò có thêm vai trò đặc biệt trong luồng xử lý văn bản thì có thể
chọn thêm vai trò (nếu cần):

Hình 52 - Màn hình chọn vai trò đặc biệt

+ Sau khi chọn xong, nhấn nút Thêm vai trò để hiển thị vai trò được chọn trong sơ đồ:

Hình 53 - Màn hình hiển thị nhóm vai trò

- Bước 4: Sử dụng chuột để kéo thả luồng rẽ nhánh:

+ Di chuột vào đầu mục xanh đậm của nhóm vai trò và nhấn giữ, di chuyển nhóm vai trò
xếp theo thứ tự trong luồng
 Hình 54 - Màn hình kéo thả nhóm vai trò trong sơ đồ luồng

Ví dụ: Xây dựng luồng rẽ nhánh từ văn thư:

Hình 55 - Ví dụ sơ đồ luồng xử lý

Thiết lập sơ đồ luồng theo ví dụ sẽ hiển thị như sau:

Hình 56 - Màn hình thiết lập sơ đồ luồng

+ Trong khi thiết lập sơ đồ luồng, người dùng có thể chọn nút Thu gọn/ Mở rộng sơ đồ
(hoặc nút chấm tròn đỏ và dấu “+”) cho thuận tiện trong quá trình thiết lập:
- Bước 5: Nhấn Lưu để hoàn tất quá thiết lập sơ đồ luồng chuyển xử lý cho module văn
bản đến.

- Bước 6: Tick chọn luồng vừa tạo => ấn nút Đặt làm luồng chính => Tich chọn phạm vi
phòng ban áp dụng => Lưu

Hình 57 – Màn hình đặt làm luồng chính

2.6 CẤU HÌNH

2.6.1 Kiểu trạng thái

Kanban là công cụ trực quan hóa, bao gồm các cột tương ứng với trạng thái văn bản, mỗi
văn bản khi ở trạng thái nào thì được đặt ở cột tương ứng. Phần thiết lập cấu hình kiểu trạng
thái kanban này chính là xây dựng các cột trạng thái của văn bản.
- Bước 1: Văn bản điều hành/ Cấu hình/ Kiểu trạng thái => danh sách các kiểu trạng thái
được cấu hình:
 Hình 58 - Màn hình cấu hình danh sách kiểu trạng thái

+ Người dùng chọn nút Thêm mới ở cột danh sách kiểu trạng thái, nhập tên kiểu trạng thái
muốn thêm:

Hình 59 – Cửa sổ thêm mới trạng thái

- Bước 2: Thêm mới trạng thái cho từng kiểu trạng thái
 Hình 60 – Cửa sổ thêm mới trạng thái kanban

- Bước 3: Nhập dữ liệu cho các thông số:

+ Tên trạng thái: Tên trạng thái muốn hiển thị
+ Code: Mã trạng thái
+ Màu sắc: Chọn màu để hiện thị cho cột kanban
2.6.2 Kiểu loại

- Bước 1: Văn bản điều hành/ Cấu hình/ Kiểu loại => danh sách các kiểu loại được cấu
hình:
 Hình 61 - Màn hình cấu hình danh sách kiểu loại

+ Chọn nút Thêm mới ở cột danh sách loại, nhập tên kiểu loại muốn thêm:

Hình 62 – Cửa sổ thêm mới kiểu loại

+ Chọn nút Cập nhật ở cột danh sách Kiểu loại, chỉnh sửa tên kiểu loại:

Hình 63 – Cửa sổ cập nhật kiểu loại

*Thêm mới loại trong từng kiểu loại

Hình 64 – Cửa sổ thêm mới loại

3. HỒ SƠ CÔNG VIỆC

3.1 NGƯỜI GIAO VIỆC

Tài khoản được phân quyền Giao việc sẽ có quyền tạo mới hồ sơ công việc. Ví dụ, người
dùng đăng nhập vào tài khoản Cục trưởng/Giám đốc.

3.1.1 Danh sách giao việc

Hình 65 - Danh sách hồ sơ công việc tài khoản người giao việc
 3.1.2 Thêm mới hồ sơ công việc – giao việc

- Bước 1: Tại màn hình danh sách Giao việc => ấn nút Thêm mới => hiển thị màn hình
Thêm mới công việc như sau:

Hình 66 - Thêm mới hồ sơ công việc – giao việc

- Bước 2: Nhập thông tin và chọn người tham gia:

o Tên công việc: Đặt tên cho công việc cần phải làm
o Người giao việc: Mặc định là tài khoản đang đăng nhập và thực hiện giao việc
o Ngày bắt đầu: Chọn ngày bắt đầu thực hiện công việc
o Ngày kết thúc: Chọn ngày kết thúc công việc
o Độ ưu tiên: Xem xét mức độ cần xử lý công việc này: Rất cao, Cao, Trung bình, Thấp,
Rất thấp
o Quy trình thực hiện: Nếu công việc này có nhiều công việc con và được thiết lập sẵn
các công việc con ở phần Quy trình mẫu, người dùng có thể chọn quy trình đã được
thiết lập sẵn. Mục đích là để khi tạo công việc này xong đồng thời có các công việc con
đi kèm mà không cần phải tạo mới.
o Nội dung công việc: Mô tả chi tiết hơn về công việc cần thực hiện
o Tệp đính kèm: Nhấn Tìm kiếm và tải lên các tệp đính kèm liên quan đến công việc cần
thực hiện.
o Hồ sơ công việc liên quan: sẽ đính kèm những hồ sơ công việc liên quan
o Văn bản đính kèm: Chọn các văn bản liên quan đến công việc cần thực hiện. Khi nhấn
nút Tìm kiếm [Văn bản đính kèm], giao diện xuất hiện như sau:

Hình 67 – Cửa sổ Tìm kiếm văn bản đính kèm

o Người tham gia: Chọn người tham gia công việc với vai trò Xử lý chính / Phối hợp.
Khi nhấn nút Tìm kiếm [Người tham gia], giao diện xuất hiện như sau:
 Hình 68 – Cửa sổ Tìm kiếm người tham gia

+ Nhập tên người cần giao việc, chọn checkbox người được giao xử lý chính/ phối hợp và
nhấn Lưu.

- Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin => Ấn nút Lưu. Công việc được tạo thành công
sẽ hiển thị ở đầu tiên màn danh sách với trạng thái [Đang thực hiện]:

Hình 69 - Công việc đang thực hiện

3.1.3 Đánh giá công việc

Tại màn hình danh sách Hồ sơ công việc, người dùng chọn xem chi tiết 1 công việc. Ngoài
các thao tác như ở màn Cập nhật, người giao việc còn có thể viết ý kiến cho công việc đang
thực hiện:
+ Sau khi người xử lý chính và phối hợp xác nhận hoàn thành công việc, người giao việc
sẽ vào chọn mục đánh giá ở màn chi tiết và đánh giá kết quả của từng người tham gia:

Hình 70 – Màn hình chi tiết hiển thị người tham gia công việc

+ Người giao việc cũng có quyền hoàn thành công việc khi người tham gia xử lý chưa hoàn
thành công việc:

Hình 71 - Màn hình chọn hoàn thành công việc của người giao việc

+ Công việc sau khi chuyển sang trạng thái hoàn thành, người xử lý sẽ không thể tiếp tục
các thao tác thực hiện công việc được nữa.
3.2 NGƯỜI ĐƯỢC GIAO VIỆC

3.2.1 Trả lại công viêc

+ Người dùng đăng nhập vào tài khoản người được giao việc. Tài liệu sẽ hướng dẫn các bước
thực hiện cho người dùng với vai trò là xử lý chính, đối với vai trò phối hợp thực hiện tương tự.

Hình 72 - Danh sách công việc tài khoản người được giao xử lý chính

+ Đối với công việc chưa tiếp nhận, hệ thống cho phép người dùng có thể thực hiện thao
tác trả lại người vừa giao việc

Hình 73 – Màn hình chi tiết chọn trả lại công việc chưa tiếp nhận

+ Người dùng có thể nhập nội dung từ trả lại công việc.
 Hình 74 – Cửa sổ trả lại công việc

3.2.2 Hoàn thành công việc

+ Người dùng vào chọn xem chi tiết công việc. Ở màn này, người được giao việc có thể tải
file đính kèm, thêm văn bản đính kèm và viết ý kiến cho công việc:

Hình 75 - Màn hình chi tiết công việc của người xử lý chính

+ Sau khi thực hiện xong công việc được giao, người xử lý nhấn nút Hoàn thành, xuất hiện
giao diện như dưới đây:
 Hình 76 – Cửa sổ xác nhận hoàn thành công việc

+ Người tham gia xử lý xác nhận hoàn thành, trạng thái thực hiện công việc sẽ được chuyển
sang hoàn thành
+ Sau khi người được giao việc hoàn thành công việc, người giao việc sẽ đăng nhập tài
khoản và đánh giá mức độ hoàn thành công việc

3.2.3 Tạo hồ sơ công việc mới từ công việc được giao

+ Ấn nút Tạo hồ sơ công việc => hiển thị màn hình Thêm mới công việc

+ Khi tạo mới hồ sơ công việc thì hồ sơ công việc cũ sẽ tự động đính kèm vào mục hồ sơ
công việc liên quan

Hình 77 – Màn hình chọn tạo hồ sơ công việc mới từ công việc được giao
 3.2.4 Tạo dự thảo văn bản đi từ công việc được giao

+ Ấn nút Tạo dự thảo => hiển thị màn hình Thêm mới dự thảo văn bản trình ký
+ Khi tạo mới dự thảo thì hồ sơ công việc cũ sẽ tự động đính kèm vào mục hồ sơ công việc

Hình 78 – Màn hình chọn tạo dự thảo văn bản đi mới từ công việc được giao

3.2.5 Lịch công việc

Hồ sơ công việc/ tab Lịch => hiển thị danh sách công việc theo bảng lịch. Người dùng có
thể dễ dàng xem và theo dõi công việc trong ngày, tuần hoặc tháng.

Hình 79 - Lịch trong công việc

3.3 LUỒNG GIAO VIỆC

Tùy thuộc vào cấu hình luồng quy trình và phân quyền vai trò đã cấu hình ở mỗi đơn vị/
tổ chức khác nhau sẽ có cách vận hành khác nhau.
Sau đây là luồng quy trình mẫu do Lifetek đề xuất:

3.4 QUY TRÌNH THỰC HIỆN

Quy trình là cách thức thực hiện công việc theo một trình tự nhất định. Mục đích của chức
năng này là để xây dựng quy trình thực hiện công việc chung cho các công việc lớn, mà
người dùng không cần phải thao tác tạo mới lại nhiều lần.
*Thêm mới quy trình
- Bước 1: Hồ sơ công việc/ Quy trình thực hiện => ấn nút Thêm mới => hệ thống hiển thị
màn hình như sau:

Hình 80 - Màn hình thêm mới quy trình mẫu

- Bước 2: Nhập thông tin dữ liệu cho quy trình

+ Ấn nút Thêm mới công việc

+ Chọn chức năng sửa để sửa tên công việc, hệ thống hiển thị màn hình cho phép cập
nhật thông tin như sau:

Hình 81 - Màn hình cập nhật công việc trong quy trình thực hiện

o Tên công việc: Nhập tên công việc con

o Thời lượng hoàn thành công việc theo đơn vị ngày/giờ
o Bắt đầu sau công việc: chọn thứ tự thực hiện sau 1 công việc đã tạo trước đó.
o Loại công việc: Cho phép chọn loại công việc như khi thêm mới công việc đơn thuần
ở màn hình Hồ sơ công việc
o Người tham gia: chọn tên người liên quan
o Kéo thả các công việc thành công việc con của nhau: dùng chuột trái nhấn và giữ vào

vị trí sau đó kéo thả đến vị trí mong

muốn.
- Bước 3: Chọn Lưu để lưu dữ liệu vừa cập nhật

3.5 CẤU HÌNH TRẠNG THÁI

Kanban là công cụ trực quan hóa, bao gồm các cột tương ứng với trạng thái công việc, mỗi
công việc khi ở trạng thái nào thì được đặt ở cột tương ứng. Phần phần thiết lập cấu hình
trạng thái kanban chính là xây dựng các cột trạng thái của công việc.

Hình 82 - Danh sách trạng thái kanban

*Thêm mới trạng thái

- Bước 1: Hồ sơ công việc/ Cấu hình/ Kiểu trạng thái → Chọn Thêm mới, hệ thống hiển
thị popup như hình

Hình 83 - Thêm mới trạng thái kanban

- Bước 2: Nhập dữ liệu cho các thông số:

 Tên trạng thái: Tên trạng thái muốn hiển thị

 Code: Mã trạng thái
  Màu sắc: Chọn màu để hiện thị cho cột kanban
- Bước 3: Ấn nút Lưu

4 KHO DỮ LIỆU SỐ

Phân hệ này là nơi lưu trữ các file tài liệu liên quan đến các phân hệ có tài liệu đính
kèm. Ngoài ra cho phép tìm kiếm bằng OCR (tìm kiếm dữ liệu trong file pdf), trích xuất
văn bản các file CCCD/CMND/ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/ Hộ chiếu.
*Tra cứu tài liệu
Người dùng có thể tìm kiếm theo các thông tin mong muốn để hiển thị dữ liệu cần tìm kiếm

Hình 84 - Danh sách kho dữ liệu

*Thêm mới thư mục

- Bước 1: Chọn Thêm mới folder

Hình 85 – Màn hình chọn thêm mới folder

- Bước 2: Nhập tên folder => Ấn nút Tạo mới

 Hình 86 – Cửa sổ Tạo mới thư mục
*Tải file kèm cấu trúc

- Bước 1: Trên menu chọn KHO DỮ LIỆU SỐ → Chọn KHO DỮ LIỆU CỤC

- Bước 2: Chọn Tải file kèm cấu trúc

Hình 87 – Màn hình chọn Tải file kèm cấu trúc

Bước 3: Nhập Số ký hiệu văn bản, Tên văn bản, Tải văn bản => Ấn nút Lưu

Hình 88 – Cửa sổ thêm mới tài liệu

*KHO DỮ LIỆU CỦA TÔI: lưu trữ những tài liệu do chính tài khoản này tải lên.
*ĐƯỢC CHIA SẺ VỚI TÔI: lưu trữ những tài liệu do các tài khoản khác chia sẻ với tài
khoản này.

5 LỊCH

5.1 LỊCH ĐƠN VỊ

Hình 89 – Màn hình danh sách lịch nháp đơn vị

5.1.1 Thêm mới lịch đơn vị

- Bước 1: Lịch/ lịch đơn vị/ tab Soạn lịch/ Lịch nháp => Ấn nút Thêm mới
- Bước 2: Màn hình Thêm mới lịch đơn vị => nhập tên lịch, chọn ngày bắt đầu, ngày kết
thúc => Ấn biểu tượng (+) để thêm mới lịch chi tiết

Hình 90 - Màn hình thêm mới lịch đơn vị

- Bước 3: Màn hình Thêm mới lịch chi tiết => Chọn ngày, nhập thời gian, nội dung => Ấn
nút Thêm mới
 Hình 91 – Cửa sổ thêm mới lịch chi tiết

5.1.2 Luồng quy trình lịch đơn vị

Tùy thuộc vào cấu hình luồng quy trình và phân quyền vai trò đã cấu hình ở mỗi đơn vị/
tổ chức khác nhau sẽ có cách vận hành khác nhau.
Sau đây là luồng quy trình mẫu do Lifetek đề xuất:

*Chi tiết các bước

- Bước 1: Đăng nhập tài khoản Chuyên viên => Lịch/ Lịch ơn vị/ tab Soạn lịch/ Lịch nháp
=> Thêm mới lịch đơn vị
- Bước 2: Tich chọn Lịch đơn vị vừa tạo => Ấn nút Trình duyệt => Chọn Trưởng phòng

Hình 92 – Màn hình trình duyệt lịch đơn vị cho Trưởng phòng
- Bước 3: Đăng nhập tài khoản Trưởng phòng => Lịch/ Lịch đơn vị/ tab Soạn lịch =>
hiển thị lịch đơn vị vừa gửi
- Bước 4:
+ TH1: Trình duyệt cho tổng giám đốc: Tick chọn lịch công tác => Ấn nút Trình duyệt
=> chọn Tổng giám đốc => Ấn nút Trình duyệt
+ TH2: Trả lại cho Chuyên viên : Tick chọn lịch công tác => Ấn nút Trả lại

Hình 93 – Cửa sổ Trả lại lịch đơn vị

- Bước 5: Đăng nhập tài khoản Tổng giám đốc => Tick chọn lịch đơn vị
=> Ấn nút Phê duyệt
 Hình 94 – Màn hình phê duyệt lịch đơn vị

- Bước 6: Đăng nhập tài khoản Chủ tịch HĐQT => Lịch/ Lịch đơn vị/ tab Xuất bản
lịch/ Chờ xuất bản => Tick chọn lịch đơn vị => Ấn nút Xuất bản

Hình 95 – Cửa sổ xuất bản lịch đơn vị

- Sau khi xuất bản lịch thì trong tab lịch sẽ xuất hiện các công việc vừa được duyệt:
*In file Lịch

Hình 96 – Màn hình công việc được biểu thị trên lịch

5.2 LỊCH CÁ NHÂN

*Thêm mới lịch cá nhân

Hình 97 – Màn hình thêm mới lịch cá nhân

- Bước 1: Đăng nhập tài khoản người dùng => Lịch/ Lịch cá nhân/ Danh sách => Ấn nút
Thêm mới lịch cá nhân
- Bước 2: Màn hình Thêm mới lịch họp => Nhập thông tin, đính kèm file liên quan
=> Ấn nút lưu

6 KẾ HOẠCH CÔNG TÁC

6.1 KẾ HOẠCH ĐƠN VỊ

6.1.1 Thêm mới kế hoạch đơn vị

- Bước 1: Đăng nhập tài khoản chuyên viên => Kế hoạch công tác/ Kế hoạch đơn vị/ tab
Kế hoạch/ đang xử lý => Ấn nút Thêm mới
- Bước 2: Màn hình Thêm mới kế hoạch => Nhập thông tin => Ấn nút Lưu
Hình 98 – Màn hình Thêm mới kế hoạch đơn vị
 6.1.2 Luồng kế hoạch đơn vị

Tùy thuộc vào cấu hình luồng quy trình và phân quyền vai trò đã cấu hình ở mỗi đơn vị/
tổ chức khác nhau sẽ có cách vận hành khác nhau.
Sau đây là luồng quy trình mẫu do Lifetek đề xuất:

*Chi tiết các bước thực hiện

- Bước 1: Đăng nhập tài khoản Chuyên viên, thêm mới 1 kế hoạch đơn vị => Tick chọn kế
hoạch vừa thêm ở danh sách => Ấn nút Chuyển xử lý => Chọn chuyển cho Trưởng phòng
- Bước 2: Đăng nhập tài khoản Trưởng phòng => Kế hoạch công tác/ Kế hoạch đơn vị/ tab
Ký nhận/ Chờ ký => Tick chọn kế hoạch đơn vị
+ TH1: Trưởng phòng không ký nhận mà tiếp tục chuyển xử lý theo luồng
=> Ấn nút Chuyển xử lý => Chọn chuyển cho Tổng giám đốc
+ TH2: Trưởng phòng ký nhận kế hoạch:
=> Ấn nút Ký nhận => Nhập nội dung phê duyệt => Ấn nút Gửi
 Hình 99 – Màn hình Ký nhận kế hoạch đơn vị

+ Sau khi Ký nhận, kế hoạch đơn vị sẽ hiển thị ở danh sách Đã ký và tab Thực thi
- Bước 3: Sang tab Thực thi => Tick chọn kế hoạch vừa ký nhận
=> Ấn nút Chuyển xử lý => Chọn chuyển cho Tổng giám đốc

Hình 100 – Màn hình chọn chuyển xử lý kế hoạch ở danh sách Thực thi

*Các bước thực hiện tương tự với những vị trí phía sau cho đến hết luồng quy trình

6.2 KẾ HOẠCH CÁ NHÂN

6.2.1 Thêm mới kế hoạch cá nhân

- Bước 1: Đăng nhập tài khoản Chuyên viên => Kế hoạch công tác/ Kế hoạch cá nhân/ Kế
hoạch/ Đang xử lý => Ấn nút Thêm mới
- Bước 2: Màn hình Thêm mới kế hoạch cá nhân => Nhập tên, chọn ngày, nhập nội dung
kế hoạch, địa điểm và ghi chú => Ấn nút Lưu
 Hình 101 – Màn hình thêm mới kế hoạch cá nhân

6.2.2 Luồng kế hoạch cá nhân

Tùy thuộc vào cấu hình luồng quy trình và phân quyền vai trò đã cấu hình ở mỗi đơn vị/
tổ chức khác nhau sẽ có cách vận hành khác nhau.
Sau đây là luồng quy trình mẫu do Lifetek đề xuất:
*Chi tiết các bước thực hiện
- Bước 1: Chuyên viên thêm mới kế hoạch cá nhân => Tick chọn kế hoạch ở danh sách =>
Ấn nút Chuyển xử lý => Chọn chuyển cho Trưởng phòng
- Bước 2: Đăng nhập tài khoản Trưởng phòng => Kế hoạch công tác/ Kế hoạch cá nhân/
tab Kế hoạch cán bộ/ Đang xử lý => Tick chọn kế hoạch ở danh sách => Ấn nút Phê duyệt
=> Nhập nội dung => Ấn nút gửi

Hình 102 – Cửa sổ phê duyệt kế hoạch cá nhân

- Bước 3: Đăng nhập tài khoản Chuyên viên => Kế hoạch đã được phê duyệt sẽ hiển thị ở
tab Thực thi/ Đang thực thi => Ấn xem chi tiết kế hoạch:
 Hình 103 – Màn hình yêu cầu nhận xét kế hoạch cá nhân đã được duyệt

+ Chuyên viên nhập kết quả và ghi chú => Ấn nút Yêu cầu nhận xét
=> Nhập nội dung => Ấn nút gửi

Hình 104 – Cửa sổ yêu cầu nhận xét kế hoạch cá nhân

- Bước 4: Đăng nhập tài khoản Trưởng phòng => Kế hoạch xin nhận xét sẽ hiển thị ở tab
Thực thi/ Chờ nhận xét => Ấn xem chi tiết kế hoạch
=> Ấn nút Nhận xét => Nhập nội dung => Ấn nút Gửi

Hình 105 – Cửa sổ nhận xét kế hoạch cá nhân

- Bước 5: Đăng nhập tài khoản Chuyên viên => Kế hoạch sẽ hiển thị ở tab Thực thi/ Đã
hoàn thành.